Datum Version Författare Kommentar

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

P ^ROJEKTPLAN

Vårdnära Service

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

Innehållsförteckning

1. Grundläggande information ... 3

1.1. Bakgrund ... 3

1.2. Verksamhetsstrategi ... 3

2. Mål och Verksamhetsnytta ... 3

2.1. Verksamhetsnytta/nyttoeffekt... 3

2.2. Projektmål ... 4

2.3. Produktmål ... 4

2.4. Effektmål ... 4

3. Krav på projektet ... 4

3.1. Förutsättningar ... 4

3.2. Avgränsningar ... 4

4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter ... 4

5. Planer ... 5

5.1. Tidplan ... 5

6. Budget ... 5

6.1. Projektkostnader ... 5

6.2. Projektfinansiering ... 5

6.3. Projektfinansering under piloten ... 5

7. Projektorganisation ... 6

7.1. Organisationsplan ... 6

7.2. Roller, ansvar och befogenheter ... 8

7.3. Externa kontakter ... 8

8. Kommunikation ... 8

8.1. Kommunikation och rapportering inom projektet ... 8

8.2. Kommunikationsplan utanför projektet ... 8

9. Kvalitet ... 8

9.1. Jämställdhetsintegrering ... 8

10. Risker och möjligheter ... 8

10.1. Avbrytande ... 9

11. Överlämning och leverans (BP4) ... 9

12. Projektavslut (BP5) ... 9

13. Referenser och bilagor ... 9

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

Ändringshistorik

Datum Version Författare Kommentar

2013-06-24 0.1 <Författare>

0.2

1. Grundläggande information

1.1. Bakgrund

FM (Facility Management) handlar om att på ett tydligt sätt koordinera och utveckla landstingets stödtjänster inom fastighets- och serviceområdet i syfte att främja kärnverksamheterna och den totala nyttan för landstinget.

En del i FM är vårdnära servicetjänster. Idag utför vården flera olika typer av servicetjänster för att kärnverksamheten skall fungera på avdelningarna. Uppgifter som städ, kost, transporter och förrådshantering sköts idag inte effektivt ur ett ekonomisk, arbetsmiljöfrämjande och riskmedvetet sätt. Dessa uppgifter är stödverksamhet och skall utföras av utbildad servicepersonal.

1.2. Verksamhetsstrategi

Genom att organisera om stöduppgifterna enligt Vårdnära service (VNS) kommer vi att bidra till att landstinget når målet att verka för att hänsyn tas till helheten i patientens livsmiljö enligt

patientcentrerad vård. Genom att pröva arbetssättet VNS skapar vi nätverk och nya arbetssätt som tillgodoser behovet av samverkan och omprövar befintliga metoder enligt kunskapsbaserad vård.

Tillgängliga resurser utnyttjas på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål för verksamhet och ekonomi med patienten i fokus. Vårdprocesserna kännetecknas av god medicinsk kvalitet, god produktivitet och kostnadseffektivitet. Och samverkan, hög tillgänglighet och hög patienttillfredsställelse enligt effektiv vård.

Med ett förändrat arbetssätt ökar vi kompetensutvecklingen för personalen och bidrar till att nå målet med att samverka systematiskt för att förbättra arbetsmiljön. VNS bidrar även till ökad hälsa och välbefinnande hos personalen och är ett sätt att skapa en attraktiv arbetsgivare genom att erbjuda en helt ny tjänst inom NLL.

2. Mål och Verksamhetsnytta

2.1. Verksamhetsnytta/nyttoeffekt

Projektet skall aktivt och tillsammans med vården, söka innovativa lösningar på hur uppgifter som idag utförs av kärnverksamheten istället kan flyttas över till servicenära tjänster.

Förväntade effekter av denna förskjutning av uppgifter är en effektivisering av utförandet av uppgifterna och därmed minskade kostnader, tydligare arbetsfördelning av uppgifter på vårdavdelningen och därmed förbättrad arbetsmiljö och en ökad kund nöjdhet.

Projektet skall inledningsvis genomföra en nyttoanalys och ta fram jämförbara nyckeltal. Dessa skall följas upp under projektet och information ska spridas till alla som påverkas av projektet.

Ur tidstudien skall lösningsförslag tas fram till ett beslutsunderlag gällande innovation kopplat till servicenära tjänster. Lösningsförslagen skall gälla innovativa tjänster, processer och arbetsmetoder som antingen skall:

1. Utvecklas, implementeras och utföras internt på landstinget 2. Utvecklas av andra aktörer utifrån behovsanalys

3. Upphandlas utifrån behovsanalys

Parallellt skall en analys genomföras av dessa lösningsförslag för att se vilka som har en potential på

en kommersiell marknad

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

2.2. Projektmål

 Effektivisering som leder till innovativa tjänster, processer och arbetsmetoder.

 Frigöra tid för vårdpersonalen till patientarbete som leder till nöjdare kunder.

