BİRLEŞTİRİLMİŞ SINIFLARDA ÖĞRETİM
7. Birleştirilmiş Sınıflı İlkokullarda Tutulacak Evrak, Dosya ve Defterler
Yrd. Doç. Dr. Ali Gurbetoğlu
www.agurbetoglu.com agurbetoglu@yahoo.com
7. Birleştirilmiş Sınıflı İlkokullarda Tutulacak Evrak, Dosya ve Defterler 7.1. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
7.2. Resmi Yazıların (Üst Yazıların) Biçimsel Özellikleri
7.3. İlköğretim Kurumlarında Tutulacak Defter Çizelge ve Dosyalar 7.4. İlköğretim Kurumlarında Yazışma Örnekleri
7.4.1. Göreve Başlama ve Ayrılma Yazısı 7.4.2. Okul Devir-Teslim Tutanağı
7.4.3. Okul Mührü Devir Teslim Tutanağı 7.4.4. Bayrak Devir Teslim Tutanağı
7.4.5. Gelen – Giden Evrak Kayıt Defteri 7.4.6. Zümre Öğretmenler Kurulu Tutanağı 7.4.7. Ek Ders Puantaj Cetveli
7.4.8. Öğrenci Künye Defteri
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK Bakanlar Kurulu Kararı : 18/10/2004-2004/8125
Resmî Gazete : 2.12.2004/25658
BİRİNCİ BÖLÜM
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
Madde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Madde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı
Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
7.1. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
• Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir
standart ve içeriği olan belgeleri,
c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları bilgileri,
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,
g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli
elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
• Madde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
• Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
• Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
• Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir,
dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
• Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e- posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.
• Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Nüsha sayısı
• Madde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
• Belge boyutu
• Madde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
• Yazı tipi ve karakter boyutu
• Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Resmî Yazıların Bölümleri, Başlık
• Madde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür.
Bu bölümde amblem de yer alabilir.
• Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
• İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır.
Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
• Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
• Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu
yazılır.
Sayı ve evrak kayıt numarası
• Madde 10 —Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.
• Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt
numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
• Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır.
• Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Tarih
• Madde 11 — Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.
• Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.
• Madde 12 — Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
Gönderilen makam
• Madde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.
• Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
• Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
• Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
• Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük,
unvan ise küçük harflerle yazılır.
İlgi
• Madde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
• "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
• İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
• İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.
• İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
• İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih
sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya
daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
• Madde 15 — Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.
• Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
• Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
• Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.
• Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
• Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
• Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.
• Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır.
Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların
kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
• Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
• Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
• İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
• Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
• Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
• Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.
• Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci
satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
• Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır.
• Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
• Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
• Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.
• Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
• Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
• Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli
elektronik imzası ile imzalar.
• Madde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
• Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
• Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da
"Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır.
Dağıtım
• Madde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır.
• Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
• Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı
dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
• "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır.
Paraf
• Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
• Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
• Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
• Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır.
• El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Koordinasyon
• Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır.
• İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
• Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
• İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
• Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
Gizli yazılar
• Madde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel
şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
• Madde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.
• Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.
• Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
Sayfa numarası
• Madde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir.
Aslına uygunluk onayı
• Madde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
• Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.
• DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
• Madde 27 — Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar.
• Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek için (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.
• Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.
• Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
• Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri
yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
• İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi
bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.
• Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
• Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
• "Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması
• Madde 29 — "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli"
ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
• Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
7.2. Resmi Yazıların (Üst Yazıların) Biçimsel Özellikleri Resmi Yazıların Bölümleri
• Başlık: İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
T.C.
FATİH KAYMAKAMLIĞI
Atatürk İlköğretim Okulu Müdürlüğü
• Sayı ve Evrak Kayıt Numarası: Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
• Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.
• Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.
• Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi ( / ) işareti konulur.
• Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur. (Madde 10)
• Sayı: 43215159-900/156
• Sayı: 43215159-903.02-157
FATİH KAYMAKAMLIĞIT.C.
