TUġBA BELEDĠYESĠ BĠLGĠ ĠġLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIġMA USUL VE ESASLARI

(1)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 1

TUġBA BELEDĠYESĠ

BĠLGĠ ĠġLEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIġMA USUL VE ESASLARI

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam

MADDE 1 - Bu usul ve esasların amacı; Bilgi İşlem Müdürlüğünün; teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev, yetki, çalışma usul ve esasları ile Tuşba Belediyesi Bilgi sistemlerinin verimli şekilde kullanılmasını sağlamak üzere bilgi sistemlerinin kullanımı ve güvenliğine yönelik kuralları belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Dayanak

MADDE 2 - (1) 1580 / 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 3030 / 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu gereğince, Tuşba Belediye Meclisinin 07.05.2014 Tarih ve 2014/10 sayılı Kararı ile kurulmuş olan Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait olan bu yönetmelik; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve tabi olduğu diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 - (1)Bu Yönetmelikte ifade edilen;

a) Başkan : TUŞBA Belediye Başkanını, b) Belediye : TUŞBA Belediyesini,

(2)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

c) Belediye Meclisi: TUŞBA Belediye Meclisini,

d) Çalışan Personel: Bilgi İşlem Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli,

e) Başkan Yardımcısı: Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısını, f) Müdürlük : Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

g) Müdür : Bilgi İşlem Müdürünü,

h) Birim Müdürü: Tuşba Belediyesi Şube Müdürlerini, ı) Birim : Tuşba Belediyesi Şube Müdürlüklerini

i) Kullanıcı: Tuşba Belediyesi internet ve ağ altyapısını kullanan tüm personelleri, j) Paydaş : Tuşba Belediyesi interaktif hizmetlerinden yararlanan tüm kullanıcıları ifade eder.

Bilgi İşlem Müdürlüğü; Tuşba Belediyesinin bilgi teknolojilerinden en iyi şekilde yararlanarak, belediyecilik iş ve işlemlerini en iyi biçimde yürütülmesini sağlayıcı, verimliliği artırıcı çalışmalar ve yatırımlar yaparken kentliye sunulan hizmet kalitesini ve buna bağlı olarak yaşam kalitesinin artırıcı ve hayatı kolaylaştırıcı çalışmalar ve yatırımlar yapan birimdir.

İKİNCİ KISIM

TeĢkilat, Görev, Yetki ve Sorumluluklar TeĢkilat

MADDE 4 - (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü İdari Teşkilatı; müdür, şef, memur, sözleşmeli personel, işçi personel ve diğer personelden oluşur.

(2) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu ilgili müdürlüğün teklifi ve bağlı olduğu üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

(3) Müdürlük şu bürolardan oluşur;

 Sistem Yönetimi ve Yazılım Bürosu,

 Teknik Servis Bürosu,

 Grafik-Web Tasarım ve Yönetimi Bürosu

(3)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 5- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü, yasalar, yönetmelikler ve genelgelerle belirlenmiş yetki ve sorumlulukları içinde kalarak belediye başkanının atadığı müdür marifeti ile iş ve işlemlerini yürütür.

(2) Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralanmıştır;

a. Stratejik plan ve gelecekteki ihtiyaçların ve mevcut durumun analizini yaparak her takvim yılına ait müdürlük yatırım programını ve bütçesini hazırlayarak karara bağlanmak üzere Belediye Meclisine gönderir,

b. Yatırım Programı dâhilinde İhalesi yapılacak işlere ait dosyaları hazırlar,

c. İhalesi gerçekleştirilen işlerin şartname ve sözleşmelerine uygun yapımını takip ve kontrol eder,

d. Belediye bilişim teknolojik sistemlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi için tedbirler alır,

e. Diğer müdürlüklerin bilgi teknolojileri kullanımlarını koordine eder, bu amaçla gerektiğinde yasal dayanaklar ve belediye başkanının verdiği yetki çerçevesinde diğer müdürlüklerin iş ve işlemlerinde gerekli müdahale ve iyileştirmeleri yapar,

