5.3. İLETİŞİM
5.3. İLETİŞİM
Geniş anlamıyla iletişim: istenen sonuçları başarmak ve davranışları etkilemek amacıyla insanlar arasında sözlü ya da sözlü olmayan diğer araçlarla anlayış sağlamadır. Örgütlerde iletişimin iki temel amacı vardır:
İlki, örgütün amaçlarını gerçekleştirmesi için faaliyetlerin eşgüdümlenmesi, görevin ilgili personele kişiye iletilmesidir.
İkincisi, örgüt üyelerinin iletişim yoluyla örgütsel planları istekli ve şevkli biçimde başarmak için canlandırılmasıdır.
• Örgütsel iletişimin amacı, örgütün çeşitli
departmanlarında görev yapan çalışanlar
arasında etkileşimi sağlayarak örgüt
amaçlarının ve politikalarının tüm çalışanlar
tarafından benimsenmesini sağlamak, çalışana
önemsendiği duygusunu vermek ve bu
bağlamda personelin iş doyumunu arttırmak, o
örgütün işleyişini sürdürmek ve örgütü
başarıyla hedeflerine ulaştırmaktır.
• Örgüt içinde kurulan sağlıklı bir iletişim, o örgütün veya şirketin verimliliğini ve başarısını arttırır.
• Ayrıca, örgüt içinde kurulan samimi ve etkili iletişim stili çalışanların örgütün amaçlarını ve kurallarını da benimseyerek, o örgütle bütünleşmesini sağlar.
• Böylece bu ortam içinde çalışan kişinin işe
bağlılığı artar ve iş verimliliğinin önemli ölçüde
yükselmesiyle işçi, örgüt başarısının artmasına
da önemli katkılarda bulunur.
• Etkili bir örgütsel iletişim, örgütteki iletişim kanallarının herkes için açık ve anlaşılır olmasıyla ilgilidir.
• Ayrıca örgüt içi iletişimin etkin ve başarılı olması için yöneticilerin de çalışanlarla etkileşime istekli olması gerekir.
Örgüt içi iletişimin etkin olabilmesi için o örgütün, tüm çalışanlarıyla eşit bir biçimde etkileşime girdiğine inandırması gerekir.
• Yönetici tüm çalışanlarla aynı derecede etkileşmeli, onlarla iletişim kurmaya istekli ve girişken olmalı, üstler astların sorunlarını ve önerilerini dinlemeli ve problemleri çözmede istekli olduğunu çalışanlara göstermelidir.
İletişim sürecinin üç temel öğesi vardır.
Bunlar: mesajı ileten gönderici, mesajın iletildiği kanal ve mesajı alan ve onu yorumlayan alıcıdır. Genişletilmiş iletişim süreci ise şöyledir:
Gönderici – Mesaj – Kanal – Alıcı Şifre –
Anlam Bulma-Geri Bildirim
5.3.1. ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM BİÇİMLERİ A.Biçimsel İletişim Sistemi
Örgütteki hiyerarşik yetki yapısıyla ilgili olan biçimsel iletişim sistemi, örgüt içindeki ve örgüt çevre arasındaki bilgi akımını sağlayan kanalları gösterir.
Örgüt şemalarına baktığımızda kimin kiminle iletişimde bulunacağını hemen anlarız. Biçimsel iletişim sistemi, iletişim kanallarının düzene sokulması için bazı kısıtlamaların getirilmesini gerektirir. Örgütlerde biçimsel iletişim üç yönde hareket eder.
1.Yukarıdan aşağıya iletişim
Örgütün genel müdüründen başlayıp emir- komuta zincirini izleyerek aşağılara doğru uzanan iletişimdir. Bu iletişimde ulaştırılan mesajlar:
– Politikalar, usuller, kurallar ve iş çizelgeleri de içeren emirleri,
– Bilgi taleplerini,
– Belirli bir konuda grup birliğini sağlayacak bilgileri içermektedir.
2.Aşağıdan yukarıya iletişim
Bu tür iletişim, astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Yukarıya doğru iletişim, genellikle astın verdiği rapor ve tepkilerden oluşur.
Ancak bu tür iletişimin gerçekleşmesini engelleyen bir çok etmen söz konusudur.
– Fiziksel Uzaklık ya da Erişemezlik
– Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması – Amirin davranışı
– Astın saygınlığı (statüsü) – Gelenekler
3.Yatay İletişim: Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve birimler arasında yapılan iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler içinde ve arasında faaliyetlerin eşgüdümlenmesini sağlamaktır.
4.Çapraz İletişim: Biçimsel iletişim kanalları yukarıda açıklandığı gibi üç türde gelişir.
Ancak bazı durumlarda, iletilen bilginin
niteliğine göre çapraz bir yolda izlendiği
görülebilir.
B. DOĞAL İLETİŞİM
Biçimsel yapının eksik kalması nedeniyle, çalışanların ihtiyaçlarını karşılamak üzere, örgütlerde doğal gruplar oluşturulmaktadır.
Bu grupların bir önderi, kendilerine özgü normları, ödüllendirme ve cezalandırma sistemi ile iletişim ağları bulunmaktadır.
Doğal iletişimi biçimsel iletişimin
tamamlayıcısı olarak betimlemek
mümkündür…
5.3.2. İLETİŞİMİ ENGELLEYEN ETMENLER
İletişimin niteliğine etki edecek etmenleri üç grupta toplamak olanaklıdır:
1.Teknik engeller: İletişimde çevresel engellere teknik engeller demekteyiz. Teknik engeller içinde önemli olanlar şunlardır: Zamanlama, aşırı bilgi yükleme, gürültü ve kültürel farklılıklar.
2.Dil güçlükleri: seçilen sözcük veya semantik (sözcüklerin anlamları bilimi)
3. Psikolojik güçlükler: İletilecek şeyin açıklığa kavuşturulması, güven ve açıklık, kıskançlık, dinlememe, duymak istenileni duymak
5.3.3. İLETİŞİMİ GELİŞTİRME YÖNTEMLERİ
1.Geribildirim: Göndericiler mesajı alanın tepkilerine dikkat etmeli, onu anlayıp anlamadığını gösteren işaretler bulmaya çalışmalıdırlar.
2.Alıcının Dünyasına Karşı Duyarlık: İletişimde bulunan yönetici, yalnızca kendi anlayabileceği dille bir mesaj iletmeye kalkarsa, farklı değer ve tecrübelere sahip olan alıcı bu mesajdan bir şey anlamayacaktır.
3.Etkili Dinleme Çok Okuma Ve Gözlemde Bulunma
4Sözde Anlatımın Yanında Eylemle Açıklama: Yönetici açıklamalarını hareketleriyle güçlendirmelidir.
5.Yeterince Tekrarlama
6.Tehdit Edici Olmayan İş Ortamı Yaratma
7.Geçişim Analizi: Bu analize göre çalışan her bireyde üç tür ego durumu vardır. Bunlardan ilki ana baba egosudur. Bu benliğe bürünen kişi baba tutumu takınır. Bu tutum ya babacan ya da otoriter görünümündedir. İkinci tür ego çocuk egosudur. Buna göre kişi bazen çocuklaşır.
Davranışları çocuk gibidir. Üçüncü ego ise yetişkin davranışıdır. Buna benliği bulma davranışı da diyebiliriz.
8.Uyuşmazlık Yönetimi: İletişimi kolaylaştıran tekniklerden bir diğeri örgütsel uyuşmazlıkların yönetimidir. Çalışanların arasında geçmiş yaşam, tecrübe, özlem düzeyleri ve kişilikler yönünden farklılıklar vardır.
9.Johari Penceresi
