Đletişim Unsurları Açısından Etkili Đletişim Engelleri

Bir iletişimin etkili olarak yapılması, iletişimin “olmazsa olmaz” unsurları diyebileceğimiz kaynak, mesaj ve alıcı unsurları çerçevesinde ve bunların taşıyacağı özellikler kapsamında mümkün olacaktır. Bu unsurlar çerçevesinde etkili iletişimi ve etkili iletişime engelleri aşağıdaki gibi ele alabiliriz.

a) Etkili bir iletişim için kaynağın taşıması gereken özellikler

Bir iletişim sürecini başlatan ve mesajı gönderen kişi kaynaktır. Etkili ve iyi bir iletişim için kaynağın taşıması gereken özellikler kısaca şöyle belirtilebilir322.

1. Kaynak bilgili olmalıdır: Kaynak, göndereceği mesaj konusunda, bilgili olmalıdır. Kaynak sahip olduğu bilgi oranında mesajı kodlama ve gönderme gücüne sahip olacaktır. Aynı zamanda kaynak, sahip olduğu bilgi oranında mesajı kolay ve anlamlı kodlayacak ve mesajın alıcı üzerindeki etkisi konusunda duyarlılık kazanacaktır.

320

Süleyman Türkel, “Bazı Türk BankalarındaPersonel Başarısı Değerlemesi ve Sorunları” , Hacettepe Üniverstesi Đ.B.D., Sayı: 3, Haziran, 1980, s. 48.

321

Sandra Dawson, Analysing Oraganizations, McMillan Education Lmt, Honkong, 1986, s.177.

322

2. Kaynak kodlama özelliğine sahip olmalıdır: Kaynak alıcıya göndereceği mesajı nasıl kodlanacağını, sözlerin ve işaretlerin ne anlamlara geleceğini bilmelidir. Yanlış ve yetersiz şekilde kodlanan mesaj, anlaşılmayacağı gibi istenenin dışında bir davranışı da oluşturabilir. Kaynak ve alıcının benzer kültür düzlemlerine mensup olmaları, mesajın kodlanmasını ve anlaşılmasını kolaylaştıracaktır.

3. Kaynak Düzlem ve Rolüne Uygun Davranmalıdır: Kaynağın, davranışını gerçekleştirdiği statü ve role uygun düşmeyen mesaj göndermesi halinde mesaj ya işleme konulmayacak ya da olumsuz bir etkileşime neden olacaktır. Her davranış düzleminin farklı mesajlar gerektireceği ve her mesajın alıcıları etkilemeyeceği unutulmaması gerekir.

4. Kaynağın Tanınması, Đnanılır ve Sevilir olması Gerekir: Etkili bir iletişim için alıcılar kaynağı tanımak isterler. Çünkü alıcı mesajı değerlerken, kaynağın özelliğine göre değerlemektedir. Kaynağın yüksek inanırlık taşımasının ve güvenilir bir kişi olmasının, mesajın etkililiği ile doğrudan bağlantılı olduğu yapılan araştırmalarca ortaya koyulmuştur. Sevilen, güvenilen ve inanılan bir kaynaktan gelen mesajların kabul edildiği ve istenilen davranış şeklinin gösterildiği ifade edilmektedir323.

Bütün bunlar dikkate alındığında, kaynağın alıcı gözündeki saygınlığının, alıcının kaynağa hürmet derecesinin, kaynağın iletişim konusunda uzman, bilgili ve ayrıca sevilen bir kişi olmasının, mesajın alıcı üzerinde etkili olabilmesinde ya da alıcının tutum ve davranışını etkilemesinde ana faktörler arasında olduğu belirtilebilir324.

b) Etkili Đletişim Đçin Alıcının Taşıması Gereken Özellikler

Đletişim sürecinin başarıyla tamamlanması ve etkili iletişimin gerçekleşmesi için alıcının sahip olması gereken özellikleri şöyle sıralayabiliriz325.

1. Alıcı mesajı algılayabilmeli ve algılamaya arzulu olmalıdır: Alıcının görevi, göderilen mesajı, gönderildiği gibi ve gönderiliş amacına uygun olarak alıp değerlemektir. Hedef mesajın alınması için bazı yeteneklere sahip olması gerekir. Alıcı gönderilen mesajı algılayacak düzeyde olmalı, algılama engeli olmamalıdır.

323

Josef Kırschner, Manipulasyon Ama Nasıl ?: Đnsanları Etkilemenin ve Kullanmanın 8 Ana

Kuralı, 2. Baskı, Arıtan Yayınevi, Đstanbul, 1994, s.53. 324

Kağıtçıbaşı,a.g.e., s.168-172.

325

Örneğin sözlü bir mesajı algılamak için alıcının duyma yeteneğine sahip olması gerekir; bu yeteneğe sahip olmayan sözel iletişim kuramaz.

