ERCİYES ÜNİVERSİTESİ
İLAHİYAT FAKÜLTESİ
-KALİTE EL KİTABI-
EK-001
25.11.2020
1. Önsöz
Kaliteli bir yönetim; sistemini kurmuş, hizmet süreçlerini etkili bir şekilde yürüten ve kendisinden hizmet alan muhatapların memnuniyetini sağlayan bir yönetim için söz konusu edilebilir. Bu cümleden olarak Kalite Yönetim Sistemi söz konusu hizmetleri alanların memnuniyetlerine odaklı pratik tekniği ile çalışanların süreçlerini ve hizmet kalitelerini sürekli iyileştiren bir sürecin adıdır.
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi bünyesinde hazırlanan bu kalite el kitabının, kurumumuzun kalitesini artırmak ve sürekliliğini sağlamak üzere sistemin en üst düzeydeki dokümanı olarak Kalite Yönetim Sistemini (KYS) işlevsel bir biçimde kurumumuza kazandırmak amacına hizmet etmesi hedeflenmektedir.
Bu el kitabı ana hatlarıyla Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nin kısa tarihçe ve tanıtımı, sistemin süreçler, prosedür, talimat, formları ile diğer ilgili belgeleri içermektedir. Ayrıca Kalite Yönetim Sisteminin belgesel yapısını, bu kalitenin gerçekleşmesi için yönetime düşen sorumlulukları, kaynakların yönetilme biçimlerini, hizmetlerin gerçekleştirilme süreçlerini, bu süreçlerin iyileştirilmesine yönelik olarak yapılan ölçme, değerlendirme, analiz ve bunlara katkı sağlayan diğer faaliyetlerin betimlenmesini kapsamaktadır.
Bu çalışmayla planlanan faaliyetler Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde; ERÜ İlahiyat Fakültesi’nin verdiği hizmetlerin, muhataplarının ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde gerçekleştirilmesini sağlayacak biçimde ve başarılı bir yolla işletilmesini gaye edinmiştir.
Bir hizmet felsefesi olarak Kalite Yönetim Sistemi ERÜ İlahiyat Fakültesi’nin ihtiyaç ve uygulamaya koymada kendisine güven duyduğu bir sistem olarak karşımızda durmaktadır. Bu sistem uygulanmak suretiyle fakültemizin topluma verdiği eğitim-öğretim, dini ve ahlaki değerlerin benimsetilmesine katkı sağlama ve ülkeye faydalı olacak bireylerin yetiştirilmesi vb. diğer alanlarda niteliğin artırılacağı düşünülmektedir.
Bu amacın gerçekleştirilmesi için fakültemizde Kalite Yönetim Sistemi; 55018 sayılı Kamu Maliye Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 55’inci maddesi ile bu kanuna eklenen 5436 sayılı kanunun 15. Maddesindeki hükümler kapsamında ve TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standartlarına uygun bir biçimde uygulamaya konulmuştur.
2. Amaç ve Kapsam
Bu el kitabının hazırlanmasındaki amaç, Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nde yürütülmekte olan kalite yönetim sisteminin etkin çalışması için gerekli süreçlerin tanımlanması, ilişkilendirilmesi ve kontrolü yoluyla süreç yaklaşımını göstermek, yetki ve sorumlulukları belirtmek ve üçüncü taraflara Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi kalite yönetim sisteminin nasıl uygulandığını gözler önüne sermektir.
Bu uygulama esasları, Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nde; akademik değerlendirme ve kalite geliştirme, stratejik planlama, iç kontrol, kurumsal değerlendirme, periyodik izleme ve iyileştirme süreçleri ile ilgili çalışmaların örgütlenmesine ve yürütülmesine ilişkin hükümleri kapsar.
3. Atıf Yapılan Standart ve/veya Dokümanlar
Bu el kitabı, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 7 ve 65’inci maddelerine dayanılarak hazırlanıp yürürlüğe konulan “Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği” ve Erciyes Üniversitesi 24.06.2016 tarihli
“Erciyes Üniversitesi Kalite Güvence Yönergesi” hükümleri çerçevesinde hazırlanmıştır.
Asıl kaynak olarak bu çalışma, TS-EN-ISO 9000:2015 Kalite Yönetim Sistemi’nin Temel Kavramlar ve Sözlüğü ile TS-EN-ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Şartları’nda belirtilen standartları referans alır.
4. Terimler ve Tarifler
Terimler/Tarifler Açıklama
KYS Kalite Yönetim Sistemi
ERÜ Erciyes Üniversitesi
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi Kalite Komisyonu
‘Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği’ ve Üniversite Senatosu tarafından kabul edilen ‘Erciyes Üniversitesi Kalite Güvencesi
Yönergesi’ esaslarına göre oluşturulan kurulu
Alt Komisyonlar
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi Kalite Komisyonu tarafından, ihtiyaç duyulan alanlarda çalışmalar yapmak üzere oluşturulan komisyonlar
Birim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulları
Bu uygulama esaslarında zikredilen çalışmaları akademik birimlerde yürütmek üzere oluşturulan kurullar
İdari Birimler Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulları
İdari hizmetlerin kalitelerinin geliştirilmesi, iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve değerlendirilmesi çalışmalarını idari birimlerde yürütmek üzere oluşturulan kurullar
Stratejik Planlama Süreci
Birimin vizyon, misyon ve hedeflerine ulaşmak için belirlediği
eylemleri gerçekleştirme ve sonuçlarını ölçümleyerek değerlendirme süreci ve bu süreçte iç veya dış değerlendirme sonuçlarına göre akademik ve idari birimlerinin zayıf ve kuvvetli yönleri, önündeki fırsat ve tehditleri belirlemesi, durum analizi ve paydaş analizi yapması, bunların ışığında kalitesini geliştirecek şekilde stratejilerini gözden geçirmesi. Ayrıca bu stratejileri ölçülebilir hedeflere dönüştürmesi ve hedeflerine ilişkin performans göstergelerini belirleyerek onları sürekli izlemesini kapsayan süreç.
İç (Öz) Değerlendirme
Birimin eğitim, öğretim, araştırma ve yönetsel faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesi.
Dış Değerlendirme Birimin eğitim-öğretim, araştırma ve yönetsel faaliyetleri ile toplumsal ve idari hizmetlerinin kalitesinin, Üniversiteden bağımsız dış
değerlendiriciler tarafından değerlendirilmesi.
İyileştirme Eylem Planları Birimin iç veya dış değerlendirme sonuçlarına göre yapılacak olan iyileştirme eylemlerini, ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren planlar.
Kalite Geliştirme Birimin eğitim, öğretim, araştırma ve yönetsel faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesi.
Kalite Onayı ve Tanınma
Birimin “Kalite Belgesi” alarak kalite düzeylerinin onaylanması, ulusal veya uluslararası diğer kurumlar ve ilgili kuruluşlar tarafından
kalitesinin tanınması.
EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi
ISO Uluslararası Standartlar Organizasyonu
5. Kuruluşun Bağlamı
5.1. Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi, yönetim sisteminin istenen sonuçlarını elde etme yeteneğini etkileyecek iç ve dış faktörleri belirlemiştir. Bu faktörler kurumun faaliyet kapsamı, mahalli gibi majör değişikliklerde gözden geçirilmektedir.
