1.4. Bilişim Teknolojileri Yeteneğinin Firma Üzerindeki Etkileri
1.4.5. Bilişim Teknolojileri Departmanın Şirket ve Çalışanlara Destekleri
Bilişim teknolojilerinin incelenmesi konusundaki son alt başlık bilişim teknolojileri kavramının ve bilişim teknolojileri yeteneğinin şirket ve çalışanlar üzerindeki etkileri ve BT departmanının şirkete olan destekleridir. Endüstri ilişkileri çerçevesinde son yıllar da insan kaynakları anlayışında da bir takım operasyonel değişimler olmuştur. Firmalar çalışanlarını daha da önemsemeye başlamış, personelinin bilgi ve becerisini geliştirmenin yollarını aramaya başlamışlardır. Hizmete ve üretime konu olan her yerde ortaya çıkan, sosyoekonomik çevreye bağlı olarak değişebilen, ücretli çalışanlar ile işverenler arasında yürütülen ve merkezinde ücret pazarlığı olan kurumsallaşmış ilişkiler bütününe işveren-çalışan ilişkisi denebilir (Hansen, 2002:514-515). Bilişim sektöründe işveren-çalışan ilişkisi son derece önem kazanmaktadır. Çünkü teknolojik gelişmelere bağlı olarak kendini geliştirmiş ve kendi alanında uzmanlaşmış bir çalışan sektörde aranan hatta transfer ücreti ödenen işgücü halini almaktadır.
İşletme yönetiminde bilgi, problem çözme, karar verme, tahminlerde bulunma ve planlama amaçları için kullanılabilmektedir. İşletme yöneticilerinin bu amaçlar için gereksindikleri bilgilerin ne olduğunun bilincinde olmaları gerekmektedir. Bu amaçlar ile organizasyonlar sürçlerini yönetecek kişileri, işleri için gerekecek bilgiyi kullanabilmesini istemekte ve bu konulardaki eğitimleri her geçen gün aldırmaktadırlar. Endüstriyel çevre ve sektördeki teknolojik gelişmelerden haberdar olmak ve rekabet etmek için bilgin en yoğun kullanıldığı bilişim teknolojileri alanında firma çalışanlarına her türlü desteği vermesi adeta bir zorunluluk halini almıştır.
35
İşletmecilikte bilişim sistemleri yalnızca yöneticiler tarafından kullanılmamaktadır. İşletmelerin müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, hissedarlar, finansörler veya kamu kurumları gibi belli başlı paydaşları da, işletmenin pazara sunduğu mal ve hizmetler, bu mal ve hizmetleri üretmekte kullandığı süreçler, işletmenin mali performansı gibi alanlarda da enformasyona gereksinme duymaktadır. Bu insan aklı tarafından geliştirilen bilişsel sistemler, bir takım otomatik çözümler sunulmasına yardımcı olmaktadır (Ogiela & Ogiela , 2014: 751). Bu sebeple BT uzmanları tarafından şirkete özgü hazırlanmış yazılımların basitliği ve kullanıcı dostluğu hem şirket çalışanları hem işverenler hem de müşteriler için büyük önem arz etmektedir. Bunlara bağlı olarak işletme enformatiğinin aktif olması da çalışan işveren ilişkisi için can alıcı bir öneme sahiptir
Özetlemek gerekirse, BT departmanının çalışanlar ve işveren arasında bir köprü olması şirketin sağlıklı bir ortama dönüşmesi ve büyümesi için önemlidir. Bu sebeple bilişim uzmanları bilişim sistemlerini projelendirmek, geliştirmek ve irdelemek amacı ile sistem yaklaşımından büyük ölçüde yararlanmaktadır. Şirket bu adımlar hakkında bilgi sahibi olan BT uzmanları tarafından oluşan bir BT departmanına sahip olmak zorundadır. Bu şartları sağlayan BT departmanlarına sahip olan firmalar tabiri caizse “büyük şirketler” olmuşlar ve diğer şirketlerin arasında hep önlerde bir konumda bulunmuşlardır. BT uzmanları tarafından kurulan sistemler tarafından toplanan çalışan bilgileri ve bu bilgilere dayanarak oluşturulan kuvvetli işveren stratejileri ile günlük sorunlar çözülebilir ve şirketin büyümesine destek verilebilir. Bu hazırlanan stratejilerin ve projelerin toplanması ve bilgilerin depolanıp güvenliğinin sağlanması BT departmanının görevi olduğu için şirketlerin büyümesi ve gelişmesi için bilişim teknolojilerinin ve bilişim uzmanlarının etkisi büyük olabilmektedir.