f. Belediyeye birimlerin bilgisayar ve iletişim teknolojisinden en iyi biçimde ve ortak olarak yararlanabilmesi için gerekli altyapı çalışmalarını yapar Belediye bilgisayar sistemini bir bütün olarak kurar ve işletir,

g. Belediye bilgisayar/bilişim teknolojilerinin bir bütün için de uyum içinde çalışması amacıyla diğer müdürlüklerin kullandığı/kullanacağı sistemleri yönetir, değiştirir/günceller,

h. Bilgi kaynaklarını çeşitlendirerek kayıp ve kaçağı önlemek, kentlinin iş ve işlemlerini kolaylaştırmak, verimliliği artırmak amacına yönelik olarak diğer kurumlarla gerçekleşecek veri teminini, paylaşımı ve değişimini sağlamaya yönelik sistemler kurar.(Kimlik Paylaşım Sistemi, Adres Bilgi Sistemi, Tapu, Kadastro, vb. ile)

i. Bilgi İşlem Müdürlüğü; e-devlet çalışmaları çerçevesinde e-belediyecilik faaliyetlerini yürütür bu konuda gerekli çalışmaları yapar altyapıları kurar,

(4)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

j. Belediyenin bilişim teknolojilerini kullanması ve hizmet olarak sunması için gerekli teknolojileri planlar, araştırır, geliştirir veya satın alınması altyapısını hazırlar ve uygular.

k. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, e- Belediyecilik sistemlerini işletilir. İş süreçlerini elektronik ortama taşıyarak hizmet kalitesini yükseltici, çeşitlendirici, verimliliği artırıcı yeni sistemleri tasarlar ve kurar, l. Belediyemiz ihtiyaçları doğrultusunda kullanılacak yazılımları güncel mevzuata uygun

biçimde yazar veya hizmet alımı yoluyla temin eder. Yazılımların uyum içinde ortak veri havuzuna dayalı çalışmasını sağlar.

m. Sistem yönetimi kavramı içinde bilgisayar sistemine bağlı bilgisayar ve çevre cihazlarının kullanıcıların yanlış veya hatalı kullanımlarından kaynaklanan nedenlerle ya da sistemde kendiliğinden kaynaklanan (yıpranma, dış etkenler v.b.) nedenlerle çıkan sorunları gidererek sistemin sorunsuz çalışmasını sağlar ve sistemi yönetir.

n. Bilgisayar sisteminin devamlılığını sağlayıcı gerekli güvenlik sistemini kurar, gerekli güvenlik tedbirlerini alır.

o. Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için kullanıcı adları ve şifreler oluşturur ya da iptal eder, yetkilerine göre sistem kaynaklarına erişim sağlar ya da kısıtlar, (e-posta, programlar, veri depoları v.b.) şifre ve parolaları değiştirir,

p. Bilgisayar sistemindeki kurumsal verileri güvenli biçimde depolar, yedeklerini tipine, risk ve önem derecesine göre belirleyeceği aralıklarla yedekler ve arşivler alır.

q. Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için teknik destek verir.

r. Belediye bilgisayar sistemine bağlı bilgisayar ve çevre birimlerinin, kesintisiz güç kaynaklarının ve veri iletişim ve güvenlik altyapısının bakım ve tamirini yapar/yaptırır.

s. Bilgisayar sisteminin işleyişi için gerekli donanım, yedek parça ve sarf malzemelerini temin eder, stoklar, stok takibi yapar.

t. Belediyemizde hizmet verimliliğini ve çeşitliliğini artırmak adına bilgisayar teknolojilerini daha iyi kullanan personeller yetiştirilmesine yönelik eğitimler verir veya hizmet alımı yoluyla verdirir.

