Bilginin Yönetimi ve Temel Özellikleri

Bilginin üretilmesi, geliştirilmesi, tasnif edilmesi, saklanması ve transfer edilmesi gibi faaliyetlerin tamamı önemli olsa da bilgi ancak kullanıldığı ve değerlendirildiği ölçüde fayda sağlar. Bilgi ancak üretilip, tasnif edilip, paylaşıldığında ve organizasyona değer katacak biçimde kullanıldığında anlamlı bir faaliyete dönüşür.

Bir işletmedeki hem bireysel hem de toplu öğrenme ve paylaşımla, know-how uygulamalarından elde edilen değer sürecine bilgi yönetimi denilmektedir. Harvard Business School profesörü David Garvin'e göre, “işletmeler, bilgiyi yaratmalı, edinmeli ve transfer etmeli, yeni görüşler doğrultusunda davranışlarını değiştirmelidirler”.83 Bilgi yaratmada, edinmede, yorumlamada transfer etmede ve yeni oluşturulmuş bilgiler ve görüşler doğrultusunda davranışları değiştirmede yetenekli olan firmalar öğrenen organizasyon kavramını benimsemiş olan organizasyonlardır.

Bilgi yönetimi, kayıtlı ya da kayıtsız organizasyon verilerini, kişisel bilgi ve tecrübeye dayalı birikimleri, toplayıp, düzenleyip, kayıt altına alıp yararlı bilgi haline getirerek bunları doğru zamanlarda, doğru kimselerin, istenilen her yerden ulaşılabilmesini sağlayıp, organizasyonun entelektüel mülkünü arttırmak, tekrarlanan işlemlerin tamamının teknolojik araçlarla yapılmasını sağlamak ve bunun sonucunda pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir. 84

Bir diğer yaklaşımla bilgi yönetimi; farklı noktalardan gelen geri beslemelerin ortak veri tabanında toplanarak bilgiye dönüştürülmesi ve bu bilginin doğru zamanda doğru noktalarla paylaşılması demektir.85

Bilgi yönetimi veriler üzerinde çalışmayı tespit etmeyi, toplamayı, biriktirmeyi, anlamayı, anlamlandırmayı, paylaşmayı, öğretmeyi, değiştirmeyi, düzeltmeyi, takdim

83 _{Terry FINERTY, “Integrating Learning and Knowledge Infrastructure”, Journal of Knowledge}

Management, Volume 1 Number 2 1997, s.100

84 _{Coşkun Can AKTAN & İstiklal Yaşar VURAL, Bilgi Yönetimi Nedir?, Bilgi Yönetimi ve Bilgi} Sistemleri, Çizgi Kitabevi, 2004, s.54

etmeyi ve analiz etmeyi gerektirir. Bunun içinde işletmeler bilgi ile ilgili kendilerine sorular sormalıdırlar. 86

1. Geleneksel olmayan bilgiye nasıl erişilebilir ve onu nasıl içselleştirebilirim? Çünkü birçok sektörde bilgi tabanı yer değiştirmektedir.

2. Birbirinden çok ayrı bilgi türlerini nasıl birleştirebilirim? Çünkü değer yaratmak için ya yeni bilginin eski sorunlara uygulanması yada var olan bilginin çok farklı biçimleri arasında sentez yapılması gerekir.

3. Yerel bilgiyi küreselleştirme konusunda var olan büyük potansiyelden nasıl yararlanabilirim? Çünkü küresel olmak, bilginin dünya üzerinde kolayca hareket edebilen ürünler biçiminde aktarılması anlamına gelmektedir.

Tüm bu soruların yanıtlarının bulunabilmesi, bilgi yönetiminin temel ilkeleriyle mümkündür. Bu ilkeler doğrultusunda doğru bilgi yönetimi planlaması yapılabilmektedir.87

1. Bilgi bir sermayedir, bir varlıktır. Onun etkili yönetimi diğer varlıklara yatırım yapmayı gerektirir. Bilgi yönetimi pahalıdır.

2. Bilginin etkin bir şekilde yönetilmesi insan emeğiyle mümkündür. Bilgilerin sentezlenmesi konusunda tek araç insandır. Etkili bilgi yönetimi, insan ve teknolojinin ortak çözümünü gerektirir.

3. Eğer bilgi, güç, para ve başarıyı ifade ediyorsa mutlaka, lobby faaliyetleri, kapalı kapılar arkasında pazarlık, politik oyunlar olacaktır. En iyi düzeyde bilgi yönetimi politikası, onun organizasyon çapında daha iyi kullanılmasını sağlayacaktır. Bilgi yönetimi, ileri derecede politiktir.

