Depo yönetimi

Kâr marjları kısıtlandığından ve mâliyet tasarrufu sağlayan fırsatları bulma baskısı ortaya çıktığından dolayı, lojistik yöneticiler, lojistik yönetiminde son sınır olarak depoya odaklanmışlardır. Malzeme akışından varolan yerleşim plânına kadar her şey, her yıl yüzbinlerce dolar tasarruf sağlayacak bir olanak sunmaktadır. Bu potansiyel, yazılımcıların depo lojistiğine ilişkin sistemler tasarlamasına ve uygulamacıların kendi tesislerindeki süreçler ve yöntemler ile ilgili olarak yeniden düşünmelerine neden olmuştur (Donath ve diğ., 2002). Donath ve arkadaşlarının (2002) ifâde etmiş oldukları depo yönetiminde dikkate alınması gereken konular şöyledir:

1. Đç dünyaya odaklanmak: Mal kabul, yerleştirme, ikmâl, stoklama, periyodik sayım vb. tesis içerisindeki işlevlere odaklanılmalıdır. Doğruluğu arttırmak için sürecin herhangi bir anında ürünün izlenebilir olması gerekmektedir.

2. Yerleşimin yerini taşımayı düşünmek: Nakliyeden verimlilik elde etmek üzere depo yeri değiştirilebilir.

3. Otomatik tanımlama kullanmak: Ürünün depoya bir barkod ile girmesi daha kolay izlenebilirlik sağlamaktadır. RF birimlerinin kullanımı, toplama alanındaki çalışan personele gerçek zamanlı işlem sunmaktadır.

4. Depo yönetim sistemi kurmak: Bir depo paketi ile ERP sistemine arayüz ile bağlanılması, toplam tedârik zinciri plânlamasını olanaklı kılmaktadır.

5. Varolan yerleşim plânını incelemek: Ürün toplama sürecinde depo içerisindeki hareket en çok zaman alan etkinliktir. Dolayısıyla, bir depo lojistik sistemi tasarlanırken tesisin yerleşim plânı ile başlanmalıdır.

6. Periyodik sayımları gerçekleştirmek: ABC analizi sonucunda elde edilen malzeme gruplarına göre; A malzemelerinin üç ayda bir, B malzemelerinin altı ayda iki kez, C malzemelerinin altı ayda bir sayılması stok doğruluğunu önemli derecede arttırmaktadır.

7. Pazar talebini gözününde bulundurmak: Depo operasyonlarında müşterilerin zorladığı konuların neler olduğu saptanmalıdır. Örneğin, müşteri tarafından talep edilen sipârişleri karşılamak üzere, malzeme akışını sağlamak için vsrolsn işgücünün yeterli olup olmadığı sorgulanmalıdır.

8. Depo operasyonları ile ilgili bir denetim geçirmek: Depo performansı ve uygulamalarına ilişkin yapılacak bir analiz ile operasyona yarar sağlayacak bir değişikliğin gerekli olup olmadığı ve gerekliyse nasıl bir iyileştirme gerektiği ortaya konulabilir.

9. Profil çizmek: Đyileştirmeye ilişkin süreçteki engelleri ve fırsatları belirlemek üzere sipâriş profilleri, madde işlem profilleri ve plânlama profilleri oluşturulmalı ve yönetilmelidir.

10. Kıyaslamak: Depo performansı, uygulamaları ve altyapı işletimi ölçülmelidir. 11. Basitleştirmek: Đşin içeriği olabildiğince azaltılarak depo süreçleri yeniden şekillendirilmelidir. Çünkü çoğu iş, sürecin yeniden tasarımına ilişkin başlangıçların odak noktası olan malzeme ve bilgi elleçleme işlemlerini içermektedir.

12. Bilgisayar ortamına aktarmak: Depo etkinlik profilini yönetmek, depo performansını ve kaynak kullanını izlemek ve depo süreçlerini güçlendirmek için depo yönetim sistemleri, elektronik depolama sistemleri ve karar destek araçları adım adım doğrulanmalı ve uygulanmalıdır.

13. Makinalaştırmak: Çıktıyı ve depo yoğunluğunu iyileştirmek ve zor olan malzeme elleçleme işlemlerinde depo operatörlerine yardımcı olması için mekanize malzeme elleçleme ve depolama sistemleri adım adım doğrulanmalı ve uygulanmalıdır.

