STOK TAKİP VE ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI BMM.Bilal BECEREN Klinik Mühendislik Yönetim Birimi Birim Sorumlusu

STOK TAKİP VE ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI

BMM.Bilal BECEREN Klinik Mühendislik Yönetim Birimi

Birim Sorumlusu

Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması

St ok T aki p v e A na liz Dai re Başk an lığı St ok T aki p v e A na liz Dai re Başk an lığı

Hastane Eczacılığı Yönetim Birimi Hastane Eczacılığı

Yönetim Birimi Klinik Mühendislik

Yönetim Birimi Klinik Mühendislik

Yönetim Birimi Taşınır İşlemleri

Yönetim Birimi Taşınır İşlemleri

Yönetim Birimi Stok Bilgi Teknolojileri

Yönetim Birimi Stok Bilgi Teknolojileri

Yönetim Birimi

Stok Yönetim Birimi

Stok Yönetim Birimi

2014 Yılı Faaliyetleri ve

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

 Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesislerimizde bulunan stokların daha iyi ölçülebilir, analiz edilebilir, kontrol edilebilir ve yönetilebilir duruma getirilmesi amacıyla, MKYS (Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi) altyapı geliştirme çalışmaları kapsamında tüm depolar ayrılmıştır.

 Medikal Depo (İlaç Depo, Tıbbi Sarf Depo, Cerrahi Alet Depo, Laboratuvar Depo),

 Biyomedikal Depo (Biyomedikal Tüketim Depo, Biyomedikal Dayanıklı Taşınır Depo)

 Ayniyat Depo (Ayniyat Tüketim Depo, Ayniyat Dayanıklı Taşınır Depo)

Depoları İlgi Alanlarına Göre Ayırdık

İlgili depo türlerinde uygun nitelikte personel görevlendirilmelidir.

 Taşınırların 17 Ocak 2014 tarihli yazımız ile belirlenen yeni depo sorumluluk alanlarına göre doğru depo türlerine aktarılmasını sağladık.

Doğru Depo Türlerine Aktarılmasını Sağladık

Depo rolüne uymayan ürünlerin takibi sonlandırılmalı, devredilmelidir.

 Asgari standartları karşılayamayan depo koşullarında muhafaza edilen ilaç ve medikal malzemelerin; ilaç, ürün ve hasta güvenliğinin ön plana çıktığı koşullarda depolanması ve lojistiğinin sağlaması amacıyla Depo Fiziki Koşulları Standartlarının Geliştirilmesi çalışmasını başlattık.

Depo Fiziki Koşulları Standartlarının Geliştirilmesi Çalışmasını Başlattık

Kalite ve hijyen koşulları asgari şartları sağlamalı, ürün güvenliği sağlanmalıdır.

 Sağlık tesislerinde tıbbi sarf malzemelerin terminoloji birliği içerisinde kayıt ve takibinin yapılabilmesi amacıyla Tıbbi Sarf Malzemeleri sınıflandırdık.

 Tüm ürünler ortak terminoloji ile takip edilmektedir.

Örn; i.v.kanül / branül / anjioket / intraket yerine tek bir tanım kullanılmaktadır.

 2014 Aralık ayı itibari ile Tıbbi Sarf Malzeme listesinde 29 adet Klinik Branş, 331 çeşit Kullanım Yeri, 427 çeşit Kullanım Amacı, 858 adet Malzeme Cinsi ve yaklaşık olarak 35000 adet Malzeme Adı tanımlanmıştır.

Tıbbi Sarf Malzemeleri Sınıflandırdık

Doğru malzeme doğru isimde kayıt altına alınmalıdır.

 Sağlık tesislerinde cerrahi aletlerin terminoloji birliği içinde kayıt ve takibinin yapılabilmesi amacıyla Cerrahi Alet Sınıflandırma çalışmalarını başlattık.

 2014 Aralık ayı itibariyle Cerrahi Alet Sınıflandırma listesinde 60 Malzeme cinsi ve 588 Cerrahi alet ismi tanımlanmıştır.

