BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMALARI

(1)

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

İŞ AKIŞ ŞEMALARI

(2)

ŞEMA ADI: BÜTÇE TEKLİFİ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

Bütçe Çağrısı Yazısının Strateji Geliştirme Başkanlığı’ndan gelmesi

Bütçe tavanı dahilinde, birimlerin bütçe tekliflerinin hazırlanması

Hazırlanan Bütçe Teklif tasarısının Strateji Geliştirme Başkanlığı’na gönderilmesi

Bakanlık Bütçe Teklifi Bütçe Hazırlama

Çağrısı Yazısı

(3)

Gerekli görüldüğü hallerde Ayrıntılı Harcama Programı’nın revize edilmesi için Strateji Geliştirme Başkanlığı’na gerekçeli

yazı gönderilmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

BÜTÇE REVİZE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.02

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Maliye Bakanlığı tarafından kabul edilen revize edilmiş ödenek bildiriminin Genel Müdürlüğe gelmesi

Ödeneğin birimlere harcanmak üzere gönderilmesi Ödenek Talebi

(4)

Maliye Bakanlığı’nın Merkezi Yönetim Bütçe hazırlama tebliği yayınlaması üzerine Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Ayrıntılı Harcama Programının hazırlanması ile ilgili yazının Genel

Müdürlüğe gelmesi

AHP formu çıktılarının alınarak Strateji Geliştirme Başkanlığı’na gönderilmesi

Maliye Bakanlığı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama

Tebliği

ŞEMA ADI: AYRINTILI HARCAMA PROGRAMI (AHP) İŞ AKIŞ ŞEMASI

Yıl bütçesine ait Ayrıntılı Harcama Programının hazırlanarak e bütçe sisteminin AHP Detay Modülünden girişlerinin yapılarak

kaydedilmesi

AHP taslağı

Maliye Bakanlığı tarafından vize edilmiş Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından gönderilen Ekonomik İcmal Cetveli’nin Genel

Müdürlüğe gelmesi

Genel Müdürlüğün ödenek talepleri doğrultusunda üçer aylık dönemler halinde, serbest bırakılan ödeneklerin ödenek gönderme

emri düzenlenerek e-bütçe sistemine giriş yapılması Ekonomikİcmal

Cetveli

Mali yılın sonunda mali yıla ilişkin kesin hesap cetvelinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Başkanlığı’na gönderilmesi

İ-GM

(5)

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.04

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Resmi Yazı Performans Programı hazırlanmasına dair yazının Genel Müdürlüğe gelmesi

Daire Başkanlıklarından, Genel Müdürlüğün Stratejik Planı doğrultusunda gerçekleştirecekleri faaliyetleri

belirlemeleri ve önceliklendirmeleri ve yaklaşık maliyetlerinin istenmesi

Daire Başkanlıklardan gelen faaliyetlerin değerlendirilmek üzere Bütçe Teklif Değerlendirme

Komisyonu’na iletilmesi

Bütçe Teklif Değerlendirme Komisyonu’nca oluşturulan taslak kararının gelmesi

Taslak doğrultusunda Genel Müdürlük faaliyetlerinin maliyetlendirilerek Performans Programının hazırlanması ve Strateji Geliştirme Başkanlığı’na

gönderilmesi

(6)

ŞEMA ADI: TAAHHÜT EVRAKI VE SÖZLEŞME TASARILARI İLE ÖDEME EMRİ VE EKİ BELGELERİNİN ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Kontrole tâbi karar ve işlem belgelerinin ön mali kontrolü yapılmak üzere ilgili sorumluluklardan

Maliİşler Şube Müdürlüğüne gelmesi

Sorumlu tarafından ön incelemenin yapılması ve evrakın gereği için ilgili personele havale

edilmesi

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrolün usul ve esaslarına ilişkin yönetmelik ile Ön mali Kontrol Yönergesinde belirlenen limitlerin ilgili personel

tarafından kontrol edilmesi

P-SR

O-GM Kontrole tâbi karar ve

işlem belgeleri

Limit harcama biriminin yetkisi dahilinde mi?

Hayır Evet

Ön mali kontrolünün yapılması ve olası eksik/

hatalara ilişkin görüş almak üzere kontrole tâbi karar ve işlem belgelerinin SGB’ye gönderilmek

üzere üst yazısının hazırlanması

Evrakın ilgili personel tarafından mevzuat hükümlerine uygunluğunun ve eksiksiz olup

olmadığı hususları ile daha önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön malî kontrolünün yapılması

K-PR

Uygun mu?

Ön mali kontrolü gerçekleştiren ilgili personelin

“Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini evrak üzerine yazarak imzalaması

Evet

İ-PR

Ön mali kontrolle ilgili sonucun ilgili Sorumluluğa gönderilmesi

Ön mali kontrolü gerçekleştiren ilgili personelin “Eksik Evrak ve Hatalı İşlem Tamamlanarak Ödenmesi Uygundur”şerhini

evrak üzerine yazarak imzalaması Hayır

Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması

Giden Evrakİş Akış Şeması

Ön mali kontrol inceleme formlarının uygunluk bakımından değerlendirilmesi SGB’den Gelen Ön

Mali Kontrolİnceleme Formu

İ-PR K-PR K-PR

(7)

Birimlerce kullanılmasına gerek duyulmayan ödeneklerin tenkis belgesinin SGB-NET sisteminde düzenlenmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

TENKİS İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.06

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Çıktıların alınarak Strateji Geliştirme Başkanlığı’na gönderilmesi

Maliye Bakanlığı tarafından tenkis edilen ödenek bildiriminin Genel Müdürlüğe gelmesi

Yazılı/Sözlü Bildirim

Tenkis Belgesi

Ödeneğin birimlere harcanmak üzere gönderilmesi

(8)

Personel Atama Onayının bölüme ulaşması

Üst yazısının yazılması ve Genel Müdür Yardımcısı onayına sunulması

Kişiye görevlendirme yazısının yazılması ve tebliği Personel Atama

Onayı

Gelen onaya Tebliğ- Tebellüğ belgesi hazırlanması İ- SR

O-GM

Yazının Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

(9)

Personel Atama Onayının bölüme ulaşması

Zimmet belgesi eklenerek üst yazının yazılması ve Genel Müdür Yardımcısı onayına sunulması

Yazının Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

GÖREVDEN AYRILIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.08

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Personel Atama Onayı

Gelen onaya Tebliğ-Tebellüğ belgesi hazırlanması İ- SR

O-GM Kişinin üzerinde zimmet olmadığına dair yazının

istenmesi

(10)

Şahıs dilekçesinin ilgili bölüme ulaşması

Atama talebinin onaylanmak üzere Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi

ŞEMA ADI: ATAMA TALEPLERİ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

Şahıs Dilekçesi

Atanma taleplerinin değerlendirilmesi

Genel Müdür Onayı İş O-GM Akış Şeması

Atama talebi uygun mu? Kişiye olumsuz görüşün

bildirilmesi

Atama talep yazısının onaylanmak üzere Genel Müdür Yardımcısına sunulması

Evet

Hayır

K-PR

(11)

Yıllık izin talebinde bulunan personelin ilgili sorumluluğa başvurması

İzin kontrolünün yapılması

Yıllık izin hakkı var mı? Yıllık İzin hakkının olmadığının sözlü olarak iletilmesi

İlgili birim yetkilileri tarafından imzalanan forma tarih ve sayı verilerek İnsan Kaynakları Sorumluluğuna gelmesi

Personelinİzin Formunun görevine başlayıncaya kadar İnsan Kaynakları Sorumluluğunda saklanması

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

YILLIK İZİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.10

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Yeni yıllık izin ya da Sağlık Raporunun işleme konması Personelin Yıllık izin dönüşü göreve

başladı mı?

