T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı
Sayı : B.10.0.SGB.0.83.00.01-10.4-590 20/01/2010 Konu : Ġç Kontrol Sistemi Yönergesi
BAġKANLIK MAKAMINA
5018 sayılı Kamu Malî Yönetim ve Kontrol Kanununun 58 ve 60 ıncı maddeleri, 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde DeğiĢiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15 inci maddesine ve 31.12.2005 tarih ve 26040 3. Mükerrer sayılı resmi gazetede yayımlanan Ġç Kontrol ve Ön Malî Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esasların 27 inci maddesine dayanılarak hazırlanan ve ekte sunulan Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Ġç Kontrol Sistemi Yönergesinin onayı hususunu;
Takdir ve tensiplerinize arz ederim.
Bahadır Oktay ATILGAN Ġç Kontrol Daire BaĢkanı EKLER:
1- Ġç Kontrol Sistemi Yönergesi (7 sayfa) 2- Yönerge Ekleri (36 sayfa)
Uygun görüĢle arz ederim.
…./…./…..
Hakan AKSU BaĢkan Yardımcısı
O L U R
…./…./…..
Memet ATASEVER BaĢkan
…/01/2010 Sağlık Memuru : S. OKUYUCU
…/01/2010 Şube Müdürü : T.ÇECE
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
STRATEJĠ GELĠġTĠRME BAġKANLIĞI
ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ YÖNERGESĠ
BĠRĠNCĠ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının İç Kontrol Sistemi kapsamında, iç kontrol standartlarının uygulamaya geçirilmesi ve kontrol faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçleri belirlemektir.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönerge; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56 ve 57 nci maddeleri, 31/12/2005 tarih ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar”, 26/12/2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen;
a) Bakanlık: Sağlık Bakanlığını,
b) Başkanlık: Strateji Geliştirme Başkanlığını, c) Başkan: Strateji Geliştirme Başkanını,
d) Birim(ler): Strateji Geliştirme Başkanlığı birim(ler)ini,
e) Kanun: 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu,
f) İç Kontrol Sistemi: Başkanlığın amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere, Başkanlık tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontroller bütününü,
g) Yönerge: Bu yönergeyi, ifade eder.
ĠKĠNCĠ BÖLÜM
Ġç Kontrol Sisteminin Amaçları, Temel Ġlkeleri ve Unsurları
Ġç kontrol sisteminin amaçları
MADDE 4- (1) İç kontrol sisteminin amaçları şunlardır;
a) Başkanlık gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
b) Başkanlığın kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,
c) Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,
e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.
Ġç kontrol sisteminin temel ilkeleri
MADDE 5- (1) İç kontrol sisteminin temel ilkeleri şunlardır:
a) İç kontrol faaliyetleri Başkanlığın yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
c) İç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün personeli kapsar.
d) İç kontrol sistemi mali ve mali olmayan tüm işlemleri kapsar.
e) İç kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.
f) İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik, ekonomiklik, etkenlik ve etkililik gibi iyi mali yönetim ilkeleri esas alınır.
Ġç kontrol sisteminin unsurları ve koĢulları
MADDE 6- (1) İç kontrol sisteminin unsurları ve koşulları şunlardır:
a) Kontrol ortamı: Başkanlığın yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi Başkanlık yöneticileri tarafından sağlanır. Başkanlığın organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları Başkanlık yöneticileri tarafından açık bir şekilde belirlenir.
b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. Başkanlık ve Birimler, Bakanlık Stratejik Planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerden Başkanlığın sorumluluğunda olan amaç ve hedeflere ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.
c) Kontrol faaliyetleri: Bakanlık tarafından belirlenen kontrol faaliyetleri dışında, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti Başkanlık ve Birimler tarafından belirlenir ve uygulanır.
d) Bilgi ve iletiĢim: Başkanlığın ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi Birimler tarafından uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir.
e) Ġzleme: İç kontrol sistem ve faaliyetleri Başkanlık ve Birim yöneticileri tarafından sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir; iç kontrol sisteminin düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya kurumların talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutulur ve gerekli önlemler alınır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Ġç Kontrol Sistemine ĠliĢkin Yetki ve Sorumluluklar
Ġç kontrol sisteminin oluĢturulması
MADDE 7- (1) İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir ve yayımlanır. Başkanlık, mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Başkanlık,
Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, görev alanı çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirleyebilir.
(2) Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan iç kontrol standartları çerçevesinde; Başkanlık iç kontrol standartlarının oluşturulmasından ve iç kontrol sisteminin kurulmasından Başkanlık, denetiminden ise Bakanlık İç Denetim Birimi sorumludur.
Yöneticilerin genel sorumlulukları
MADDE 8- (1) İç kontrol sistemine ilişkin olarak;
a) Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulmasından ve gözetilmesinden,
b) Üst yöneticiler ve birim yöneticileri, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, idari ve mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,
c) Birim yöneticileri, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrol sisteminin işleyişinden,
d) Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlarına uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından,
görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Kamu Ġç Kontrol Standartları ve Genel ġartlarına ĠliĢkin Uygulamalar
Kontrol ortamı standartları
MADDE 9- Etik değerler ve dürüstlük
(1) İç kontrol sistemi ve işleyişi, yöneticiler ve personel tarafından sahiplenilir ve desteklenir.
Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olur.
(2) T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı (Etik Beyannamesi) “Etik Davranış Kuralları”nın (Ek 1) personel tarafından bilinmesi ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulması sağlanır.
(3) T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı (Etik Beyannamesi) “Etik Davranış Kuralları”nın güncelliğinin korunması ve geliştirilmesi için yöneticiler tarafından tüm personelin katılımcılığı ile gerekli çalışmalar yapılır.
(4) Faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması etik davranış kuralları arasında kabul edilir.
MADDE 10- Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
(1) Bakanlık Stratejik Planı doğrultusunda oluşturulan, Başkanlık misyonu, vizyonu, stratejik amaçları, stratejileri ve hedefleri Yöneticiler tarafından personele duyurularak bilinilirliği ve benimsenmesi sağlanır.
(2) Birimler ve alt Birimlerde yürütülecek görevler “T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge”si (Ek 2) ile yazılı olarak tanımlanır.
(3) Birimlerdeki tüm personelin kadro unvanlarına göre görev ve sorumlulukları ile bu görevlere ilişkin yetkileri, “İş Tanımı ve Gerekleri Belgesi Düzenleme Standartları”na (Ek 3) uygun olarak hazırlanan “İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri”nde tanımlanır ve Başkanlık
“Organizasyon Kitabı”nda (EK:4) yer alır.
