T.C.
İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İŞLETME YÖNETİMİ ANABİLİM DALI
İŞLETME YÖNETİMİNDE ETKİN ZAMAN KULLANIMI VE ZAMAN PLANLAMANIN ÖNEMİ
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Hazırlayan
ERAY KÖMÜRCÜOĞLU
Tez Danışmanı
DOÇ. DR. ASLI ALBAYRAK
İstanbul, 2017
T.C.
İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İŞLETME YÖNETİMİ ANABİLİM DALI
İŞLETME YÖNETİMİNDE ETKİN ZAMAN KULLANIMI VE ZAMAN PLANLAMANIN ÖNEMİ
Yüksek Lisans Tezi
ERAY KÖMÜRCÜOĞLU
I
II
III
IV ÖZET
İŞLETME YÖNETİMİNDE ETKİN ZAMAN KULLANIMI VE ZAMAN PLANLAMANIN ÖNEMİ
ERAY KÖMÜRCÜOĞLU
Yüksek Lisans Tezi, İşletme Yönetimi Anabilim Dalı Danışmanı: Doç. Dr. Aslı ALBAYRAK
Mayıs, 2017-81 sayfa
Günümüzde karmaşıklaşan ve değişen çalışma şartları ile yaşam tarzlarına bağlı olarak yöneticiler zamanı etkin kullanmaya ihtiyaç duymaktadır. Her ne kadar zamanı etkin kullanmak herkes için önemli olsa da özellikle belediyeler gibi belirli bir bölgedeki birçok iş ve işletmeden sorumlu olan yöneticiler için ayrı öneme sahiptir. Çünkü belediye yöneticilerinin tüm bu işleri yaparken zaman baskısı altına düşmeleri ve zaman tuzaklarına kapılmaları sadece bir işletmenin değil belediyelerin sorumluluk alanı altında olan herkesin olumsuz etkilenmesine neden olmaktadır.
Bu çalışma, yöneticilerin iş yerlerinde zaman kullanım biçimlerini, zaman kullanımına ilişkin karşılaştıkları güçlükleri ve zaman tuzaklarını ortaya koymak;
elde edilen sonuçlardan hareketle yöneticilere zamanlarını etkin kullanmalarına ilişkin önerilerde bulunmak amacıyla yapılmıştır. Belediye yöneticilerinin zaman kullanımıyla ilgili daha önceden yapılan herhangibi bir çalışmaya rastlanmadığından çalışmada nitel araştırma yöntemlerinden yarı yapılandırılmış mülakat yöntemi kullanılmıştır. Çalışma kapsamına İstanbul’da bulunan belediye yöneticileri alınmıştır.
Çalışma sonucunda yöneticilerin zaman planlaması yapmalarına rağmen bazı işlere yetişmekte güçlük çektikleri, bazı işlerin fazlasıyla zamanlarını aldığı, çeşitli konularda zaman tuzaklarına düştükleri ortaya çıkmıştır. Çalışma sonucunda yöneticilere zamanı etkin kullanmaları ve zaman tuzaklarına düşmemeleri için çeşitli önerilerde bulunulmuştur.
Anahtar Kelimeler: Yönetim, Yönetici, Zaman Kullanımı, Zaman Planlama
V ABSTRACT
Importance of Effective Time Using and Time Planning In Business Administration
Eray KÖMÜRCÜOĞLU
Master of Science Thesis, Department of Business Administration Thesis Advisor: Doç. Dr. Aslı ALBAYRAK
May. 2017- 81 pages
Nowadays, managers, are need to effective time using depending a complicated life conditions, changed working conditions and lifes styles. Although, effective time using is important for everybody, it is especially more important for the managers who responsible for many operations in municipality. Because, managers that who works in municipalitiest task and busines, may fall into a time trap and had a feel time pressune on themselves, when they doing their job. And this may have negative effect on all area that manager work for.
This work, suggests about; time using styles of the managers in work area difficulties on time using and presents the time traps; that gives advice to managers about effective time using depend on results. Interview methods in qualitative research methods used in this study due to the fact that such a study has not been done before. The managers, has been covered in the scope of the study, that who Work in municipalities in İstanbul.
Result of this work shows us managers have diffuculty in reaching some Works, some of the Works stole their time, and they fall into time trop seven they despite time planning. Suggestions, were made about, effective time using and time trops to manager at the end of this work.
Key words: Administration, Director, Time Using, Time Planning
VI Önsöz
Dünya genelinde kamu ve özel sektör olarak rekabet edebilecek bir seviyeye ulaşmak için ‘İşletme Yönetiminde Etkin Zaman Kullanımı ve Zaman Planlamanın Önemi’ gibi konuların iyice anlaşılması ve aralarındaki ilişkilerin tam anlamıyla kavranması önemlidir.
Bu önemli konuya istinaden çok büyük istek ve arzuyla hazırlamış olduğum
‘İşletme Yönetiminde Etkin Zaman Kullanımı’ tez konulu çalışmamın konu seçiminde, çalışmamın düzenli bir şekilde ilerlemesinde ve en önemlisi çalışmamın tüm süreçlerinde bilgi ve tecrübelerinden fazlasıyla faydalandığım danışman hocam Sayın Doç. Dr. Aslı Albayrak’a, tüm emeklerinden ötürü sonsuz saygı ve şükranlarımı sunarım.
Yüksek Lisans tez çalışmam sırasında bana destek olup yardımlarını esirgemeyen arkadaşlarıma, bilgi ve birikimleriyle bana yardımcı olan Arel Üniversitesi yöneticilerine, çalışanlarına, öğrencilerine ve beni bu günlere getirip hayatımın her döneminde gerek maddi gerek manevi desteklerini koşulsuz şartsız esirgemeyen değerli aileme teşekkür ederim.
VII
İÇİNDEKİLER
KABUL VE ONAY………...………i
Yemin Metni……….…ii
ONAY………..………iii
ÖZET………...iv
ABSTRACT………..…v
Önsöz………...…vi
İÇİNDEKİLER………...…vii
1. BÖLÜM İŞLETMEDE YÖNETİM VE ZAMAN NOSYONLARI 1.1.Yönetimle İlgili Başlıca Temel Nosyonlar……… 1
1.1.1. İşletmede Yönetim………... 2
1.1.2. İşletmelerde Yönetici………...……….5
1.1.3. Yöneticinin Nitelikleri……….………….6
1.1.4. Yönetici Verimliliği……….……….8
1.1.4.1.Plan Oluşturma………..8
1.1.4.2.Örgütleme………...……10
1.1.4.3.Yöneltme……….... 11
1.1.4.4.Eşgüdümleme……….……… 11
1.1.4.5.Kontrol Etme………...………...…… 12
1.2.Zaman İle İlgili Nosyonlar………...………… 12
1.2.1. Zaman Nosyonu………..…………13
1.2.2. Zamanı Etkin Kullanmayı Gerektiren Etkenler………..14
1.2.3. Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri……….…..14
1.2.3.1.Etkin Planlama Yapmak………...………..15
1.2.3.2.Hatırlatma Araçlarını Kullanmak…………...………15
1.2.3.3.Mükemmeliyetçi Olmak……….15
1.2.3.4.Zaman Çizelgesi Kullanmak………..….16
VIII
1.2.3.5.Ertelemekten Kaçmak……….16
1.2.3.6.Aciliyet………17
1.2.3.7.Etkin ve Hızlı Okuma Teknik Geliştirme…...…...…17
1.3.İşletme İçin Zamanı Etkin Kullanmanın Önemi……….……..18
1.3.1. Bütçe………..….19
1.3.2. Plan Oluşturma………20
1.3.3. Programlama……….………..20
1.3.4. Uygulama Planları………..…………20
1.4.Yönetici İçin Zamanın Önemi………..…...…… 21
1.4.1. Zamanlama Planı………...……… 21
1.4.2. Zamanın Etkin Yönetimi……… 21
1.4.3. Yöneticinin Zamanı Etkin Kullanmasında Öncelikli Etkenler………...22
2. BÖLÜM ZAMANA YÖNELİK TUZAKLAR 2.1.Kişi Odaklı Zaman Tuzakları………..…………..…24
2.1.1. Erteleme ve Oyalama……….26
2.1.2. Hayır Diyememek………...27
2.1.3. Stres ve Zaman Baskısı………..……28
2.1.4. Olumsuz Kişisel Tutum………..28
2.1.5. Kararsızlık………...28
2.1.6. Kendine Aşırı Güven veya Güvensizlik……….…29
2.1.7. Özdisiplin Yokluğu……….30
2.1.8. Bireysel Hedeflerin ve Önceliklerin Belirsizliği…..………..31
2.1.9. Gereğinden Fazla Kendini İşe Adamak………..…..…..31
2.1.10. Alışkanlıkların Kontrolünde Olmak……….…..31
2.2.İşten Kaynaklanan Zaman Tuzakları………....32
2.2.1. Yetersiz Sekretarya Hizmetleri……….…..32
2.2.2. Örgütsel Belirsizlik ve Kriz Durumları………..33
2.2.3. İş Gezileri………....34
2.2.4. Gereksiz Toplantılar………34
2.2.5. Beklenmeyen Ziyaretçiler……….…..35
IX
2.2.6. Sık ve Uzun Telefon Görüşmeleri………...…..36
2.3.Yönetimde Kaynaklanan Zaman Tuzakları………..37
2.3.1. Yetersiz İletişim………..37