(5)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

u. Yeni teknolojileri takip ederek kuruma adaptasyonunu sağlayıcı araştırma ve geliştirme çalışmaları yapar, analizler ve raporlar hazırlar.

v. İş süreçlerinin elektronik ortama aktarılması sonrasında bürokratik işlemleri azaltıcı süreç optimizasyonlarını başkana önerir.

w. Belediyemiz faaliyetlerinin ya da hizmetlerinin kentliye elektronik ortamda ulaştırılması için gerekli çalışmaları yapar (internet üzerinden web sitesi, cep telefonları üzerinden mobil belediyecilik, sahada Kiosk cihazları, CD-DVD üretimi ve dağıtımı)

x. Gerekli durumlarda görevlerini yerine getirmek amacıyla çeşitli mal ve hizmetleri satın almaları yoluyla üçüncü şahıslardan ya da firmalardan temin eder.

Müdürlüğün Organları

MADDE 6 – (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü; Müdür, Sistem Yönetimi ve Yazılım Bürosu, Teknik Servis Bürosu, Grafik-Web Tasarım ve Yönetimi Bürosundan oluşur.

Müdür

MADDE 7 – (1) Müdürlüğe atanma usul ve nitelikleri;

a. Belediye Başkanının oluru,

b. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyan ve ilgili mevzuata uygun olan kişiler arasından atanır.

Müdürün Görevleri

MADDE 8- (1) Müdürün görevleri aşağıda sıralanmıştır;

a. Müdürlüğü Başkana karşı temsil eder,

b. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir, c. Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

d. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur, e. Personel arasında görev dağılımı yapar,

f. Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur, işçi ve diğer personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

g. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını mer’i mevzuat çerçevesinde belirler,

(6)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

h. Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini gözetir.

i. Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler ve ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlar,

j. Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek,

Müdürün Yetkileri

MADDE 9- (1) Müdürün yetkileri şunlardır;

a. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma, b. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin

alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma, c. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,

d. Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme,

e. Birimdeki tüm personele görev dağılımını yapma,

f. Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme,

g. Müdürlük emrinde görev yapan personelle ilgili yönetmelik çerçevesinde başarı ve performans değerlendirme raporu düzenlemek,

h. Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek, ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme,

i. Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma,

j. İmza Yetkileri Yönergesinde birim müdürlerine verilen yetkileri kullanmak.

Müdürün Sorumlulukları

MADDE 10- (1) Müdür; Belediye Mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden; yetkilerin zamanında ve

(7)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına ve Belediye Başkanına karşı sorumludur.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Müdürlüğe Bağlı Bürolar ve Görevleri

Sistem Yönetimi ve Yazılım Bürosu Görevleri : MADDE 11

a. Belediyecilik işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlamak üzere analiz ve fizibilite çalışmaları yapar, bu analizlere dayalı bilgisayar sistemleri kurar/kurdurur, işletir, kurulu sistemlerin kesintisiz çalışmasını sağlamak üzere bakımlarını yapar/yaptırır,

b. Belediye bilgi sistemlerinin entegre çalışarak iş ve işlemlerinin kalitesini ve verimliliğini arttırıcı, süresini kısaltıcı teknolojileri araştırmak, alternatif sistemler geliştirmek, sistem tasarımı yapmak, (Sistem Geliştirme, Ar-Ge, ve Sistem Tasarımı);

c. Belediye bilgi teknolojilerine ilişkin “Risk Analizi” analizleri yapmak, mevcut ve olası riskler ile olabilirliklerini ve çözüm önerilerini rapor olarak sunmak,

d. Belediye bilgi teknolojileri ve sistemlerini iyileştirici, genişletici önerilerde bulunmak, yatırım programı taslağı oluşturmak amacıyla Teknolojik gelişmeleri izlemek ve bunları “Teknolojik Gelişmeler Raporu” ile sunmak,

e. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, E- Belediye (elektronik belediyecilik), Kiosk Belediyeciliği gibi sistemleri içinde barındıran Bilgi sistemlerine dayalı bireylerin hizmetleri üretip tüketebildiği Bireysel Belediyecilik sisteminin hayata geçirilmesine yönelik çalışmalar yapmak.

