SEKRETERİN GÖREVLERİ

(1)

SEKRETERİN GÖREVLERİ

Öğretim Görevlisi Meral GÜNEŞ

ERGİN

Öğretim Görevlisi Meral GÜNEŞ

ERGİN

(2)

1. Randevuların Saptanması

• Alınacak veya verilecek bütün

randevular, randevu defterine veya bu konuda hazırlanmış föylere ve

bilgisayara kaydedilmelidir).

• Randevuların olabildiğince, günün belli saatlerine alınması uygundur. İş akışına göre sabah 10:00-12:00 ya da öğleden sonra 14:00-16:00 saatleri arasında

alınıp verilebilir. Kimi zaman haftanın

belli günleri ya da bir günü randevular

için ayrılabilir. Bütün amaç, randevu

isteğinin iş akışını aksatmamasıdır.

(3)

• Yöneticinin seyahate çıkacağı veya

seyahatten döneceği günlere randevu verilmemesi ve alınmaması

gerekmektedir. Çünkü bu günler yönetici ve sekreterler açısından çok yoğun

günler olabilmektedir.

• Telefonla, mektupla ya da ziyaret ederek randevu isteyenlerin adları, görevleri, adresleri, telefon numaraları, niçin görüşmek istedikleri randevu

defterine not alınmalıdır.

• Randevu saptanırken sekreter, kimin, niçin, ne zaman ve görüşme büro haricinde ise görüşmenin nerede

yapılacağı konularını iyice anlamalı

ve defterine kaydetmelidir .

(4)

2. Ziyaretçi Kabulleri

• İşletme yapısı ne olursa olsun

sekreterin iki yükümlülüğü vardır:

Birincisi, ziyaretçilerin kabul edilip edilmemesi konusunda yöneticisinin tercihlerine bağlı kalmak, ikincisi ise tüm ziyaretçilere karşı kibar olmaktır.

• Ziyaretçi kabulünde genel kural, ziyaretçiyi güler yüzle

karşılamaktır. Sekreter, ziyaretçilerin yapacakları

görüşmenin rahat ve tatmin edici olmasını sağlamak için üzerine

düşeni yapmalıdır

(5)

Ziyaretçi Kabulünde

Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar

• Ziyaretçileri Tanımak

• Ziyaretçileri Karşılama

• Ziyaretçileri Tanıtma

• Ziyaretçilerin İsimlerinin Kaydedilmesi

• Ziyaretçilerin Kabul Edilip Edilmemesi

• Bir Görüşmenin Bölünmesi

(6)

3. Yönetici

Seyahatlerinin Organizasyonu

• Bir sekreter, iş seyahatlerinin ayarlanması, planlanması ve organize edilmesinde aktif rol oynar. Aslında bu rol seyahatin başarılı ya da başarısız olmasını belirleyen önemli bir

faktördür.

• Seyahat Öncesi Hazırlıklar

• Seyahat Programının Yapılması

• Rezervasyon Yapma

• Yurtdışı Seyahatlerine İlişkin İşlemler

• Seyahatte Gerekli Olacak Belge ve Dosyaların Hazırlanması

• Seyahat Avans ve Yolluk İşlemleri

• Planlanan Bir Seyahatin İptali

(7)

Seyahat Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Pasaport, vize, sağlık belgesi

• Seyahat için hazırlanmış çek, kredi kartı veya kredi mektupları

• Seyahat programı ve randevu formu

• Biletler, rezervasyon için gerekli evraklar

• İşletme ile ilgili bilgi, belge ve broşürler

• Seyahat için gidilen yerin haritası

• İlişki kurulacak kişilerin telefon

numarası, adresi ve isimleri

(8)

• Konuşma metni ve dağıtım için yeterli kopya

• Toplantının yerini gösteren plan

• Gezilecek yerlerin ad ve adresleri

• Sosyal aktivite biletleri

• Konaklama Yerine en yakın

restaurant, sağlık kuruluşu, eczane

vb.

(9)

4. Toplantı Organizasyonu

• Birden çok kişinin, bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine “toplantı” denir.

• Toplantılar gündemli ya da gündemsiz olabileceği gibi iş dışı özel amaçlı da düzenlenebilir.

• İş hayatının verimli, düzenli, sistemli

olması ve birlikte çalışmanın temini için toplantılar yapılır. Birden fazla kişinin belirli amaçlarını gerçekleştirmek, çalışmaların

başlamasında, kararların alınmasında, tanışmalarda ve her türlü görüşmelerin

düzenlenmesinde insanları bir araya getiren toplantılardır.

• Toplantıların amacına göre

organizasyonunun yapılmasında, her türlü

düzenleme de organizatörlere ve sekreterlere

büyük görevler düşmektedir

(10)

Toplantı Türleri

• Sohbet: Sadece birkaç kişi arasında informal olarak yapılan toplantılardır.

• Konferans: Uzmanlık isteyen bir

konuda bilgi vermek, yeni bir görüşü savunmak gibi nedenlerle, pek çok

kimsenin bir araya gelmesiyle fikir alışverişinde bulunmasıdır.

• Konferanslar, genellikle bir dinleyici topluluğu önünde tek bir kişi

tarafından yapılır. Dinleyiciler

konferans bitiminde soru sorabilirler.