2.3.2. Açık Kapı Politikaları………...…..37
2.3.3. Yönetsel Hedeflerin Belirsizliği………...…..38
2.3.4. Koordinasyon Eksikliği……….…….38
2.3.5. Yetki Devrinden Kaçınmak……….…...39
2.3.6. Yetersiz Planlaması………..…...39
2.4.Örgütsel Yapı ve Politikalardan Kaynaklanan Zaman Tuzakları……....40
2.4.1. Merkezi ve Hiyerarşik Örgüt Yapısı………..40
2.4.2. Büro Patoloji………..…..…..……..……..41
2.4.3. Sağlıksız Çalışma Ortamı………...……..……..……..41
2.5.Zamanı Etkin Kullanma Teknikleri……..……..…………..……..……..42
2.5.1. Planlama Yapılması……..……..………..……..42
2.5.2. Teknolojiden Yararlanma……..……..……..…………...…..42
2.5.3. Okumaya Zaman Ayırma ve Hızlı Okuma Tekniği……...…43
2.5.4. Bellek Geliştirme ve Belleğin Etkinliğini Araştırma…...…..44
3. BÖLÜM YÖNTEM 3.1.Problemin Tespiti……..……..………..……..……..48
3.2.Çalışmanın Amacı……..……..……..……….……..48
3.3.Araştırma Meteorolojisi…..……..……..……….49
X 4. BÖLÜM
ANALİZ VE BULGULAR
5. BÖLÜM SONUÇ VE ÖNERİLER
KAYNAKÇA…..……..……….…..……..…………72 EKLER…..……..………..………....………77 ÖZGEÇMİŞ…..……..………..……...……….…80
XI
TABLOLAR LİSTESİ Sayfa
Tablo 1: Aciliyetlerine Göre İşlere İlişkin Zaman Yönetimi Tablosu…………..… 17 Tablo 2: İstanbul Büyükşehir Belediyesine Bağlı İlçe Belediyeleri………..50 Tablo 3: Yöneticilerin Demografik Özelliklerine Göre Dağılımı………..53
XII
GRAFİKLER LİSTESİ Sayfa
Grafik 1: Yöneticilerin En Fazla Zamanını Alan İşler…………...……….. 54 Grafik 2: Yöneticilerin Zaman Yetiştiremedikleri İşler……….. 55 Grafik 3: Yöneticilerde Zaman Tuzaklarına Neden Olan Unsurlar…..………...… 56 Grafik 4: Yöneticilerin Yetersiz Planlama Yaptıkları Hissine Kapılma Durumları..57 Grafik 5: Yöneticilerin En Fazla Zaman Ayırdıkları Yönetim Fonksiyonları……..57
XIII
ŞEKİLLER LİSTESİ Sayfa
Şekil 1: Etkili Zaman Yönetimi……….……….22 Şekil 2: Zamana Yönelik Tuzaklar……...………..25
XIV EKLER
EK 1: Yöneticilerin Zaman Kullanımına İlişkin Görüşme Formu………77
XV
1 1. BÖLÜM
İŞLETMEDE YÖNETİM VE ZAMAN NOSYONLARI
Yönetim; bir işletmenin veya örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için sahip olduğu üretim kaynaklarını (doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye gibi) etkili ve verimli olarak kullanması süreci olarak tanımlanmaktadır (Ülgen ve Mirze, 2004:
21).
Çağdaş sanayi toplumlarında yemek yemek, uyumak gibi temel ihtiyaçlar kadar önemli bir kavram olarak kabul edilen zaman ise, bilim ve teknolojinin hızlı bir şekilde gelişmesi ve dünyanın hemen her tarafında görülen etkileri sonucunda, artık geleneksel anlamından uzaklaşmaktadır. Bu gelişmeye paralel olarak zaman sadece dünya görüsünün değil, aynı zamanda hayat tarzının ve sosyal organizasyonun baskın özelliği haline gelmiştir (Tutar 2007: 26).
Değişen ve karmaşıklaşan hayat ve çalışma koşulları zamanı etkin kullanmayı her gün daha da önemli hale getirmektedir. Çünkü günümüzde insanlar için artık en önemli konulardan biri zamanın yetersizliğidir. Konu özellikle yöneticiler açısından değerlendirildiğinde, bir yandan günlük sosyal yaşantı ve özel hayatlarına diğer taraftan da işletmelerinde gerçekleştirdikleri yönetimsel faaliyetlere yetişmeye çalışan yöneticiler için zamanı etkin kullanma son derece önemli hale gelmiştir.
Bu bölümde öncelikle yönetim ve yönetici kavramları değerlendirilmiş daha sonra zamanla ilgili temel nosyonlar, yöneticilerin zamanı etkin kullanmalarını gerektiren nedenler açıklanmıştır.
1.1. YÖNETİMLE İLGİLİ BAŞLICA TEMEL NOSYONLAR
Bir örgütte önceden belirlenmiş amaçları gerçekleştirebilmek için bir araya getirilen insanları örgütleyip eşgüdümleyerek eyleme geçirme süreci olarak tanımlanan yönetim personel arasında çok yönlü işbirliği sağlama, örgütün iç ve dış çevresindeki kişileri etkileme ve örgütün amaçlarını hedeflere götürme gibi pek çok faaliyeti içermektedir (Başaran, 1191: 14).
2
Zaman yönetimi kavramı ise, orijini Danimarka’ya dayanan, günümüzde mesleki yaşantının olmazsa olmazı haline gelmiş bir kavramdır. Burada çeşitli görüşler ileri sürülmekle birlikte bunlar içerisinde en dikkat çekeni zamanın yönetilmesinin insanın kendisini yönetmesi anlamına geldiği şeklinde olandır.
Ancak, şunu unutmamak gerekir ki günümüzde yönetici, sadece tek başına çalışan kişi değil, ya ekiple ya da birimlerle çalışılan bir iş bölümü dünyasının elemanıdır (Akatay, 2014: 283). Dolayısıyla yönetim kendi içerisinde oldukça zor ve karmaşık bir yapı göstermektedir.
Aşağıda yer alan başlıklar altında işletmelerde yönetim, yönetici verimliliği, önemi, işletme yönetiminde en önemli unsurlardan biri olan zaman ve zaman nosyonları üzerinde durulmuştur.
1.1.1. İşletmede Yönetim
Yönetim kavramı, diğer insanlar ile ve onların vasıtasıyla, yapılması gereken faaliyetlerin etkin ve verimli bir biçimde yapılması sürecini işaret etmektedir (Robbins ve Decenzo, 2001: 5). Başka bir tanıma göre ise yönetim, birey veya örgüt tarafından belirlenen amaçlara ulaşmak için insansal ve materyal olmayan kaynaklarla zamanın verimli ve etkin kullanabilecek kararları alma, alınan bu kararları planlama, örgütleme, eş güdümleme, yöneltme, kontrol etme ve denetleme sürecidir (Kıral, 2007: 27).
Yönetim, belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insanlar olmak üzere parasal kaynakları, donanımı, demirbaşları, hammaddeleri, yardımcı malzemeleri ve zamanı birbiriyle uyumlu, verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulatma süreçlerinin toplamıdır. Yönetim kavramının içinde başta insanlar olmak üzere üretim faktörlerinin amaçlar doğrultusunda etkin ve verimli kullanımı söz konusudur. Ancak, burada dikkat edilmesi gereken nokta yönetim sürecinin ortaya çıkması için yönetici mevkiinde bulunan ve üretim faktörleri konusunda karar veren kişinin emrinde mutlaka bir insanın bulunması gereklidir. Dolayısıyla yönetimin en önemli elementi yöneticidir.
Başka hiçbir maddi araçlar, gereçler ve parasal kaynaklar olmasa bile belirli bir veya bir takım amaçları gerçekleştirmek için bir insanın faaliyetlerinden
3
yararlanan ve onu etkisi altına alan kişi yöneticidir. Şu halde, yönetimi insansal (beşeri) bir süreç olarak gören tanımlar, yanlış değildir. Ancak, pratikte yönetim faaliyetlerini ve süreçlerini izah etmek açısından eksik kalmaktadır (Eren, 2003: 3).
Bu tanımlara istinaden işletmede yönetim, bir süreci ve bu süreci oluşturan grupları, kişiler veya bilgi topluluklarını ele alarak önderlik yapma ve karar verme gibi faaliyetleri ne amaçla kullanacağını anlatırken önetici de tüm bunları yapan kişidir. Yönetim sürecinin çeşitli özellikleri vardır. Bu özellikler şöyledir (Eren, 2003: 4):
• Yönetim bir veya birden fazla amaçları gerçekleştirmeye yöneliktir.
• Yönetimin olması için bir yönetici, en azından da bir yöneltilen insanın olması gerekir. Bu niteliği ile sosyal ve grupsal bir süreçtir.
• Yönetim, beşeri ve maddi kaynaklar arasında optimum bir uyumu ve iş birliğini gerektirir.
• Yönetim, yönetici ve yönetilenler arasında ahenk, uyum ve haberleşmeyi gerektirir. Amaca birlikte ulaşmanın temel koşulu budur.
• Yönetim, belirli bir veya bir takım amaçları gerçekleştirmek gayesi ile kurulmuş ekonomik nitelikli örgütler için karlı olmalıdır. Diğer bir deyimle karlılık (rantabilite) çoğu yönetim süreçlerinin temel özelliğidir.