Atatürk İlkokulu Müdürlüğü ---
--- ---
Sayı: 43215159-903.02-157
Tarih:
• Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına ( / ) işareti konularak yazılır. (Madde 11 )
• 24/11/2013 Konu:
• Konu, sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki
“T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
• Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. (Madde 12) Gönderilen Makam:
• Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.
• Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
• Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer huşular parantez içinde küçük
harflerle ikinci satıra yazılır.
7.3. İlköğretim Kurumlarında Tutulacak Defter Çizelge ve Dosyalar
a) Defterler:
1- Öğrenci geçici (aday) kayıt defteri, 2- Sınıf ders defteri ve yoklama fişi, 3- Nöbet defteri,
4- Öğretmen devam-devamsızlık defteri, 5- Öğretmen ve personel izin defteri, 6- Zimmet defteri,
7- Sınıf geçme defteri, 8- Diploma defteri,
9- Öğretmenler Kurulu karar defteri,
10- Zümre ve şube öğretmenler kurulu karar defteri,
11- Öğrenci Davranışları Değerlendirme Kurulu Karar Defteri, 12- Sınıf kitaplık defteri,
13- Ana sınıfı karar defteri, 14- Ana sınıfı işletme defteri, 15- Avans defteri,
16- Beslenme ve ambar defteri, 17- Ödenek defteri,
b) Çizelge ve dosyalar:
1. Öğretmen Not Çizelgesi, 2. Not cetveli,
3. Brifing dosyası,
4. Personel şahıs dosyaları,
5. Aylık, ücret ve eğitim ödeneği
bordrolarının onaylı örnekleri dosyası, 6. Harcama evrakı (asıl ve örnekleri)
7. Okula gelen ve giden yazılar dosyası (Desimal sisteme göre)
8. Gizli yazılar dosyası, 9. Sivil savunma dosyası,
10. Satın alma işleri ile ilgili karar dosyası,
11. Sosyal etkinlikler dosyası,
12. Milli bayramlar, belirli gün ve haftalar dosyası,
13. Şube, Zümre öğretmenler ve Öğretmenler Kurulu toplantı tutanakları dosyası,
14. Taşımalı eğitim dosyası, 15. Veli toplantı dosyası,
16. Norm kadro uygulama dosyası, 17. Genelge dosyası,
18. Teftiş dosyası.
Not:
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu / Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile Millî Eğitim Bakanlığına Bağlı Okul Pansiyonları Yönetmeliğinin gerektirdiği defter, dosya ve belgeler tutulur.
• Yukarıdaki defter, çizelge ve dosyalar okulların özelliğine göre tutulur.
• Her kurumda olduğu ilkokullarda da, başta eğitim kurumları olmak üzere pek çok kurumla yazışma yapma ihtiyacı ortaya çıkar.
• Bunların başında Milli Eğitim Müdürlükleriyle yapılan yazışmalar gelmektedir.
• Eğitim kurumları dışında her türlü kurumsal, özel veya tüzel kişiliklerle yazışmalara da gerek duyulabilir.
• Bu yazışmaların usulüne uygun şekil ve içerikte olması önem arzeder.
• Yapılacak her türlü yazışmanın örneklerinin oluşturulması hem imkansız hem de gereksizdir.
• Yazışmaların genel esasları bilindikten sonra her türlü resmi yazışmaların kolaylıkla yapılması mümkündür.
• Burada sıkça kullanılan bazı yazışma örnekleri üzerinde durulmuştur.
• Ayrıca çeşitli vesilelerle tutulması gereken tutanaklar hakkında kısa açıklamalar eşliğinde örnekler sunulmuştur.
7.4. İlköğretim Kurumlarında Yazışma Örnekleri
• Herhangi bir okulda, gerek göreve başlayan ve gerekse görevden ayrılan
öğretmenlerin bağlı bulunulan İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bildirilmesi gerekir.
• Bu bildirim okul müdürünün görevlerindendir.
