AD.1.1 Ayniyat demirbaş depolarında MKYS’ye entegre olarak kullanılan yazılımlar, KTS Demirbaş Varlık Yönetim Sistemi’nde belirtilen aktif DVYS firmalarından olmalıdır

AÇIKLAMA :

Sağlık tesisi depolarında entegrasyonla MKYS’ye bağlı olarak kullanılan Sağlık Bilgi Yönetim Sistemleri’nde yapılan giriş - çıkış, devir, zimmet, künyeleme vb. işlemler ile, Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi’ndeki veriler ile uyumlu uyumlu olmalıdır. Bu sebeple ayniyat dayanıklı taşınır depolarında MKYS’ye entegre olarak kullanılan Demirbaş Varlık Yönetim Sistemlerinin (DVYS) uygunluk belgesi kontrolü esastır. Sağlık tesisleri ayniyat demirbaş depolarda kullanılacak yazılımların, Genel Müdürlüğümüz tarafından DVYS Uygunluk Değerlendirme Kılavuzu kriterlerine göre, gerekli test ve kontrolleri yapıldıktan sonra, uygun görülen yazılım firmaları Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü’ne bildirilerek aktif DHBS firmaları arasında yer alması sağlanmaktadır. Sağlık tesislerinin de depolarda kullanılacak yazılımları Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi’nde aktif olarak belirtilen yazılım firmalarından tercih etmesi uygun olacaktır.

Bakılacak unsur kontrol edilirken, https://kayittescil.saglik.gov.tr/web adresinin diğer yazılım firmaları kısmından Demirbaş Varlık Yönetim Sistemi (DVYS) sekmesi seçilerek ilgili yazılımın Aktif DVYS Listesi’nde olup olmadığı kontrol edilir. Sağlık tesislerinde DVYS olarak kullanılan yazılımların https://khgmstokyonetimidb.saglik.gov.tr/TR,44804/demirbas-ve-varlik-yonetim-sistemi-dvys-is-akisi-ve-dvys-uygunluk-degerlendirme-kriter-kilavuzu.html’daki tüm isterleri karşılaması gerekmektedir.

Sağlık tesisinin ayniyat demirbaş depolarında yazılım/bilgi yönetim sistemi kullanılmıyor yada sadece arıza bildirimi amacıyla kullanılıyor ise bu sorudan muaf tutulacaktır.

KAYNAK:

07.07.2015 tarih ve 11756578 sayılı Sağlık Bilgi Sistemleri konulu 2015/17 Genelgesi

Soru: Ayniyat depolarında yapılan işlemlerin taşınır işlem fişleri, Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi'nden alınıyor mu?

SIRA :82

BÖLÜM ADI : AYNİYAT DEPO BÖLÜM SIRA NO : 2

DEĞERLENDİRİLECEK UNSURLAR:

3.AD.2.1 Ayniyat depolarında yapılan ve muhasebe birimlerine gönderilmesi gereken (giriş, devir, hurda vb.) işlemlere ait taşınır işlem fişleri MKYS'den alınmış olmalı, teslim eden ve alan kısımları imzalı olarak dosyalanmalıdır.

AÇIKLAMA :

DHBS’de yapılan ve MKYS’ye gönderilen işlemlerdeki entegrasyon hatalarını görebilmek, ayrıca denetim, soruşturma, bağlı muhasebe birimlerine hesap verme gibi aşamalarda DHBS veri ve evraklarının resmi geçerliliği olmadığından, ayniyat tüketim - demirbaş depolarında yapılan ve muhasebeleştirilmesi gereken taşınır işlem fişlerinin, MKYS sisteminden alınması ve imzalı olarak dosyalanması gerekmektedir.

Satınalma giriş fişlerinin teslim eden kısmı, ilgili firma yetkilisi tarafından imzalanamıyor ise, muayene ve kabul komisyonu başkanı tarafından imzalanmış olmalıdır.

KAYNAK:

Taşınır Mal Yönetmeliği: Madde 11 - Kamu idarelerince yapılabilecek düzenlemeler ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması:

(1) Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi esastır.

(2) Kamu idareleri, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere bağlı kalmak ve Bakanlığın uygun görüşünü almak koşuluyla özel düzenleme yapabilir ve gereken hallerde bu Yönetmelikte yer alan defter, belge ve cetveller yanında başka defter, belge ve cetveller de kullanabilirler.

(3) Elektronik ortamda düzenlenen defter, belge ve cetvellerde gerekli görülmesi halinde ilave sütun ve satır açılabilir.

Maliye Bakanlığı Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği:

Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri (taşınır işlem fişi vb.) ve bunlardan bu yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirtmektedir.

Soru: Ayniyat depolarında yapılan hurdaya ayırma veya kullanılamaz hale gelme/yok olma işlemleri yönetmeliklere uygun yapılıyor mu?

SIRA :83

BÖLÜM ADI : AYNİYAT DEPO BÖLÜM SIRA NO : 3

DEĞERLENDİRİLECEK UNSURLAR:

3.AD.3.1 Yapılacak her hurdaya ayırma veya kullanılamaz hale gelme/yok olma işlemi ve komisyon kurulması için, sağlık tesisi yöneticisinden onay alınmış olmalıdır.

3.AD.3.2 İşlem ve taşınır türüne göre tutanak, teknik rapor ve durum tespit raporu düzenlenmiş olmalıdır.

3.AD.3.3 Kayıttan düşme teklif onay tutanakları komisyon tarafından imzalanmış ve ilgili harcama yetkilisi tarafından onaylanmış olmalıdır.

3.AD.3.4 Hurdaların teslimi için tür ve niteliğine göre; Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu (MKEK), Milli Emlak Müdürlüğü, Valilik, Kaymakamlık veya Darphane gibi kuruluşlara resmi yazı yazılmış olmalıdır.

