Defterdarlık Genel Evrak İşlem Süreci

(1)

Defterdarlık Genel Evrak İşlem Süreci

Samsun Defterdarlığı Personel Müdürlüğü

Evrakın Kabul Edilmesi

Defterdarlık Makamına

Evrakın Genel Evraka Alınması

Evrakın Kontrol Edilmesi Evrak, Harita,

Fotoğraf, Mühür, CD. Kitap, Afiş,

Haber Kartı

H ^Hatalı

Evrak

E

Hatalı Evrakın Getirene İade

Edilmesi

Evrakın Ayrılması ve İade Edilmesi Zarfların Açılması,Ayrılması,

Tasnif Edilmesi

Hatalı Evrak Var

H E

Defterdarlık Makamına Sunulacak Evrakın Ayrılması Kaydedilmesi ve

Teslim Edilmesi

Havale Edilen Evrakın Alınması, Ayrılması ve Tasnif Edilmesi

Evrak

İşlem Sonlandırıldı

!

Evrak

E

H

1

(2)

VHKİ

Hazırlayan: Onaylayan:

Personel Müdürü Nurten BAYRAKÇI Sibel AKÇAY

İşlem Sonlandırıldı Evrak Kayıt Raporlarının

Dosyalanması

Evrakın Birimlere Teslim Edilmesi

Birimine Ulaşmayan Acele/Süreli Evrak İşleminin

Yapılması İade Evrak Var H E

Birimlerden İade Edilen Evraka İşlem

Yapılması Evraka Tarih ve Varide

Numarası Verilmesi

Evrak, Acele Evrak Defteri,

Birimine Ulaşmayan Acele/Süreli Evrak

H E

Evrak, Acele Evrak Defteri Evrakın Kaydedilmesi, Evrak

Birim Listelerinin Alınması ve İncelenmesi

İade Evrak Kayıtlarının Yapılması

İade Gelen Evrakın Birimine

Gönderilmesi

Evrak, Birim Listesi, Kayıt Raporu Sonlandırıldı

İade Evrak

Evrak, Tutanak, Evrak Birim Listesi, Harita, Fotoğraf, Mühür, CD.

Kitap, Afiş,

(3)

SG Anasayfa AS

S

3.7.Sürecin Aktiviteleri

No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı Sorumlusu Onaylayan Danışılan Aktarılan (Bilgi Verilen)

Kullanılan Doküman (Talimat, Prosedür, Form)

Kullanılan Yazılım – Ekran

Yetkinlik (En fazla 5 adet)

Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler)

Tedarikçi Marifetiyle?

1.1 Evrakın Genel Evraka Alınması

Defterdarlığımız merkez birimleri (Kendi Birimlerine Hitaben yazılan yazılar hariç) Genel Evraktan başka yerden doğrudan evrak alamazlar. Defterdarlığımız teşkilatındaki birimler, diğer kamu kurum ve kuruluşları, özel kurum ve kuruluşlar, yurt dışı kurum ve kuruluşları ve şahıslarca elden, posta veya kurye ile getirilen veya gönderilen evrak (Kendi Birimlerine Hitaben yazılan yazılar hariç), Defterdarlık Merkez Birimleri adına Genel

Her Seferinde

Genel Evrak Servisi Görevlisi

Dikkatli, takipçi, güvenilir olmak, etik

kurallara uymak.

Toplam kalite, halkla ilişkiler, etik kurallar

eğitimi.

Hayır

1.2 Evrakın Kontrol EdilmesiMuhtelif mahallerden çeşitli yollarla getirilen ve Genel Evraka alınan evrakın; adres, imza, gizlilik dereceleri, acele/süreli olup olmadığı, eklerinin olup olmadığı ve zimmet defteri kayıtları ile evrakın uygunluğu kontrol edilir.

Her Seferinde

Mali Sosyal Yönetsel

Servisi Sorumlusu

Evrak Birim Listesi

Mevzuata hakim, Defterdarlık

birimlerinin görevleri hakkında bilgi sahibi, dikkatli,

takipçi ve güvenilir olmak

ve etik kurallara

Mevzuat, Toplam Kalite, Halkla İlişkiler ve Etik Kurallar

Eğitimi

Hayır

1.3 Hatalı Evrakın Getirene İade Edilmesi

Genel Evraka alınan evraktan, Defterdarlığımız merkez birimlerine ait olmayan veya evrak otomasyon kayıt sistemi dışında kalan, eklerinde ve/veya imzalarında eksiklik olan evrak, istisnalar hariç, ayrılır. Evrak, dağıtıcı tarafından getirilmişse, zimmetten düşülerek getirene iade edilir. Ancak, şahıslarca getirilmiş ve zimmeti yoksa, herhangi bir işlem yapmadan, evrak doğrudan sahibine iade edilir.