(4) “İş Akış Şemaları Çizim Standartları”na (Ek 5) ve Birimlerin “İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri”ne uygun olarak “İş Akış Şemaları” çizilir ve Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nda yer alır.
(5) “İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri” ve “İş Akış Şemaları” ile uyumlu olacak şekilde Birimlerde “Süreç Hiyerarşisi Tablosu”na (Ek 6) uygun olarak “Süreç Hiyerarşisi Tabloları”
hazırlanır.
(6) Süreç hiyerarşileri, “Temel Süreç Tanım Formları” (Ek 7) ile tanımlanır.
(7) Başkanlığın ve Birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde belirlenir, bu kapsamda oluşturulan organizasyon şemaları Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nda yer alır.
(8) Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nın sürekliliği, güncelliği ve bilinilirliği sağlanır.
(9) Hassas görevler belirlenir, bu görevlere ilişkin kadro unvanları tanımlanır, personele duyurulur ve bu görevler için Başkanlık tarafından öngörülen çalışma koşulları uygulanır.
(10) Her düzeydeki yönetici, verdiği görevlerin sonuçlarını izler.
MADDE 11- Personelin yeterliliği ve performansı
(1) Doğru işe doğru insan ilkesine uygun olarak, yöneticilerin ve personelin “İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri”nde tanımlanmış olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları sağlanır.
(2) Personelin işe alınma, görevde ilerleme ve yükselmesinde Başkanlık “Çalışanlara Yönelik Etik Davranış Kuralları” çerçevesinde liyakat ilkesine uyulur ve bireysel performans göz önünde bulundurulur.
(3) Personelin yeterliliği ve performansı, bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez Başkanlık “Çalışanlara Yönelik Etik Davranış Kuralları” çerçevesinde objektif kriterler kullanılarak değerlendirilir ve değerlendirme sonuçları personelle görüşülür.
(4) Performans değerlendirmesine göre yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınır, yüksek performans gösteren personel için “Çalışanlara Yönelik Etik Davranış Kuralları” çerçevesinde ödüllendirme sistemi uygulanır.
(5) Başkanlık “Çalışanlara Yönelik Etik Davranış Kuralları” çerçevesinde, kişisel gelişime ve eğitime önem verilir. Faaliyet Raporları ve Eğitim Şube Müdürlüğü tarafından personelin hizmet içi eğitim ihtiyacı belirlenir, belirlenen eğitim ihtiyacına ve taleplere göre Başkanlığın yıllık eğitim plan, program ve bütçesi hazırlanır ve uygulanır.
MADDE 12- Yetki devri
(1) Sağlık Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesine uygun olarak “Yetki Devri Formu” ( Ek 8) ile yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi verir, yetki devreden de bu bilgiyi arar.
(2) Yetki devrinde, devredilen sorumluluk ve yetki sınırı, verilecek kararların önemine ve riskine uygun olacak şekilde açıkça tanımlanır.
Risk Değerlendirme Standartları MADDE 13- Planlama ve programlama
(1) İlgili mevzuata uygun olarak stratejik plan, performans programı ve performans esaslı bütçe hazırlanır.
(2) Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlar.
(3) Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde Başkanlığın hedeflerine uygun ve bu hedeflere özgü, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli Birim hedefleri belirleyerek personele duyurur.
MADDE 14- Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
(1) Standart Risk Belirleme ve Değerlendirme Yöntemiyle Başkanlık amaç ve hedefleri ile ilişkilendirilerek oluşturulan “Risk Profili Tabloları” (Ek 9) ve “Risk Envanteri (Kütüğü) Tablosu” (Ek 10) tabloları her yıl yeniden gözden geçirilir ve güncellenir.
(2) Risklere karşı alınacak önlemlere ilişkin hazırlanan “Risk Eylem Planı Tabloları” (Ek 11) her yıl yeniden gözden geçirilir ve güncellenir.
Kontrol Faaliyetleri Standartları
MADDE 15- Kontrol stratejileri ve yöntemleri
(1) Her bir faaliyet ve risk için düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb. uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenir ve uygulanır.
(2) Kontroller; Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nda yer alan “İş Akış Şemaları”nda belirtilen kontrol/paraf/imza/onay noktalarına uygun olarak işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü, işlem sonrası kontrollerini ve onaylarını kapsar.
(3) Belirlenen kontrol yönteminin maliyetinin, beklenen faydayı aşmaması esas alınır.
MADDE 16- Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
(1) “İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri”, “İş Akış Şemaları”, “Süreç Hiyerarşisi Tabloları”,
“Temel Süreç Tanım Formları” ve T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı (Etik Beyannamesi) “Etik Davranış Kuralları” çerçevesinde, belirlenen standartlar ile süreçlere uygunluk ve tutarlılık esastır.
(2) Söz konusu tanımlar ve ilgili dokümanlar; güncel, kapsamlı, mevzuata uygun, personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacak şekilde, idari ve malî karar ve işlemlerin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsar ve her işlem adımı açık olarak anlatılır.
MADDE 17- Görevler ayrılığı
(1) Birim yöneticileri tarafından, her idari ve malî karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nda yer alan “İş Akış Şemaları”nda belirtilen kontrol/paraf/imza/onay noktalarına uygun olarak farklı kişilere verilir.
(2) Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı hallerde birim yöneticileri risklerin farkında olarak gerekli önlemleri alır ve alternatif kontrol yöntemleri uygular.
MADDE 18- HiyerarĢik kontroller
(1) Faaliyetlerin “Süreç Tanım Formları”, Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nda yer alan “İş Akış Şemaları” ve “İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri”nde yazılı olarak belirlenen tanımlara uygun olarak etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için yöneticiler tarafından gerekli kontroller yapılır.
(2) Personelin iş ve işlemlerinin izlenmesi, onaylanması, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için yöneticiler rehberlik eder ve gerekli talimatları verir.
MADDE 19- Faaliyetlerin sürekliliği
(1) Başkanlık “Faaliyetlere Yönelik Etik Davranış Kuralları” çerçevesinde, personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlarda faaliyetlerde sürdürülebilirlik, devamlılık ve güncellik önemsenir ve gözetilir.
(2) Sürekliliği etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler kapsamında görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu bildiren ve gerekli belgeleri de içeren “Görev Devri Rapor Formu”nun (Ek 12) hazırlanması ve görevlendirilen personele verilmesi sağlanır.