1.5. Bilişim Teknolojileri Yeteneği – Sonuç
İşletme içerisinde farklı düzeylerde ve farklı departmanlarda yer alan çalışanların veri ve bilgi gereksinmeleri de farklılıklar göstermektedir. Genel
36
olarak kurumsal hiyerarşide yukarıdan aşağı inildikçe gereksinilen bilgi özetlerden ayrıntılara dönüşmektedir. Tepe yöneticileri başında bulundukları kurumların bekası ve başarısından sorumlu bulunmakta, bu sorumluluklarını yerine getirmek için yalnızca kurum içi değil, aynı zamanda büyük miktarda kurum dışı bilgiye ihtiyaç duymaktadır. Örgütsel katmanlarda aşağı inildikçe kurum içerisinde üretilen verilere olan gereksinme artmaktadır. Üst düzey yöneticilerinin gereksindiği veriler alt düzeylere göre daha uzun bir zaman aralığını kapsamaktadır. Bilgi akışı ise aşağıdan yukarı raporlar ve bildirimler; yukarıdan aşağı ise komutlar, planlar ve yönergeler şeklinde gerçekleşmektedir.
Tipik bir işletmede başlıca şu departmanlar bulunmaktadır:
Araştırma ve geliştirme, Satınalma, Üretim, Pazarlama ve satış, Muhasebe ve finans, İnsan kaynakları ve
Bilişim teknolojileri (BT) (Barki, Oktamis, & Pinsonneault, 2005:4).
Doğal olarak bu departmanların gereksindikleri veriler ve bu verilerin işlenmesi ile ortaya çıkan enformasyon gereksinmeleri; buna bağlı olarak ta departmanların ihtiyaç duydukları bilişim çözümleri birbirinden farklı olmaktadır. Bu farklılıklara bir de sektörel farklılıklar ve aynı sektörde yer alsalar bile işletmeler arasındaki fiziksel, toplumsal, kurumsal ve tarihsel nedenlerden kaynaklanan farklılıklar da eklenince, bilişim sistemlerinin kurum, departman ve hatta çalışan gereksinmelerine göre şu ya da bu ölçüde uyarlanması çoğu kez kaçınılmaz olmaktadır. Bilişim sistemlerinde veya kurum yapılarında bir değişiklik gerekip gerekmediği; eğer gerekiyorsa değişimin ne ölçüde gerçekleşmesinin uygun olduğu; bu değişikliklerden kaynaklanabilecek ekonomik, teknolojik ve örgütsel risklerin neler olduğu; riskler arasındaki ödünleşme düzeyleri gibi kararlar işletme enformatiği uzmanlarınca veya onların katkısı ile alınmaktadır.
37
Bir işletmenin gereksindiği özelliklerin tümünü ya da önemli bir bölümünü taşıyan bilişim çözümleri ya kurum içinde geliştirilmekte (insourcing) ya da kurum dışından tedarik edilmektedir (outsourcing). Yeterli mali gücün yanı sıra teknik kapasite ve kabiliyete sahip işletmeler, özellikle rekabet güçlerine yeniliklerle veya güçlendirme ya da iyileştirme yolu ile katkıda bulunması olası sistemleri kurum içinde gerçekleştirmeyi yeğlemektedir. Tersi durumlarda ise sistem geliştirme hizmetleri ya da sistemler dışarıdan tedarik edilmektedir. Sistem tedariki için satın alma ve gerekiyorsa uyarlama, ya da kiralama yollarına gidilmektedir (Gorla & Somers, 2014:331)
Sistem edinimi süreci işletmelerin hedeflerinin ve bu hedeflere erişilmesini sağlayacak stratejilerin tanımlanması ile başlamaktadır. Daha sonra kurum hedefleri ve stratejilerinin gerçekleşmesini sağlayacak iş süreçleri belirlenmekte ve bu süreçleri destekleyecek sistemler saptanmaktadır. Üçüncü aşamada bu sistemlerin temin edileceği kaynaklar belirlenmekte, çözüm seçeneklerinin listesi yapılmaktadır. Dördüncü aşamada çözüm seçenekleri rekabet, finansman, kurum ve teknoloji açısından bir maliyet-fayda çözümlemesine tabi tutulmaktadır. İşletme enformatiği disiplini bu çözümleme ve karar verme sürecine hem kuramsal açıdan hem de uygulama açısından önemli katkılarda bulunmaktadır. Edinim kararları kurum ölçeğinde sistem geliştirme ve tedarikinden sorumlu komiteler tarafından alınmakta, edinim süreçleri de bu komiteler tarafından gözetilmekte ve denetlenmektedir. Bir kez edinim kararı verildikten sonra, edinim süreci projelendirilmekte, tedarikçi firmaların yanısıra, kurum içi ve dışı danışmanların, potansiyel sistem kullanıcılarının ve bilişim ve iletişim teknolojileri çalışanlarının yer aldığı proje takımları oluşturulmaktadır. Bu takımlar, uygun bir sistem geliştirme yöntemi kullanarak sistemi veya sistemin parçalarını geliştirmektedir. Daha sonra ayrıntılı bir gereksinme çözümlemesi ve ardından sistem geliştirme araçları yardımı ile kullanılan yöntem çerçevesinde mantıksal ve fiziksel modeller kurulmakta; bu modellerden yola çıkılarak sistem gerçekleştirilmekte ve kullanıma alınabilmektedir.