• Yönetim, yönetici olan kimsenin yönetilenlere düşündüklerini ve verdiği kararları uygulatabilecek kişisel bir otorite kurmasını zorunlu kılar. Yönetim belirli bir takım beşeri ve maddi kaynakları serbestçe kullanabilme yetkisini gerekli kılmaktadır. Bu kaynaklardan beşeri unsur gerekli koşulu oluşturur.
• Yönetim, grup ekonomisinden azami yararlanmayı, diğer bir deyimle, herkesin her şeyi yapması yerine her insanın bilgi, yetenek ve tecrübesi doğrultusunda en iyi yapacağı şeyleri yapmasını ve bu iş bölümü çerçevesinde belirli işleri ekonomik biçimde yapacak şekilde uzmanlaşmasını gerekli kılar.
• Yönetimin özünde eldeki kaynakları, imkânları ve zamanı en ekonomik şekilde ve en fazla faydayı sağlayacak biçimde kullanmak yatar.
• Yönetim aynı zamanda bu süreçte çok özel ve önemli bir yeri olan zamanın ekonomik ve dikkatli bir şekilde kullanılmasını gerektirir. Zaman,
4
planlamanın özü olduğu gibi, yönetim faaliyetlerinin etkinliği ve verimliliğinin ölçülmesinde kullanılan temel bir araçtır.
İlk başlarda yönetime verilen önem teknolojik yön üzerine oluşmuş, kişilerle alakalı araştırmalar geliştikçe işler düşük seviyede teknoloji çok sayıda insan yönetimi üzerine dönüştürülmüştür. Yönetim başkaları sayesinde iş yapma ve başarılı olma açısından gözlemlendiğinde Aile Yönetimi ve Profesyonel Yönetim olarak incelenebilmektedir:
Aile Yönetimi, ekonomik gelişme sürecine yeni giren toplumlarda küçük sanayi işletmelerinde, perakende ve toptancılık gibi organizasyonlarda olumlu olarak algılanmış olmakla birlikte ekonomik gelişme ve modernleşme ilerledikçe değişen çevre koşulları işletme faaliyetlerini daha karmaşık; işletme organizasyonlarını ise daha büyük hale getirmiştir. Aile yönetimi ise bu gelişmeye ayak uyduramadığından ekonomik gelişmeyi engeller hale gelmiştir (Harbison ve Myers; 1959: 69-75;
Baransel, 1969: 30).
Profesyonel Yönetim, yönetim üzerinde uzmanlaşma ile ilgilidir. Üzerinde uzmanlaşılmış uygulama alanı, kişiler tarafından görülen saygı ve kendini yönetme becerisine sahip bir yöneticinin bu konu üzerinde yeterliliğe sahip olduğu ve pozitif yönde gelişim gösterdiği düşünülmektedir. Ekonomik gelişmeye eş değer olarak bu yönetim türlerinin faaliyet ve yaygınlık düzeylerinin değişmesi mümkün olabilmektedir. Böylece profesyonel yönetimin öneminin artmasına olanak sağlamaktadır (Harbison ve Myers; 1959: 69-75; Baransel, 1969: 30).
Yönetim başka bir bakış açısıyla değerlendirildiğinde, teknik, beşeri ve kavramsal olmak üzere üç boyuta sahip olduğu görülmektedir (Preston ve Post, 1974: 476-477; Luthans, 1981: 4). Teknik boyut; yöneticinin mevcut konudaki uzmanlığını ve uzmanlık bilgisini göstermektedir. Beşeri boyut; insan ile alakalı boyuttur. İş kademelerindeki artan sorunları çözmek yerine uzmanlık bilgisini kullanarak başkalarının etkinliklerini planlayarak ve kontrol ederek bir çözüme ulaşmak hedeflenmektedir. Kavramsal boyut ise; yöneticini organizasyona bütün olarak bakabilmesi anlamına gelmektedir.
5 1.1.2. İşletmelerde Yönetici
Yönetici; en genel tanımıyla ‘başkaları aracılığıyla iş görebilen kişi’ şeklinde tanımlanmaktadır. Profesyonel yönetici ise bu işi bir meslek olarak gören ve girişimcinin yaptığı işleri yaparak verdiği hizmete istinaden ücret alan kişidir.
Buradan hareketle, yöneticinin girişimcinin kâr ve riskini üstlenen, profesyonel yöneticinin ise insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere yapılan gözlem sonucu üretim faktörlerini araştırıp uygun mal ve hizmeti üreten kişi olduğu söylenebilir.
Yönetim kavramı içinde, başta insanlar olmak üzere üretim faktörlerinin amaçlar doğrultusunda etkin ve verimli olarak yönlendirilmesi söz konusudur. Bu nedenle yönetici, emrine verilmiş bir grup insanı da belli bir takım amaçlara ulaştırmak için ahenk ve işbirliği içinde yönelten kişi olmalıdır. Dolayısıyla bu kişiler, başkalarının bilgi ve güçlerini kullanarak, belli amaçların gerçekleşmesini sağlamaktadır (Şimşek, 1992: 32).
Yönetici, girişimcinin ürettiği fikirleri uygulamaya koymak ve gösterdiği hedeflere ulaşabilmek için yolları saptayan, bu tespiti yaparken içinde bulunduğu durumun muhasebesini yapan, bu yollardan geçişin zamansal ve parasal programlarını düzenleyen, bunları tatbik için iş bitirme azim ve heyecanlı, çalışkanlık, bilgi, organizasyon gücü, finans, denetim kabiliyeti, çevre ile içte ve dışta iyi ilişkiler kurma özelliği gibi özelliklere sahip kişileri bir araya getiren, bu ekibi en iyi şekilde organize eden, insan davranışlar konusunda bilgi sahibi biri olarak, emrindekilere amacı ve işlerini tarif ederek, iş yapma hevesine kapılmadan işleri delege ederek insanları yöneten kişidir (Önal, 1995: 146). Yönetici asli görevi yönetim fonksiyonunu yerine getirmek olan kişidir. Kimi yönetici bu görevi profesyonel ve bilimsel olarak, kimisi de el yordamıyla yapmaktadır (Dinçer, 1992:
251).
Profesyonel yöneticiler kişilik yapıları, eğitimleri ve amaçlarının değişik olması nedeniyle belirli olaylara karşı yöneticilerle aynı tepkiyi göstermezler.
Profesyonel yönetici olarak kendisinin başarısı işletmeyi amaçlarına ulaştırması ile ölçülecektir. Kendisi için bir başarı seviyesi yoktur ve yaptığı bir çeşit açık uçlu bir iştir (Wileden, 1971: 242; Mintzberg, 1973: 30; Steward, 1972: 118). Profesyonel yönetici sürekli başarılı olmak zorundadır. Yöneticinin başarısı büyük ölçüde
6
başkalarına bağlıdır. Öte yandan yönetici yaptığı işin gereği olarak aynı anda pek çok sorunu birlikte düşünmek zorundadır. Yönetici çok gelgitli kaynaklardan gelen arzu, istek, baskı ve zorlamalar altında çalışan kişidir (Stephens, 1970: 71).
Yönetici işletme içi ve işletme dışı unsurlarla zaman zaman mücadele etmek yardımlaşmak ve pazarlık etmek durumunda olup ilişkilerinde duyarlı olması gerekmektedir. Bütün bunları yaparken kuşkusuz sahip olduğu otoritesi ve güç kaynaklarını da kullanacaktır (Kotter, 1977: 129).
1.1.3. Yöneticinin Nitelikleri
Yönetici, işletme içinde ve dışındaki faaliyetleri eşgüdümleyerek işletmedeki elemanların amaçlara uygun olarak gerçekleşmesi için teşvik etmektedir. Bu nedenle yöneticinin yaptığı işin niteliklerine bağlı olarak bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Öncelikle yönetici, yönetimin yapısı gereği sorunlara çözüm odaklı davranmalıdır. Büyüyen ekonomilerdeki işletmelerin yöneticilerinde en önemli nitelikler; öngörü, hoşgörü, uyum, sorumluluk sahibi, moral, sabır, insan sevgisi, birleştiricilik ve muhakeme yeteneği gibi nitelikler bulunmalıdır.
Yöneticinin sahip olması gereken özellikler aşağıdaki şekilde gruplandırılmaktadır (Eren, 2001; 9-11).
a. Yöneticinin entelektüel özellikleri: Yöneticinin, düşünen, yorumlayan, akıl yürüten, karar veren, plan yapan bir kimse olabilmesi için şu entelektüel özeliklere sahip olması gerekmektedir:
- Genel kültür - Mantıklılık - Analiz ruhu - Sentez ruhu - Sezgi gücü - Hayal gücü - Muhakeme gücü
- Düşüncelerini konu ve sorunlara odaklaştırabilme yeteneği - Düşüncelerini açık seçik ifade edebilme yeteneği
7
b. Yöneticinin Karakterine İlişkin Özellikleri: Bir yöneticinin başladığı işi başarı ile bitirebilmesi ve hareketlerinde dengeli, etrafına güven veren bir kimse olabilmesi için şu karakter özelliklerine sahip olması gerekmektedir:
- Akıl ile duygu arasında denge
- Değişken koşullara, ortamlara ve değişik kişilikteki insanlara uyum gösterebilme
- Dikkatlilik - İhtiyatlılık - Girişkenlik - Hafıza gücü - Dinamiklilik
- Azim ve sebatkarlık - Tertiplik ve düzenlilik - Yöntemlilik
- Süratlilik - Ciddilik
c. Yöneticinin Sosyal Özellikleri: Yöneticinin kendisini çevresine, işletme içerisindeki astlarına ve üstlerine kabul ettirebilmek için şu özelliklere sahip olması gerekmektedir:
- Dış görünüşü, giyim kuşamı ile çevresinde kabul görmelidir.
