Basın Makaleleri

Yayınlanmak üzere hazırlanan makaleler, uygulamada halkla ilişkiler uzmanlarının görevinin önemli bir parçasını oluşturan basın bültenleri kadar önem taşımaktadır. İki temel makale türünden söz edilebilir; bunlardan birincisi, daha çok haber formatında olup, medyaya herhangi bir yayımlanma garantisi olmaksızın gönderilen, diğeri ise daha uzun, daha ayrıntılı olup ve en önemlisi genellikle özel ilgi alanına yönelik dergilere editörün isteği üzerine ulaştırılan makaleler (Peltekoğlu, 2007: 228). Her makalenin belirli bir amacı vardır. Makaleler, belirli hedef gruplara belirli bilgiler verir. Makalenin amacı, okuyucuların, dinleyicilerin ve izleyicilerin belirli bir konu hakkında tutum oluşturmalarını sağlamak (Okay ve Okay, 2005: 67).

Makalenin formatı okuyucuda ilgi uyandıran, bilgi aktaran, fikir veren herhangi biçimde olabilir. Basın bültenlerinde kullanılmayan ancak makaleler açısından oldukça önemli bir yere sahip olan alt başlıklar ve fotoğraf, resim, grafik türünden konuyu açıklamaya yardım edecek her türlü görsel malzeme, makalenin amacına ulaşması adına önem taşımaktadır (Peltekoğlu, 2007: 229).

Genel olarak makaleler giriş, gelişme ve sonuç kısımlarından meydana gelmektedir. Giriş kısmının amacı, ilgi çekmek ve okuyucunun tüm makaleyi okumasını sağlamaktır. Gelişme kısmında, girişte ortaya konulan unsurlar açıklanmalıdır. Bu aşamada konunu detayları ve araştırma sonucu elde edilen bulgular ortaya konmalı ve makaleyi daha inanılır hale getirmek için de isimler, yerler ve doğrudan yapılan açıklamalara yer verilmelidir. Sonuç kısmını oldukça kısa, fakat tam ve açık olarak yazarın okuyucuya vermek istediği mesajı vermelidir (Okay ve Okay, 2005: 71).

Basın makaleleri, basın bülteni/bildirisinden hem içerik hem de biçim olarak önemli farklılıklar içermektedir. Bu farklılıklar şu şekilde belirtilebilir:

 Makaleler, bültenlerden daha kapsamlıdır.

 Bültenler basının geniş bir bölümüne yönelik olarak hazırlanırken, makaleler, önceden belirlenmiş bir yayın organı için kaleme alınırlar.

 Makalelerin yazarları bellidir ve yazar adıyla birlikte yayınlanır.

 Makaleler bültenlerin aksine kişisel yorum, mizah, anekdot içerebilir (Özer, 2009: 66).

 Bir sorun hakkında ek bilgiler veren makaleler: Genellikle kamuoyunun büyük çoğunluğunu ilgilendiren konuların ele alındığı bu tür makalelerde, mevcut bir problemle işletme arasındaki ilişki kurarak, sorun hakkında işletmen davranışıyla ilgili bilgi verilmektedir.

 Araştırma makaleleri: Konuyla ilgili bir araştırma yapılarak ürünle ilişkilendirilmesi bu türün örneğidir (Peltekoğlu, 2007: 231). Araştırma bulgularıyla birlikte kuruluşun ürün ve hizmetlerinin özellikleri ve nitelikleri de belirtilmektedir

 Uygulama makaleleri: Yeni bir ürünü veya mevcut olan bir üründen yeni bir biçimde faydalanma yöntemlerini anlatan makalelerdir (Okay ve Okay, 2005: 73).

 Örnek olay tarihçesini anlatan makaleler: Genellikle bu tür makaleler ürün tanıtımında kullanılmaktadır. Ürünü kullananların bir sorunu nasıl çözdükleri veya bir hizmetin nasıl bazı kuruluşların tasarrufta bulunmasına imkan sağladığını anlatan makalelerdir.

 Biyografileri ele alan makaleler: İşletmenin kurucusunun işe nasıl başladığı, başarıya nasıl ulaştığı, başarısının sırları, işletmenin nasıl büyüdüğü, hobileri bu tür makalelerin ana konularını oluşturmaktadır.