3.AD.3.5 Düzenlenen taşınır işlem fişlerinin, teslim eden ve teslim alan kısımları imzalı olmalıdır.

3.AD.3.6 Teslim alan görevliler tarafından düzenlenmiş hurda teslim tutanağı ve hurda miktarını belirten kantar tartı fişi bulunmalıdır.

3.AD.3.7 Ekonomik değeri olmayan, teknik, sağlık, güvenlik gibi nedenlerle imha edilen taşınırlara ait, komisyon tarafından düzenlenmiş imha tutanağı bulunmalıdır.

3.AD.3.8 Hurdaya ayırma veya kullanılamaz hale gelme/yok olma işlemi genel bütçe kaynaklı ise; kayıttan düşme teklif onay tutanağı ve taşınır işlem fişi üst yazı ekinde ilgili defterdarlık veya mal müdürlüğüne, döner sermaye kaynaklı ise; kayıttan düşme teklif onay tutanağı, taşınır işlem fişi ve amortisman çıkış belgesi, muhasebe işlem fişi ekinde ilgili saymanlığa gönderilmiş olmalıdır.

3.AD.3.9 Hurda teslimi gerçekleşmeden muhasebe işlem fişi düzenlenmemiş ve ilgili belgeler muhasebe birimlerine (saymanlık-defterdarlık) gönderilmemiş olmalıdır.

AÇIKLAMA :

Ekonomik ömrünü tamamlamış veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen taşınırlar, harcama yetkilisinin onayına istinaden komisyon tarafından değerlendirilir. Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar için düzenlenen durum tespit raporuna istinaden, kayıttan düşme teklif onay tutanağı komisyon tarafından imzalanır ve harcama yetkilisi onayına sunulur. Onaya istinaden, taşınırlar ‘‘Hurdaya Ayırma’’ işlemi ile taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkartılır. Kayıtlardan çıkartılan taşınırların teslim alınması için, Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu (MKEK) veya Milli Emlak Müdürlüğü'ne müracaat edilir. MKEK ve Milli Emlak Müdürlüğü tarafından altı ay içinde teslim alınmayan hurdaların satışı, 2886 Devlet İhale Kanunu’na göre yapılabilir. Hurdaları teslim alan kurum ya da firma yetkilisine, taşınır işlem fişinin teslim alan kısmı imzalattırılır.

Hurdaları teslim alan tarafından düzenlenmiş hurda teslim tutanağı ve hurda miktarını belirtir kantar tartı fişi alınarak dosyasında saklanmalıdır. Ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilen taşınırlar, harcama yetkilisi onayıyla oluşturulacak komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır. Bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir.

Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, harcama yetkilisinin onayına istinaden komisyon tarafından kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtildikten sonra kayıttan düşme teklif ve onay tutanağına istinaden

‘‘Kullanılamaz Hale Gelme/Yok Olma’’ ile taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkartılır.

Yapılan hurda veya kullanılamaz hale gelme/yok olma işlemi genel bütçe kaynaklı ise;

kayıttan düşme teklif onay tutanağı ve taşınır işlem fişi üst yazı ekinde ilgili defterdarlık veya mal müdürlüğüne, döner sermaye kaynaklı ise; kayıttan düşme teklif onay tutanağı, taşınır işlem fişi ve amortisman çıkış belgesi, muhasebe işlem fişi (MİF) ekinde ilgili saymanlığa gönderilmiş olmalıdır. Taşıtların hurda onayı, 237 Sayılı Taşıt Kanunu’na göre bakanlık onayına tabidir. Türk Bayrağı ve resmi mühür gibi özellikli taşınırların hurda işlemleri ilgili kanun ve yönetmeliklere göre yapılır.

Hurdaların teslimi gerçekleşmeden muhasebe işlem fişi düzenlenmemeli, ilgili belgeler muhasebe birimlerine (saymanlık-defterdarlık-malmüdürlüğü) gönderilmemelidir. Yıl içinde ayniyat depolarındaki hurdaya ayırma veya kullanılamaz hale gelme/yok olma işlemlerinin kontrolü, MKYS/Giriş ve Çıkış Fişleri Listeleme ekranından yapılmalıdır.

Ayniyat depolarında yıl içinde hurdaya ayırma veya kullanılamaz hale gelme/yok olma işlemi yapılmamış ise, sağlık tesisleri bu sorudan muaf tutulacaktır.

KAYNAK:

Taşınır Mal Yönetmeliği: Madde 27 - Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış:

(1) Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır.

(2) Eskimiş, solmuş, yırtılmış ve kullanılamayacak duruma gelmiş bayrakların Türk Bayrağı Tüzüğünün 38 inci maddesi uyarınca çıkarılan Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik hükümleri gereğince ilgili yerlere teslim edilmesinde de birinci fıkra hükmü uygulanır.

(3) Birinci ve ikinci fıkralarda belirtilen hallerde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilir ve 5 inci madde hükmüne göre işlem yapılır.

(4) Garanti veya sigorta taahhütnamesi kapsamında yenisi ile değiştirilmek üzere yüklenicisine iade edilen taşınırlar Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına dayanılarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle kayıtlardan çıkarılır ve yenisi kayıtlara alınır.

(5) Kamu idaresi ile yüklenici arasında imzalanan mal alımına ilişkin sözleşmede hüküm bulunması ve fiyat farkı veya ek bir maliyet talep edilmemesi kaydıyla; kullanım süresi dolan veya dolmak üzere olan taşınırlardan daha uzun miadlı olanlarla değiştirilenler, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına dayanılarak düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle kayıtlardan çıkarılır ve yenisi kayıtlara alınır.