- Gruba hitap edebilecek nitelikte olmalıdır.
- Grup yapılarını, ortak amaç, değer ve duygularını anlayabilmelidir.
- Kendisi ile beraber çalışacak her insandan yararlanmayı bilmeli ve onlarla işbirliği edebilmelidir.
- Her kişi ve olayın özelliğine göre, ölçülü ve dengeli hareket etmeyi bilmelidir. Ne zaman ileri gideceğinin, ne zaman geri çekileceğinin bilincinde olmalıdır.
- Bilgi, tecrübe, adalet, özel hayatındaki dikkatlilik ile çevresinde etkili, otorite sahibi ve ikna gücü olan bir kimse olarak tanınmalıdır.
Bu niteliklere ilaveten eğitim, deneyim, beceri ve yetenek gibi vasıflarında bulunması gerekmektedir (Yozgat, 1984: 42).
8 1.1.4. Yönetici Verimliliği
Yönetici başkalarını kâr ve riskini üstlendiği için insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere yapılan gözlem sonucu üretim faktörlerini araştırıp uygun mal ve hizmeti üretmek için planladığı süreci verimli kullanarak başarıya ulaşmalıdır. Bu süreci başarılı tamamlamasındaki en önemli unsur zamandır. Yönetici etkinliği kendisinde mevcut olan yetenek, bilgi ve fonksiyonları kullanarak gerçekleştirmektedir.
Yönetim, en geniş anlamda, amaçların etkili ve verimli bir biçimde gerçekleştirilmesi amacıyla, bir insan grubunda işbirliği ve koordinasyon sağlamaya yönelik faaliyetlerin tümü, biçiminde tanımlanmaktadır (Baransel, 1993: 25).
Bu tanımdan hareketle, plan oluşturma, yöneltme, kontrol etme, eşgüdümleme, örgütleme olmak üzere beş temel yönetim fonksiyonunun söz konusu olduğu ifade edilebilir. Rekabetin küresel bir hal alarak sertleşmesi, işletmelerin rekabetçi bir yapı oluşturmak ve geliştirmek için modern bir yönetim işlevi olarak günümüzde altıncı yönetim fonksiyonu olarak yaratıcılık da kabul edilmektedir (Budak ve Budak, 2010: 19).
1.1.4.1.Plan Oluşturma
Plan, örgütün gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği belli nokta veya durumlara erişmek için çizdiği bir harita olarak tanımlanabilir. Örgüt, plan yaparken hangi işi, ne zaman, nerede ve kiminle yapacağına karar vermektedir. Bu kararı verirken, alternatifler arasından en iyi ve doğrusunu seçmeye çalışmaktadır.
Planlama ise, planı ortaya çıkarmak yapılan faaliyetleri içermektedir (Genç, 2007:
144).
Yönetici işletmeyi yaşatmak ve devamlılığını sağlamakla yükümlüdür.
Geleceğin ne olacağını tahmin etmek, işletmenin nereye gittiğini, gelecekte faaliyetlerin ne tür seyir göstereceğini sistematik bir biçimde ön görmek bu yükümlülüğün önemli bir kısmını oluşturur. Planlama, bir veya birden fazla amaç saptayarak bunlara ulaşmak için gerekli araç ve yolları önceden tayin ve tespit etmek olarak tanımlanabilir (Massie, 1983: 81-82). Başka deyişle planlama işletme için bir
9
amaç geliştirme, bu amaçlara ulaşmak için gelgitli alternatiflerin değerlemelerini kapsayan süreçleri içermektedir. Bu süreçler genelde dış tehlike ve işletme içi çizgiler ve dengelerin sistematik kontrolü üzerine kurulmuştur.
Yönetici, planlardaki hedefleri geliştirmek üzere diğer yönetim fonksiyonlarına ait faaliyetleri de kuşkusuz yerine getirmektedir (Mucuk, 2010: 144;
Yozgat, 1984: 79-83). Plan yardımıyla gelecekte uygulanacak kararların uyumu ve belirlenmiş amaçların uygulanması sağlanmaktadır. Faaliyetlerin alışılagelmiş şekilde devam etmesi bekleniyorsa standart prosedürlerin uygulanması için fayda sağlayabilmektedir. Denetim sonucu işçilerin düşünme süresi azaltılarak uygulama sürecini verimli hale getirmeyi sağlayacaktır. Burada en önemli tasarruf unsuru zamandır.
Planlar, kapsadığı süre, kullanım durumu, uygulamasının zorunlu olup olmaması, şekil ve konuları gibi geçitli biçimde sınıflandırılmaktadır. Süre bakımından planlar; kısa süreli (1 yıla kadar), orta süreli (1-3-5 yıl), uzun süreli beş yıldan fazla (10-15 yıl) olarak bölümlendirilmektedir. Planlar kullanım açısından sınıflandırıldığında; tek kullanımlı, sürekli nitelikte planlar, stratejik planlar ve taktik planlardan söz edilebilir. Uygulama zorunluluğu bakımından da zorunlu, yol gösterici ve değişebilir nitelikli planlardan bahsedilebilir. Tüm işletmeyi ilgilendiren genel nitelikli planlar, bölümleri kapsayan bölüm planları, üretim, pazarlama, finansman gibi plan geçitlerinden de söz edilebilir (Mucuk, 2010: 146).
Tek kullanımlı plan; programlar, bütçeler, projeler, ayrıntılı planlar diye bölümlere ayrılabilirler (Tosun, 1992: 210).
a) Program, bir amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan aşama ve adımları her birinden sorumlu olan kimseleri ve her birinin süresini belirleyen bir plandır.
b) Bütçe, bir faaliyetin tahmin edilen sonuçlarını sayılarla anlatan bir plandır.
c) Proje, genel bir programın birbirinden oldukça kesin bir biçimde ayrılan bölümüdür.
10
d) Ayrıntılı planlar, önemli veya genel nitelikte bir kararın uygulanması ile ilgili ve gerekli önlemlerin ayrıntılarını içeren planlardır.
Sürekli nitelikte planlar; politikalar, standart yöntemler, standart kurallar, ilkeler, felsefeler gibi bir çok kez kullanılan ve bu bakımdan da sürekli bir nitelik taşıyan planlardır (Tosun, 1992: 211):
a) Politika, davranış ve faaliyetlerin yerine getirilmesinde personele yol gösteren genel davranış planıdır.
b) Yöntem, hedefe ulaşmak için adım adım hareket edileceği, ne gibi birbirini izleyen işlerin görüleceğini belirtir.
Stratejik planlar; genel amaçlara erişmek için örgütsel faaliyet alanlarını ve pazarlarını belirlemek ve örgütsel kaynakları bu faaliyet alanlarına tahsis etme çabaları ile ilgilidir. Stratejik planlar, işletmenin üst kademe yöneticileri tarafından ve uzun faaliyet dönemleri için hazırlanır (Eren, 2001: 161).
Taktik planlar; Stratejik planlar yapıldıktan sonra, bunların uygulanması için taktik planların uygulanması gerekir. Bir işletmedeki her departman için taktik plan geliştirilmesi zorunludur. Taktik planları, işletmenin orta kademe yöneticileri sorumlu oldukları fonksiyona göre geliştirilirler (Eren, 2001: 164).
1.1.4.2.Örgütleme
Örgütleme; işletmenin amaçlarına erişebilmesi için, hangi işlevlerin yapılması gerektiğini ve bu işlevleri yapacak kısımları birbiri ile ahenkli çalışacak şekilde oluşturulmasına, bu organlarda çalıştırılmak üzere gerekli olan maddi ve beşeri kaynakları tedarik ederek uyumlu hale getirilmesidir (Eren, 2001:187).
Örgütleme, bir düzen veya düzenlemeyi ifade etmektedir (Koçel, 2011:167).
Diğer bir ifadeyle örgütleme; beşeri, fiziki ve teknik olanak ve araçları işletmenin çıkarları doğrultusunda oluşacak şekilde düzenleyip hizmete koymak anlamına gelmektedir. Yöneticinin görevinin etkin bir örgüt kurmak ve örgütün sürekliliğini sağlamak olduğu düşünüldüğünde yöneticinin, hangi işleri kendisinin yapacağı, kimlerin kendisine yardımcı olacağını, yaptığı işlerden kimlere karşı sorumlu olacağını ve kimlerin kendisine karşı sorumlu olacağını belirlemesi, yapının iyi
11
kurulması yöneticinin işini kolaylaştırır ve örgütleme faaliyeti dışındaki faaliyetlere de zamanı kalır. Yönetimin yaklaşımının merkeziyetçi olması, üst kademeler için yönetim alanının çok geniş olması; hiyerarşik kademe sayısının fazlalığı zaman kullanımı açısından problem yaratan hususlardır (Sabuncuoğlu ve Paşa, 2002: 118).
1.1.4.3.Yöneltme
Yöneltme, örgütün çalıştırılmasına, harekete geçirilmesine yönelik işlemlerdir. Yöneltme; “Emir-Kumanda” ve “Yürütme” adları ile de anılmaktadır.
Yöneltme; astlara ve yapılması gerektiği hakkında emir ve talimat verme anlamına gelmektedir. Yöneltme işlevinin etkinlik ve verimliliği geniş ölçüde emretme biçimine bağlıdır. Emir demokratik veya otokratik nitelikli; şekil bakımından ise yazılı ya da sözlü olabilir (Yozgat, 1994: 331; Artan, 1985-86: 67). Yöneticinin söz konusu durumda başarılı olabilmesi iyi bir zamanlama ve etkin müdahale ile mümkün olacağının bilincindedir (Güven ve Yeşil, 2004: 24).