2. Alıcının aynı zamanda etkili iletişim için, iletişime arzulu olması gerekir: Eğer alıcı, kaynağın gönderdiği mesaja karşı kayıtsız ise, mesaj algılanmayacak, iletişim gerçekleşse bile etkili olamayacaktır. Alıcının mesaja karşı ilgisizliği, kaynağa veya konuya ilgisizliğinden ileri gelir. Alıcının benimsemediği veya ilgilenmediği bir konuyu içeren mesaj, alıcı tarafından algılanmayacak, iletişim etkili gerçekleşmeyecektir.

3.Alıcı bilgili olmalı ve geri besleme sistemine sahip olmalıdır: Alıcının, kaynağın gönderdiği bir mesaja göre istenen davranışı göstermesini beklemek doğru değildir. Alıcı bulunduğu düzlemdeki konular hakkında bilgi sahibi olması, mesajın gönderilme süresini etkilediği gibi, gönderilme zamanınıda etkiler. Bilgi birikimi yeterli olan alıcıya gönderilecek mesaj, daha kısa ve özlü iken, yetersiz olan kişiye gönderilecek mesaj, daha uzun ve açıklamalıdır.

Alıcının mesaj konusunda bir geri besleme sistemine sahip olması, mesajın etkisini daha çabuk görmeyi sağlar. Alıcı mesajı aldığında geri besleme sistemi ile mesajı tamamlayacak ve davranışı istenen zamam dilimi içinde gerçekleştirecektir.

4. Alıcı bulunduğu düzleme uyabilmelidir: Alıcı, aldığı mesajı bulunduğu düzleme göre değerleyecek ve bu düzlemin kabul sınırları içerisinde bir davranış gösterecektir. Öncelikle kaynak ile alıcının aynı düzlemde bulunması gerekir. Alıcı da bulunduğu düzlemde yerini bilmelidir. Böylece alıcı kaynağın isteklerini kavrayabilecek, kendi davranışlarının da sınırlarını bilecektir. Alıcının davranış düzleminin kaynak tarafından bilinmesi, mesajın alıcıya göre kodlanması için gereklidir.

5. Alıcı Seçici olmamalıdır: Yaplılan araştırmalar, her ortamda her kişinin benzer mesaja, benzer tepki göstermediğini göstermiştir. Kişiler ihtiyaçlarına, olaylara ve kişilere karşı tutumlarına, alışkanlıklarına ve sahip oldukları değer yargılarına göre aldıkları mesajları değerlendirmektedirler. Diğer bir ifadeyle, önceki ihtiyaç, amaç, hedef, ilgi ve tecrübeleri açısından mesaja cevap vermektedirler326. Bu durumda kişiler, mesajları objektif şeklilde almak isteseler dahi, seçici olmaktadırlar.

326

Kenneth Anderson, Introduction to Communication Theory and Practice, Cumming Publishing Company, Inc., California, 1972, s. 11.

Seçicilikte kaynağın isdediği biçimde algılanmasına engel olmaktadır. Dolayısıyla, mesajların içeriği olabildiğince bireylerle uyum içinde olmalı, alıcılar davranışlarında objektif olmalı ve seçici davranmamalıdırlar.

c) Etkili Đletişim Açısından Mesajın Taşıması Gereken Özellikler

Kişiler arası iletişimde mesaj sözler, sözel olmayan davranışlar ve sözötesi davranışlar biçiminde kodlanabilir. Düşüncelerimizi sözlerle iletirken, duygularımızı daha çok sözötesi ve sözel olmayan davranışlar yoluyla iletiriz. Göz teması, fiziksel yakınlık, duruşlar, yüz ifadeleri sözel olmayan iletişim davranışlarıdır. Ses tonu, vurgulama ve susmalar ise sözötesi iletişim davranışlarıdır. Bir çalışmaya göre, yüz yüze iletişimde, duygusal mesajların %55'i yüz ifadeleri, %38'i söz ötesi (meta verbal) yolla ve ancak %7'si sözlerle veriliyor327.

Duyularımızın özellik ve yeteneklerine bağlı olarak değişik çevresel etkiler, gönderilen mesaj ile alınan mesaj arasında farklar oluşmasına; mesajın doğru alınamamasına yol açarlar. Özellikle kanal üzerinde etkili olan bu bozucu faktörler gürültü olarak adlandırılmaktadır 328. Yeteri kadar aydınlık olmayan bir ortam görsel kanal için gürültü kaynağıdır. Ortamdaki yüksek sesli müzik ise işitsel kanal için gürültü kaynağıdır.

Kişiler arası iletişimde kaynağın tutumları, yetenekleri, sosyal rolleri, sosyal statüsü, benlik kavramı, karşısındakine ilişkin algıları, konuya ilişkin bilgi düzeyi gibi faktörler mesajın oluşturulma ve iletilme süreci üzerinde belirleyici rol oynamaktadır. Aynı biçimde bu faktörler mesajın alınıp yorumlanmasını da belirlemektedir329. Doğal olarak belirttiğimiz faktörlerin olumsuz durumları iletişimde önemli gürültü kaynağı olmalarına yol açabilmektedir.