Bilgi ve ĠletiĢim Standartları MADDE 20- Bilgi ve iletiĢim
(1) Başkanlık tarafından, yöneticiler ve ilgili personelin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmeleri için gerekli önlemler alınır.
(2) Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller (erişim yetkileri, bilgi girişi/değişikliği yetkileri, yedekleme standartları vb.) yazılı olarak belirlenir, güncellenir ve uygulanır.
(3) Birimler tarafından, yöneticiler ve personelin görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmeleri, bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılır olması sağlanır.
(4) Yönetim bilgi sisteminin, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı verecek şekilde olması Başkanlık tarafından sağlanır.
(5) Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerine imkan verilmesi için
“Çalışan Öneri Formu” (Ek 13) kullanılır. İç Kontrol Daire Başkanlığı’na “Çalışan Öneri Formu” ile iletilen her türlü değerlendirme, öneri ve sorun dikkate alınır.
MADDE 21- Raporlama
(1) Bakanlık amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programı her yıl kamuoyuna açıklanır.
(2) Başkanlık, her yıl faaliyet sonuçlarının ve değerlendirmelerin yer aldığı Bakanlık Faaliyet Raporunu hazırlar ve kamuoyuna duyurur.
(3) Başkanlık “Organizasyon Kitabı”ndaki “İş Akış Şemaları”nda yer alan çıktı, doküman, form ve raporlar, yatay ve dikey olarak ilgili Birimlere raporlanır.
MADDE 22- Kayıt ve dosyalama sistemi
(1) Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsar.
(2) Gelen ve giden evrak Başkanlık “Organizasyon Kitabı”nda yer alan “İş Akış Şemaları”na uygun olarak zamanında kaydedilir, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılır ve arşiv sistemine uygun olarak saklanır.
MADDE 23- Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
(1) Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar “Şikayet Dilekçesi” (Ek 14) ve/veya “Tutanak” (Ek 15) ile kimlik bilgileri açık olarak doğrudan hiyerarşik üste ya da ilgili makama bildirilir.
(2) Yöneticiler; bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında gerekli ve yeterli incelemeyi zamanında yapar.
(3) Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmaz, gerekirse bildirimde bulunan kişi gizli tutulur.
Ġzleme Standartları
MADDE 24- Ġç kontrolün değerlendirilmesi
(1) İç kontrol sistemi tüm Birimlerin görüş ve önerileri doğrultusunda Başkanlık tarafından yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutulur.
(2) Başkanlık bünyesinde uygulanan iç kontrol sisteminin detayıyla sorgulanması ve iyileştirilmesi amacıyla, Birim yöneticileri tarafından her ayın son Cuma günü “İç Kontrol Sistemi İzleme Formu” (Ek 16) doldurularak İç Kontrol Daire Başkanlığı İzleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğüne gönderilir. İç Kontrol Daire Başkanlığı İzleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü tarafından üçer aylık dönemlerle ilgili birimlere geri bildirim yapılır.
(3) Her yıl Başkanlık için Personel, İç Hizmetler ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü tarafından
“İç Müşteri Memnuniyeti Anketi” (Ek 17) ve “Çalışanların Memnuniyetini Ölçüm Anket Formu”
(Ek 18) yapılır. Anketlerin yıllık sonuçları önceki yıllarla karşılaştırılarak iç kontrol sistemi ile ilgili uygulama sorunları belirlenir.
MADDE 25- Ġç denetim
(1) İç denetim sonucunda alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı Başkanlık tarafından hazırlanır, uygulanması sağlanır ve sonuçları izlenerek İç Denetim Birimi ile paylaşılır.
BEġĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler
Tereddütlerin Giderilmesi
MADDE 26- (1) Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Başkanlık yetkilidir.
Yürürlük
MADDE 27- (1) Yönerge, 20/01/2010 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 28- (1) Yönerge hükümlerini Başkan yürütür.
Ekler:
Ek 1: T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı (Etik Beyannamesi) “Etik Davranış Kuralları”
Ek 2: “T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge”
Ek 3: “İş Tanımı ve Gerekleri Belgesi Düzenleme Standartları”
Ek 4: “Organizasyon Kitabı”
Ek 5: “İş Akış Şemaları Çizim Standartları”
Ek 6: “Süreç Hiyerarşisi Tablosu”
Ek 7: “Temel Süreç Tanım Formları”
Ek 8: “Yetki Devri Formu”
Ek 9: “Risk Profili Tabloları”
Ek 10: “Risk Envanteri (Kütüğü) Tablosu”
Ek 11: “Risk Eylem Planı Tabloları”
Ek 12: “Görev Devri Rapor Formu”
Ek 13: “Çalışan Öneri Formu”
Ek 14: “Şikayet Dilekçesi”
Ek 15 “Tutanak”
Ek 16 “İç Kontrol Sistemi İzleme Formu”
Ek 17 “İç Müşteri Memnuniyeti Anketi”
Ek: 18 “Çalışanların Memnuniyetini Ölçüm Anket Formu”
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI (ETİK BEYANNAMESİ)
“ETİK DAVRANIŞ KURALLARI”
FAALİYETLERE YÖNELİK ETİK DAVRANIŞ KURALLARI
1 TARAFSIZLIK İLKESİ VE EŞİT YAKLAŞIM GÖZETİLİR.
2 KANUNLARA, HUKUK KURALLARINA VE MEVZUATA UYUM ESASTIR.
3 AHLAK KURALLARI VE DEĞER YARGILARI GÖZETİLİR.
4 ÜLKENİN ÇIKARLARI VE KAMU YARARI DOĞRULTUSUNDA HAREKET EDİLİR.
5 VATANDAŞIN İHTİYAÇLARI VE MEMNUNİYETİ GÖZETİLİR.
6 SAYDAMLIK VE HESAP VEREBİLİRLİK VAZGEÇİLMEZ İLKEDİR.
7 BELİRLENEN STANDARTLAR İLE SÜREÇLERE UYGUNLUK VE TUTARLILIK ESASTIR.
8 SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK, DEVAMLILIK VE GÜNCELLİK ÖNEMSENİR VE GÖZETİLİR.
9 DEĞİŞİME VE YENİLİĞE AÇIKLIK DESTEKLENİR VE VAZGEÇİLMEZDİR.
10 KALİTENİN SÜREKLİ YÜKSELTİLMESİ HEDEFLENİR.
11 GÜVEN SAĞLAYACAK VE GÜVEN UYANDIRACAK ŞEKİLDE DAVRANILIR.
12 İLİŞKİLERDE NEZAKET VE SAYGI ESASTIR.
