Mutlu‟ ya göre “örgütsel iletiĢim, örgütün biçimsel olarak yapılanmıĢ ve biçimsel olmaksızın oluĢmuĢ kümeleri içinde gönderilen ve alınan mesajlardır” (Mutlu,1995:269).
Güçlü bir örgüt kültürünün oluĢturulması, aktarılması ve örgüt kültürü ile uyumlu belirli bir sistematiğe bağlı örgütsel iletiĢim politikasının oluĢturulması klasik personel yönetimi anlayıĢından ayıran insan kaynakları yönetiminin en önemli misyonlarından biridir (TaĢcı ve Eroğlu, 2008: 28).
Kurumsal iletiĢim, kurumun değerlerini ve davranıĢ biçimlerini hedef kitlelere anlatamıyorsa, hedef kitlelerin kurumu algılamaları yetersiz olacaktır. ĠletiĢimsiz değerler ve stratejiler anlaĢılmayacak ya da sahiplenilmeyecektir. Bunun
sonucunda da iletiĢim kopuklukları oluĢacak ve bu sorun kurum imajını zedeleyecektir. Kurumsal imajın hedef kitleye doğru bir Ģekilde anlatılması için doğru kanalların seçilmesi gerekir. Seçilen kaynaklar aracılığıyla hedef kitleye kurumun kimliği ve yapısıyla ilgili olumlu imajlar aktarılmalıdır. Kurumsal iletiĢimde kurumun ne dediği kadar bunu nasıl dediği ve hangi araçlarla hedef kitleye ulaĢtırdığı da önemli bir unsurdur.
Örgütsel haberleĢme ile iĢletmenin gerek kendi içinde gerekse dıĢarıya dönük olarak yapmıĢ olduğu bilgi alıĢveriĢlerinin tümü anlatılmak istenmektedir. ĠĢletmenin dıĢarıya dönük iletiĢimi; iĢletme ile ulusal ve uluslararası çevrede yer alan birey, kurum ve kuruluĢlarla çeĢitli konulara iliĢkin bilgi alıĢveriĢini kapsar. Bu tür iletiĢim çok önemli olmakla birlikte, uluslararası pazarlama, uluslararası iliĢkiler vb. disiplinlerin konusuna girmesi nedeniyle burada ayrıntılı olarak incelenmeyecektir. Bizim üzerinde kısaca durmak istediğimiz iletiĢim, iĢletmenin dâhili ya da yakın çevresini oluĢturan unsurlar olarak ortaklar (sahipler) yöneticiler, iĢ görenler ve kısmen de müĢteriler arasında ortaya çıkan bilgi alıĢveriĢi Ģeklindeki örgüt içi iletiĢimdir (ġimĢek, 2001: 189).
2.2.1. Örgütsel ĠletiĢim Kanalları 2.2.1.1. Dikey ĠletiĢim
Dikey iletiĢim ikiye ayrılmaktadır. Birincisi üstün asta olan mesaj aktarımıdır ki bu yukarıdan aĢağıya iletiĢimdir. Bir diğeri ise bu akıĢın tam tersi olan astan üste doğru gerçekleĢen yani aĢağıdan yukarı doğru gerçekleĢen iletiĢim Ģeklidir. Dikey iletiĢim, çalıĢanlar arasında farklı hiyerarĢik seviyesindeki kiĢiler arasında gerçekleĢir. Bu, yukarıdan aĢağıya, aĢağıdan yukarıya Ģeklindedir (P.Richmond, vd., 2005: 28).
Yukarıdan aĢağıya aktarılan mesajlar genellikle emir mahiyetindedir ve resmi bir nitelik kazanmaktadır. Kurum içindeki dikey iletiĢim, örgüt amaçlarına uygun olarak organizasyonla ilgili isteklerin genellikle yazılı olarak alt mercilere iletilmesidir. Dikey iletiĢim bu Ģekilde aslında bir nevi resmi bir iletiĢim kanalıdır.
