TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı No 10
Tarih ve Saat: 12.10.2021
09:00-11:00
Yer: Çevrim İçi Toplantı (Zoom)
Toplantı Konusu Kalite Komisyonu
Toplantı Başkanı Prof. Dr. Recep ÖZTÜRK Toplantı Raportörü Sezen YAĞOĞLU
Katılımcılar
Üye Unvan Katılım Durumu
Prof. Dr. Ömer CERAN Rektör Vekili Katıldı
Prof. Dr. Recep ÖZTÜRK Kalite Komisyonu Koordinatörü Katıldı
Prof. Dr. Hüsamettin OKTAY Öğretim Üyesi Katıldı
Prof. Dr. Yeter DEMİR USLU Öğretim Üyesi Katıldı
Prof. Dr. Hakan TOZAN Öğretim Üyesi Katıldı
Doç. Dr. Ülkü TOSUN Öğretim Üyesi Katıldı
Doç. Dr. Nihal BÜYÜKUSLU Öğretim Üyesi Katılmadı
Doç. Dr. Burcu YAVUZ TİFTİKÇİGİL Öğretim Üyesi Katıldı
Doç. Dr. Üyesi Şule AYLA Öğretim Üyesi Katıldı
Doç. Dr. Hüseyin ALPTEKİN Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Ozan Emre
EYÜPOĞLU Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Şifa ELCİL Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Saadet UĞURLU Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Fahrettin Ersin
ALACA Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Esra ALAN AKCAN Öğretim Üyesi Katılmadı
Dr. Öğr. Üyesi Serpil ÇOLAK Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Nihal KALAYCI OFLAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Feyza DEREKÖY Öğretim Üyesi Katıldı
Katılımcılar
Üye Unvan Katılım Durumu
Dr. Öğr. Üyesi Ümit Necmettin
ARIBAŞ Öğretim Üyesi Katıldı
Dr. Öğr. Üyesi Serkan BAŞLAYICI Öğretim Üyesi Katıldı
Öğr. Gör. Derya TUĞLU Öğretim Elemanı Katıldı
Öğr. Gör. Çiğdem TAŞKIN GEÇMEN Öğretim Elemanı Katılmadı Öğr. Gör. Kerime Fatma GÜNTÜRK Öğretim Elemanı Katıldı Harun GÜLAY Kalite Akreditasyon Ofisi Sorumlusu Katıldı
Orhan DEMİR Kalite Akreditasyon Uzmanı Katıldı
Sezen YAĞOĞLU Kalite Akreditasyon Uzman Yardımcısı Katıldı Hilal ŞAHİN Kalite Akreditasyon Uzman Yardımcısı Katıldı
Sude Ceyda YAMAN Öğrenci Konseyi Temsilcisi Katıldı
Berinay ASİL Öğrenci Konseyi Temsilcisi Katıldı
Tunahan ANNAÇ Öğrenci Konseyi Temsilcisi Katılmadı
Görüşülen Konular:
1. Prof. Dr. Recep ÖZTÜRK tarafından 2021-2022 dönemi Kalite Komisyonu açılış konuşması yapılarak aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• İletişim Fakültesi Kalite Komisyonu Üyesi Dr. Öğr. Üyesi Şifa ELCİL yerine Dr. Öğr. Üyesi Saadet UĞURLU’ nun atanması konusu
• Meslek Yüksekokulu Kalite Komisyonu Üyesi Dr. Öğr. Üyesi Hakan ŞAHİN yerine Dr. Öğr. Üyesi Serkan BAŞLAYICI’ nın atanması konusu
• Sosyal Bilimler alanına yeni öğrenci temsilcisi Berinay ASİL’ in atanması konusu
• 7-8 Ekim 2021 tarihleri arasında Yükseköğretim Kalite Kurulu Öğrenci Komisyonu tarafından 2021 yılında YÖKAK değerlendirme takımlarında görev almış olan öğrenci değerlendiricilere yönelik hazırlanan “YÖKAK Değerlendirme Takımlarının Öğrencileri Buluşuyor” adlı etkinliğe aşağıda belirtilen öğrencilerimizin katılması konusu
⬧ Sude Ceyda YAMAN- Diş Hekimliği Fakültesi (Kalite Komisyonu Öğrenci Temsilcisi)
⬧ Fırat Semih AVŞAR- İnsan ve Toplum Bilimleri Fakültesi, Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi
⬧ Samet Ali YURDAKUL- Hukuk Fakültesi
• Akademik birimlerin kendilerine özgü tematik Eğitici Eğitimlerinin yapılması gerektiği
• Öğrenci danışmanlığı ile ilgili gelişmeye açık yönümüzün kapatılması gerektiği
2. Sezen YAĞOĞLU tarafından QDMS klasör yapılanması ile ilgili sisteme aktarılacak dokümanların tüm üniversite tarafından görüntülenmesi (Paydaş Analiz Formu) konusunda bilgi paylaşımında bulunuldu.