 Tarihsel süreci aktaran makaleler: Yıl dönümleri, önemli değişiklikler gibi atlatılan her kilometre taşı, işletme açısından tarihsel sürecini aktarabileceği makale yazma fırsatı yaratır (Peltekoğlu, 2007: 232).

1.5.1.4.Basın Gezisi

İnsanların duyduklarından çok gördüklerinden etkilenmesi gerçeğine, yani “optik hafızaya” dayanan basın gezileri, halkla ilişkiler uygulamalarında önemli bir yer tutar (Peltekoğlu, 2007: 207). Basın gezileri bireysel olarak veya grup halinde kuruluşun önemli hedef gruplarına ve medya mensuplarına, kuruluşun fabrikaları veya diğer tesislerine yönelik olarak çeşitli bilgilerin verildiği gezilerdir. Basın gezisi, kuruluşun basın mensuplarıyla daha samimi ilişkiler geliştirebilmeleri ve basında yer almalarından ziyade, basını bilgilendirirken, ilişkileri geliştirmek; basına duyurulması gereken konuların ancak bir seyahat neticesinde onlara duyurabilme/gösterebilme imkanının olması; basına yönelik bir konferansın gerçekleştirilmesi ve bu konferansa ulaşabilmeleri için düzenlenirler (Okay ve Okay, 2005: 98). Genellikle kuruluşun halkla ilişkiler görevlisi ya da varsa rehberi tarafından denetlenen bu gezilerde, teknik bilgilerin net ve doğru aktarılmasının yanında rehberin anlatım yeteneği, sesi, grubu yakından izlemesi, gazetecilerle kurduğu ilişkiler gibi davranışsal faktörlerinde

etkin olduğu görülmektedir. Gezilerde gerekli disiplin ve düzenliliğin korunması karşılıklı ilişkilerde olumlu gelişmeler sağlamaktadır (Özer, 2009: 68).

Basın gezisinin günü, program ve süresi zamanında bildirilmelidir. En az 15 gün önce ve hatta bazı hallerde birkaç gün önceden bildirilip programla ilgili görüşler alınmalıdır. Gezinin günlerinin sayısı azaltılmalı ve günlük programlar fazla yüklü olmamalıdır. Verilen kitap ve broşürler gezinin amacına uygun olmalıdır (Tortop, 1998: 64).

Ulaşımdan konaklamaya kadar ayrıntılı düşünmeyi gerektiren ve organizasyonun büyük önem taşıdığı basın gezilerinde giderler, kimi zaman geziyi düzenleyen kuruluş tarafından kimi zamanda, davet edilen gazetecilerin üyesi olduğu kurumlar tarafından karşılanır (Peltekoğlu, 2007: 208).

1.5.1.5.Basın Dosyası

Basın dosyaları, basın konferanslarına veya basın gezilerine katılan basın mensuplarını katıldıkları faaliyet hakkında bilgilendirmeyi amaçlayan çeşitli malzemeleri içeren dosyalardır. Bir basın dosyasında bulunabilecek başlıca malzemeler şunlardır (Okay ve Okay, 2005: 104).

 Basın bülteni

 Toplantıya/seyahate katılan kişilerin listesi

 Kuruluş hakkında önemli ve kısa bilgilerin yer aldığı broşür veya rapor  Konu ile ilgili kuruluşun çıkarmış olduğu yayınlar

 Konuşmacıların konuşma metinleri ve bu kişiler hakkında özgeçmiş  Kurum yayını, fotoğraflar

 Kuruluş hakkında bilgi veren CD-Rom’lar veya disketler

1.5.1.6. Basın Röportajı/Mülakatı

Röportaj bir haber olmayıp çok tutulan bir konuda çoğunlukla belli bir açıdan ya da belli okuyucu kitlesi için kolay okunabilecek bir anlatımla yazılmış, yine çoğunlukla resimlendirilmiş, bazen de belli ölçüde yorumu olan makaleleştirilmiş yazılardır. Röportaj bir çeşit duyurmadır (Sabuncuoğlu, 2001: 132). Bir gazeteciden röportaj teklifi geldiğinde röportajı verecek kişinin bir takım ön hazırlıklar yapması gerekir. Röportajı yapacak olan gazetecinin son yazdığı makaleleri incelenmelidir. Gazeteciye iletilecek olan bilgilerin “güncel, yeni, nadir, sıra dışı ve ayrıcalıklı” olması bakımından analiz edilmelidir.