Yani yukarıdan aĢağı doğru aktarılan mesajlar, resmi bir niteliğe sahiptir (IĢık,vd., 2006: 33). Örgütlerde dikey iletiĢim bağlamında üstler, astların neler yapacağını ve nasıl davranmaları gerektiğini aktarır. Yukarıdan aĢağı doğru ilerleyen iletiĢimde, mesaj yukarıdan aĢağı indikçe değiĢir ve sertleĢir. Bu örgütlerde insan kaynaklı bir sorundur. Dikey iletiĢim sık olduğundan kuruluĢlar bundan dolayı, diğer iletiĢim yöntemlerine göre daha katı bir iletiĢim modeli içermektedir.
Gürgen‟e (1997: 67) göre ise örgütün yönetimi ve bunun için gerekli olan otoritenin gerçekleĢmesi, yukarıdan aĢağıya mesaj iletiminin sağlıklı bir Ģekilde gerçekleĢmesine bağlıdır. Otoritenin göndermiĢ olduğu mesaj çeĢitli kanallarla çalıĢanlara iletilir. Bu kanallar aynı zamanda astlara gerekli bilgileri aktarmak içinde kullanılır. Bu kanallar aracılığıyla yapılması gerekenler, bir Ģekilde astlara iletilir ve bu doğrultuda harekete geçmeleri beklenir.
Üstler astlara yukarıdan aĢağıya doğru emir ve buyruklar iletirken, astlar da bu emir ve buyrukların ne ölçüde ve nasıl yerine getirildiği konusunda üstlere bilgi sunmak durumundadırlar. Bu Ģekilde aĢağıdan yukarıya iletiĢim, verilen görevin niteliğine uygun olarak astların üstelere yazılı veya sözlü Ģekilde rapor ve bilgi sunmaları Ģeklinde gerçekleĢir. Örgüt içinde amaçların gerçekleĢtirilmesi için çalıĢanların iyi bir Ģekilde motive olmaları gerekmektedir. Bunun içinde ast ile üst arasında sağlıklı bir iletiĢimin mevcut olması gerekmektedir. Bu doğrultuda yöneticilerin verdikleri emir ve buyrukların ne oranda yerine getirildiğinin tespit etmeleri için astlarından raporlama yoluyla yazılı veya sözlü bilgi almaları gerekmektedir (IĢık, vd., 2006: 33-34). AĢağıdan yukarıya doğru ilerleyen iletiĢim, genelde istek ve raporlar Ģeklidedir. Burada mesajlar daha yumuĢak bir Ģekilde üstlere ulaĢır. Astlar genellikle üstlere bazı önerilerde bulunurlar ve örgütün iĢleyiĢiyle ilgili fikirlerini beyan ederler. AĢağıdan yukarıya doğru ilerleyen iletiĢim, örgüt içi iletiĢimin sağlamlığı yönünden çok önemlidir, çünkü astlar aktardıkları mesajların karĢılığını üstelerinden alamazlarsa bir iletiĢim kopukluğu meydana gelir ve bir güvensizlik ortaya çıkar. Bunu engellemek için üstlerin, astların taleplerini ve isteklerini doğru bir Ģekilde yorumlaması ve bu doğrultuda harekete geçmeleri gerekmektedir.
AĢağıdan yukarı iletiĢimin temel amaçlarından biri de yönetimi örgütsel amaçlarla ilgili olarak bilgilendirmektir. Bunu iletiĢim süreci açısından değerlendirirsek, üstelerin astlara mesaj aktarması sonucu, astların bu mesajları algılaması ve yorumlaması sonucu geri bildirim yoluna gitmesidir. Bu Ģekilde aĢağıdan yukarıya doğru iletiĢim gerçekleĢir. Yukarıdan aĢağı olan iletiĢim tüm örgüt yapılarında olması gerekmektedir. Çünkü bu iletiĢim tarzının olmaması sonucu kurum içinde iletiĢim hataları ve dedikodular oluĢmaya baĢlar bu da kurum içindeki iletiĢime bir darbe niteliğindedir.