Kişinin işe başlayışının teyit edilerek İzin Takip Programına işlenmesi ve arşive teslim edilmesi

Evet

Hayır Hayır

Evet

P-PR P-PR

(12)

İç Kontrol Sistemi alt yapı oluşturma süreci çalışmalarının başlaması

Üst Yönetim onayı ile İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin başlaması

İç Kontrol Sisteminde üst yönetimin sorumluluğuna ve İç Kontrol mevzuatına ilişkin üst yönetici ve diğer yöneticilere bilgi ve brifing verilmesi, konu ile ilgili

toplantılar düzenlenmesi

İç Kontrol Sisteminin kurulacağı bölümlerden belirlenecek personel ile Proje Ekibinin oluşturulması

Gerekiyorsaİç Kontrol Sisteminin Oluşturulması konusunda dış destek

sağlanması

İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin hazırlık çalışmalarının yapılarak projenin kapsamının ve Proje

Ekibinin görev ve sorumluluklarının belirlenmesi

Projenin planlamasının yapılarak İç Kontrol Sisteminin oluşturulması için gerçekleştirilecek faaliyetler ve bu faaliyetlerin nasıl yürütüleceği konularında Proje Ekibi

ile birlikte çalışılması

İç Kontrol Sisteminin öngördüğü şartların yerine getirilmesine yönelik yapılması gereken çalışmaları

içeren Uyum Eylem Planının katılımcı yöntemlerle hazırlanmasının ve üst yönetici onayının alınması

İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının yazılı hale

getirilmesi ve Üst Yönetim onayı ile duyurulması

A

O-GM

Proje için kaynak sağlanması gerekiyorsa Dünya Bankası, AB vb. fon

ve desteklerinin araştırılması

ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

O-GM

(13)

İç Kontrol Sistemi farkındalık/teknik eğitim programlarının hazırlanması

Proje Ekibineİç Kontrol Sistemi konusunda teknik eğitim verilmesi

Bölümlerdeki yönetici ve personele bilinçlendirme eğitimlerinin verilmesi

İç Kontrol uygulamaları yönünden mevcut durum ve kontrol ortamının değerlendirilmesi çalışmalarına

başlanması

İlgili bölümlerde verimlilik sorunlarının teşhisi çalışmalarının yapılması

İlgili bölümlerde performans analizlerinin gerçekleştirilmesi

Mevcut durum değerlendirme sonuçları doğrultusunda bölümlerde iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi ve

Zaman Planında yer alan ilgili çalışmalarda bu alanların dikkate alınmasının planlanması

Kontrol ortamı ile ilgili çalışmalara başlanması kapsamında etik değerler sisteminin oluşturulması

çalışmalarına başlanması

Verimlilik Sorunlarının Teşhisi Raporu

Performans Analizleri Raporu A

B

Gerçekleştirilecek faaliyetleri ve sürelerini içeren Zaman Planlarının Uyum Eylem Planı dikkate alınarak

bölümler tarafından hazırlanması

Bölümlerden gelen Zaman Planlarının Proje Ekibi tarafından konsolide edilerek yöneticilere gönderilmesi

ve onaylarının alınması

İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesi

Zaman Planı ŞEMA ADI:

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.11

İŞ AKIŞ ŞEMASI

O-GM

(14)

Her bir temel süreç için Temel Süreç tanım formunda yer alan girdileri ve çıktıları dikkate alarak süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve Temel

Süreç Tanım Formlarına işlenmesi

Organizasyonel ve yönetsel tüm süreçlerin yeniden değerlendirilmesi ve gereken durumlarda yeniden düzenlenerek bölümlerin OrganizasyonŞemalarının

çizilmesi

İş Akışlarından yola çıkarak bölümlerin temel süreçlerinin değerlendirilmesi çalışmalarına

başlanması

Her bir temel süreç için süreç hiyerarşilerinin hazırlanması

Bölümlere aitİş Akışlarının hazırlanması ve bölüm yöneticileri tarafından kontrol edilip onaylanmasının

sağlanması

İş Akışları B

Süreç Hiyerarşisi Tablosu

Her bir temel süreç için süreç tanımlarının yapılması

Temel Süreç Tanım Formu

Organizasyon Şemaları

C

Mevcut etik kodlar sisteminin değerlendirilmesi, Etik Anket uygulamasının yapılması, ilgili bölümlerden

katılımcılarla beyin fırtınası oturumları gerçekleştirilmesi, etik davranış kurallarının belirlenmesi ve üst yönetimin onayının alınması

İlgili bölümlerde misyon, organizasyon yapısı ve görevlerle ilgili çalışmaların başlaması

bölümlerde farklı iş yapan her personel ile İş Analizlerinin yapılması

Etik Beyannamesi

İş Analizleri

ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

O-GM

(15)

Amaç ve hedeflere ulaşmakta ve faaliyetlerin yürütülmesinde karşılaşılabilecek risklerin belirlenmesi

için mevcut durum analizleri de dikkate alınarak bilimsel yöntemlerle risk belirleme çalışmalarının

yapılmasının sağlanması İlgili bölümlerde risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması için

yöneticileriyle işbirliği sağlanması C

D

Yetki devrine ilişkin düzenlemelerin gözden geçirilerek değerlendirilmesi ve gerekiyorsa yeni düzenlemeler

yapılması

İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri açısından personelin yeterliliği ve performansına yönelik mevcut yapının analizi ve geliştirilecek önerilerin raporlanması Hazırlanan İş Akışları, Organizasyon Şemaları, İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri ile diğer tabloların yer

aldığı Organizasyon Kitabının hazırlanması

Organizasyon Kitabi

Yetki Devri Formu Her bir bölümin OrganizasyonŞemasında yer alan

tüm kadrolar için iş tanımlarının yapılması

İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri

İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinden yola çıkarak her kadro unvanının yer aldığı Eğitim/Deneyim Tablosunun,İç Hareketlilik Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun ve hazırlanmasında yarar

görülen diğer tablo ve raporların oluşturulması

Görev Envanteri Tablosu İç Hareketlilik

Tablosu Eğitim/Deneyim

Tablosu ŞEMA ADI:

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.11

İŞ AKIŞ ŞEMASI

(16)

Kontrol ortamının ve kurulacak İç Kontrol Sisteminin sürekliliğini ve güncelliğini korumak için gerekli kontrol

stratejileri ve yöntemlerini oluşturma çalışmalarının başlaması

Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemlerinin belirlenmesi

D

E

Bölümlerin risk kapasitelerinin belirlenmesi, risklere karşı alınacak önlemlere karar verilmesi ve risklere verilecek yanıtların üretilmesi çalışmalarının yapılarak

