İÇ KONTROL SİSTEMİ

İÇ KONTROL SİSTEMİ

İç Kontrolün Tanımı

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu - Madde 55

İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve

mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını,

muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon,

yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller

bütünüdür.

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu- Madde 56

İç kontrolün amacı;

a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

İç Kontrolün Amacı

İç Kontrol Sistemi Mevzuatı

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu

10.12.2003

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar

31.12.2005

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ

26.12.2007

Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi

04.02.2009

Kamu İç Kontrol Rehberi

07.02.2014

Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi

02.12.2013

 İç kontrol; Evrakların Kontrolü değildir. Ne kadar “kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir.

 İç kontrol sadece belirli evrakların, kişilerin veya olayların kontrol edilmesi demek değildir.

 İç kontrol, varılmak istenen hedefe doğru gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar

“kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir.

 İç kontrol; Amaç değildir. İdareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez.

 İç kontrol; statik bir sistem değildir.

 Sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gerekir.

 Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar.

İç Kontrol Ne Değildir?

Yönetimi dış denetime hazır kılar, hesap verebilirliği güçlendirir.

Yeni yönetici ve personelin adaptasyon ve verim alınabilme süresini kısaltır.

Kurumsallaşma ve kurumsal yönetimi güçlendirir.

Risklerin kayıp gerçekleşmeden önlenmesini sağlar.

Kurum genelinde görev ve sorumlulukları netleştirir.

İş akışlarını ve iş yapışı standardize eder, uygulamaları standartlara bağlar.

Üst yönetimin kurum performansını izlemesini ve düşük performansın nedenlerini sorgulamasını sağlar.

İç Kontrol Ne Fayda Sağlar?

İç Kontrol;

 İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır.

 Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar.

 İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir.

 Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içinde yer aldığı süreçtir. Bu nedenle ilave

bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.

 İyi bir iç kontrol sistemi kurma ve işleyişini sağlama sorumluluğu kamu idarelerinin üst yöneticileri ile diğer yöneticilerine aittir.

 İç kontrolden; rolleri farklı olmak üzere, idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur.

 Yönetim ve her düzeydeki personel kurumun misyonunu ve genel hedeflerini başarması için riskleri karşılayan ve makul güvence sağlayan iç kontrol sürecine müdahil olmak durumundadır.

Rol ve Sorumluluklar

İç Kontrol Standartları

İç Kontrol Sistemi Bileşenleri

1. Kontrol Ortamı

2. Risk Değerlendirme

3. Kontrol Faaliyetleri

4. Bilgi ve İletişim

5. İzleme Kamu İç Kontrol standartları COSO modeli çerçevesinde hazırlanmıştır.

 5 Bileşen

 18 Standart

 79 Genel Şarttan oluşur.

İç Kontrol Standartları

Bir amaca/sonuca ulaşmak veya bir görevi yerine getirmek için; insan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman gibi bir girdiyle başlayan kaynaklarla işleyip değer katarak hizmet alanın istek ve beklentilerini karşılayacak çıktıları üreten birbiriyle bağlantılı adımlar, eylemler ve işlemler dizisidir.

Hizmet alan için, bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan;

 Tekrarlanabilen

 Ölçülebilen

 Sahibi ve sorumlusu olan

 Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen eylemler ve işlemler dizisidir.

Süreç Nedir ?

Süreç Ne Değildir?

 Süreklilik göstermeyen, sistematik olarak yürütülmeyen işler (projeler)

 Her defasında farklı sıralarda yürütülen işler

 Diğer süreçlerle girdi-çıktı ilişkisi kurulamayan işler

 Katma değer yaratmayan işler

Sürecin Bileşenleri

 Başlatan (Tetikleyici): Bir ihtiyaç, talep veya görev gibi süreci harekete geçiren unsurlardır.

 Girdiler: Süreç boyunca işlemler ve eylemler için gerekli olan kaynaklardır.

 Tedarikçiler: Sürecin girdilerinin bir veya bir kaçının temin edilmesini sağlayan kişi veya kuruluşlardır.

 İşlem Adımları: Süreç girdilerini çıktılara dönüştüren iş ve işlemlerdir.

