Selçuk Üniversitesi İç Denetim Birimi web sayfasında iç denetim rehberi kısmında yer alan bilgilere göre uygunluk, performans, mali, bilgi teknolojileri ve sistem denetimi olmak üzere 5 tür denetim alanı oluşturulan üniversitelerde iç denetim faaliyeti ise şu süreçlerden oluşmaktadır.
3.9.1. Planlama
İDKK tarafından hazırlanan Kamu İç Denetim Planı ve Programı Hazırlama Rehberi ile Kamu İç Denetiminde Risk Değerlendirme Rehberine göre tasarlanan iş ve işlemlerin planlama aşamasında şu şekilde gerçekleştirildiği ifade edilmiştir. Denetim Evreninin tanımlanması, denetim alanlarının belirlenmesi, risk kriterlerinin tanımlanması ve risk derecelerinin belirlenmesi, denetim alanlarının öncelik sırasına konulması, denetim kaynaklarının tahsis edilmesi, plan hazırlanması ve onaylanması, iç denetim programının hazırlanması ve onaylanması, denetçi ve denetlenecek birimlere bildirimin yapılması. Bu noktada iç denetim programı denetim birimi başkanı tarafından hazırlanıp rektörlük tarafından onaylandıktan sonra ise her iç
114
denetçiye birim başkanlığınca görevi yazı ile bildirilmekte olup, birimlere denetçi görevlendirildikten sonra ise denetlenecek olan birime ise bildirim yazısı gönderildiği şeklinde açıklanmıştır.
3.9.2. Yürütme
Ön çalışma ve saha çalışması aşamalarında oluşan yürütme aşamasında yapılacak olan denetimin amaçlarının belirlenmesi için öncelikle ön çalışma yapılmaktadır. Bu ön çalışmanın amacı ise denetçiye gerçekleştireceği denetim faaliyeti sırasında ihtiyacı olacak bilgilerin temin edilmesini sağlamaktır. Ön çalışma safhası; denetimin amaçlarının belirlenmesi, bilgi toplama/ ön araştırmadan oluştuğu ifade edilmiştir.
Denetimde kullanılacak çalışma kağıtları denetim sürecinde gerçekleştirilecek olan denetime hazırlık, risk ve kontrol değerlendirmeleri, gerçekleştirilen testler ve elde edilen bilgi, bulgu, kanıt, sonuç ve raporlar ile izleme faaliyetlerini belgelendirmek amacıyla kullanıldığı belirtilmiştir. Bu çalışma kağıtları denetim sonuçlandırılınca birim başkanlığına teslim edilmektedir.
Yapacağı denetim ile ne öngördüğünü ve bunun sonucunda ulaşmak istediği amaçları belirleyen denetçi daha sonra geçmiş denetim çalışmaları ve çalışma kağıtlarından ya da faaliyet raporlarından şu konularla ilgili bilgi toplayıp, ön araştırma yapmaktadır.
Denetlenecek alanın büyüklüğü, kapsamı, amaç ve hedefleri Denetlenecek birim ile ilgili mevzuat ve prosedürler
Var olan kontroller İş akış süreçleri
Organizasyon ve yönetim yapısı
Yürütme aşamasının 2. Safhası ise denetimin gerçekleştirildiği saha çalışmasıdır. Denetlenecek birimin yöneticileri, denetime yardımcı olacak personel ile yapılacak denetim hakkında açılış toplantısı yapıldıktan sonra, denetçi ön çalışmada elde ettiği bulgular ile riskli alanları belirlemektedir. Tespit edilen
115
potansiyel riskli alanlarla ilgili mevcut kontroller değerlendirildikten sonra bu aşamada elde edilen bilgi ve bulgular “Süreç İşleyiş Formu”na aktarılmaktadır. Görevinin kapsamını belirleyen denetçi bu alanlara yönelik denetim testleri uygulamaktadır. Denetim testlerinin uygulanması konusunda denetçinin en uygun maliyetli olanını seçmesi gereken ya da yeni ve daha etkili teknikler varsa kullanılması gereken bazı araştırma teknikleri ise; Yeniden hesaplama, Gözlem, Doğrulama, Görüşme, Yayımlanmış rapor veya çalışmaların değerlendirilmesi, Sunulan hizmetlerden bir vatandaş olarak yararlanma, Anket, Analitik inceleme olarak ifade edilmiştir.
