KURUMSAL PROTOKOL ETKİNLİKLERİ
KURUMSAL PROTOKOL ETKİNLİKLERİ
Öğr. Gör. Meral GÜNEŞ ERGİN
Öğr. Gör. Meral GÜNEŞ ERGİN
Kamusal ve özel kurum ve kuruluşlarda memurdan genel müdüre, müsteşara ve bakana kadar her düzeydeki görevlilerin yönetsel ve sosyal yaşamları davranışsal olarak “Protokol” denilen törensel ve
biçimsel kurallar içinde geçmektedir.
Her yönetici kılık-kıyafeti, konuşması ve
davranışlarıyla kurumunu temsil etmektedir.
Kamusal ve toplumsal yaşamda bir yöneticinin temsil niteliği de en çok protokol kurallarına
uymasıyla ortaya çıkmaktadır.
Bu yüzden, kamusal ve kurumsal alanda olduğu
kadar, sosyal yaşamda da protokol kuralları her
düzeyde çalışanlar ve özellikle yöneticiler ve
yönetici sekreterleri için son derece önemlidir.
•
Kamusal ve özel kurum ve kuruluşlarda düzenlenen törenlerde ve törensel
etkinliklerde; toplantılarda, taşıtlarda, davet ve ziyafetlerde, konuk ve ziyaretçi kabullerinde ve resmi yazılarda uygulanan protokol kuralları bu bölümde ayrıntılı
olarak açıklanmıştır.
A. TOPLANTI PROTOKOLÜ
Toplantı, yönetsel yaşamda yöneltme,
bilgilendirme, denetleme, iletişim, eşgüdüm, sorun çözme ve karar verme aracıdır. Bu nedenle yöneticilerin
zamanlarının ortalama
%20’si toplantılarda geçmektedir.
Bir yöneticinin ,yönetimde etkili ve verimli olabilmesi için toplantılarda
uygulanan protokol kurallarını ,masa ve oturma düzenlerini ve toplantı yönetim tekniklerini iyi bilmesi ve bunları iyi
uygulaması gereklidir.
Çünkü her toplantı yönetim işlevlerinin
uygulandığı ve yöneticilik becerilerinin
ortaya çıktığı yönetsel bir etkinliktir.
1. TOPLANTI YÖNETİMİ KURALLARI
Bir toplantının başarısı öncelikle
toplantı salonunun fiziksel olarak iyi olmasına,
masa ve oturma düzeninin amaca ve protokol
kurallarına uygun olarak hazırlanmış olmasına,
toplantının yönetim ve
protokol kurallarına uygun olarak yönetilmesine
bağlıdır.
Toplantı yönetiminde protokol olarak en
önemli kural, iki taraflı, kurumlar arası ve uluslararası toplantılarda, heyet
başkanlarının unvan ve/veya statü bakımından eşitliği ve toplantıya katılanların sayısal eşitliğidir.
Örneğin konuk taraf toplantıya genel müdür yardımcısının başkanlığında katıldığında, ev
sahibi kurumun heyet başkanı da genel müdür yardımcısı olmalı, toplantıda dikdörtgen
masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak
oturmalıdır.
Toplantı başkanı,
toplantı odasında ya da salonunda sırtı duvara gelecek, yüzü geniş
alana bakacak biçimde ve kapıya yakın oturmalıdır.
Toplantıda konuk taraf varsa, toplantı
başkanının sağında ve sırtları duvara gelecek yerde oturtulmalıdır.
Toplantı yönetiminde temsil ve yönetim
açısından en önemli kural, toplantıya katılan heyet üyelerinin sayısal eşitliğidir.
Toplantıya konuk taraf beş kişilik bir heyet
olarak geldiğinde, ev sahibi kurum da toplantıya beş kişi olarak katılmalıdır. Zira bir toplantıda
sayısal azlık, yönetim ve temsil bakımından zayıflık demektir.
Bir toplantıya, üst kişi onur konuğu olarak
katıldığında, onur konuğu ile kurum başkanı
dikdörtgen toplantı masasının uç merkezine
birlikte oturmalı ancak kurum başkanı üstünü
(onur konuğunu) sağına almalıdır.
Yönetimde etkili ve verimli toplantı
yapabilmek için, toplantı yapılan yerin
uygun nitelikte ve özellikte olmasına özen gösterilmelidir.
