Kurumca istenilmesi halinde iş yeri kayıtlarının, tüm defter ve belgelerin, on beş gün içinde ibrazı zorunludur. İşyeri defter ve belgelerinin ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle saklanması zorunludur. Yani
beş yıl geçmeden bu defterlerin imhası mümkün değildir. Beş yıl geçtikten sonrada kurumca istenildiğinde, ibraz edilmediği takdirde bundan dolayı ceza verilmesi mümkün değildir.
İzmir 1. İdare Mahkemesinin 28.02.2005 tarih ve E:2003/1118, K:2005/225 sayılı kararında, “Dava dosyasının incelenmesinden, davacı şirketin endüstriyel mutfak malzemeleri satış ve montajı ile ilgili işyerinde Sigorta Müfettişlerince yapılan inceleme ve denetim sonucu düzenlenen 23.11.1999 tarihli Raporda davacıdan istenen 1992-1993 yıllarına ilişkin bazı belgelerin ibraz edilemediğinin tespit edilmesi üzerine 506 sayılı Kanunun 140-d maddesi uyarınca dava konusu para cezası verilmiş ise de, Sigorta Müfettişlerince davacıdan kayıt ve belge istendiği 22.11.1999 tarihinde 5 yıllık belge saklama süresi dolmuş olduğundan ve davacıdan saklama süresi geçmiş olan belgelerin ibrazı istenemeyeceğinden, öte yandan her ne kadar belge saklama süresini 5 yıla indiren yeni düzenleme olay tarihinden sonra yürürlüğe girmemiş ise de lehe olan bu düzenlemenin olaya uygulanması gerektiğinden belirtilen nedenle davacıya verilen para cezasına ilişkin dava konusu işlemde hukuka uygunluk bulunmadığı” gerekçesiyle dava konusu işlemin iptaline karar vermiştir.
506 Sayılı Kanunun 140/d maddesinde, Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen on beş gün içinde mücbir sebep olmaksızın istenilen defter ve belgeleri Kuruma ibraz etmeyenlere;
1) Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin on iki katı tutarında,
2) Diğer defterleri tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin altı katı tutarında,
3) Defter tutmakla yükümlü değil iseler aylık asgari ücretin üç katı tutarında, 4) Defter ve belgelerin ibraz edilmesine rağmen yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun düzenlenmemiş ise, her bir geçersizlik hali için ibraz edilmemesi üzerine verilecek ceza miktarını aşmamak üzere aylık asgari ücretin yarısı tutarında, para cezası verileceği öngörülmüştür.
Yapılacak tebligata rağmen 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde gösterilmeyen defter ve belgeler daha sonra ibraz edilirse gerekli inceleme yapılır.150 Bu haklı sebeple başvurunun yine müfettiş tarafından verilen mehil süresi içersinde yapılması gerekmektedir. İşveren, işveren vekili veya aracı tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi sigorta müfettişince belirlenir. Zaman aşımının söz konusu olduğu hallerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.151 İleri sürülen sebebin mehil verilmesini gerektirir nitelikte olup olmadığını sigorta müfettişi değerlendirip haklı bulduğu takdirde mehil verebilecektir. Sigorta müfettişi, işveren tarafından istenen sebebin yeterli olmadığı kanaatine ulaşırsa istenen mehil süresini vermeyecektir.