ÇALIŞANLARA YÖNELİK ETİK DAVRANIŞ KURALLARI
1 İNSANA DEĞER VERİLİR.
2 KATILIMCILIK VE PAYLAŞIMA ÖNEM VERİLİR.
3 LİYAKAT İLKESİNE UYUM ESASTIR.
4 ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL GELİŞİMİNE VE EĞİTİME ÖNEM VERİLİR.
5 ÇALIŞANLARIN PERFORMANSLARININ DEĞERLENDİRİLMESİNDE OBJEKTİF KRİTERLER KULLANILIR.
6 ÖDÜLLENDİRME SİSTEMİ ÖNEMSENİR VE GÜÇLÜDÜR.
7 BİREYSEL YARATICILIK VE İNİSİYATİF KULLANIMI DESTEKLENİR.
8 “BEN” ODAKLI DÜŞÜNÜLMEZ VE DAVRANILMAZ.
9 EKİP ÇALIŞMASI ÖN PLANDA TUTULUR VE DESTEKLENİR.
10 İNSAN SAĞLIĞININ FİZYOLOJİK VE PSİKOLOJİK OLARAK OLUMSUZ ETKİLENMEMESİ SAĞLANIR.
11 ÇALIŞMA ORTAMININ VE KOŞULLARININ KALİTESİ ÖNEMSENİR.
12 ÇALIŞANLARA YÖNELİK SOSYAL ETKİNLİKLERE ÖNEM VERİLİR.
YÖNETİME YÖNELİK ETİK DAVRANIŞ KURALLARI
1 YÖNETİMDE HAKKANİYET İLKESİ VE ADİL YAKLAŞIM GÖZETİLİR.
2 DIŞ BASKILAR DİKKATE ALINMAZ.
3 YOLSUZLUKLAR, ÇIKAR ÇATIŞMALARI, KİŞİSEL VE ÖZEL MENFAATLER ÖNLENİR.
4 KURALLAR VE KARARLAR AYNI ŞEKİLDE ANLAŞILACAK VE YORUMA AÇIK OLMAYACAK ŞEKİLDE AÇIK, NET VE YAZILIDIR.
5 ÇALIŞANLARIN İKİLEMDE BIRAKILMAMASI ESASTIR.
SAĞLIK BAKANLIĞI
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ
GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç ve Kapsam Amaç
MADDE 1- Bu Yönerge’nin amacı; Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu Yönerge, Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı’nın tüm alt birimlerini kapsar.
Hukuki Dayanak
MADDE 3- Bu Yönerge, 181 sayılı KHK’ye dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönergede geçen;
a) Bakanlık: Sağlık Bakanlığını, b) Bakan: Sağlık Bakanını,
c) Başkanlık: Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığını, d) Başkan: Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanını, İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Yapısı ve Görevleri Kuruluş
MADDE 5- Strateji Geliştirme Başkanlığı, görevlendirilecek Başkan Yardımcıları ile;
I- STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI a) Stratejik Planlama Şube Müdürlüğü
b) Faaliyet Raporları ve Eğitim Şube Müdürlüğü c) Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü
II- BÜTÇE VE KESİN HESAP DAİRE BAŞKANLIĞI
a) Bütçe, Performans, Raporlama ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğü b) Mali Mevzuat Şube Müdürlüğü
c) Yatırım Koordinasyon Şube Müdürlüğü
III- DÖNER SERMAYELİ İŞLETMELER DAİRE BAŞKANLIĞI a) Döner Sermaye Bütçe Şube Müdürlüğü
b) Ödenek Planlama ve Tahsisler Şube Müdürlüğü
c) Döner Sermaye Değerlendirme ve Düzenleme Şube Müdürlüğü d) Muhasebe Sistemi Şube Müdürlüğü
e) Döner Sermaye Mevzuatı Şube Müdürlüğü IV- İÇ KONTROL DAİRE BAŞKANLIĞI a) Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü b) İç Kontrol Şube Müdürlüğü
c) İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü
V- MAL YÖNETİMİ VE MALİ ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI a) Mali Analiz ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü
b) Stok Yönetimi ve Analiz Şube Müdürlüğü c) Mal Yönetimi Şube Müdürlüğü
VI- İDARİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
a) Personel, İç Hizmetler ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü b) Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü
c) Mali İşler Şube Müdürlüğü
olmak üzere altı Daire Başkanlığından teşekkül eder.
Strateji Geliştirme Başkanlığının Görevleri
MADDE 6- Strateji Geliştirme Başkanlığı’nın Görevleri Şunlardır:
a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Bakanlığın orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak,
b) Bakanlığın görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek,
c) Bakanlığın yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak,
d) Bakanlığın görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak,
e) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek,
f) Bakanlığın stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek,
g) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek,
h) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,
i) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak,
j) İlgili mevzuatı çerçevesinde Bakanlığın gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek,
k) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak,
l) Bakanlığın mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek,
m) Bakanlığımız yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak,
n) Bakanlığın, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak,
o) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak,
p) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek,
q) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak,
r) Başkanlığın idari, mali ve destek hizmetlerini yürütmek,
s) Bakanlığın Döner Sermaye işlemlerinden bu yönergede belirtilenleri yürütmek, t) Bakan ve üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Birimlerin Görevleri
STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI MADDE 7-
a) Stratejik Planlama Şube Müdürlüğü
1. Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Bakanlığın orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarının, vizyon, misyon, stratejik amaç ve hedeflerinin belirlenmesi ve revizyon için gerekli çalışmaları yapmak,
2. Bakanlığın stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, 3. Bakanlığın stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık
hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek,
4. Stratejik planın uygulama sonuçlarını periyodik olarak izlemek, değerlendirmek ve raporlamak,
5. Başkanlığın görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme ve proje faaliyetlerini yürütmek.
b) Faaliyet Raporları ve Eğitim Şube Müdürlüğü
1. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak,
2. Başkanlığın faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek veBirim Faaliyet Raporunu hazırlamak,
3. Hükümet Acil Eylem Planı, Orta Vadeli Program, Yıllık Programlarda Bakanlığımız tarafından yürütülmesi öngörülen faaliyetlerle ilgili çalışmaları raporlar halinde Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı’na göndermek,
4. Başkanlık personelinin hizmet içi eğitim ve danışmanlık ihtiyacını belirlemek, yıllık eğitim planının hazırlanması ve eğitim faaliyetlerinin ve danışmanlık hizmetlerinin gerçekleştirilmesini koordine etmek,