Risk Eylem Planının hazırlanması

Risklerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin oluşturulması ve raporlanması ile risk kontrol

stratejilerinin oluşturulması

Risk Eylem Planı Risk matrislerinin oluşturulması ve risklerin

önceliklendirilmesi, sınıflandırılması, büyüklüklerinin saptanması ile Risk Önem ve Öncelik Tablosunun

hazırlanması

Risk Önem ve Öncelik Tablosu Risk tanımlamalarının yapılması

Risklerin özelliklerinin, gerçekleşme sıklıklarının ve etkilerinin analiz edilmesiyle Risk Envanterinin

hazırlanması

Risk Listesi

Risk Envanteri

ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

(17)

E

İç Kontrol Standartlarının öngördüğü bilgi ve iletişim sisteminin kurulmasına veya mevcut bilgi sistemlerinin

öngörülenşartları sağlayacak şekilde revize edilmesine yönelik çalışmaların başlaması

Kurulacak veya revize edilecek bilgi ve iletişim sistemlerinin bilgi teknolojileri ile geliştirilmesinin ve sürdürülmesinin sağlanması amacı ile ilgili bölümle

işbirliğinin sağlanması

Mevcut bilgi ve iletişim sistemlerinin gözden geçirilmesi

Yürürlükteki yazılı prosedürlerin tüm süreçler için gözden geçirilmesi, gerekli düzenlemelerin ve gerekiyorsa yeni tanımlamaların yapılması ve yazılı

hale getirilmesi

Görevlerin ayrılığı sisteminin tanımlanması ve dokümante edilmesi

Vekalet sisteminin tanımlanması ve dokümante edilmesi

Belirlenen kontrollerin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller olarak

detaylandırılması

Hiyerarşik kontrollerin tanımlanması Kritik kontrol noktalarının ve ölçüm kriterlerinin

belirlenmesi

F ŞEMA ADI:

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.11

İŞ AKIŞ ŞEMASI

(18)

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin oluşturulması ve bilgi ve iletişim sistemlerinin oluşturulan yöntemleri desteklemesinin

sağlanması

İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesinin tamamlanması ile proje raporunun hazırlanarak üst

yönetime ve Strateji Geliştirme Başkanlığına sunulması, ilgili kurum ve kuruluşlara projenin tamamlandığına ilişkin yazıların yazılması ve Proje

Ekibinin feshedilmesi

İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje

Raporu İç Kontrol Sistemi izleme ve değerlendirme

sistematiğinin oluşturulması

Kullanılan bilgi sistemlerinin ve bilgi teknolojilerinin mevcut durumunun analiz edilmesi

Bilgi sistemleri ihtiyaç analizleri raporunun hazırlanması

Bilgi sistemlerine ilişkin risk faktörlerinin ve olası risklerin sonuçlarının belirlenmesi

Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri

Raporu F

Bilgi sistemlerinin sürekliliğinin, güvenilirliğinin ve uygun erişiminin sağlanması için gereken kontrol

stratejileri ve yöntemlerinin belirlenmesi

ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

O-GM

(19)

Kontrol ortamının (Etik kodlar, Organizasyon Kitabı, bilgi sistemleri, insan kaynakları yönetimi vb.) iç ve dış koşullara

uygun olarak güncellenmesi Bölümlereİç Kontrol Sisteminin Standartlarının

uygulanması konusunda danışmanlık yapılması

İç Kontrol Sistemi ile ilgili getirilen mevzuat değişikliklerinin duyurulması ve gerekli düzeltme, düzenleme ve varsa yeni

çalışmaların yapılmasının sağlanması İç Kontrol Sisteminde yapılacak revizyon ve iyileştirme çalışmalarının Performans Programı ile ilişkilendirilmesi Stratejik Plan ve Performans Programında yer alacak İç Kontrol Sistemi ile ilgili hedeflerin, faaliyetlerin ve performans

göstergelerinin hazırlanması

Stratejik Plan, Performans Programı ve Performans Esaslı Bütçe Çalışmalarının İç Kontrol Sisteminin getirdiği ilkelere ve gerektirdiği şartlara uygun olarak hazırlanmasının veya revize

edilmesinin sağlanması için sorumlu bölümlere destek verilmesi

Risk yönetim sürecinin uygulanmasının sağlanması,

Risklerinin iyileştirilmesi için yapılacak çalışmaların koordine edilmesi ve uygulamaların izlenmesi

İç Kontrol Sisteminin kontrol stratejilerinin uygulanabilmesi için verilerin toplanması, işlenmesi, paylaşılması, saklanması, uygun erişiminin sağlanması ve güvenliği konusunda bilgi teknolojilerinin kullanılmasının sürekliliğinin sağlanması İç Denetim Raporlarının değerlendirilme sonuçlarına

göre gerçekleştirilmesi önerilen çalışmalarla ilgili Eylem Planı hazırlanarak çalışmaların ilgili bölümlerle

işbirliği içinde yürütülmesi

Bölümlerdekiİç Kontrol Sistemi oluşturma, uygulama ve revizyon çalışmalarının İç Kontrol Sistemi standartlarına, metodolojisine ve mevzuatına uygun olması için gereken danışmanlık ve eğitim desteğinin

verilmesi

İç Kontrol Sisteminin uygulamaları konusunda bölümlerde yapılacak çalışmalarda diğer ilgili

bölümlerin koordinasyonunun sağlanması

Eylem Planı

İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde

revize edilmesi

İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan kontrol stratejilerinin geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak

kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sistemi

Danışmanlık ve Destek Uygulamaları

Diğer Uygulamalar

Bölümlerinİç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında yaptıkları çalışmalara ilişkin hazırlayıp

gönderdikleri raporların incelenerek İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve

Çalışma Grubunun görüşlerine sunulması

İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve Çalışma Grubunun uygun görüş bildirdiği raporların

İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu’nun onayına sunulması

ŞEMA ADI:

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN UYGULANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.12

İŞ AKIŞ ŞEMASI

(20)

Tüm bölümlerdeki Uyum Eylem Planı uygulamalarının periyodik aralıklarla izlenmesi

İç Kontrol Sistemi uygulamalarının sürekliliğinin, güncelliğinin ve mevzuata uygunluğunun ilgili bölümlerle işbirliği içinde izlenmesi, yılda en az bir

kez değerlendirilmesi ve raporlanması

İç Kontrol Sistemini ilgilendiren görüş, öneri, talep veşikayetlerin değerlendirilmesi ve ilgili bölümlerle işbirliği yapılarak ilgili düzenlemelerin yapılmasının

sağlanması

Risk yönetimi sürecinin ve Risk Eylem Planının uygulanmasının izlenmesi

İç Kontrol Sistemi ile ilgili mevzuat değişiklikleri kapsamında yapılacak düzeltme, düzenleme çalışmaları ile yapılması gereken yeni çalışmaların

izlenmesi

İç Denetim Raporlarının değerlendirilmesi ve sonuçlarına ilişkin ilgili bölüm tarafından hazırlanan Eylem Planına göre yapılacak

çalışmaların izlenmesi

İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının ilgili bölümler tarafından bilinirliliğinin ve

gerekli uygulamaların yapıldığının izlenmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında hedefler ile sonuçlar

arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirlerin önerilmesi

Üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini arttırmak için gerekli çalışmaların ve

koordinasyonun yapılması İç Kontrol Sistemi ile ilgili üst yönetim tarafından

talep edilen ve mevzuat gereği hazırlanıp ilgili mercilere gönderilmesi gereken her türlü raporun ilgili bölümlerle işbirliği yapılarak hazırlanması ve

sunulması Sürekliİzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri

Diğer İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri

Stratejik Planda ve Performans Programında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmayı engelleyecek iç

ve dış kaynaklı risklerin analiz çalışmalarının yapılması, risklerin sürekli olarak değerlendirilmesi

Risk Envanterinin ve Risk Eylem Planlarının güncellenmesi

ŞEMA ADI: İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İZLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

(21)

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

BİLGİ İŞLEM ÇALIŞMALARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.14

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Eğitim Talebi Bilgi işlem evrakı

Evrakın niteliği nedir?