Yöneltmede temel amaç, örgütsel kaynakların örgütsel hedefler doğrultusunda etkili bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Bu işlev işgörenlerin kendilerine verilen görevleri, etkin bir şekilde yerine getirmelerini sağlamaktır. Bu işlev olmaksızın planlama ve örgütleme aşamalarında yapılanların başarı şansı bulunmamaktadır (Tengilimoğlu, 2009: 118).
1.1.4.4.Eşgüdümleme
Eşgüdümleme; bir işletmenin düzenli ve sürekli çalışabilmesi için amaçlar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasında uyum ve işbirliğinin sağlanmasıdır (Efil, 2013: 112-113).
Örgüt yapısı oluşturulup, oluşturulan her yeni organın görevleri belirlendikten sonra, ortaya acaba bu organ veya birimlerin stratejik amaçlara ulaşmak için nasıl işbirliği yapacakları ve aralarında birbiriyle uyumlu bir davranışı nasıl gerçekleştirecekleri sorunu çıkacaktır. Bu soruna örgüt teori ve uygulamalarında eşgüdümleme işlevi adı verilmektedir (Eren, 2001: 286). İşletmeler büyüdükçe yapılan etkinlikler çeşitlenip, komplike bir hal aldıkça eşgüdümleme önem kazanmaktadır.
12 1.1.4.5.Kontrol Etme
Kontrol, olması gerekenle, olanın karşılaştırılması, olumlu olumsuz farklarının belirlenerek düzenleyici önlemlerin alınmasıdır. Başka deyişle kontrol, arzulanan amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını veya ne ölçüde ulaşıldığını araştırmaktır (Artan, 1985-86: 69-79; Mucuk, 2010: 177).
İşletme faaliyetlerinin kabul edilen planlara, verilen yönergelere ve belirlenen ilkelere uygun olarak yapılıp yapılmadıklarını anlamaya olanak tanımaktadır.
Güdülen amaç, her düzeydeki işletme faaliyetlerinin zayıf ve hatalı yanlarını bularak gerekli tedbirleri almak ve tekrarını önlemektir. İşletmenin her türlü faaliyeti için önemli olan kontrol planlamanın vazgeçilmez sonucudur (Mucuk, 2010: 177).
Kontrol bir geçit geri bilgi akışı veya geri beslenme temeline dayanmaktadır.
Plandan uygulamaya, uygulamanın kontrolü ve kontrolden tekrar planlamaya doğru bir akım içinde beklenmeyen sonuçların yeni planlarda dikkate alınarak önlenmesini sağlamaktadır (Mucuk, 2010: 178).
1.2. ZAMAN İLE İLGİLİ TEMEL NOSYONLAR
İlk çağlardan beri zamanı ölçmeye çalışan insanlar önce yılları ölçmüş, daha sonra ayları, haftaları, günleri, saatleri, dakikaları ve saniyeleri ölçmeye çalışmışlardır (Atmaca 2006: 12). Zamanla ilgili olarak her ne kadar günümüzde kabul gören yıl, ay, gün gibi kavramlar olsa da zaman hiçbir zaman kontrol edilemeyen, yakalanamayan ve durdurulamayan bir kavramdır.
Zaman; paha biçilemez, son derece nazik, kritik, temel önemli ve eşsiz bir kaynaktır. Diğer kaynaklardan farklı olarak zaman alınıp satılamaz, para gibi biriktirilemez, hammadde gibi stoklanamaz, ödünç alınıp verilemez, değiştirilemez, yenilenemez, yeri doldurulamaz kıt bir kaynaktır. Zaman arzı esnek de değildir. Yani ihtiyaç ne kadar yüksek olursa olsun zaman buna bağlı olarak artmayacaktır (Harmancı, 2006: 27).
13 1.2.1. Zaman Nosyonu
Zaman, insanların içinde bulundukları an anlamında herkesin eşit imkanlara sahip olduğu pek az şeylerden birisidir. Cinsiyet, ırk, inanç, yaş ve görev farkı gözetmeksizin herkes aynı miktarda zamana sahiptir, yani demokratik şekilde paylaşılmaktadır (Küçük, 2008: 22).
Göreceli ve soyut bir kavram olan zaman, genel tüm olayların ardışık olarak içinde yer aldığı ya da yer alır gibi göründüğü sonsuz genel ortam, başı, sonu olmayan soyut süre kavramı (Öncül, 2000: 1213) olarak tanımlanan zaman; satın alınamaz, satılamaz, kiralanamaz, ödünç verilemez, depolanamaz, ödünç alınamaz, üretilemez ya da değiştirilemez (Yılmaz ve Aslan 2002: 25).
Açıklaması oldukça zor olan zaman kavramı hakkında filozoflar ve fizikçiler daha da az emindirler; çünkü düşünceleri, varsayımları ve hesapları bu konuyu yeterince aydınlatamamıştır (Adair ve Adair 1993: 10). Bu açıdan net ve üzerinde uzlaşılmış bir tanımına ulaşmak zordur. Yine de tanımlanması oldukça zor olan zaman kavramına ilişkin olarak bazı araştırmacıların yaptıkları yorumlar şöyledir:
Zaman, hareket ve her türlü varoluşu çevreleyen, her tür var oluşun içinde cereyan eden kozmik akıştır (Şimşek vd., 2007: 17).
Zaman, insanın duyu organlarıyla algılayamadığı fiziksel, felsefi, psikolojik ve sosyolojik boyutları olan bir kavramdır (Demirel ve Ramazanoglu, 2005: 30).
Zaman, değişimlerin meydana geldiği ve göreceli sürekliliklerle dengelenen bir boyuttur (Adair ve Adair, 1993: 20).
Bir başka tanıma göre ise zaman, olayları sıralamaya yarayan başı ve sonu olmayan bir kavramdır (Doğan, 1996: 1159).
Karmaşıklaşan yaşam, kalabalıklaşan yerleşim yerleri, trafik gibi yaşamı değiştiren unsurlar nedeniyle zamanın etkin kullanımı özellikle 20. yüzyıldan sonra yaşamsal öneme sahip bir kavram haline gelmekle birlikte zamanın taşıdığı özellikler onun etkin kullanımının ölçülmesini daha da önemli hale getirmiştir (Karagöz vd., 2010: 97). Örgütlerin amaçlarına ulaşmak için kullandığı birçok kaynağın yanında belki de en önemli kaynak olarak zaman görülmektedir (Şimşek vd., 2007: 5). Zaman
14
dışındaki kaynaklar için böyle bir durum söz konusu değildir, zaman kullanılmıyorsa yok olacak demektir.
1.2.2. Zamanı Etkin Kullanmayı Gerektiren Etkenler
Zaman nosyonları dikkate alındığında planlanamayan ve sadece istemsiz kullanılabildiği için hayat içinde öğreticiliği bulunan ve bu akışta sorgulanamayan bir kavram olması nedeniyle karşılaşılan sonuçlar bir sürpriz olarak düşünülebilir.
Zaman harcamayı gerektiren etkenler genel hayat düzenine bakarak, bir insanın gün içinde yaptığı rutin hareketleri göz önüne getirerek tanımlamak mümkündür. Zaman kullanımı daha detaylı incelendiğinde uykuda harcanan zaman belirli bir aralıktayken, kişinin kendisine ayırdığı sosyal aktivite, alışkanlıklar gibi zamanlar esnek boyuttadır.
1.2.3. Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
‘Zamanı kullanma sanatı’ önemli bir amaca hizmet etmektedir. Kişi eğer bunu uygulayabiliyorsa hem zamanına aşağıda sayılan beş niteliği katmış olur, hem de ona kişiliğinin damgasını vurmuş olur (Schreiber, 1997: 161-163).
Düzen: Eğer kişi zamanı içinde organize edebileceği bir organizasyon kurup, sistemin sürekli olarak çalışmasını sağlayabilirse işlerin karmaşıklamasında azalma görülür.
Denge: Eğer zamana tamamen egemen olan, onu uçuruma sürükleyecek baskılar yapan düşüncelerle sürekli bir konu üzerinde yoğunlaşılırsa zamanın doğal işleyişi zayıflatmış ve bozmuş olur.
Karşıtlık: Konsantrasyonla zihin dağınıklığı, yalnızlıkla çevreyle iletişim kurmak, hareketli olmakla durağan olmak birbirlerine karşıt olarak uygulanmalıdır.
Birlik: Kişi eğer zamanını parçalara ayırırsa, hayatın kişiye sunduğu ödüllendirmelerden kendini mahrum bırakmış olur.
Uyum: Önceki dört niteliğin, beraberce uygulanması uyumu getirir.
15
Zamanı bilinçli kullanma, kişi genel yaşantısında hedeflerine ulaşmaya çalışırken bu hedeflere ne kadar yaklaştığını, zamanın nasıl iyi kullanılabileceğini veya ihtiyaçları için zamanın nasıl kullanıldığı gibi sorular ortaya çıkmaktadır.
İhtiyaçlar doğrultusunda zamanın iyi kullanılması amaçları ortaya çıkaran bir rehber görevini üstlenmekte ve uygun çalışma koşullarını zorunlu kılmaktadır.