Hoşlanılmayan veya mahcup duruma düşülebilecek sorularla karşılaşıldığında sinirli, inatçı veya bilgi vermeyecek bir biçimde davranılmamalıdır (Okay ve Okay, 2005: 108). Daha çok iyi bir konuşma ortamı yaratmaya çalışılmalıdır. Kısa, anlaşılır cümleler kurulmalı ve kendi uzmanlık dalınızın terimlerini kullanılmasından kaçınılmalıdır. Eğer bir soru anlaşılmadı ise açıklama istenmelidir. Bir sorunun cevabı bilinmiyorsa bu belirtilmelidir. Karşımızdakini istatistiklere, sayılara, formüllere boğulmamalıdır (Sezgin, 2007: 256).

1.5.2. Radyo ve Televizyon

Gelişmiş ülkelerde sayı olarak çok daha fazla kişiye hitap eden radyo yayınları, okuma- yazma oranı düşük olan toplumlarda önem taşımaktadır. Ayrıca, radyo yayınları kamu hizmeti gördüklerinden toplumun tümüne seslenmek durumundadır. Bu bakımdan yayınlarının içeriği, farklı cins, yaş, eğitim, meslek özelliklerine göre ayrılan izleyicinin gereksinimlerini karşılayacak, istek ve beğenisine yanıt verecek biçimde düzenlenmiştir. Radyo programları genel olarak haber, eğitim, kültür, eğlence ve tanıtım işlevlerini yerine getirecek biçimdedir (Aziz, 1982: 87).

Halkla ilişkiler aracı olarak radyolarda düzenlenebilecek programlar, hedef kitle ile samimi iletişim kurmaya yardımcı olabilmektedir (Ertekin, 2000: 161). Radyo, halkla ilişkiler faaliyetlerinde çok sık kullanılan etkili araçlardan biridir (Taş ve Kastellioğlu, 2011: 78). Farklı demografik özellikleri olan geniş kitlelere ulaşmak amacıyla, geniş kitlelere ulaşım imkanı sağlayan radyodan halkla ilişkiler uzmanları, haber bültenleri, açık oturumlar, sohbet programları, röportajlar, kamusal duyurular gibi çeşitli biçimlerde yararlanmaktadır (Peltekoğlu, 2007: 239).

Halkla ilişkiler uzmanı konu ve programlardan gelen geri bildirimi saptamalı ve bundan yararlanmalıdır (Ertekin, 2000: 162). Haber bültenleri, söyleşiler, açık oturumlar, röportajlar hatta kısa anonslar bile birer halkla ilişkiler programı olabilir (Taş ve Kastellioğlu, 2011: 78).

Konunun sistemli olarak sunuluşu, iyi bir zaman planı ve hedef kitlenin sorun ya da gereksinimlerine uygunluğu önem taşımaktadır (Ertekin, 2000: 162). İletinin hedef kitleye erişeceğinden emin olunamayan durumlarda radyo başka iletişim yöntemleriyle desteklenmelidir (Peltekoğlu, 2007: 239).

Halkla ilişkiler uzmanı ne tür bir radyo programı yaparsa yapsın, ileteceği mesajların radyo programına uygun olmasına özen göstermelidir (Ertekin, 2000: 162).

Halkla ilişkiler biriminin radyoyu kullanma biçimleri şu şekilde sayılabilir (Peltekoğlu, 2007: 240-242) :

 Radyo haber bültenleri

 Açık oturum ve sohbet programları  Kamu hizmetine yönelik duyurular

Televizyonun halkla ilişkiler alanında kullanılması için yayın zamanı, süresi, hedef kitle, sunuş ve programla ilgili özelliklerinin göz önünde tutulması gerekir (Ertekin, 2000: 163). Bültenler, basın toplantıları, basın gezileri ile televizyon haber programlarına ulaşan halkla ilişkiler birimleri, kamusal hizmet duyuruları, program sponsorlukları gibi duyurular ile halkla ilişkiler kampanyalarına destek sağlarken, hazırlanan tanıtım filmlerinin çeşitli programlara konuk olması sohbet ve tartışma programlarına kurum ya da kuruluş sözcülerinin katılması ya da bu programlara konu olmak kurumların televizyonda temsil edilme yöntemleridir (Peltekoğlu, 2007: 247).