Eğitim Sorumluluğu ile eğitim planlamasının yapılması

Eğitim Sorumluluğu ile planlanan eğitimin yapılması

için makam onayı alınması Bilgisayar, yazıcı vs.

planlamasının yapılması Diğer

Makamca uygun görülen duyuruların web sayfasında yayınlanması Bilgi işlem evraklarının Sorumluluğa gelmesi

Web Yayım Talebi

Satınalma birimlerine planlamaların bildirilmesi

Belirlenen ihtiyaçların temin edilmek üzere Genel Müdür onayına sunulması Evrakın niteliğine göre yönlendirilmesi

(22)

Yazılım ihtiyaç talebinin bölüme ulaşması

ŞEMA ADI: YAZILIM TEDARİKİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

E-Posta

Yazılım birim tarafından oluşturulabilir mi?

Yazılım tedarikinin gerekli olup olmadığının ilgili personel tarafından değerlendirilmesi

Hayır Telefon

Yeni Yazılım Oluşturulması İş Akış Şeması Evet

Uygun yazılım araştırılması

Belirlenen yazılımın satınalma yoluyla temininin sağlanması

Alınan yazılımın server/ilgili bilgisayarlara yüklenmesi

Test çalışmasının yapılması

Yazılımın kullanıma açılması Satınalma Yöntemi Belirleme İş

Akış Şeması

(23)

Yeni Yazılım Talebinin Gelmesi

Yapılabilir mi?

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

YENİ YAZILIM OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.16

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Resmi Yazı E-Posta

Sözlü Talimat

Yeniden görüşme yapılması ve uyumlaştırma Kısmen

Tasarım çalışması yapılması

Yazılımın kodlanması (UML,UCASE çalışmalarının yapılması)

Analiz yeterli mi?

Evet

Yeniden görüşme yapılması ve uyumlaştırma Hayır

Kodlamanın tamamlanması

Sistemin hazır hale getirilmesi

Kullanıcı testi yapılması Kullanıcılara eğitim verilmesi

Test çalışması yapılması

Yazılımı talep eden birimle analiz çalışması yapılması

A

(24)

Hata var mı?

Hatanın kontrol edilmesi

Hata bildirimi

Hata sistemden mi kaynaklı?

Doğru kullanım ve doğru veri girişi konusunda destek verilmesi ve programda hatalı girişi önlemeye

yönelik düzenlemeler yapılması Hayır

Hatanın giderilmesi

Yazılımın kullanıma açılması Evet

Evet

Hayır

A

ŞEMA ADI: YENİ YAZILIM OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI

(25)

Web sayfalarında yayınlanmak veya güncellenmek üzere bilgi, belge ve duyuruların birimlerden gelmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

WEB SAYFALARININ GÜNCELLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.17

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Web sayfasında yayınlanmak ve güncellenmek üzere bilgi, belge ve duyuruların yayınlanmasında yarar görülen diğer bilgi ve belgelerin birimde toplanması

İlgili personelin bilgi belge ve duyuruları yayınlamaya uygunluğu ve yararı yönünden değerlendirilmesi

Yayınlanması uygun

mu? Hayır

Evet

Materyalin yayınlanmaya uygun olmadığının Daire Başkanına bildirilmesi

Daire Başkanı tarafından kontrol edilmesi

Yayınlanması uygun

mu? Hayır

Yayınlanması uygun görülmeyen elektronik materyalin bilgisayar ortamında

arşivlenmesi Elektronik materyalin yayınlanmak üzere

düzenlenmesi ve Daire Başkanı onayına sunulması

Basılı materyalin taranarak elektronik ortama aktarılması ve yayınlanmak üzere

düzenlenmesi

Daire Başkanı Onayı İş Akış Şeması

Materyalin yayınlanmaya uygun yazılım diline dönüştürülmesi

Materyalin ilgili web sayfasında yayınlanmak üzere web sitesine

yüklenmesi

Yayınlanması uygun görülmeyen basılı materyali dosyalanarak arşivlenmesi

(26)

Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının Sorumluluğa ulaşması İhtiyaç talep yazısı

İhaleye tabi Doğrudan Temin

Alım Şekline Karar Verilmesi

İhale yönteminin belirlenmesi

Temin yönteminin belirlenmesi

Pazarlık usulü

ihale Açık ihale Doğrudan teminle

satın alma

Tek kaynaktan satın alma

DMO’dan satın alma

Pazarlık Usulü İhale İşlemleri İş

Akış Şeması

Belliİstekliler Arasında İhale İşlemleri İş Akış

Şeması

Doğrudan Teminle Satın Alma İş Akış

Şeması

Tek Kaynak Satın Almaİş Akış

Şeması

DMO Alımları İş Akış Şeması

ŞEMA ADI: SATINALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI

(27)

Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Sorumluluğa gelmesi İhtiyaç talep yazısı

İhale dokümanlarının hazırlanması

Satın Alma Yöntemi Belirlemeİş Akış Şeması

İhale komisyonunun görevlendirilmesi

İhale Komisyonu Görevlendirme

Yazısı

İhale işlem dosyasının açılması

Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması

Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi

Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması

Alım Sözleşmesi

A

İhale ilanının yapılması

Tekliflerin toplanması ve ön değerlendirmelerinin yapılması

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.19

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Genel Müdür Onayı İş

Akış Şeması O-GM

(28)

Mal ya da hizmet alımının yapılması

Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi

Mal ya da hizmetin faturasının alınması

Taşınır işlem fişinin kesilmesi

Muayene kabul tutanağı

Mal ya da hizmet alımı faturası

Satınalmanın türü TİF

Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi

Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi

Hizmet işleri kabul tutanağı

Ödeme Emri Belgesi Mal ya da hizmet

uygun mu?