İç faktörler; değerler, kültür, kurumsal hafıza, kaynaklar, altyapı, organizasyonun performansı, organizasyonel yapı, hizmetler, ilgili tarafların ihtiyaçları ve beklentiler gibi konulardır.
Dış faktörler; hukuki konular, teknoloji, rekabet, kültür, sosyal, coğrafya ve ekonomik çevredir.
ERÜ İlahiyat Fakültesi bünyesinde her yıl Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi Kalite Komisyonu tarafından kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerinin belirlenebilmesi amacı ile hem iç paydaş hem de dış paydaş gözünden SWOT analizi gerçekleştirilir. Birimin eğitim, öğretim, araştırma ve yönetsel faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesi, SWOT analizi ekseninde kurumun güçlü yönlerinin etkinliğinin arttırılması, zayıf yönlerinin iyileştirilmesi, olası tehditlerin bertaraf edilmesi ve fırsatların kuruma kazandıracağı stratejik amaçlar doğrultusunda temel ilke ve politikalarını, önceliklerini ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımını düzenleyen orta vadeli planlamalar hazırlanmaktadır.
5.1.1. Tarihçe
İlahiyat Fakültesi’nin bağlı olduğu Erciyes Üniversitesi 1978 yılında Kayseri Üniversitesi adı altında kuruldu.
1969 yılında Hacettepe Üniversitesi'ne bağlı olarak açılan Gevher Nesibe Tıp Fakültesi ve 1977 yılında kurulan Kayseri İşletme Fakültesi, Erciyes Üniversitesi'nin nüvesini oluşturmuştur. Kayseri'deki diğer iki yüksek öğretim kurumu olan ve 1965'te kurulan Kayseri Yüksek İslam Enstitüsü'nü İlahiyat Fakültesi olarak;
1977'de kurulan Kayseri Devlet Mimarlık ve Mühendislik Akademisi'ni Mühendislik Fakültesi olarak bünyesine katmış ve 1982 yılında Erciyes Üniversitesi adını almıştır. Üniversite, adını, şehrin 15 km.
güneybatısında yer alan 3916 m. yükseklikteki Erciyes Dağı'ndan almaktadır.
16 Aralık 1965 tarihinde “Yüksek İslam Enstitüsü” adıyla Millî Eğitim Bakanlığı Din Öğretimi Genel Müdürlüğü’ne bağlı olarak açılan okulumuzun öğretim süresi dört yıldır. ERÜ İlahiyat Fakültesi, Yüksek İslam Enstitüsü ad ve statüsü ile 17 yıl eğitim-öğretime devam etmiştir. 20 Temmuz 1982 tarih ve 41 Sayılı Kanun
Hükmündeki Kararname ile İlahiyat Fakültesi’ne dönüştürülen eğitim kurumumuz Erciyes Üniversitesi’ne bağlanmıştır.
5.1.2. Kuruluş ve Yerleşim
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nin kuruluşu aşamasında, Kayserili hayırseverlerimizin yoğun gayretleri, maddî ve manevî katkılarıyla temin edilen 140 dönümlük bir arazi üzerine, biri lojman olmak üzere dört hizmet binası yapılmıştır. Buna, İzzet BAYRAKTAR tarafından babası adına yaptırılan ve 1998 yılında hizmete açılan H. Mehmet BAYRAKTAR Hizmet Binası ilave edilmiştir. Fakültemizin şu anda 12.000 metrekarelik kapalı alanı ve çok çeşitli ağaçlarla çiçeklerin süslediği yemyeşil bir bahçesi bulunmaktadır.
5.1.3. Misyon Vizyon
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde kurum misyonu ve vizyonu, stratejik planlama faaliyetleri kapsamında üniversite misyon ve vizyonu doğrultusunda, Fakülte Kalite Komisyonu tarafından belirlenerek Fakülte Kurulu onayından sonra fakülte genelinde duyurulur.
5.1.3.1. Fakültemizin Misyonu;
• Ülkemizin temel değerlerine saygılı,
• İlahiyat alanının gerektirdiği bilgi ve deneyimlere sahip,
• Ülkemizin bu alandaki ihtiyaçlarını karşılayabilecek yeterlilikte ve donanımda, dini bilgiyi çağın ihtiyaçları doğrultusunda anlayabilen ve yorumlayabilen, sorumluluk sahibi bireyler yetiştirmek.
5.1.3.2. Fakültemizin Vizyonu;
• Dini bilginin anlaşılması, yorumlanması ve üretiminde,
• Üretilen bilginin araştırmaya dönüştürülmesinde,
• Din eğitimi ve din hizmetlerinin icra edilmesinde,
• Günümüz insanının söz konusu alanlardaki ihtiyaçlarına cevap verebilecek, çözümler üretebilecek öncü ve saygın bir fakülte olmaktır.
5.2. İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerini Anlamak
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi, hizmet sunma kabiliyeti üzerinde potansiyel etkiye sahip ilgili tarafları ve bu tarafların kalite yönetim sistemi için ihtiyaçlarını belirler. Bu ihtiyaçlar, iç ve dış paydaşların beklentileri doğrultusunda yapılan anketler vasıtası ile ölçülür.
5.3. Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi
ERÜ İlahiyat Fakültesi, olabildiğince öğrenci odaklı bir fakülte olarak, öğrencilerine sunduğu eğitim öğretim hizmetlerinin kalitesini mümkün olabilecek en üst düzeye ulaştırmayı, bu sayede gerek onlara gerekse topluma ve ülkeye en yüksek katma değeri sağlamayı amaçlamaktadır.
Bunun yanında, fakültelerin sadece öğrencilere eğitim öğretim hizmeti sunan bir kuruluş olmalarının da ötesinde, ülkenin dini, ahlaki, kültürel ve sosyal gelişimine katkıda bulunması da sorumlulukları arasındadır.
Bu kapsamda bir değerlendirme yapıldığında, ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde eğitim öğretim hizmetlerinin dışında da başta araştırma olmak üzere birçok faaliyet gerçekleştirilmektedir. Toplumun dini ve ahlaki yapısı ve tarihsel dokusunun korunmasına yönelik faaliyetler, mezunlarına yönelik hizmetler vb. buna örnek olarak verilebilir. Bu faaliyetlerin bir kısmı ERÜ İlahiyat Fakültesi tarafından yürütülürken, bir kısmı da ERÜ İlahiyat Fakültesi’nin liderliği, katılımı veya desteği ile oluşan STK’lar, öğrenci külüpleri, vakıf, dernek vb’lerinin yanında diğer devlet kurumları ile sürdürülmektedir.
Fakültemizin Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kapsamı: “Yükseköğretim Hizmetleri” çerçevesinde fakültemize düşen faaliyetler olarak belirlenmiştir. Yükseköğretim hizmetlerimizin kalitesini doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek faaliyetlerimiz KYS kapsamında değerlendirilmektedir.
ERÜ İlahiyat Fakültesi, Kalite Yönetim Sisteminin tüm maddelerinden sorumlu olup, “Erciyes Üniversitesi Kalite Güvence Yönergesi” hükümlerinin kapsamı dışında herhangi bir madde mevcut değildir.
ERÜ İlahiyat Fakültesi Kalite Yönetim Sistemi; fakültemizin ERÜ Kampüsünde bulunan A ve B Blok Binalarındaki idari ve akademik birimlerini kapsar.