Zamanı uygun bir şekilde kullanılırken; etkili planlama, telepati kurabilme, zamanı kullanabilme gibi yaklaşımları dikkate almayı gerektirmektedir. Zamanı etkin kullanma yöntemleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:
1.2.3.1. Etkin Planlama Yapmak: Neyin, ne zaman, nasıl, nerede, ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma süreci olan planlama, kişinin bulunduğu noktadan ulaşmak istediği noktaya nasıl erişebileceğini ve bu noktaya ulaşırken hangi kaynaklara ihtiyaç duyacağını, bu kaynakları nasıl kullanacağını ortaya koyan bir yol haritasıdır. Konu yönetim açısından değerlendirildiğinde yönetimin temel unsuru da planlamadır. Çünkü yönetimle ilgili tüm sürecin başlangıcında planlama yer almaktadır (Can, 1997: 286). Planlama, etkin zaman yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Yöneticiler açısından planlama özellikle uygulamaya yönelik işlerin kısa sürede tamamlanmasına ve sistematik olarak ilerlemesine olanak tanımaktadır. Diğer taraftan plan yapmak yöneticinin yapacağı işe psikolojik olarak hazırlanması ve olası sorunları önceden ön görmesi için de önemli fırsatlar sunmaktadır (İmrek, 2011: 57). Diğer taraftan özellikle işletme yöneticileri için plansızlık önemli para ve zaman kaybına neden olurken yapılacak işlerin karışmasına, kimin ne işle uğraştığının bilinmemesine, önceliklerin neler olduğunun kararlaştırılmamasına ve en önemlisi açık ve net olarak bir amaç ortaya konulamamasına da neden olmaktadır.
1.2.3.2. Hatırlatma Araçlarını Kullanmak: Zamanı etkin kullanma konusunda uygulanacak en önemli yöntemlerden biri hatırlatma araçlarının kullanılmasıdır. Günümüzde teknolojinin sunduğu imkanların genişliği göz önünde bulundurulduğunda çağrı cihazlarından cep telefonlarına, takvim ve ajandalara kadar pek çok araç hatırlama konusunda kullanılabilmektedir.
1.2.3.3. Mükemmeliyetçi Olmak: Atkinson, yeteneğinizi geliştirmeye yönelik mükemmeliyetçiliğin yüce bir duygu olduğunu söylemektedir ancak hiç
16
başlayamadığınız için bir iş iyi başarılamadıysa, en iyiye ulaşmak imkansızlaşır.
Yanlış adım atma korkusuyla, her şeyin avantaj ve dezavantajlarını karşılaştırıp zamanınızı harcamayın. Mükemmeliyetçilik duygunuzun işlerinize başlamanızı engellemesine, işlerinizi tamamlamayı geciktirmesine izin vermeyin (Harmancı, 2006: 179).
1.2.3.4. Zaman Çizelgesi Kullanmak: Zaman çizelgesinin temel ilkesi bir iş günü boyunca yapılan faaliyetlerin kaydedilmesine dayanmaktadır. Zaman analizi yöneticilerin zamanlarını fiili olarak nasıl harcadıklarını bilmelerine ve önemli bir projeye ya da rutin bir faaliyete zamanını nasıl böleceğine karar vermesine yardımcı olmakta, acil işlerin de kolayca görülmesini sağlamaktadır. Yöneticilerin iş günlerini yeniden düzenlemelerine, en önemli olduğunu düşündükleri iş ve faaliyetler için zaman bulmalarına, zaman kullanımlarını olumsuz yönde etkileyen zaman tuzaklarını görebilmelerine ve mümkün olduğunca bunlardan kaçınmalarına imkan verir (Can, 1997: 61).
Yönetici zaman çizelgelerini oluştururken işlerine ve işlerinin özelliklerine göre farklı zaman birimlerini kullanabilir. Uzun zaman alan ve devam eden işler için haftalık, on beş günlük çizelgeler oluştururken daha kısa süreli işler için günlük çizelgelerden yararlanabilir. Ancak genel ilke olarak zaman çizelgesi oluşturulurken öncelikle günlük işler aciliyetlerine göre sıralanma ihtimali daha yüksektir.
1.2.3.5. Ertelemekten Kaçınmak: Erteleme, kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır. Bir başka tanımla erteleme, önemsiz olanları yapmak suretiyle, önemli işleri sonraya bırakmanın sanata dönüştürülmüş halidir (Harmancı, 2006: 121).
Yapılması planlanan işlerin ertelenmesi ve sürekli olarak bunun devam ettirilmesi işlerin birikmesine, büyük bir enerji ve zaman kaybına sebep olmaktadır.
İşlerin ertelenmesinden kaçınmak için alınması gereken önlemlerden bazıları şunlardır (Sabuncuoğlu ve Paşa, 2002: 119):
- Hoşlanmadığınız işi önce yapın.
- Ertelenmesi muhtemel işi parçalara ayırın.
- Kendinize bir bitirme tarihi hesaplayın.
17 - İşi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin.
- Hiç zaman kaybetmeden, hemen başlayın.
- Dikkatinizi dağıtacak şeylerden uzak durun.
1.3.3.6. Aciliyet: Yöneticiler önceliklerini koruyabilmek için önce ne yapmaları gerektirdiğini belirlemelidir. Öncelikle hedeflerine ulaşmak için yerine getirilmesi gereken işleri yazılmalı ve tamamlanması için ne kadar zaman gerektiğini tahmin edilmelidir. İşlerin tamamlanması için kendilerine yardımcı olacak herkesten faydalanılmalıdır. Önceliklerin belirlenmiş olması acil durumlarda derhal hareket etmeyi sağlar. Öncelikleri belli olan, her defasında düşünmeye gerek kalmadan, gerekli kararları alıp uygulamaya koyabilmektedir (Harmancı, 2006: 101).
Tablo 1: Aciliyetlerine Göre İşlere İlişkin Zaman Yönetimi Tablosu Kaynak: Kıdak, 2014: 163.
1.3.3.7. Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri Geliştirmek: İşletme yöneticilerinin zamanının önemli bir bölümünü çeşitli evrakları okuyarak geçirdikleri düşünüldüğünde yöneticilerin etkin ve hızlı okuma teknikleri geliştirmeleri zamanı
ACİL ACİL DEĞİL
ÖNEMLİ
ETKİNLİKLER Krizler
Çözüm bekleyen sorunlar
Belli bir sürede tamamlanması gereken projeler
SONUÇLAR Stres
Kriz yönetimi
ETKİNLİKLER Önlem alma İlişki kurma
Yeni fırsatlar görme Planlama
SONUÇLAR Vizyon Denge Disiplin Denetim
ÖNEMLİ DEĞİL
ETKİNLİKLER
Amaçsız telefon görüşmeleri Ziyaretler
Bazı mektuplar Bazı raporlar Acil işler SONUÇLAR Kısa vadeli odak Kriz yönetimi
Yüzeysel ve kopuk ilişkiler
ETKİNLİKLER Önemsiz işler Bazı mektuplar Bazı telefonlar Oyalayıcı etkinlikler SONUÇLAR
Tam bir sorumsuzluk İşten kovulma
Temel konularda başkalarına ya da kurumlara bağımlılık
18
etkin kullanmaları açısından oldukça önemlidir. Okuma, önce gözün kullanımıyla, sonra da göz ve beyin arasında sağlanan uyumla gerçekleşmektedir. Dolayısıyla gözlerin yavaşlatıcı alışkanlıklardan kurtarılması gerekmektedir. Ayrıca gözlere metinlere blok bütünlükler halinde bakma alışkanlığı kazandırılmalıdır. Bu hedef frenleyici alışkanlıkları yok ederek, blok okuma alışkanlığı geliştirerek, seçmeli- ayıklamalı okuma yeteneğini geliştirmektedir (Tamer, 2005: 43).
Yöneticilerin öncelikle okudukları dokümanı önem sıralamasına tabi tutması, önemsizlerden kurtulması, önemli dokümanı daha kısa sürede okuyarak daha fazla şey öğrenmesi için de anlayarak hızlı okumayı öğrenmesi gerekmektedir. Böylece israf edilen zaman kazanılmış ve zaman tasarrufu sağlanmış olacaktır. Kazandığımız zamanı iş ve sosyal hayatımız için kullanarak daha yüksek bir yaşam düzeyine ulaşma imkanı sağlanmış olacaktır (Harmancı, 2006: 226).
1.3. İŞLETME İÇİN ZAMANI ETKİN KULLANMANIN ÖNEMİ
Yönetimde zaman kullanımıyla etkin ve etkili iş yapma arasında önemli bir ilişki vardır ve yöneticilerin etkin ve verimli çalışabilmesi başarı için zorunludur (Şimşek vd., 2007: 5). Zira zaman etkili olarak kullanılmadığında hem para, hem de verimlilik kaybına neden olmaktadır. Böylesine değerli bir kaynak olan zamanın etkili ve verimli olarak kullanılabilmesi son yıllarda ‘zaman yönetimi’ adlı yeni bir kavramın ortaya çıkmasına neden olmuştur (Güreşçi, 2005: 1).
Danimarka’da iş gücü yoğun yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri amacıyla ortaya atılan zaman yönetimi kavramı bir eğitim aracı olarak kullanılmıştır ve zaman içinde tüm dünyaya yayılmıştır (Şimşek vd., 2007: 29). Alan yazında zaman yönetimiyle ilgili yapılmış olan çeşitli çalışmalar olmakla birlikte konuya ilişkin ilk çalışma 1970’li yılların başında Henry Mintzberg tarafından yapılmıştır. Yöneticilerin zamanlarını nasıl geçirdiklerini konu alan çalışmada üst düzey yöneticilerin çeşitli sebeplerle çalışma zamanlarının devamlı kesintiye uğradığı saptanmıştır (Demirel 1997: 23; Ölçer 1999: 131).