Televizyonun halkla ilişkiler amaçlı kullanımında hem yeterli araç ve gereç hem de tenkil bilgi ve beceriye ihtiyaç olduğu dikkatten kaçmamalıdır (Ertekin, 2000: 163).

Halkla ilişkiler birimin televizyondan yararlanma biçimleri şu şekildedir (Peltekoğlu, 2007: 247-254) :

 Haber bültenleri  Tanıtım filmleri

 Sohbet ve tartışma programları  Kamu hizmetine yönelik duyurular  Video haber bültenleri

Radyo ve televizyonun diğer iletişim araçlarına göre daha geniş bir dinleyici ve izleyici kitlesinin olması halkla ilişkiler birimini bu araçlara ulaşmaya ve bu araçlarda yer bulabilmek için çeşitli çalışmalar yapmaya yöneltmektedir (Okay ve Okay, 2005: 145).

1.5.3. Film

Film halkla ilişkiler için önemli ve oldukça güçlü bir araçtır (Ertekin, 2000: 164). Görsel işitsel yöntemlerin içinde en etkili ancak maliyeti en yüksek olan film üretiminde, izleyici sayısı arttıkça kişi başına maliyet düşeceğinden, filmin sürdüğü zaman dilimi

içerisinde erişeceği potansiyel izleyici sayısı mutlaka dikkate alınmalıdır (Peltekoğlu, 2007: 290). Kurum veya kuruluşlar, halkla ilişkilerin bir öğesi olarak zaman zaman filmlerden yararlanmalıdırlar (Ertekin, 2000:164). Film slayt ve diğer hareketli olmayan görsel materyale göre ses, renk, hareket gibi öğelerin bir arada kullanılmasına imkan tanıması nedeniyle etkili ve verimli bir iletişim aracıdır (Peltekoğlu, 2007: 290).

Film ile cevaplanması gereken sorular şunlar olabilir (Ertekin, 2000: 164) :

 Film hangi amacı sağlamak için yapılmaktadır? Bu sonucu sağlamak için en iyi yol gerçekten film yapmak ve bunu kullanmak mıdır?

 Film aracılığı ile ulaşılmak ve etkilenmesi istenilen kitle nasıl bir kitledir? Bu kitleye film ile ulaşmak en iyi yol mudur? Yoksa film, öteki iletişim araçlarını destekleyen bir araç mıdır?

 Filmin yapımı ve dağıtımı ne sürede olacaktır?

 Film yapımı ve dağıtımı için ne kadar para harcanacaktır? Bu paranın film yerine öteki iletişim araçlarından birisine harcanması daha yararlı olabilir mi? Film yapımcısı ve ekibiyle ilişkileri, yönetici adına halkla ilişkiler bölümündeki hangi görevlilerin yürüteceği saptanmalı ve ayrıca bu ilişkiyi sağlayacak kişi ve kuruluşlar için bir zaman çizelgesi yapılmalı ve bu çizelge yöneticinin onayından geçirilmelidir (Ertekin, 2000: 166).

1.5.4. İnternet

Halkla ilişkiler açısından internet en dikkatle yönetilmesi gereken iletişim araçlarından birisidir(Özgen, 2011: 100). İki yönlü ve eş zamanlı bir iletişime olanak sağlaması, hızlı ve anında erişilebilir olması, düşük maliyet gerektirmesi internetin başlıca avantajlarından sayılabilir (Bakan, 2011: 374). Halkla ilişkiler alanında internet kullanımı, halkla ilişkiler uygulayıcısının diğer kitle iletişim araçlarında olduğu gibi mesajın araç tarafından başkalaştırılması riski söz konusu olmadan en temel aktörlere ulaşmasını sağlamaktadır (Taş ve Kastellioğlu, 2011: 81). Birey veya kuruluş ile hedef kitleleri arasında karşılıklı faydaya dayalı ilişkilerin kurulması, geliştirilmesi ve sürdürülmesi işlevini yerine getiren halkla ilişkiler uygulamalarında internetten yararlanma yoluna gidilmesi son derece doğaldır (Bakan, 2011: 374).

