İç Kontrol Sistemi
Giresun / 2021
SAĞLIK BAKANLIĞI MİSYON VE VİZYONU
• 5018 Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu
Madde 55- İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.
İç Kontrolün Tanımı
İç Kontrolün Amacı
5018 Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu Madde 56- İç kontrolün amacı;
a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,
d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) (Değişik: 22/12/2005-5436/10 md.) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamaktır.
İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi
5018 Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu
Madde 57- Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur.
Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır.
• İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar
Madde 5- İç kontrol standartları, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenir ve yayımlanır. İdareler, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.
Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilir .
İç Kontrol Standartları
• İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Madde 6- İç kontrolün temel ilkeleri şunlardır:
a. İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
b. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
c. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
d. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
e. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.
f. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
İç Kontrolün Temel İlkeleri
İç Kontrolün Tarihçesi
• İç kontrolün gündeme gelişi, 1970’lerin ortalarında Amerika’da Watergate savcısının konuya dikkat çekmesi ile olmuştur.
• Watergate araştırmalarının sonucunda 1977’de ana teması iç kontrol olan “Yabancı Yolsuzluk Kanunu” (Foreign Corrupt Practices Act) yürürlüğe girmiştir.
• 1985 yılında Hileli Mali Raporlama ile ilgili Treadway Komisyonu olarak da bilinen Ulusal Komisyon kurulmuş ve Komisyon tarafından Hileli Mali Raporlama konusunda bir rapor yayımlanmıştır.
• Raporda kontrol ortamı ile davranış ve yetki standartlarına vurgu yapılmış, iç kontrol kavramı için ortak bir anlayış ve kapsayıcı bir çerçeve oluşturulması ihtiyacı ile destekleyici kurumlara çağrıda bulunulmuştur.
• Komisyonun bu çağrısı sonucunda Destekleyici Kurumlar Komitesi (COSO) oluşturulmuştur.
• COSO mevcut kaynaklardaki iç kontrol ile ilgili eğilimleri birleştirerek etkinliğin değerlendirilmesi için geniş kapsamlı ve pratik kriterler geliştirmiştir.
• Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi (Comittee of Sponsoring Organizations of Treadway Comission–
COSO) çalışma grubu, 1992 yılında, COSO Modeli olarak bilinen İç Kontrol Bütünleşik Çerçeve Raporu’nu yayımlamıştır.
• COSO 2004 yılında Kurumsal Risk Yönetimi- Bütünleşik Çerçeve (Enterprise Risk Management - Integrated Framework) çalışmasını yayımlamıştır.
İç Kontrolün Tarihçesi
İÇ KONTROL SİSTEMİ MEVZUATI
5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve
Kontrol Kanunu 10.12.2003
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve
Esaslar 31.12.2005
Kamu İç Kontrol Standartları
Tebliğ 26.12.2007
Kamu İç Kontrol Standartlarına
Uyum Eylem Planı Rehberi
04.02.2009
Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum
Genelgesi
02.12.2013 Kamu İç
Kontrol Rehberi 07.02.2014
Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına
Uyum Genelgesi
02.12.2013
Piramidin en geniş alanı Kontrol Ortamındadır. İç
Kontrolün temelidir. Görev tanımlarının, süreçlerin, iş akışlarının imza onay mercilerinin belirlendiği; ortamın kontrol altına alınması amacıyla tanımlandığı alandır.
İkinci bileşen olarak tüm süreçlerdeki risklerin belirlendiği alandır. Kontrol ortamı tanımlanmadan Risk Değerlendirme yapılamaz.
Riskler belirlendikten sonra risklere karşı alınacak önlemlere yönelik faaliyetler Kontrol Faaliyeti olarak tanımlanmaktadır.
Piramidin sağında ve solunda yer alan Bilgi ve İletişim tüm faaliyetlerde yer almakta olup, doğru bilgi doğru kişiye ve zamanında aktarılması önemlidir.
İzleme piramidin en tepe noktasıdır, piramit içindeki bütün iş ve işlemleri kapsar. Üst Yöneticinin karar alma mekanizmasında rol alır.
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI
Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak.
Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini sağlamak.
Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini sağlamak.
Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini sağlamak.
Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamak.
İç kontrol; Evrakların Kontrolü değildir. Ne kadar kontrol”
sahibi olduğumuzla ilgilidir.
İç kontrol sadece belirli evrakların, kişilerin veya olayların kontrol edilmesi demek değildir.
İç kontrol, varılmak istenen hedefe doğru gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar “kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir.
İç kontrol; Amaç değildir. İdareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez.
Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar.
İç kontrol; statik bir sistem değildir.
Kaynak Kullanımında İsraf
İsabetsiz Yönetim Kararı
İtibar Kaybı
Yolsuzluk ve Usulsüzlük
Varlıkların Kaybı
Yetersiz ve Kalitesiz Hizmet
SÜREÇ METODOLOJİSİ
Süreç Nedir?
