Mali saydamlık ve hesap verebilirlik kavramları çerçevesinde finansal kaynakların temin edilmesi, kullanılması, denetlenmesi hususunda kamu kurumu olan ve mali yönetimde 5018 sayılı KMYKK’nın hükümlerine tabi olan üniversitelerin finansman kaynakları genel olarak hazineden aldıkları yardımlar, döner sermayeler ve öğrencilerden alınan katkı payları ve diğer gelirlerinden elde edilen özgelirleri başlıkları altında incelenebilmektedir (Mutluer, 2008: 17; Ceran,
105
2013: 8). Hesap verebilirlik, şeffaflık, etkinlik, verimlilik, etkililik, çok yıllı bütçeleme, performans esasına dayalı bütçeleme, tahakkuk esasına dayalı muhasebe, stratejik plan gibi kavramların gündeme geldiği 5018 sayılı kanun, kanuna tabi olan tüm kamu kurum ve kuruluşlarında mali ve mali olmayan tüm sistem ile iç kontrol ve iç denetim sistemini kapsamakta olup; kanunla birlikte bahsi geçen kavramların esasıyla yerine getirilebilmesi açısından ve uluslararası standartlar iç denetim faaliyetleri ile ilgili gereği raporlama ile ilgili olarak üst yönetimle ilişkili bir birim olması gerekliliği nedeniyle kamu kurumu olan üniversitelerde de İç Denetim Birimleri oluşturulması öngörülmüştür (Ceran, 2013: 8-9).
Kamu tüzel kişiliği dışında ayrı bir tüzel kişiliği olan, gelir yaratabilen ve yadsınamaz büyüklükte kaynaklara ulaşabilen kurumlar olan, 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilat Kanunu ile 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname esaslarına göre teşkilatlanan üniversitelerin yönetim örgütleri bu tüzel kişiliğin temsilcisi olan Rektör, Rektöre bağlı Rektör yardımcıları, Genel Sekreterlik, Senato, Yönetim Kurulu, Fakülteler Enstitüler, Yüksekokullar, Merkezler ve Genel Sekreterliğe bağlı daire başkanlıklarından oluşmaktadır (Ceran, 2013: 7; Tektüfekçi, 2011: 94). Üniversitelerdeki harcama yetkilileri ise fakültelerde fakülte dekanı, yüksekokullarda yüksekokul müdürü, enstitülerde enstitü müdürü, merkezlerde merkez müdürü, daire başkanlıklarında daire başkanı, rektörlükteki diğer birimlerin harcamaları için ise “İdari ve Mali İşler Daire Başkanı” harcama yetkilisidir (Tektüfekçi, 2011: 94). 1984 yılında Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren kanun hükmünde kararname ile üniversite bünyesinde kurulan İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı (İMİDB) rektörlük ve rektörlüğe bağlı birimler ile merkezler ve daire başkanlıklarınca ihtiyaç olan malzeme ve hizmetlerin satın alınması, ısıtma, güvenlik, temizlik, ulaştırma, elektrik, su benzeri hizmetlerin sağlanması, taşınırlarla ilgili kayıt ve kontrol işlemlerinin yapılması, ayniyat saymanlığı ile maaş ve ek derslerle ilgili ücret tahakkukları, bilimsel ve teknolojik araştırmalara yönelik işlemlerinin ve evrak kayıt işlemlerinin yürütülmesi sorumluluğunu üstlenmiştir (Tektüfekçi, 2011: 95).