Son dönemlerde kurum ve kuruluşların yaşadıkları krizlerin internet üzerinden dağıtılan bilgiler yoluyla olduğu görülmektedir (Özgen, 2011: 100). İnternet ortamında var

olan söylemleri bilerek, oluşturacakları strateji ve mesajları daha iyi planlayıp uygulayabilir ve krizlere acil çözümler üretebilirler (Taş ve Kastellioğlu, 2011: 83). İnternet üzerinden paylaşılan gerçek/gerçek dışı bilgilere zamanında müdahale edilmediği durumlarda, kurumun hedef kitlesi ile arasındaki güven ortamı sarsılacak kurumun hiçbir söylemi hedef kitle tarafından güvenle karşılanamayacaktır ve güven ortamının sarsılması kurum imajının zedelenmesi ve dolayısıyla itibarın kaybolması durumu ortaya çıkacaktır (Özgen, 2011: 100).

Halkla ilişkiler alanında internetten yararlanma biçimleri şunlardır (Bakan, 2011: 375- 381) :

 Web siteleri  Elektronik posta  İntranet

 Extranet

 Online veri tabanları  Bloglar

 Network

 Tartışma grupları  Chat

1.5.5. Kurumsal Yayınlar

Halkla ilişkilerde kontrolü en kolay olan, önemli basılı araçlardan birisi kuruluşların kendi yayınlarıdır (Peltekoğlu, 2007: 260).

Kurumsal yayınlar şu şekildedir (Peltekoğlu, 2007: 261-265) :  Bültenler

 Gazete  Dergi  Megapaper

1.5.5.1. Bültenler

Kurum ya da kuruluş ile ilgili bireyleri bilgilendirmek için belirli zamanlarda yayınlanan iletişim türüdür (Bıçakçı, 2006: 127). Kurum içi iletişim kanallarında en fazla kullanılan araçlardan biri olan bültenler, çoğunlukla çalışanlara ve iç hedef kitleye yönelik

olarak çıkarılmaktadır (Peltekoğlu, 2007: 261). Bültenler aynı zamanda kuruluş içi birlik ruhunun, yakınlığın ve dayanışmanın oluşmasına yardımcı olan, kuruluşun en üst yöneticisi ile en alt kademede çalışanlarına kadar herkese hitap eden ve sade bir dil ile kaleme alınan; personelin çalışmalarının değerini, önemini belirten kurum içi iletişim aracı olarak da karşımıza çıkmaktadır (Canöz, 2010: 86).

Kurum içi haberleşmeyi sağlamasının yanı sıra bültenler, basılıp fotokopi ile çoğaltılabildiğinden dolayı ekonomiktir (Bıçakçı, 2006: 127), yarım gazete ya da A4 ebatında belirli süreler ile yayınlanan (Canöz, 2010: 86) ve genellikle 1000 kopyadan az basılan bültenler, bir ya da iki renk ile sınırlıdır (Peltekoğlu, 2007: 261).

1.5.5.2. Gazete

Bültenlerden daha kapsamlı olan gazeteler, genellikle biçimsel olarak, günlük gazete görümündedirler (Peltekoğlu, 2007: 265). Halkla ilişkiler çalışmalarını ilgilendiren iki tür gazeteden söz etmek mümkündür. Bunlardan birincisi kurum içi gazetelerdir. Kurum içi gazetenin amacı, çalışanlarını ya da kuruluşun diğer ilişkide olduğu diğer bireyleri ve grupları kuruluşun etkinliklerinden haberdar etmektir. Kuruluşa ilişkin gerek yönetimsel gerek çeşitli kültürel ve sportif etkinliklere yer veren kuruluş gazetesi kurumsal yayınlar içerisinde önemli bir noktada bulunmaktadır (Bıçakçı, 2006: 125). Yönetimin önemli saydığı kararları çalışanlara aktarılmasında ve çalışanlar arasında iletişimin sağlanmasında önemli fonksiyonları yerine getiren; haftalık, on beş günlük, aylık ve üç aylık gibi aralıklar ile yayınlanan iletişim araçlarıdır (Canöz, 2010: 85).

Diğeri ise; kuruluşa ilişkin haber, kurumsal ve ticari reklamların yer aldığı süreli yayınlar kapsamındaki basılı ürünlerdir (Bıçakçı, 2006: 125). Yayımlanması kolay ve dergiye göre daha ekonomik olan gazeteler, düzenli haberlere gereksinim duyulduğu ve daha seyrek yayımlanan dergilere destek olmak amacıyla, gerektiği zaman kullanılan uygun bir iletişim yöntemidir (Peltekoğlu, 2007: 265).