Zamanın iyi yönetilebilmesi için hangi işlere öncelik verileceğinin belirlenmesi gerekmektedir. Etki zaman yönetimi için sürekli çalışmak, günün her anının işlerle doldurulması değil (Allan 2004: 27) işlerin planlanarak yapılması gerekmektedir.
19
Zaman yönetimi, zamandan ziyade yönetimle ilgilidir. Zaman yönetimi aslında önceliklerin bilinmesidir. Zaman yönetimi aslında öz yönetimdir (Özdemir, 2006: 109). Dolayısıyla zamanın denetlenmeye ve yönetilmeye ihtiyacı vardır.
Zaman yönetimi, yöneticilerin belirlemiş olduğu hedef ve amaçlara ulaşmada zamanı verimli kullanmaya olanak sağlamaktadır (Karagöz vd., 2010: 98).
Zaman yönetimi, diğer kaynakların yönetiminde olduğu gibi analizlerden ve planlamalardan yararlanmayı gerektirir. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için, sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yeterli değildir. Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşacağının ve bunların sebeplerinin bilinmesi gerekmektedir. Bu temelden hareketle daha iyi bir zaman yönetimi vasıtasıyla etkinlik ve başarı arttırılabilir. Zaman yönetimi kişisel bir süreçtir.
Çalışma stiline ve koşullara uygun olmalıdır. Alışkanlıkların değiştirilmesi kararlılık gerektirir (Haynes, 1999: 3).
Zaman, bir işletmenin tüm faaliyetleri için son derece önemli bir konudur.
İşletmeler bütçe yaparken, plan oluştururken ve uygulamalarını gerçekleştirirken sürekli olarak zamanın baskısı altındadır. İşletmelerin farklı faaliyetleri için zamanın önemi aşağıda özetlenmiştir:
1.3.1. Bütçe
Bütçe, bir işletmenin bir yıllık zaman için rakamlaştırılmış planıdır. İşletme bütçesi, bir finansman planı veya bir yönetim planı olarak da nitelendirilmektedir. Bu yaklaşımlara göre bütçe; “Önceden belirlenen bir amaca ulaşabilmek için, geleceğe ait bir zaman sürecinde izleyeceği politikayı, yapacağı işleri parasal ve sayısal ifadelerle açıklayan rapor veya raporlardır. İşletmelerin yönetimine ait kararların alınmasını kolaylaştırma, uygulanmasının denetimine yarayan maliyet hesapları, üretim miktar ve teknikleri ile ilgili ekonomik bir plandır’’(Yozgat, 1984: 359-360).
İşletme bütçesi işletme içinde uygulandığı alanda, işletmenin tüm politikalarını belirlemektedir ve genellikle planlama, kontrol gibi bölümleri ele almaktadır. İşletmenin bütün etkinliklerini belirli bir amaca ulaşmak için detaylı bir şekilde planlamak, koordine ederek ve gerçek sonuçları mukayese ederek işletmenin daha verimli çalışmasını sağlayacak bilgileri göstermektedir. Bu bilgiler, üst yönetim
20
kademelerinin işletme açısından daha olumlu karar vermesini sağlamaktadır. Bu sayede zaman açısından kayıp gösterilmeyecek bir şekilde işleyiş sağlanmaktadır.
1.3.2. Plan Oluşturma
Günlük hayatta da yaygın olarak kullanılan planlama kavramı Podol tarafından ‘ne yapılması gerektiğini, nasıl yapılacağını, ne zaman harekete geçileceğini ve bu sorumluluğu kimin üzerine alacağını belirtmek ve saptamak’
(Podol, 1962: 11) şeklinde tanımlanırken, bir başka tanımla planlama, öncelikle çevredeki fırsat ve tehditlere örgütsel kapasitenin dengelenmesini, açık ve kesin ifadelerin somutlaştırılması, tanımlanması ve stratejilerin kontrol edilmesini sağlamaktır (Karagözoğlu ve Seglund, 1989: 121).
Planlama; zaman baskısından kurtulmanın anahtarı ve geleceği şekillendirmenin yoludur. Bu nedenle hayattaki önemli hedeflerin gerçekleştirilmesi için zaman planlaması yapılmalıdır. İnsanların, zaman planlama konusundaki en büyük yanılgısı, planlamanın getirdiği ek zamandır. Aslında planlama toplam süreyi kısaltır. Yöneticiler asıl fonksiyonlarına dönüp planlamaya gereken önemi verdikçe ve planlama için harcanan süre arttıkça çalışanların iş yapmak için harcadıkları süre de buna paralel ve geometrik olarak azalacaktır (Harmancı, 2006; 87).
1.3.3. Programlama
İşletme etkinliklerinin gerçekleştirileceği mekan ve zamanla birlikte kim tarafından uygulanacağını belirlemektedir. Program plana oranla daha çok belirlilik hallerini ve daha az risk içermektedir. En önemli özelliği gün, ay, hafta gibi kısa süreçte gerçekleşmesidir.
1.3.4. Uygulama Planlamaları
Uygulama planlamaları işletme içinde pazarlama, yönetim, üretim gibi bölümler tarafından yürütülmektedir. Uygulama planlamaları tahmin, bulunduğu durum ve sonuç gibi aşamaların en stratejik noktalarıdır. Tahmin aşaması; daha önceki bilgiler dikkate alınarak eski verilerin rakamlaştırılmış olan kısmıdır.
Uygulama kısmı; rakamlaştırılmış bilgilerin üretim sonuçlarıyken uygulama sonuçlarının ise yapılan planlarla karşılaştırılması, işletme içi tüm etkinliklerin kullanılan zaman sürecinde ne kadar yeterli, verimli, faal ve faydalı olduğunu görmek açısından önem taşımaktadır.
21
1.4. YÖNETİCİ İÇİN ZAMANIN ÖNEMİ
Yönetici için zaman planlaması çalışma zamanlarını nasıl verimli hale getirdiklerini, zamanı planlamak için ne gibi unsurlara dikkat ettiğini ve zaman alan etkenleri nasıl kontrol ettiklerine dikkat çekmektedir.
Etkili bir zaman yönetimi olması için, yöneticinin plan yapması gerekmektedir. Plan, yöneticiye zamanı kullanmasını öğretecektir. İkinci olarak yöneticinin, zamanı başkalarının da yararlanabileceği işler yerine daha önemli işlerde kullanması amacıyla yetki devrini gerçekleştirmesi gerekir. Böylece iletişim engelleri ile gereksiz harcanan zaman engellenmiş olacaktır (Küçük, 2008: 38).
1.4.1 Zamanlama Planı
Yöneticilikte daha çok iş yapıp daha az zaman harcamak çok önemlidir.
Bunun için: Kendini yönetmek, zamandan tasarruf etmek ve başkalarını yönetmek konularına dikkat edilmelidir . Zaman her zaman bireyler üzerinde baskı yapan evrensel bir kaynaktır. Profesyonel çalışma yapan herkes zamanı akıllıca kullanmak zorundadır. Çünkü zaman tasarruf edilmeyen, ödünç alınmayan, kiralanamayan, satın alınamayan, çoğalamayan, sadece kullanılan veya kaybedilen vakit veya varlıktır (Küçük, 2008: 37-38)
Yöneticilerin zaman sürelerini ise genellikle; iş tecrübeleriyle, çalışanlarla iletişimle, toplantılara vakit ayırarak, personel için zaman planlaması yapılarak verimli hale getirebilmektedirler.
1.4.2. Zamanın Etkin Yönetimi
Yönetici zamanın denetimini daha iyi başarabilmek için zamanı planlamalıdır. Kişilerin zaman planlamalarını yeterli olması onların önceki deneyimlerine, mevcut programlara ve içinde yaşanılan kültüre göre farklılık göstermektedir (Albrecht, 1988: 103).
Yönetici, kimlere ne kadar zaman ayırdığını açık bir şekilde görebilmek için zaman yönetimi tekniğinin esaslarını uygulamalıdır. Zaman yönetimi, kullanışlı plan teknikleri ortaya çıkarmıştır. Zamanın etkin yönetimi için yöneticiler aşağıdaki şekilde yer alan adımları takip edebilirler.
22
Şekil 1: Etkili Zaman Yönetimi Kaynak: Küçük, 2008: 39.
1.4.3. Yöneticinin Zamanı Etkin Kullanmasında Öncelikli Etkenler Zamanın geri döndürülmesi, telafi edilmesi, durdurulması, satın alınması, çoğaltılması ve kiralanması mümkün olmadığından yöneticilerin zamanı etkin kullanması gerekmektedir. Dolayısıyla zamanı etkili ve verimli bir şekilde kullanabilmek için onun iyi yönetilmesi zorunludur. Çünkü yöneticilerin zamanı etkin kullanmadaki başarıları hem örgütü hem de çalışanları etkilemektedir (Ardıç 2010: 2).
İkame olanağı olmadığından zamanın maliyeti yüksektir, dolayısıyla yönetilmesi gereken kaynakların başında gelmektedir (Şimşek ve Çelik, 2009: 13).
