Revisionsrapport
Granskning av landstingets upphand- lingsverksamhet
Norrbottens läns landsting
Augusti 2010
Lotta Ricklander, Revisionskonsult
Per Ståhlberg, Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund... 1
1.2 Revisionsfråga ... 1
1.3 Avgränsning och revisionsmetod... 1
2 Externt regelverk... 2
2.1 Lagen om offentlig upphandling (LOU)... 2
3 Internt regelverk... 3
3.1 Landstingets gemensamma regler och riktlinjer ... 3
4 Landstingets upphandlingsorganisation... 4
4.1 Upphandlingsenheten inom Division Service... 4
4.1.1 Ansvar och roll... 4
4.1.2 Upphandlingsprocessen ... 4
4.1.3 Uppföljning och kontroll ... 5
4.2 Länsservice inom Division Service ... 5
4.3 Divisionerna Opererande Specialiteter och Primärvård ... 6
5 Kontroll av genomförda upphandlingar... 6
5.1 Upphandling av ramavtal inom upphandlingsenheten... 6
5.1.1 IT-konsulttjänster... 6
5.1.2 Tandimplantat ... 7
5.2 Upphandling genomförd av upphandlingsenheten för divisionerna Primärvård och Opererande Specialiteter... 7
5.2.1 Division Primärvården ... 7
5.2.2 Division Opererande Specialiteter ... 9
6 Kontroll av följsamhet mot ramavtal m.m... 10
6.1 Ramavtal i landstinget ... 10
6.2 Kontroll via leverantörsregister ... 10
6.3 Kontroll via leverantörsreskontra ... 11
7 Revisionell bedömning ... 13
7.1 Revisionsfrågor ... 13
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Norrbottens läns landsting genomför många upphandlingar av varor och tjänster årligen.
All upphandling styrs av lagen om offentlig upphandling. Lagen innebär i korthet att all offentlig upphandling lagregleras och inte får göras på ett sådant sätt att leverantörer sär- behandlas, vare sig positivt eller negativt. Det är väsentligt att regler och riktlinjer utfor- mas som reglerar hur upphandling av varor och tjänster ska ske. Viktigt är också att det finns en tydlig organisation och ansvarsfördelning kring upphandling och att de av lands- tinget upphandlade ramavtalen efterlevs av verksamheten.
Risk finns att landstinget upphandlingsverksamhet, med avseende på organisation, an- svarsfördelning och internt regelverk, inte är ändamålsenligt utformad. Vidare finns risk för att externt och internt regelverk kring upphandling inte efterlevs på ett tillfredsställan- de sätt inom landstinget. Revisionen har vid tidigare granskningar (t ex granskning av in- hyrd personal från bemanningsföretag) kunnat notera att brister finns avseende efterlevna- den till gällande ramavtal. Under hösten 2009 har revisionen fått ytterligare signaler i detta avseende.
1.2 Revisionsfråga
Den övergripande revisionsfrågan är om landstinget har en ändamålsenlig organisation och tillräcklig intern kontroll för upphandlingsverksamheten. Mer konkret ska följande kontrollmål besvaras:
Organisation och ansvarsfördelning är ändamålsenlig
Landstingets verksamheter följer de externa och interna regelverk som finns
De ramavtal som tecknats följs av landstingets verksamheter
Den interna kontrollen av upphandlingsverksamheten är tillräcklig
1.3 Avgränsning och revisionsmetod
Granskningsfokus ligger på divisionerna Service (upphandlingsverksamheten), Pri- märvård och Opererande specialiteter
1. Granskning av organisation och ansvarfördelning inom landstinget.
Granskning av i vilken utsträckning den beslutade organisationen och ansvarför- delningen efterlevs av landstingets samtliga verksamheter.
2. Externt och internt regelverk och rutinbeskrivningar och annan därtill hörande doku- mentation granskas.
3. Granskning av upphandlingar inom landstinget.
Granskning av ett urval av upphandlingar inom divisionerna Service (upphand- lingsverksamheten), Primärvård och Opererande specialiteter.
