GUNDTVİG YETİŞKİN EĞİTİMİ PROGRAMI ÇALIŞMA GRUPLARI HAKKINDA BİLGİ
Faaliyetin Tanımı ve Amacı
Grundtvig Çalışma Grupları, yetişkin öğrenicilerin Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye başka bir ülkede düzenlenen Çalışma Gruplarına (öğrenme faaliyetleri, eğitim atölyeleri ve seminerler gibi) katılmalarına imkan sağlayan bir faaliyettir.
Çalışma Grupları, birkaç ülkeden bireysel veya küçük gruplardan oluşan öğrenicileri, kişisel gelişimleri ve öğrenim gereksinimleri ile uyumlu yenilikçi, çok uluslu öğrenim deneyimleri için biraraya getiren bir faaliyettir. Çalışma Gruplarında öğreniciler kendi bilgi ve yeteneklerini başkaları ile paylaşma imkanı bulurlar.
Kimler Başvurabilir?
Programa iki şekilde başvuru yapılabilir:
A. Grundtvig Çalışma Grubu Düzenleme (organizatör kuruluş) Başvurusu:
Tüzel kişiliği olan ve bir Çalışma Grubunu etkili ve verimli bir şekilde düzenleme kapasitesine sahip ve yetişkinlere bu tür bir eğitim faaliyeti sunmak isteyen ve aşağıda açıklanan “Organizatör Kuruluşlar İçin Başvuru Koşullarını” sağlayan kuruluşlar, Grundtvig Çalışma Grubu düzenlemek için başvuru yapabilir.
B. Öğrenici (Çalışma Grubuna katılım) Başvurusu: Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye herhangi bir ülkede ikamet eden ve yetişkin eğitimi ile ilgisi bulunsun ya da bulunmasın aşağıda açıklanan “Öğreniciler İçin Başvuru Koşullarını” sağlayan yetişkin kişiler bir Çalışma Grubuna katılmak için başvuru yapabilir.
Organizatör Kuruluşlar İçin Başvuru Koşulları Genel Şartlar:
Başvuru sahibi kuruluş mutlaka LLP’ye üye bir ülkenin kuruluşu olmalı ve bu ülkelerden birinde konuşlu olmalıdır.
Başvuru sahibi kuruluş, tüzel kişiliğe sahip olmalı ve bir Çalışma Grubunu etkili bir biçimde düzenleyecek kapasiteye sahip olmalıdır.
Ulusal Şartlar:
Genel şartları sağlayan kuruluşlar, 2012 Ulusal Teklif Çağrısı’nda yayınlanan ulusal şartları da sağlamalıdırlar. Grundtvig Çalışma Grupları için ulusal şartlar şunlardır:
Kuruluşlar aynı teklif çağrısı döneminde tek bir Çalışma Grubu başvurusu yapabilirler. Büyük kuruluşlar her birim (genel müdürlük, müdürlük, fakülte, yüksekokul, enstitü gibi) başına tek bir başvuru yapabilirler. Birden fazla başvuruda bulunan kuruluşların tüm başvuruları değerlendirmeye alınmadan geçersiz sayılır.
2011 Teklif Çağrısı döneminde Çalışma Grubu faaliyeti kapsamında hibe alan kuruluşlar, 2012 Teklif Çağrısı döneminde başvuru yapamazlar.
Başvuru sahibi kuruluşların, düzenlemek istedikleri Çalışma Grubu konusunda tecrübe sahibi olmaları zorunludur. Başvuru sahiplerinin kendi faaliyet alanları dışındaki bir konuyla ilgili Çalışma Grubu başvuruları geçersiz sayılır.