3. Harun GÜLAY tarafından QDMS ile ilgili aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• Üniversitenin tüm personeline kullanıcı adı tanımlanarak sisteme giriş sağlayabilecekleri
• Sistemde bulunan dokümanların tüm personel tarafından görüntülenebileceği
• Talep edilmesi durumunda sistemde bulunan dokümanların erişim durumunun birimlere özel tanımlanabileceği
• Dış paydaşların sisteme giriş sağlayamadığı
4. Prof. Dr. Hüsamettin OKTAY tarafından üniversite bünyesinde kullanılan tüm dokümanların birimlerin faydalanması ve örnek alması açısından erişilebilir olması gerektiği konusu hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
5. Dr. Öğr. Üyesi Saadet UĞURLU tarafından aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• Yeni projeler ile ilgili iç ve dış paydaşlara kısıtlı paylaşım yapılması
• Öğrenci danışmanlığı ile ilgili yürütülen faaliyetlerin MEBİS ile entegre edilebilir olması
6. Sezen YAĞOĞLU tarafından 2020-2021 Kalite Komisyonu Değerlendirme Raporu ile ilgili aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• (2018-2019), (2019-2020), (2020-2021) Kalite Komisyonu Toplantıları Sayıları ve Kararlarını İçeren Özet Tablolar
• Toplantı Karar Durumları
• Kalite Komisyonu Üyeleri, Öğrenci Temsilcileri ve Kalite Akreditasyon Ofisi Personeli Katılım Durumu
7. Orhan DEMİR tarafından Öğrenci Danışmanlığı Performans Göstergeleri sunumu hakkında aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• Öğrenci Danışmanlığı Performans Göstergeleri Kartı
• Ön Genel Değerlendirme
• Toplu Görüşme Oranı
• Toplu Görüşme Toplantısına Katılan Öğrenci Oranı
• Bireysel Danışmanlık Verilen Öğrenci Oranı
• Kayıt Altına Alınan Bireysel Görüşmelerin Bireysel Görüşme Yapılan Öğrenci Sayısına Oranı
• Ders Kaydı Sorasında Sorun Yaşayan Öğrenci Oranı
• Danışman Başına Düşen Öğrenci Sayısı
• Akademik Danışmanlık Memnuniyet Oranı
8. Komisyon Üyeleri tarafından Öğrenci Danışmanlığı Performans Göstergeleri verileri değerlendirildi.
9. Orhan DEMİR tarafından Öğrenci Danışmanlığı Oryantasyon Sunumu hakkında genel bir bilgilendirme yapıldı.
• Sunumda iyileştirmelerin yapıldığı
• İngilizce formatının hazırlandığı
• EBYS yazısı ile akademik birimlere iletileceği
• Sunumun öğrencilere aktarılması
• Basın Yayın Ofisi’nin sunuma yaptığı katkılar
10. Dr. Öğr. Üyesi Feyza DEREKÖY tarafından “Üniversite içinde kullanılan belgelerde standardizasyon” ile ilgili ek gündem maddesi hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• Akreditasyon için kullanılan dokümanların standart bir formatta olması
• Üniversite genelinde yaygınlaştırılması
• Üniversite genelinde standart bir sınav cevap kağıdının oluşturularak kullanılması
• Öğrenci işlerinde kullanılan belgeler, yatay geçiş sürecinde kullanılan belgelerin vb. standart yapıda olması
• Sosyal Bilimleri Meslek Yüksekokulu tarafından dışardan görevlendirilen öğretim görevlilerinin oryantasyonu ile ilgili toplantı yapıldığı ve kitapçık hazırlandığı
11. Prof. Dr. Recep ÖZTÜRK tarafından belgelerin standart olması ile ilgili aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• Her kurumun kendine özgü belgeleri olması gerektiği
• Yabancı dilde olan diplomalar dahil her belgenin standart halinde olması
• Süreçlerin belirlenmesi
• Dışardan görevlendirilen öğretim görevlilerinin oryantasyonunun önemi
12. Doç. Dr. Üyesi Şule AYLA tarafından çoktan seçmeli sınavlar için tüm üniversite genelinde kullanılabilecek bir format olması ile ilgili talepte bulunuldu.
13. Dr. Öğr. Üyesi Saadet UĞURLU tarafından dışardan görevlendirilen öğretim görevlileri için sınavlar ile ilgili kitapçık ya da form oluşturulması ilgili talepte bulunuldu.
14. Prof. Dr. Hüsamettin OKTAY tarafından Diş Hekimliği Fakültesi transkript belgesinin anlaşılmasının zor olduğunu ve iyileştirilmesi gerektiği konusu hakkında öneride bulunuldu.
15. Sude Ceyda YAMAN tarafından aşağıda belirtilen konular hakkında bilgi paylaşımında bulunuldu.
• YÖKAK Öğrenci Toplulukları Çalıştayına katılım sağlayacakları
• Çalıştayda kurulan kalite topluluğu ile ilgili sunum yapılması
➢ Kalite topluluğunun nasıl kurulduğu
➢ Planlanan etkinlikler
➢ Diğer kalite topluluklarına öneride bulunma
Alınan Kararlar Yerine Getirecek
Kişi
Gerçekleştirme Tarihi
Kalite Komisyonundan ayrılan üyelere Rektörlük tarafından komisyona verdiği hizmetlerden dolayı teşekkür mektubu gönderilmesine karar verildi.