Mal ya da hizmetin kabulü Mal ya da hizmette tesbit

edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi

Hayır

A

Evet

Hizmet Alımı

Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması Mal Alımı

O-GM

ŞEMA ADI: AÇIK İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

(29)

Belli istekler arasında ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili

belgelerin Sorumluluğa gelmesi İhtiyaç talep yazısı

Ön yeterlilik veİhale dokümantasyonunun

hazırlanması

Satınalma Yöntemi Belirlemeİş Akışı

İhale komisyonunun görevlendirilmesi

Yazısı

Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması

A

İhale ilanının yapılması

Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması

İhalenin hangi tür satın alma için yapıldığının tespiti

Diğer mal/hizmet alımı Danışmanlık hizmeti

Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması ve davetiye ile birlikte ihale dokümanının

gönderilmesi

Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması

Tekliflerin alınıp teknik değerlendirme ve puanlamanın yapılması

Mali değerlendirme ve puanlamanın yapılması ve konsolidasyon

Fiyatı da içeren tekliflerin alınması ve ön değerlendirmelerin yapılması

Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi

Danışmanlık sözleşmesi Mal/hizmet alımı

sözleşmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.20

İŞ AKIŞ ŞEMASI

(30)

Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının

düzenlenmesi

Taşınır işlem fişinin kesilmesi Muayene kabul

tutanağı

Mal ya da hizmet alımı faturası

Ödeme Emri Belgesi Mal Alımı Mal ya da hizmet

uygun mu?

Mal ya da hizmetin kabulü Mal ya da hizmette tespit

edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya

bildirilmesi

Hayır

A

Evet

Hizmet Alımı

Genel Müdür Onayı

İş Akış Şeması O-GM

ŞEMA ADI: BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI

(31)

Pazarlık usulü ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin

gelmesi İhtiyaç talep yazısı

İhale dokümanlarının

hazırlanması

Davet mektubunun düzenlenmesi Satınalma Yöntemi

Belirlemeİş Akış Şeması

İhale komisyonunun görevlendirilmesi İlanın yapılıp

yapılmayacağına karar verilmesi

Yazısı

İhale ilanının verilmesi

Davet Mektubu İhale işlem

dosyasının açılması

İlan yapılacak İlan yapılmayacak

Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi

İsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.21

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Makam onayının alınması

Bakan Onayı İş Akış Şeması

Piyasa fiyat araştırmasının ve yaklaşık maliyet hesaplamasının yapılması

A

O-BK

(32)

Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal ya da hizmet

alımı faturası

Giden Evrak İş Akış Şeması

Ödeme Emri Belgesi Mal Alımı

Mal ya da hizmet uygun mu?

Mal ya da hizmetin kabulü

Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya

bildirilmesi Hayır

A

Evet

Hizmet Alımı

Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması Fiyatı da içeren tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve karar alınması

Alım Sözleşmesi İhalenin yapılması

O-GM

ŞEMA ADI: PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

(33)

Birimlerin ihtiyaç talep yazılarının Ödeme ile ilgili bölüme gelmesi İhtiyaç talep yazısı

Firmadan fiyat teklifinin alınması

Muayene kabul komisyonunun kurulması

Talebe konu alımın yapılacağı firmanın tek kaynak olup olmadığının

sorgulanması

Satınalma Yöntemi Belirlemeİş Akış

Şeması

Tek kaynak mal ve hizmetlere ilişkin matbu formunun doldurulması

Tek Kaynak Matbu Formu Hayır

A Evet

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

TEK KAYNAK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.22

İŞ AKIŞ ŞEMASI

O-GM

(34)

Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının

düzenlenmesi

Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal ya da Hizmet

Alımı Faturası

Muayene Kabul Tutanağı

Mal ya da hizmetin kabulü Mal ya da hizmette tesbit edilen

eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi

Hayır

A

Evet

Hizmet Alımı

İş Akış Şeması O-GM

ŞEMA ADI: TEK KAYNAK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

(35)

Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının Sorumluluğa gelmesi

İhtiyaç talep yazısı

Talep edilen malın piyasa fiyat araştırması yapacak personelin belirlenmesi

Personelin görevlendirilmesine ilişkin yazının hazırlanması

Görevlendirilen personelin piyasadan en az 3 teklif alması

Piyasa fiyat araştırması tutanağı

Muayene kabul komisyonunun kurulması En düşük teklif veren firma ile sözleşmenin

yapılması

İhale onay belgesi Talep doğrudan temin

üst sınırının altında mı?

Satınalma Yöntemi Belirlemeİş Akış

Şeması

A

Genel Müdür Onayı İş Akış Şeması Genel Müdür Onayı İş

Akış Şeması

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.23

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Evet

Hayır

Mal veya hizmetin teslim alınması O-GM

O-GM

(36)

Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal ya da hizmet

alımı faturası

Mal ya da hizmetin kabulü

Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya

bildirilmesi Hayır

A

Evet

Hizmet Alımı

Sorumlulukta Doğrudan Kayıt Temin Formunun doldurulması

ve Kamuİhale Kurumu’na gönderilmesi

Doğrudan Temin Kayıt Formu O-GM

(37)

İhtiyaç talep formunun Sorumluluğa gelmesi

Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması

İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile

karşılaştırılması

İşlemin ilgili personele havale edilmesi

İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı?

İhtiyaçların kaltalog da bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem

listesi oluşturulması

Malzeme Listesi

DMO Malzeme İstem Listesi

DMO ya kredi açılması

Kredinin açıldığına ilişkin muhasebe işlem fişiyle talep formunu/listesini içeren üst yazının

DMO’ya gönderilmesi

Hayır

Maaş ve Diğer Ödemeler Memurunun görevlendirilmesi

A

Satınalma Yöntemi Belirlemeİş Akış Şeması İhtiyaç talep listesi

Evet

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.24

İŞ AKIŞ ŞEMASI

(38)

A

DMO hesabına para aktarılması

Muhasebeİşlem Fişi

DMO dan malların teslim alınması

Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi

Mallar uygun mu?

Fatura

Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması

MİF Hayır

Evet

Ödeme Emri Belgesi

DMO ile bağlantı kurulması

O-GM

ŞEMA ADI: DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI

(39)

Genel Müdürlük’te ihtiyaç duyulan sarf malzemesi çeşit ve miktarının belirlenmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

SARF MALZEMELERİ TEMİN VE DAĞITIM İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.25

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Satınalma Yöntemi Belirlemeİş Akış Şeması

Malzeme depoda var mı?

Sorumlulukların ihtiyaçları doğrultusunda düzenlemiş oldukları taşınır istek belgesinin gelmesi

İlgili Daire Başkanlığına sevk edilmesi

Malzemenin ilgiliye teslim edilmesi ve Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesi

Belirlenen malzeme listesinin satın alınmak üzere Satınalma ile ilgili Sorumluluktaki satın alma görevlisine

verilmesi

Depo çıkış icmallerinin 3'er aylık dönemlerde saymanlığa bildirilmesi

Depoda kalan malzemelerin dönemler halinde sayımının yapılması

Bir sonraki alımda değerlendirilmesi Hayır

Evet

Mali yıl sonunda Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmesi

(40)

Depodan çıkışı yapılacak demirbaş malzeme için çıkış onayının gelmesi / hazırlanması

ŞEMA ADI: DAYANAKLI TÜKETİM MALZEMESİ DEPO ÇIKIŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

İ-GM

Sistemden çıkış işlemlerinin yapılması ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi

Girişe esas Taşınır İşlem Fiş’lerinin bir nüshasının Genel Müdürlüğe geri gönderilmesi Kargo ile gönderilmesi

Mali yıl sonunda ambar depo sayım tutanağının düzenlenmesi

Harcama birimi yönetim hesabının düzenlenmesi Taşınır İşlem Fişi’nin malzeme gönderilen birime

ve muhasebe birimine gönderilmesi

Kayıtların uygunluğunun kontrol edilmesi ve Strateji Geliştirme Başkanlığına bildirilmesi

Görevliye teslim edilmesi

Kargo teslim fişinin alınması

Malzeme gönderilen birimden teslim alma tutanağının gelmesi

Görevlendirme yazısının istenmesi ve kontrol edilmesi

Malzemenin teslim edilmesi

Teslim tutanağının düzenlenmesi

(41)

Satın alınan malzeme ile ilgili belgelerin taşınır kayıt kontrol yetkilisine gönderilmesi

Taşınır kayıt kontrol yetkilisinin faturaya göre taşınır net programından hesap kodlarına göre taşınır işlem fişini

düzenlemesi Evraklar tamam mı?