5.4. Kalite Yönetim Sistemi ve Süreçler
ERÜ İlahiyat Fakültesi kalite yönetim sistemi, standartlara uygun olarak, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 7 ve 65’inci maddelerine dayanılarak hazırlanıp yürürlüğe konulan “Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği” ve Erciyes Üniversitesi 24.06.2016 tarihli “Erciyes Üniversitesi Kalite Güvence Yönergesi” ile bağlantılı ve uyumlu biçimde oluşturulmuştur.
Fakültemizde oluşturulan sistemin etkin bir şekilde yürütülmesi, sürekliliğinin sağlanması ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli düzenlemeler gerçekleştirilmektedir.
ERÜ İlahiyat Fakültesinde KYS, İSO 9001:2015 yönergesinde tanımlanan süreç yaklaşımı modeli, Stratejik Planda yer alan amaçlar çerçevesinde kurgulanmış ve uygulanmaktadır.
ERÜ İlahiyat Fakültesi sunduğu hizmetler ile onların memnuniyetini sağlamayı ve sürekli olarak arttırmayı amaçlar. Bunu yapabilmek için de iç süreçlerini etkin bir şekilde yönetmeye ve sürekli iyileştirmeye odaklanır.
Bu düşünce ışığında, ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde hizmet kalitesini ve ilgili tarafların memnuniyetini etkileme olasılığı bulunan faaliyet konuları ve iş süreçleri belirlenerek; bunların etkin bir şekilde sürdürülebilmesi için gerekli kriter ve metotlar tanımlanmış, süreçlerin amaca ulaşma yeteneklerinin ve performanslarının takibi sağlanmıştır. Fakültemizde bu süreçler iç kaynaklar kullanılarak gerçekleştirilmektedir.
Üniversitemizin 2017-2021 Stratejik Planında açıklandığı şekilde uluslararasılaşma politikası yürütülmektedir.
Planda uluslararasılaşma politikasına ilişkin performans göstergeleri belirtilmiştir. Erciyes Üniversitesi uluslararası iş birliğinin sağlanması stratejisine yönelik olarak Dış İlişkiler Ofisi Başkanlığı çatısı altında;
Erasmus+ Öğrenci ve Personel Hareketliliği (KA103 ve KA107), Mevlana Değişim Programı, AKTS ve Uluslararası Öğrenci Koordinatörlükleri hizmetleriyle faaliyetlerini planlamakta ve yürütmektedir. ERÜ İlahiyat fakültesi de bu süreçlere katılmaktadır.
Fakültemizde KYS için ihtiyaç duyulan işlemler süreçlerde, Kalite Politikası, Kalite El Kitabı, Erü İlahiyat Kalite Güvence Esasları, Süreçler, Prosedürler, İş Akışları, Tablolar, Formlar vb. belgeler kullanılmış ve Süreçlerin birbiriyle olan ilişki ve etkileşimleri de özet olarak süreçler içerisinde anlatılmıştır. Süreçlere bağlı olan iş akışları ayrıca süreçlere bağlı iş akışları listelerinde gösterilmiştir.
Kalite Yönetim Sistemi için gerekli olan tüm belge haline getirilmiş bilgiler ERÜ İlahiyat Fakültesi internet sayfasında (https://ilahiyat.erciyes.edu.tr/) tanımlanmış ve isteyen herkes için ulaşılabilir bir duruma getirilmiştir.
İlgili Referanslar:
Kuruluş, Amaç, Bağlam, Kapsam, İş Akışları.
6. Liderlik ve Taahhüt
Genel olarak, ERÜ İlahiyat Fakültesi Dekanlığı şunu taahhüt etmektedir: fakülte yönetimi olarak, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli olarak arttırılmasını sağlamak için gereken tüm faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütecek ve liderlik yapmak suretiyle işleyişi sağlayacaktır.
Tüm fakültede üniversitenin genel işleyişine uygun olarak öğrenci ve diğer paydaşların memnuniyetinin sağlanması ve yasal mevzuat gereklerinin karşılanması konusunda farkındalığın ve bilinç düzeyinin arttırılması için faaliyetleri yürütmek,
Kuruma ait Misyon, Vizyon, Kalite Politikası ve Stratejik Planı oluşturmak ve buna uyumlu olarak yönetilmesini sağlamak,
Hazırlanmış olan Kalite yönetim sisteminin etkinliğini gözden geçirmek ve iyileştirme fırsatlarını tespit etmek için düzenli olarak yönetimin gözden geçirme faaliyetlerini yürütmek,
Kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sağlanması için gerekli kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesini ve teminini sağlamak,
Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hesap vermek,
Kalite yönetim sistemi şartlarının kuruluşun iş süreçleri ile entegrasyonunun sağlanmasını güvence altına almak,
Hedeflenen sonuçlara ulaşılmasını sağlamak,
Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkıda bulunacak kişileri destekleme, yönlendirme ve katılımlarını sağlamak,
Süreci takip ederek daimî bir iyileştirmeyi teşvik etmek ve
Yönetim birimi altında çalışanların sorumlu oldukları alanlarda liderliklerini sergileyebilmeleri için desteklemek gibi kanıtları bu taahhüdün somut göstergesi ve bir gereği olarak sunar.
Referanslar:
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi Misyon Vizyon Bildirgesi Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
7. Öğrenci Odaklılık
ERÜ İlahiyat Fakültesi Kalite yönetim sisteminin temel amacı; gerek ülkemizin gerekse öğrencilerimizin ihtiyaç ve beklentilerinin doğru olarak tespit edilmesi ve mevcut kaynakların en etkin şekilde kullanılarak bunların en yüksek düzeyde karşılanması suretiyle memnuniyetin sağlanmasıdır. ERÜ İlahiyat Fakültesi öğrencilerine daha iyi hizmet sunmak ve hizmet kalitesinde, beklentilerin ötesine geçmek için, öğrenci memnuniyetinin artırılması amacına yönelik olarak yönetim öğrencileri ile ektili bir iletişim sağladığı sosyal medya imkânlarının da kullanıldığı bir bağ oluşturmuştur. Ayrıca dekanlığımız öğrencilerin beklentilerinin yerine getirilmesini sağlamak için gerekli düzenlemeleri oluşturmuştur.
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi öğrenci merkezli eğitim sistemini benimsemiş bir yükseköğretim kurumudur. Üniversite ve fakültemiz, eğitim politikasına uygun olarak geliştirilen eğitim-öğretim modeline göre, öğrencilerin etkin ve zengin bir öğrenme yaşantısı elde edebilmelerine olanak sağlayacak şekilde öğretim elemanları derslerini organize etmektedirler.
Üniversite bünyesinde eğitim sürecinin tüm basamaklarını açıklamak için Eğiticilerin Eğitimi Etkinlik Rehberi hazırlanmıştır. Bu süreçte öğrenci merkezli öğrenme-öğretme yaklaşımları ile süreç merkezli ölçme ve değerlendirme yaklaşımlarına önem verilmektedir.
Üniversite birimlerinde yürütülen derslerde öğrencilerin aktif olarak rol alabilmeleri için, dönem içinde ödevler verilmekte, kısa sınavlar yapılmakta, öğrencilerden sunum/uygulama/canlandırmalar yapmaları istenerek, projelerde ekip çalışmaları teşvik edilmektedir.
