• Sonuç bulunamadı

Başarılı Proje Yönetim Örneği: Maliye Bakanlığı (KBS)

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Başarılı Proje Yönetim Örneği: Maliye Bakanlığı (KBS)"

Copied!
41
0
0

Yükleniyor.... (view fulltext now)

Tam metin

(1)

Başarılı Proje Yönetim Örneği:

Maliye Bakanlığı (KBS)

Mahmut VAROL – Daire Başkanı Maliye Bakanlığı

2 Ekim 2013

TÜBİTAK

(2)

SUNUM PLANI

Sunum Planı

Proje ve Proje Yönetimi

Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi

Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri

Sonuç ve Değerlendirme

(3)

Proje ve Proje Yönetimi

(4)

Proje ?

“Benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimidir”

“Tanımlanmış süre ve bütçe içinde, istenen özelliklere göre tamamlanması gereken, bir hedef ya da amacı olan özgün, karmaşık, birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür”.

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(5)

Proje

Özgün Yeni bir hizmet, ürün çıktısı,

Geçici  Başlangıcı ve bitişi belli,

Bütçe ve hedef…

unsurlarını içermelidir…

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(6)

Program ; birden fazla Projeyi içeren ve koordineli yürütülen Projeler bütününü,

Portföy ; kurumsal amaç ve hedefler

doğrultusunda koordineli olarak yürütülen birden fazla program ve projeler bütününü,

Operasyonel faaliyet ; hayata

geçirilmiş, uygulanmakta olan ve tekrar eden faaliyetlerdir.

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(7)

Proje Yönetimi ?

Projenin amacına ulaşması için gerekli tüm bilgi, araç, gereç ve tekniklerin proje

faaliyetlerinde kullanılması ve bu yönde yapılan faaliyetler bütünüdür.

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(8)

Proje Yönetimi

Proje Yönetiminin Temel İşlevleri:

1. Projenin tanımlanması

2. Projenin planlanması

3. Proje sürecinin kontrolü

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(9)

Proje Yönetimi

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler ;

- Kapsam - Kalite

- Zaman - Kaynaklar

- Maliyet - Risk

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(10)

Proje Yönetimi

Proje Yaşam Çevrimi

Başlangıç / Tanımlama

Planlama

Uygulama

Kapanış

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ

(11)

KBS

Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi

(12)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

 Muhasebe sistemini kurmak, uygulamaya yön vermek

Muhasebe sistemi

 Muhasebe hizmetlerini yürütmek

Muhasebe hizmeti

 Muhasebe yetkililerini sertifikalandırmak

Sertifikasyon

 Döner sermaye işletmelerinin mali işlemlerine yön  vermek

Döner sermaye

 Kesin hesap kanun tasarısını hazırlamak

Kesin hesap

 Mali istatistikleri derlemek ve yayınlamak

Mali istatistikler

(13)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

Maliye Bakanlığı içinde  ilk bilgi işlem çalışmaları  Genel Müdürlüğümüzde  mekanik muhasebe  makineleri ile  başlamıştır 1952

Saymanlık Otomasyon   Projesi ( SAYOTO)  başlamıştır

Saymanlıkların  tümünde say2000i  uygulama yazılımı  kullanılmaya  başlamıştır.

İnternet 

üzerinden çalışan  KBS uygulamaları  geliştirildi.

Harcama Yönetim  Sistemi (HYS)  kullanıma  başlamıştır.

say2000i projesi  çalışmaları  başlatılmıştır 1999

Devlet Memurlarının  Maaş hesapları  sistemimiz üzerinden  hesaplanmaya  başlamıştır.

2006

Kamu Elektronik  Ödeme Sistemi  geliştirildi 2010

2008 2012

1985 2001

(14)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

2000- Türkiye Kalite Derneği (KALDER) tarafından düzenlenen Yılın Başarılı Ekibi yarışmasında büyük ödül alınmıştır.

2002- Capital Dergisi ve Siemens Business Services (SBS) Türkiye tarafından düzenlenen “2002 Türkiye'nin e-Dönüşüm Liderleri“ proje

yarışmasında say2000i projesi "Kamu" kategorisinde birincilik ödülü almıştır.

2006- Başbakanlık tarafından düzenlenen Kaynakların Etkin Kullanımı ve Maliyetleri Düşürme Projesi kapsamında Hizmetlerin Elektronik Ortamda Sunumu Yoluyla Maliyetlerin Düşürülmesi ve Vatandaş Memnuniyetinin Artırılması Başarı Ödülü kategorisinde “Ödeneklerin Elektronik Ortamda Aktarılması” projesi ikincilik ödülü almıştır..