Bir toplantının başarısı fiziksel ortamın ve koşulların iyi ve güzel olmasına
bağlıdır.Bu nedenle toplantı yeri dikkatle seçilmeli; ısı, ışık, havalandırma gibi
etmenler göz önünde bulundurulmalı; en iyi biçimde ısıtılmalı, aydınlatılmalı ve
havalandırılmalıdır.
Toplantıya
katılanların önüne isimlik, bloknot,
kalem, su ve bardak konmalıdır.Her
üyenin önüne mikrofon
konulmalıdır.
2. TOPLANTILARDA MASA VE OTURMA DÜZENLERİ
Toplantı salonunda, toplantıya katılanların
kendilerine ayrılan yerlere oturmaları, oturma yerleri belirlenmemiş ise, kurumlarının veya
kendilerinin unvan ve statülerine uygun yerlere oturmaları gereklidir.
Zira toplantı protokolünde her yerin bir anlamı
ve önemi vardır. Toplantılarda masa ve oturma
düzenleri aşağıda açıklanmıştır.
a. Toplantılarda Masa Düzenleri:
Toplantılarda kullanılan U, yuvarlak, kare,
dikdörtgen, köşegen ve hilal masa tiplerinin farklı anlamları,
önemleri ve etkileri vardır.
U
1)
U Düzeni:
Sıkça başvurulan ve
uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir.
Toplantıda etkinliği
sağlama, yönetimi ve
iletişimi kolaylaştırma
acısından avantajları
vardır.
2) T Düzeni: Bu tür toplantı düzeninde, toplantıya katılanlar
konuşmacıyı rahat izler ve grup iletişimi de
kolay olur. T düzeni, çok başkanlı ve eş başkanlı toplantılar için
uygundur.
3) V Düzeni: Etkili bir toplantı düzenidir. Eş başkanlı toplantılar için uygulanabilir. V düzeni, iki taraflı imza törenleri için
uygundur.
4) Oval veya Yuvarlak Düzen: Başkansız ya da
eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık
demokratik bir toplantı düzenidir. Oval veya
yuvarlak masa düzeninde
otorite azalır; iletişim ve
katılım artar.
5) Dikdörtgen Düzen:
7-11 kişilik, karar alma toplantıları için uygun bir masa ve toplantı düzenidir. Dikdörtgen masalar tek taraflı toplantılarda
otoritenin egemen olduğu masalardır.
6) Köşegen veya Hilal
Düzen: Toplantıda demokratik katılımı sağlamak için
kullanılan etkin bir toplantı düzenidir.
Başkan köşegen düzenin bir köşesinde; hilal düzeninde ise hilalin açık ucunda yer alan tek masa da oturur. Köşegen ve hilal düzeninde katılımcılar, başkanın sağ ve solunda
protokol sırasına göre otururlar.
7) Kare Düzen:
Küçük kare, dört kişilik çalışma grupları ya da komisyon veya komite
toplantıları için; büyük kare düzen ise, dört taraflı ya
da çok taraflı grup
toplantıları için uygundur.
Ancak büyük kare masalarda katılımı
sağlamak zordur.Çünkü kare masada iletişim azalır.Bu yüzden çabuk
bitmesi gereken toplantılar
için kullanılmalıdır.
8) Konferans Düzeni:
Çok sayıda kişinin
katılacağı, bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan tek taraflı ve tek başkanlı toplantılar için uygundur.
Yönetici önde, katılanlar toplu halde yöneticinin karşısında otururlar. Pasif bir toplantı düzenidir.
b. Toplantılarda Oturma Düzenleri:
Kurumsal ya da kurumlar arası ve uluslararası bütün toplantılarda oturma düzeni ulusal ve kurumsal unvan, rütbe ve/veya kıdeme göre yapılır.
Kurumlar arası toplantılarda protokol sorunu
olmaması için katılacakların unvanları önceden öğrenilmeli, oturacakları yerler belirlenmeli ve isimlikleri masa üstüne konmalıdır. Aksi takdirde,
toplantıda oturma yeri konusunda tartışma ve sorun çıkabilir.
Protokolsüz toplantılar yuvarlak veya kare
masada,katılanların soyadlarına göre alfabetik
sıralama yapılarak düzenlenir.