• Okul müdürü bu amaçla "Göreve Başlama ve Ayrılma Formu" doldurur ve keyfiyet bir üst yazı ile ilgili birime bildirir.
• Bildirim yazısında ilgili öğretmenin fiilen göreve başladığı veya görevden fiilen ayrıldığı tarih belirtilir.
• Bu yazıya, doldurulan "Göreve Başlama ve Ayrılma Formu" eklenir.
• Formdaki "Kimlik Bilgileri" bölümü doldurulur.
• Daha sonra, göreve başlayan için "Göreve Başlama Bilgileri" bölümü, görevden ayrılanlar için "Görevden Ayrılma Bilgileri" bölümü doldurulur.
• Bu forum yazılan üst yazıya eklenerek bağlı bulunulan İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne gönderilir.
7.3.1. Göreve Başlama ve Ayrılma Yazısı
7.4.1. Göreve Başlama ve Ayrılma Yazısı
FATİH KAYMAKAMLIĞIT.C Atatürk İlkokulu Müdürlüğü
Sayı : Okulun Desimal Kodu-903.02.01-[TC Kimlik No]- 01/01/2016 Konu : Öğrt……….’nin Göreve Başlaması
• Bir okula ataması yapılan herhangi bir öğretmenin atandığına ilişkin bir yazı, İlçe Kaymakamlığınca ilgili okul müdürlüğüne bir yazı ile bildirilir.
• Bu yazı, ilgili öğretmenin göreve başlama durumunun bildirilmesini talep anlamındadır.
• Bu yazıya cevaben, ilgilinin göreve başlama durumunu belirten bir yazı ile cevap verilir.
• Aşağıda bu duruma ilişkin yazı örnekleri sunulmuştur:
FATİH KAYMAKAMLIĞIT.C.
Atatürk İlkokulu Müdürlüğü
SAYI : ……….-903.02.01- ……… 01/01/2016 KONU: Göreve Başlama
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE FATİH İlgi: İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünün …………. tarih ve ……….. sayılı yazısı.
Aşağıda kimlik bilgileri yazılı ………..‘ın göreve başlama durumu aşağıya çıkarılmıştır.
Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim.
……….
Okul Müdürü
FATİH KAYMAKAMLIĞIT.C.
Atatürk İlkokulu Müdürlüğü
SAYI : ……..903.06.02- …………. 01/01/2016 KONU: Görevden Ayrılma
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE FATİH
İlgi: İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünün …………. tarih ve ……….. sayılı yazısı.
Aşağıda kimlik bilgileri yazılı ………..‘ın görevden ayrılma durumu aşağıya çıkarılmıştır.
Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim.
……….
Okul Müdürü
KİMLİK BİLGİLERİ
T.C. KİMLİK NUMARASI MEBSİS NUMARASI ADI SOYADI
BRANŞI
GÖREVE BAŞLAMA BİLGİLERİ
ESKİ GÖREV YERİ VE ÜNVANI AYRILMA TARİHİ
YENİ GÖREV YERİ VE ÜNVANI BAŞLAMA TARİHİ
AYRILMA BİLGİLERİ
AYRILDIĞI KURUM AYRILMA TARİHİ
AYRILMA NEDENİ ( ) Emekli
( ) İstifa (Çekilme) ( ) Göreve son verme
( ) Muvafakat (Bakanlık Dışı Kuruma Nakil) ( ) Askerlik
( ) İl Dışı Nakil ( ) İl İçi Nakil
GÖREVE BAŞLAMA VE AYRILMA FORMU
AÇIKLAMALAR 1- Kimlik Bilgileri:
• Formun birinci bölümündeki Kimlik bilgileri her türlü ayrılma ve başlamalarda mutlaka doldurulacaktır.
2- Göreve Başlama Bilgileri:
• İkinci bölüm sadece kendi okul ya da kurumda başlayan öğretmenler için doldurulacaktır.