(11)

• Kongre: Genellikle, sektörler

düzeyinde ve kısmen de uluslararası düzeyde, pek çok sayıda kişinin katılımı ile yapılan ve birkaç gün sürebilen

toplantılardır. Toplantı başkanı,

saptanan gündeme göre bildiri sunacak kişilere sırasıyla söz verir. Daha sonra sunulan bilgiler, bir kitap halinde

toplanır.

• Açık Oturum: Toplumu ilgilendiren

güncel bir konunun o konuda bilgili kişilerce dinleyici önünde tartışıldığı toplantılardır.

• Panel: Açık oturumun benzeri

toplantıdır. Ancak açık oturumdan farklı olarak panelde konu güncel

olmayabilir ve tartışmaya açılmaz.

Sadece çeşitli yönleriyle tartışılır.

(12)

• Forum: Çok sayıda kişinin katılımı ile düzenlenen ve katılanların ayrı ayrı görüş bildirdikleri toplantılardır.

Forumda amaç, belli bir konuda o konuyla ilgili olanların görüşlerini almak, ayrıca değişik görüşlerin

tartışılması yoluyla o konuya açıklık getirmektir.

• Seminer: Teknik ya da yönetsel konularda, sınırlı eğitim yapmak amacıyla yapılan toplantılardır.

• Resmi Toplantılar: Bir esas sözleşme veya yasa gereği olarak gündemi,

davetlileri, amaçları, zamanı ve

gerçekleştirme usulleri önceden

belirlenmiş toplantı türüdür.

(13)

Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri

• Amaca uygun bir yeri toplantı için hazırlamak,

• Toplantıya katılacaklara toplantının yerini, saatini ve tarihini

bildirmek,

• Yöneticinin toplantı sırasında ihtiyacı olabilecek bütün belge ve bilgileri

bir dosya halinde düzenlemek,

• Gündemi bastırmak ve dağıtmak,

• Oturacak yerleri planlamak ve

isim kartlarıyla belirtmek,

(14)

• Eğer şehir dışından toplantıya

gelecekler varsa, bunlarla ilgili otel ve seyahat rezervasyonları yapmak,

• Basına duyurulacak bilgilerle ilgili hazırlıkları yapmak,

• Toplantı tutanaklarının yazılması için gereken hazırlıkları yapmak,

• Toplantı ile ilgili malzemelerin toplanması, gerekli ödemelerin

yapılması, tutanakların çevrilmesini,

teşekkür mektuplarının yazılmasını

sağlamak.

(15)

Toplantıya Davet

• Toplantıya davet eden kurumun veya ünitenin ismi,

• Eğer birkaç toplantı yapılacaksa davetiyenin kaçıncı toplantıyla ilgili olduğu,

• Toplanacak grubun veya komisyonun ismi,

• Toplantının yeri ve saati,

• Başkanın ismi,

(16)

• Toplantı Yerlerinin Hazırlanması

• Tutanaklar

• Toplantı Yerlerinin Hazırlanması

• Toplantının Değerlendirilmesi

(17)

Toplantı sonrasında

• Eğer toplantının sonuçları hakkında kamuoyuna bilgi verilecekse, toplantı yöneticisinin veya halkla ilişkiler

sorumlusunun gereken bilgiyi kamuoyuna çeşitli araçlarla yansıtması,

• Toplantıda varılan sonuçlara bakarak, sonraki toplantı ve

faaliyetlerle ilgili kararların alınması,

• Toplantıda varılması istenen amaca ulaşıp ulaşılmadığı ve ilgili

sonuçların açıklanması,

(18)

• Toplantı sonuçlarının kamuoyunda

uyandırdığı yankıların ve ilgililerin tepkilerinin gözlenmesi,

• Eğer toplantıda alınan kararlar

kurumda çalışanların faaliyetlerinde, durumlarında bir değişikliğe

neden oluyorsa, bu bilgilerin uygun bir üslupla ilgililere bildirilmesi,

• Eğer toplantılar meslek içi eğitim

faaliyetinde ise katılanlara, seminere katılma belgelerinin verilmesi,

gerekli görülüyorsa başarılarının ödüllendirilmesi gözden uzak

tutulmamalıdır. Çünkü bu, çalışanları

motive edecektir.

(19)

5. Telefon Görüşmeleri

• Telefon kullanımında zaman seçimi

• Telefona cevap verme

• Telefon mesajı aramak

• Telefonla aramak

• Telefon konuşmalarında dikkat

edilecek hususlar

(20)

• Telefonla konuşma öncesinde…

• Telefonunuzu yalnız bırakmamak,

• Hızlı cevap vermek,

• Not almak,

• Telefonda gülümsemek,

• Sesi iyi kullanmak,

• Duygusal yansıtmayı önlemek,

• Kendinizi tanımak

• Yönetici ve kurumunuzun imajını korumak

Telefonla Konuşmanın A,B,C si

(21)

• Sabır ve nezaket göstermek

• Anladığınızdan emin olmak

• Arayanı istediği yere ulaştırmak

• Arayanı dinlemek

• Bekletmeniz gerekiyorsa kendisine açıklayıp beklemeye almak,

• Bekletirken rahatlatmak

• Bekleyene söz hakkı tanımak

• Telefonu kapatırken…

(22)

6. Dosyalama

• Bürolarda yapılan faaliyetler

sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayıt edilmiş, banda veya filme alınmış