Grundtvig Çalışma Gruplarının Konuları
Grundtvig Çalışma Grupları çok farklı konularda düzenlenebilir. Ancak, Çalışma Gruplarının aşağıda belirtilen konularda düzenlenmesi tavsiye edilmektedir:
Çok fazla yabancı dil bilgisi gerektirmeyen çevre bilinci ve çevreci davranışlar, sağlık eğitimi, görsel sanatlar, müzik, yaratıcılık, sayısal bilimler, edebiyat, matematik, fen gibi konular,
Özellikle temel yeteneklerini (ya da bunu belli uzmanlık alanlarında kullanmak isteyenlerin) Çalışma Grubunun düzenlendiği ülkenin dilinde (ki bu dilin az kullanılan ve az öğretilen bir dil olması tavsiye edilmektedir) geliştirmek isteyen kişiler için dil öğrenimi,
Yetişkin nüfusun, Avrupa ilişkilerini teşvik etmek amacıyla Avrupa’nın ortak çıkarları ile ilgili konularda tartışma grupları oluşturmak,
Aktif vatandaşlık ve kültürlerarası diyalog.
Grundtvig Çalışma Gruplarının konuları bunlarla sınırlı değildir. Bu konular dışında da istenilen herhangi bir konuda Çalışma Grubu düzenlenebilir.
Çalışma Gruplarının Süresi
Grundtvig Çalışma Gruplarının süresi en az 5 gün, en çok 10 gün olabilir. Yol ile birlikte bu süre en çok 12 gün olabilir (örneğin, 5 gün çalışma + 2 gün yol = 7 gün, 10 gün çalışma + 2 gün yol = 12 gün şeklinde olabilir).
Başvuru Nasıl Yapılır?
Organizatör Kuruluş Başvurusu:
Bir Grundtvig Çalışma Grubu düzenlemek için aşağıdaki işlemlerin sırasıyla yapılması tavsiye edilmektedir:
1. Başvuru Formunu Online Doldurmak:
Başvuru sahibi, Grundtvig Çalışma Grupları Başvuru Formu’nu online olarak doldurmalıdır. Form hiçbir soru ve bölüm boş bırakılmadan eksiksiz olarak doldurulmalıdır. Form doldurulduktan sonra online olarak gönderilmelidir ("submit"
edilmelidir). Submit edilen formun ayrıca çıktısı alınmalı ve beyan (declaration) bölümü kuruluş yasal yetkilisi tarafından imzalanmalı ve mühürlenmelidir.
2. Başvuru Formunun Elektronik Olarak Sunulması:
Başvuru formu ayrıca elektronik olarak (CD/DVD'ye) kaydedilmelidir.
3. Başvurunun Sunulması:
Tamamlanan doldurulan başvuru formu 21 Şubat 2012 tarihine kadar 1 orijinal nüsha (mühür ve imzalar ıslak olmalıdır, fotokopi kabul edilmez) olarak, eki ile birlikte (CD/DVD olarak) Merkez Başkanlığımızın aşağıdaki adresine elden ya da posta ile teslim edilmelidir:
T.C.
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) / Grundtvig Program Koordinatörüğü Mevlana Bulvarı No: 181 06520 Balgat /Ankara
Başvuruda Teslim Edilecek Dokümanlar (Organizatör Kuruluş İçin) Grundtvig Çalışma Grubu düzenlemek için başvuru yaparken aşağıdaki dokümanların tamamının sunulduğundan emin olunmalıdır:
Grundtvig Çalışma Grupları Başvuru Formu (Grundtvig Application Form 2012 for Workshops),
Başvuru formunun kağıt formatının yanı sıra elektronik (cd veya dvd) ortamda bir kopyası.
Çalışma Gruplarının Katılımcı Sayısı ve Öğrenicilerin Seçimi
Bir Çalışma Grubu en az 10 kişiden, en fazla 20 kişiden oluşabilir. Katılımcı sayısı 20 kişiyi aşabilir ancak hibe miktarı 20 kişilik hibeyi aşamaz. Bir Çalışma Grubuna 10 öğreniciden (farklı ülkeden) daha az sayıda katılım olduğu taktirde Çalışma Grubu gerçekleştirilmemiş sayılır ve hibenin tamamı geri alınır.
