6. PROTOKOL YAZILARI VE RESMİ YAZILARDA PROTOKOL KURALLARI

6. PROTOKOL YAZILARI VE RESMİ YAZILARDA

PROTOKOL KURALLARI

Öğretim Görevlisi Meral GÜNEŞ ERGİN

1

A. PROTOKOL YAZILARI

• Kartvizit tebrik taziye davetiye ve mektuplar örgütsel (kamusal ve kurumsal) yaşamda en çok kullanılan protokol yazılarıdır. Söz konusu yazıların niteliksel ve biçimsel özellikleri ve içerikleri aşağıda örneklerle açıklanmıştır.

1.Mektuplar

• Kamu kurum ve kuruluşlarında mektuplar kurum amiri yönetici tarafından “ÖZEL” antetli resmi kağıtlara yazılan ve imzalanan özel kalem müdürlüğünden yada

sekreterlikten çıkan genellikle özel konuları içeren nama (ad ve soyada) ve / veya unvana hitap eden yarı resmi yazılardır.

2

2.Tebrik ve Teşekkür Yazıları ve Kartları

a. Tebrik (Kutlama) Yazıları :

• Tebrik; kurumsal ve toplumsal yaşamda göreve başlama üst göreve atanma ( yükselme) bir işi başarıyla

sonuçlandırma okulu bitirme evlenme doğum bayram ve yeni yıl münasebetiyle özel kişilere yazılan kutlama

(tebrik) yazıları ”özel” antetli (başlıklı) resmi kağıtlara yazılır.

• İlke olarak bayramlar ve özel günler kutlanır; yılbaşında sağlık mutluluk ve başarılar dilenir.

3

Kutlama yazıları örnekleri aşağıda verilmiştir :

• Yeni görevinizi yürekten kutlar; üstün başarı dileklerimle selam ve saygılar sunarım.

• Yeni yılınızı kutlar sağlık mutluluk ve başarılar dilerim . Saygılarımla.

• Yeni yılda mutluluk ve başarılar dilerim. Saygılarımla.

• Bayramınızı en iyi dileklerimle kutlar içten selam ve saygılarımı sunarım.

• Bayramınızı yürekten tebrik eder, ellerinizden öperim.

• Okulunu üstün bir başarı ile bitirdiğin için seni yürekten kutlarım.

Gözlerinden öperim.

• Semtimizde mağazanıza gerçekten çok ihtiyacımız vardı. Kutlu olsun.Sonsuz başarılar.

• Mutlu anneye ve talihli bebeğe sağlıklı uzun ömürler dilerim. İçten sevgilerimle.

• Doğum gününüz kutlu olsun. İçtenlikle en iyi dileklerimi sunarım.Saygılarımla.

• Evliliğinizi yürekten kutlar ; birlikte uzun ve mutlu yıllar dilerim.

Saygılarımla.

4

b. Teşekkür Yazıları:

• Bir dost veya yakının evinde konuk olarak kalındığında;

bir kişinin herhangi bir konuda yardımı olduğundan kendisine teşekkür mektubu yazılır.

• Ayrıca gönderilen çiçek veya hediyeye karşı yazılı olarak teşekkür etmek ( Teşekkür mektubu göndermek ) de ince ve nazik bir davranıştır.

• Teşekkür mektubu memnuniyet ifadesi ile başlar, teşekkürle sonuçlanır.

5

c. Tebrik ( Kutlama) Kartları:

• Kamusal ve özel kurum yöneticileri bayram ve

yeni yıl kutlamalarında üzerinde kurum / şirket amblemi ve kurum adı yazılı olan kurumsal (resmi) tebrik kartı bastırılabilir. Ancak tebrik kartında basılı imza kullanmak doğru değildir.

• İmza tebrik kartlarına mutlaka elle ve lacivert mürekkepli dolmakalemle ıslak olarak

atılmalıdır.

6

• Basılı kartlarda hitap bölümünde el yazısıyla Değerli Dostum, Aziz Kardeşim ya da sonunda Sevgilerimle veya Saygılarımla ya da Öperim v.b yazmak o kişiye verilen önemi ve değeri gösterir.

• Ancak, resmi veya özel kurum (şirket) adına

gösterilen amblemli / antetli basılı tebrik kartları yalnızca personele ve müşterilere gönderilir.

Üstlere ve büyüklere, akraba ve arkadaşlara gönderilmez.