Toplantılarda Uygulanan Masa Ve Oturma Düzenleri:
1. Tek Başkanlı ve Tek Taraflı Toplantı Düzeni
2. Tek Başkanlı ve İki Taraflı Toplantı Düzeni
3. Eş başkanlı ve Çift Taraflı Toplantı Düzeni
4. İki Başkanlı Tek Taraflı Toplantı Düzeni
5. Tek Başkanlı Çok Taraflı Toplantı Düzeni
6. Köşegen Toplantı Düzeni
7. Hilal Toplantı Düzeni
8. Başkansız ya da Protokolsüz Eş düzey Toplantı Düzeni:
9. Genel Toplantı Düzeni
10. Başkanlık Divanı Oturma Düzeni
TOPLANTILARDA UYGULANAN MASA VE OTURMA DÜZENLERİNİN ŞEMATİK OLARAK
GÖSTERİMİ
Tek Başkanlı ve Tek Taraflı Toplantı Düzeni
BAŞKAN
2 4 6 8 10 1
3 5 7 9
Tek Başkanlı ve İki Taralı Toplantı Düzeni
BAŞKAN
KONUK 1
2 3 4
EV SAHİBİ 1
2
3
4
Eşbaşkanlı ve Çift Taraflı Toplantı Düzeni
5 3 1 2 4
5 2 1 3 4
EŞ BAŞKAN EŞ BAŞKAN
İki Başkanlı ya da Onursal Konuklu, Tek Taraflı Toplantı Düzeni
1.Bşk. – 2. Bşk.
2 4 6 8 10 1
3 5 7 9
Başkansız ya da Protokolsüz
Eşdüzey Toplantı Düzeni
Tek Başkanlı Çok Taraflı Toplantı Düzeni
BAŞKAN
2 4 6 8 10 1
3 5 7 9
11 13 14 12
Köşegen Toplantı Düzeni
1 1 2 2
4 4
6 6 3 3
5 5
7 7 8 8
Başkan
Başkan
Genel Toplantı Düzeni
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
Başkan
Başkan
Başkanlık Divan Oturma Düzeni
Bu düzen başbakanlık divanında ayrıca basın toplantılarında,panel ve üst düzey yetkililerin
birlikte yaptıkları toplantılarda uygulanır
.1-21-2 2-1-32-1-3 4-2-1-34-2-1-3
5-2-1-3-4 5-2-1-3-4
B. TAŞIT PROTOKOLÜ
Taşıt protokolü kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda protokol kurallarının tam olarak
uygulandığı alanlardan biridir.
Ancak, taşıt protokolü özel, sosyal, kurumsal ve kamusal taşıtlarda farklıdır.
İlke olarak, makam otomobillerinde ve resmi
taşıtlarda protokol kuralları; otomobili sahibinin
kullandığı özel taşıtlarda ve taksilerde sosyal
protokol kuralları uygulanır.
1. Resmi Taşıtlarda Oturma Düzenleri
Resmi taşıtlar, kurumlarda makam sahibi yöneticilere tahsisli “makam” taşıtları ile
“hizmet tahsisli” kurumsal araçlardır.
•
Makam otomobillerinde ve resmi otomobillerde arka sağ koltuk onur yeridir. Makam sahibi yönetici daima arka sağ koltuğa; eşi, yardımcısı, konuğu veya astı sol koltuğa oturur. Makam
otomobilinde ön sağ koltuğa koruma görevlisi, mihmandar, tercüman, protokol ya da özel
kalem müdürü, memur ve sekreter oturur.
•
Makam sahibi otomobilde olmadığında ve otomobile makam sahibinin dışında eşi,
yardımcısı, arkadaşı veya akrabası bindiğinde
arka sol koltuğa oturur; sağ koltuk boş kalır.
Makam otomobiline ve resmi taşıtlara onur
konuğu, makam sahibi ve/veya üstler binmeden astlar ya da kıdemsiz olanlar binmezler.
Bir yönetici ,eş düzey resmi konuk olarak makam otomobiliyle başka bir il ya da ilçeye gittiğinde, kendi otomobilini bırakır, ev sahibinin otomobiline biner.
Ev sahibinin konuğun otomobiline binmesi doğru değildir. Ancak kurum amiri kendi makam
otomobiliyle makam bir il ya da ilçeye gittiğinde, orada ev sahibi olan il/ilçe müdürünü kendi
otomobiline davet eder.