f. Bilgi ve iletişim ağını (kablolu ve kablosuz olarak) kurum içi ve dışında (hizmetin gerektirdiği her noktaya) en güncel teknolojiler ile yaymak,

g. Belediyecilik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayıcı belediyecilik yazılımlarının, işletim sistemlerinin, hizmet ve yönetim yazılımlarını temin etmek kurulumlarını yapmak/yaptırmak, güncellemek/güncellettirmek, sistem devamlığını sağlamak,

(8)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

h. Ağ cihaz ve yazılımlarını kurar, internet ve intranet bağlantılarını yönetir,

i. Fiziksel/yazılımsal sunucu temin eder, kurar, işletir, bakımını yapar, kullanıcılara merkezi destek verir,

j. Bilgi sistemlerinin güncelliğini, stabilitesini, optimizasyonunu sağlamak, k. Yazılım geliştirme çalışmaları ve yapmak,

l. Bilgisayar sistemlerinin fiziksel güvenliğinin ötesinde yazılımsal güvenliğini de sağlamak. Elektronik ortamda sisteme olabilecek saldırıları (virus, worm, rootkit, backdoor, trojan, hacker keyloger, spyware v.b. ) engellemek,

m. Verileri güvenli biçimde depolamak, paylaştırmak, yedeklemek ve güvenli biçimde arşivlemek, bununla ilgili olarak Müdürlüğe haftalık rapor sunmak.

n. Her kullanıcıların kurumsal yetkileri kadar kaynakları kullanabilmesini ve verilere ulaşabilmelerini sağlamak, yetkisiz kişilerin bu kaynakları kullanmasına engel olmak, o. Sistem için gerekli donanım ve yazılımların listesini çıkarmak, onay ile alımlarını

sağlamak,

p. Yazılım lisanslamasını takip etmek, gerekli yazılımların satın alınmasını sağlamak, q. Kurumsal verilerin ortak bir veritabanında tutulmasını sağlamak, veritabanlarını

yönetmek,

r. Dış kurumlarla e-devlet çalışmaları çerçevesinde, veri iletişim, veri paylaşım çalışmalarını yürütmektir.

s. Yeni teknolojilerin kullanımı ve verimliliğin arttırılması için personele bilgisayar eğitimi planlar, eğitim verdirir.

t. E-dönüşümün gerçekleşmesi için diğer birimlerin ve belediye ile ilişkili diğer kurumların çalışmalarını takip ederek belediyede yapılması gerekenleri tespit eder u. Sistem odasındaki cihazların bakım ve onarımlarını yapar/yaptırır.

v. Kullanıcılara ait logları mevzuatlara uygun olarak tutar.

w. Sorumlu olduğu sistem, yazılım, donanım ve hizmetlerle ilgili olarak haftalık raporlar Müdürlüğe sunar.

x. Büroya gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutar, ilgililerine tebliğini ve dağıtımını yapar.

y. Başkan, Başkan Yardımcısı ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapar.

(9)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Yukarıdaki işlerin gerçekleşmesinde öncelikle müdürlük imkânları kullanılır, müdürlük imkânları ile çözülemeyen işler, mal veya hizmet alımı ihaleleri ile giderilir.