• Tebrik kartı kısa mektup değildir. Bu yüzden, kartta yalnızca iyi dilekler ya da mesajlar ile sevgi,saygı ve selamlar sunulur.

⁷

• Tebrik kartı büyük boyutta olur. Başta hitap (“Sayın”

sözcüğünden sonra kişinin adı ve soyadı )ortada kutlama, sağlık ve mutluluk dileklerini içeren ifadeler; en sonda

saygı sunumu yer alır. Tebrik edenin adı , soyadı ve unvanı kartın sol veya sağ altında bulunur.

• İmza daima metin ile isim arasındaki boşluğa atılır. Hiç kimseye imzasız tebrik gönderilmemelidir.

8

• Aile yakınlarına ve dostlara gönderilen tebrik

kartlarında unvan yazılmaz, yalnızca kişinin adı ve soyadı yazılır ve imzalanır.

• Tebrik kartında kişinin adı, soyadı ve unvanı üste

yazıldığında,üçüncü şahıs fiil kullanılır. (…kutlar,saygılar sunar) Metnin altına tekrar ad ve soyadı yazılmaz;

yalnızca imza atılır. Ancak, bu tür tebrik kartı yalnızca alt ve ast düzeydekilere ve müşterilere gönderilir.

• Tebrik kartına ayrıca kartvizit iliştirmek nazik ve uygun bir davranış değildir. Bu tür kartlar reklam amacı taşıdığından yalnızca müşterilere/vatandaşlara gönderilebilir.

9

• Küçüklerin büyüklere astların üstlere yılbaşı, dini

bayram v.b nedenlerle yazacakları tebrik kartlarını kendi el yazılarıyla ve koyu mavi mürekkepli dolmakalemle yazmaları gerekir. Bu mümkün olmazsa başlık ( hitap) mutlaka elle yazılmalı ve imzalanmalıdır.

• Başında hitap olmayan ve imzalanmayan matbu bir

tebrik kartının üstlere ve büyüklere gönderilmesi büyük bir saygısızlıktır.

• Büyüklerin küçüklere yöneticilerin personele böyle bir kart göndermesi de örnek bir davranış değildir. Öte yandan reklam amacı taşıyan antetli işyeri kartlarının üstüne kartvizit ekleyerek dost ve akrabaların yeni yıl ve bayramlarını kutlamak da uygun ve nazik bir davranış

değildir. ¹⁰

• Dost ve akrabaların yeni yıl ve bayramları özel olarak bastırılan veya yazılan tebrik kartıyla kutlanır. Basılı kartlarda yeni yılını yada bayramını kutladığınız kişiye

değer verdiğinizi ve bu işi ciddi olarak yaptığınızı belirtmek için hitaba veya kartın altına el yazısıyla özel bir yazı

yazılmalı ve imzalanmalıdır.

• Aile yakınlarına ve dostlarına gönderilen kartlarda

kutlamanın ailece yapıldığı belirtilir. Örneğin kartın altına

“KÜÇÜK Ailesi “ ya da “ Büşra ve Ahmet KÜÇÜK “ yazılır.

Aile olarak gönderilen tebrik kartlarında ve mektuplarda hitapta ve imzada hanımların adı daima önce yazılır.

11

• Elektronik ortamda e-posta yoluyla yapılan kutlamalarda sanal kart göndermek mümkündür. Kart göndermek için özel kart sitelerine girilerek o kişiye ve konuya uygun bir kart seçilmelidir.

• Ancak iş ortamında üstlere sosyal ortamda yaşça büyüklere ve kendisine özel sevgi ve saygı duyulan kişilere e-posta tebrik göndermek doğru bir davranış

değildir. Bu kişilere özel tebrik kartı göndermek gereklidir.

12

• Kartpostallar açık (zarfsız) gönderildiğinde arkasına mektup yazmak doğru değildir.

• Kartpostal bir mesajdır. Yalnızca iyi dilekler selam sevgi ve/

veya saygı ifadeleri yazılır.

Sayın Nihat AYTÜRK

Yeni yılınız sağlık mutluluk ve başarı

dileklerimle kutlar ; saygılar sunarım

(İmza)

Hasan YÜCESAN

Ankara İl Emniyet Müdürü

Ersem AKSAY

….Bankası Genel Müdür

Yeni yılınızı en iyi dilekleriyle kutlar saygılar sunar.