Her Seferinde

Servisi Sorumlusu

Müdür Yardımcısı

Evrak Zimmet Defteri

ve etik kurallara

Eğitimi

Hayır

1.4 Evrakın Kabul Edilmesi

Uygunluğu tespit edilen evrak, kayıtlı olduğu zimmet defteri ve/veya posta zimmet defteri imzalanarak; elden takipli gelen evraka ise, kaşe ile evrakın üzerine ait olduğu birim işaretlenerek tarihi ve varide numarası verilir, aynı numara bilgi kağıtlarına da verilerek evrak sahibine verilmek suretiyle, Defterdarlığımıza ait olan evrakın kabulü yapılır.

Her Seferinde

Evrak Zimmet Defteri, Kaşe

takipçi ve

eğitimi.

Hayır Samsun Defterdarlığı Personel Müdürlüğü

Defterdarlık Genel Evrak İşlemleri

#BAŞV!

(4)

1.5

Zarfların Açılması, Ayrılması, Havalesi ve

Tasnif Edilmesi

Zarflı gelen evraktan gizli olanlar (havale notu zarf üzerine düşülür) ayrılır, diğerleri açılır. Zarfların açılması neticesinde tespit edilen hatalı evrak ayrılır. Açılan zarfın boş çıkması halinde, tespit tutanağı tutulur zarfına eklenir; evrakın imzası yoksa ve posta yoluyla alınmışsa, zarfları eklenerek ilgili birime gönderilmek üzere ayrılır.

İmzası eksik evrak postadan çıkmışsa veya iade imkanı yoksa, Genel Evrakın ilgili birim adına, evrakı çıkaran makama yazı ekinde iade etme yetkisi yoktur. Çünkü, evraka işlem yapacak birim telefon/faks ve e-mail yoluyla veya yazı yazarak evrakın imzasını

tamamlatabileceği gibi, acil bir durum söz konusu ise, imzalı evrak gelene kadar işlemini tamamlayıp imzaya hazır hale getirerek zaman kazanabilir.

Zarfsız gelen evrak, gizlilik derecelerine, başlıklarına, imza makamlarına, konularına, ilgilerine göre ait oldukları birimlerin kaşe üzerine işaretlenir, eki varsa

Her Seferinde

Servisi Sorumlusu

ve etik kurallara

uymak.

Eğitimi

Hayır

1.6

Hatalı Evrakın Ayrılması, Kaydedilmesi ve İade

Edilmesi

Açılan zarflardan çıkan evraktan, Defterdarlığımız merkez birimlerine ait olmayan veya evrak otomasyon kayıt sistemi dışında kalan, veya imzalarında eksiklik olan evrak ayrılır. Evrak, dağıtıcı tarafından getirilmişse, zimmetten düşülerek getirene iade edilir. Ancak, şahıslarca getirilmiş ve zimmeti yoksa, herhangi bir işlem yapmadan, evrak doğrudan sahibine iade edilir.

Hatalı evrak, getirene iade edilme imkanı yoksa, gizli ve/veya acele/süreli ise, gönderen yerle irtibat kurulur.

Bu mümkün değilse, acele posta aracılığıyla gönderilmek üzere postaneye zimmetle teslim edilir.

Hatalı evrak, getirene iade edilme imkanı yoksa, gizli ve/veya acele/süreli değilse, adresinin uzaklığı da dikkate alınıp, evrakın kayıtlı olduğu posta zimmet defteri imzalatılarak postaneye teslim edilir.

Her Seferinde

Genel Evrak Servisi Görevlisi,

Hizmetli

Genel Evrak Şube Sorumlusu

Evrak Zimmet Defteri

ve etik kurallara

uymak

Eğitimi

Hayır

1.7

Defterdarlık Makamına Sunulacak Evrakın Ayrılması, Kaydedilmesi

ve Teslim Edilmesi

Diğer kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evraklar Defterdarlık Makamına sunulmak üzere ayrılır ve evrak otomasyon sistemine kayıt edilir. Evraklar havale Makamına teslim edilir.