14. Düzenlemek: Süreçler arasında düzgün bir malzeme ve bilgi akışı sağlamak ve taban alanının ve bina hacminin kullanımını en iyilemek amacıyla, depo süreçleri ve malzeme ellçleme ve depolama sistemleri düzenlenmelidir.

15. Đnsanlaştırmak: Depo süreçleri yeniden tasarlanırken depo operatörlerinin de katılımı sağlanmalıdır. Takım ve bireysel performans hedefleri geliştirilmeli ve ergonomik iyileştirmeler yapılmalıdır.

Donath ve arkadaşlarının ifâde etmiş oldukları konuların gözardı edilmesi durumunda ortaya çıkabilecek, işletmeleri doğrudan veya dolaylı etkileyen ve mâliyet oluşumuna neden olan darboğazları ve karşılaşılan sorunları Salcan (2003b) iki grupta ele almıştır: bütünleşme kopukluğu ve yazılım ve donanım ile ilgili nedenlerden kaynaklı olarak operasyonların modellenmesinin işletme, malzeme, ambalaj ve hareket tipine uygun olmaması.

Bütünleşme, bölümler arası bilgilerin kaynağından alınıp iletilmesi, bilginin işlenerek diğer bölümlerin yorum, analiz, mâliyet hesaplaması, tahmin, plân yapacakları formata getirilmesidir. Başka bir ifâdeyle, süreçlerin hedefe yönlendirilmesi için bölümler arası yaratılacak sinerjinin bütünüdür. Tüm bölümlerin doğrudan birbirlerine aktardıkları bilgilerin doğruluğu ve kaynağından alınması önemlidir. Bütünleşmenin tam olarak sağlanması için bilgi altyapısını güçlendirici MIS, MRP yazılımları kullanılmalıdır. Bu yazılımların mâliyet olarak yüksek olması nedeniyle genelde, finans ve muhasebe ağırlıklı, basit modellenmiş depo yönetimi modülünden oluşan programlar yeğlenmekte ve dolayısıyla yaşanılan sorunlar ile karşılaşılmaya devam edilmektedir. Yazılımdan ve donanımdan kaynaklanan sorunların başlıcaları ise şunlardır (Salcan, 2003b):

• Yanlış depo binası seçimi (Yükseklik, kolon yerleri, toplam kullanım alanı, yükleme boşaltma rampaları, aydınlatma, kapı yerleri, en/boy ayarlamaları vb.), • Đstif raflarının yanlış seçimi (Kaynaklı demir raflar, sabit yükseklik ayarları, ürün ambalaj tipi, hareket yoğunluğu vb. için uygun olmayan, işgücü sayısını arttıran yanlış seçimler),

• Đstif makinalarının işlevsel olmaması (Doğrudan fiyat baz alınarak satın alınan, bakım onarım mâliyetleri yüksek, ürün hareket tipine, depolama koşullarına uygun olmayan, işlevsellikten uzak makinaların kullanılması),

• Đstif makinalarının etkin kullanılmaması,

• Depo operasyon manuellerinin iş etüdleri ile desteklenmeden yapılması, • Depo otomasyon sistemleri yerine personel ağırlıklı sistemlerin yeğlenmesi, • Stok kontrolünün nasıl yapılacağından habersiz olunması,

• Đş akışlarının ve metod etüdü çalışmalarının yetersiz yapılması,

• Barkod sistemlerinin malzeme hareketi yönetimindeki etkisinden haberdar olunmaması,

• Malzeme giriş ve çıkışlarının programlanmaması (Gün içinde homojen bir iş yükünün olmaması),

• Depo iş emirlerinin oluşturulmayarak sözlü iletişim kurulması.

Doğru yer seçimi ile ve doğru raf sistemlerinin seçimi, doğru istif makinalarının seçimi ve verimli kullanımı, işgücü ve otomasyonun dengelendiği doğru bir operasyon şeklinin seçimi, uygun sayıda personel ile çalışılması, stok sapmalarını önleyen kontrol mekanizmalarının oluşturulması, doğru bir süreç akışının izlenmesi ve sürecin neresinde ve nasıl bir IT desteği alınacağının saptanması, kısacası doğru bir depo tasarım süreci sonrasında, karşılaşılabilecek olumsuzlukları önleyerek etkin ve başarılı bir depo yönetimi sağlamak ve tedârik zincirinde stratejik değer yaratmak olanaklıdır.