 Çıktılar: İşlemler sonucunda elde edilen üretilen her türlü ürün, rapor, bilgi vb.

 Hizmet Alan(lar): Sürecin çıktılarını kullanan organizasyon içinden ya da dışından kişi veya

kuruluşlardır.

Süreç yönetimi;

 Süreçlerin tanımlanmasını

 Süreçlerin sahiplenilmesini

 Süreçler arası ilişkilerin çözümlenmesini

 Süreç performansını ölçmek için kriter ve standartların belirlenmesini kapsar.

Süreç yönetimi ile süreçlerin tam ve hatasız olmaları yönünde çalışmalar yürütülür. Bu çalışmalarla

amaçlara ulaşmada etkisiz ve gereksiz işlemler belirlenir.

Süreç Hiyerarşisi

Süreç hiyerarşisi, süreçlerin kademeli olarak yapılandırılmasıdır. Bu yapılandırmada esas olan süreçlerin

kapsamlarıdır. Hiyerarşi kapsamı en büyük olan süreçten başlanarak yapılandırılır. Ana Süreçler, Süreçler, Alt Süreçler ve İş Adımlarından oluşmaktadır.

Ana Süreç: Kurumun iş sonuçları üzerinde direkt etkisi olan ve stratejik öneme sahip üst seviyede süreçlerdir. Taşra teşkilatında Başkanlıkları ifade eder.

Süreç: Ana süreçleri oluşturan ve birbirleri ile etkileşimde olan süreçlerdir.

Süreçler, Başkanlıkların birimlerini ifade eder.

Alt Süreç: Süreçleri oluşturan ve birbirleri ile etkileşimde olan alt süreçlerdir.

Bir alt süreç en az üç iş adımından oluşmalıdır. Alt süreçler birimlerin işlerini ifade eder.

İş Adımları: Aynı fonksiyon içinde bir veya birkaç kişi tarafından

gerçekleştirilen işleri ifade eder.

Risk Tanımı

Risk, kurumların stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmalarını olumlu ya da olumsuz yönde etkileyebilecek olaylar veya durumlar olarak tanımlanır.

Her türde ve büyüklükte kurum; kendi hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmeyeceklerini veya ne zaman gerçekleştireceklerini belirsiz kılan iç/dış faktörler ve etkilerle karşılaşır. Bir kuruluşun hedefleri üzerindeki bu belirsizlik etkisi “Risk”tir.

Bu risk olumlu yönde değerlendirildiğinde “Fırsat”,

Olumsuz yönde değerlendirildiğinde ise “Tehdit” olarak tanımlanır.

Risk Yönetimi

Risk Yönetimi; Kurumların görevlerini yerine getirirken ortaya çıkabilecek risklerin önceden dikkatli bir biçimde ve ayrıntıları ile tanımlanıp değerlendirilmesi ve bu riskleri minimize edecek veya tam olarak ortadan kaldıracak önlemlerin alınmasıdır.

Risk yönetiminin kurum içerisinde etkin bir şekilde uygulanabilmesi,

kurumun iş süreçlerinin doğru şekilde entegre edilebilmesine bağlıdır.

Risk Yönetim Süreçleri Risklerin Belirlenmesi

Risklerin

Değerlendirilmesi

Risklere Yönelik Alınacak Kararların

Belirlenmesi Risklerin İzlenmesi

Risklerin

Raporlanması

Risk Yönetim Süreçleri

Yürütülen görevlerden bazıları; gerek doğası gereği ve gerekse idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük önem taşımaktadır.

Bu Doğrultuda Hassas Görevler;

 Birimin temel işlevini, varoluş sebebini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren,

 Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren,

 Kaynakların etkin kullanımını sağlayan,

 Kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevlerdir.

Hassas Görev Nedir?