4. Organizasyon içerisinde bir grup bilgi kaynağı için açık sorumluluk yüklenmelidir. Bilgi yönetimi, bilgi yöneticileri gerektirir.

5. Bilgi piyasasının işlenmesine olanak sağlayarak, bilgiyi kullanıcılarının görmek istediği gibi düzenlemek, kullanıcılar ve yaratıcılar tarafından bilginin nerede olduğunun anlaşılmasını sağlayan yol göstericiler bulunmalıdır. Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır.

86 _{Gary HAMEL, “Bilgi Stratejisi”, Executive Excellence, Yıl:5, Sayı:55, Ekim 2001,s.15.} 87 _{BARUTÇUGİL, a.g.e, s.84.}

6. Bilgiyi saklamak ve başkalarının bilgisine şüpheyle bakmak bilginin değerli olduğuna inanan insan için doğal bir davranıştır. Bunun için ileri düzeyde motivasyona ihtiyaç vardır. Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir.

7. Bilgi belirli birkaç iş sürecinde yoğun olarak yaratılır ve paylaşılır. Bu süreçler sektörlere ve firmalara göre değişiklik gösterir. Bilgi yönetimi, bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir.

8. Bilginin aktif hale gelmesi için çalışmak, başkaları için özetlemek, raporlamak ve kullanmak gerekmektedir. Bilgiye ulaşma yalnızca bir başlangıçtır.

9. Yeni teknolojiler, yönetim yaklaşımları, düzenlemeler, müşteri istek ve ihtiyaçları durmaksızın değişmektedir. Bilgi yönetimi, süreklidir, asla bitmez.

10. Eğer bilgi organizasyon için değerli bir varlıksa yasal boyutlar, entelektüel mülkiyet hakları üzerinde daha fazla durulmalıdır. Bilgi yönetimi, bir bilgi sözleşmesi gerektirir.

Böylelikle bilgi yönetimi; kurum içinde bilgi akışını hızlandırır, hızlı düşünebilen ve değişebilen bir organizasyon oluşur, sorunların hızlı tespiti ve çok daha hızlı çözümünü sağlar. Kâğıtsız, elektronik ortamda hızlı çalışılır, organizasyondaki parlak fikirlere hızlı ulaşılır ve bu fikirlerin oluşturduğu bilgilere sahip kişiler daha hızlı tespit edilir. Gerçek zamanlı raporlama sağlar, online kütüphaneler oluşturur, tüm standart işleri bilgisayarlaştırır, proje üretebilmek için zaman sağlar, mal ve hizmet kalitesini artırır, iş yükü ve geçen süre arasındaki oranı artırır. Veriye dayalı hiçbir rapor hazırlanmaz. Bilgiler girildikçe çeşitli süzgeçler yardımıyla raporlar otomatik olarak oluşur ve bu raporlara her zaman her yerden ulaşılabilir. Böylelikle bilgi her zaman tazeliğini korur ve o andaki verilere göre şekillenir.

Ancak kurum içerisinde ki bilginin farklı mekânlarda, farklı biçimlerde, dağınık ve savruk biçimde bulunması çalışanların organizasyon içerisinde dağınık halde bulunan bilginin varlığını fark etmemesine yol açabilir. Bilginin erişilebilir ve uygulanabilir bir biçimde olması için sıralanması ve belirleyici özelliklerinin korunarak tasnif edilmesi büyük önem taşımaktadır. Bu da bilginin tasnif edilmesi,

bilginin toplanması, tanımlanması, tasvir edilmesi içeriğinin, ne olduğunun ve ne işe yarayacağının açıklanması-, kullanıma ve saklanmaya uygun bir biçime sokulması anlamına gelmektedir. Bilginin hangi iş hedeflerine hizmet edeceği, bu bilgiyi destekleyen diğer yan bilgilerin nasıl ortaya çıkacağı ve bilgilerin uygunluğu, eksiksiz olmalarından çok daha önemlidir. 88

İşletmeler ellerinde ki önemli bilginin yerini bilmek için bilgi haritası çıkarırlar, bu bir bilgi deposu değil, bir tür liste ya da resimlerle ifade edilmiş rehberdir. Çalışanların işletme içindeki bilgi kaynağına ulaşabilmeleri için izleyecekleri yolu göstermektedir. Bilgi haritaları şirket kültürünün en önemli göstergelerindendir.89

Bilginin tespit edilip, doğru yerde kullanmak ve yeni bilgi oluşturmak için işletme içinde yaptığı yolculukta, en önemli yardımcı ve çözümleyiciler bilgi yönetim sitemleri ve uygulamalarıdır.