2.3. Produktmål

 Bättre internt samarbete mellan yrkeskategorierna.

Bättre samarbete mellan service och vården.

 Fortbildning för vård och servicepersonal.

 Ökad tillgång till vård och servicepersonal som krävs i framtiden.

2.4. Effektmål

 Kvalitetshöjning i vården och i service leder till minskat antal vårddygn för patienten och säkrar kvalitén på service.

 Säkrar patientsäkerheten som leder till minskat antal vårdskador.

 Bättre arbetsmiljö leder till färre sjukskrivningar och nöjdare kunder.

 Tydligare arbetsfördelning av uppgifter på vårdavdelningen förbättrar arbetsmiljön och leder till ökad kundnöjdhet då en samordning av uppgifter ger en tydlighet och röd tråd.

 Frigör tid för utvecklingsarbete på vårdsidan.

3. Krav på projektet

3.1. Förutsättningar

Förutsättningar för att projektet skall lyckas:

 Projektledare utses från vården

 En tydlig struktur för samverkan, implementering och informationsspridning

 För att nå maximal erfarenhet om hur implementering av vårdnära servicetjänster organiseras och införs, bör en vid sidan forskning genomföras.

 Projektet syftar till en permanent lösning vad avser organisation, uppgifter och ekonomi.

1. Organisationsförändring på vårdorganisationen. Vårdsidan ska under projektet genoföra en förstudie över personalbemanning, uppgifter och se över hur en

förskjutning av vårduppgifter skulle kunna se ut. I förstudien ska man titta på nuläge, önskat läge, värdeflödesanalys och plan för genomförande.

2. Ekonomi- plan för finansiering skall tas fram under piloten.

 Innovativa lösningar som uppkommer under projektet skall innan de genomförs nyttoanalyseras och nyckeltal skall tas fram.

 Samverkan mellan divisioner, verksamhetsområden och fackliga företrädare skall främjas genom hela projektet.

3.2. Avgränsningar

Projektet omfattar enbart valda vårdavdelning/ar och skall under projekttiden inte utökas.

4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter

Några av de viktigaste områdena 2012 – 2013:

 Närsjukvårdsutredningen

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

 Utbyggnad och ombyggnad vid Sunderby sjukhus

 Kostpolicy/livsmedelsstrategi

 Patientsäkerhet

 Effektiva inköp

 En väg in

5. Planer

5.1. Tidplan

Genomförs Aktivitet

2013 höst Planering och organisering av projektet samt tillsättning av projektledare för projektet.

2014 vår Mätning och nyttoanalys utifrån framtagna mätetal på fastställda avdelning/ar/ sjukhus.

2014 april Styrgruppsmöte, presentation av BP1 Tidsstudie och analys

2014 april Efter BP1: Arbetsgrupper inom vård respektive service startar fördjupat arbete efter tidsstudien.

Planering och förslag.

2014 maj Styrgruppsmöte, presentation av BP2, Förslag serviceverksamhet

2014 juni Referensgruppsmöte

2014 juni Styrgruppsmöte, presentation av BP3, rekrytering 2014 juni-september Rekrytering och utbildning

2014 oktober Start av Vårdnära service på pilotavdelningarna 2015 mars Avslut av projektet

Detaljerad handlingsplan finns på projektplatsen i VIS

6. Budget

6.1. Projektkostnader

Kostnader för en projektledare över två år som finansieras av division service.

Övriga kostnader 200 tkr exkl. ev. konsultkostnader.

6.2. Projektfinansiering

Projektet är ett landstingsprojekt och påverkar landstingets samtliga divisioner. Då projektet syftar till en permanent lösning av organisation, uppgifter och ekonomi skall finansieringen av dessa vara fastställd innan genomförande.

6.3. Projektfinansering under piloten

Division service står för sina egna kostnader vad avser projektledare för projektet samt kostnader för

tidsstudie på vald pilotavdelning.

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

Vald pilot avdelning i vården står för egna utvecklingskostnader som kan uppstå vad avser vårdorganisation, metoder i vården som en följd av utvecklingen i projektet.

Innovationssluss Norr bistår projektet med konsultkostnader där behov och planering har skett.

Exempel på dessa är:

 I planeringsskedet konsultkostnader för behovsanalys, under piloten för konsultkostnader för reflektionsrapporter/ uppföljning samt situationsanalyser.

 Innovationsslussen bistår även för kostnader av en följeforskare av piloten och dess utveckling. Samt efterhand för tjänstedesign av nya roller i och med vårdnäraservice.

 Vården ansvara för egna kostnader som uppstår under piloten.