• Burada dikkat edilecek husus, göreve başlayan öğretmenin önceki görev yerinden AYRILIŞ TARİHİ maaş nakil ilmuhaberine göre bu bölümdeki ayrılma tarihine mutlaka yazılacaktır.
• (3.bölüm boş bırakılacaktır.) 3- Ayrılma Bilgileri:
• Bu bölüm ise(Emeklilik, istifa, il dışı nakil vs. gibi herhangi bir nedenle)
• Her türlü ayrılma ve başlamalarda sebebi yukarıdaki kutucuklardan durumuna uygun olarak işaretlenecektir.
• Başlama ve ayrılmalar bu form ile 3 gün içinde düzenlenerek ilçelerde İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri Merkez ve Merkeze bağlı okul ve kurum müdürlükleri tarafından doldurularak acele İl Milli Eğitim Müdürlüğüne ulaştırılması sağlanacaktır.
900 Personelİşleri (Genel)
901 İş İstekleri
902 PersonelAlımı
01 Alım Talepleri
02 Alım İzinleri
03 Sınavlar
99 Diğer
903 Personel Özlükİşleri
01 İşe Giriş Belgeleri
02 Atamaİşleri
01 Asaleten
02 Vekaleten
03 Tedviren
03 Terfi veİntibak İşlemleri
01 Terfiİşleri
02 İntibak İşleri
7.4.2. Okul Devir - Teslim Tutanağı
TESLİM TESELLÜM BELGESİ
Yaz tatili nedeniyle köyden ayrılacağım için ……… Köyü İÖO, taşınır - taşınmaz malları ve ekte sunulan demirbaş eşyaları ile birlikte, köy muhtarı ………..’a tarafımca teslim edilmiştir. Bu tutanak tarafımızca tanzim edilerek imza altına alınmıştır.
01/07/2016
Teslim Eden
………..
……….Köyü İ.Ö.O Müdür Yetkili Öğretmeni
Teslim Alan
……….
………..Köyü Muhtarı Şahit:
………Köyü İ.Ö.O Okul Aile Birliği Başkanı
Ek: 1 Adet, …. Maddeden oluşan demirbaş eşya listesi
7.4.3. Okul Teslim Etme Tutanağı
MÜHÜR:
• Kurum Mührü ve Beratı : Mevcut DEFTERLER:
• Harcamalara İlişkin Karar Defteri: var.
• İşletme Defteri: var.
• Personel Devam-Devamsızlık Defteri (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): …./…. Eğitim-öğretim yılı defteri yok.
• Gelen-Giden Evrak Kayıt Defteri (5 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Giden Evrak Zimmet Defteri: Yok
• Öğretmen Nöbet Defteri (3 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Var
• Öğretmen Çalışma Saatleri Devam Takip Defteri: Yok
• Öğretmenler Kurulu Karar Defteri (5 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok.
• Personel Sicil Defteri: Yok
• Personel İzin Defteri: Yok
• Yıllık Mazeret ve Sağlık İzin Onayları (3 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): İlsiste kayıtlı personel özlük dosyalarında yok.
• Ders Denetleme Defteri (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Ödenek Defteri: Yok
ÇİZELGE, DOSYA VE FORMLAR:
• Rehberlik ve Teftiş Dosyası/Defteri (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Maaş ve Ücret Bordroları Onaylı Örnek Dosyaları (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır):
Hepsi yok
• Gizli Yazılar Dosyası (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• İnceleme ve Soruşturma Dosyası (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Harcama Belgeleri Dosyaları: Var
• İhale Dosyaları: Yok
• Öğretmen-Personel Özlük ve Sicil Dosyaları (Son görev yaptığı yerde 66 yaşa kadar): Yok
• Personel Stajyerlik Dosyası (5 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Personel Stajyerlik Onayları (15 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• İdari Davalar Dosyası (10 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Taşınır Mallar Dosyası (5 Yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Okul Aile Birliği Dosyası: Karar defteri, işletme defteri, harcama belgeleri dosyası var.