Daha sonra ise bulgularını oluşturan denetçiden elde ettiği bulguları kanıtlarıyla destekleyerek idaresine katma değer sağlayacak öneriler geliştirmesinin beklendiği ifade edilmiştir. Son olarak denetçi ile denetlenen birimin bulgular üzerine geliştirilen önerileri kapanış toplantısında görüştüğü ifade edilmiştir.
3.9.3. Raporlama
İç denetçinin denetlenen birim ile görüştüğü kapanış toplantısında ele alınan bulgulara ilişkin, denetimin hukuki dayanağı ve kapsamının yer aldığı, denetimin amacının açıklandığı, hangi yöntemlerin kullanıldığı, denetlenen birim ve denetleme süreciyle ilgili bilgilerin yer aldığı ve tüm bu süreçle ilgili bulguları içeren taslak rapor denetime tabi tutulan birimin yöneticisinin cevaplaması üzere hazırlanmaktadır. Nihai rapor ise bu taslak rapora ilişkin denetlenen birimden alınan cevap ile taslak raporda yer alan kısımlara ek olarak cevap ve eylem planını içerecek şekilde hazırlanmaktadır. Hazırlanan nihai rapor ise İç denetim Birimi Başkanlığı’nca üst yöneticiye sunulmaktadır. Üst yönetici tarafından değerlendirilen rapor ile raporda adı geçen ve strateji geliştirme birimine iletilmektedir.
3.9.4. İzleme ve Değerlendirme
Kamu İç Denetim Raporlama Standartları çerçevesinde izleme;
Denetçi tarafından düzeltilmesi önerilen süreçler raporda belirtilmek üzere denetlenen birime bildirilmektedir.
116
Düzeltici işlem denetlenen birim tarafından geciktirilecekse bu durum denetim raporuna verilecek cevapta belirtilmektedir.
İlgili birim periyodik gelişmeler ile ilgili en az 6 aylık dönemler olmak üzere İç Denetim Birim Başkanlığı’na bilgi vermektedir.
Raporda belirtilen düzeltme önerilerinin yerine getirilip getirilmediği üst yönetici ya da İç Denetim Birim Başkanlığı’nın bu görevi üst yöneticiden alması ile izlenmektedir.
Denetim faaliyetinden sonra değerlendirme aşaması ise İç Denetim Birim Başkanlığınca denetlenen birime yapılacak bir anket ile gerçekleştirilmekte olduğu ifade edilmiş olup bunun amacının ise denetim faaliyetinin etkinliğinin ve kalitesinin arttırılması ve denetçinin mesleki yeterliliklerinin geliştirilmesi adına değerlendirilmesi ve tedbir alınması olduğu belirtilmiştir. İDKK 2013 Kamu İç Denetim Genel Raporunda iç denetim faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi, raporlanması ve izlenmesi süreçlerinin kurul tarafından oluşturulan yazılım üzerinden yapılmasın yönelik çalışmalar yapıldığını ve bunun sonucunda 2013 yılı sonunda “İçDen” yazılımının hayata geçirildiğini raporda belirtmiştir (İDKK, 2014:3).
117 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM - ÜNİVERSİTELERDE İÇ DENETİMİN
ETKİNLİĞİNİN ARTTIRILMASINA YÖNELİK BİR ALAN
ARAŞTIRMASI: ÜNİVERSİTE İÇ DENETÇİLERİ ÖRNEĞİ
Çalışmanın bu bölümünde araştırmanın amacı ve önemi, yöntemi, kapsamı, örnek kütle seçimi, araştırma modeli ve hipotezlerine yer verildikten sonra bulgular değerlendirmeye tabi tutulmuştur.