A organização intelectual de um acervo é procedimento da prática
arquivística. E as operações que se destinam a este fim, nos arquivos
correntes e permanentes, são, respectivamente, a Classificação e o Arranjo.
Do ponto de vista conceitual, as operações de Classificação
consistem em ordenar intelectualmente os documentos de arquivo, de forma
lógica e estruturada. A materialização desse procedimento encontra-se no
chamado Plano de Classificação. Por meio deste dispositivo tem-se a
configuração exata do arquivo como um todo, podendo-se com isso,
desenvolver estratégias de avaliação para os grupos de documentos.
A Classificação é entendida por Schellenberg (1973) como um
procedimento fundamental na administração e controle dos documentos
correntes. Ela se configura por meio da ordenação dos documentos, que
obedece a um plano dedicado a facilitar o seu acesso e uso eficiente. O autor
cita três elementos válidos na metodologia de Classificação:
a) atividade a que se referem os documentos;
b) estrutura organizacional do órgão produtor;
c) assunto ou conteúdo do documento.
O survey é citado por Lopes (1997) como uma técnica indispensável
unidades administrativas. A partir daí, se tem possibilidade de construir um
quadro geral da situação do arquivo, delineando-se as opções adequadas em
termos de procedimento.
O Arranjo, tal como a Classificação, é uma operação básica de
ordenação dos conjuntos arquivísticos. A diferença é que, de acordo com a
literatura, suas operações se executam na fase permanente dos documentos,
onde são criados os chamados quadros de fundos e quadros de arranjo. Estes
quadros possibilitam a representação estrutural dos fundos arquivísticos,
auxiliando na visualização do seu aspecto orgânico.
As estratégias de Arranjo, de acordo com Thibodeau (1990), se
operam com base nos princípios da proveniência e ordem original, além da
análise prévia da estrutura do órgão produtor. Portanto, é somente a partir do
conhecimento destes elementos, que se pode estabelecer concretamente um
esquema lógico da disposição dos conteúdos informacionais do acervo.
A estrutura orgânico-funcional do órgão produtor é também fator sine
qua non do Arranjo, na visão de Bellotto (1991). A autora acrescenta a
necessidade de identificação das tipologias documentais presentes no acervo. Elas também são determinantes do procedimento. Assim, pela tipologia
diplomática, se tem uma idéia da função do documento enquanto unidade, ou
seja, espécie documental. Já no caso da tipologia arquivística, importa o
gênero ao qual pertence determinado grupo de documentos. E assim, a autora
sugere que a representação estrutural dos fundos siga proposta da área,
a) arquivo; b) fundo; c) seção; d) série; e) sub-série; f) unidade documental.
Do ponto de vista prático, Schellenberg (1973) sugere que os
procedimentos de Arranjo obedeçam a uma seqüência de ordenação dos
fundos, realizada em duas fases distintas, que são:
a) dos grupos de documentos, uns em relação aos outros;
b) das peças individuais, dentro dos grupos.
As operações de Classificação e Arranjo são procedimentos que no
quadro geral arquivístico não fogem aos debates que se processam na área.
Assim, existem divergências que encontram argumentação em questões de
ordem terminológica e conceitual. Elas dizem respeito à efetivação, ou não,
destes procedimentos em determinada etapa do ciclo de vida dos arquivos. De
modo que é relevante luz sobre algumas destas questões.
permanentes. No entanto, sustenta que estas operações devem ser
executadas também nos arquivos correntes. E justifica-se, dizendo que no
Brasil a distinção existente entre Arranjo e Classificação não é de ordem
conceitual, mas tem origem em problemas de tradução. Assim, segundo ele, o termo de uso corrente no país é “arranjo”, por influência da terminologia inglesa “arrangement”. O termo “classificação” tem seu equivalente no francês “classment” e designa o mesmo procedimento. Não obstante, seu uso tem sido preterido no país.
Diante do que diz o autor, se conclui que as diferenças entre o
Arranjo e a Classificação não se prendem propriamente aos conceitos ou
aplicabilidade, mas principalmente à predileção por determinada terminologia.
Porém, para Schellenberg (1973), a distinção entre tais procedimentos tem um
fundo teórico. Ele pondera que os métodos de arquivamento utilizados pelo
órgão de origem - no arquivo corrente - não são os mesmos do órgão de
destino - o arquivo permanente. E também que o arquivo corrente trata a
documentação pertencente a uma única instituição. Enquanto que o
permanente recebe documentação remanescente de instituições distintas. Isto
torna necessária a adoção de procedimentos de abordagem igualmente
distintos, nos dois casos.
Idéia semelhante se identifica em Bellotto (1991). Ela argumenta que
na fase permanente não cabe a realização de uma classificação, nos moldes
da fase corrente, porque as funções dos arquivos nestas etapas são
diferenciadas. Assim, se um visa ao atendimento de fins administrativos, o
sido utilizado para identificar, tanto o quadro dos fundos e a disposição interna
de suas seções e séries, como a ordem interna dos documentos nestas
mesmas séries. Ela pondera que até mesmo a Sociedade dos Arquivistas Americanos (SAA) define “arranjo” de forma dúbia, como processo e resultado.
Das falas anteriores se extraem conclusões. O Arranjo é um
procedimento fundamental na fase permanente dos documentos. Nesta etapa,
onde a documentação tem proveniência diversa, é importante não mesclar ou
desintegrar os conjuntos. Tampouco, dispô-los em ordem que dificulte o acesso
e a recuperação da informação. Portanto, este procedimento se apresenta
como condição para agrupar os documentos, dar visibilidade e revelar suas
potencialidades informacionais.
Por outro lado, a idéia de aplicar a metodologia de arranjo à fase
corrente representa uma via interessante. Ela se apóia naquela proposta de
reintegração e uniformização nos procedimentos de tratamento arquivístico,
anteriormente citada. E o que se pretende, em tese, não é estender a
Classificação à fase permanente, mas recompor a visão integral do arquivo,
pelo emprego do método de fixação dos fundos e arranjo dos conjuntos
documentais, já na primeira fase do ciclo arquivístico.
Contudo, pelo alcance da proposta, se percebem dificuldades em
sua concretização. Ela implica uma mudança de ótica quanto aos procedimentos e seu emprego, além do mais, exige melhor performance no
trato da documentação de ordem corrente e intermediária. Portanto, não
públicas ou privadas, uma vez que eles são os profissionais adequados ao
trato deste tipo de documentação.
Mas, não se pode negar que tal proposta representa, evidentemente,
um avanço na direção da esperada valorização profissional, no entendimento
mais profundo da instituição-arquivo e, finalmente, no controle mais efetivo da
produção documental e fluxo da informação nas instituições, necessidades
cada vez mais imprescindíveis na contemporaneidade.