• Okul Servisleri Kiralama ve Denetim Dosyası:
• Kiralama Karar Tutanağı : var,
• Kiralama Sözleşmesi : yok,
• İkametgah : yok,
• Sabıka Kaydı : yok,
• Sağlık Raporu : yok,
• Kimlik Fotokopisi : yok,
• Ehliyet Fotokopisi : var,
• Motorlu Araç Tescil belgesi : var,
• Okul Servis Araçları Güzergah Kullanım İzni : var,
• Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortası : var,
• Yemek Şirketi Yeterlilik Belgeleri ve Denetim Dosyası : Yok, Teklifler imzasız ve kaşelenmemiş.
• Sivil Savunma Dosyası (Tedbir Planı ve Sabotaj Planı Bilgileri) : Yok
• Tatbikat Dosyası (Yangın ve Deprem Tatbikat Bilgileri) : Yok
• TKY Dosyası : Yok
• Okul Öncesi Eğitim Başvuru Formları : Var
• Acil Durumlarda Başvuru Formları : Yok
• Ücretsiz Kaydı Yapılan Çocuklara İlişkin Belgeler : Yok
• Seçici Komisyon Kararları ve Tutanakları : Yok
• Tahmini Bütçe Formu: Var
• Brifing Dosyası (1 yıl süreli saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• Elektrik Şeması: Yok
• Çalışanlarla İlgili Sözleşmeler ve Sigorta Takip Dosyası: Yok
• Eğitim ve Öğretimle İlgili Seminer, Yarışma ve Benzeri Faaliyetlerle İlgili Fotoğraf,
Albüm, Slayt, Ses ve Görüntü Bantları (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): Yok
• KURUM BİLGİLERİ:
• Bina Yapım Belgeleri: Yok
• Okul Açma Onayı (Süresiz saklanacak Arşiv Evrakıdır): Var
• Okul Vergi No:
• MEBBİS Kullanıcı Adı ve Şifresi :
• E-Okul Kullanıcı Adı ve Şifresi:
• MEB E-Posta Kullanıcı Adı ve Şifresi:
• WEB sitesi Kullanıcı Adı ve Şifresi: Yok
• Resmi WEB Sitesi Kullanıcı Adı ve Şifresi: Yok
• Kurum SSK Sicil No’ları Kullanıcı Adı ve Şifresi:
• Kurum SSK Sicil No’ları ve Borç Durumları:
• Okul Banka Hesap No’ları:
• Ek ders Onay: Yok
• Sosyal Tesisler: Kasım ayı yapılmamış.
• Öğretmenler Kurulu Karar Defteri: Defter yazılmamış.
• Veli Toplantısı Dosyası: Yok
• Değerler Eğitimi: Yok
• Vergi Borcu: Yok
• Tefbis Sistemine Giriş: Sisteme aile birliği ve okul adına hiçbir bilgi girişi yapılmamıştır.
• Süt izni veli girişleri ve diğer girilmesi gereken bilgiler girilmemiştir.
• Çocuk Kulubü Onayının alınmadığı görülmüştür.
Yukarıda yazılı ….. Maddeden oluşan, kurum mührü, beratı, defterler, çizelge-dosya ve formlar ve kuruma ait bilgiler Kurum Müdür Vekili
……… tarafından karşılarında beyan edildiği üzere sayımı ve kontrolü yapılarak eksiksiz teslim edilmiştir / teslim alınmıştır.
Teslim Eden
………..
……….Köyü İ.Ö.O Müdür Vekili
Teslim Alan
……….
………..Köyü Müdürü Şahit:
………Köyü İ.Ö.O Okul Aile Birliği Başkanı
7.4.4. Okul Mührü Devir Teslim Tutanağı
MÜHÜR VE MÜHÜR BERATI DEVİR-TESLİM TUTANAĞI
Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü’ne Seri: .. No:….
kütük numarası ile kayıtlı ……….. İlkokulu Müdürlüğü’ne ait mühür, beratıyla birlikte teslim edilmiştir.