Dersin ölçme ve değerlendirmesinin nasıl yapılacağı öğrencilere ilk derste açıklanmakta ve ders izlencesi yoluyla web sitesinden duyurulmaktadır.
Öğrenciler sınav sonuçlarını ÖBİSİS üzerinden öğrenebilmektedir. ÖBİSİS’te ayrıca ders kayıt ve öğrenim ücreti/katkı payı işlemleri, staj işlemleri, intibak işlemleri, mezuniyet takibi ve öğrencilerin bir dönemde aldıkları derslerin izlenme imkânı mevcuttur.
Öğrenci portali üzerinden mezuniyet süreçlerinin takip edilebileceği mezuniyet modülü ile toplu olarak mezuniyet ve tek ders işlemleri hatasız olarak yapılabilmektedir. Bu alt yapı sayesinde öğrencilerin diğer üniversitelerde almış oldukları derslerin not dönüşüm ve intibak işlemlerinin elektronik ortamda yapılması sağlanmaktadır.
Üniversitede öğrenci geri bildiriminin alınması için Üniversite Üst Yönetimi tarafından geliştirilen Erciyes Üniversitesi İletişim Merkezi (ERİMER) ve Memnuniyet Yönetim Sistemi (MYS) ile Üniversitenin sosyal medya hesapları öğrencinin talep ve önerilerini iletmek üzere kullandığı araçlardır. ERÜ İlahiyat Fakültesi de bu sürece katılmaktadır. Bölüme gelen talep ve öneriler ilgili birimlerce değerlendirilmek üzere gönderilmekte ve sonuçları takip edilmektedir.
Eğitim birimlerindeki Birim Kalite Güvence Komisyonu, Ölçme Değerlendirme Komisyonu, Koordinatörler Kurulu, Stratejik Plan Hazırlama ve İzlem ve Değerlendirme Komisyonu gibi kurul ve komisyonlarda öğrenci temsilcileri yer almaktadır.
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde öğrenci uyum ve danışmanlık tanımlı süreçleri kullanılmakta ve eğitim birimleri ilgili mevzuata göre bu süreci yönetmektedir.
ERÜ Eğitim Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre her öğrenciye kaydından, mezuniyetine kadar başta eğitim-öğretim olmak üzere birçok konuda danışmanlık yapması amacıyla akademik personel görevlendirilmektedir.
Öğrenme-öğretme süreçlerinde aktif ve etkileşimli öğrenci katılımını sağlayan güncel, disiplinler arası çalışmaya teşvik eden ve araştırma/öğrenme ve öğrenci odaklı öğretim yaklaşımı uygulamalarından elde edilen bulgular, sistematik olarak izlenerek paydaşlarla birlikte değerlendirilmekte ve izlem sonuçlarına göre önlem alınmaktadır.
Referanslar:
Erciyes Üniversitesi İletişim Merkezi (ERİMER) ve Memnuniyet Yönetim Sistemi (MYS) Prosedürü Öğrenci Memnuniyet Anket Formu
Eğiticilerin Eğitimi Etkinlik Rehberi
Öğrenci Şikâyetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Prosedürü Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
8. Politika
8.1. Kalite Politikasının Oluşturulması
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi kurumun kendi vizyon ve misyonunu, Erciyes Üniversitesi’nin vizyon ve misyonu ile bağlantılı şekilde oluşturarak Kalite Politikasını bu çerçevede belirlemiş, sürekliliğini sağlamış ve tüm çalışanlarını bu konuda bilgilendirmiştir. Kalite Politikası, stratejik plan ve kalite hedeflerinin oluşturulması için temel teşkil etmekte olup, aynı zamanda uygulanabilir şartlara uyulacağı ve sürekli olarak iyileştirme konusunda tüm personelimizin bir taahhüdü olarak kabul görmüştür.
8.2. Kalite Politikasının Duyurulması
ERÜ İlahiyat Fakültesi kalite politikasının tüm paydaşlar ve personel tarafından özümsendiğini doğrulamak için ihtiyaç duyulan tedbirleri almakla birlikte bu politikanın ilkesel bazda benimsenmesine yönelik bilgilendirme faaliyetlerini yürütür. Kalite politikası fakültemizin internet sitesinde yayınlanarak paydaşların erişimine açık hale getirilmiş, sosyal medya ile ilgililere iletilmiş ve personelin maillerine gönderilmek suretiyle duyurulması gerçekleştirilmiştir.
Referanslar:
Erciyes Üniversitesi Kalite Politikası,
8.3. Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerin eksiksiz bir şekilde yürütülmesinde yetki fakülte yönetimine aittir. İlgili belgelerde tanımlanan kurallara uygun olarak faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi, örgütsel yapılanmasını oluşturmuş, personelinin görev, sorumluluk ve yetkilerini belirlemiş ve internet adresi ve sosyal medya aracılığı ile duyurmuştur.
Bu bağlamda ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi;
Kalite Politikasını, Misyonunu ve Vizyonunu belirler.
Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak yapılan tüm toplantılarına başkanlık eder.
Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini ve gözden geçirilmesini gerçekleştirmek üzere bir temsilci atar.
Yönetim olarak KYS’nin sağlıklı bir şekilde işleyişinin sağlanması ve geliştirilmesi için gereklilikleri temini üstlenir.
Sürece ilişkin işleyiş dosyaları, talimat ve form gibi belgeleri onaylar ve takibini yapar/yaptırır.
Yapılan toplantılar ve Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili eğitim programlarına personelinin katılımını sağlar.
Sorumlu tüm personelin, tanımlanmış olan görev ve sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirmesini sağlar.
Referanslar:
Organizasyon Şemaları Görev Tanımları
9. Planlama
9.1. Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi bünyesinde Kalite Yönetim Sistemi süreçlerine ait risk analizleri gerçekleştirilir. Riskin tanımı ve risk giderici mevcut faaliyet tanımlanarak, riskin yaratacağı etki ve riskin gerçekleşmesi olasılığı ortaya konulmaktadır.
Fakültemizde SWOT analizi ile tespit edilen tehditler ve zayıf yönler, bir risk olarak değerlendirilerek risk analizi yöntemine göre geri dönütlerin alınması sağlanır. Fakültemiz içerisinde oluşturulmuş olan Kalite Komisyonu tarafından SWOT analizi sonuçları ile birlikte performans göstergelerinin gerçekleşme düzeyleri periyodik olarak takip edilmektedir. (Erciyes Üniversitesi 2019 yılı itibari ile Araştırma Üniversitesi olarak seçilmiş ve ERÜ İlahiyat Fakültesi bu kapsamda stratejik plana uygun hareket etmeyi benimsemiştir.)
Fakültemizde risk ve fırsatları belirlenirken; yönetimin karşılaşabileceği sorunlar ve bu sorunların çözümüne yönelik uygulamalar için yürütülen faaliyete ilişkin mevzuat dikkate alınmaktadır.
Referanslar:
Risk Analizi Formu SWOT Analizi
9.2. Kalite Amaçları ve Bunları Gerçekleştirmek için Planlama
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nin kalite hedeflerini stratejik planda, stratejik amaçlara ulaşabilmek için belirlenmiş olan performans hedefleri oluşturur. Fakültemiz stratejik planda bulunan göstergelerden kendi birimi için belirlenen göstergeleri kalite hedefi olarak takip eder. Bu göstergeler süreçlerde ilki takip amaçlı ve diğeri performans göstergesi olmak üzere iki biçimde belirlenmiştir. Belirlenen hedefler ve faaliyet planlarının durumları fakültemizin internet sitesi üzerinden ve sosyal medya ile gönderilen mesajlardan takip edilir.