5. Başkanlığın görev alanına giren soru önergelerine cevap verilmesini koordine etmek.
c) Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü
1. Başkanlığın yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek,
2. Başkanlık birimlerinin kendi hizmetlerini görmelerinde ortaya çıkan bilgi sistemleri ihtiyaçlarını koordine etmek,
3. Başkanlığın ihtiyaçlarına yönelik izleme ve raporlama sistemlerini geliştirmek,
4. Başkanlığa ait resmi web sitesinin hazırlanması ve sürekliliğinin sağlanması çalışmalarını yürütmek,
5. Başkanlığın bilgiye erişim hizmetlerini yürütmek, BÜTÇE VE KESİN HESAP DAİRE BAŞKANLIĞI MADDE 8-
a) Bütçe, Performans, Raporlama ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğü
1. İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini ve yıllık performans programını, stratejik plana uygun olarak hazırlamak ve geçmiş yıl performans göstergeleri ve bütçe gerçekleşmelerini izlemek ve değerlendirmek.
2. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama
programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
3. Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak.
4. Bakanlık bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kapsayan mali durumu temmuz ayı içinde kamuoyuna açıklamak.
5. Bakanlık birimlerinin birim performans programını hazırlama çalışmalarını koordine etmek.
6. Birim performans programlarını konsolide ederek Bakanlığın idare performans programını hazırlamak.
7. Bakanlık performans programının yönetimi ile ilgili hizmetlerinin geliştirilmesi için performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve raporlamak.
8. İdarenin diğer idareler nezdinde takibi gereken bütçe ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak
9. Başkanlığın bütçesini hazırlamak b) Mali Mevzuat Şube Müdürlüğü
1. Malî mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak, rehberlik ve danışmanlık yapmak,
2. Bakanlığın merkez ve taşra birimlerinde tereddüt oluşturan mali karar ve işlemler hakkında görüş bildirmek,
3. Kamu Zararlarının Takip ve Tahsiline İlişkin Yönetmelik ile Başkanlığımıza verilen iş ve işlemleri yapmak.
c) Yatırım Koordinasyon Şube Müdürlüğü
1. İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak,
2. Yatırım nitelikli tüm ödeneklerin takibini gerçekleştirmek,
3. İl Özel İdarelerine aktarılan ödeneklerin takibini yapmak, istatistikî veri hazırlamak 4. Güneydoğu Anadolu Projesi Eylem Planı ile Doğu ve Güneydoğu Anadolu Bölgesine
yönelik sosyo-ekonomik ve kültürel yapının iyileştirilmesi konularında Bakanlıkça yapılan yatırımları ve birimlerin yapmış oldukları çalışmaları raporlamak ve ilgili birimlere iletmek
5. Sağlık harcamalarına ilişkin verileri raporlamak,
6. Bakanlığımızı ilgilendiren mevzuat ile ilgili mali yük hesaplama çalışmalarını yapmak ve raporlamak
DÖNER SERMAYELİ İŞLETMELER DAİRE BAŞKANLIĞI MADDE 9-
a) Döner Sermaye Bütçe Şube Müdürlüğü
1. Döner sermayeli kurum bütçelerini işlemlerini yürütmek
2. Yılı içinde ek bütçe ve bütçe bölümleri arasındaki aktarma taleplerinin değerlendirip karara bağlamak,
3. Yeni açılan kurumlara açılış sermayesi tahsis etmek b) Ödenek Planlama ve Tahsisler Şube Müdürlüğü
1. Bakanlığa bağlı kurumların merkeze aktardıkları merkez pay tutarlarından oluşan ödeneğin ilgili mevzuat dâhilinde dağıtımını planlamak ve tahsis etmek, sermaye tahsisini gerçekleştirmek,
2. Bakanlığa bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarınca Sosyal Güvenlik Kurumu mensuplarına sunulan hizmetin karşılığı olan ödeneklerin planlama ve tahsisini yapmak,
3. Yeşil Kart tedavi giderleri kapsamında; Bakanlık kurum ve kuruluşları, üniversiteler, eczaneler ve optik müesseselerinin tahakkuk takibi ve ödenek tahsis işlemlerini yürütmek,
4. 209 sayılı Kanun’un 5 nci maddesine istinaden döner sermayeli işletmeler arasında yapılan borç veya karşılıksız kaynak aktarımı işlemlerini yürütmek.
c) Döner Sermaye Değerlendirme ve Düzenleme Şube Müdürlüğü
1. Döner sermaye kaynaklarının etkili ve verimli kullanılmasını sağlamak için, döner sermaye mevzuatı, ihale mevzuatı ve ilgili mevzuat çerçevesinde Bakanlığımıza bağlı döner sermayeli işletmelerin alımları ile ilgili düzenlemeler yapmak,
2. Döner sermayeli işletmelerin alımları ile ilgili olarak gerektiğinde, döner sermaye mevzuatı ve ihale mevzuatında değişikliklerin yapılmasını sağlamak, diğer kamu kurum ve kuruluşlarınca veya Bakanlık merkez birimlerince bu doğrultuda yapılacak çalışmalara katkıda bulunmak, görüş bildirmek,
3. Döner sermayeli kaynaklı yapılan alımlarla ilgili olarak Bakanlık merkez birimlerince yapılacak olan genel düzenlemeler ile işletmelerce tereddüde düşülen hususlarda, döner sermaye mevzuatı, ihale mevzuatı ve ilgili mevzuat çerçevesinde talep olması halinde görüş bildirmek,
4. Döner sermayeli işletmelerin döner sermaye kaynaklarından gerçekleştirdiği ihalelere ilişkin, ihalelerden yasaklanma işlemlerini yürütmek,
5. Döner sermayeli işletmelerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 62 nci maddesinin “ı”
bendi uyarınca kurumlarımızdan gelen izin taleplerini değerlendirmek ve gerekli işlemleri yapmak.