RESMİ ARAÇLARDA OTURMA DÜZENİNDE PROTOKOL YERLERİ:
1.yer arka sağ koltuk
2.yer arka sol koltuk
3. yer ön sağ
koltuk
TAŞIT PROTOKOLÜ
MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ
(KSMT: Koruma, sekreter, memur, mihmandar, tercüman)
Ş KSMT
2 1
MAKAM
Ş KSMT
2 1
BOŞ
RESMÎ TAŞITLARDA OTURMA DÜZENİ
Ş
3
2
1
Ş
4
2 3 1
KONVOY DÜZENİ
Yabancı devlet ve hükümet başkanlarının, bakanların ve üst düzey yöneticilerin resmi ziyaretlerinde karşılanma, ülke içinde yer
değiştirme ve uğurlamalarında, resmi erkanı taşıyan otomobiller belli bir konvoy düzeni içinde hareket ederler. Konvoy düzeni önden arkaya doğru aşağıdaki biçimde sıralanır.
41
1. DEVLET VE HÜKÜMET BAŞKANLARININ RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ
Öncü Eskort
Protokol
Makam (Konuk ve ev sahibi)
Hanımefendiler (Konuk ve ev sahibi eşleri)
Koruma
Delegasyon (Resmi Heyet Üyeleri)
Ambulans
Arka Eskort
42
2. YABANCI BAKANLARIN VEYA YABANCI ÜST YÖNETİCİLERİN RESMİ RESMİ ZİYARETLERİNDE
KONVOY DÜZENİ
Eskort
Makam (Konuk ve ev sahibi)
Varsa Hanımefendiler (Konuk ve ev sahibi eşleri)
Eşlik eden Yetkililer
Güvenlik
43
3.YURT İÇİNDE BAKANLARIN RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ
Eskort
Makam (Bakan ve Vali)
Eşlik Eden Yetkililer
Güvenlik
44
4. YURT İÇİNDE ÜST YÖNETİCİLERİN RESMİ ZİYARETLERİNDE KONVOY DÜZENİ
Makam (Müsteşar,Başkan, Genel Müdür, Bölge Müdürü, İl Müdürü)
Eşlik Eden Görevliler
45
2. Özel ve Sosyal Taşıtlarda Oturma Düzenleri
Kişinin kendi kullandığı özel otomobilde, 1.
Yer öndeki sağ koltuktur. Bu durumda, ön sağ koltuğa daima hanım ya da resmi veya sosyal statü sahibi kişi veya yaşça büyük olan oturur.
Ön sağ koltuğu boş bırakıp arka koltuğa
oturmak, otomobili kullanan sahibini ücretli şoför yerine koymaktır ve büyük bir
saygısızlıktır.
OTOMOBİLİ SAHİBİNİN KULLANDIĞI ÖZEL TAŞITLARDA OTURMA DÜZENİ
(K: KONUK, KE: KONUK ERKEK, KH: KONUK HANIM; EH: EVSAHİBİ HANIM)
Ş
1 K
BOŞ
BOŞ
Ş
1 KE
3 EH
2 KH
Takside sosyal protokol gereği, hanım daima
arka sağ koltuğa, erkek arka sol koltuğa oturur.
Takside 1. yer arka sağ
koltuk; 2.yer arka sol
koltuk; 3. yer ön sağ
koltuktur.
Taksiye 4 kişi binildiğinde 3. kişi arka ortaya , 4. kişi öne oturur.
Ancak taksiye 3 veya 4 kişi bindiğinde genel olarak ücret
ödeyecek kişi ön sağ koltuğa oturur.
Bir hanımın tek olarak öne oturması
doğru değildir.
C. BAYRAK PROTOKOLÜ
1. Türk Bayrağı
Bayrak, T.C. Devletinin ülkesi ve milletiyle bölünmez
bütünlüğünün,
bağımsızlığının ve ulusun egemenliğinin sembolüdür.
Bu nedenle bayrağa saygı her
vatandaşın ulusal görevidir.
Bayrağın büyüklüğü, çekileceği binanın büyüklüğü ile uyumlu olmalıdır. Bayrak direkleri ağaç veya madenden yapılmış yuvarlak ve beyaz boyalı; direk yüksekliği yerden en az 3 m olmalıdır. Direk, binanın en yüksek yerine veya ön yüzünün tam ortasına veya binanın giriş önünde en uygun yere dikey olarak dikilir.
