2.2. ÖRGÜTSEL ÖĞRENME
2.2.3. Örgütsel Öğrenme Süreci
İnsan yaşamında öğrenme nasıl bir süreç şeklinde gerçekleşiyorsa, yaşayan bir sistem olarak örgütlerde de öğrenme olarak gerçekleşmektedir. Örgütsel öğrenme süreci değişik yazarlar tarafından değişik biçimlerde ele alınmıştır. Ancak hepsinin kabul ettikleri ve üzerinde birleştikleri temel noktalar bulunmaktadır.
Dixon öğrenme sürecini oluşturan bu temel özellikleri döngüsel bir özellik taşıyan dört aşamada toplamaktadır111.
• Bilginin yaratılması,
• Bilginin örgüt bazında yayılması, • Bilginin içselleştirilmesi,
• İçselleşen bilginin kullanılması
Şirketin performansı, bireysel ve gruplarda saklı olan bilginin yöneticiler tarafından etkinleştirilmesi ve bu kaynakların değer yaratan aktivitelere dönüşmesine bağlıdır. Değer yaratımı yeni bilginin yaratılmasıyla oluşur. Krojh değer yaratımının beş aşamada gerçekleştiğini belirtmektedir112;
• Takım üyelerince bilgi, deneyim ve pratiklerin içsel paylaşımı;
• Paylaşılan bilgiye dayanarak yeni hizmet ve ürün kavramlarının etkin olarak yaratımı;
• Pazar çalışmaları, trend çalışmaları, görüşmeler ve kıyaslama veya şirket stratejisi ile bu kavramların doğrulanması
• Prototip ürün veya hizmet sunumunun inşası ve,
• Bilgi, kavramlar, prototipler ve sunumların işletme genelinde etkinleştirilmesi. Bireylerin açık ve örtülü bilgilerinin örgüt içinde etkileşim içine girmeleri neticesinde yeni örgütsel bilgi üretilmektedir113 . Bu etkileşim süreci; içinde örgüt
111 Nancy Dıxon, The Organizational Learning Cycle: How We Can Learn Collectively, London:
McGraw-Hill Book Company, 1994, s.6
112 Georg Von Krojh, “Care in Knowledge Creation”, California Management Review, Cilt 40, Sayı 3,
1998, s.133
113 Nonaka, I., Toyama, R. and Konno, N. “SECI, Bussiness Administration and leadership: A
kültürü, teknoloji, yapısal nitelikler ve strateji gibi unsurların da etkili olduğu örgütsel öğrenme sürecini ifade etmektedir.
Şekil 1 – Örgütsel Öğrenme Süreci
Kaynak: Nancy Dıxon, The Organizational Learning Cycle: How We Can Learn Collectively, London: McGraw-Hill Book Company, 1994, s.46
2.2.3.1. Bilginin Yaratılması
Sürecin bu aşaması, örgütün bilgiyi çeşitli dış kaynaklardan alması veya örgüt içinde yeni fikirlerin yaratılması ile başlamaktadır. Dış bilgi olarak nitelendirilenler; müşteriler, tedarikçiler, teknolojik gelişmeler ve ekonomik faktörler gibi çevresel faktörler hakkında elde edilen bilgilerden oluşmaktadır. Dış çevre hakkında bilgi sahibi olabilmek için, örgütün dış çevresi ile sürekli bir etkileşim içinde bulunması gerekmektedir. Örgüt içi bilgi ise, örgütün temel fonksiyonları ile ilgili konularda, örgüt içinde oluşturulmaktadır. Başarı ve başarısızlıkların analizi, yeni bilgi elde edebilmek için gerekli deney ortamlarının yaratılması ve faaliyetler boyunca çeşitli kontrol parametrelerinin belirlenerek, bu faaliyetlerin kendi kendini düzeltmesinin sağlanması, örgüt içinde bilginin oluşturulması sırasında kullanılan yöntemlerden bazılarıdır114 Bilginin yaratılması, örgüt içinde tüm çalışanların görev ve sorumluluğundadır. Her ne kadar bilgi bireyin mülkiyetinde gibi görülse de bilginin büyük bölümü kolektif olarak üretilir ve saklanır. Bu tip bilgi düşünürlerin “uygulama toplulukları” diye adlandırılan bir birine sıkıca bağlı gruplarda bireylerin birlikte 114 Yazıcı, s.124 Yaratma Entegre Etme (Yayılma) Yorumlama ve İçselleştirme Uygulama
çalışmaları sonucu oluşmaktadır115. Çalışanların duygu, düşünce, tecrübe, bilgi ve davranışlarındaki farklılıklar, yeni bilginin üretilmesi için gerekli temel niteliklerdendir.
2.2.3.2. Bilginin Örgüt Bazında Yayılması
Bu süreçte temel nokta etkinlik ve hızdır. Bilgi sağlansa bile alıcılara ulaşmazsa fayda sağlamaz. Bu nedenle bilgiler açık ve kolay ulaşılabilecek şekilde düzenlenmelidir. Çünkü bilgi paylaşıldığında değerini bulacaktır. Ne kadar çok organizasyon üyesi bilgiyi kullanırsa o kadar çok çözüm üretme şansı doğar116.