d) Muhasebe Sistemi Şube Müdürlüğü
1. Bakanlığa bağlı döner sermayeli kurum ve kuruluşlarımızın muhasebe hesap kayıtlarının izlendiği Merkezi Web tabanlı Tek Düzen Muhasebe Sistemi programının, Merkez Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü ve Sağlık Kurumları Döner Sermaye Saymanlık Müdürlükleri’nce kullanımını sağlamak,
2. Bakanlığa bağlı döner sermayeli kurum ve kuruluşların mali yılsonu kapanış ile mali yılbaşı açılış işlemlerini koordine etmek, yıl içerisinde uygulamaları takip etmek,
3. Bakanlığa bağlı döner sermayeli kurum ve kuruluşların mali durumlarına ilişkin raporlar hazırlamak, uygulamada birlik sağlanması amacıyla düzenlemeler yapmak,
4. İlgili mevzuat dâhilinde sermaye tahsisi işlemlerini yürütmek, e) Döner Sermaye Mevzuatı Şube Müdürlüğü
1. Döner sermaye mevzuatının Başkanlığımız görev alanına giren kısmı ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapmak,
2. Döner Sermaye mevzuatının Başkanlığımız görev alanına giren kısmı ile ilgili olarak uygulamada ortaya çıkan tereddütlerin giderilmesi için Bakanlık görüşünü oluşturmak, 3. Döner sermayeli işletmelerin döner sermaye mevzuatının Başkanlığımız görev alanına
giren kısmı ile ilgili olarak görüş taleplerini cevaplandırmak.
İÇ KONTROL DAİRE BAŞKANLIĞI MADDE 10-
a) Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü
1. Bakanlığın gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin;
Bakanlığın bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden kontrolünü yapmak.
a) İç Kontrol Şube Müdürlüğü
1. Bakanlığın ve Başkanlığın görev alanına giren konularda iç kontrol standartları oluşturmak, iç kontrol standartlarının uygulanması, geliştirilmesi ve güncellemelerle ilgili tüm çalışmaları yapmak,
2. Başkanlığın İç Kontrol çalışmaları kapsamında ortaya çıkan riskleriyle ilgili olarak birimlerle koordineli çalışmalar yapmak.
c) İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü
1. İç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlara istinaden iç kontrol sisteminin işleyişini izlemek ve raporlamak
2. İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planının izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik performans göstergeleri oluşturma çalışmalarını yürütmek, kontrol noktaları belirleme çalışmalarına katkıda bulunmak,
3. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu’nun sekretarya hizmetlerini yapmak
MAL YÖNETİMİ VE MALİ ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI MADDE 11-
a) Mali Analiz ve Değerlendirme Şube Müdürlüğü
1. Döner sermayeli işletmelerin mali durumlarını incelemek, analiz etmek, 2. Döner sermayeli işletmelerin finansal risklerini belirlemek ve raporlamak, 3. Döner sermayeli işletmelerin mali durumlarına ilişkin risk alanlarını iyileştirmek
amacıyla önerilerde bulunmak,
b) Stok Yönetimi ve Analiz Şube Müdürlüğü
1. Döner sermayeli işletmelerin stoklarını incelemek ve takip etmek,
2. Döner sermayeli işletmelerin stok yönetimiyle ilgili analiz yapmak ve raporlamak, 3. Döner sermayeli işletmelerin stokları ile ilgili uygulamaya ilişkin düzenleme yapmak, c) Mal Yönetimi Şube Müdürlüğü
1. Bakanlığımıza ait taşınır ve taşınmazların terkin ve devir işlemlerine ilişkin onayları üst yöneticiye sunmak,
2. Ayniyat idare hesaplarını inceleyerek icmal kartlarına işlemek 3. Mal yönetim dönemine ilişkin kesin hesap cetvellerini hazırlamak,
4. Bakanlığın mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek,
İDARİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI MADDE 12-
a) Personel, İç Hizmetler ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü
1. Personelin ayrılış, başlayış, izin, rapor ve soruşturma işlemleri ile özlük haklarına ilişkin diğer işlemleri yürütmek,
2. Bakanlığımız Birimlerinden ya da Kurum/Kuruluşlardan gelen görüş isteme yazılarına ilişkin Başkanlığın görüşünü oluşturmak,
3. Başkanlığımıza gelen Bilgi Edinme Başvurularına ilişkin iç koordineyi sağlayarak ilgililere cevap vermek.
4. Başkanlığın Sivil Savunma hizmetleri ile iç hizmetleriyle ilgili her türlü iş ve işlemleri yapmak,
5. Başbakanlıkça yürürlüğe konulan tedbirlerle ilgili Bakanlığımıza verilen görevlerin koordinasyonunu sağlayarak iş ve işlemlerini yürütmek
6. Başkanlığın Haftalık Faaliyet Raporları ile Bakanlık Birimlerinden gelen haftalık faaliyet raporlarını konsolide ederek Başbakanlığa bildirmek,
b) Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü
1. Başkanlığın gelen ve giden evraklarının kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak, evrakların ilgili Daire Başkanlıklarına havalesini yapmak ve teslimini sağlamak,
2. Giden evrakların ilgilisine göre posta işlemi için Bakanlık Kurum Evrak Şubesine teslimi ile Merkez Teşkilat birimlerine dağıtımını sağlamak,
3. Bakanlık birimlerince yayımlanan Genelgelere numara vermek ve bir örneğinin muhafazasını sağlamak,
4. Başkanlığın arşiv hizmetlerini koordine etmek,
5. Resmi yazışmaların Standart Dosya Planına uygun kodlamalarının yapılıp yapılmadığının kontrolünü yapmak ve eğitimlerini vermek,
c) Mali İşler Şube Müdürlüğü
1. Başkanlığın bütçesi ile ilgili harcamaları ve takipleri yapmak ve her türlü tahakkuk işlemlerini yürütmek,
2. Başkanlığın mutemetlik işlerini yürütmek,
3. Başkanlık personelinin tedavi yardımı ile ilgili işlemlerini yürütmek ve kişisel sağlık dosyalarını oluşturmak, takip etmek,
4. Başkanlığın satın alma işlerini yürütmek,
5. Başkanlığın Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesindeki işlerini yürütmek,
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
MADDE 13- 10.02.2009 tarih ve 1355 sayılı Onay ile yürürlüğe giren Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 14-Bu Yönerge Bakan Onayı ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 15-Bu Yönerge hükümlerini Başkan yürütür.
İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGESİ DÜZENLEME STANDARTLARI
EK:3
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI
İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGESİ DÜZENLEME STANDARTLARI
T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı’nda yürütülen İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesi kapsamında iş tanımı ve gerekleri hazırlanmıştır. Bu bilgi notu iş tanımı ve gerekleri belgelerinde kullanılan standartları içermektedir.
ADRES KUTUSU
“İŞ UNVANI” kısmına iş tanımı yapılacak görev unvanı, Arial 12 pt ve ilk harfleri büyük harf olacak şekilde yazılacaktır.