İşbu tutanak tarafımızca düzenlenip imzalanmıştır.
…/../2016
………….. …………..
Teslim Eden Teslim Alan
7.4.5. Bayrak Devir Teslim Tutanağı
TUTANAK
18 Temmuz 1999 tarih ve 23759 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 14 Temmuz 1999 tarih ve 4409 sayılı kanun çerçevesinde, 18 Temmuz 1999 Tarihinden itibaren "Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Türk Bayrağı Sürekli Çekili Bulundurulur" hükümleri gereğince, …………..…… Köyü İlköğretim Okulu müdürlüğüne ait gönderdeki bayrağın sürekli çekili bulunması, Türk Bayrağının yaz tatili süresince yağmur, güneş, rüzgar vb.
dış etkenler nedeniyle, "Türk Bayrağı Kanununun YASAKLAR başlıklı 7. maddesinde ifade edilen: Bayrağın renginin solması, delinmesi, kirlenmesi, saçaklarının sökülmesi ve layık olduğu manevi değerini zedeleyecek bir durumun arz etmesi" halinde …………
Köyü Muhtarı ……….. tarafından gönderden indirilerek, göndere yeni bir Türk bayrağı çekilmesi hususu tanzim edilen tutanakla imza altına alınmıştır.
01/07/2016 Teslim Alan
……….
………..Köyü Muhtarı Şahit:
………Köyü İ.Ö.O Okul Aile Birliği Başkanı Teslim Eden
………..
……….Köyü İ.Ö.O Müdür Yetkili Öğretmeni
Şifreler
Kurum Kodu DETSİS e-okul şifre
MEBBİS TEFBİS Kullanıcı
TEFBİS Şifre
MEB E-POSTA Kullanıcı Adı …….@meb.k12.tr MEB E-POSTA Şifre
Wİ-Fi Şifresi
SINIF SINIF MEVCUDU GEÇEN KALAN
ERKEK KIZ TOPLAM ERKEK KIZ TOPLAM ERKEK KIZ TOPLAM
1.
2.
3.
4.
İLİ : İSTANBUL İLÇESİ : Eyüp
OKULU : Pirinçlik Köyü İ.Ö.O
PİRİNÇLİK KÖYÜ İLKÖĞRETİM OKULUT.C 2015-2016 ÖĞRETİM YILI
SINIF GEÇME DEFTERLERİ
7.4.6. Gelen – Giden Evrak Kayıt Defteri
• Tüm kurum ve kuruluşlar kendilerine gelen ve gönderilen resmi yazıları belirli esaslara göre kayıt altına alarak arşivleyip saklarlar.
• Bunun nedeni evrak dolaşımını kontrol edebilmek ve birbiriyle ilgili yazışmalarda önceki evrak bilgilerine ulaşabilmektir.
• Evrak kayıt defterlerine, ilgili evrakı ve o evrakın dağıtım, gönderilme bilgilerini tanımlamak amacıyla gerekli olan minimum bilgiler tutulur.
• Bu amaçla kurum ve kuruluşun her biriminde ve dış yazışmalar (diğer kurum ve kuruluşlarla yapılan) için evrak kayıt defterleri tutulur.
• Gelen evrak için “Gelen Evrak Defteri”, giden evrak için de “Giden Evrak Defteri”
tutulmalıdır.
• Bu defterlere kaydedilen belgeler için de “Gelen Evrak Dosyası” ve “Giden Evrak Dosyası”
olmak üzere ayrı ayrı dosyalar düzenlenir.
• Gönderilen veya gelen evrak ilgili deftere bu bilgilerle kaydedildikten sonra arşivlemek amacıyla gelen veya giden evrak dosyasında uygun şekilde yerleştirilerek muhafaza edilir.
• Gelen – Giden evrak defterlerine kaydedilmesi gereken kısa bilgiler şunlardır:
• Gelen Evrak Defteri İçin:
Kayıt No:
• Yazının evrak kayıt defterinde aldığı sıra numarasıdır. Bu numaralar her yeni yılda tekrar 1’den başlatılır.