E.1.1.1 Harcama Birimi düzeyinde Yeni başlayan yönetici ve personele verilmek üzere kurum hakkında genel

bilgilendirme dosyasının (Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Stratejik Plan ve yönetim kararlılık beyanı vb.) hazırlanması

E.1.1.3 Harcama Birimi düzeyinde web sayfasında bulunan iç kontrol sekmesinde yönetici onayı ile iç kontrole yönelik gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

E.1.1.4 Harcama Birimi düzeyinde İç kontrol sorumluları koordinasyonunda Harcama Birimlerinde çalışan personele yönelik İç Kontrol Sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve işleyişine ilişkin eğitimlerin yapılması (yüz yüze/uzaktan)

E.1.3.1 Harcama Birimi düzeyinde Kamu Görevlileri Etik Kurulunca yürürlükte olan "Etik Davranış İlkelerinin" tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında ;

2022 yılı 1. Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler

E.2.1.1 Harcama Birimi düzeyinde Bakanlığımızın misyon ve vizyonunun personelce benimsenmesine yönelik iç kontrol sorumlusu tarafından tüm personele misyon ve vizyonun e-Posta olarak gönderilmesi

E.2.6.1 Birim düzeyinde iş süreçlerinin hazırlanması

E.2.6.6 Birim düzeyinde Görev Tanımlarının oluşturulması

E.2.7.1 Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması E.13.6.1 Birim düzeyinde ilgili yıl İş Takvimlerinin hazırlanması

E.13.6.3 Harcama Birimi düzeyinde ilgili yıl ''Yönetim Kararlılık Beyanının" hazırlanarak EBYS üzerinden tüm personele gönderilmesi,

E.15.6.2 Harcama Birimi düzeyinde ilgili personel tarafından Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi (yüz yüze/uzaktan)

2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında ;

2022 yılı 1. Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler

E.1.1.1 Genel Bilgilendirme Dosyası

• Sağlık Bakanlığı Misyon ve Vizyonu

• Harcama Birimi Yönergesi

• Harcama Birimi Teşkilat Yapısı

• Harcama Birimi Temel Kaynakları

• Taşınmaz Kaynaklar

• Taşınır Kaynaklar

• İnsan Kaynakları

İç Kontrol Standartları

Tebliğ

İç Kontrol Standartlarına

Uyum Genelgesi Kamu İç Kontrol

Rehberi

E.1.3.1 Etik Davranış İlkeleri

E.2.1.1 Sağlık Bakanlığı Misyon ve Vizyonu

E.2.6.1 İş Süreçleri Tanımlama Formu

E.2.6.6 Görev Tanımı Oluşturma Formu

E.2.7.1 Üç Aylık Durum Raporu

Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönerge’ de

E.13.6.1 İş Takvimi Formu

E.13.6.3 Yönetim Kararlılık Beyanı

• Sağlık Bakanlığı ….-….. Stratejik Planına göre;

Amaç ….:

Hedef …..:

• Sağlık Bakanlığı ….-….. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına göre;

Eylem….:

• Genel Müdürlüğümüzde / Başkanlığımızda / İl Sağlık Müdürlüğümüzde; ……….. Yılında Yürütülecek Bazı Önemli Faaliyetler:

Faaliyet….:

E.1.1.2 Harcama Birimi düzeyinde İç kontrole yönelik farkındalığın artırılması için elektronik yayınlar yapılması

E.1.2.1 Harcama Birimi düzeyinde yönetici tarafından kurumsallaşma kapsamında personeli ile toplantı düzenlemesi (yüz yüze/uzaktan)

E.1.3.2 Harcama Birimi düzeyinde Etik Davranış İlkeleri doğrultusunda "Etik Slogan (Mesaj)" belirlenerek tüm personelin e-Posta adreslerine gönderilmesi

E.2.3.1 Daire Başkanlığı/ Başkanlık düzeyinde Görev Dağılım Formunun hazırlanması E.2.4.1 Harcama Birimi düzeyinde teşkilat şemalarının web sayfasında yayınlaması E.2.6.5 Birim düzeyinde iş süreçlerine ait iş akış şemalarının oluşturulması

E.2.7.1 Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

E.4.1.1 Daire Başkanlığı/Başkanlık düzeyinde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin (Sorumluluk Matrisleri) mevzuat doğrultusunda hazırlanması

2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında ;

2022 yılı 2. Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler

E.1.3.2 Etik Slogan (Mesaj)