Referanslar:
Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirilmesi Prosedürü ERÜ İlahiyat Fakültesi Stratejik Plan
www.ilahiyat.erciyes.edu.tr
9.3. Değişikliklerin Planlanması
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi bünyesinde Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak gerçekleştirilecek olan tüm değişiklikler planlı şekilde yapılmaktadır.
Planlanan değişiklikler Küçük çaplı ve geniş çaplı olmak üzere iki şekilde ifade edilmekte ve yönetilmektedir.
Bunlardan ilki kalite yönetim sisteminde ortaya çıkan, sistemin bütününü etkilemeyen, örgütsel yapıda büyük değişiklikleri gerektirmeyen planlamalardır. (Süreç iyileştirmeleri, belgelendirme revizyonuna sebep olan düzeltme/düzeltici faaliyetler vb…) İkincisi kalite yönetim sisteminin bütününe etkisi olan değişikliklerdir.
(Sürecin yeniden tanımlanması, süreçte köklü değişiklik, örgütsel değişiklikler vb…)
Planlı olarak yapılan değişikliğin takibi ilgili birimin veya Birim Kalite Komisyonunun sorumluluğundadır.
Yapılan değişiklikler elektronik posta ve sosyal medya aracılığı ile tüm kalite sorumlularına duyurulur.
Referanslar:
Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı
10. Destek 10.1. Kaynaklar 10.1.1. Genel
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi Kalite Yönetim Sistemi’nin uygulanması, sürdürülmesi ve din hizmetlerinde etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve öğrenci ihtiyaç ve beklentilerinin yerine getirilmesiyle ilgili memnuniyetin arttırılması için gerekli olan kaynakları belirleyerek temin etmektedir. Bu faaliyetler mevcut iç kaynaklar ile gerçekleştirilmektedir.
10.1.2. Kişiler
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi tarafından yeterli nitelikte ve nicelikte akademik ve idari personel istihdamı sağlanmakta ve tüm süreçlerin kalitesinin yükseltilebilmesine ilişkin süreçlerdeki eleman ihtiyacı karşılanmaktadır.
Fakültemizin akademik ve idari personel seçimi, planlaması, nitelik tayini esasları mevzuat kapsamında belirlenmekte ve Erciyes Üniversitesi Rektörlüğü tarafından sağlanmaktadır.
Referanslar:
Görev Tanımları Organizasyon Şeması
10.1.3. Altyapı
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nde verilen hizmetin Kalite Yönetim Sistemine uygunluğunu sağlamak amacıyla gerekli altyapı ihtiyaçları belirlenmiş ve temin edilmiştir. Altyapı ihtiyaçlarının karşılanmasında fakültemizin imkanlarının yetmediği alanlarda Erciyes Üniversitesi Rektörlük Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, ERÜ Yapı İşleri Teknik Dairesi Başkanlığı ve ERÜ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı gibi birimlerden destek alınır. Altyapı; binaları ve bina ile ilgili bağlantıları, bahçe düzenlemelerini, makina teçhizatı, bilgi ve iletişim teknolojilerini kapsamaktadır. Yönetim, eğitim-öğretimde akademik ve idari personelin altyapı ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde hizmetlerini sunar ve bunların sürekliliğini sağlar. Mevcut altyapının sürekli olarak çalışır durumda tutulması ve fonksiyonunu yerine getirmesinin sağlanması temel esastır. Fakültemizde kullanılan donanım ve ekipmanlara ait kayıtlar ilgili birim taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından otomasyon sistemi üzerinden takip edilmektedir.
Referanslar:
Erciyes Üniversitesi Yapı İşleri Teknik Dairesi Başkanlığı İş Akışı
10.1.4. Proseslerin İşletilmesi İçin Çevre
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde yönetim, hizmetin gerçekleştirildiği ortamlarda gerekli olan fiziksel, çevresel, sosyal, psikolojik ve diğer etkenlere karşı gerekli tedbirleri almıştır. Çalışma ortamının gürültü, sıcaklık, nem, aydınlatma veya hava, adil, sakin, ayrımcılık olmayan, cepheleşmemiş, stres azaltıcı, moralsizliğin ve tükenmişliğin önlenmesi, duygusal koruyuculuk vb. bakımlardan uygunluğunun sağlanması sağlanmıştır.
Çevre şartları fakültemiz binasında derslikler ve idari personelin çalışma ortamları birbirini etkilemeyecek şekilde tasarlandığı gibi sakin yeşil bir bahçe ile de ferah ve oksijenli bir ortam sağlanmıştır.
Referanslar:
Akademik Personel Memnuniyeti Anketi İdari Personel Memnuniyeti Anketi
10.1.5. Kaynakların İzlenmesi ve Ölçülmesi
ERÜ İlahiyat Fakültesi çeşitli hizmetlerin şartlara uygunluğunu doğrulamak amacı ile izleme ve ölçme kullandığı zaman geçerli ve güvenilir sonuçları almak için ihtiyaç duyulan kaynakları tayin ve tedarik eder.
Fakültemizde eğitim öğretim hizmetlerinin kalitesini etkileyen izleme, ölçme ve test cihazları belirlenmiştir. Bu cihazlar, sürekli uygunluklarının sağlanması amacıyla ilgili birim elemanları tarafından kontrol altında tutulmaktadır.
10.2. Kurumsal Bilgi
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde Kalite Yönetim Sistemi'ne uygun hizmetin gerçekleştirilmesi esnasında sahip olduğu kurumsal bilgi birikiminin sürekliliği sağlanır ve ilgililer tarafından ulaşılabilirliği internet sayfalarından, Kütüphane Açık Erişim Kaynaklarından ya da Bilimname, ERÜ İlahiyat Fakültesi Dergisi ve ERÜ Sosyal Bilimler Araştırmaları dergileri aracılığıyla paylaşılır. Bunun yanında öğretim elemanlarının kişisel sayfaları ile Akademik Veri Sistemi (Avesis) sayfalarından yayın, proje ve benzeri akademik bilgiler herkese açık olarak paylaşılmaktadır.
10.3. Yeterlilik
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, uygun öğrenim, eğitim, beceri ve tecrübe yönünden yeterli olması ve gereken yeterliliğe ulaştırılması esastır. Hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personel için gerekli nitelikler, ilgili yasal mevzuat şartları da dikkate alınarak belirlenmiş ve Görev Tanımları kapsamında belgelenmiştir.
Fakülte personelinin belirlenmiş nitelik kriterlerini sağlaması, niteliklerinin geliştirilmesi ve KYS’ye katkılarının arttırılması amacıyla, gereken eğitimler veya diğer tedbirler planlı ve sistematik bir şekilde belirlenmekte ve uygulanmaktadır. Yeni başlayan tüm personele oryantasyon ve hizmet içi eğitimler verilmektedir.
Referanslar:
İdari Personel Görev Tanımları
10.4. Farkındalık
ERÜ İlahiyat Fakültesi akademik birimlerde bölüm kalite komisyonları, aşağıdaki konularda kuruluşun/birimin tüm çalışanlarının farkındalığını artırmak için toplantılar, seminerler, ilanlar ve internet sitesinde yayınlar gibi çeşitli yöntemleri takip etmektedir.