Mesajın oluşturulma sürecinde mesajın amaçlanan içeriği (konuya ilişkin bilgi), kaynağın kişisel özelliklerinden önemli ölçüde etkilenmektedir. Bu nedenle iletilmek istenen mesaj ile iletilen mesaj bir ölçüde farklılaşmaktadır. Aynı biçimde mesajın alınması sürecinde de alıcının kişisel özellikleri iletilen mesaj ile alınan mesaj arasında farklılık yaratmaktadır330

327

A. Mehrabian: Silent messages. Wadsworth. 1971.

328

Doğan Cüceloğlu, Yeniden Đnsan Đnsana, Remzi Kitabevi, 1993, s.74.

329

Üstün Dökmen, Đletişim Çatışmaları ve Empati, Sistem Yayıncılık, 1998, s. 62.

330

Judee K Burgoon, Charles L. Berger and Wincent R. Mindfulness and Interpersonal Communication, Journal of Social Issues, Spring, 2000, s. 120.

Sözlü ve sözsüz mesajlar diye ayrılan mesajların taşıması gereken özellikleri şu şekilde sıralayabiliriz331.

1. Mesaj anlaşılır olmalıdır: Mesajın anlaşılırlığı, mesajın türü ve muhtevası açısından ele alınmaktadır. Öncelikle ilgili durumun gereğine göre sözlü veya sözsüz mesajlardan birinin seçilmesi ve seçilen mesajın en anlaşılır şekilde belirlenmesi gerekir. Mesajın anlaşılırlığı, mesajı kodlayıp bir fikir haline getiren kaynağın bilgi, tecrübe, değer ve inanç sistemleri ile yeteneğine bağlıdır. Mesajın alıcı tarafından alınması, iletişim açsından önemli ancak yeterli değildir. Çünkü mesaj alınsa bile anlaşılmadıkça iletişim tam gerçekleşmiş olmayacaktır.

2. Mesaj Açık olmalıdır: Mesajın açıklığı, alıcıdan beklenilen ya da istenilen davranışın gerçekleştirilmesi yönünden oldukça önemlidir. Kaynağın gönderdiği mesajda alıcıdan istediğinin ne olduğu şüpheye yer vermeyecek derecede belirgin olmalıdır.

3. Mesaj uygun yolu izlemelidir: Mesajlar, iletişimin gerçekleştirildiği ortamdaki iletişim ağını izleyerek alıcıya varmalıdır. Mesaj, kendisi için uygun olan yolu izlemeden alıcıya ulaşırsa, etkinliğini kaybeder ve alıcı ile kaynak arasında ilişkinin yetersiz kalmasına neden olabilir. Ayrıca mesajın izlediği yolda gereksiz müdahalelere uğramaması, tahrif edilmemesi veya lüzumsuz tamamlamalara gidilmemesi etkililiği açısından önemlidir. Yapılan araştırmalar mesajların % 80’inin sadece beş kez el değiştirmeyle kaybolduğunu göstermektedir332.

4. Mesaj zamanında ulaşmalıdır: Her iletişim olayının bir zamanı vardır. Ve mesajın bu zamana uygun olarak gönderilmesi gerekmektedir. Özellikle belirli süreler içinde alınması gereken kararlara esas teşkil eden bilginin gecikmesi büyük kayıplara neden olacağından, zaman faktörü iletişimin etkililiğinde önemli bir unsur haline gelmiştir. Bezer şekilde zaman, alıcıdan beklenilen yani alıcının yapması istenilen davranışın anlam derecesine etki eder. Hep söylenildiği şekilde “yapılmakta olan her şeyin bir yeri ve zamanı” vardır. Zamanında ulaşma konusunda başarısız

331

Erdoğan, a.g.e., s. 286-287.

332

Joseph Reithz, Behavior in Organizations, Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois, 1977, s.346.

olan mesajlar ne kadar doğru bilgiyi içermiş olursa olsun, alınma konusundaki gecikmelerden dolayı bilgiyi kusurlu ve etkisiz olmaktan kurtaramayacaktır333. Bu sebeple, mesajın zamanlama ile ilgili bilgileri içermesi kadar zamanında alıcıya ulaşmasına da önem verilmelidir.

5. Mesajların duygusallık ve ussallık (Rasyonellik) düzeylerinin alıcıların ve kültür düzeyleriyle ilişkili olmasına dikkat edilmelidir: Buna göre zekâ düzeyi yüksek insanlarla kurulan iletişimde mesajın ussal olmasının, zekâ düzeyi düşük insanlarda ise mesajın daha duygusal içerikli olmasının genel olarak daha etkili bir iletişimi ortaya çıkaracağı ifade edilmektedir334.