SAĞLIK KURULUŞLARINDA EVRAK VE DOSYA İŞLEMLERİ
Diğer kurum ve kuruluşlarda olduğu gibi sağlık kurumlarında da hastanenin diğer kurum ve kuruluşlarla haberleşmesini sağlamakla görevli hastane idaresine bağlı hastanenin büyüklüğüne göre yazı işleri müdürlüğü veya yazı işleri bürosu yer alır. Yazı işleri biriminin görevi hastanenin iç ve dış iletişimini sağlamak amacıyla gerekli yazışmaları yapmak,diğer kurumlardan gönderilen evrakların kaydını yapmak,ilgili birime havale etmek, işlemi biten evrakların dosyalanması ve arşivlenmesinden, diğer kurumlara gönderdiği yazıların ikinci nüshalarının dosyalanması işleminden de sorumludur. Ayrıca dosyalanan evraklardan gerektiğinde yararlanabilmesini sağlamakta yazı işlerinin sorumluluğundadır.
Yazı İşleri Biriminde Tutulan Defterler:
1. Gelen Evrak Defteri; Hastane başhekimliğine hitaben yazılım, hastaneye gönderilen(Gelen) tütün yazıların kaydedildiği defterdir. Bir başka ifadeyle başka kurum ve kuruluşlar ile gerçek kişi veya tüzel kişiler ile kendi alt birimlerinin hastaneye gönderdikleri yazıların kaydedildiği defterdir.
Gelen Evrakın Gelen Evrak Defterine kaydı;
Sıra No
Gelen Evrakın No’su Tarih
i
Nereden
geldiği Eki(ilişiği )
Konusu Kime
havale
Yazılan Cevabın Tarih No 1
2
3
2.Giden Evrak Defteri: Hastaneden başka kurumlara gönderilen yazıların gönderilmeden önce kaydedildiği defterdir. Giden evrak defteri yazıyı yazan kurumun yazıyı göndermeden önce evrakı kayıt ettiği defter olarak da tanımlayabiliriz.
Giden Evrak Defteri:
Sıra No Tarihi Cinsi Nereye yazıldığı
Özeti Ilişiğ i
Gelen cevabın Dosya no
Düşüncel er Tarih No
1
2
3
3.Memur Sicil Defteri: Hastanede çalışan tüm memurların kısa biyografisini özetleyen ,memurun işe başlama tarihi,terfi tarihi, ödülleri gibi memurun şahsi bilgileri yer alır. Memurun fotoğrafının da bulunduğu defterde her memur için bir sayfa ayrılmaktadır. Yazı işlerine memurlarla ilgili defter tutma görevi daha çok ayrı bir personel biriminin bulunmadığı küçük hastanelerde verilmektedir. Personel ile ilgili kayıtları tutma görevi personel biriminin görevleri arasındadır.
4. Rapor Defteri: Rapor defteri sağlık kurumlarından verilen raporların kayıt edildiği defterdir. Tek imzalı doktor raporları ile heyet raporları için ayrı ayrı rapor defteri tutulmaktadır. Tek imzalı rapor defterinde, raporu alanın adı soyadı, sıra numarası, rapor tarihi, memleketi, verilen raporun özeti ve raporu veren doktorla ilgili bilgiler yer alır. Heyet rapor defterinde ise bu bilgilerin yanında rapor verilen kişinin fotoğrafı ile birlikte verilen raporun bir örneği de rapor defterine yapıştırılır. Heyeti oluşturan doktorların ayrı ayrı imzaları defterde yer alır.
5. Posta Zimmet Defteri: Posta aracılığıyla diğer kurumlara gönderilecek evrakların gönderilmeden önce kayıt edildiği defterdir. Bu defterin sayfaları iki nüsha olup bir nüshası defterde sabit kalırken ikinci nüshası evrakın gönderildiği postanede kalmaktadır. Birbirine yakın kuruluşlarda evrak posta yerine elden teslim edilir teslim edilirken evrak zimmet defterine kayıt edilir ve imza karşılığı teslim edilir.