▪ Kalite Politikası
▪ Kalite Hedefleri
▪ Kişilerin kalite yönetim sisteminin etkinliğine olan katkıları
▪ Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda gerekli müdahaleyi yapmak.
10.5. İletişim
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nde Kalite yönetim sisteminin başarıya ulaşması ve istenilen sonuçları üretebilmesi için, birimler arası koordinasyon etkin bir şekilde sağlanmalıdır. Bu da ancak iletişim yöntem ve araçlarının etkin bir şekilde kullanımı ile mümkündür. Bunun sağlanması için; iletişim yöntem ve araçlarının kullanımına ilişkin düzenlemeler, KYS kapsamında tanımlanmış ve belge haline getirilmiştir.
Tüm ERÜ İlahiyat Fakültesi personeli, Resmi Yazışmalarda iç iletişimin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlarlar. Dış iletişim ise; internet sayfaları ve dış paydaşlarla toplantı ve diğer etkinliklerle sağlanır. Dış paydaşlar ile gerçekleştirilen iletişimde yetki devri gerekli imza yetkileri çerçevesinde uygulanmaktadır.
Hem iç hem de dış iletişimde; iletişimin hangi vasıta ile kurulacağı, zamanı, muhatabı, iletişim şekli ve iletişimi gerçekleştirecek kişi bilgisi sorgulanır. İç ve dış iletişimde İç yazışma Elektronik Bilgi Sistemi (EBYS), WatsApp Uygulaması Personel grubu, Bina içerisindeki çeşitli ilan panoları, Toplantılar, Telefon, İnternet elektronik posta mesajları ve yüz yüze görüşme gibi vasıtalar kullanılır.
Referanslar:
İletişim Prosedürü
11. Dokümante Edilmiş Bilgi 11.1. Genel
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi, Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hangi ilave yazılı bilgilerin gerekli olduğunu belirleyerek bu bilgilerin sürekliliğini sağlar ve iyileştirme çalışmalarını yürütür. Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi Kalite El Kitabı, Kalite Yönetim Sistemini özetleyen ana doküman olarak oluşturulmuştur.
11.2. Oluşturma ve Güncelleme
ERÜ İlahiyat Fakültesi Yönetimi, Kalite Yönetim Sistemine ilişkin dokümantasyonu; iş süreçlerinin etkin bir şekilde çalışması için gerekli temel politikaları, kuralları, kriterleri ve yöntemleri belirlemek suretiyle oluşturmuştur. Bu dokümantasyonun, kontrol, geliştirme ve sürekliğini sağlama süreçleri kalite el kitabında belirtilmiştir.
ERÜ İlahiyat Fakültesi bünyesinde oluşturulan kalite yönetim sisteminin temel işlevlerini de ifade eden dokümantasyonu şu şekilde belirlenmiştir:
a) ERÜ İlahiyat Fakültesi’nin hizmet kalitesini sağlama konusundaki bakış açısını, yaklaşımlarını ve temel politikalarını belirleyen; Misyon, Vizyon ve Kalite Politikası.
b) Kalite politikasında ifade edilen yaklaşımların somutlaştırılması için stratejileri ortaya koyan, hedefleri belirleyen ve bu hedeflere ulaşmadaki başarıyı ve performansı ölçümleyen ERÜ İlahiyat Fakültesi Stratejik Planı.
c) Kalite yönetim sisteminin genel tanıtımını yapan, temel kurallarını ve uygulama metotlarını açıklayan, ilgili prosedürlere atıfta bulunan ERÜ İlahiyat Fakültesi Kalite El Kitabı.
d) Bu el kitabı ayrıca süreçler, prosedürler, iş akışları, talimatlar, kılavuzlar, görev tanımları; süreçlerin etkin bir şekilde çalıştırılması için gerekli metotları ve kuralları da açıklar.
e) Süreçlerin tanımlanan kurallara uygun olarak yürütüldüğüne yönelik kanıtların oluşturulmasını ve ölçme, analiz ve iyileştirme süreçleri için gerekli verilerin toplanmasını sağlayan formlar ve diğer belgeler.
ERÜ İlahiyat Fakültesi Kalite yönetim sistemi dokümantasyonu; fakültemize ait internet sitesinde (www.ilahiyat.erciyes.edu.tr) tüm personelin erişimine açık olarak kaydedilmiştir.
11.3. Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde Kalite yönetim sistemine dair dokümante edilmiş bilginin kontrolü Birim Kalite Komisyonu tarafından yapılır. Belgeler bu birime iletilir. Birim Kalite Komisyonu ilgili dokümanları sisteme uyum açısından inceler ve uygun olduğuna karar verirse Yönetim Temsilcisi onayı ile internet sitesi ve basılı ve dijital belge olarak kaydederek yayınlar.
Referanslar:
Dokümanların Kontrolü Prosedürü Kayıtların Kontrolü Prosedürü
12. Operasyon
12.1. Operasyon Planlama ve Kontrol
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde eğitim öğretim hizmetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için, sunulacak hizmetler önceden planlanır ve gerekli hazırlık faaliyetlerin gerçekleştirilir. Eğitim öğretim hizmetlerinin planlanması; eğitim verilecek akademik birimler, bölümlerin kontenjanları, tüm birimler için akademik takvim hazırlaması, kayıtların yapılması, derslerin öğretim elemanlarının belirlenmesi, sınav programlarının hazırlanması işlemlerini kapsar. Eğitim öğretim ve diğer hizmetlerinin planlanması ile ilgili yöntemlere ilişkin kayıtlar, ilgili prosedürlere uygun olarak belgelenmiştir.
Referanslar:
Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
12.2. Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar 12.2.1. Paydaşlar ile İletişim
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nin öğrenciler, iç ve dış paydaşlar, hizmet alan bazı dernek, kurum ve kuruluşlardan oluşan paydaşlar ile sağlıklı iletişim esastır. Bu iletişimin sağlanması için gerekli ortam oluşturulmakta, onların soru ve sorunlarının çözümüne yönelik faaliyetler sürdürülmektedir. Öğrenciler ile sosyal medya ve internet üzerinden sürekli iletişim gerçekleştirilmekte ve dekanlığımıza bağlı birimler ile bölüm sekreterlikleri aracılığı ile yapılmaktadır.
Referanslar:
Öğrenci Şikâyetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Prosedürü
12.2.2. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde eğitim öğretim hizmetleri ile ilgili şartlar; ilgili yasal mevzuat, Bologna Sistemi, öğrencilerin ihtiyaçları, beklentileri ile fakülte ve üniversitenin imkanlarınca belirlenmekte ve uygulanmaktadır.
Fakültemizdeki eğitim öğretim programının özellikleri, kayıt şartları, öğrenci seçme ve yerleştirme işlemleri ilgili mevzuat doğrultusunda Yükseköğretim Kurulu ve ÖSYM tarafından belirlenmekte ve uygulanmaktadır.
Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi’nde öğrenci kayıt işlemlerine yönelik faaliyetler ilgili mevzuat kapsamında yürütülmektedir.
Referanslar:
Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
12.2.3. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi
Eğitim öğretim hizmetlerinin sunumunda dönem sonlarında yapılan toplantılar ve görüşmelerle bu ders içerikleri değerlendirilerek sunulan hizmet gözden geçirilmekte ve gerekli güncellemeler yapılmaktadır.