Bayrak, sabah 08.00’de veya gün ağarırken hızlı hızlı çekilir; gün batımında yavaş yavaş indirilir. Bayrağın
çekilmesi ve indirilmesi esnasında ve tören geçişlerinde Bayrak cephe alınarak selamlanır.
a. Bayrak Konacak Makam Odaları ve Salonlar:
Cumhurbaşkanı,
TBMM Başkanı,
Başbakan,
Anayasa Mahkemesi,
Yargıtay ve
Danıştay Başkanları,
makam odalarına, brifing ve şeref salonlarına ve
mahkemelerde duruşma
salonlarına Türk Bayrağı konur.
Bakanlar,
Cumhuriyet Savcıları,
Fakülte
Dekanları,
Başkonsoloslar
vb.
b. Bayrak Çekilecek Binek Taşıtları:
Cumhurbaşkanının,
illerde valilerin,
görevli bulundukları dış
ülkelerde büyükelçilerin
makam taşıtlarının sağ
ön tarafına, tepesinde ay
yıldız bulunan kromajlı
küçük direklere Türk
Bayrağı çekilir.
c
. Bayrak Çekilecek ve Konacak Yerler:
Tören alanlarında, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında, siyasal partilerin
merkez, il ve ilçe örgütlerinde; fabrikalarda ve işletmelerde ulusal bayram, genel tatil ve hafta tatili günlerinde bayrak çekilir.
Birden çok resmi dairenin bulunduğu binaya tek bayrak çekilir.
Yurtdışında T.C. Büyükelçiliği dışındaki tüm
kuruluşlarda Türk Bayrağı yerel ülkenin bayrağı ile
birlikte olur.
d. Sürekli Bayrak Çekilecek Yerler:
Türk Bayrağının her gün 24 saat süreyle çekili olacağı yerler şunlardır:
Cumhurbaşkanlığı,
TBMM,
Anıtkabir,
Hükümet konakları,
Polis, jandarma, hudut, gümrük muhafaza karakolları ve hudut kapıları,
Eğitim ve öğretim kuruluşları,
Köy ve mahalle muhtarlıkları,
Tüm kamu kurum ve kuruluşları…
e. Bayrak Örtülecek Yerler: Bayrak, açılış törenlerinde Atatürk heykellerine, resmi yemin törenlerinde masalara örtülebilir .
Cumhurbaşkanlığı yapmış kişilerin, şehitlerin, Türk Silahlı Kuvvetlerinin sivil personel dışındaki mensuplarının ve emeklilerinin; makam
odalarında Bayrak bulunan kamu görevlilerinin ve bu görevleri daha önce yapmış olanların
cenaze törenlerinde tabutlarına bayrak
örtülebilir.
-
BAYRAK ÖRTÜLECEK YERLER
Aşağıda yazılı kimselerin cenaze törenlerinde tabutlarına örtülebilir:
Milletvekilleri ve milletvekilliği yapmış olanlar.
Gaziler.
Yüksek yargı organları ve Sayıştay üyeleri ve emeklileri.
Hakim ve savcı emeklileri.
Yüksek öğretim kurumları öğretim üyeleri ve
emeklileri.
Devlet sanatçıları,
Devlet madalyası sahipleri,
Kızılay ve Türk Hava Kurumu başkanlığı yapmış olanlar,
Emniyet mensupları ve emeklileri,
Resmi okul müdürleri,
Basın şeref kartı sahipleri,
İşçi veren konfederasyonları başkanlığı yapmış
olanlar,
2. TANITICI (KURUMSAL) BAYRAKLAR
Tanıtıcı bayrak, boyu eninin bir buçuk katı olan ve üzerinde resmi ya da özel kuruluşun tescil edilmiş yazı, resim, işaret, rumuz ve amblemi bulunan ve kurumu tanıtıcı özel bayraktır.
Tanıtıcı bayraklar, sadece ait oldukları kurum ve kuruluşların binaları önüne çekilir; kurumsal tören ve toplantılarda kullanılır; makam sahibi yöneticileri
odalarında çalışma masalarının sol gerisine konur. Tanıtıcı bayrak
direklerinin tepesinde ay yıldız
bulunmaz.
Tanıtıcı bayrağın ebadı Türk Bayrağından büyük, direği Türk Bayrağı direğinden
yüksek olamaz.