Dosya planı: Tutulan tüm dosya ve yazıların konuları herkesçe bilinecek ve standart adları ile numara verilerek adlandırılması ile meydana getirilen listelere denir.
Dosya planı bir kuruluşta tutulmakta olan bütün dosya, defter, belgelerin bölümlerine ve konularına göre gruplandırılarak bir liste haline getirilerek numaralandırılmasıdır. Aynı konudaki dosya her birimde merkez veya taşrada aynı ad ve numara ile açılır veya tutulur. Aynı ad ve kod ile arşivlenir.
Dosya planı hazırlamak için önce kuruluşun her yeri gezilerek tutulmakta olan bütün dosya kağıt ve belgelerin adları tespit edilerek geçiçi sıra numarası verilerek listelenir. Elde edilen dosya konuları
kuruluşun hizmet özelliğine ve bölümlerine göre dokuzlu gruplar halinde sıralanarak plan meydana getirilir.
Dosya konularının numaralanması grupların esasına göre yani teşkilatların büyüklüğüne, konu çeşitliliğe ve kurumun ihtiyacına göre 2, 3 veya 4 basamaklı sayılarla saptanır. Sonu iki sıfırlı(00) sayılar bölümleri, sonu tek sıfırlı sayılar(0) grupları gösterir. Sonu 2 olan sayıya konu adı verilmez. 9’lu sayı bu grubun genel konu adıdır.
Hiçbir dosya, defter, belge, plan dışında bırakılmaz. İster ana konu ister ayrıntılı konu olarak her yazılı malzeme planda yerini alır.dosya açma, işleme ve arşivleme plandaki konu adlarına ve kodlarına göre yapılır.
Dosya planı örneği:
C.Ü. Dosya planı:
KANUN VE TÜZÜKLER 010 Genel
011 Üniversitemiz ile ilgili kanunlar 012 Üniversitemiz ile ilgili tüzükler :
:
017 Üniversite Mevzuatı KARARLAR
020 Genel
021 T.B.M.M. Kararları 022 Bakanlar Kurulu Kararları
023 Bakanlıklar Kurulu Kararları 024 Anayasa Mahkemesi Kararları 025 Yargıtay ve Danıştay Kararları 026 Sayıştay Kararları
027 Konun Hükmünde Kararlar.
Yüksek Öğretim Kurulu Toplantıları Yönetmelikler ve Yönergeler.
Tamimler, Genelgeler
10 AKADEMİK FAALİYETLER VE RAPORLAR
100 Genel
101 Fakültelerin Yıllık Öğretim Faaliyetleri 102 Öğretim ile ilgili raporlar
103 ders programları 104 Teorik Çalışmaları 105 Pratik Çalışmalar 106 Seminerler 107 Stajlar 108 Projeler
109 Yukardakilerin Dışında Kalanlar
11. ÜNİVERSİTE SENATO TOPLANTISI :
:
20. KONGRELER :
36 YURTLAR
37 ÖĞRENCİ FAALİYETLERİ :
41 ARŞİV VE DÖKÜMANTOSYON ÇALIŞMALARI 80 BÜTÇE VE MUHASEBE İŞLERİ
81 BÜTÇE İŞLERİ :
:
91 HASTANE DÖNER SERMAYE İŞLERİ :
93 HASTA VE HASTA KABUL İŞLERİ 930 Genel
931 Hasta Müracaatları
932 Resmi Hasta Müracaatları 933 Adli Hasta Müracaatları 934 Hasta Kabul ve Redleri 935 Hasta Taburcu ve Rapor İşleri
936 Hastalar Hakkında Resmi Yazışmalar 937 Cenaze İşleri
94 95 : :
99 İleride Kullanılmak Üzere
DOSYA PLANININ DAYANAĞI
Dosya planının dayanağını sağlayan dosya sistemini saptaması için mutlaka bir araştırma yapılması gerekir.
