Durumsallık yaklaşımına göre, her yerde ve herkes için geçerli tek bir etkili yapı yoktur. Bu nedenle yöneticiler örgüt için en uygun ve etkili yapıyı belirlemek için örgütün içindeki ve dışındaki şartları incelemelidirler (Dunham ve Pierce, 1989: 424). Örgütsel yapının boyutları, örgütün içsel uyumunun yanı sıra örgütün durumuyla da bir uyum gösterecek şekilde belirlenmelidir (Mintzberg, 1983: 3). Örgütsel yapıyı etkileyen durumsal faktörler örgütün büyüklüğü, teknoloji, çevre ve amaçlar – stratejiler olmak üzere dört grupta toplanabilir. Bu değişkenler arasındaki etkileşim şekil 2.1’de gösterilmiştir.
Şekil 2.1. Yapıyı etkileyen durumsal değişkenler
(Jay R. Galbraith’den uyarlayan Daft, 1992: 180)
2.1.4.1. Büyüklük
Bir örgütün büyüklüğünü, örgütteki bireylerin sayısı belirler (Kimberly, 1976). Örgüt büyüdükçe, birimler içindeki işlerin homojenliği artarken birimler arasındaki işlerin farklılığı da artar. Böylece yapı farklılaştıkça, koordinasyona daha fazla önem verilmesi gerekir. Büyük örgütler daha çok ve ayrıntılı koordinasyon mekanizmaları, daha fazla formalleşme, daha karmaşık planlama ve kontrol sistemleri kullanmalıdır (Mintzberg, 1983: 124). Örgütün büyümesi; örgütteki birimlerin ve hiyerarşik düzeylerin artmasına ve daha karmaşık bir örgütsel yapıya neden olur (Dunham ve Pierce, 1989: 428).
Yapının boyutlarıyla ilgili, örgütsel büyüklüğün yatay farklılaşmayı etkilediğine ilişkin birçok araştırma varken mekansal farklılaşma üzerindeki etkileri açık değildir. Örgüt büyüdükçe formalleşme de artmaktadır. Merkezileşme ve büyüklük arasında ters
İnsan ilişkileri Liderlik Kültürel değerler ÇEVRE AMAÇLAR STRATEJİ YAPISAL TASARIM BÜYÜKLÜK TEKNOLOJİ
yönde bir ilişki olduğuna yönelik genel bir kanı olmasına rağmen araştırma bulguları çeşitlidir (Robbins, 1990: 170). Şekil 2.2. örgütsel büyüklük ile yapı arasındaki ilişkileri özetlemektedir:
Şekil 2.2. Örgütsel büyüklük ile yapı arasındaki ilişkilerin akış şeması
(Mintzberg, 1983: 127) Artan Büyüklük İşbölümü artar (Birimler içindeki görev uzmanlaşması) Birimler arasındaki farklılaşma artar. Hiyerarşideki kademelerin artması Birim içi koordinasyon ihtiyacı azalır. Birimler arası koordinasyon ihtiyacı artar. Birim büyüklüğü artar. Davranışların formalleşmesi artar. Planlı kontrol sistemlerinin kullanımı artar.
Daha bürokratik bir yapı
2.1.4.2. Teknoloji
Teknoloji, örgütün çıktılarını üretme yolları olarak tanımlanabilir (Marsh ve Mannari, 1981: 33). Girdileri çıktıya dönüştürmek için kullanılan teknikleri ve eylemleri kapsar (Daft, 1992: 15). Yapı, teknolojiyi çevresel bozukluklardan korumanın yanı sıra kontrol ve koordine etmek için vardır (Miles ve Snow, 1978: 256).
Teknoloji, örgüt yapısının şeklini ve örgüt içi ilişkilerin biçimini belirleyebilecek bir değişkendir. Günümüzde tüm örgütler, faaliyet alanlarının nitelikleri ve nicelikleri ne olursa olsun, çıktılar üretirken farklı niteliklere sahip teknolojiler kullanırlar. Bütün örgütlerin teknoloji kullandıkları gerçeği ne kadar doğru ise, bütün örgütlerin aynı teknolojileri kullandıklarının düşünülmesi o kadar yanlıştır. Örgütler kullandıkları teknolojinin çeşitliliği ve bileşimine bağlı olarak farklı görünümler taşırlar (Sucu, 2000: 134-135).
Teknoloji ve örgütsel yapı arasındaki ilişkiye yönelik ilk çalışmalardan biri İngiliz örgüt bilimci Joan Woodward tarafından yapılmıştır. Woodward 1960’ların başında, teknoloji ve örgütsel tasarım özellikleri (kontrol alanı, hiyerarşik düzeyler, otoritenin merkezileşmemesi gibi) arasındaki ilişkileri incelemiştir. Araştırma sonuçlarına göre, teknoloji karmaşıklaştıkça örgüt yapısındaki hiyerarşik düzeylerin sayısı artmakta, üst yöneticilerin kontrol alanı genişlemektedir (Dunham ve Pierce, 1989: 426-427).