Süreçler; bir veya daha fazla girdiyi alıp onlara değer katarak çıktıya dönüştüren iş adımlar bütünüdür.
• Tekrarlanabilen
• Ölçülebilen
• Sorumluları olan
• Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen
İşlemler dizisidir.
SÜRECİN BİLEŞENLERİ
Başlatan (Tetikleyici): Bir ihtiyaç, talep veya görev gibi süreci harekete geçiren unsurlardır.
Girdiler: Süreç boyunca işlemler ve eylemler için gerekli olan kaynaklardır.
Tedarikçiler: sürecin girdilerinin bir veya bir kaçının temin edilmesini sağlayan kişi veya kuruluşlardır.
İşlem Adımları: Süreç girdilerini çıktılara dönüştüren iş ve işlemlerdir.
Çıktılar: İşlemler sonucunda elde edilen üretilen her türlü ürün, rapor, bilgi vb.
Hizmet Alan(lar): Sürecin çıktılarını kullanan organizasyon içinden ya da dışından
kişi veya kuruluşlardır.
SÜREÇ HİYERARŞİSİ
Ana Süreç: Kurumun iş sonuçları üzerinde direkt etkisi olan ve stratejik öneme sahip üst seviyede süreçlerdir. Sağlık Bakanlığı merkez teşkilatta Daire Başkanlıklarını, taşra teşkilatında ise Başkanlıkları ifade eder.
Süreç: Ana süreçleri oluşturan ve birbirleri ile etkileşimde olan süreçlerdir. Süreçler, Başkanlıkların birimlerini ifade eder.
Alt Süreç: Süreçleri oluşturan ve birbirleri ile etkileşimde olan alt süreçlerdir. Bir alt süreç en az üç iş adımından oluşmalıdır. Alt süreçler birimlerin işlerini ifade eder.
İş Adımları: Aynı fonksiyon içinde bir veya birkaç kişi tarafından
gerçekleştirilen işleri ifade eder.
Süreklilik göstermeyen, sistematik olarak yürütülmeyen işler (projeler)
Her defasında farklı sıralarda yürütülen işler
Diğer süreçlerle girdi-çıktı ilişkisi kurulamayan işler
Katma değer yaratmayan işler
Formlar Arası İlişkiler
Bir kurumda iş süreçlerinin detaylı olarak tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, vatandaşların ihtiyaçlarının belirlenmesi, akışın süreç hedefleri doğrultusunda optimize edilmesi, gerekli adımlarda ölçümler alınarak performansının iyileştirilmesi stratejik yaklaşımına “İş Süreçleri Yönetimi” denir.
Süreç yönetimi;
• Süreçlerin tanımlanmasını,
• Süreçlerin sahiplenilmesini
• Süreçler arası ilişkilerin çözümlenmesini
• Süreç performansını ölçmek için kriter ve standartların belirlenmesini kapsar.
Süreç Yönetimi
Bir kuruluşun hedefleri üzerindeki bu belirsizlik etkisi “RİSK” tir.
Bu risk olumlu yönde değerlendirildiğinde
“FIRSAT”,
Olumsuz yönde değerlendirildiğinde ise
“TEHDİT” olarak tanımlanır.
Kurumunuzu Gelecekte Nelerin Beklediğini Biliyor
musunuz?
Risk, bir kuruluşun
Stratejik
Mali
Operasyonel
hedeflerini gerçekleştirmesini
engelleyecek, her türlü olayın gerçekleşme
olasılığıdır.
Etkin bir Risk yönetimi için;
Risklerin Belirlenmesi
Risklerin Değerlendirilmesi
Alınacak Kararların Belirlenmesi
İzleme
Raporlama
HASSAS GÖREV NEDİR?
Yürütülen görevlerden bazıları; gerek doğası gereği ve gerekse idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük önem taşımaktadır.
Bu doğrultuda hassas görevler;
• Birimin temel işlevini, varoluş sebebini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren,
• Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren,
• Kaynakların etkin kullanımını sağlayan,
• Kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevlerdir.
HASSAS GÖREVLER NASIL TESPİT EDİLİR?
• Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
• Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
• Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
• Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
• Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
• Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
• Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
• Hangi işler yüksek maliyetlidir?
• Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
• Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
• Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
• Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?
• Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
Yandaki sorulara verilen cevaplarla tespit edilen görevlerin, hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu soru sorulmalıdır:
Birimin fonksiyonunu yerine getirebilmesi için hangi işin aksamaması gerekir?
Örneğin, Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının incelenmesi görevi yerine getirilmezse mali kayba neden olur mu?
Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
HASSAS GÖREV TESPİT ETMENİN FAYDALARI
Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin (öncelikli, önemli vb.. görevlerin) tespit edilmesini,
Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini,
Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını temin eder.
Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,
Kamu kaynaklarının verimli biçimde istifade edilmesine,
Böylece ;
Hassas görevlerin tespit edilmesi;
Personel iş gücünün etkili ve en üst düzeyde kullanılmasına yardımcı olur.