Tasnif konuya göre yapılması ve kuruluşun yapılmasının ve görevlerinin gerektirdiği durumlarda konuya göre açılmış dosyaların düzenlenmesinde nümerik, alfabetik, kronolojik ve ya coğrafi tasnif sistemlerinden yararlanılır.
Dosyalar tek konu, tek dosya ilkesine göre açılmalı aynı konuyla ilgili bütün evrakın tek dosyada toplanması sağlanmalıdır.
Numaralama işlemi tasniften ayrı olarak düşünülmeli önce tasnif sistemi ve ana dosya sistemi planlanmalı daha sonra en uygun numaralama işlemi yapılmalıdır.
Dosya açılması, işleme verilmesi, saklanması, işlemden kaldırılması gibi işlemlere ilişkin yetkiler dosyaların tutulduğu birim ve evrak dosya servisine ait olmalıdır.
Kuruluşun bütününü kapsayacak evrak dosya sisteminin ve dosya planının işlemesi ile ilgili merkezi sorumluluk taşıyan bir sorumlu tayin edilmelidir.
A- ANA DOSYA PLANI:
1-Konuların saptanması: Kuruluşun ana dosya planları bir araştırmaya dayanmalıdır.Bu araştırma ile kuruluşun ilgilendiği ana konular ve alt konular tespit edilerek tüm konuların dosya planında yer alması sağlanmalıdır. Yapılacak konu ayrımı bir yazının hangi dosyada bulunacağını belirtecek kadar makul ve doğal olmalıdır.
2-Numaralama: Konuların numaralanmasında; Tasnife de yani ana konuların numaralanmasında konuyu anlatacak bir harf kullanılmalı 1,2 ve daha alt kademelerdeki alt konular sayılarla ifade edilmelidir.
3-Ana dosya planının düzenlenmesi: Konuların tasnif ve numaralama işlemi tamamlandıktan sonra tasnif kartonların bir araya getirilmesi ile ana dosya planı düzenlenmelidir.
B) DOSYA FİHRİSTLERİ: Dosya tutulan her birimde bütün dosyaları göstermek üzere bir dosya fihristi bulunmalıdır. Bu fihristlerin düzenlenmesi ana dosya planındaki en alt grup numaraları ile birer föy
hazırlanması ve grup içinde açılacak dosyaların bu föy üzerine bir sıra numarası ile alt alta yazılması biçiminde sıralanmasıdır.
Açılan tek konu dosyalarına birimce verilen bu fihrist nosu ancak birim içinde dosyanın bulunması için kullanılmalı birim dışı yazışmalarda bu konu nosu kullanılmayacak ana dosya planında yer alan konu nosu kullanılmalıdır.
C) DOSYA AÇILMASI:
Daimi Dosya: Dosyalar ancak dosyaya girecek evrak olduğu zaman açılmalıdır. Dosyaya girecek evrak dosya açılmamalıdır ve ayrıca geçici dosya açılmaz.
Geçici dosya : Birime gelen bir yazının;
Dosyası yerinde olmayıp serviste bulunduğu
Dosyanın gönderilmesine henüz imkan olmadığı, yani işleminin devam ettiği
Gelen evrak dosyayı elinde bulunduran serviste başka bir servise havale edilmiş olduğu durumlarda bu evrak için geçici dosya açılmalıdır.
Bu dosyaların üzerinde geçici dosya damgası bulunmalıdır. Dosya numarası silinebilir bir kalemle yazılmalıdır.
Aynı konuda birden fazla dosya açılması. Bir birim içinde aynı konuda birdaen fazla dosya açılmamalıdır.
Dosya numaralama, işaretleme ve başlık koyma işlemleri, dosyaların üzerinde dosya işaretleri ve dosya yazılmalıdır.
Dosya İşareti:
1: Ana dosya planındaki ana ve alt konu işareti ve numaraları ile.