Referanslar:
Akademik Kurul Toplantı Tutanakları
12.2.4. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde öğrenciye verilecek hizmetlerde oluşması muhtemel bir değişiklik durumunda ilgili değişikliklerin öğrencilere derhal duyurulması sosyal medya, öğrenci temsilcileri ve bölüm internet sayfaları aracılığı yapılmaktadır.
12.3. Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi
ERÜ İlahiyat Fakültesi bünyesinde ders tasarımlarına ilişkin yeni programların ve derslerin açılması, bunlarda değişiklik yapılması ve program yeterliliklerinin belirlenmesi, tek başına ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi yetkisinde olmayıp, Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir.
Tasarım ve geliştirme süreçleri belirlenirken ve uygulanırken, bu sebeple ilgili mevzuat hükümlerine göre hareket edilmektedir. Yeni programların ve derslerin açılması ile bunlarda değişiklik yapılmasına ilişkin uygulamalar, ilgili iş akış süreçlerinde tanımlanmıştır.
Referanslar:
Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Gerçekleştirilmesi Prosedürü
12.4. Dışarıdan Temin Edilen İşlem, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 12.4.1. Genel
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde satın alma faaliyetleri, ilgili yasal mevzuata (Kamu İhale Mevzuatı ve 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu) uygun olarak yürütülür. Fakültemizce satın alınacak bir ürün ürün/hizmetin tüm teknik özelliklerini açıklayan ve eksiksiz bir şekilde hazırlanan teknik ve idari şartnameler doğrultusunda alınır.
Ürün ve hizmet tedarikçilerinin seçimi ve değerlendirilmesinde; ilgili yasal mevzuatın izin verdiği ölçüde, Üniversite rektörlüğünce çıkılan ihaleler vasıta olarak kullanılmaktadır.
12.4.2. Kontrolün Tipi ve Boyutu
Fakültemizce satın alınan ürün ve hizmetlerin, satın alma şartlarına uygunluğunun kontrolü şartname ve sözleşmelerde tanımlanmış olup kabul ve kontrol süreçleri işletilmektedir.
12.4.3. Dış Tedarikçi için Bilgi
Dış tedarikçilerin bilgilendirilmesi satın almayı gerçekleştiren üniversite ve fakülte birimleri tarafından Satın alma Prosedürü kapsamında ihtiyaç duyulduğunda yapılmaktadır. Erciyes Üniversitesinin internet sayfasından çıkılan ihaleler açık bir şekilde duyurulduktan sonra toplanan taleplerde ihaleyi kazanan tedarikçi ile görüşülür. Alınacak ürün/hizmetin teknik ve kalite özellikleri teknik şartnamelerde tanımlanarak ilgili mevzuat uyarınca tedarikçiler bilgilendirilir.
Referanslar:
Satın alma Prosedürü
5018 Sy. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
12.5. Üretim ve Hizmetin Sunumu
12.5.1. Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü
Dersler, sınavlar, stajlar, öğrenci işlemleri, mezuniyet işlemleri vb.’lerinden oluşan eğitim öğretim hizmetlerine ilişkin süreçler ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde bu hizmetlerin belirlenen şartlara uygun bir şekilde verilmesi için, gerekli esaslar belirlenmiş ve belge haline getirilmiştir.
Öğrencilerin eğitim öğretim sonunda aldıkları bilgiyi kullanabilme becerileri ve bunun sonucunda topluma sağlanan faydayı sağlamak ve kontrol altında tutmak ders programları ve akademik personelin yeterlilik düzeyleri ile ilişkilidir.
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde eğitim öğretim hizmetleri ve bu hizmetlerde görev alan akademik personelin yeterliliklerine ilişkin düzenleme ve uygulamalar, YÖK tarafından denetim ve kalite güvencesi değerlendirmesi yapılarak kontrol edilmektedir. Oluşturulan atama kriterleri bu sürece katkı sağlayan bir etkendir.
Referanslar:
Ön lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği Lisans Üstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği
12.5.2. Tanımlama ve İzlenebilirlik
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde tanımlama ve izlenebilirlik; tüm yazışmalar EBYS sistemi üzerinden gerçekleştirilmekte ve ayrıca akademisyenleri e-postaları aracılığı ile de bildirilmektedir. Sistemin vermiş olduğu belge kodları, akademik ve idari personel kurum sicil numarası, öğrenciler öğrenci numarası, diplomalar diploma numarası, araç, gereç ve ekipmanlar demirbaş numarası ile kayıtlanmaktadır. Tutulan tüm kayıtlar veri toplamayı, izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaştıracak biçimde tutulmaktadır.
Referanslar:
Bilgi İşlem Hizmetleri Prosedürü
12.5.3. Öğrenci Ya da Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi, öğrencilerine ilişkin kişisel bilgilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması için gerekli önlemleri almıştır. Bu bilgiler elektronik ortamda oluşturulmakta ve korunmaktadır. Erciyes Üniversitesi İlahiyat Fakültesi lisans ve yüksek lisans öğrencilerinin yönetmelikler ile tanımlanan öğrenci mülkiyetleri Diploma, Önceki diplomaları, Nüfus Cüzdanı bilgileri Transkript, Staj bilgi formu, Staj değerlendirme formu, Staj defteri, Proje/bitirme tezleri, Ders ödevleri, Ders sınav kâğıtları ve Kayıt Formları gibi belgelerden oluşmaktadır.
Bu belgelerden iade edilmek üzere alınanlar işlem gördüğü müddetçe, ilgili personel tarafından korunur. Bu tür bilgi ve belgeler zimmetle alınmışsa, yine zimmetle iade edilir. Erciyes Üniversitesi’nin tüm fakültelerinde öğrenci işleri merkezileştirildiği için belgeler de bu birimde muhafaza edilir. Bunlardan herhangi birine bir zarar gelmesi halinde süreç ile ilgili birim tarafından öğrenci veya diğer paydaşlara bilgilendirme yapılır.
12.5.4. Muhafaza
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde bilgi ve belgelerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi benimsenmiş ve verilen hizmetler için kullanılan ve Satın Alma Prosedürü kapsamında temin edildikten itibaren gerekli yerlerde kullanımlarına için gerekli esaslar belirlenmiştir.
Referanslar:
Satın alma Prosedürü
12.5.5. Teslimat Sonrası Faaliyetler
ERÜ İlahiyat Fakültesi, mezunlarını ve mezunlarını çalıştıran işverenlerin memnuniyetlerini ve beklentilerini takip eder. Ders program ve içeriklerinin güncellenmesi, uygulamaların iyileştirilmesi ya da değiştirilmesi bu takiplerden elde edilen bilgiler ışığında gerçekleştirilir.
Referanslar:
Mezun, Stajyer ve İşveren Anketleri
12.5.6. Değişikliklerin Kontrolü
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde, eğitim öğretim hizmeti veren birimlerinde yasal mevzuat ve ilgili standartlar göz önünde bulundurulmaktadır. Bu hizmetlerde yapılan değişikliklerin kontrolü ilgili program akreditasyonu kurallarına dayalı olarak yürütülmektedir.
Yönetim tarafından yapılan toplantılarda değişiklikler ele alınarak ilgili bölüm internet sayfalarında duyurulur.