Cerrahi Alet Sınıflandırma Çalışmalarını Başlattık

Cerrahi aletler tüketim malzemesi olarak girilir ise stok gün düzeyi etkiler.

Sağlık tesislerinde laboratuvar malzemelerinin terminoloji birliği içinde kayıt ve takibinin yapılabilmesi amacıyla Laboratuvar Sarf Malzemelerini sınıflandırdık.

 2014 Aralık ayı itibariyle Laboratuvar Sarf Sınıflandırma listesinde 51 Malzeme Cinsi ve 1625 Malzeme tanımı gerçekleştirilmiştir.

Laboratuvar Malzemelerini Sınıflandırdık

Laboratuvar malzemeleri toplu çıkış yapılmamalıdır.

Sağlık tesisi stok kartlarında ilaçların Ticari Marka adı üzerinden değil Jenerik isimlerine göre takiplerinin yapılabilmesi, stok düzeylerine göre ihale listelerinin hazırlanabilmesi amacıyla satın almaya esas jenerik ilaçları sınıflandırdık.

MKYS’de kayıtlı ilaçlara ait barkodlara (yaklaşık 12.000 Adet) Jenerik Kodu verilmiş, İlaç Ticari İsimleri, Firma Bilgileri, ATC Bilgileri, İthal- İmal Bilgileri düzenlemiştir.

Satın Almaya Esas Jenerik İlaçları Sınıflandırdık

İlaç alımlarında satın alımlara esas bu tanımlamalar kullanılmalıdır.

 Biyomedikal dayanıklı taşınırlara uygulanacak test, kontrol, kalibrasyon faaliyetlerini yerine getirecek kurum ve kuruluşlarının yetkilendirilmesi ve ilgili alan uzmanı personelin eğitimine yönelik standardizasyon, yetkilendirme ve denetim altyapısının geliştirilmesi amacıyla biyomedikal yetki gruplarını sınıflandırdık.

 Tüm biyomedikal dayanıklı taşınırlar 22 yetki grubuna ayrılmıştır.

Biyomedikal Yetki Gruplarını Sınıflandırdık

Biyomedikal teknik hizmetler bu yetki grubuna göre planlanmalıdır.

 Sağlık tesislerinde terminoloji birliğinin sağlanması amacıyla ilgili makale, üretici bilgileri, katalog, UBB kayıtları ve teknik çizimler incelenerek MKYS’de Biyomedikal Dayanıklı Taşınırları Sınıflandırma Çalışması tamamlanmıştır.

 2014 Aralık ayı itibariyle 295 biyomedikal tür ve 2103 biyomedikal tanımlama gerçekleştirilmiştir.

Biyomedikal Cihazları Sınıflandırdık

Tıbbi Cihazlarınız doğru terminoloji ile kayıt altına alınmalıdır.

 Ürün performans karneleri ile marka bazlı yatırım planlamalarının ve karar destek sistemlerinin geliştirilmesi amacıyla biyomedikal cihazların marka takibini gerçekleştirdik.

 2014 Aralık ayı itibariyle 3603 marka tanımlanmıştır.

Biyomedikal Cihazların Marka Takibini Gerçekleştirdik

Marka bazlı cihaz maliyetlerinin takibi önem arz etmektedir.

Klinik Mühendislik Hizmetleri Birimlerinin kurulması ve nitelikli iş gücünün geliştirilmesi için gerekli görevlendirmeler yapıldı. Organizasyon ve bölgesel eğitimler ile gelişim sağlanmaktadır.

Bölgesel Sorumluların belirlenmesi ile problemlere lokasyon çözümlerin geliştirilmesi ve hız kazandırılması planlanmaktadır.

Klinik Mühendislik Birimleri ve Bölge Sorumlulukları

Birim Sorumlularının bildirilmesi, güncellenmesi gerekmektedir.