Tanıtıcı bayrak tescil edilmedikçe
kullanılamaz.
D. KONUK VE ZİYARET PROTOKOLÜ
1. Konuklar ve Ziyaretçiler
Konuk; kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda davet edilen veya ziyareti kabul edilen, kendisine önem ve değer verilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir.
Kamusal ve kurumsal yaşamda konuk resmi ise
resmi protokol kuralları; özel veya sosyal ise sosyal
protokol kuralları uygulanır.
a. Onur Konuğu: Kamusal ve kurumsal yaşamda onur konuğu, davet sahibi yöneticinin üstü ya da davet edilen üst konuklar içinde protokol
bakımından 1 numara olan devlet veya hükümet adamı ya da eş düzey yabancı konuktur.
Özel ve sosyal yaşamda ise, onur konuğu davet sahibine ziyaretiyle onur veren resmi makam,
unvan veya statü sahibi kişi ya da tanınmış sanatçı, yazar, gazeteci, politikacı, bürokrat, sporcu, bilim adamı, iş adamı, din adamı vb. önemli şahsiyettir.
b. Konuk: Konuk, yöneticinin ve/veya ev
sahibinin davet ettiği ya da ziyaretini kabul ettiği unvan, mevki ve statü olarak eşiti
olan kişidir.
Bir kişiyi resmi olarak davet edebilmek için, onun düzeyinde olmak gereklidir. Çünkü
protokolde herkes denginin konuğudur.
Üst, ast için onur konuğu; ast ise üst için
sadece ziyaretçidir.
c. Ziyaretçi: Ziyaret, kamusal, kurumsal ve toplumsal yaşamda bir kişiyi ya da bir aileyi randevu ya da izin alarak veya haber
vererek görmeye ve görüşmeye gitmektir.
Ziyaretçi de, görmeye veya görüşmeye giden kişidir.
Davetsiz misafir ya da ziyaretçi karşılanmaz
ve ağırlanmaz.
2) Konukları ve Ziyaretçileri Karşılama ve Uğurlama
Konukların karşılanması ve uğurlanması protokolde en önemli konulardan biridir.
Çünkü kamusal, kurumsal, sosyal ve özel
yaşamda karşılama ve uğurlama konuğa
verilen önem ve değeri gösterir.
Konukları karşılama ve uğurlama konusunda protokol olarak genel kurallar aşağıda
belirtilmiştir:
Bir konuğun muhatabı, kendisini davet veya kabul eden aynı mevki ve statüdeki yöneticidir. Bu
yüzden, konuğu daima dengi olan ev sahibi karşılar ve uğurlar.
İlke olarak, ev sahibi yönetici tarafından davet
edilen onur konuğu, üst konuk ve yabancı konuklar
uçakla geldiklerinde havaalanında; demiryoluyla
geldiklerinde garda; karayoluyla geldiklerinde bina
önünde karşılanır ve buradan uğurlanırlar.
3) Yabancı Konukları Karşılama ve Uğurlama
Dış ülkeden resmi olarak davet edilen ya da kendisi resmi olarak ziyarete veya iş görüşmesine gelen
yabancı konukların karşılanması ve
uğurlanmasında karşılıklılık esastır. Örneğin, ev sahibi yönetici daha önce bir ülkeye davetli veya ziyaretçi olarak gittiğinde, kendisi nerede ve nasıl karşılanmış ise, o ülkeden eşiti olan yönetici davetli veya ziyaretçi olarak Türkiye’ye geldiğinde aynı
yerde ve aynı biçimde karşılanır.
4) Ziyaretler ve Ziyaret Kuralları
Her ziyaret zamanında yapılmalıdır. Gecikmiş bir ziyaret, yapılmamış ziyaret gibidir. İş ziyaretleri ya da tebrik ve nezaket ziyaretleri hiçbir zaman karşı tarafın fazla
zamanını almamalı; çalışmasına, toplantısına, randevusuna engel olmamalıdır.
Yüksek mevki sahibi kişilere yapılacak ziyaretlerde özel kalem müdürü ya da sekreterden randevu almak
gereklidir.
Kamusal ve kurumsal yaşamda protokol ziyaretlerinin
süresi ilke olarak beş dakikadır. Sosyal yaşamda ise 15-20 dakikadır. Ancak, üst ya da ev sahibi ziyaret süresini
uzatmak istediğinde bu isteğe uyulur.