2.2.1.2.Yatay ĠletiĢim
Yatay ĠletiĢim, organizasyon içindeki aynı seviyedeki kiĢiler arasındaki iletiĢimdir. Yatay iletiĢim, organizasyon içinde günlük hayatta dikey iletiĢimden daha fazla kullanılır. Aynı seviyede bulunan çalıĢanların kurum içinde daha fazla bulunmaları sonucu, kurum içinde gerçekleĢen iletiĢim genelde bu yöndedir (P.Richmond, vd., 2005: 31).
Örgütlerin zaman içinde büyüyüp geniĢlemesi, iletiĢimsel sorunlarla birlikte bir takım zorlukları da beraberinde getirebilmektedir. Birimler arasındaki farklılaĢmalar ve birimlerin sayısının artması kaçınılmaz olarak koordinasyon problemini ortaya çıkarmaktadır. Örgüt büyüyüp geniĢleyince aynı ve benzer birim sayısının artması, birimler arası iletiĢimin önemini artırmaktadır. Örgüt içinde bu doğrultuda gerçekleĢen iletiĢim yatay iletiĢimdir. Aynı seviyedeki iki kiĢi arasında gerçekleĢen iletiĢim yatay iletiĢim mahiyetindedir (IĢık, vd., 2006: 34). Yatay iletiĢimde aynı seviyede olan kiĢilerin diyalogu gerçekleĢir. Örneğin, aynı konumdaki iki memurun arasında geçen iletiĢim yatay iletiĢime bir örnektir.
2.2.1.3. Çapraz ĠletiĢim
Bir örgütsel iletiĢim yöntemi olarak bazı durumlarda zaman, para ve emek israfını önlemek amacıyla örgütsel hiyerarĢinin gözetilmediği görülmektedir. Ġstisnai bir durum olmakla birlikte iĢin niteliğine göre üst düzey bir yönetici, birkaç kademe altındaki bir çalıĢan ile doğrudan iletiĢim kurabilir. Bunun sonucunda da çapraz
iletiĢim olgusu ortaya çıkar. Çapraz iletiĢim genelde çok acil ve ivedilikle halledilmesi gereken olaylarla gerçekleĢir. ĠĢletmenin genel iletiĢim rutininden uzak bir olgudur (IĢık, vd., 2006: 34).
2.2.1.4. DıĢa Dönük ĠletiĢim
Örgütler toplumun ekonomik toplumsal ve kültürel yapısından hiçbir zaman soyutlanamazlar. Sürekli olarak değiĢen ve geliĢen bir çevre içinde yer alan örgütler, yeni koĢullara uymak ve toplumsal iliĢkileri kurarak geliĢtirmek durumundadır. Bu nedenle yalnızca içyapıyı oluĢturan iletiĢim sistemini kurmak ve iĢletmek, iĢletmeler için uygun değildir. Çağın gerçeklerine uygun olarak örgüt dıĢı iliĢkilerinde belirli bir Ģekilde gerçekleĢmesi gerekir. Örgütün dıĢ çevresiyle kendi iç örgüt yapısı arasında sürekli bir iletiĢim bulunmaktadır (AĢkun, Akt. Gürgen, 1997: 76). Örgütlerin dıĢa açılımında dıĢa dönük iletiĢim önemli bir yer tutmaktadır. Kurumun dıĢarıdan nasıl göründüğü dıĢa dönük iletiĢim çalıĢmaları sonucunda belirlenir. Örgüt kurum içi iletiĢiminde ne kadar tutarlı ise kurum dıĢı iletiĢimde de o denli baĢarılı olmaktadır. Örgütün uyguladığı dıĢa dönük iletiĢim bir nevi örgütün kurum içi iletiĢiminin dıĢa yansıması Ģeklindedir. Örgütün dıĢa yönelik vitrinini oluĢturan etmenlerin baĢında ise tezin ana temasını oluĢturan web sayfaları gelmektedir.