 Sağlık tesisleri ve özellikli sağlık araçlarında bulunan biyomedikal nitelikli dayanıklı taşınırların her birine özel birer kimlik numarası verdik ve kare kod takip sistemi ile donanımların dinamik izlenebilirliğini sağladık.

Donanımların Dinamik İzlenebilirliğini Sağladık

Tüm cihazlarda kare kod ve benzersiz künye numarasını gösteren etiket bulunmalıdır.

SIRA NO GENEL SEKRETERLİK VERİ YÜZDESİ

68 SAKARYA KHB 81%

69 GÜMÜŞHANE KHB 80%

70 ARTVİN KHB 79%

71 EDİRNE KHB 78%

72 TUNCELİ KHB 75%

73 AKSARAY KHB 74%

74 ANKARA 3.BÖLGE KHB 72%

75 ÇANAKKALE KHB 72%

76 İSTANBUL BAKIRKÖY KHB 72%

77 NİĞDE KHB 71%

78 BİNGÖL KHB 70%

79 BARTIN KHB 69%

80 YOZGAT KHB 69%

81 MARDİN KHB 69%

82 MUŞ KHB 65%

83 DİYARBAKIR KHB 62%

84 TOKAT KHB 59%

85 KARABÜK KHB 57%

86 ANKARA 1.BÖLGE KHB 56%

87 KARS KHB 55%

88 İZMİR KUZEY KHB 49%

89 HAKKARİ KHB 48%

HASTANE ANKARA BEYPAZARI DH

İZMİR MENEMEN DH

İZMİR ALSANCAK NEVVAR SALİH İŞGÖREN DH İZMİR BORNOVA TÜRKAN ÖZİLHAN DH BURSA YÜKSEK İHTİSAS EAH

ANKARA NUMUNE EAH

MANİSA RUH SAĞLIĞI VE HASTALIKLARI HASTANESİ DİYARBAKIR GAZİ YAŞARGİL EAH

SAKARYA KARASU DH

İZMİR SEFERİHİSAR NEJAT HEPKON DH İZMİR KEMALPAŞA DH

YOZGAT YERKÖY DH DİYARBAKIR BİSMİL DH İZMİR BAYINDIR DH

İZMİR DR.FARUK İLKER BERGAMA DH

İSTANBUL BAKIRKÖY PROF.DR.MAZHAR OSMAN RUH RİZE DH

İZMİR DR.SUAT SEREN GÖĞÜS HAS KARABÜK ÜNİVERSİTESİ EAH ANKARA EAH

MARDİN DH

 Demirbaş niteliğindeki cihazlara bağlı tüketilen yedek parça, sarf, aksesuar, kit gibi malzemelerin cihaza bağlı tüketim çıkış kontrol yapısının geliştirilmesi amacıyla yedek parça, sarf, aksesuar sınıflandırması yaptık ve takip ettik.

 2014 Aralık ayı itibariyle 5.150 kalem yedek parça-aksesuar-sarf ve kitin MKYS Tüketim çıkışlarının cihaz künye numarası üzerinden takibine başlanmıştır.

Yedek Parça, Sarf, Aksesuar Sınıflandırması Yaptık ve Takip Ettik

Tıbbi cihazların gizli maliyetleri malzeme tüketimleri ile belirlenir.

Genel Sekreterlik ve bağlı sağlık tesislerinde tedarik edilen yazılımları sınıflandırdık, takibine yönelik veri bankasını oluşturduk ve stratejilerin belirlenmesi amacıyla 267 Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar bütçe hesap kodu ile MKYS’de kayıt altına aldık.

267 Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar hesap kodunda takip edilen yazılımların her türlü hareketinin (giriş, çıkış, amortisman ve tükenme payı) takibini sağladık.

Klinik Mühendislik Görev ve Sorumluluklarında yazılımların MKYS / KMS entegrasyon çalışmalarına başladık.

Yazılımları Sınıflandırdık ve Takip Ettik

HBYS başta olmak üzere tüm yazılımların veri girişleri tamamlanmalıdır.