5. Ziyaret Türleri
Kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda uygulanan resmi ve sosyal ziyaret türleri şunlardır:
a. Resmî Ziyaretler:Yabancı devlet ve hükümet adamları ile yabancı kurumların başkanlarının
resmi davet veya kabul sonucunda Türkiye’de dengi olan devlet ve hükümet adamlarına veya kurum başkanlarına iş görüşmesi, anlaşma,
toplantı, kongre, konferansa katılma veya iadeyi ziyarette bulunma amacıyla yaptıkları ziyaretlerdir.
Kamusal ve kurumsal yaşamda uygulanan resmi ziyaretler; göreve başlama, görevden ayrılma (veda), iş tebrik ve nezaket
ziyaretleridir. Bu ziyaretler aşağıda açıklanmıştır.
1) Göreve Başlama Ziyareti : Göreve başlama ziyareti resmi bir ziyarettir.
Bir kurumda ya da bir il veya ilçede göreve başlayan kişi, önce amirini yada mülki
amiri ziyaret etmek zorundadır. Daha
sonra, göreve başlayan kişi kurum içinde ve dışında, ilde veya ilçede protokolde
kendisinden üstte olanları ziyaret eder.
2) Görevden Ayrılma (Veda) Ziyareti:
Kurumdan, görevden, görev yerinden ya da il veya ilçeden ayrılma ziyareti kamusal ve özel bütün
kuruluşlarda çalışanlar için resmi bir ziyarettir.
Bir kurumdan ya da il/ilçeden ayrılması söz konusu olan kişi, bir hafta öncesinden itibaren üstlerinin makamlarına giderek kendilerine veda ziyaretinde bulunur. Son olarak, birlikte çalıştığı personelin
bürolarına giderek kendilerine veda eder.
3) İş (Çalışma) Ziyareti:
Kurumlar arasında eş düzey yöneticilerin yaptıkları iş
ziyaretleri resmi niteliktedir.
Çalışma ziyaretinin en önemli özelliği, ziyaret
vesilesiyle taraflar arasında resmi bir iş ile ilgili
konuların görüşülmesi,
gerektiğinde ortak bir karar alınması ve uygulanmasıdır.
4) Tebrik Ziyareti:
Çalışma yaşamında bir kişinin yeni bir göreve atanması nedeniyle yapılan ziyarettir.
Tebrik ziyaretlerinde uyulması ve uygulanması gereken kurallar:
• Özel ya da kamusal bölge, il/ilçe müdürleri göreve başlayan mülki amire ilk bir hafta içinde ziyaret etmelidir.
• Tebrik ziyareti kişinin çalışma yerine, yöneticinin makamına gidilerek yapılır; evine gidilerek tebrik ziyaretinde bulunulmaz.
5) Nezaket Ziyareti:
Türkiye’de her kurumda en çok yapılan ve boş zamanları
değerlendirmeye
yarayan yarı resmi
bir ziyaret türüdür.
b. Sosyal Ziyaretler: Kamusal ve
kurumsal yaşamda sosyal ziyaretler;
bayram ziyareti, hasta ziyareti ve baş sağlığı ziyaretidir.
1) Bayram Ziyareti: Türk toplumunda, toplumsal yaşamda olduğu gibi çalışma yaşamında da dini bayramlarda üstleri ve çalışma arkadaşlarını ziyaret sosyal ve
kültürel geleneklerden biridir.
2) Hasta Ziyareti:
Kurumsal ve toplumsal yaşamda bir kişinin çalışma arkadaşı ya da bir dostu hastalandığı ve hastanede yattığı zaman kendisine geçmiş olsun ziyaretine
gitmesi; bir ast hastalandığı, evde veya hastanede yattığı zaman amirinin kendisiyle ilgilenmesi ve
kendisine çiçek göndererek “geçmiş olsun” demesi nezaket gereğidir.
Hasta ziyareti genel olarak öğleden sonra yapılır.
Hastaya hediye olarak çiçek, kolonya, kitap, dergi, meyve götürülebilir.
3) Başsağlığı Ziyareti:
Kurumsal yaşamda bir ast ya da üstün: toplumsal yaşamda bir yakının vefatı durumunda yardıma koşmak en önemli insani görevdir. Tanışıyor olmak şart değildir.