Literatürde örgütsel yapının çeşitli boyutları ile teknolojiyi ilişkilendiren çalışmalar her zaman benzer ya da karşılaştırılabilir sonuçlara ulaşmayabilir. Ancak ilişkilerin genel şekli açıktır. Girdiler standartlaştıkça ve iş akışları rutinleştikçe, yapı daha merkezi, formal ve farklılaştırılmış olmaya eğilimlidir (Scott, 1975:7).
2.1.4.3. Çevre
Örgüt sınırları dışındaki tüm unsurları kapsar. Örgütü en çok etkileyen çevresel etmenler genellikle diğer örgütlerdir (Daft, 1992: 15).
Çevresel şartlardaki ve çevresel unsurlarla ilişki tipindeki farklılıklar, farklı yapısal düzenlemeleri gerektirir. Çevre –yapı ilişkisinde çevresel değişkenlik, çevresel karmaşıklık ve çevresel bağnazlık olmak üzere üç tür çevresel şarttan söz edilebilir. Çevresel değişkenlik, örgütsel işleyişle ilgili çevresel etkinliklerdeki değişmenin
derecesidir. Çevresel değişkenlik ve belirsizliğin olduğu örgütlerde, sürekli yeniden tanımlanabilen rollere; yatay iletişim ve sık yapılan toplantılarla sağlanan eşgüdümlemeye uyarlanabilir bir yapı olmalıdır (Child, 1972:3). Örgütler hayatta kalabilmek için çevredeki değişikliklere uyum sağlamalıdırlar. Örgüt, çevresini tanımalı ve izlemeli. Çevresindeki değişmeleri algılayarak gerekli düzenlemeleri yapmalıdır. Yönetim, çevrenin hangi yönde hareket ettiğini önceden göremezse değişen çevreler belirsizliğe neden olur. Yönetim bu belirsizlikleri ortadan kaldırmaya ya da azaltmaya çalışır. Örgütün yapısal bileşenlerindeki değişiklikler, yönetimin çevresel belirsizliği kontrol etmesinde önemli bir araçtır. Bu durumda çevresel belirsizliğin yapıyı belirlediği söylenebilir. Belirsizlik yüksek ise, örgütler hızlı değişmelere uyum sağlayabilmek için esnek bir yapıyı seçeceklerdir. Belirsizlik az ise, yönetim en verimli olan ve yönetsel kontrolün yüksek derecede olduğu, yüksek karmaşıklık, formalleşme ve merkezileşme özelliğinde bir yapıyı seçecektir (Robbins, 1994:252). Çevresel karmaşıklık, örgütsel işleyişle ilgili çevresel etkinliklerin miktarı ve heterojenliğidir. Çevresel karmaşıklık arttıkça, daha fazla çevresel bilgi kullanımına ihtiyaç duyulur. Farklı bilgilerin kullanılması için de uzmanlaşmanın dolayısıyla da karmaşıklığın daha fazla olduğu bir yapı oluşturulmalıdır. Çevresel bağnazlık ise, örgütteki karar vericilerin dışsal rekabet, düşmanlık ve kayıtsızlıkla karşılaşma dereceleridir. Bu gibi durumlarda örgüt daha merkezi ve daha sıkı denetimlerin yapıldığı bir yapıya yönelir (Child, 1972: 3,4).
Yapının belirlenmesinde çevrenin etkisi tek taraflı düşünülmemelidir. Yani çevre örgüt yapısının belirlenmesinde etkilidir ancak örgütün de çevre ile başa çıkma yeteneği göz ardı edilmemelidir. Örgüt, çevreyi kestirebilmeli, anlamalı, çevresel farklılıklarla ilgilenmeli ve çevreye çabuk tepki verebilmelidir (Mintzberg, 1983: 137).
2.1.4.4. Amaç ve stratejiler
Örgütün amaçları ve stratejisi, örgütü diğer örgütlerden ayıran amaçları ve teknikleri kapsar (Daft, 1992: 15). Chandler (1962, 13) stratejiyi “örgütün temel uzun dönem amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçları gerçekleştirmek için seçtiği davranış biçimi ve gerekli kaynakların dağıtılması” olarak tanımlar.
Herhangi bir düşüncenin uygulamaya aktarılmadan önce formüle edilmesi, ardından da onu uygulamaya aktaracak sistemin oluşturulması gerekmektedir. Bu
düşünceden hareket edildiğinde, örgüt yapısının belirlenmesinin büyük ölçüde strateji ile ilişkili olduğu açıkça görülmektedir (Sucu, 2000: 145). Yönetimin stratejik seçimleri örgütün yapı ve işleyişini biçimlendirir (Miles ve Snow, 1978: 7).