Katılımcıların en fazla 1/3’ü aynı ülkeden olabilir, yani katılımcılar, ev sahibi ülke hariç en az 3 farklı ülkeden olmalıdır.
Çalışma Grubunun düzenlendiği ülkede ikamet eden öğreniciler de Çalışma Gruplarına katılabilir ancak onlar için hibe sağlanamaz.
Grundtvig Çalışma Grubu düzenlemek için başvuru yapan kuruluşlar, başvuruları kabul edildiği taktirde, Çalışma Gruplarına katılacak öğrenicileri başvuru formunda öngördükleri şekilde kendileri tedarik etmek durumundadırlar.
Potansiyel öğreniciler, ilgilendikleri konularla ilgili bir Çalışma Grubunu, onaylanmış Çalışma Gruplarını içeren Grundtvig Çalışma Grupları Kataoğu'ndan bulabileceklerdir. Ancak, yeterli sayıda öğrenicinin katılımını sağlamak için başvuruları onaylandıktan sonra organizatör kuruluşların geniş bir promosyon yapmaları beklenir.
Ne Kadar Hibe Sağlanır?
Grundtvig Çalışma Grubu başvurusu kabul edilen kuruluşlara (başvurusu kabul edilen başvuru sahiplerine “yararlanıcı” denir) organizasyon, katılacak öğrenicilerin seyahat ve iaşe-ibate giderleri, hazırlık ve özel ihtiyaçları gibi giderlerinin karşılanması için hibe sağlanır:
1. Organizasyon Hibesi :
Grundtvig Çalışma Grupları için 2012 yılı Teklif Çağrısı döneminde organizasyon giderleri için, Avrupa Komsiyonu’nun belirlediği miktarda götürü bedelde (lump sum) hibe sağlanacaktır. Her ulusal ajans, kendi ülkesinden başvuru yapacak olan kuruluşların alabilecekleri azami hibe miktarlarını belirlemiştir. Türkiye için bu miktar aşağıdaki gibidir:
Ülke Hibe miktarı (€)
Türkiye 2.945
Çalışma Grubu başvurusu kabul edilen kuruluşlara ödenecek olan bu hibe, götürü usülde (lump sum) ödenir. Yani bu hibe karşılığında herhangi bir harcama belgesi talep edilmez. Bu hibe, organizatör kuruluşun Çalışma Grubu ile ilgili organizasyon masraflarını karşılaması için verilir.
2. Seyahat Ve Harcırah Hibesi:
Çalışma Grubu başvurusu kabul edilen kuruluşlara ayrıca, her bir katılımcı için seyahat masraflarının da dahil olduğu her gün için götürü usülde (lump sum) harcırah ödenir. Bu hibeyle organizatör kuruluş, her bir katılımcının seyahat ve iaşe-ibate (konaklama ve yeme-içme) masraflarını karşılamalıdır. Çalışma Grubu en az 5 gün olması gerektiğinden, aşağıda ilgili harcırah miktarlarını gösteren tablo 5 günlük toplamdan başlayarak yol dahil 12 günlük harcırah miktarlarını göstermektedir:
Seyahat ve Giriş/Çıkış Vize Masrafları Dahil
Ülke
Beş Günün
Topla m Miktarı
(€)
Altı Günün
Topla m Miktarı
(€)
Yedi Günün
Topla m Miktarı
(€)
Sekiz Günün
Topla m Miktarı
(€)
Dokuz Günün Topla
m Miktarı
(€)
On Günün
Topla m Miktarı
(€)
Onbir Günün
Topla m Miktarı
(€)
Oniki Günün
Topla m Miktarı
(€) Türkiy
e 490 588 686 725 764 803 842 881
Tablodaki hibe miktarları Türkiye’ye gelecek katılımcılar için uygulanır. Başka bir ülkedeki bir Çalışma Grubuna Türkiye’den katılacak olan katılımcılara ise ilgili ülkenin ulusal ajansının öngördüğü harcırah miktarları uygulanır.