106
Hazine yardımları, döner sermaye, katkı paylarının yanı sıra üniversitelerin kaynakları arasında gösterilebilecek diğer unsurlar ise gündüz öğretiminden her hangi bir ücret alınmazken, gece öğretiminden ücret alınması, üniversite-sanayi işbirliği çerçevesinde sanayiden elde edilecek gelirler, aynı zamanda üniversitelerin teknolojik alt yapıları sayesinde AR-GE çalışmaları yapmalarına imkân bulunmasından dolayı sanayiye yapılacak AR-GE çalışmalarından elde edilecek gelirler, bunlara ek olarak üniversitelerin gelirlerini çeşitlendirmesi adına düzenledikleri yaşam boyu eğitim ya da çeşitli kurslar düzenleyerek bu şekilde gelir elde etme çabaları üniversitelerin diğer finansman kaynakları arasında gösterilebilecek unsurlardandır. 5018 sayılı kanun ile birlikte üniversitelerde özel bütçe anlayışı ile birlikte bütçe dışından elde edilen döner sermaye gibi gelirlerin bütçe gelirleri gibi gösterilmesi çalışmaları başlatılmıştır (Mutluer, 2008: 16-17).
İDKK’nın 2008 raporuna göre üniversitelerde iç denetime konu olan faaliyetler; döner sermaye işlemleri, katılım öncesi mali yardımlar, taşınır mal işlemleri, iç kontrol faaliyetleri, ön mali kontrol faaliyetleri, satın alma işlemleri, insan kaynakları süreci, bütçe işlemleri, harcama ve mali işlemler, yapım, bakım ve onarım faaliyetleri, maaş ve harcırah işlemleri, personel tabldot işlemleri, dış proje işlemleri, ek ders ödemeleri, muhasebe ve mali raporlama süreci, taşınmaz kiralama işlemleri, bilimsel araştırma projeleri, dış proje kredileri, sağlık hizmetleri, sosyal tesis işletme faaliyetleri, arşiv hizmetleri, borçlanma ve borç ödeme işlemleri, tedavi giderleri ve ruhsatlandırma ve denetim işlemleri olarak ifade edilmiştir.
Bunun dışında iç denetçiler tarafından idareye idarenin faaliyetleri hakkında sözlü ve çeşitli konular hakkında yazılı danışmanlık hizmeti vermesi, idare bünyesinde gerçekleştirilen çalışmalara destek verilmesi konusundaki danışmanlık hizmetleri de iç denetçilerin gerçekleştirdiği diğer faaliyetler olarak gösterilmiştir. İç denetçilerin üniversitelerde gerçekleştireceği danışmanlık faaliyetlerine örnek olarak ise; döner sermaye katkı payları konusunda yazılı görüş, banka promosyonları hakkında yazılı görüş, taşınmazların kiraya verilmesi hakkında yazılı görüş, üniversite şenliklerinde yapılan giderler, üniversite taşıtlarının kullanımı hakkında, ek ders ücretleri hakkında, tezsiz yüksek lisanslardan yapılan ödemeler hakkında,
107
maaşlardan yapılacak kesintiler ve şartlı bağışlar hakkında, dönemler arası stratejik planların hazırlanması hakkında yazılı görüş verilmesi faaliyetleri gösterilmektedir (İDKK, 2009: 33-35; 73-84).