Her Seferinde

Genel Evrak Servisi Görevlisi,

Hizmetli

Servisi Sorumlusu

Yönetici (Personel

Müdürü)

1. 28.07.2003 tarihli ve 5522

sayılı Müsteşarlık

Talimatı, 2. 01.12.2004

tarihli Müsteşarlık

Talimatı, 3.14.02.2005 tarihli ve 1985

Talimatı, 4. Evrak Zimmet

Mevzuata hakim, Bakanlık birimlerinin görevleri hakkında bilgi sahibi, dikkatli,

takipçi ve

güvenilir olmak

ve etik

kurallara uymak.

Mevzuat, Toplam Kalite, Halkla İlişkiler ve Etik Kurallar Eğitimi

Hayır

(5)

1.8

Havale Edilen Evrakın Alınması, Ayrılması ve

Tasnif Edilmesi

Defterdarlık (Defterdar Yardımcıları) Makamınca;

konuları, ilgileri, gizlilik dereceleri ve imza makamları itibariyle değerlendirilerek, evrakın havale işlemi tamamlandığında, Genel Evrak tarafınca Makam telefonla aranmak suretiyle, bizzat veya hizmetli tarafından evraklar havale Makamından alınır ve Genel Evrak Şube Görevlisi teslim eder.

Defterdarlık Makamınca havale edilen evrak havale edildiği birimleri itibariyle ayrılır ve tasnif edilir. Ayırma ve tasnif işleminde gizlilik dereceli ve/veya acele/süreli olan evraka öncelik tanınır.

Her Seferinde

Genel Evrak Servisi Görevlisi, Mali

Sosyal Yönetsel

Servisi Sorumlusu,

Hizmetli

Servisi Sorumlusu

1.Bakanlık Evrak ve

Dosya Talimatnamesi

, 2.

28.07.2003 tarihli ve 5522

Talimatı, 3. 01.12.2004

tarihli Müsteşarlık

Talimatı, 4.14.02.2005 tarihli ve 1985

Birimlerin görevleri hakkında bilgi sahibi olmak.

Mevzuat, Toplam Kalite, Halkla İlişkiler ve Etik Kurallar Eğitimi

Hayır

1.9 Evraka Tarih ve Varide Numarası Verilmesi

havalesi ile gelen evraka öncelik verilmek suretiyle, her birimin evrakı ayrı ayrı alınarak, numaratör ile tarih ve Bakanlık Merkez Birimine varide numarası verilir. Varide numaraları, gizli zarfın ve evrakın üzerine havalesine yakın bir yerine vurulur. Bu varide numaraları, her yıl 01’den başlar, yıl sonuna kadar devam ettirilir.

Acele/süreli olan evraka “acele evrak fişi” düzenlenir, aynı tarih ve varide numarası hem evraka, hem de acele evrak fişine verilir. Evrak, normal kayıt ve teslim süreleri beklenilmeden, acele evrak fişi imzalatılarak birimine teslim ettirilir ve sorumlularına imzalatılan acele evrak fişleri, kayda esas olmak üzere varide numarası sırasına konularak, asıl evrakın yerini alır.

Her Seferinde

Acele Evrak Fişi, Numaratör

Birimlerin görevleri hakkında bilgi

sahibi olmak, Numaratörleri işlevlerine

uygun kullanabilmek.

Eğitimi.

Hayır

1.10

Evrakın Kaydedilmesi, Kayıt Raporlarının Alınması ve İncelenmesi

Tüm evraklar genel evrak servisi görevlisince alınır;

varide numaraları takip edilerek, evrakın geldiği yer, tarihi, numarası, cinsi, eki, konusu, açıklama bilgileri Evrak Otomasyon Kayıt Programı üzerinden kaydedilir.

Evrak kayıtlarının (Evrak kayıt raporu) dökümleri, günde bir defa ve çift nüsha olarak alınır. Kayıt raporlarına ilk ve son kaydedilen evrak bilgileri, evrak üzerindeki bilgilerle karşılaştırılır ve varide

numaralarında kayma varsa, (birimlerin evrakının karışması, varide numarasız evrakın sehven

kaydedilmesi... v.b.) gerekli düzeltme yapılarak yeniden döküm alınır.

Paydaşların evrak sorgulama talepleri de Evrak Otomasyon Kayıt Programı üzerinden “Evrak Kayıt Ara Modülüne” girilerek evrakın bilgilerine ulaşılır ve talep sahipleri telefon/yazılı iletişim veya yüz yüze görüşmek

Her Seferinde

Yönetici (Personel

Müdürü)

Genel Evrak Listesi

Evrak Otomasyon Kayıt Programı

Bilgisayar, Mevzuata hakim, Defterdarlık

ve etik kurallara

uymak.

Bilgisayar, Mevzuat, Toplam Kalite, Halkla İlişkiler ve Etik Kurallar

Eğitimi.