Taşınır kayıt kontrol yetkilisinin kontrol etmesi

Evrakların eksikliklerinin tamamlanması için satınalma

memuruna iade edilmesi

Faturadaki malzemenin hesap kodu var mı?

Taşınır net programından Taşınır İşlem Fişi çıkarılarak, ödeme emri belgesine

eklenmesi Harcama birimi taşınır hesap kodu istek

fişinin doldurulup Strateji Geliştirme Başkanlığı’na gönderilmesi

Taşınır net programı ile ilgili personel sisteme girerek kodların Strateji Geliştirme

Başkanlığı tarafından açılması

Strateji Geliştirme Başkanlığı’ndan Genel Müdürlüğe kodun açıldığı bilgisinin

verilmesi

Evet

Hayır

Hayır Evet

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.27

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Taşınır İşlem Fişi

Maaş ve Diğer Ödemeler Memuruna evrakın teslim edilmesi

(42)

Her ayın 1-8'i arası personel maaş bilgilerinin toplanması

Hata var mı?

O-GM Toplanan bilgilerin saymanlık SAY2000

sisteminde girilmesi

Saymanlıktan gelen son bilgilerin kontrol edilmesi

Genel Müdür onayına sunulması

İmzalanan personel maaşlarının saymanlığa tekrar gönderilmesi

Hataların düzeltilip tekrar saymanlığa gönderilmesi

Evet

Hayır

K-PR

Ayın 13'nde bankalara ödeme emri talimatının gönderilmesi

Ayın 15'nden sonra memur emekli keseneklerinin gönderilmesi

Ayın 1-7' sine kadar 4B sözleşmeli Personel emekli keseneklerinin

gönderilmesi Memur Maaş Bilgileri,

Sözleşmeli Personel Maaş Bilgileri (4B)

(43)

Her yıl Ocak ayında fazla çalışma yapan personele mesai ücreti ödenmesi için bakan onayının gelmesi

Sorumlu kişi imzası ile üst yazısı yazılarak İdari ve Mali İşler Sorumluluğuna gönderilmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

MEMUR FAZLA MESAİ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.29

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Günlük puantaj cetvellerinin hazırlanması ve fazla mesai yapan personele imzalatılması

Her bir ay için Genel Müdür’den onay alınması

Genel Müdür Onayı Günlük Puantaj

(44)

İhtiyaç üzerine harcama kalemleri arasında ödenek aktarılması/ ek ödenek talebi için Strateji Geliştire Başkanlığı’na gerekçeli yazı

gönderilmesi

ŞEMA ADI: ÖDENEK AKTARMA/EK ÖDENEK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Maliye Bakanlığı tarafından kabul edilen ödenek aktarımının/ek ödenek bildiriminin Genel Müdürlüğe gelmesi

Ödeneğin birimlere harcanmak üzere gönderilmesi Ödenek Talebi

(45)

Personelin Görevlendirilme Onayı ve Görev Yolluğu Bildiriminin ilgili Sorumluluğa gelmesi Görevlendirme

onayı

Gelen belgelerin Maaş ve Diğer Ödemeler Memuru tarafından incelenmesi

Evrakla ilgili ödeme emri belgesinin HYS (Harcama Yönetim Sistemi) üzerinden 3 nüsha olarak hazırlanması

Ödeme emri belgesi ve ekleri Maddi hata, evrak eksikliği Evet

var mı?

Hayır İlgili personele düzeltilmesi

için iade edilmesi

K-PR

O-GM

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

YURT İÇİ GÖREV YOLLUKLARININ ÖDENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.31

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Onayda avans ibaresi var mı?

Kişi tarafından avans talep edilmişse evrakın harcama talimatı düzenlenmesi için İdari ve Mali İşler

Sorumluluğuna gönderilmesi

Harcama Talimatı onayının sorumlu personele gelmesi

Saymanlık işlem fişinin düzenlenmesi

Saymanlık İşlem Fişi Evet

Hayır

Görev Yolluğu Bildirimi

Harcama Yetkilisinin onayından çıktıktan sonra sorumlu personelin evrağın 2 nüshasını saymanlığa göndermesi

Personelin görev dönüşünde geçici görev yolluğu belgesi düzenlenerek avans ile harcama arasındaki farka ödeme emri düzenlenerek saymanlığa teslim edilmesi ve kişinin

hesabına aktarılması

(46)

Faturalara “GÖRÜŞMELER RESMİDİR” kaşesinin vurulması

Katılım payının hesaplanarak Ödeme Emri Sistemi üzerinde ilgili firmaya yönelik

ödeme emri (3 nüsha) düzenlenmesi

İlgili Faturaların HYS (Harcama Yönetim Sisteminden) alınması.

Faturaların ilgili yönetici tarafından onaylanarak gerekli işlemlerin yapılması için ilgili personele havalesi

Ödeme Emri Genel Müdürlük

veya Genel Müdürün telefon

faturaları

Ödeme Emrinin düzenleyen personel tarafından kontrol edilip paraflanması

Ödeme Emri ve eklerinin kontrol için Sorumluluktaki kontrolden sorumlu personele gönderilmesi

İlgili personel tarafından hataların düzeltilmesi

Ödeme Emri Belgesi hatasız mı?

Gerekli düzeltmelerin yapılması için belgeyi düzenleyen personele evrakın gönderilmesi

Evet Hayır

İmzalanan belgelerin birime gelmesi

Belgelerin bir nüshasının sorumlulukta kalmak üzere, diğeri Saymanlığa gönderilmek üzere iki dosya olarak düzenlenmesi

P-PR

K-SR

O-GM

Teslim Tutanağı (Ödeme Emri ve

ekleri)

(47)

Kullanıcılarının donanım ve yazılım sorunlarını mail ya telefon ile bildirmesi

Arızanın arızayı giderecek personele bildirilmesi

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

ARIZA TAKİP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.33

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Arızanın giderildiğine dair kontrollerin yapılması K-PR

(48)

İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik evrak ve malzemenin Sorumluluğa gelmesi

İlgili personel tarafından ön inceleme yapılarak teslim alınması

Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart

Dosya Planı) yönünden incelenmesi

Arşivlenmesi uygun mu? İlgili birime iade edilmesi

Sorumlu tarafından gizlilik kontrolünün yapılması

Gizli evrak mı?