Hizmet alımı yolu ile edinilen biyomedikal dayanıklı taşınırların izlenebilir kılınması amacıyla Biyomedikal Dayanıklı Taşınır Hizmet Alımlarını sınıflandırdık ve takip ettik.

Farklı edinim yöntemleri ile sağlık hizmet sunumu amacıyla kurumlarımız bünyesinde veya kurumlarımız dışında kullanılan biyomedikal dayanıklı taşınırlara ait teknik veriler hizmet türlerine göre MKYS üzerinden sorumlu personel ve seri numarası bazında tanımlanarak, her bir donanıma özel künye numarası / kare kod oluşturulmuştur.

Tıbbi Cihaz Hizmet Alımlarını Sınıflandırdık ve Takip Ettik

Klinik Hizmet alımlarında tıbbi cihazların veri girişleri tamamlanmalıdır.

 Stok kayıtlarında bulunan tıbbi cihazlara bağlı olarak uygulanan bakım, onarım, kalibrasyon gibi teknik hizmetlere yönelik sözleşme ve ödeme takibinin sağlanması amacıyla Biyomedikal Teknik Hizmetleri sınıflandırdık ve takip ettik.

 Biyomedikal dayanıklı taşınırlara yönelik edinilen ve faturalandırılan tüm teknik hizmetler 6 ana hizmet türünde tüm varyasyonlarında tanımlanarak MKYS‘nin bu hizmetlere yönelik ödeme emri hazırlanabilecek altyapıya kavuşturulması sağlanmıştır..

Biyomedikal Teknik Hizmetleri Sınıflandırdık ve Takip Ettik

Tıbbi cihazlara edinilen teknik hizmetlerin TDMS veri girişleri ile MKYS veri girişleri uyumlu olmalıdır.

 Biyomedikal dayanıklı taşınırlara uygulanan kalibrasyon, muayene, validasyon, test-deney faaliyetlerinin standardizasyonunun sağlanması amacıyla Biyomedikal Metroloji Faaliyetleri Kılavuzunu yayınladık.

Biyomedikal Metroloji Faaliyetleri Kılavuzunu Yayınladık

Kalibrasyon hizmet alım şartlarında kılavuz esas alınmalıdır.

 MKYS veri tabanlı KDS (Karar Destek Sistemi) İş Zekası Modülünün, Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesisleri ve tüm MKYS Kullanıcıları tarafından yapılan analizlerde daha etkin kullanılması amacıyla İş Zekası Kılavuzu ve yeni analiz ekranlarının tasarımlarını gerçekleştirdik.

İş Zekası Kılavuzu ve Yeni Analiz Ekranlarının Tasarımını Yaptık

 Genel Sekreterliklerde çalışan Stok Uzmanları tarafından üç ayda bir sağlık tesislerinde Medikal, Biyomedikal ve Ayniyat depo rollerinde yapılan düzenlemelerin, uygulamaların, stok kayıtlarının veri doğruluğunun yerinde değerlendirilmesi sağlanarak, verilerin WEB servis aracılığıyla Daire Başkanlığımıza bildirilmesi amacıyla Performans Takip Formları oluşturduk.

Performans Takip Formları Oluşturduk

 Kamu Hastaneleri Birlikleri Verimlilik Değerlendirmesi Yönergesi uyarınca Kriter Grubu 'Mali', Gösterge Kodu 'M07' olan Stok Düzeyi Parametresine göre Stok düzeyi 60 günü aşan Genel Sekreterlikleri belirlemek, konu hakkında ilgililere farkındalık yaratmak, yerinde ya da merkezden gerekli eğitim ve bilgilendirmeleri yapmak amacıyla stok analiz çalışmaları yaptık.