2009 - 7. e-Türkiye (eTR) - Kamudan İş Dünyasına Kategorisinde

"GÜMKART Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi birincilik ödülünü almış, ve Kamudan Kamuya e-Hizmetler Kategorisinde "Kamu Personeli Maaş Otomasyon Sistemi projesi ilk üç arasına girmiştir. .

2010- "GÜMKART - Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi, Visa Europe tarafından "Türkiye’nin En Yaratıcı Kamu Ödeme Çözümü" özel ödülünü kazanmıştır.

2011- 9. e-Türkiye (eTR) - Kamudan Kamuya e-Hizmetler kategorisinde

"Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi" projesi birincilik ödülü

almıştır.

(15)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

(16)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

Kamu  Personel  Ödemeleri

Harcama  Yönetimi

Taşınır Kayıt  Yönetim 

Modülü

Muhasebe  Yönetimi

Döner  Sermaye

Mali 

İstatistikler

(17)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

Rakamlarla KBS

Harcama Birimi ~ 50.000

Muhasebe Birimi 1380

KULLANICI SAYILARI :  ~ 284.250

‐ Bütçe ve Kesin Hesap Raporları 287

‐ GümKart 364

‐ HYS ~ 86.000

‐ KEÖS ~ 4.600

‐ Personel Ödemeleri ~ 52.000

TKYS ~ 128.000

(18)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde istihdam edilen memurların bütün özlük bilgilerinin merkezi bir veri tabanında kayıt altına alındığı projedir. Bu proje sayesinde memur maaşlarının hesaplanmasında uygulama birliği sağlanmış, personel hareketliliği anlık takip edilebilir hale gelmiştir. Bu projeyle bilgi işlem teknolojilerinden azami ölçüde faydalanılarak hem idarelere hem de vatandaşa bilgi üretilmektedir.

1‐ KAMU PERSONEL HARCAMALARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ

(19)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 2‐ GÜM‐KART TAHSİLAT SİSTEMİ

Sistemin amacı, gümrük vergilerinin, nakit para yerine Güm-Kart adı verilen

elektronik para kartları ile tahsilinin gerçekleştirilmesidir. Proje hayata

geçirildikten sonra gümrük vergilerin tahsilatındaki prosedürlerde ve sürede

azalma yaşanmış, vergi tahsilatlarının otomatik olarak kayıt altına alınması

sayesinde hata riski ortadan kaldırılmıştır.

(20)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 3‐ KAMU ELEKTRONİK ÖDEME SİSTEMİ (KEÖS) 

Projeyle birlikte kamu ödeme ve tahsilatlarına ilişkin nakit, banka

hesaplarında günlük hesaplaşma yapılarak gün sonunda Merkez Bankası

hesaplarımızda toplanmaya başlandı. Böylece, muhasebe birimlerinde gereksiz

yere nakit kalmasının ve Hazine’nin yersiz borçlanmaya gitmesinin önüne

geçilmiş oldu. Nakit işlemlerinin Merkez Bankası üzerinden elektronik ortamda

gerçekleştirilmesiyle de ödemelerin hızlı ve en az hatayla yapılması sağlandı.

(21)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ 4‐ HARCAMA YÖNETİM SİSTEMİNİN (HYS) 

Geliştirilen sistem sayesinde merkezi yönetim kapsamındaki harcama

birimleriyle muhasebe birimleri arasında otomasyon sağlanarak, harcama

birimlerince düzenlenen ödeme belgeleri, elektronik ortamda muhasebe

birimlerine gönderilmeye başlandı. Böylece, kamu ödemelerinde veri bütünlüğü

sağlanarak, manuel işlemlerden kaynaklı ödeme ve muhasebe hataları en aza

indirildi.

(22)

KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

Sistemle sayesinde, döner sermayeli işletmelerin bütün mali işlemleri elektronik ortamda izlenmeye başlandı. Böylelikle, yöneticilerin sağlıklı, hızlı ve doğru karar vermelerine imkân veren, başta mali veriler olmak üzere mali verilere etki eden diğer verilere, raporlara, karşılaştırmalı sonuçlara ulaşmalarını sağlanmış oldu .

5‐ DÖNER SERMAYE MALİ YÖNETİM SİSTEMİ

(23)

Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri

(24)

1- Projeyi Başlatma ve Planlama

Planlama başarılamadığında aslında  başarısızlık planlanmış demektir. 