Gizli dosyalar arşivine kaldırılması Normal arşive kaldırılması

K-PR

K-SR K-PR

Arşivlenecek malzemenin içeriğine ilişkin tutanağın

ilgili birim ile karşılıklı olarak imzalanması P-SR

ŞEMA ADI: ARŞİVLİK MALZEMENİN ARŞİVLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Evet

Hayır

Hayır Evet

(49)

Yönetmelik esaslarına göre birim arşivinde bekleme süresi dolan ve kurum arşivine gönderilmesi gereken malzemenin olup olmadığının belirlenmesi

Belirlenen malzemenin arşiv mevzuatına göre kurum arşivine devrinin uygun olup olmadığının veya kurum arşivine gönderilmesi gereken

malzeme olmadığı bilgisinin Sorumlu tarafından değerlendirilmesi

Kurum arşivine devredilmesi gereken malzeme var mı?

Kurum arşivine, devredilecek malzeme bulunmadığının bildirilmesi K-SR

Belirlenen malzemenin veya kurum arşivine gönderilecek evrak ve malzeme olmadığı bilgisinin Sorumlunun kontrolüne sunulması

Hayır

Kurum arşivine, devredilecek malzemenin sayısını ve hangi birimlere ait olduğunu bildiren ve devir için randevu talep edilen yazı yazılması

Evet

Kurum arşivine devredilecek malzemeye ait listenin yazı ile Kurum Arşivine gönderilmesi

Randevu verilen günde malzemelerin imza karşılığı kurum arşivine teslimatının yapılması

İDARİ İŞLER VE KOORDİNASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

ARŞİVDEKİ MALZEMENİN KURUM ARŞİVİNE DEVRİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 06.35

İŞ AKIŞ ŞEMASI

(50)

MAKAM İŞ AKIŞ ŞEMALARI

(51)

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM:

ŞEMA ADI: GENEL MÜDÜR ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI

İŞ AKIŞ ŞEMASI

P-PR

P-GMY

İ-GM Hazırlanmış Resmi

Yazılar

Evrakın Genel Müdüre İletilmesi Daire Başkanı İş Akış Şeması

Genel Müdür Yardımcısı İş Akış Şeması

Evrakİmza İçin Uygun Mu?

Evrakın Genel Müdür Tarafından Kontrol Edilerek

İmzalanması Hayır

Evet

Giden Evrakİş Akış Onayı

BSGM.İKS.ŞMA.002 / 00.01

ŞEMA NO:

(52)

Evrakın İlgili Personel Tarafından Kontrol Edilerek Paraflanması

Evrakın Daire Başkanına İletilmesi

Evrakın Daire Başkanı Tarafından Kontrol Edilerekİmzalanması

P-PR

İ-DB Hazırlanmış Resmi

Yazılar

Evrakİmza İçin Uygun Mu?

Giden Evrakİş Akış Onayı Hayır

Evet

(53)

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

ORTAK İŞ AKIŞ ŞEMALARI

(54)

Evrakın Genel Evrak’tan Personel Evrak ve Arşiv Grubu Sorumluluğuna gelmesi

Evrakın Merkez Birimlerinden Personel Evrak ve Arşiv Grubu Sorumluluğuna

gelmesi Harici evrak

Merkez Birimlerden gelen evrak

Evrak Birimi ilgilendiriyor mu? Evrakın birime havalesinin silinmesi

Merkez Birimlerden gelen evrakın ilgili birime, harici evrakın

Bakanlık Genel Evrak’a iadesi Sorumlu tarafından evrakın Daire Başkanlıkları

bazında tasnifi

Evrakın Sorumlu tarafından ilgili Daire Başkanlarına havalesi

Evrakın İlgili Daire Başkanlarına teslimi

Evrakın ilgili Daire Başkanlığında Sorumluluk bazında tasnifi ve ilgili sorumluluğa havalesi

Evrakın Evrak Sorumluluğuna gönderilmesi

Evrak Kayıt Sistemine evrakın tarih ve sayısı girilerek kaydının yapılması

Evrakın dağıtımı için listenin alınması

Evrakın listeye paraf atılması karşılığı ilgili Sorumlulara dağıtımı

Evrak Dağıtım Listesi Evet

Hayır

(55)

Birim dışına gönderilecek evrakın Grup Sorumlusuna gelmesi

Evrakın Grup Sorumlusu tarafından kontrolü

Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi

Sisteme giriş yapılarak evraka tarih ve sayı verilmesi, gönderildiği yerler, konusu, ait olduğu Daire Başkanlığı

bilgilerinin girilmesi

Evrak merkez birimlerine mi gönderilecek, harici evrak mı?

Merkez birimlerine gidecek evrak listesinin oluşturulması

Harici evrak listesinin oluşturulması

Evrakın ilgili merkez birimine listeye alınan paraf karşılığında teslim edilmesi

Evrakın Genel Evrak’a listeye alınan paraf karşılığında teslim

edilmesi Evrak Teslim

Listesi

Evrak Teslim Listesi

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 /01.02

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Harici Evrak Merkez Birim Evrakı

(56)

Evrağın türüne bakılması Cevabi yazının Daire Başkanına sunulması Harici veya dahili olarak evrakın ilgili personele

gelmesi

Gurup Sorumlusu ile yazıya cevap verilip verilmeyeceğine karar verilmesi

Oluşturulan görüş doğrultusunda cevabi yazının hazırlanması

Gurup Sorumlusu tarafından uygunluğunun kontrol edilmesi

Evet Gelen Evrakİş Akış

Şeması

Yazıya cevap verilecek mi? Hayır Konusuna göre dosyaya kaldırılması

Evet

Cevabi yazı gönderime uygun mu?

Gerekli düzeltmelerin yapılması için ilgili personele geri

gönderilmesi

Hayır

Evrak Harici mi?

Dahili mi?

Daire Başkanı Onayı İş Akış Şeması Genel Müdür Onayı

İş Akış Şeması

Dahili Harici

Dahili evrakın Daire Başkanı onayına sunulması Harici evrakın Genel Müdür

onayına sunulması

K-PR

K-SR Harici Evrak

Dahili Evrak

Cevabi Yazı

O-GM O-DB

(57)

Kurum içi ve kurum dışından gelen ve birimler arası koordinasyon gerektiren yazıların Sorumluluğa gelmesi

Koordinasyonla cevaplandırılması gereken

yazılar, Duyurular

Yazının içeriğinin tespit edilmesi

Koordine edilecek konunun Daire Başkanlıklarına gönderilmesi

Toplanan bilgilerin derlenip gönderilecek yazının hazırlanması ve kuruma gönderilmesi

BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

KOORDİNELİ YAZIŞMALAR İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 01.04

İŞ AKIŞ ŞEMASI

K-PR

İ-DB

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER

(58)

Bilgi notu hazırlanması ile ilgili evrak veya talebin ilgili personele gelmesi

Personelin, Daire Başkanlığındaki Sorumluluklar ile koordinasyonu sağlayarak bilgileri toplaması

Bilgilerin karta basılması

Yazının Daire Başkanı onayına sunulması Evet

Gelen Evrakİş Akış Şeması

Yazı doğru yazılmış mı? Hayır Yazının ilgili personele düzeltilmesi için geri gönderilmesi

Toplanan bilgilerin bilgisayarda formata uygun olarak yazılması

Doğruluk kontrolünün yapılması

Bilgi notunun resmi yazı ile mi gönderileceğine karar verilmesi

Bilgi notu resmi yazı

ile mi gidecek? Hayır

Evet

Bilgi notunu Makama birim sorumlusu veya Daire Başkanı’nın sunması Resmi yazı

Telefon

K-SR K-DB

O-DB

(59)

Bilgi edinme talebinin gelmesi

BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

BİLGİ EDİNME BAŞVURULARINA CEVAP VERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 01.06

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Talep Genel Müdürlük ileİlgili mi?