E.2.3.1 Görev Dağılım Formu

E.2.6.5 İş Akış Şeması

E.4.1.1 Sorumluluk Matrisi Formu

E.2.6.7 Harcama Birimi düzeyinde Hassas Görev Envanterinin oluşturulması

E.2.7.1 Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

E.6.1.1 Birim düzeyinde alt süreçlere ilişkin risklerin belirlemesi, ölçümlemesi. Belirlenen risklere karşı kontrol faaliyetlerinin oluşturulması

E.6.2.1 Daire Başkanlığı/Başkanlık düzeyinde belirlenen risklerin Risk Envanterinin oluşturulması E.6.2.2 Daire Başkanlığı/Başkanlık düzeyinde belirlenen risklerin Risk Haritasının oluşturulması

2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında ;

2022 yılı 3. Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler

E.2.6.7 Hassas Görev Envanter Formu

E.6.1.1 Risk Belirleme ve Kontrol Faaliyetleri Formu

E.6.2.1 Risk Envanteri Formu

E.6.2.2 Risk Haritası

E.2.6.4 Tüm Hastane/ADSM'lerin mali iş süreçlerinin oluşturulması

E.2.7.1 Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

E.3.3.2 01.01.2020 tarihinden itibaren sözleşme imzalayan İl Sağlık Müdürü/Başkan/Başkan Yardımcılarının ilgili yıl içerisinde (ilgili yılın 4. çeyrek dönemde sözleşme imzalayan yöneticilerin en geç ertesi yılın 1. çeyrek dönem sonuna kadar) tamamının USES üzerinden eğitimlerini tamamlaması

E.3.5.4 Harcama Birimi düzeyinde Muhasebe Yetkilileri tarafından görev alanı ile ilgili sık karşılaşılan sorunlar hakkında yılda en az bir defa ilgili İl Sağlık Müdürlüğü/Hastane/ADSM personeline eğitim verilmesi (yüz yüze/uzaktan)

E.6.2.3 Harcama Birimi düzeyinde Risk Değerlendirme Raporunun oluşturulması

E.7.2.1 Harcama Birimi düzeyinde Birinci, ikinci ve üçüncü basamak sağlık tesislerine ilişkin mutemetlik (Maaş Mutemetliği/Muhasebe Yetkilisi Mutemetliği) işlemlerinin Teftiş Kurulu Başkanlığınca hazırlanan ve illere gönderilen Denetim Rehberi doğrultusunda yılda en az 1 defa İl Sağlık Müdürlüğünce denetlenmesi

2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında ;

2022 yılı 4. Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler

E.7.3.1 Harcama Birimi düzeyinde Döner Sermaye Bütçesi ile ilgili Kamu İhale Kanununun 62. maddesinin ı bendi kapsamında bir defadan fazla %10 artırım talebinde bulunulmaması

E.7.3.2 Harcama Birimi düzeyinde Bakanlıkça onaylanmış ilgili yıl konsolide döner sermaye gider bütçesinin içinde kalarak (öngörülemeyen ve Strateji Geliştirme Başkanlığınca uygunluğuna karar verilen durumlar hariç) ek bütçe talebinde bulunulmaması

E.13.6.2 Birim düzeyinde hazırlanan ilgili yıl İş Takvimlerinin sonuç (gerçekleşme) durumlarının bildirilmesi E.13.7.2 Harcama Birimi düzeyinde Personele yönelik yılda bir kez olmak üzere memnuniyet anketi yapılması, sonuçların değerlendirilerek raporlanması

E.14.4.1 Harcama Birimi düzeyinde yürütülen faaliyetlere yönelik hangi işlerin, kime ve ne zaman raporlandığının Rapor Döküm Formuna işlenmesi

E.17.1.2 Daire Başkanlığı/Başkanlık düzeyinde İç Kontrol Sistemi Soru Formunun uygulanarak Strateji Geliştirme Başkanlığına bildirilmesi (Her Daire Başkanlığı/Başkanlıktan biri Yönetici olmak üzere en az iki soru formunun doldurularak sisteme yüklenmesi)

2021-2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında ;

2022 yılı 4. Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler

E.6.2.3 Risk Değerlendirme Raporu

E.14.4.1 Rapor Döküm Formu

TEŞEKKÜR EDERİZ…