“BÖLÜMÜ” kısmına “Unvanın bağlı olduğu üst birim; Bağlı olduğu birim” yazılacaktır.
BAŞLIKLAR
Arial 12 pt ve büyük harf ile Bold olarak yazılacaktır.
YAZILAR
Arial 12 pt ile yazılacaktır. Paragraf aralığı ayarlarından; Aralık ayarlarından; önce:6, sonra:6, satır aralığı “tek” olarak ayarlanacaktır.
İŞİN KISA TANIMI:
Tek cümle olacaktır.
En önemli görevleri özetleyen ortalama 5-6 satırlık (daha az ya da daha fazla olabilir) bir cümle yazılacaktır.
Cümle; yönetici/müdür kadroları için; “ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek.” şeklinde,
– Uzman kadrosu için; “ilgili faaliyetleri yürütmek” şeklinde,
– Memur kadrosu için; “ilgili faaliyetleri yapmak” şeklinde bitirilecektir.
Örnek;
“………….. (Kurum Adı yazılacak) üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak;” …….……….………. ile ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek.
GÖREV VE SORUMLULUKLARI:
Bu bölümde, unvanın görev ve sorumlulukları önem sırasına göre yazılacaktır. Cümle sonları “……..mek”,” ……mak” olarak bitirilecektir.
“Ortak görev ve sorumluluklar” (Ek:1) Organizasyon Kitabında her yönetici iş unvanı için belirlenmiştir. Organizasyon Kitabının ilgili bölümünde ayrıca verilecektir.
Daire Başkanları için standart olarak yazılacak maddeler aşağıda verilmiştir;
– Daire Başkanları için belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek (Bkz. Bölüm…..).
– ………
– ………
İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGESİ DÜZENLEME STANDARTLARI
EK:3
– Sorumluluğu altındaki Şube Müdürlükleri tarafından yürütülen faaliyetleri yönlendirmek, kendi aralarında koordine ve entegre olmalarını sağlamak, bu amaçla, iş bölümünü ve çalışma düzenini belirlemek, alt grupları izlemek ve koordine etmek.
– Strateji Geliştirme Başkanlığı Stratejik Planlama Kurulu’nda görev almak, Kurulun tüm üyeleriyle birlikte ana politikaları saptayarak temel amaç, hedef ve stratejileri belirlemek.
– Kurum faaliyetlerini etkileyebilecek politik, ekonomik ve sosyal gelişmeleri izleyerek gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak.
– Bağlı Şube Müdürlüklerinin faaliyetleri ile ilgili uzun, orta ve kısa vadeli plan ve programların hazırlanmasını, Şube Müdürlerinin kendi amaç ve hedeflerini belirlemelerini sağlamak.
– Hazırlanan uzun ve orta vadeli planların, yıllık faaliyet programı ve bütçesine dönüştürülmesinde ve uygulanmasında kendi sorumluluk alanında görev yapmak.
– Fiili durumun programlara uygunluğunu denetlemek ve gerçekleşmesi için gerekli önlemleri almak.
– Faaliyetlerin verimliliğini artıracak yöntemlerin uygulanmasını sağlamak, bu amaçla personel ve yöneticiler tarafından önerilen yöntem değişikliklerini değerlendirmek ve uygun gördüklerini onaylamak.
– Bağlı Şube Müdürlükleri arası iletişimin hızlı ve gereği gibi yapılmasını sağlamak için periyodik olarak ve gerektiğinde toplantılar yapmak.
– Bağlı Şube Müdürlüklerinin faaliyetlerinin değerlendirilmesinde kullanılacak kriterleri ve standartları oluşturmak ve belirli zaman aralıklarında değerlendirmek, faaliyetlerdeki değişmelerin kaydedilmesini ve raporlanmasını sağlamak, gerektiğinde yol gösterici olmak veya düzeltici önlemlerin alınmasını istemek.
– Kurumu tek başına ya da grup halinde kamu ya da özel kuruluşlar karşısında temsil etmek, ülke dışında düzenlenen toplantılara katılmak ve dış temaslarda bulunmak.
– Personelin motive olmasını engelleyen koşulların belirlenmesini ve gerekli önlemlerin alınarak motivasyon düzeyinin artırılmasını sağlamak.
– Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
– Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Müdürler için standart olarak yazılacak maddeler aşağıda verilmiştir;
– Müdürler için belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek (Bkz.
Bölüm…..).
– ………
– ………
– Ülke ekonomisini, sağlık sektörünü ve gelişmelerini takip etmek, mesleğine ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncelleştirmek.
– Bağlı personelin işlerini daha verimli, etken ve daha kaliteli yapmalarını sağlayacak beceri ve deneyimi kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine olanak tanımak.
İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGESİ DÜZENLEME STANDARTLARI
EK:3
– Biriminde yapılan işlerin kuruluşun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlamak.
– Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
– Birimin ilgi alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışılık olgusunun giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; ‘Düzeltici Faaliyet’ ve
‘Önleyici Faaliyet’ çalışmalarına katılmak.
– İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak.
– Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek.
– Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Uzmanlar için standart olarak yazılacak maddeler aşağıda verilmiştir;
– ………
– ………
– Ülke ekonomisini, sağlık sektörünü ve gelişmelerini takip etmek, mesleğine ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncelleştirmek.
– Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak.
– Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak.
– Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sistemi tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
– Birimin ilgi alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışılık olgusunun giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; ‘Düzeltici Faaliyet’ ve
‘Önleyici Faaliyet’ çalışmaları yapmak.
– İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak, gerektiğinde uyarı ve tavsiyelerde bulunmak.
– Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek.
– Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Memurlar için standart olarak yazılacak maddeler aşağıda verilmiştir;
– ……..
– ……..
– Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak.
– Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek.
– Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak.
İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGESİ DÜZENLEME STANDARTLARI
EK:3
– Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak.
– Tüm faaliyetlerinde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak.
– İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak.
– Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek.
– Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
YETKİLERİ:
Bu bölümde, unvanın yetkileri önem sırasına göre yazılacaktır. Standart olarak yazılacak maddeler aşağıda verilmiştir.
– Daire Başkanları için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak (Bkz. Bölüm…..).
– Bakanlığı temsil yetkisini kullanmak.
– İmza yetkisine sahip olmak.
– Kendisine bağlı yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.
– Kendisine bağlı yönetici ve personeli cezalandırma, ödüllendirme, sicil verme, eğitim verme, işini değiştirme ve izin verme yetkisine sahip olmak.