Hayır

(6)

1.11Evrakın Birimlere Teslim Edilmesi

Evrak, çift nüsha Evrak Birim Listeleri imzalatılarak, liste asılları ile birlikte ilgili birimlere günde bir defa teslim edilir. Ancak, evrakın yoğun olduğu günlerde ve zorunlu hallerde evrak teslimatı daha fazla olabilir. Acele /süreli evrak ise bekletilmez ve her defasında acele evrak defteri imzalatılarak birimine hemen teslim edilir. İmzalı birim listelerinin suretlerini Genel Evrak geri alır.

Her Seferinde Hizmetli

Genel Evrak Şube Sorumlusu, Genel Evrak

Şube Görevlisi

Evrak Birim Listesi, Acele Evrak Defteri

kurallara uymak.

eğitimi.

Hayır

1.12 Birimlerden İade Edilen Evraka İşlem Yapılması

Birimlerden iade edilen evrak üzerindeki kaşede yer alan ilgili birim işaretlenerek, ait olduğu birim PEROP sistemine düzeltme kaydıyla işlenir. Acele/süreli ise, acele zimmet defteriyle evrak dağıtımı beklenilmeden, birimine teslim edilir.

Her Seferinde

Genel Evrak Servisi

Görevlisi ^Yönetici

(Personel Müdürü)

Acele Evrak Defteri, Kaşe

Mevzuata hakim, Defterdarlı birimlerinin görevleri hakkında bilgi sahibi, dikkatli, takipçi ve güvenilir olmak ve etik

Mevzuat, Toplam Kalite, Halkla İlişkiler ve Etik Kurallar Eğitimi.

Hayır

1.13 İade Evrak Kayıtlarının

Yapılması Evrak Otomasyon Kayıt Programı üzerinden evraka verilen genel Evrak Kayıt numarası sorgulanarak çağırılır. İade edileceği birim yazılarak "Düzeltme"

butonu ile düzeltilir.

Her Seferinde

Yönetici (Personel

Müdürü)

Bilgisayar kullanabilmek,

Eğitimi.

Hayır

1.14 İade Gelen Evrakın Birimine Gönderilmesi

İade evraktan acele/süreli olanlar, acele zimmet defteriyle bekletilmeden birimine teslim edilir.

Her Seferinde Hizmetli

Genel Evrak Şube Görevlisi,Ge

nel Evrak Şube Sorumlusu

Acele Zimmet Defteri,Evrak Birim Listesi

kurallara uymak.

eğitimi.

Hayır

1.15

Birimine Ulaşmayan Acele/Süreli Evraka İşlem Yapılması(Özel

Durum)

Acele evrak fişleri, grubundaki evrakla birlikte birimine teslim edildiğinde, evrakın kendilerine ulaşmadığını tespit eden birim yetkililerinin Genel Evrakı aramaları (derhal aramaları gerekir) ve durumu bildirmeleri üzerine, öncelikle acele evrak fişini imzalayarak evrakı alan kişiye/talep makamına ulaşılmaya çalışılır. Bu mümkün olmaz ise, ilgili birim ve evrakı çıkaran makam aranarak, durumdan haberdar edilir ve evrakı çıkaran makamın dosyasını yeniden tekemmül ettirmesine imkan verilir.

Her Seferinde

Genel Evrak Servisi Görevlisi, Mali Sosyal

Yönetsel Servisi Sorumlusu

Yönetici (Personel

Müdürü)

Acele Evrak Fişi Evrak Kayıt Raporu

Bilgisayar, Mevzuata hakim, Bakanlık birimlerinin

görevleri hakkında bilgi sahibi, dikkatli,

ve etik

Eğitimi.

Hayır

1.16 Evrak Birim Listelerinin Dosyalanması

İmzalı evrak kayıt listelerinin suretleri hem “Genel Evrak Listesi ” hem de “Zimmet Defteri” olarak, birimleri, ayları ve yılları itibariyle ayrı ayrı dosyalanır.Bu listeler en son işlem gördüğü tarih itibariyle, en az 30 yıl saklanır.

Her Seferinde

Servisi Sorumlusu

Evrak Birim Listesi

Standart Dosya Planı hakkında bilgi sahibi, dikkatlii takipçi

ve güvenilir olmak, etik

Toplam kalite, halkla ilişkiler, etik kurallar ve mesleki eğitim.

Hayır

Hazırlayan: Onaylayan:

Sema Nur TAŞDAN Sibel AKÇAY

Personel Şefi Personel Müdürü

Defterdarlık Genel Evrak İşlem Süreci