Aile Anayasası, Aile Konseyi ve Yönetim Kurulunun Kurumsallaşma

Bir aile şirketinin en zayıf noktası, “aile” ve “şirket” kavramlarının birbirine karıştırılmasıdır. Bu nedenden ötürü şirketlerin gelecek kuşaklara devredilmesi ve kurumsal bir yapıya kavuşturulması için bir aile anayasasına gerek görülmektedir. Aile anayasaları, ailenin bugün ve gelecekteki işlerinin işleyişini kolaylaştırmak için oluşturulmaktadır (http://www.kobifinans.com.tr).

Aile Anayasası, şirketinin gelecek kuşaklara kurumsal bir yapının devredilmesi şu andaki ve gelecekteki işlerin işleyişini kolaylaştırmak için yardımcı olması amacıyla oluşturulmaktadır (Tuna, 2007: 50).

Anayasa, aile meclisini oluşturan üyelerinin beklenti ve görüşleri doğrultusunda tarafsız bir uzman tarafından hazırlanmakta ve üyelerin ortak mutabakatı sağlanarak imzalanması sonrası yürürlüğe girmektedir. Aile anayasası temelinde açıklık yer almaktadır. Ailenin ihtiyaç ve özelliklerine göre hazırlanır (http://www.ekometre.com ).

Bir aile anayasası dökümanı içerisinde yer alan bölümler; • Aile meclisi üyelerinin tanımlanması,

• Başkan ve üyelerin tanımlanması aile vizyonu,

• Şirket/şirketlerin vizyonu ile uyumlu aile vizyonu tanımlanması.

Aile anayasasının amaçları ise ; (1) Aile şirketine sağlam bir temel oluşturmak ve aile dışı profesyonel yöneticiler ve ortaklar inşa etmek. (2) Ailenin mülkiyet birliğini korumak ve aile işletmesinin geleceğine ilişkin olarak ailenin bağlılığını güçlendirmek. İşletmenin gelecekteki sahipleri olacak kişilerin işletmedeki rollerine ilişkin beklentileri şekillendirmek. (3) Aileyi bir arada tutmak ve gereksiz yanlış anlamalardan dolayı çıkabilecek anlaşmazlıkları baştan kural koyarak önlemek (Tuna, 2007: 51).

Çoğu aile şirketinin üçüncü kuşağa geçmeden dağılıp gittiğini gözlemleyen uzmanlar, bu tip şirketler için kurtuluş reçetesini kurumsallaşmakta görmektedirler. Hazırlanan aile anayasaları yapıyı sağlamlaştırmaktadır (Tarcan, 2003: 15).

Ankara Sanayi Odası (ASO) geçtiğimiz 2007 yılında üyelerine Babalar Günü hediyesi olarak “Aile Anayasası” sunmuştur.

Aile ile şirketlerin ilişkilerinin düzenlenmesini öngören anayasa, kurumsallaşmayı öne çıkarmakta, gösterişten uzak, sade bir yaşam tarzı ile iş yaşamındaki diğer ailelere örnek oluşturulması uyarısı yapmaktadır (Karataş, 2005: 20).

ASO'nun çalışması, aile ile şirketlerin ilişkilerinin düzenlenmesini öngören bir aile anayasası niteliğindedir. Kurumsallaşmayı öne çıkaran Aile Anayasası, 4 bölümden ve 20 maddeden oluşmaktadır.

Aile Anayasası'nda aile üyelerinin, şirket yönetim organlarında görev alabilmesi için bilgi ve becerileri sahibi olması, bunun da rasyonel değerlendirmesinin aile konseyi tarafından yapılması gerektiği belirtilmektedir. ASO'nun aile anayasasında bu konuya ilişkin şu tavsiyelerde bulunmaktadır (Tosuner, 2007: 15):

"Belirli yönetim kademelerine doğrudan atanmak için sadece aile üyesi olmak yeterli değil. Yöneticilik vasfı bulunmayan aile üyelerinin bilgi ve beceri kazanması için gerekli önlemler alınmalı. Bu önlemlere rağmen yönetim becerisi yetersiz görülen aile üyesi görevi bırakmaya davet edilmeli. Şirkette görev alacak aile üyeleri, ilke olarak en alt seviyeden işe başlamalı ve mümkün olduğunca fazla kademede çalışarak işin bütününe hakim olmalı."

ASO'nun hazırlattığı bu çalışma, şirketini gelecek nesillere taşımak isteyen iş dünyasına yol gösteren bir rehber niteliği taşımaktadır. Binbir emekle dünyaya gelen küçük işletmeler, özenle büyütülüp ekonomiye kazandırılmaktadır. Türkiye'de aile şirketlerinin gelecek nesillere devredilmesi ve kurumsallaşarak ekonomiye katkısının devamı önemli bir sorundur. Bu sorunu fark eden şirketler, kendi bünyelerinde yeniden yapılanarak daha uzun yaşamaya çalışmaktadır (Tosuner, 2007: 15).

