Açık İhale İş Akışı
BİRİMİ Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
İŞ AKIŞ SORUMLULARI Satın Alma İşleri Sorumlusu, Tahakkuk İşlemleri Sorumlusu, Taşınır Kayıt Yetkilisi, Satın Alma ve Tahakkuk Şube Müdürü, Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi
İŞ AKIŞ PAYDAŞLARI Akademik ve İdari Birimler, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İŞ AKIŞ TOPLAM SÜRE 43 Gün
İŞ AKIŞ TANIMI
4734 Sayılı Kanunda belirtilen hallerde Daire Başkanlığının ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarında bütün isteklilerin teklif verebildiği ihale usulüdür.
İŞ AKIŞ GİRDİLERİ
• İhtiyaç Talep Yazısı, Teknik Şartname İŞ AKIŞ ÇIKTILARI
• Ödeme Emri ve Ekleri İLGİLİ YASA VE YÖNETMELİKLER
• 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu İŞ AKIŞ ADIMLARI
• Daire Başkanlığının alt birimleri ya da Üniversitenin digger birimlerinden İhtiyaç Talep Yazısı ve Teknik Şartnamesi Daire Başkanlığımıza gelir,
• Yeterli ödenek olup olmadığı kontrol edilir,
• Yeterli ödenek yok ise alım gerçekleşmeş, ödenek istenir,
• Üst Yönetici Onayı, Komisyon Oluşturulması Oluru alınır,
• Yaklaşık Maliyetin Tespiti yapılır,
• İhale Onay Belgesi düzenlenir ve İhale Yetkilisince onay verilir,
• İhtiyaç Raporu oluşturulur (EKAP),
• İhale kayıt numarası alınır (EKAP),
• İhale Dokümanları hazırlanır (EKAP),
• İhale İlanı yapılır (www.ilan.gov.tr),
• İhale Komisyonu kurulur (EKAP) ve üyelere bildirim yapılır,
• İsteklilere İhale Dokümanı satılır ya da İstekliler EKAP üzerinden dökümanı indirir,
• Teklif zarfları alınır, İhale Komisyonuna teslim edilir,
• Teklifler değerlendirilir (EKAP) ve tutanakların sekretaryası yapılır,
• Komisyon Kararı ile en avantajlı 1. ve 2. firmanın teyidi EKAP üzerinden alınır, ihale komisyon kararına eklenir,
• Karar İhale Yetkilisince onaylanmazsa reddedilme gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale iptal işlemleri gerçekleştirilir ve karar ilgililere tebliğ edilir,
• Karar İhale Yetkilisince onaylanırsa İhaleye Katılan Firmalara Kesinleşen İhale kararı bildirilir, itiraz süreci başlar,
• Mal- Hizmet alımları için teklif edilen bedel eşik değerden yüksek olanların itiraz süresi sona erdikten sonra, ihale işlem dosyası 3 gün içerisinde Ön Mali Kontrol için SGDB’na gönderilir,
• İtiraz yoksa İhale uhdesinde kalan firma sözleşmeye davet edilir.
• Kesin teminat, Sözleşme Karar Pulu, Damga Vergisi ve limitlerin üstünde ise KİK payı ödendi makbuzu ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 10.maddesinde istenen belgeler ile birlikte sözleşme imzalanır,
• Mal Alımında Muayene Kabul Komisyonu, Hizmet Alımında Kontrol Teşkilatı oluşturulur,
• Mal yada hizmet alımı yapılır,
• Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağı düzenlenir,
• Alımı yapılan malın veya hizmetin kabulü yapılır,
• İlgili firma faturayı düzenleyip idareye teslim eder,
• Ödeme miktarı ve işin niteliğine göre Sigorta ve Vergi Borcu sorgulaması yapılır,
• Harcama Yetkilisi Onayı alınır,
• İşlem ödeme emri belgesine bağlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
PERFORMANS GÖSTERGELERİ
• Hatasız ve sorunsuz yapılan ihale.