7. Projektorganisation

7.1. Organisationsplan

Projektägare

Teija Joona Divisionschef Service

Styrgrupp

Teija Joona Divisionschef Service

Ylva Sundqvist Närsjukvårdschef

Per Berglund Länssjukvårdschef

Lisa Lundgren Projektkoordinator Regionala enheten

Stefan von Below Processägare FM Division service Projektledare

Lisette Sällström Division Service

Projektmedlemmar

Kalix sjukhus

Anders Broström FM-chef Division Service

Lotta Wolf Enhetschef Division Service

Magnus Scott Verksamhetsutvecklare transporter Division Service

Märit Söderlund Kommunal

Camilla Nilsson Verksamhetsutvecklare kost Division Service

Anna-Karin Vidgren Verksamhetsutvecklare städ Division Service

Ulrika Engman Avdelning 3 Division Närsjukvård Ann-Mari Nilsson Avdelning 2 Division Närsjukvård

Eva Stenman IVAK/Akuten Division

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

Länssjukvård

Maria Bäckman Rehab Division Närsjukvård

Sunderby sjukhus

Per Vågström Division Närsjukvårdsstaben

Lotta Wolf Enhetschef Division Service

Mats Holmberg Verksamhetsutvecklare vaktmästeri Division Service

Camilla Nilsson Verksamhetsutvecklare kost samt utbildningssamordning

Division Service Anders Dahlqvist Enhetschef vaktmästeri

Division Service

Mats Johansson FM-samordning Division Service Anna-Karin Vidgren Verksamhetsutvecklare städ

Division Service

Marianne Engberg Kommunal

Anna-Lena Eriksson Kommunal

Jeanette Lind Vårdhygien

Britt-Mari Lindqvist Avdelning 53 Division Länssjukvård

Angnett Backman Avdelning 53 Division Länssjukvård

Viktoria Morberg Avdelning 33 AVA Division Länssjukvård

Anneli Backlund Avdelning 33 AVA Division Länssjukvård

Referensgrupp

Göran Ström FM-chef, Division Service

Carola Nyström-Modig Enhetschef, Avdelning 63 Division Närsjukvård

Anna-Lisa Renström Undersköterska, Avdelning 63 Division Närsjukvård

Sjuksköterska, Avdelning 63 Division Närsjukvård

Åsa Lekvall Patientsäkerhet Division Service

Therese Lövgren Driftledare ISS

Lotta Koster Driftchef ISS

Kristina Karlman Chef Vårdhygien

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

Agnes Fjällström Kost Division Service

Kvalitetssamordning

Dan-Christer Nilsson Verksamhetsutvecklare kvalitet Division Service

7.2. Roller, ansvar och befogenheter

Roller och ansvar i korthet i anslutning till namnen på de som deltar i projektet.

7.3. Externa kontakter

Agio AB

 Conny Eriksson, säljchef

 Victoria Andersson, konsult

8. Kommunikation

8.1. Kommunikation och rapportering inom projektet

 Avrapportering till FM Processägare veckovis

 Styrgruppsmöte månadsvis

 Projektmöten och mötesprotokoll

 Kommunikationsplan (bilaga)

 Slutrapport

8.2. Kommunikationsplan utanför projektet

 Kommunikationsplan (bilaga).

9. Kvalitet

Se projektorganisation.

9.1. Jämställdhetsintegrering

Landstingets jämställdhetspolicy är styrande för projektet.

10. Risker och möjligheter

Projektet berör mycket folk och dess arbetsplats. Därför är information och samverkan synnerligen viktigt. Det är hur det pratas om projektet som avgör om det kommer att lyckas eller inte.

Största risken är att kunderna inte upplever att de tjänster som division Service kan erbjuda motsvarar deras behov, krav och önskemål. Entreprenörers agerande inom områden som berörs av projektet följer inte projektets planer.

För att projektet skall lyckas måste en permanent organisation intas i piloten.

Om detta inte är möjligt är det en stor risk att en lösning inte kan nås över tiden.

Process Faktaägare Godkänd av Upprättad av

Kundnära service Vårdnära Service Teija Joona Lisette Sällström

Dokumenttyp Dokument-Id Godkänt datum Version

Projektplan PService31-9-40 2014-04-14 1.3

10.1. Avbrytande

Om en överenskommelse om finansiering och organisation inte kan nås innan genomförande skall projektet avbrytas. Erfarenheter och kunskaper skall då omhändertas.

11. Överlämning och leverans (BP4)

Utvärderade nyttoeffekter av projektet kommer att avgöra om arbetsmetoden med vårdnära service skall införas på alla sjukhus inom NLL.

Utvärdering skall ske i samverkan med vården och där resultat kritiskt granskas. Resultatet av projektet samt förslag på inriktningsbeslut lämnas till landstingets ledningsgrupp för beslut om fortsättning.

Vid införande av vårdnära service i NLL ansvarar division service ytterst för införande men med delaktighet från vården.

12. Projektavslut (BP5)

Pilotprojektet kommer att avslutas 1 mars 2015 och i samband med det avvecklas denna projektgrupp.

Resultatet redovisas med en slutrapport som överlämnas till projektägaren.

13. Referenser och bilagor

 Projektdirektivet

 Tidsstudien

 Utredning inför införande av ett FM-koncept, Uppsala

 Slutrapport Servicepaket, VGR