Referanslar:
Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü www.ilahiyat.erciyes.edu.tr
12.6. Ürün ve Hizmet Sunumu
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi eğitim hizmeti sunumunu program akreditasyonlarında önerildiği şekilde yapmaktadır. Öğrencilerin belirlenen program çıktılarını kazanması temel hedeftir. Diploma teslimi kazanımın gerçekleştiğini belgelemektedir. Ayrıca taleplere bağlı olarak eğitime dahil edilen ve programı tamamlayan öğrencilere pedagojik formasyon belgesi de verilmektedir.
Diplomalar Fakültemiz Dekanı ve Rektör tarafından imzalanır. Mezuniyet ile ilgili tüm kayıtların muhafazası Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nca gerçekleştirilmektedir.
Referanslar:
Ön lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği Lisans Üstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği
12.7. Uygun Olmayan Çıktıların Kontrolü
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde sunulan hizmet şartlarına uygun almayan çıktılar ve bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler yasal yapı ve süreçlerle tanımlanmış bulunmaktadır.
Referanslar:
Uygunsuzluk, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü
13. Performans Değerlendirme
13.1. İzleme, Ölçme, Analiz, Değerlendirme 13.1.1. Genel
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde gerçekleştirilen süreçlerin uygun noktalarında çeşitli kontrol ve doğrulama faaliyetleri, eğitim öğretim hizmetlerinin istenilen şartları karşılamasının garanti altına alınması ve bunların doğrulanmasını amaçlamaktadır. İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme faaliyetleri, iş akış süreçlerinde belirtilmiştir.
Öğrencilerin başarı değerlendirmesine ilişkin yöntemler, (yapılan sınavlar, ders geçme ve mezuniyet vb…) Kalite Yönetim Sisteminin ilgili dokümantasyonunda tanımlanmış bulunmaktadır. Ulaşılması hedeflenen sonuçların, stratejik plana uygun gerçekleşme durumu ölçüm, analiz ve raporlanması yapılmaktadır.
Referanslar:
Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü ERÜ İlahiyat Fakültesi Stratejik Plan
Eğitim Öğretim Hizmetlerinin Gerçekleştirilmesi Prosedürü
13.1.2. Paydaş Memnuniyeti
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde başta öğrenci olmak üzere iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve beklentileri ile memnuniyet düzeyleri takip edilmektedir.
Referanslar:
Öğrenci Şikâyetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Prosedürü
13.1.3. Analiz ve Değerlendirme
ERÜ İlahiyat Fakültesi yönetimi, uygun verileri belirleyip, toplayarak Kalite Yönetim Sisteminin yararlılığını, uygunluk ve etkinliğini göstermek üzere sürekli iyileştirilmesini amaçlar ve değerlendirmek için analiz faaliyetleri gerçekleştirir. Bu faaliyetlerin nerelerde yapılabileceğini de belirleyerek bu değerlendirmelere katar.
Kalite Yönetim Sisteminin formlar kullanılarak oluşturulan kayıtları, bu alandaki veri kaynaklarını oluşturur. Bu kaynaklara ilişkin belgelendirmeler ve iş akış süreçlerinde belirtilmiş olan kalemler, mevzuatın zorunlu kıldığı raporlamalar, bunların hazırlanma ve yayınlanmasına ilişkin metotlar analiz ve değerlendirme faaliyetleridir.
13.2. İç Tetkik
ERÜ İlahiyat Fakültesi, denetim programına uygun olarak Kalite Yönetim Sisteminin ilgili standart, mevzuat ve şartlarına uyup uymadığını, uygulamanın etkinlik düzeyini belirlemek üzere denetim faaliyetlerinde bulunur.
Referanslar:
İç Denetim Prosedürü
13.3. Yönetimin Gözden Geçirmesi 13.3.1. Genel
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde, yılda en az bir kez olmak üzere fakülte birimlerin katılımıyla yapılan Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğinin sürekliliğinin sağlanması amacıyla değerlendirmeler yapılır. Sistem Performans Raporu hazırlayan birimlerden gelen raporların girdi olarak alındığı toplantı kararları görüşülmek Fakülte Kuruluna iletilir.
Referanslar:
Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
13.3.2. Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde senede bir kez yapılan Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında alt birimlerden gelen performans raporları toplantılarının girdilerini belirler. Bunlar:
a) Bir önceki yönetimin gözden geçirme toplantılarında aldıkları kararlardan mevcut yönetimi ilgilendiren faaliyetler ve diğer konular,
b) iç ve dış hususlar ile ilgili olarak Kalite yönetim sistemi konularındaki değişiklikler, c) İlgili taraflardan gelen geri bildirimler ve diğer verilerden anlaşılan Müşteri memnuniyeti, d) Hedeflerine ne derecede ulaşıldığı ve kalitenin derecesi,
e) Süreç performansı, ürünler ve hizmetlerin uygunluğu, f) Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,
g) İzleme ve ölçme sonuçları, h) İç ve dış denetim sonuçları, i) Dış tedarikçilerin performansı.
- Kaynakların mevcudiyet durumu,
-Gerçekleştirilen faaliyetlerin risk ve fırsatları belirlemede etkinliği, - İyileştirme olanak ve fırsatları.
Referanslar:
Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı
13.3.3. Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları
Fakülte yönetimi tarafından gerçekleştirilen Yönetim Gözden Geçirme toplantısında alınan kararlar rapor haline getirilir. Sistem Performans Raporu hazırlama işi alt birimlerin sorumluluğundadır.
Referanslar:
Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı
14. İyileştirme 14.1. Genel
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde belirlenen iyileştirme faaliyetleri genel anlamda, önleyici faaliyet, düzeltici faaliyet, sürekli iyileştirme, buluş ve benzerleridir. Gerçekleştirilen uygulamalar öğrenci isteklerinin karşılanması ve memnuniyetlerinin sağlanarak sürdürmesi amacına matuftur.
14.2. Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet
ERÜ İlahiyat Fakültesi, süreçte ortaya çıkan uygunsuzlukları ve bunların nedenlerini tespit etmek ve ortadan kaldırmak için gerekli şartları belirlemiştir. Bu cümleden olarak önce uygunsuzlukların nedenleri belirlenir. Bu nedenlerin uygunsuzluklar üzerindeki etkileri tetkik edilir. Ardından uygunsuzluklar gözden geçirilir. Bunların nedenleri ortadan kaldırılır. Uygunsuzlukların tekrarlanmaması için alınacak tedbirler belirlenir. Bunun için gerekli faaliyetler belirlenerek uygulanır. Uygulanan faaliyetlerin sonuçları kaydedilir ve düzeltici faaliyet gözden geçirilerek uygulama tamamlanır.
Referanslar:
Uygunsuzluk, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü
14.3. Sürekli İyileştirme
ERÜ İlahiyat Fakültesi’nde, Kalite Yönetim Sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi ve hizmet kalitesinin arttırılması benimsenmiştir. ERÜ İlahiyat Fakültesi Kalite Yönetim Sistemine ve etkinliğinin kalitesine yönelik sürekli iyileştirmeyi; kalite politikası, Stratejik Plan verileri, kalite hedefleri, denetim sonuçları, veri analizi, düzeltici ve önleyici faaliyetler, sistem performans raporları ve yönetimin gözden geçirme kayıtları vasıtasıyla gerçekleştirmektedir.