(İmza)

13

Değerli ERGİN Ailesinin Ramazan Bayramını en iyi dileklerle yürekten kutlar ; selam ve saygılar sunarız.

(İmza) Büşra ve Ahmet

KÜÇÜK

14

3.Başsağlığı (Taziye) Yazıları:

• Taziye, kurum mensuplarından ya da kurumla ilgili kişilerden veya tanıdıklarından birinin vefat etmesi üzerine, yakınlarına ve\veya çalıştığı kurumun amirine yazılan baş sağlığı mektubudur.

Sayın Bilgin Ailesi

Değerli dostum Ayşe Bilgin’i kaybetmiş olduğumuzu derin bir üzüntüyle öğrenmiş

bulunuyorum. Ayşe ‘nin seçkin şahsiyeti ve başarılı çalışmaları hiçbir zaman unutulmayacaktır.

Derin üzüntülerimle acınızı yürekten paylaşır ; kederli ailesine baş sağlığı ve Merhuma Tanrıdan engin rahmet dilerim

Saygılarımla.

Sevgi GÜZEL

15

4. Davetiyeler

• Davetiye yazılı bir çağrı mektubudur. Davetiye genellikle kart yada mektup olarak gönderilir. Davetiye nazik ve saygılı bir dil ve üslupla yazılmalı amacı kısa ve açık olarak belirtilmeli; düzgün bir Türkçe kullanılmalı ; dil bilgisi ve yazım kurallarına uyulmalıdır.

• Davetiye kartı zarif görünümlü ve kaliteli olmalıdır.

Kurumsal davetiyeleriyle resepsiyon , kokteyl ve yemek davetiyelerinin biçimsel ve niteliksel özellikleri aşağıda verilmiştir.

16

a) Tören davetiyeleri:

• Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun adı yer alır. Davetiye kartının içinde sol iç kapakta PROGRAM en altta tören tarihi , saati ve yeri yazılır. Kartın sağ iç kapağında üste davet sahibinin unvanı ortada davet metni bulunur. Davetiye üzerine kesinlikle imza atılmaz.

• Programda kokteyl ve sanatsal , sportif bir gösteri yada müzik dinletisi varsa davetiyede belirtilir. Davetiyeler kurye yada posta ile gönderilir

17

(Amblem)

…. YÖNETİM KURULU BAŞKANI KAYHAN EREN

Şirketimizin kuruluşunun 61’inci yıldönümü münasebetiyle yapılacak özel gündemli toplantısına onur vermenizi

saygılarımla diler.

Yer: ….. Kongre Salonu

Tarih: 25 Mayıs 2008 saat : 14:30.

18

PROGRAM

• Saygı Duruşu ve İstiklal Marşı

• Kültür Bakanlığı Çok Sesli Türk Müziği Korosu

• Eğitim Dairesi Başkanının Açış Konuşması

• Kurs Birincisinin Kursiyerler Adına Konuşması

• İçişleri Bakanı Konuşması

• Sayın Başbakanın Hitapları (Teşrif ve Tensip Buyurdukları Takdirde)

• Kura Çekimi, Ödül, Sertifika Dağıtımı

• Kokteyl

Yer: İçişleri Bakanlığı Konferans Salonu Tarih : 14 Şubat 2013

Saat: 10:00

L.C.V: 433 47 94

PROGRAM

• Saygı Duruşu ve İstiklal Marşı

• Kültür Bakanlığı Çok Sesli Türk Müziği Korosu

• Eğitim Dairesi Başkanının Açış Konuşması

• Kurs Birincisinin Kursiyerler Adına Konuşması

• İçişleri Bakanı Konuşması

• Sayın Başbakanın Hitapları (Teşrif ve Tensip Buyurdukları Takdirde)