Henri Fayol’e göre tipik bir yönetici yöneticilik görevini yerine getirirken beş temel işlev görmektedir. Bunlar; Planlama, örgütleme, kumanda,
38
koordinasyon ve kontrol (Baransel, 1979:143-146). Bu bağlamda bilişim teknolojisi altyapısının yönetimi başlıca şu işlevleri kapsamaktadır:
Bilişim sistemleri ve bilişim teknolojileri planlarının yapılması ve bütçelendirilmesi.
Bilişim teknolojileri departmanının örgütlenmesi; birimlerin, görevlerin ve ast-üst ilişkilerinin tanımlanması.
Bilişim teknolojileri departmanına personel alınması, departmanın gereksindiği mal ve hizmetlerin belirlenmesi ve tedarik edilmesi.
Bilişim teknolojileri departmanında çalışan personele önderlik edilmesi.
Bilişim teknolojileri departmanında çalışan personelin, yapılan işlerin ve kullanılan kaynakların denetlenmesi (Schniederjans, Hamaker, & Schniederjans, 2010:8).
Eğer işletme bilişim teknolojileri alanında faaliyet gösteriyorsa, örgüt yapısında bir takım değişiklikler görülmektedir. Bir BT firmasında genel müdürün (CEO: chief executive officer) altında teknolojiden sorumlu bir genel müdür yardımcısı (CTO: chief technology officer) bulumaktadır. Bu kişi diğer işletmelerde bulunan ve mal ve hizmet üretim süreçlerini yöneten, operasyonlardan sorumlu genel müdür yardımcısına (COO: chief operations officer) benzer bir rol üstlenmektedir. Teknolojiden sorumlu genel müdür yardımcısı yeni teknolojilerin geliştirilmesi, içselleştirilmesi ve şirketin müşterileri için bilişim sistemleri ya da yazılım çözümleri üretimi ile ilgilenmektedir. BT firmasının kendi BT altyapısını ise ya doğrudan genel müdüre ya da teknolojiden sorumlu genel müdür yardımcısına bağlı bir bilişim teknolojileri direktörü veya müdürü yürütmektedir (Stair & Reynolds, 2014:18). Üretimin yanısıra, BT firmasının özellikle araştırma-geliştirme ve kayda değer ölçüde teknik birer alan olan kurumsal pazarlama ve satınalma gibi faaliyetlerine işletmenin bilişim teknolojileri departmanı önemli katkılarda bulunmaktadır.
Bilişim teknolojileri, departmanlar arası bilgi paylaşımı ve bütünleştirmesi sağlamaktadır. BT sayesinde firmadaki her birim kendi süreçlerinin takibini ve istenildiğinde paylaşımını rahatlıkla yapabileceğinden, diğer birimlerde bu
39
bilgilerden yararlanabilmekte ve bu bilgiler ışığı altında kendi süreçlerine yön verilmektedirler.
Bilişim teknolojileri yeteneği, takım çalışmalarının etkin ve verimli olmasına imkân vermektedir. Özellikle günümüz çalışma sistemlerinden olan takım bazlı çalışma sisteminde en önemli unsurlardan biriside etkin iletişim ve bilgi paylaşımıdır. BT süreçlerinin etkili kullanılması ile takım için ve takımlar arası haberleşme ve bilgi paylaşımı üst seviyede olacağından etkinlik ve verimlilik artacak, grup içindeki başıboşluk ortadan kalkacaktır. Böylelikle matris tipi çalışmaların en büyük sorunlarından olan kişiler arası çatışma en makul seviyeye gelecektir, hatta firmanın arzuladığı pozitif etki yapan noktaya çıkacaktır.
Firmanın BT Yeteneği, çalışanların güçlendirilmesini kolaylaştırmaktadır. Yine son yılların önemli konulardan olan çalışanların güçlendirilmesi BT yeteneği ile daha kolay hale gelmektedir. Emir komuta sistemi en alt düzeye getirilerek işi yapan ile karar veren aynı işgören olabilmektedir. Burada önemli olan stratejik üst düzeydeki amaç ve hedeflere güçlendirilmiş personelin uyum sağlayabilmesidir. Bu hedeflerin konulması ve organizasyon içinde takibi yine BT yeteneği ile çok daha kolay ve mümkün olabilmektedir.
40
İKİNCİ BÖLÜM
ÖRGÜTSEL DEĞİŞİM VE YÖNETİMİ SÜRECİ
Bu bölümde örgütsel değişim ve yönetimi süreci, örgütsel değişimin amaçları, nedenleri, çeşitleri ve örgütsel değişim modelleri ile örgütsel değişim sürecindeki engeller ve bu engellerin ortandan kaldırılması yöntemleri konuları üzerinde durulacaktır. Ayrıca örgütsel değişim sürecine bilişim teknolojilerinin etkileri konusuna kavramsal olarak değinilecektir.