Stok Analiz Çalışmaları Yaptık

 “Emanet” ve “Emanetten İade” :

Adli ve idari soruşturma kapsamında olan taşınırların Stok Düzey Gün Sayısını ve karne notu verilerinde Stok Düzey Puanını etkilememesi amacıyla, soruşturma veya kovuşturması tamamlanıncaya kadar her hangi bir işlem (miad, hurda, devir, ihtiyaç/stok fazlası vb.) yapılmaksızın muhafaza edilmesi için “Emanet” ile “Emanetten İade” işlem türü eklenmiştir.

 “PGD-Çıkış” :

Hatalı Ürün Bildirimine konu edilmiş malzemelerin MKYS işlemleri ile ilgili olarak PGD-Çıkış işlem türü düzenlenmiş, Kasım 2014 tarihinde yayınlanan Piyasa Gözetim ve Denetimi Hakkında konulu yazı ile Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesislerine duyurulmuştur.

MKYS Malzeme İşlemlerine Yeni İşlem Türleri Ekledik

Tüm ürünler TİF düzenlenmeden sağlık tesisi dışına çıkarılmamalıdır.

 Kurumumuz envanterinde kayıtlı sahip olduğumuz ve hizmet satın aldığımız tüm taşıtlar (sağlık hizmetinde kullanılan özel amaçlı ve binek taşıtlar ile iş makinaları) sınıflandırılarak, Künye (Aktif/Pasif) ID numarası ile takibi, kontrolü, analizi, ölçülebilir duruma gelmesi amacıyla Araç Takip Sistemi (ATS) modülü oluşturduk.

Araç Takip Sistemi (ATS) Modülü Oluşturduk

Hizmet alımı ve demirbaş tüm taşıtlar MKYS’deki bu modül aracılığı ile yönetilecektir.

 Kısmi doza konu (ampul, flakon, kullanıma hazır enjektör, kartuş) ilaçların kullanımından sonra artan dozlarının imhasının veya kullanımının standardize edilmesi, sağlık hizmetinin kalitesinin yükseltilmesi ve mali fayda sağlanması amacıyla Kısmi Doz İlaç Yönetimi ve Stabilite Kılavuzu çalışmalarını tamamladık.

 Bu kılavuzda 787 çeşit etkin madde ve 1852 adet parenteral ilaç değerlendirilmiş ve raporlanmıştır.

Kısmi Doz İlaç Yönetimi ve Stabilite Kılavuzu Hazırladık

İsraf olan ilaçlar bu kılavuza uygun olarak takip edilmelidir.

 Hastane Eczacılığında yapılan iyi uygulamaları yaygınlaştırmak amacıyla İyi Hastane Eczacılığı Uygulaması Yarışması düzenledik.

 Akademik Seçim Kurulu oluşturarak, yaklaşık 100 proje sahibi eczacı arasından Yılın Hastane Eczacısını seçtik.

İyi Hastane Eczacılığı Uygulaması Yarışması Düzenledik

2015 Yılı başvuruları Genel Sekreterlikler aracılığı ile 30 Nisan’a kadar Daire Başkanlığımıza iletilmelidir.

 Kurumumuz Kesin Hesap ve Kesin Hesap İcmal Cetvellerinin düzenlenmesi, 2014 yılı Amortisman Hesaplamalarının muhasebe ile uyumluluğunun sağlanması, varsa eksik ve hatalarının tespit edilip giderilmesi ve taşınırların 2015 yılına doğru, düzgün ve öngörülen süre içinde devirlerinin sağlanması için altyapı çalışmalarının tamamlanması amacıyla İl Konsolide Görevlileri Çalıştayı düzenlenmiştir.

İl Konsolide Görevlileri Çalıştayı Düzenledik

MKYS – TDMS Amortisman Hesaplarında doğruluğa ve uyumluluğa dikkat edilmelidir.

Verimlilikte Stok Boyutu

Her mevzuat bir işlem, puan karşılığına sahiptir.

(21) Klinik Mühendislik (26) Eczacılık

(06) Teknik Hizmet

Biyomedikal Depo (12) Medikal Depo (9)

Ayniyat Depo (21)

DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER