Örgütsel Yapıyı Etkileyen Faktörler

Örgüt teorisyenleri evrensel olarak kabul görmüĢ "tek ve en iyi" bir örgüt yapısının bulunmadığını ve bunun durumdan duruma değiĢeceğini kabul etmiĢlerdir. Özellikle örgütlerin açık bir sistem olmasının bir sonucu olarak çeĢitli faktörlerin etkisi altında kalmasından dolayı, örgüt dizaynını da her bir örgütün kendi perspektifinden değerlendirilmesi gerektiği belirtilmiĢtir (Ford ve Slocum, 1977, s. 561). Bu doğrultuda örgüt yapısını belirlemek oldukça karmaĢık bir konu olarak karĢımıza çıkmaktadır. Çünkü örgüt yapısı birçok faktörle yakından iliĢkilidir. Ancak, örgüt yapısını etkileyen faktörlerle ilgili literatürde üzerinde sıklıkla durulanlar; teknoloji, çevre, büyüklük ve

27

strateji olarak belirtilebilir (Özcan, 2010). Yapılan çalıĢmalar neticesinde örgütsel yapıya tesir eden faktörleri, örgütün büyüklüğü, teknoloji, çevre ve amaçlar - stratejiler olmak üzere dört grupta incelemek mümkündür. Bu faktörler aĢağıda detaylı olarak ele alınmıĢtır.

2.4.1. Büyüklük

Örgüt yapısını etkileyen faktörlerden biri "büyüklük" dür. Örgütün büyüklüğünün örgüt yapısı üzerinde etkili olduğunu gösteren çok önemli kanıtlar mevcuttur. Büyük organizasyonlar küçük organizasyonlara göre daha çok uzmanlaĢma, daha çok departmanlaĢma, daha çok dikey seviyelere, kurallara ve düzenlemelere sahip olma eğilimindedirler (Robbins ve Judge, 2013).

Bir örgütün büyüklüğünü belirleyen Ģey, o örgütteki çalıĢanların sayısıdır (Kimberly, 1976). Büyük iĢletmelerde prosedürlerin ve kuralların yaygın olarak kullanılması nedeniyle iliĢkiler daha resmi bir düzeyde olduğu görülmektedir. Yapılan araĢtırmalarda da büyüklüğün örgüt yapısı üzerinde etkisi olan bir faktör olduğunu doğrulamaktadır. Ayrıca örgüt büyüklüğü arttıkça ihtisaslaĢma ve formalleĢmenin de arttığı belirlenmiĢtir (Koçel, 2007). Örgüt büyüdükçe, birimler arasındaki benzerlik artarken birimler arasındaki iĢlerin de farklılığı artar. Böylece yapı farklılaĢtıkça, eĢgüdümlemeye daha fazla önem verilmesi gereklidir. Büyük örgütler daha fazla ve detaylı koordinasyon mekanizmaları, daha çok formalleĢme, daha karmaĢık planlama ve kontrol sistemleri kullanmalıdır (Mintzberg, 1983, s. 124). Büyüklük, koordinasyon sağlamak için bir araç olarak kabul edilen kural ve prosedürler aracılığıyla gerçekleĢtirilen standartlaĢma gibi örgüt yapısına iliĢkin belirli birçok özellikleri açıklamaktadır (ġahin, 2004).

Bir örgütün büyümesi, o örgütte bulunan birimlerin ve hiyerarĢinin de artmasına ayrıca bunların karmaĢık bir hal almasına sebep olur (Dunham ve Pierce, 1989, s. 428). Yapılan çalıĢmalara göre büyüklüğün yapı üzerindeki etkisi dört Ģekilde kendini göstermektedir. Birinci olarak örgüt büyüdükçe büyük bir olasılıkla departman ve seviye sayısı artmakta ve buna bağlı olarak karmaĢıklık derecesi de artmaktadır. Ġkinci olarak, büyüyen organizasyonlar geniĢleyen örgütün yönetimini sağlayabilmek için pozisyon sayısını arttırma eğiliminde olmaktadır. Pozisyon sayısı arttıkça yönetim ek

28

kurallar koymakta ve düzenlemeler yapmaktadır. Kurallar ve düzenlemeler dikey koordinasyonun sağlanmasında yardımcı olurken, artan kural ve düzenlemeler aĢırı derecede formalleĢme yaratmaktadır. Dördüncü ve son olarak ise, örgütün geniĢlemesi, artan kural ve düzenlemeler nedeniyle alt kademelerde karar vermenin artmasına ve bu durum da örgütün merkezileĢmeden uzaklaĢmaya baĢlamasına neden olmaktadır (Bartol ve Martin, 1991, s. 387).

2.4.2. Teknoloji

Kavramsal olarak teknoloji, örgütün ürünlerini üretme yolları olarak belirtilebilir (Marslı ve Mannari, 1981, s. 33). Teknoloji organizasyonda, kiĢileri, grupları, örgüt iliĢkilerini, yönetim tekniklerini etkileyen bir unsur olarak karĢımıza çıkmaktadır. Teknoloji hangi iĢlerin yapılacağını, çalıĢanların sahip olacakları nitelikleri, üretimin kalitesini, örgüt içindeki iletiĢim tarzını etkilemektedir (Efil, 2009). Ayrıca örgütteki girdileri çıktıya çevirebilmek için kullanılan teknikleri ve faaliyetleri içerir (Daft, 1992, s. 15). Örgütsel yapı, teknolojiyi çevresel bozukluklardan muhafaza etmenin yanı sıra kontrol ve koordine etmek için de vardır (Miles ve Snow, 1978, s. 256). Örgütlerin kullanmıĢ oldukları teknolojinin örgüt yapısı üzerinde nasıl bir etkisi olduğu ve teknolojinin değiĢen seviyeleri açısından ne tür bir örgüt yapısı ve süreci uygun olacağı 1950' li yıllardan beri birçok araĢtırmacının ilgisini çekmiĢ bir konudur ve bu konuda çok çeĢitli araĢtırmalar yapılmıĢtır.

Teknoloji örgüt yapıları için belirleyici düzeyde önemlidir. Bugün örgütlerin birçoğu üretimlerini ve amaçlarını gerçekleĢtirirken teknolojiyi kullanmaktadırlar. Her örgüt kendi var olmasına katkı sağlayacak düzeyde teknolojiyi kullanır. Örgütlerin kullandıkları teknoloji türleri amaçlarının farklı olduğu gibi birbirinden de farklı olacaktır (Sucu, 2000, s. 134-135). Teknoloji ve örgütsel yapı arasındaki iliĢkiye dair Woodward, 1960'ların baĢında teknoloji ve örgütsel diyazn arasındaki iliĢkileri incelemiĢtir. Yaptığı araĢtırma sonuçlarına göre örgüt yapısı teknolojik kullanım arttıkça büyümekte ve üst yönetimin kontrol ve yönetimi de bu denli değiĢmektedir (Dunham ve Pierce, 1989, s. 426-427). Konu ile ilgili alan yazında yapılan çalıĢmalar elbette her defasında aynı sonuçları vermeyebilir. Ama genel olarak teknolojinin

29

geliĢmesi ile bölümleĢmenin artması dolayısıyla hiyerarĢinin de fazlalaĢmasına neden olacağı ve farklılaĢmanın olacağı yorumu yapılabilir (Scott, 1975, s. 7).

2.4.3. Çevre

Çevre örgüte ait sınırların dıĢındaki her Ģeyi kapsar. Bu noktada örgütün en çok iliĢki içinde olduğu çevresel unsurlar diğer örgütlerdir (Daft, 1992, s. 15). Çevre kavramı ile ilgili en belirgin tanıma göre, "örgütün sınırları dıĢında kalan her Ģey" olarak belirtilmektedir (Robbins ve Judge, 2013). Örgütsel yapı açısında üç tür çevresel Ģarttan söz edilebilir. Bunlardan biri olan çevresel değiĢkenlik, örgütsel iĢleyiĢle alakalı çevresel faaliyetlerdeki değiĢmenin derecesidir. Çevresel değiĢkenlik ve belirsizliğin olduğu örgütlerde, devamlı yeniden uyarlanabilir bir yapının olması gerekir (Child, 1972, s. 3). Örgüt yapısını etkileyen bir boyut olan çevre, ürün ve hizmetlerin genelde değiĢmediği, teknolojik değiĢikliklerin yavaĢ olduğu, paydaĢların ihtiyaçlarının da yavaĢ bir değiĢim gösterdiği çevre stabil bir çevredir. Bunun aksine teknolojik ve ihtiyaç anlamında Ģartların hızlı değiĢtiği, ürünlerin ve ürünlere etki eden faktörlerin sürekli değiĢtiği çevre ise değiĢken çevrelerdir (Hellriegel ve Slocum, 1982). Örgütler hayatta kalabilmek için bu değiĢikliklere uyum sağlamalıdır. Özellikle yönetim çevresini iyi tanımalı, çevrede olacak her türlü değiĢimi takip etmeli ve gözlemlemelidir. Bu değiĢimler karĢısında örgütün sergileyeceği stratejileri geliĢtirmeli ve alternatifler üretmelidir (Robbins ve Judge, 2013, s.252). Bir diğer çevresel Ģart, çevresel karmaĢıklıktır. Çevresel karmaĢıklık çevredeki etkinliklerin sayısı ve farklılıklarıdır. Son olarak Çevresel bağnazlık ise, örgütün daha merkezi bir yapıda olmasını ve merkezileĢmeyle beraber hiyerarĢinin de artmasına neden olan çevredeki rekabet, düĢmanlık ve kayıtsızlıktır (Child, 1972, s. 3-4).

Yapının belirlenmesinde çevrenin etkisi tek taraflı değildir. Çevre elbette örgütün yapısının belirlenmesinde etkilidir. Ancak örgütün de çevresinin Ģekillenmesinde etkisi göz ardı edilmemelidir (Mintzberg, 1983, s. 137).

30

2.4.4. Amaç ve stratejiler

Örgütün amaçları ve stratejisi, örgüte ait olan kimlik gibi diğer örgütlerden ayıran en belirgin yanıdır (Daft, 1992, s. 15). Strateji, bir organizasyonun uzun vadedeki yönü ve amacıdır. DeğiĢen çevre, piyasa ihtiyaçlarını karĢılama ve paydaĢların beklentilerine cevap vermeye yönelik olarak kaynakların düzenlenmesi suretiyle organizasyonun avantaj kazanmasını sağlamaktadır (Johnson ve Scholes, 1999, s. 10). Chandler (1990) stratejiyi "örgütün esas uzun dönem amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçları gerçekleĢtirmek için sergilediği davranıĢ biçimi ve gerekli kaynakların dağıtılması" olarak tanımlar. Strateji, fırsatlardan olabildiğince yararlanmak ve elde edilecek baĢarıyı korumak amacıyla planlanan karar alma süreçleri ve diğer uygulamaların toplamı olarak da belirtilebilir (Çetin ve Mutlu, 2009).

Herhangi bir fikrin uygulamaya dönüĢtürülmeden önce formüle edilmesi, daha sonra da onu uygulamaya dönüĢtürecek sistemin var olması gerekmektedir. Bu düĢünceyle, örgüt yapısının belirlenmesi iĢinin genellikle amaç ve strateji ile alakalı olduğu görülmektedir (Sucu, 2000, s. 145). Örgüt yönetiminin stratejik seçimleri örgütün yapı ve faaliyetlerini önemli derecede Ģekillendirir (Miles ve Snow, 1978, s. 7). Tek bir örgütsel yapı modelinin belirlenmesi zor bir durumdur. Yukarıda bahsedilen örgüt yapısını etkileyen faktörlerin varlığı bu durumun ortaya çıkmasına bir sebeptir. Bu faktörlerin her biri ayrı ayrı veya birlikte örgüt yapısına ait özelliklerin ortaya çıkmasında etki sahibidirler. Bu çalıĢmanın konusu olan üniversitelerdeki örgüt yapısının da bu faktörlerden etkilenmesi muhtemeldir.