Zaman yönetimi sadece yöneticiler açısından değil çalışanlar açısından da önem taşımaktadır. Çalışanların daha verimli olabilmeleri ve motivasyonlarını artırabilmeleri için zamanlarını çok iyi bir şekilde kullanmaları gerekmektedir (Karagöz vd., 2010: 99). Hem yöneticiler hem de çalışanlar zamanı etkin
Planlama
Yetki Devrini Sağlama
İletişimi Etkinleştirme
Stresin Azaltılması
Çatışmanın En Aza İndirilmesiı
ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ
23
kullanmadıklarında yaratacağı stresle baş etmek zorunda kalacaktır. Özellikle yöneticiler işleri belirli bir sürede yapılmak zorunda olduklarından baskı altında kalmaktadırlar. Yöneticilerin daha etkili karar vermek ve daha çok bilgi edinmek için, birçok faktörü göz önünde bulundurması ve daha çok çalışması gerekmektedir.
Bu unsurların yapılabilmesi için de, zamanı etkili ve verimli bir şekilde kullanması gerekmektedir (Demir, 2003: 7).
Yöneticilikte belirli bir zamanda daha çok iş yapmak veya aynı miktar işi daha az zamanda başarmak önemlidir. Bir örgüt içinde öncelikli olarak yönetici merkezli zaman kayıpları çözümlendiğinde, yönetici iş ortamındaki diğer zaman kayıplarının sebepleri üzerine daha çok zaman ayırma şansına sahip olabilecektir.
Bununla birlikte, gerçekte birçok yönetici alışagelmiş bir yapı içinde çalışarak veya bölümünün uzun süreli amaçlarının gerçekleşmesinde herhangi bir katkı sağlamayacak yöntemler üzerinde durarak aşırı zaman harcamaktadırlar (Küçük, 2008: 22).
24 II. BÖLÜM
ZAMANA YÖNELİK TUZAKLAR
Zaman tuzaklarına sebep olan pek çok faktör olmakla birlikte en önemli tuzağın kişisel özellikler olduğu söylenebilir. Ayrıca yapılan iş, örgütsel yapı, politika ve yönetim anlayışı da zaman tuzaklarına neden olabilmektedir (Güney, 2008: 435). İşletmelerde yapı ve politikaları zaman tuzağına düşmeyecek şekilde planlanması zaman tuzaklarının yönetimi bakımından önemlidir. İşletmelerin örgütsel yapı ve politikalarından dolayı oluşan zaman tuzaklarını yönetmek, kişisel özelliklerden kaynaklanan tuzakları yönetmekten daha zordur. Her insan yaşamı boyunca kullanabileceği bir zaman kaynağına sahiptir. Ancak, zamana soyut olarak sahip olmak yalnız başına hiçbir fayda sağlamazken, sahip olunan zaman çeşitli şekillerde değerlendirildiği takdirde anlam kazanmaya ve değer yaratmaya başlamaktadır (Şimşek ve Çelik, 2009: 292).
Alan yazın incelendiğinde (örneğin Sabuncuoğlu ve Vergiliel Tüz, 2005;
Akatay, 2009; Taşlıyan, 2009; Tengilimoğlu vd., 2011; Yaman, 2012) zaman tuzaklarına yönelik çeşitli sınıflamalar yapıldığı görülmektedir. Bu sınıflamaları kişi odaklı zaman tuzakları, işten kaynaklanan zaman tuzakları, yönetimden kaynaklanan zaman tuzakları ve örgütsel yapı politikalardan zaman tuzakları olmak üzere dörde ayırmak mümkündür. Her bir tuzak türüne neden olan unsurlar Şekil 2’de gösterilmiştir. Bu bölümde yöneticilerin karşı karşıya kaldıkları zaman tuzakları değerlendirilmiştir.
2.1. Kişi Odaklı Zaman Tuzakları
Kişisel sebeplerden kaynaklanan zaman tuzakları dış faktörlerden ve bir başka kişiden tamamen bağımsız tuzaklardır. İnsanların kişilik yapıları, alışkanlıkları, biyolojik ritimleri zaman yönetimlerine yaklaşımlarını değiştirebilir ve kişilerde bilinçli ya da bilinçsiz zaman yönetimine engel olabilirler (Taşlıyan, 2009:
246). Kişisel odaklı zaman tuzaklarının yönetimindeki en önemli unsur kişinin kendi özelliklerini iyi bilmesidir. Bu tuzaklar genellikle kişilerin davranış ve tutumlarından dolayı meydana gelmektedir.
25 Şekil 2: Zamana Yönelik Tuzaklar
Kaynak: Araştırmacı tarafından derlenmiştir.
26
Kişiden kaynaklanan zaman tuzakları, kişinin kendi inanç, tutum ve davranışlarının sonucu ortaya çıkmaktadır. Kişinin kendi kontrolünü geliştirmesi ve davranışlarını kabul sınırları içinde bulundurması, kişiden kaynaklanan zaman tuzaklarını ortadan kaldırmaktadır (Tutar, 2007: 79). İnsanların kişilik yapıları, bakış açıları, alışkanlıkları, zaman yönetimine yaklaşımlarını değiştirebilmektedir (İşcan, 2008: 11). Kişi odaklı zaman tuzaklarını aşağıdaki başlıklar altında incelemek mümkündür:
2.1.1. Erteleme ve Oyalama
Erteleme, belli zaman diliminde yapılması gerekli olan işleri kendi zamanlarında yapmamak, başka zamanlara aktarmak (Yaman, 2012: 524), diğer bir ifadeyle bugün yapılması gereken işlerin yarına bırakılması anlamına gelmektedir (Dryden, 2000: 15). Erteleme, bireylerin kendince haklı bir sebep doğrultusunda işlerini ileri bir tarihe ertelemesidir.
Erteleme bilinçli ve bilinçsiz erteleme olmak üzere iki şekilde gerçekleşir.
Bilinçli erteleme (bireyin yaptığının farkında olduğu) tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay olanıdır. Bilinçsiz erteleme (bireyin neredeyse hiçbir şekilde farkında olmadan yaptığı) ise biraz daha zordur. Ertelemenin iki şekilde de fırsat maliyeti yüksektir (Akatay, 2009: 134). Ertelenen her faaliyet bireylerin hem kendi zamanlarını gerekli şekilde kullanmasını hem de ileri zamanlı faaliyetlerin zamanında tamamlanmasını engellemektedir.
Akatay (2009: 133) erteleme alışkanlıkları ve çözüm yollarını şöyle açıklamaktadır:
- İnsanlar hoşlanmadıkları ve zor işleri genellikler ertelemektedirler. Bu ertelemenin nedeni başarılı olunamayacağı korkusu ya da işleri bilmediklerinden kendilerini yetersiz hissetmeleridir. Bu işleri zamanında bitirilebilmek için işler parçalara ayrılarak yapılmalıdır. Belirli bir zaman dilimi bu işler için ayrılmalı ve kişi en kıymetli zamanında bu işi yapmalıdır.
- Plansızlık veya aşırı plan yapmakta ertelemeye sebebiyet vermektedir.
Dolayısıyla zamanın belirli bir kısmının esnek bir şekilde planlanması
27
gerekmektedir. Bütün gününü planlamayla geçiren kişi yaptığı planı uygulayacak zaman bulamayacaktır.
- İşte başarısız olma korkusu, işe hakim olamama da erteleme alışkanlığının nedenlerindendir. İş ile ilgili yeterli bilgi düzeyine sahip olmamak kişide hem baskıya hem de işin ertelenmesine neden olacaktır. Gerekirse konu ile ilgili başkalarının yardımına başvurulmalıdır. Ayrıca yetki devri yapılması da bu konudaki başka bir çözüm yoludur.
- Zamanda tembellik, mükemmeliyetçilik, unutkanlık gibi kişisel özellikler ve alışkanlıklar, zamanın bol olduğu inancı veya başka birilerinin yardım edeceği düşüncesi ertelemeye neden olan davranışlar arasında sayılmaktadır.
2.1.2. Hayır Diyememek
Hayır diyebilmek özellikle yönetimsel zamanı kullanan yöneticiler için vazgeçilmezdir. Zaman genellikle kişinin isteklerini yapmaları ve planlarını gerçekleştirebilmeleri için yeterli olmamaktadır. Bu noktada zamanı etkin kullanmak isteyen bir yönetici ‘hayır’ demeyi bilmelidir. Ancak yöneticiler genellikle bu sözü kullanmadıklarında pek çok işin ufak bir parçasıyla ilgilenmekte sonuç olarak hiçbiri işi tam olarak bitirememektedir. Yarım kalmış iş, boşa harcanmış zaman demektir (Can, 1999: 290). Eğer kişi ilgilenebileceğinden fazlasını üstlenirse hem zaman hem de enerji açısından zarar görecektir (Haynes, 1999: 53).
İletişim kurulan bireyleri incitmeden hayır diyebilmek için bazı iletişim tekniklerinden yararlanmak gerekmektedir. Silahtaroğlu (2004: 74-75) bu tekniklerini aşağıdaki şekilde açıklamaktadır:
Dinlemek: Karşısındaki insan konuşurken, araya girmeden dinlemek bir nezakettir. Bununla birlikte dinlemek konuyu tam olarak anlamak ve karşıdaki kişinin, önemsendiğini hissettirmek için şarttır.
Hayır demek: Eğer ‘hayır’ deme kararı verilmişse net, kararlı ve tartışmaya gerek kalmayacak şekilde kibarca söylenmelidir.
Nedenleri açıklamak: Karşıdaki kişinin sonuçtan tatmin olabilmesi için nedenlerin açıkça ortaya konması gerekmektedir.