Tablo 3. 4. Üniversitelerde Denetime Konu Olan Faaliyetler Fakülte, Meslek Okulları ve Yüksek Okullarda
o Satın alma, tamir, bakım, yenileme o Ek ders ödemeleri
o Taşınır eşya işlemleri o Yurtdışı harcırah giderleri
o Web sayfası işlemleri, içeriklerinin sürekli güncellenmesi
o Bölüm faaliyet raporları, fakülte faaliyet raporları, akademik faaliyet raporları o Bütçe hazırlanması
o Personel işleri
o Öğrenci kayıt işlemleri
o Erasmus, AB ve Tübitak Projeleri
o Yabancı öğrenci sınavları, yazılı-sözlü geçiş sınavları
o Alt yapı olanaklarının kurulması onarılması ve inşa edilmesiyle ilgili ihale, plan ve projeler, geçici ve kesin kabullerin kurulan komisyonlar aracılığıyla kabülü
o Öğrenci işleri tarafından yıllık faaliyet raporunun hazırlanması o Muhasebe birimi tarafından yıl sonu hesap tablosunun hazırlanması
Yapı işleri tarafından yatırım programlarının hazırlanması, yeni binaların inşası, binaların ve fiziki yapıların bakım ve onarımı
Çalışmalar ve süreçler için değiştirilmiş ve yeni kabul edilen yönetmeliklerin belirlenmesi Bilgi teknolojileri bölümü tarafından alınan yazlım ve donanımlar, hizmet ve mal alımları o Bilgi işlemin güvenliğinin izlenmesi
o Bilgisayarlar gerçekleştirilecek uygunsuz faaliyetlerin izlenmesi ve bilgisayarlara yeni sunucuların yüklenmesi
Erasmus ile gelen ve giden öğrenciler için ayrılan bütçenin izlenmesi
Spor, sağlık ve kültür birimi tarafından öğrencilerin beslenme, barınma ve çalışma faaliyetleri ile öğrencilerden elde edilen hasılatın bütçesi
İdari ve mali işler birimi tarafından yapılan yatırım bütçesinin teklifi o Teklif ile makine-ekipman ve sistem hizmeti alımları
o Tedavi ve ilaç tahakkuk işlemleri o Taşınır kayıt kontrol prosedürleri
o Akademik personel ve idari personel maaş ve tahakkuk işlemleri Kütüphaneler arası işbirliği ve taşınır mal işlemleri
o Bütçe, kullanıcı hizmetleri ve danışmanlık hizmetleri o Elektronik kütüphanecilik
o Kataloglama ve sınıflandırma
Personel Daire Başkanlığı tarafından akademik personel alımı o E-Bütçe, ek ödeme, özel hizmet ve diğer tazminat işlemleri o Transfer ile ya da dışarıdan personel alımı
o Yurt dışı ödenekleri o Taşınır eşya işlemleri
108 o Yurtdışı eğitimi (ilk kez gidecek olanlar)
o Sözleşmeli personel ve emekliliği, akademik ve idari personel emekliliği o Faaliyet raporları ve istatistiki bilgiler
Strateji Geliştirme Biri tarafından hazırlanan idari stratejik plan
o Bütçenin, ayrıntılı harcama planının ve mali programın hazırlanması ve düzenlemeler Hukuk Müşavirliği tarafından kurumun aleyhine ya da lehine sonuçlanan davalar için idari yargı prosedürleri
o Yüksekokullarda yapılması gereken ödemelerin (yatılı ve gündüz öğrencilerinden alınacak para) yapılmaması durumunda icra takibinin başlatılması
o Karşı taraftan açılan icra süreciyle ilgili takip o Avans açma-kapama işlemleri
Araştırma ve Uygulama Merkezleri’nce gerçekleştirilen bilimsel projelere ayrılan ödenekler ve diğer kurumlarla yapılan ortak projeler, araştırmacılara ayrılan ödenekler
Döner Sermaye Faaliyet Müdürlüğü tarafından döner sermaye ihale süreci, taşınır mal işlemleri, bütçe ve muhasebe işlemleri ile gelir işlemleri
Arşiv ve Şube Müdürlüğü’nce gelen giden evrak kayıt
o Üniversite birimleri içerisinde iç yazışmalar ile dışarıdan yazışmalar o BT departmanı ile yazışmalar
o Mail süreçleri ile ilgili birimlere mail gönderilmesi o YÖK ile yazışmalar
o Yazışmaların işleme konulması
Sosyal, Fen ve Eğitim Bilimleri enstitüsü ile Diğer Enstitüler tarafından tez teslim ve mezuniyet işlemleri
o Doktora yeterlilik ve tez aşamaları
o Ek ders ücretleri ve ek çalışma ödemeleri ile taşınır eşya giriş ve çıkışları
Kaynak: Tolga, 2011: 67-74