Rektörlük Kalite Akreditasyon Ofisi
01.11.2021
YÖKAK Değerlendirme Takımlarının Öğrencileri Buluşuyor adlı etkinlik ile ilgili bilgi paylaşımında bulunulmasına karar verildi.
Sude Ceyda
YAMAN 26.10.2021
QDMS klasör yapılanması ile ilgili sisteme aktarılacak dokümanların Enstitü/Fakülte/YO/MYO bünyesinde görüntülenmesine aşağıda belirtilen maddeler dikkate alınarak oy birliği ile karar verildi.
• Genel dokümanın paylaşılması
• Stratejik dosyaların veya yeni projelerin paylaşılmaması
Kalite
Akreditasyon Ofisi -
Akreditasyon çalışmalarının en önemli kriterlerinden biri olan Eğiticilerin Eğitimi ile ilgili aşağıdaki faaliyetlerin gerçekleştirilmesine karar verildi;
• Eğitime dahil olmayan kişilerin takip edilerek katılım oranının arttırılması
• Eğitime başlamış ancak değerlendirmelerini tamamlamamış olan kişilere hatırlatma yapılarak eğitimin tamamlanması
Kalite Komisyonu
Üyeleri 01.11.2021
Yabancı Diller Genel Koordinatörlüğü tarafından yürütülen öğrenci
danışmanlığı sürecinin “İstanbul Medipol Üniversitesi Danışmanlık Hizmetleri Yönergesi” doğrultusunda gözden geçirilerek değerlendirme yapılmasına karar verildi.
Çiğdem TAŞKIN
GEÇMEN -
Öğrenci Danışmanlığı Performans Göstergeleri değerlendirmesi sonrasında İletişim Fakültesi’nde meydana gelen azalma oranı ile ilgili bir sonraki toplantıda bilgi verilmesine karar verildi.
Dr. Öğr. Üyesi
Saadet UĞURLU 26.10.2021 Danışman formlarında yer alan “Toplu Görüşme” ifadesi yerine
kullanılabilecek farklı alternatiflerin araştırılmasına karar verildi. Doç. Dr. Üyesi Şule
AYLA 26.10.2021
Öğrenci Danışmanlığı Oryantasyon Sunumunun değerlendirilmesine karar verildi.
Dr. Öğr. Üyesi
Saadet UĞURLU 13.10.2021
Alınan Kararlar Yerine Getirecek Kişi
Gerçekleştirme Tarihi Üniversite genelinde en sık kullanılan 10 adet dokümanın tüm kalite
komisyonu temsilcileri tarafından ayrı ayrı belirlenerek 22.10.2021 tarihine kadar kalite akreditasyon ofisine iletilmesine ve bir sonraki toplantıda iletilen bu dokümanların değerlendirilerek standart bir formata çevrilmesine karar verildi.
Kalite Komisyonu
Üyeleri 22.10.2021 Akreditasyon süreçleri ile ilişkilendirerek üniversite genelinde kullanılabilecek
standart sınav formatlarının (ölçme ve değerlendirme) iyi uygulama örnekleri çerçevesinde incelenmesi ve bir sonraki gündemde görüşülmesine karar verildi.
Doç. Dr. Üyesi Şule
AYLA 26.10.2021
Dışardan görevlendirilen öğretim görevlileri için sınavlar ile ilgili kitapçık ya da form oluşturulması ile ilgili iyi uygulama örneklerinin incelenmesine ve gündemde görüşülmesine karar verildi.
Dr. Öğr. Üyesi
Saadet UĞURLU 09.11.2021 Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu tarafından hazırlanan dışardan
görevlendirilen öğretim görevlilerinin oryantasyonu ile ilgili hazırlanan kitapçığın paylaşılmasına karar verildi.
Dr. Öğr. Üyesi
Feyza DEREKÖY 22.10.2021 Farklı üniversitelerde kullanılan transkript belgelerinin araştırılmasına ve bir
sonraki gündemde görüşülmesine karar verildi.
Prof. Dr.
Hüsamettin OKTAY 26.10.2021 YÖKAK Öğrenci Toplulukları Çalıştayı’ nda Kalite Topluluğu hakkında bilgi
verilmesi için hazırlanan sunumun Kalite Komisyonu Üyelerinin değerlendirmesine sunulmasına karar verildi.
Sude Ceyda
YAMAN 20.10.2021
Bir Sonraki Toplantı Tarihi: 26.10.2021
Toplantı Saati: 09:00-10:30
Toplantı Yeri: Belirlenecek Gündem: Bir sonraki toplantı gündeminin Recep ÖZTÜRK tarafından belirlenmesi.