Kayıt Tarihi:
• Evrakın deftere kayıt tarihidir.
Gelen Evrakın Konusu:
• Evrakta belirtilen, yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu bölümü yazılır.
Gönderen Makam:
• Evrakı gönderen kurum/kuruluş ya da kişiyi belirten bölümdür.
Gelen Evrak No:
• Evrakı gönderen birimin giden evrak defterindeki evrakın kayıt numarasıdır.
Gelen Evrak Tarihi:
• Evrakın üzerinde yazılı olan evrakın gönderim tarihidir.
Gelen Evrakın Eki:
• Evrakın sahip olduğu ek sayısı belirtilir.
Gelen Evrak Kayıt Defteri
Sıra No. Evrakın Nereden
Geldiği
EVRAKIN
Özeti
Verilen Cevabın
Giden Kayıt Def.No.
Tarihi No. Cinsi İlişiği
Tarihi No.
1
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
EYÜP / İST 02.01.2016 ……/15 Yazı Ek:1 Öğretmen Hasan’ın atanmasına ilişkin yazı
04.01.2016 …../1 1
2 “ 15.01.2016 230/17
4 “ Ek:1
Ek:2 Hizmetiçi Eğitime alınacak öğretmenler 3
• Giden Evrak Defteri için:
Kayıt No:
• Yazının evrak kayıt defterinde aldığı sıra numarasıdır.
Gönderilen Yerler:
• Evrakın gönderildiği kurumların/kuruluşların ya da kişilerin belirtildiği bölümdür.
Kayıt Tarihi ve Numarası:
• Evrakın deftere kayıt tarihi ve numarasıdır.
Cinsi:
• Evrakın ne tür bir belge olduğudur.
Konusu:
• Gönderilen yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu bölümü yazılır.
Eki:
• Gönderilen evrakın sahip olduğu ek sayısı belirtilir.
Özeti:
• Evrakın ne hakkında olduğu belirtilir.
Sıra No. Evrakın Nereye
Gittiği
EVRAKIN
Özeti
Alınan Cevabın
Gelen Kayıt Def.No.
Tarihi Cinsi No.
İlişiği
Tarihi No.
1 Defterdar İlkokulu Müdürlüğü
EYÜP / İST. 04.01.2016 Nakil …../1 --- Öğrenci Ahmet’in nakli.
2 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
FATİH / İST 16.01.2016 Yazı ……/2 Ek:1 Öğretmen Mehmet’in Göreve başlama yazısı
Giden Evrak Kayıt Defteri
7.4.7. Öğretmenler Kurulu Toplantısı
2015-2016 Eğitim-öğretim Yılı Atatürk İlkokulu
Öğretmenler Kurulu Toplantı Tutanağı
• Toplantı Tarihi : 02/09/2015
• Toplantı Saati : 10.00
• Toplantının Yapıldığı Yer : Öğretmenler Odası
• Toplantıya Katılanlar : ………. (Okul Müdür Vekili)
• ………. (Sınıf Öğretmeni)
• ………. (Sınıf Öğretmeni)
• Gündem:
1. Açılış ve yoklama
2. Saygı duruşu ve istiklal marşı 3. Toplantı yazmanlarının seçimi
4. Okul müdürünün açılış konuşması, bir önceki öğretim yılının değerlendirilmesi 5. Gündem maddelerinin ve başlıkların okunması
6. İlköğretim yönetmeliğinin önemli maddelerin incelenmesi
7. 657 sayılı devlet memurlar kanunun ve disiplin yönetmeliğinin incelenmesi 8. 10.Ders yılı, ders süresi ve ders giriş-çıkış saatlerinin düzenlenmesi
11. Haftalık ders programlarının hazırlanması
12. Sınıfların tertibi, düzeni ve bulunması gereken dokümanlar hakkında görüşülmesi 13. Okulun fiziki durumunun ve sınıfların belirlenmesi hususlarının görüşülmesi
……….