2: Dosya fihristlerinden verilmiş tek konu numarasının bir arada yazılmasından meydana gelmektedir.
Dosya adı: dosya kapsamını tam ve açıklıkla belirtecek ve dosyayı öbür dosyadan kesin olarak ayıracak nitelikte olmalıdır.
Sağlık bakanlığı dosya planı örneği
0000 Mevzuat, plan, program 1000 Personel
2000 Bütçe maliye 3000 Teşkilat ve eğitim 4000 Donatım
5000 Sağlık ve sosyal hizmetler 6000
7000 8000 9000 İdare
Desimal onlu bölünmede denir.
2000 Bütçe
2100 Bütçe kanunları ve emirleri 2130 Başbakanlık bütçe ve emirleri 2140 Maliye bakanlığı bütçe ve emirleri
2150 S.S.Y.B Yıllık bütçe ve uygulanan emirler 2200 Bütçe, ödenek ve istekler
2300 Döner sermaye 2500 Aktarmalar
YAZIŞMA TEKNİKLERİ II ÖRNEK SORULAR
1) Hangisi yazı işleri biriminde tutulan defterlerden birisi değildir.
A) Memur sicil defteri B) Giden evrak defteri C) Poliklinik kayıt defteri D) Gelen evrak defteri E) Rapor defteri
2) Hangisi Dosya etiketinde yer almaz.
A) Özel kodlar
B) Yılı
C) Dosya adı
D) Kayıt Tarihi
E) Konu kod numarası
3) Üniversitelerde Meslek Yüksek okullarının Kurulması konusunun kodu aşağıdakilerden hangisidir..
A) 101.02
B) 101.02.04 C) 100
D) 108.05 E) 101.01
4) Geçici dosyalar ne zaman açılır.
A) O konuda yazı olmadığında
B) Sadece ana konuda
C) Adli yazılarda
D) Asıl dosyanın yerinde olmadığında E) Gizli yazılarda
5) Standart dosya planına göre Diğer 99 kodun kullanım amacı hangisidir A) Yukarıdaki konuların hiç birine girmediği durumda
B) O konuda başka dosya açmak istemiyorsak C) Birden fazla dosya açmak istersen
D) Daha fazla dosya amaç istendiğinde E) Alt konularda dosya açmak istendiğinde
6) Standart Dosya Planı uygulanmasından hangi birim sorumludur.
A) Kurum amiri B) Yazı işleri birimi C) Arşiv
D) Strateji Geliştirme birimi E) İlgili memur
7) Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyaya ne ad verilir A) Geçici dosya
B) Alt konu dosyası C) Tümleşik Dosya D) Dosya
E) Ana konu dosyası
8) Hangisi Dosya planını 2,3, veya dört basamaklı sayılardan oluşmasının nedenlerinden birisi değildir.
A) Dosyalamada Standartlaşma B) Hiç birisi
C) Dosya adeti
D) Kurumun büyüklüğü E) Konu Çeşitliliği
9) Standart dosya planında 3.düzey(İkinci alt konu) kodu hangisidir A) 103
B) 901.01 C) 642.01 D) 901.01.02.03 E) 900.01.05
10) Personel atama işleri kodu aşağıdakilerden hangidir.
A) 905
B) 900.1
C) 902
D) 903.02
E) 900.03
11) Standart dosya planında özel kodların amacı nedir.
A) Alt konuyu gösterir
B) Ana konu olduğunu belirtir
C) Aynı konudaki belgelerin birbirinden ayrılmasını sağlar D) Ana konuyu ifade eder
E) Daha fazla dosya açılabilir
12) Aşağıdakilerden hangisi Dosya Planının Amaçlarından birisi Değildir.
A) Hiç biri
B) Daha Fazla sayıda dosya açmak
C) Bir evrakın hangi dosyaya konulacağını belirlemek D) Aynı Konuyu aynı adla adlandırmak
E) Kurum içinde Standart sağlamak