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(25)

1- Projeyi Başlatma ve Planlama

Proje planlamasının dört temel nedeni:

1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması 2. Projenin verimliliğinin arttırılması

3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın  geliştirilmesi

4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin  oluşturulması

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(26)

1- Projeyi Başlatma ve Planlama

Objektif Kriterlere Bağlı Proje Başlatma…

– Ar-Ge, Analiz…

– Projeye Uygun Ekip…

– Gerçekçi Takvim…

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(27)

2- Proje Kapsamının Belirlenmesi

Planlamaya etkisi…

Uygulama analizine etkisi…

Uygulamaya etkisi…

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(28)

3- Kurumsal Destek

• Alışkanlıklardan vazgeçme ve mevcudu değiştirme gayreti

• Yeniliklere açıklık

• Projenin katma değerine olan inanç

• Duygusal tepkilerle baş etme

• Ekip dışı birimleri projeyle ilişkilendirme

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(29)

4- Üst Yönetimin Desteği

• Projeye sahiplenme ve kararlılık…

• Koordinasyon…

• Devamlılık…

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(30)

5- Projenin Bütçesi

 Proje başlangıç maliyetinin hesaplanması…

 Öngörülemeyen maliyet artışlarının karşılanması…

Vizyonel altyapı yatırımlarının yapılmış olması da sonraki geliştirmelerin maliyetlerinin azaltılmasında etkili olmuştur.

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(31)

 Netlik…

 Talep – Fayda/Maliyet Analizi…

“hayır” diyebilme cesareti,

“evet” dedirtebilme kabiliyeti…

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

6- Sözleşme ve Talep Yönetimi

(32)

7- Proje Liderliği ve Beşeri Münasebetler

 Projeye uygun lider seçimi…

 Beşeri münasebetler…

 Güven duygusu…

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(33)

8- En Pahalı Kaynak “Tecrübe”

Tecrübe bir gözlüktür, onların sayesinde  ikinci defa daha iyi görürüz. 

(Henrik IBSEN)

Doğru kararlar tecrübeden gelir ama tecrübe kötü kararlardan oluşur.

(Will Rogers)

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(34)

9- Kurumlar Arası Entegre Projelerde Yönetim ve Koordinasyon

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

Ana koordinasyon biriminin seçimi…

Kurumsal taassup ve hiyerarşiden uzak yaklaşım…

Centilmenlik anlaşması…

Kurum üst yönetimlerince projenin sıkı takibi ve koordinasyon

desteği…

(35)

10- Mevzuat

 İş süreçlerine ilişkin mevzuat değişikliği ihtiyacı

 Tedariki zorlaştıran mevzuat kısıtı

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(36)

11- İnsan Kaynağı

Proje ekibinin niteliği ve niceliği

Nitelikli eleman temininde güçlük

Optimal kaynak kullanımı

Ataletten koruma, verimliliğini artırma

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(37)

12- Dokümantasyon

 Projenin büyüklüğü ve özelliği…

 Çıktı ve sonuç odaklılık…

 Süreç bağlantılarını yakalama…

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

(38)

13- Mükemmeliyetçi Yaklaşım

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ

En iyi, iyinin düşmanıdır. 

(Voltaire)

Her şeyi elde edebilirsin.

Ama aynı anda değil.

(Oprah Winfrey)

(39)

Sonuç ve Değerlendirme

(40)

SONUÇ VE DEĞERLENDİRME

İnsana yatırım…

İnanç…

Azim ve Kararlılık…

Yüksek Motivasyon…

(41)

Teşekkürler...

TÜBİTAK

Referanslar

Benzer Belgeler

2018 yılında, 97,2 milyar TL anapara ve 66,7 milyar TL faiz olmak üzere toplam 163,8 milyar TL tutarında borç servisi gerçekleştirilmesi,. borç servisinin 122,4

Cevap: Harcama biriminde her bir ödeme emri belgesini ifade eden tahakkuk işlem numaraları dört farklı durumda olabilirler. T durumu : Ödeme emri belgesi harcama

butonu tıklanır. İşlemlerinizi gerçekleştirmeniz için “Harcama işlem tipine” ilişkin ikinci ekran açılır..  “Satır Ekle” butonuna basılarak bu ekranda veri

  “ÖEB  Oluştur”  butonuna  tıklandıktan  sonra  ödeme  emri  belgesi  oluşturulmuş  olup   sistem  tarafından  bir  tahakkuk  iş  numarası  verilmiş

Merkezi Yönetim Mali İstatistikleri Bülteni, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 3/b maddesinde tanımlanan Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu kapsamındaki

Öğretim elemanlarının proje kapsamında yurt dışında görevlendirilmelerine ilişkin yurt dışı geçici görev yollukları ise Bilimsel Araştırma Projeleri

Cari yıl öncesinden gelen harcama belgesine istinaden 2021 bütçe yılı seçilerek oluşturulacak ödeme emirleri için ödeme emri giriş sayfasında açılan program,

Okullara veya okullara gidiş-geliş hizmeti veren mükelleflere ödenen taşıma (servis) ücretleri ile sürücü belgesi almak için sürücü kurslarına yapılan ödemeler de eğitim