Bilginin örgüt bazında yayılması, farklı kaynaklardan elde edilen bilgilerin, yeni bilgi üretmek amacıyla dağıtılması ve paylaşılması demektir. Kimin, hangi bilgiyi, ne zaman alması gerektiği önemlidir. Sürecin bu aşamasında bilginin örgüt içinde yayılma hızı, yayılma biçimi ve doğruluğu önem kazanmaktadır. Gerek örgütün dış çevresinden elde edilen bilgi, gerekse örgüt içinde yaratılan bilgi, ancak örgüt içinde dağıtılırsa anlamlı hale gelir. Aksi takdirde, yani bazı birimlerin bilgiye ulaşamaması durumunda, onların öğrenme fırsatı ortadan kalkmış olur. Bu durum ise, öğrenmenin bütünselliğini ortadan kaldırır. Ayrıca, bilginin kontrol edilerek veya kısıtlanarak yayılması, örgüt çalışanları arasında güvensizliğe de yol açabilmektedir117.
Fikirlerin birkaç kişinin elinde olması yerine paylaşılması ile maksimum etki paylaşımın boyutları yazılı, sözlü ve bilgisayar ortamındaki raporları kapsadığı gibi ziyaretleri, inceleme turlarını, personel rotasyon programlarını, eğitim ve öğretim programlarını ve standardizasyon programlarını kapsar. Her biri ayırt edici güçlü ve zayıf yönlere sahiptir118.
2.2.3.3. Bilginin İçselleştirilmesi
Sadece bilginin elde edilmesi önemli değildir. Bilginin anlamlı bir hale gelebilmesi için, bilgiyi alan tarafından anlaşılması, yorumlanması ve bir anlam
115 John S. Brown, Paul Duguıd, “Organizing Knowledge”, California Management Review, Cilt 40,
Sayı 3, 1998, s.91
116 Namık Karadağ, Öğrenen Organizasyonlar ve Örgütsel Öğrenme Yetersizliklerine İlişkin Bir
Uygulama, T.C. Gebze İleri teknoloji Enstitüsü Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Anabilim Dalı Yüksek Lisans Tezi, s.57
117 Dıxon, s.73
çıkartılarak içselleştirilmesi gerekmektedir. Bilginin, alan tarafından yorumlanması ve içselleştirilmesi gerçekleşmezse öğrenme meydana gelemez.
Örgütsel öğrenme sürecinin en önemli aşaması, bilginin örgüt üyeleri tarafından içselleştirilip, özümsenerek kullanılması aşamasıdır. Çünkü bilginin paylaşılması, onun diğerleri tarafından algılanması veya kullanılacağı anlamını taşımamaktadır. Bilgiye ulaşılması veya bilginin bir kişiye ulaşması ile kişinin ondan kendine göre bir anlam çıkarması ve özümsemesi çok farklı süreçlerdir. Bilgiyi alan kişi, ona belirli bir bakış açısıyla veya belirli düşünsel modellerle, varsayımlarla yaklaşır, yani seçici bir algılama sürecine girer. Seçtiği parçaları, kendi düşünce modelleri ile karşılaştırır. Bu süreç sonunda eğer birey, kendi düşünce modelleri veya kalıpları ile yeni elde ettikleri arasında bir ilişki kurarsa, bunu özümseyerek içselleştirir ve uzun dönemli hafızasına yerleştirir. Bu durumda birey için "öğrenme" gerçekleşmiş olur. Konu örgütsel öğrenme olunca, süreç daha da karmaşık bir hal almaktadır. Burada kişisel seçicilikten çok, örgüt üyelerinin birbirleri ile olan etkileşimleri ve çıkartacakları ortak anlamlar da önem kazanmaktadır. Yani kolektif bir algılamanın ve anlam çıkartmanın gerçekleşmesi gerekecektir.
Kolektif anlayışın örgüt içinde gelişebilmesi için her şeyden önce çalışanların cezalandırılma korkusu duymadan, eşit bir ortamda, açık bir şekilde konuşabilmeleri ve birbirlerine karşı saygılı olmaları gerekmektedir. Bireyler arasında kurulacak diyalog da iletişimi kolaylaştıracak ve karşılıklı öğrenme sürecini hızlandıracaktır.
2.2.3.4. İçselleşen Bilginin Kullanılması
Bireyler bilgiyi alıp, bundan bir anlam çıkartarak, özümseyip içselleştirdikten sonra bunu, yeni bilgi üretmek için kullanmalıdırlar. Dolayısıyla, sürecin bu aşaması, birinci aşamasına girdi sağlamakta ve döngünün sürekliliğini devam ettirmektedir.
Örgüt üyeleri, çalışmaları sonucunda ortaya çıkarttıkları yeni bilgiyi kullanma yetkisi taşımadıkları veya bu bilgiyi kullanma fırsatını elde etmedikleri sürece, gerçek anlamda bir öğrenme gerçekleşmez. Bu durum, çalışanlar arasında hayal kırıklığına yol açar. Dolayısıyla çalışanlar, hem yeni bilgilerin üretilmesi, hem de daha sonraki aşamalarda bu bilginin kullanılması konusunda tam bir yetki ile donatılmalıdırlar.
Böylece çalışanların motivasyonu artacak ve daha büyük bir hevesle yeni arayışlara başlayacaklardır.
Dixon’a göre örgütsel öğrenmenin meydana gelebilmesi için sürecin yukarıda belirtilen dört aşamasına da ayrı ayrı önem verilmelidir. Bu aşamalar ancak bir bütün halinde ele alındıklarında örgütsel öğrenme gerçekleşebilecek ve örgütsel öğrenme sürecinin amacı olan, örgütün sürekli değişimi sağlanabilecektir119.