………
23. Öğretmen-veli ilişkileri ve veli toplantıları hakkında görüşülmesi 24. Dilek ve temenniler
25. Kapanış
• 2015-2016 Eğitim-Öğretim Yılı I. Dönem Sene Başı Öğretmenler Kurulu Toplantısı, belirtilen yer ve tarihte yukarıda belirtilen gündem maddelerini görüşmek üzere, Okul Müdür Vekili ……….’nın başkanlığında ve belirtilen öğretmenlerin katılımıyla yapılmıştır.
1-2. Açılış ve yoklamanın ardından saygı duruşu yapıldı.
3. Toplantı yazmanı olarak öğretmen……….. belirlendi.
4-5. Okul müdürünün açılış konuşması ve bir önceki öğretim yılının değerlendirmesi sonrası gündem maddeleri okul müdürü tarafından okundu.
• Gündeme madde ekleme isteği olup olmadığını sordu. Madde ilavesi talebi olmadığından gündem maddelerinin görüşmesine geçildi.
• Okul müdürü, toplantının ilerleyen dakikalarında gündeme ilişkin öneride bulunmak isteyenlerin görüşlerini dilek ve temenniler faslında gündeme getirebileceklerini söyleyerek gündemin 6.
maddesine geçildi.
6. Okul müdürü, yeniden hatırlanması amacıyla İlköğretim Kurumlar Yönetmeliğinin sene başında
yapılması gereken işlemler ilişkin maddelerinden önemli bazılarını okuyarak, uyulması gereken kurallar hakkında açıklamalarda bulundu.
• Konu hakkında öğretmen ……. söz alarak ………..söyledi.
• Okul müdürü ……
7.4.8. Öğrenci Künye Defteri
• Öğrenciler okula yazıldıkları zaman tutulmaya başlanan ve her öğrencinin kimliği ile ev
adresinin, velisinin, sınıfının, sınıf geçme durumunun, diploma ya da geçiş belgesine ilişkin bilgilerin işlendiği defterdir.
• Öğrenci kayıt kütüğü olarak da bilinir.
• İlköğretim Kurumları Yönetmeliği Madde 114: Her okulda öğrencileri kayıt etmek için örneğine uygun yeterince öğrenci künye defteri tutulur.
• Künye (Kütük) defterlerinin sayfalarının birleştiği yer, okul mühürü ile mühürlenir.
• Defterlere ilk sayfadan başlayarak sayfa numaraları yazılır ve defterin kaç sayfa olduğu belirtilerek onaylanır.
• Her sayfaya bir öğrenci kaydedilir. Ancak, herhangi bir nedenle okuldan ayrılan öğrencinin durumu deftere işlenerek kaydı silindikten sonra aynı sayfaya yeni bir öğrenci kaydedilebilir.
• Herhangi bir nedenle yıpranan öğrenci künye defteri okulun bağlı bulunduğu il veya ilçe millî eğitim müdürlüğünden onay alınarak yeni deftere işlenir ve eski defter saklanır.
Kütük Örneği
ÖĞRENCİNİN NÜFUSA KAYITLI OLDUĞU Yıl Sonu Başarı Ortalaması
Okul No Adı Soyadı Baba adı Anne adı Doğum Yeri ve Tarihi İli-İlçesi Mah/Köy Cilt No Sayfa No Kütük Sıra No Ver.Nüf.İd Cüzdan Kimlik No Veriliş Tarihi Yeni kayıt/Nakil Geldiği Okul Getirdiği Öğrenim Belgesi Tarih ve nosu Veli Adı Soyadı Adresi Kabul Edildiği Sınıf Kayıt Tarihi 1.sınıf 2.sınıf 3.sınıf 4.sınıf Ağırlıklı Y.S.B.Ort. Kaldığı Öğretim Yılı
1 PİO PİO PİO pio
1 1 1 1 1
P: Pekiyi İ : İyi O: Orta