AÇIKLAMA VE KISALTMALAR
SKSDB : Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı TİF : Taşınır İşlem Fişi
SGDB : Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı KİK : Kamu İhale Kurumu
EKAP : Elektronik Kamu Alımları Platformu İK : İhale Komisyonu
HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN
Ferat KAYA V.H.K.İ
Mustafa YILDIZ Bilgisayar İşletmeni
Murat ALTUNTAŞ Daire Başkanı
İŞ AKIŞ ŞEMASI
SORUMLU İŞ AKIŞI
İhale Komisyonu Kurulur (EKAP) ve üyelere bildirim yapılır
DÖKÜMANLAR SÜRE
SKSDB
1 Gün
SKSDB SKSDB SKSDB
SKSDB’nın alt birimleri ya da Üniversitenin diğer birimlerinden İhtiyaç Talep Yazısı ve Teknik Şartnamenin
SKSDB’na gelmesi
SKSDB 1 Gün Talep Yazısı
Teknik Şartname
Yeterli Ödenek Var
Mı?
Alım Gerçekleşmez, ödenek istenir.
Üst Yönetici Onayı, Komisyon Oluşturulması
Oluru Alınır.
Yaklaşık Maliyetin tespiti yapılır
Hayır Evet
İhale Onay Belgesi düzenlenir ve İhale Yetkilisince onay verilir.
SKSDB
İhtiyaç Raporu oluşturulur (EKAP)
İhale kayıt numarası alınır (EKAP)
İhale Dokümanları hazırlanır.(EKAP)
1 Gün
İhale Onay Belgesi
İhale Yöntemine (4734/
13.maddesine göre) ve Yaklaşık Maliyete Paralel
İhale İlanı
SKSDB İhale İlanı yapılır (www.ilan.gov.tr) 3 Gün
SKSDB
SKSDB
SKSDB
3 Gün
1 Gün
3 Gün
1 Gün 1 Gün
İhale Komisyonuna teslim edilir
Teklifler değerlendirilir ve tutanakların sekretaryası yapılır.
Teklif zarfları alınır. Teklifler
İsteklilere İhale Dokümanı satılır ya da İstekliler EKAP üzerinden döküman indirir.
2 Saat SKSDB
Mal - Hizmet alımları için teklif edilen bedel eşik değerden yüksek olanların itiraz süresi sona erdikten sonra, ihale işlem
dosyası 3 gün içerisinde Ön Mali Kontrol için SGDB’na gönderilir.
İtiraz süreci başlar Karar İhale Yetkilisince
onaylandı mı ? Hayır
Evet Komisyon Kararı ile en avantajlı 1. ve 2. firmanın teyidi EKAP
üzerinden alınır, ihale komisyon kararına eklenir.
İhaleye Katılan Firmalara Kesinleşen İhale kararı
bildirilir
İhale Karar Yazısı Reddedilme
gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale
iptal işlemleri gerçekleştirilir ve karar
ilgililere tebliğ edilir.
SKSDB 5 Gün
SKSDB
1 Gün
4 Gün SKSDB
İtiraz yoksa İhale uhdesinde kalan firma sözleşmeye davet edilir.
Kesin teminat, Sözleşme Karar Pulu, Damga Vergisi ve limitlerin üstünde ise KİK payı ödendi makbuzu ve 4734 sayılı
Kamu İhale Kanununun 10.maddesinde istenen belgeler ile birlikte sözleşme imzalanır
SORUMLU SÜRE DÖKÜMANLAR
SKSDB 2 Gün
İŞ AKIŞI
SKSDB SKSDB
İK
1 Gün
Ödeme miktarı ve işin niteliğine göre Sigorta ve Vergi Borcu sorgulaması yapılır.
Mal yada hizmet alımı yapılır.
Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağı düzenlenir.
İlgili firma faturayı düzenleyip idareye teslim eder.
Hizmet İşleri Kabul Tutanağının düzenlenmesi SKSDB
Ödeme Emri ve Ekleri
SKSDB 6 Gün
Muayene ve Kabul Komisyonu
Tutanağı Mal yada hizmette tespit edilen
eksiklik ve aksaklıklar firmaya bildirilir.
Alımı yapılan malın kabulü yapılır.
TİF Düzenlenir
İşlem ödeme emri belgesine bağlanarak SGDB’na gönderilir
Ödeme Emri Onayı Harcama Yetkilisinin Onayı Alınır.
1 Gün Alımı yapılan Hizmetin kabulü yapılır
SORUMLU İŞ AKIŞI SÜRE DÖKÜMANLAR
1 Gün 3 Gün
1 Gün
1 Gün SKSDB
SKSDB
SKSDB
SKSDB
SKSDB
1 Gün SKSDB