Konuya ilişkin İzmir 1. İdare Mahkemesi’nin 24.12.2004 tarih ve E:2004/821, K:2004/2015 sayılı kararında, “506 sayılı Kanun’un 130.maddesinin beşinci fıkrasında, işverenler ve sigortalılar ile işle ilgili kurum personeli, görevli sigorta müfettişleri tarafından bilgi vermek üzere çağrıldıkları zaman gelmek, gerekli olan belge ve delilleri getirip göstermek ve vermek, görevlerini yapmak için her türlü kolaylığı sağlamak ve bu yoldaki isteklerini geciktirmeksizin yerine getirmekle yükümlüdürler kuralı getirilmiş; 140.maddenin (d) bendi l numaralı alt bendinde de, Defter ve belgeler ibraz etme yükümlülüğünü kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen on beş gün içinde mücbir sebep olmaksızın yerine getirmeyenlere; Bilanço hesabına göre defter tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin on iki katı tutarında para cezası verileceği hükmü getirilmiştir. Dava dosyasının incelenmesinden, davalı idare, sigorta müfettişinin 24.9.2003 gün ve 07554 sayılı yazısı ile 15 günlük süre içinde işyeri kayıtlarının ibrazının istenildiği ve bu yazının davacıya ait işyerinde güvenlik görevlisi olarak çalışan Yaşar Şimşek’e 30.9.2003 tebliğ edildiği halde, belirtilen süre içinde davalı idareye herhangi bir defter ve belge ibraz edilmemesi üzerine davacıya para cezası verilmesine ilişkin dava konusu işlemin tesis edildiği, bu işleme karşı yapılan davacı itirazının da 14.5.2004 gün ve 139662 sayılı işlem ile reddi üzerine idari para cezasının iptali istemiyle bakılan davanın açıldığı anlaşılmıştır. Bu durumda, usulüne göre yapılan tebliğde belirtilen sürede ve istenilen kayıt ve
150
Aydemir, a.g.e, s.169
151
belgelerin ibraz edilmediği sabit olup davacı şirketin eylemine uyan ceza ile cezalandırılmasında 506 sayılı kanuna ve hukuka aykırılık bulunmadığı” gerekçesiyle davanın reddine karar verilmiştir.
İzmir 1.İdare Mahkemesi 28.02.2005 tarih ve E:2004/837, K:2005/214 sayılı kararında da, “Dosyanın incelenmesinden, davacı şirkete ait işyerinin 1.1.2001- 31.12.2001 dönemi kayıtlarının sigorta müfettişince incelenmesi sonucu düzenlenen 16.5.2003 tarihli, 33 kısmi Denetim 17 sayılı raporda, Sigorta Müfettişi tarafından düzenlenen 19.4.2002 tarih 39 sayılı raporda sözü edilen ek tahakkukun, işyeri kayıtlarına intikal ettirilmediğinin tespit edildiğinden, işyeri kayıtlarının geçersiz sayılarak 506 sayılı Yasanın 140/d maddesi uyarınca para cezası verilmesinin teklif edildiği, bu teklif uyarınca, incelemeye alınan defter ve belgelerde 2001 yılı 5.,6., 9., 10., 11. ve 12. ayı kayıtlarının geçersizliği nedeniyle dava konusu 26.1.2004 günlü işlemin tesis edildiği tarihte yürürlükte bulunan 140/d maddesi uyarınca, her aydaki geçersizlik hali için ilgili aylardaki asgari ücretin yarısı tutarında olmak üzere toplam 475.83-YTL idari para cezası verildiği anlaşılmaktadır. Bu durumda, Sigorta Müfettişince saptanan ve rapor edilen eksikliklerin işyeri kayıtlarına intikal ettirilmediği müfettiş raporu ile sabit olduğundan, bu nedenle verilen para cezasında mevzuata aykırılık bulunmamaktadır. Her ne kadar, dava konusu para cezası, 140. maddenin (d) fıkrasının olay tarihinde yürürlükte bulunan hükmüne göre değil, maddenin işlem tarihinde yürürlükte bulunan değişik haline göre verilmiş ise de; ceza hukukunun, lehe olan hükmün uygulanması yolundaki genel ilkesi dikkate alındığında, işlemin tesis edildiği tarihte yürürlükte olan ceza hükmüne göre belirlenen ceza miktarı davacı lehine olduğundan, işlemde bu yönden de hukuka aykırılık bulunmadığı” gerekçesiyle davanın reddine karar vermiştir.