Aile anayasaları ailenin bugün ve gelecekteki işlerinin işleyişini kolaylaştırmak için oluşturulmaktadır. Yönetim kurullarının aksine, konseylerin temeli, açıklık ve katılımcılığa dayanmaktadır (http://www.isletme.biz).

Aile fertlerinin katılımını ve aile birliğini oluşturmak için uzmanlar tarafından tavsiye edilen yöntem, yetişkin ve etkin aile fertlerini içeren bir aile kurulunun oluşturulmasıdır. Bu kurula “aile konseyi” adı verilir (http://www.kastamonupostasi.com).

Aile konseyi; fertler arasındaki iletişimi güçlendirecektir. Ailenin varlıklarının ana amacının tanımlanmasını sağlayacaktır. İş ilişkilerindeki sınırları belirleyecektir. Gelecek kuşakların temsilcilerini yetiştirecektir. Aile fertlerinin eğitimlerini planlayacaktır. En önemlisi aile anayasasını hazırlayacaktır (http://www.kastamonupostasi.com).

Aile anayasası ve konseyi ise sistematik ve planlı bir şekilde kurumsallaşma kararının alınmasını sağlamaktadır. Yönetimin ikinci nesle hangi kurallar dâhilinde geçeceği kararlaştırılmaktadır. Böylece önemli bir değişim, kurucu tarafından kabullenebilmektedir.

Aile anayasası oluşturulurken, anne-baba- çocuk ilişkisi otoriteyi sürdürme yönünde değil, insanın temel ihtiyaçları ekseninde oluşturulmalıdır. Yani otoritenin korunması değil, insanın temel ihtiyaçları merkeze alınmalıdır. Ailede otoriter yönetim değil, insanın insanlığını fark ettiği, insani ihtiyaçlarının dengeli şekilde karşılandığı bir yaklaşım esas olmalıdır. Bu bağlamda aile meclislerinin işlemesi, ortak akıl ve ortak ahlaki değer normları etrafında olmalıdır (http://www.ailerehberim.com).

Genellikle aile meclisi oluşturulurken, yönetim kuruluna girecek aile üyelerinin bağımsız olması prensibi konulmaktadır. Yönetim kurulunun ağırlıklı olarak profesyonel, çıkar çatışması olmayan ve zaman ayırabilecek kişilerden oluşturulması esastır. Yönetim kurulunun temel görevleri arasında ortakları temsil etmek ve ortakların haklarını korumak, uzun dönemli iş stratejilerini oluşturmak ve performansı izlemek yer almaktadır.

Değişim çalışmasının, şirketin ve ailenin ihtiyaç ve özelliklerine uygun yapılması doğru yöntemdir (http://www.isletme.biz).

Uzmanlar, konseylerin yaratıcı bir şekilde kullanıldığında, ailenin ele almak istediği pek çok konuyu tartışma ve karara bağlama olanağı verdiği konusunda görüş birliğindedir. Aile konseyinde tartışılan konular arasında aile üyesi çalışanın şoför ve hizmetçisinden, kendi aile bütçesine ayırdığı paya kadar her şey yer alabilmektedir.

Bunun yanında konseyden çıkacak şirkete dair öneriler de yönetim kuruluna iletilebilmektedir (http://www.isletme.biz).

Yönetim kurullarının aksine, konseylerin temeli, açıklık ve katılımcılığa dayanıyor. Burada “aile konseyi” üyesinin yönetim kurulunda olması gerekmemektedir. Asıl amaç, aile şirketinde çalışmayan kesimin resmi bir ortamda temsil edilmesidir. Yönetim kurulu idarece yönlendiriliyor, izlemekte ve denetlemektedir. Stratejik konularla ilgilenir, operasyonel konuları idareye bırakmaktadır. İcranın içinde yer almamaktadır. Ayrıca, yönetim kurulunda aile meseleleri de yer almamaktadır. Aile konseyi üyeleri yalnızca yönetim kuruluna aile meclisinin tavsiyelerini iletebilmektedir. Yönetim kurulu bunları dikkate alıp almamakta serbesttir. Aile konseyinin, bütün aile üyelerinin katılımıyla, üyelerin görüşlerini belirtecekleri, anlaşmazlıkların çözüleceği ve bilgilerin paylaşılacağı bir ortam olması gerekmektedir (http://www.isletme.biz).

Aile anayasası ve aile konseyi, bu sorunları şu ölçüde engelleyebilmektedir: Türkiye’de birçok aile şirketi, ikinci kuşağa geçme aşamasındadır. Kurumsallaşmaya yönelen aile şirketlerini incelediğimizde, patron vasfının ikinci kuşakta, patron ve yönetici olarak iki ayrı kavrama yöneldiği görülmektedir (http://www.kobifinans.com.tr ).