K-PR

İlgili Daire Başkanlığına sevk edilmesi Evet

Hayır İadesi veya ilgili kuruma sevk edilmesi

Talep doğru sevk edilmiş mi? Hayır

Evet

Çıktının sorumluluktaki ilgili personele iletilmesi İnternet üzerinden

başvuru

Talebin değerlendirilmesi

Sevk edilen Daire Başkanlığı tarafından iade edilmesi

Sistemden yazılı çıktının alınarak konusuna göre ilgili Sorumluluğa iletilmesi

Personelin gerekli cevabı elektronik ortamda hazırlaması ve Sorumluya kontrol için iletmesi

Cevap yeterli mi?

Evet

Hayır Gerekli düzeltmelerin yapılması için ilgili personele iletilmesi

Elektronik ortamda/yazılı olarak cevabın iletilmesi

Sistemden talebin düşülmesi

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER

(60)

Mevcut mevzuat güncelleme ihtiyacının belirlenmesi

Hukuka ve mevzuat tekniğine uygun mu?

Kurum içi ve dışı paydaşların görüşlerinin alınması

Gerekli değişikliğin yapılması Taslak mevzuat metninin düzenlenmesi

Taslak metinde değişiklik yapılmak üzere hazırlayan birime

gönderilmesi

Bakan onayının alınması

Taslak metnin hukuka uygunluk ve mevzuat tekniği açısından değerlendirilmesi için Hukuk Müşavirliğine gönderilmesi

İhtiyaç alanında yeni mevzuat tespit edilmesi

Hayır

Evet

Yayınlanan mevzuatın uygulayıcılara duyurulması O-BK

(61)

Tarım İl Müdürlüklerinden, Yıllık faaliyet raporlarının gelmesi

BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

FAALİYET RAPORUNUN HAZIRLANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 01.08

İŞ AKIŞ ŞEMASI

81 il yıllık faaliyet raporu formlarının Excel formatında icmalinin oluşturulması

Hazırlanan yıllık faaliyet raporları icmalinin Daire Başkanına sunulması

Yıllık Faaliyet

Raporları Yıllık faaliyet raporu formlarının incelenmesi ve konsolide edilmesi

Oluşturulan yeni icmaller ile ilgili sektörünün mevcut durumunun tespit edilmesi, planlama ve koordinasyonun sağlanması, kaynakların etkin bir biçimde kullanılmasını sağlayacak istatistiki verinin

elde edilmesi

Yıllık Faaliyet verisinin ilgili Genel Müdürlük web sitesinde yayınlanması

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER

K-DB

(62)

Makamdan proje oluşturulmasına dair talimatın gelmesi

Proje ile hedeflenen faaliyetlerin belirlenmesi Talimat

İlgili personelin İl Master Planları, TÜİK, proje uygulama alanları vb. kaynaklardan temel verinin

toplanması İhtiyaç

Projeye dayanak teşkil edecek belge ve dokümanların (DPT Kalkınma Planları, Tarım Strateji

Belgesi vb.) incelenmesi

Proje maliyetlerinin belirlenmesi

Projenin yaratacağı katma değerin belirlenmesi ve Fizibilite Raporunun hazırlanması Proje finansman kaynağının tespit edilmesi

Proje çalışma takviminin oluşturulması

Paydaşlar ve ortak yürütülecek çalışmaların belirlenmesi

Fizibilite Raporu

Proje Onayı İş Akış Şeması

(63)

Hazırlanan Fizibilite Raporunun onaylanmak üzere Bakana sunulması

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

PROJE ONAYI İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 01.10

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Fizibilite Raporu

Onaylanan raporun Strateji Geliştirme Başkanlığı kanalı ile DPT’ye gönderilmesi

Hayır

DPT tarafından onaylanan projenin Resmi Gazete Yayınlanması ile proje uygulamalarına başlanması

Revizyon gerekli mi?

Gerekli revizyonların yapılmasının sağlanması Evet

Proje Uygulamaları İş

Akış Şeması

O-BK

(64)

Proje bütçesinin onaylanması ile proje uygulama çalışmalarına başlanması

Tarım İl Müdürlükleri ve proje yürütücüsü kurumlara proje bütçesinden ödenek aktarımı yapılması

Proje Uygulama Talimatının hazırlanması

Projeİzleme Faaliyetleriİş Akış

Şeması Ödenek Aktarmaİş

Akış Şeması

Yıl bazlı faaliyetlerin planlanması

Proje Uygulama Talimatı

Proje faaliyetlerinin aylık/üçer aylık dönemlerle izlenmesi

Proje Değerlendirme Raporunun hazırlanması

Proje Değerlendirme Raporuİş Akış

Şeması

(65)

Şikayet Dilekçesinin ilgili personele gelmesi

BİRİM:

ŞEMA ADI:

ŞEMA NO:

ŞİKAYET DİLEKÇELERİNE CEVAP VERİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BSGM.İKS.ŞMA.002 / 01.12

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Şikayet Genel Müdürlük ile İlgili mi?

K-PR

Evet

Hayır İadesi veya ilgili kuruma sevk edilmesi

Şikayet Dilekçesi

Dilekçenin değerlendirilmesi

İlgili birimlerle koordinasyon sağlanarak cevabi yazının oluşturulması

Cevap yeterli mi?

Evet

Hayır İlgili personelin gerekli düzeltmeleri yapması

Cevabi yazının vatandaşa gönderilmesi Gelen Evrakİş

Akış Şeması

Hazırlanan yazının Sorumlu tarafından kontrol edilmesi

Hazırlanan yazının Genel Müdür Onayına sunulması

Genel Müdür Onayı İş Akış

Şeması

O-GM

K-SR

BALIKÇILIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TÜM BİRİMLER

(66)

Soru önergeleri konulu evrağın ilgili personele gelmesi

Personelin, Daire Başkanlığındaki Sorumluluklar ile koordinasyonu sağlayarak bilgileri toplaması

Yazının Dire Başkanı Onayına sunulması

Yazının TBMM’ ye gönderilmek üzere KDD’ye gönderilmesi

Evet Gelen Evrakİş Akış

Şeması

Yazı doğru yazılmış mı? Hayır Yazının ilgili personele düzeltilmesi için geri gönderilmesi

Toplanan bilgilerin bilgisayarda formata uygun olarak yazılması

Doğruluk kontrolünün yapılması K-SR

O-DB