Harcırah miktarları katılımcılara değil, organizatör kuruluşa verilir. Organizatör kuruluş katılımcıların seyahat biletleri (vize, seyahat sigortası vs.) dahil tüm iaşe-ibate masraflarını karşılamak zorundadır.
3. Özel İhtiyaçlar Hibe Miktarı:
Kanıtlanması şartıyla, öğrenicilerin özel ihtiyacı olması (örneğin engelli olmaları gibi) durumunda refakatçı talep edebilirler. Refakatçılar için ödenecek hibe miktarları normal yararlanıcılar için uygulanan hibe miktarları ile aynıdır.
Başvuru sahibi başvuru formunda yukarıda açıklanan harcama kalemlerinin herhangi birinden daha az talep etmişse, talep ettiği miktar (lar) kabul edilir.
Not: Grundtvig Çalışma Grupları için sağlanan hibeler götürü olduğundan herhangi bir harcama belgesi sunma zorunluluğu yoktur. Ancak nihai rapor sunulurken, faaliyetin gerçekleştirildiğini ve öngörülen sayıda katılımcının katıldığının belgelerle ispat edilmesi gerekir. Bu konudaki ayrıntılar Hibe Sözleşmesinde yer alır.
Başvuruların Değerlendirilmesi
Başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede Grundtvig Programının veritabanına girilerek bundan sonra yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilecektir. Örnek: 2012-TR01-GRU13-xxxxx.
Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaştığını ve Grundtvig Programı tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir “alındı” yazısı başvuru sahibinin adresine postalanır. Bu
belge başvurunun Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez.
Aynı döneme ait tüm başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır:
1. Uygunluk Kontrolü:
Uygunluk kontrolünde başvuru, ön kriterleri taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir.
Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibine bildirilir. Bunun için lütfen Uygunluk Kriterleri ’ ni inceleyiniz.
2. İçerik Değerlendirmesi:
Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki bağımsız dış uzman tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Hibeler sınırlı olduğundan, başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Bunun için lütfen İçerik Değerlendirme Kriterleri’ni inceleyiniz.
2012 Avrupa Öncelikleri
2012 Teklif Çağrısı döneminde Grundtvig Çalışma Grupları için herhangi bir Avrupa önceliği bulunmamaktadır.
2012 Ulusal Öncelikleri
2012 Teklif Çağrısı döneminde içerik değerlendirmesindeki standart puanlara (100) ilave olarak ayrıca Grundtvig Çalışma Grupları için uygulanacak ulusal önceliklerimiz şunlardır:
2007'den itibaren Hayatboyu Öğrenme Programı kapsamında Grundtvig Öğrenm e Ortaklıkları, Gönüllü Projeleri ve Grundtvig Çalışma Grupları kapsamında hiç hibe almamış kuruluşların başvuruları önceliklidir (ek 10 puan).
Müze, kütüphane, cezaevi, bakımevi ile özel ihtiyaç sahibi ve dezavantajlı öğrenicilerle çalışan kuruluşlardan gelen başvurular önceliklidir (ek 5 puan).
Değerlendirme Sonrası Süreç
Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Başkanlığımız bünyesindeki Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, sonuçları değerlendirerek başvuruyu onaylar veya reddeder. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte yararlanıcıya bildirilir.
Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Hibe Sözleşmesi ve ek(ler)i yararlanıcıya gönderilir. Hibe Sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir. Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur.
Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra toplam hibenin % 80'i peşin olarak faaliyet başlamadan, yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın kurumsal Avro hesabı olması gerekir) ödenir.