Aile şirketlerindeki en önemli sorun olan aile içi iletişimsizliği çözmek için ise aile konseyi (meclisi) oluşturulmaktadır. Burada kritik nokta şudur: Aile konseyinin, bütün aile üyelerinin katılımıyla, üyelerin görüşlerini belirtecekleri, anlaşmazlıkların çözüleceği ve bilgilerin paylaşılacağı bir ortam olması gerekmektedir. Aile konseyi ve aile anayasası yönetim kurulunu etkinleştiren bir faktördür. Örneğin; aile üyeleri genellikle şirketle ilgili düşünceleri olduğunda genel müdürü arayıp bunu doğrudan iletme yolunu seçebilmektedir. Konsey, bunun olmasını engelleyebilmektedir. Konsey içinde tartışılan konular genel bir görüş ve öneri olarak profesyonellere iletilebilmektedir (http://www.kobifinans.com.tr).

Aile meclisi, ailenin büyükleri, aile hissedarları, çocuklardan oluşmaktadır. Yönetim kurulundan bağımsız bir yapıya sahiptir. Toplantı sıklıkları meclis

tarafından belirlenmektedir ve en sık toplantı periyodu aylık toplantılardır (http://www.ekometre.com).

Burada önemle belirtilecek olan, çoğunlukla aile meclisleri ile yürütme kurullarının birbirine karıştırılmış olmasıdır. Yürütme kurulları tamamen icraya yönelik kurullar olup üyeleri arasında profesyonellerde bulunabilmektedir.Ancak aile meclisi içerisinde profesyonel üyelik yoktur ve tamamen aileye yöneliktir (http://www.ekometre.com ).

Son yıllarda literatürde aile şirketleri için yönetim kurullarının (YK) önemi sürekli vurgulanmaktadır. Yönetim kurullarını, aile şirketlerinde yeterince yararlanılmayan bir kaynak olarak karşımıza çıkarmaktadır. Ancak YK’larının önemi şirketin gelişme süreci ile birlikte değişmektedir. Özellikle çocuklarla birlikte çalışan ailelerde ve kuzenler konsorsiyumunda daha fazla gerekli hale gelmektedir (Kaçar, 2003: 24).

Yönetim kurulunun üç temel işlevi bulunmaktadır (Kaçar, 2003: 24); • Ortakların çıkarlarını temsil etmek ve korumak,

• Şirketin uzun vadeli stratejik gündemini oluşturmak, • Genel müdürün birincil danışmanı olmak.

Yönetim kurullarının yapısı işleyişlerinin etkinliğini büyük ölçüde belirlemektedir. Eğer yönetim kurulu tamamen aile üyesi ortaklardan oluşuyorsa burada kararsızlık tehlikesi büyüktür. O nedenle özellikle şirket büyüme aşamasına gelip ortak sayısı arttıkça YK’nın ağırlıklı olarak aile dışı kişilerden oluşması gerekmektedir. İyi işleyen bir YK için iki veya üç aile üyesi optimaldir (Kaçar, 2003, s.24).

Aile şirketlerinde kurumsallaşma sürecinin belki de en önemli ayağı, aile anayasasının oluşturulmasıdır.Aile şirketinin oluşturulması ise aile şirketi anayasasının en önemli ve belirleyici aşaması da yönetim kurulunun oluşumudur. Genel olarak aile şirketlerimizde toplantı alışkanlığı yoktur. Oysa özellikle aile

üyelerinin kendi aralarında toplantı yapmaları, yani belirli bir sistematikle bir araya gelmeleri, gündem hazırlamaları, gündem dâhilinde konuşmaları, kararlar almadan önce tartışmaları, raporlar üzerinde konuşmaları ve en önemlisi istişare etmeleri gereklidir.

Gerçekten de özellikle çekirdekten gelen birçok aile şirketi, toplantı geleneğine sahip değildir. Hatta bir kısmı toplantıyı, işi engelleyen bir faaliyet olarak görebilmektedir. Yönetim kurulu, hemen hemen bütün kurumlar için etkili bir kaynak ve önemli bir organ olmasına rağmen, aile şirketlerinde özüne ve gerçek fonksiyonuna uygun olarak yapılanmamakta ve genellikle atıl durumda tutulmaktadır. Özüne uygun işlevsel bir yönetim kurulunun önem derecesi, şirketin gelişme süreciyle birlikte değişmekte, özellikle ikinci ve üçüncü kuşak aile fertlerinin işletmede aktif olarak görev almasıyla daha fazla gerekli hale gelmektedir (Özen ve Yücelen ,2007: 10).

Sonuç olarak, aile konseyi, anayasası ve yönetim kurulu olan aile şirketleri sonraki kuşaklara güven içinde kalmak için gereken temeli atmış olmaktadır. Bundan sonrası şirket yöneticilerinin yeteneklerine ve şirketin kurumsallaşma becerisine kalmış demektir (http://www.kastamonupostasi.com).

3.2.6. Aile İşletmelerinin Kurumsallaşmasında Profesyonel Yönetimin