• Kura Çekimi, Ödül, Sertifika Dağıtımı

• Kokteyl

Yer: İçişleri Bakanlığı Konferans Salonu Tarih : 14 Şubat 2013

Saat: 10:00

L.C.V: 433 47 94

İÇİŞLERİ BAKANI Rüştü Kazım YÜCELEN 86. Dönem Kaymakamlık

Kursunun sona ermesi nedeniyle yapılacak töreni onurlandırmanızı diler

İÇİŞLERİ BAKANI Rüştü Kazım YÜCELEN 86. Dönem Kaymakamlık

Kursunun sona ermesi nedeniyle yapılacak töreni onurlandırmanızı diler

19

PROGRAM

1. Atatürk ve Şehitlerimiz için Saygı Duruşu POLİS AKADEMİSİ 2. İstiklal Marşı BAŞKANI 3. Akademi Başkanının Konuşması

4. Mezunlar Adına Konuşma Hasan YÜCESAN 5. Emniyet Genel Müdürünün Konuşması

6. Sayın Devlet Büyüklerimizin Konuşmaları (Emirlerine Maruzdur.)

7. Yemin Töreni

8. Yaş Kütüğüne Plaket Çakılması 1998 -- 1999

9. Armağan ve Diplomaların Verilmesi Eğitim – Öğretim Yılı 10. Tören Geçisi Polis Akademisi 54. Dönem

11. Kokteyl Mezunları İçin Düzenlenen

Diploma Törenini teşriflerinizi Tören Yeri:Polis Akademisi Anıttepe arz eder.

Tören Tarihi :28 Haziran 1998 Tören Başlama Saati: 16:30

L.C.V: 232 07 42

20

b) Kokteyl Parti, Resepsiyon ve Yemek Davetiyeleri:

• Kurumsal bir davetiyede kurumun ve davet sahibinin adı soyadı davet eşli ise kurumun ve yetkilinin adı ve soyadı ile birlikte eşi bay ya da bayan olarak yalnızca soyadı yer alır. Davetiye davet edilecek kişinin ad ve soyad bölüm boş bırakılır, mürekkepli dolmakalemle resmi sıfatları el yazısıyla yazılır. Davetiyelerde

yetkilinin ve davet edilen kişinin adı ve soyadı önce yazılır.

• Yabancı konuklara verilen resmi ve diplomatik nitelikli eşli bir davette, davet sahibin eşi davetiyede bay veya bayan olarak davetliden önce yer alır. Vali ve

büyükelçiler devlet adına davet ettiklerinden davetiyenin sonuna saygıyla rica ederler.

21

… GENEL MÜDÜRÜ VE BAYAN NİHAT AYDIN

…..kuruluşunun 50’nci yıldönümü münasebetiyle verecekleri resepsiyonu onurlandırmaları

Sayın Prof. Dr. Ali ERTEM ve Bayan ERTEM’ den saygılarıyla dilerler.

Kıyafet : Smokin, koyu renk takım elbise Devlet Konukevi - Ulus

25 Mayıs 2012, Saat:18:30 - 20:30 L.C.V . 230. 50. 00

22

5. Kartvizitler

• Kartvizit kişinin özel kimliğidir. Her yöneticinin meslek ve kariyer sahibi herkesin kartviziti olmalıdır. Kartvizit posta ile gönderilmez bizzat bırakılır.

• Hediye ve çiçek sepetine zarf içinde kartvizit iliştirilir. Kendini

tanıtmadan veya tanıştırılmadan sonra yaşça veya mevkice küçük olanın ya da yeni gelenin kart sunması uygundur. Eş düzeyde olan kişinin de kartını sunması nezaket gereğidir. Üstler astlarına kart vermezler özel ve sosyal ilişkilerde iş gereği dışında erkeklerin hanımlara , hanımlarında erkeklere kart vermesi uygun değildir.

Erkelerin kartviziti 5 x 9 cm, hanımlarınki ise 4,5 x 7,5 cm’dir.

• KARTVİZİT ÖRNEĞİ:

Meral GÜNEŞ ERGİN Öğretim Görevlisi

Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Adalet Meslek Yüksekokulu Tel: 595 52 78 gunes@ankara.edu.tr

23

B.RESMİ YAZI VE MEKTUPLARDA PROTOKOL KURALLARI

• Resmi yazılar ve iş mektupları bütün kurumlarca en önemli biçimsel ve haberleşme aracıdır. Kamu kurumlarında

uygulanan resmi yazışma kuralları 02 aralık 2004 tarihli 25658 sayılı resmi gazetede yayınlanan ve Bakanlar Kurulu kararıyla yayınlanan yönetmelik ile düzenlenmiştir.

1.Hitap Biçimleri

Resmi yazılarda davet ve mektuplarda devlet adamlarına ve üst yöneticilere resmi , yarı resmi sosyal hitap biçimleri vardır.