– Göreve başlayacak olan personelin seçiminde değerlendirmeleri karara bağlama yetkisine sahip olmak.
– Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.
– Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak.
– ……
– ……
(Sadece daire başkanları için yazılacaktır)
– Müdürler için belirlenmiş ortak yetkilere sahip olmak (Bkz. Bölüm…..).
(Sadece daire başkanları ve müdürler için yazılacaktır)
– Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.
– Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak.
– ……….
– ….……
EN YAKIN YÖNETİCİSİ:
Bu bölüme organizasyon şemasında bağlı olunan ilk yöneticinin unvanı yazılacaktır.
ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI:
Bu bölüme organizasyon şemasında kendisine bağlı ilk iş unvanı/unvanları yazılacaktır.
BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER:
Bu bölümde, unvan için aranan nitelikler belirtilecektir.
İŞ TANIMI ve GEREKLERİ BELGESİ DÜZENLEME STANDARTLARI
EK:3
– 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda ve/veya ….……. Personel Yönetmeliği’nde belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
– Eğitim: Bu unvan için gerekli eğitim düzeyi yazılacaktır.
Örnek; Dört yıllık bir yüksek öğrenim kurumunun ilgili bölümünü bitirmiş olmak.
– Yabancı Dil: İşin gerektirdiği yabancı dil düzeyi belirtilecektir.
Örnek; İyi düzeyde yabancı dil tercihen İngilizce bilgisine sahip olmak.
Yaptığı işin gerektirdiği düzeyde bir yabancı dil bilgisine sahip olmak.
– Özel Bilgi/ Beceri: Varsa bu unvan için gerekli özel bilgi/beceriler belirtilecektir.
Örnek; Kamu İhale mevzuatı konusunda sertifika sahibi olmak.
– Deneyim: Gerekli iş deneyimi yazılacak.
Örnek; …. yıllık kamu deneyimine sahip olmak.
Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak,
– Aşağıdaki maddeler daire başkanları ve müdürler için standart ortak madde olarak yazılacaktır;
- Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek,
- Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.
- Aşağıdaki madde uzmanlar için standart ortak madde olarak yazılacaktır;
- Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için analitik düşünme, analiz edebilme ve değerlendirme niteliğine sahip olmak.
7. ÇALIŞMA KOŞULLARI:
Bu bölümde, unvana ait çalışma koşulları belirtilecektir.
– Çalışma saatleri: ör: Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak.
– Mesai: ör: Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek.
– Çalışma Ortamı: ör: Büro ortamında çalışmak.
– Seyahat Durumu: ör: Görevi gereği seyahat etmek.
– Risk durumu: Varsa işin gerçekleştirilmesi sırasında maruz kalınan riskler yazılacaktır ör: gürültü, kötü aydınlatma, yüksek ısı, nem, titreşim, toz, koku, soğuk, zararlı maddeler, manyetik alan, iş kazası, meslek hastalığı, trafik kazası, vb.
İŞ AKIŞ ŞEMALARI ÇİZİM STANDARTLARI
EK:5
Sayfa 1 / 3
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI
İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesi kapsamında T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji
Geliştirme Başkanlığında yürütülen iş ve işlemlerin iş akışları çıkartılmış ve çizilmiştir. Bu bilgi notu iş akışlarının çiziminde kullanılan standartları içermektedir.
BAŞLIK
Arial 12 pt ve büyük harf ile aşağıdaki şekilde yazılacaktır.
………. DAİRE BAŞKANLIĞI
………. ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
………. İŞ AKIŞI
İkinci ve sonraki sayfalardaki başlık
………. İŞ AKIŞI ŞEKİLLERİN DOLGU RENGİ
Renk Modu: RGB, Kırmızı: 232, Yeşil: 238, Mavi: 247 standardında olacaktır.
ŞEKİLLERİN İÇİNDEKİ YAZILAR
Aşağıdaki örneğe uygun olarak, Arial 8 pt ve yalnız cümlenin ilk harfi büyük harf olarak yazılacaktır.
DOKÜMAN GÖSTERİMİ
Girdi olarak kullanılan doküman ilgili işlem kutusunun solunda yer alacaktır.
Çıktı olarak kullanılan doküman ilgili işlem kutusunun sağında yer alacaktır.
İŞ AKIŞ ŞEMALARI ÇİZİM STANDARTLARI
EK:5
Sayfa 2 / 3
İŞLEM SIRALARININ GÖSTERİMİ
Genelde iş akışları birbirini izleyen işlemlerden oluşmakta olduğundan işlem kutuları birbirine
“aşağı doğru ok” ile bağlanmalıdır. Bununla birlikte, bazı akışlarda işlemlerin öncelik sırası söz konusu değildir, işin tanımı gereği iş paralel olarak veya öncelik sırası gözetilmeksizin yapılan işlemlerden oluşmaktadır. Bu tür işlem kutuları birbirine “çift yönlü ok” ile
bağlanmalıdır.
GELEN EVRAK, GİDEN EVRAK VE FARKLI BİR İŞ AKIŞINA REFERANS GÖSTERİMİ
SAYFA SONLARI VE SONRAKİ SAYFALAR
BİRLEŞEN İŞLEMLERİN GÖSTERİMİ
KONTROL İŞLEMLERİ
Yandan veya alttan iki veya daha fazla çıkış olabilir. E/H yerine Evet/Hayır kullanılması uygundur. Evet/Hayır dışında anlatımlar da kullanılabilir.
İŞ AKIŞ ŞEMALARI ÇİZİM STANDARTLARI
EK:5
Sayfa 3 / 3
MAKAM ONAYLARI
İş akışları genellikle Şube Müdürü’nden başlayıp Şube Müdürü’nde biten işlemler dizisini içermektedir. Şube Müdürü ve sonraki makam onayı işlemleri standart iş akışlarına referans gösterilerek kullanılacaktır. Bakan onayı ayrı bir işlem olacak gösterilecektir.
KONTROL/PARAF/İMZA/ONAY NOKTALARI
İlgili işlem kutusunun sağında, sağda uygun yer olmadığında solunda aşağıdaki gösterimle yer alacaktır.
K: Kontrol PR: Personel
P: Paraf ŞM: Şube Müdürü
İ: İmza DB: Daire Başkanı
O: Onay BŞ: Başkan (Başkan Yardımcısı)
MY: Müsteşar Yardımcısı
MS: Müsteşar
BK: Bakan
AKIŞ BİTİŞLERİ
Akışı bitiren işlem kutusunun altında veya yanında yer alacaktır.