Registeranalys utifrån ett urval av kontoslag inom vilka landstinget tecknat ramav- tal. Granskning utifrån detta i vilken omfattning landstingets verksamheter följer de centralt tecknade ramavtalen.
4. Intervjuer med nyckelpersoner och verksamheter.
Intervjuer genomförs med stabstjänstemän, ansvariga chefer inom divisionerna Service, Primärvård och Opererande Specialiteter. Totalt har sex intervjuer genom- förts.
2 Externt regelverk
2.1 Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Från den 1 januari 2008 gäller en ny lag om offentlig upphandling (LOU 2007:1091) 1 . Den nya lagen innehåller fler förtydliganden om vad som gäller i upphandlingsprocessen.
Nyheter i lagen är bland annat en reglering avseende ramavtal, som med stor sannolikhet kommer att påverka de upphandlande enheterna i framtiden. Mycket i den nya lagen över- ensstämmer med de regler som gällde till och med 2007. Vidare finns ett antal förordning- ar inom området, vilka inte närmare berörs i denna rapport.
Lagen bygger dels på EG:s upphandlingsdirektiv när det gäller upphandlingar över trös- kelvärdena av varor, A-tjänster (t ex arkitekttjänster och byggentreprenader), dels på den äldre nu upphävda upphandlingsförordningen och de kommunala upphandlingsreglemen- tena när det gäller upphandlingar under tröskelvärdena och B-tjänster (t ex tjänster inom hälso- och sjukvård).
Lagen är tvingande så till vida att varje upphandlande myndighet ska, med få undantag, tillämpa lagen när den står i begrepp att göra en anskaffning från en extern leverantör. Av- steg från regelverket kan medföra att upphandlingen måste göras om eller att den upp- handlande enheten måste utge skadestånd till en förfördelad leverantör.
1 Vissa nya regler har under våren antagits av riksdagen avseende LOU och gäller från den 15 juli 2010.
Bland annat gäller det regler om avtalsspärr, fastställda gränser avseende direktupphandling samt köp från
kommunala företag. Dessa nyheter berör dock inte denna granskning eftersom reglerna inte gäller för upp-
handlingar som påbörjats före de 15 juli.
Direktupphandling får användas om upphandlingens värde är lågt 2 eller om det föreligger synnerliga skäl såsom brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande myndigheten.
Vid upphandling ska de grundläggande gemenskapsrättsliga principerna i Europafördraget och principen om affärsmässighet i LOU:s portalparagraf tillämpas. De gemenskapsrätts- liga principerna är följande:
Principen om icke-diskriminering
Likabehandlingsprincipen
Proportionalitetsprincipen
Transparensprincipen
Ömsesidighetsprincipen
De nya ramavtalsreglerna innebär att den upphandlande myndigheten måste antingen fast- ställa alla villkor vad gäller hur avrop ska ske från leverantörerna redan vid avtalstillfället, alternativt att göra ny konkurrensutsättning av samtliga ramavtalsleverantörer när avrop ska göras.
3 Internt regelverk
3.1 Landstingets gemensamma regler och riktlinjer
Landstinget har ingen särskilt upphandlingspolicy, däremot finns antagna riktlinjer för upphandling dokumenterade i Landstingets gemensamma regler och riktlinjer. Av dessa framkommer att Division Service ansvarar för upphandlingsprocessen i landstinget. Vida- re anges att upphandlingar ska bedrivas i projektform där helhetstänkande och ekonomisk effektivitet ska vara grunden. Landstinget skall även samverka med andra kommuner och landsting när detta är ändamålsenligt.
Direktupphandlingar får göras inom landstinget vid upphandling av varor och tjänster upp till tio basbelopp (428 tkr, 2009). Även direktupphandlingar ansvarar Division Service för att genomföra.
Samtliga verksamheter ska använda leverantörer med vilka det finns tecknade avtal.
Intern kontroll är definierat i landstingets gemensamma regler och riktlinjer. Där framgår att intern kontroll är en process som skall utformas i syfte att med rimlig grad av säkerhet
2