Faaliyet Sonrası Süreç
Yararlanıcı, hibenin % 80'ini aldıktan sonra Çalışma Grubunu usulüne uygun olarak gerçekleştirmekle yükümlüdür. Şayet mücbir bir sebep[1] (bu sebep Başkanlığımızca onaylanmış olmalıdır) dışında bir nedenle bu yükümlülük yerine getirilmezse, yararlanıcıya ödenen hibenin iadesi talep edilir. Mücbir bir sebeple Çalışma Grubu düzenlenememişse, yararlanıcının o güne kadar yaptığı geçerli harcamalar dışında kalan hibenin iadesi talep edilir.
Çalışma Grubunu tamamlayan yararlanıcı, Hibe Sözleşmesiyle birlikte gönderilen Grundtvig Çalışma Grupları Nihai Raporu’nu ve Hibe Sözleşmesinde belirtilen kanıtlayıcı ek belgeleri süresi içinde Başkanlığımıza sunmak zorundadır. Nihai raporda Çalışma Grubunun 10 kişinin altında öğrenici (bu öğrenicilerin yurtdışından katılmış olmaları gerekmektedir) ile yapıldığı tespit edilirse Çalışma Grubu geçersiz sayılır ve yararlanıcıdan hibenin tamamının iadesi talep edilir.
Nihai raporu onaylanan yararlanıcının, bakiye kalan % 20'lik hibesi ödenir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcıya bir kapatma yazısı (closure letter) yazılır.
Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. 30 günlük sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur.
Sürecin sona ermesine rağmen yararlanıcılar sözleşme gereği, faaliyetleriyle ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.
Öğreniciler İçin Başvuru Koşulları
Herhangi bir ülkedeki bir Grundtvig Çalışma Grubuna öğrenici olarak katılmak isteyen kişiler aşağıdaki şartları taşımalıdır:
Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye bir ülke vatandaşı olmak,
Bu ülkeler dışındaki bir ülkenin vatandaşı olunması durumunda, başvurulacak programın niteliğine göre LLP’ye üye bir ülkede herhangi bir okul, yüksek öğrenim, mesleki eğitim veya yetişkin eğitimi kuruluşunda kayıtlı veya ilgili ülkenin kanunları çerçevesinde çalışma veya ikamet iznine sahip olmak.
18 yaşını doldurmuş olmak. Çalışma Grubuna katılmak için kişinin yetişkin eğitimi ile ilgili olması veya çalışıyor olması gerekmez.
Öğrenici Başvurusu Nasıl Yapılır?
Bir Grundtvig Çalışma Grubuna öğrenici olarak katılmak için: Başvuru sahibi, Grundtvig Çalışma Grupları Kataoğu'ndan ilgi duyduğu bir Çalışma Grubu seçerek organizatör kuruluşa, kuruluşun belirlediği son başvuru tarihine uygun olarak
doğrudan başvurmalıdır. Organizatör kuruluş başvuru
sahibine bir başvuru formu gönderecek ve başvuru sahibi bu formu doldurarak organizatör kuruluşa tekrar gönderecektir. Nihai olarak, Çalışma Grubuna kabul edilip edilmediği organizatör kuruluş tarafından belirlenecektir.
Öğrenici, Çalışma Grubuna kabul edilmişse, organizatör kuruluşun kararı doğrultusunda biletlerini kendisi ya da organizatör kuruluş alacaktır. Her halukarda tüm seyahat masraflarını organizatör kuruluş ödeyecektir.
Öğrenici, Çalışma Grubuna katıldıktan sonra organizatör kuruluşça verilecek değerlendirme formunun bir nüshasını organizatör kuruluşun ulusal ajansına gönderecektir.
Grundtvig Çalışma Grubuna Katılmak İçin Yabancı Dil Şartı Var Mı?
Bir Çalışma Grubuna katılmak için başvurular doğrudan organizatör kuruluşa yapılacağı için Başkanlığımız herhangi bir yabancı dil şartı aramaz. Ancak organizatör kuruluş bu konuda asgari bir kriter belirleyebilir. İlgili kuruluşa başvuran öğreniciler bu kriterleri sağlamak durumundadırlar.