24

a. Resmi Hitap Biçimleri :

(1) Kurum Dışı Yazılarda

• CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA

• BAŞBAKANLIK KATINA veya BAŞBAKANLIK MAKAMINA

• DPT MÜŞTEŞARLIĞINA

• SANAYİ VE TİCARET BAKANLIĞINA

• ERZURUM VALİLİĞİNE

(2) Kurum İçi Yazılarda:

• BAŞKANLIK MAKAMINA ,

• BAKANLIK MAKAMINA,

• MÜSTEŞARLIK MAKAMINA,

• VALİLİK MAKAMINA,

• REKTÖRLÜK MAKAMINA

25

b. Yarı Resmi Hitap Biçimleri

• Sayın Recep Tayyip ERDOĞAN Başbakan

• Sayın Ali BABACAN Devlet Bakanı

c. Sosyal Hitap Biçimleri

• Pek Muhterem Beyefendi,

• Pek Muhterem Hanımefendi

• Sayın Beyefendi,

• Sayın Hanımefendi

26

2. Arz / Rica Kuralları

Kurum ve kuruluşlarda yazılı haberleşmenin doğru sonuçlanabilmesi için yazıların bitimindeki ifade çok önemlidir.

Resmi yazılardaki ilkeler aşağıdaki gibidir:

• Alt ve ast kuruluşlara, birimlere ve kişilere “rica ederim.”

• Üst makamlara, üst kuruluşlara ve üst kişilere “arz ederim.”

• Aynı ve eşit düzeyde olan kuruluşlara ve kişilere “arz ederim.”

• Ast ve üst kuruluşlara/birimlere ve kişilere birlikte gönderilen dağıtımlı yazılarda

“arz ve rica ederim.”

• Başbakan veya bakan adına; makam olan Müsteşar, başkan, genel müdür, rektör veya vali adına imzalanan bağlı alt ve ast kuruluşlara, birimlere ya da kişilere gönderilen yazılarda “rica ederim” ifadesi kullanılır.

• Her ülkenin resmi yazışmalarında kendine göre de hitap biçimleri bulunmaktadır.

27

3. Saygı Sunum İfadeleri

• Devlet ve hükümet adamlarına üst yöneticilere ve

hanımlara yazılan resmi, Yarı resmi yada özel ve sosyal içerikli yazı ve mektupların sonunda bulunan ifade

şekilleri şöyledir:

• En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham ederim,efendim.

• Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim.

• Derin saygılarımın kabulünü dilerim

• En derin saygılarımla

• Derin saygılarımla

• Saygılarımla

28

4. İmza kuralları

• İmza yetkisi uluslar arasında ,kamu kurum ve

kuruluşlarında yapılan resmi yazılarda protokol konuşulur.

Çünkü bu belgelerde yetki bakımından düzey eşitliği denklik ve karşılık esastır. Resmi yazılarda yazıyı

imzalayan kişinin adı ve soyadı ve unvanı sayfanın sağına yanaşık biçimde metnin bitiminden 2 - 4 alta ortalanır.

Doç. Dr. Yusuf YONDEM Ahmet KÜÇÜK VALİ Büyükelçi Müsteşar Yrd. Müsteşar

29

• Yazıyı imzalayacak kişi kurumun “imza yetkileri

yönergesinde kendisine imza yetkisi verilen kişidir imzanın hukuki ve idari anlamı kabul ediyorum demektir”

• Paraf, kısa imza demektir. Kısa imza kişinin adının ve

soyadının baş harflerini el yazısıyla yazmasıdır. Bunun idari ve hukuki anlamı kontrol ettim ,katılıyorum demektir.

• Kamusal ve özel bütün kuruluşlarda önemli ve gizli yazılar, onaylar, kararlar, genelgeler, tebliğler, duyurular, raporlar, anlaşmalar, üst makamlara yazılan yazılar ile arşivlik bütün yazı ve belgeler daima koyu lacivert mürekkepli

dolmakalemle imzalanmalıdır. Bütün kurum ve kuruluşlarda ilgili üst kuruluşa hitaben yazılan yazılar makam sahibi

yönetici tarafından imzalanır.

30

ÖRNEK:

• MALİYE BAKANLIĞINA

• TRT GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE

• ERZURUM VALİLİĞİNE

• MALİYE BAKANLIĞINA

(Bütçe Genel Müdürlüğüne)

• ERZURUM VALİLİĞİNE

(İl Milli Eğitim Müdürlüğüne)

• GAZİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına)

31

DERS BİTTİ TEŞEKKÜR EDERİM…

32