Teknik Servis Bürosu Görevleri : MADDE 12

a. Belediyede kullanılan kullanıcı bilgisayarları ve çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı gibi) arızalarını giderir, bakım ve onarımını yapar/yaptırır. Parça veya malzeme alımı gerekiyorsa teknik rapor hazırlayarak Müdürlüğe sunar.

b. Belediyede kullanılan kullanıcı bilgisayarları ve çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı gibi) envanter kayıtlarını tutar ve 3’er aylık dönemler halinde envanterler güncellenir.

c. Kullanıcı hatalarından kaynaklanan teknik sorunları giderir. Kullanıcılara teknik destek verir,

d. Sistem odası haricindeki sisteme bağlı tüm çevre cihazların tamir ve bakımını yaptırarak cihazları çalışır duruma getirir,

e. Bilgisayar sistem ile ilgili sarf malzemelerini temin eder, stoklar, ve uygun biçimde dağıtır, müdürlük ambar takibini yapar.

f. Belediye kamera güvenlik sisteminin sağlıklı çalışması için gerekli önlemleri alır, çalışmaları yapar/yaptırır. KGS’nin haftalık (Cuma günleri) kontrollerini yapar ve bilgi işlem müdürüne rapor sunar.

g. Belediyemizin çeşitli toplantı, gösteri ve etkinliklerinde sinevizyon sunum altyapısını kurmak, sunum yapmak.

h. Sorumlu olduğu sistem, yazılım, donanım ve hizmetlerle ilgili olarak haftalık raporlar Müdürlüğe sunar.

i. Büroya gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutar, ilgililerine tebliğini ve dağıtımını yapar.

j. Başkan, Başkan Yardımcısı ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapar.

(10)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 10 Yukarıdaki işlerin gerçekleşmesinde öncelikle müdürlük imkânları kullanılır, müdürlük imkânları ile çözülemeyen işler, mal veya hizmet alımı ihaleleri ile giderilir.

Grafik-Web Tasarım ve Yönetimi Bürosu MADDE 13

a. Her türlü teknolojik imkânı kullanarak belediyenin her türlü tanıtım faaliyetlerine destek olur.

b. Belediye web sayfasını ilgili mevzuata ve kurumsal kimliğe uygun biçimde tasarlar ve güncel kalmasını sağlar. Bu iş için gerekli yazılımları temin eder kurar,

c. Kurumsal web sitesinin, kurumsal e-posta sunucusunun devamlılığını ve yayınını sağlamak,

d. Başkan/Belediye adına sosyal medya (facebook, twetter gibi) sayfalarının takibi, mesaj atılması işlerini yapar. Sosyal medya üzerindeki çalışmalarını Başkan’a bağlı olarak aldığı emir ve talimatlar doğrultusunda yürütür.

e. Büroya gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutar, ilgililerine tebliğini ve dağıtımını yapar.

f. Sorumlu olduğu sistem, yazılım, donanım ve hizmetlerle ilgili olarak haftalık raporlar Müdürlüğe sunar.

g. Belediye otomasyon sistemlerinin (e-belediye, SMS, ATS vb.) web sayfasına entegrasyonu, çalışması ve takibi işlemlerinin sağlıklı ve düzenli çalışmasını sağlamak,

h. Başkan, Başkan Yardımcısı ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapar.

Yukarıdaki işlerin gerçekleşmesinde öncelikle müdürlük imkânları kullanılır, müdürlük imkânları ile çözülemeyen işler, mal veya hizmet alımı ihaleleri ile giderilir.

(11)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

İKİNCİ BÖLÜM

BİRİNCİ KISIM

Görev ve Sorumlulukların Yerine Getirilmesi, Evrak ĠĢlemleri, Hizmet Politikaları MADDE 14- Görev ve Sorumlulukların Yerine Getirilmesi

a. Müdürlük görevleri Başkanın müdür’e sözlü veya yazılı talimatı ya da müdürün sorumlulukları gereği re’sen alacağı karar üzerine, verilecek işin niteliğine göre ilgili büro/personele sözlü veya yazılı iletilmesi ile yerine getirilir.

b. Müdürlük işleyişinde asıl olan görev ve emirlerin yazılı olarak verilmesidir. Verilen görevin/emrin mevzuata uygunluğu görevi verenin sorumluluğundadır.

c. Müdürlük görev planının hazırlanmasında stratejik plan, belediye başkanının emir ve görevlendirmeleri ile belediye birimlerinin mevcut ve muhtemel ihtiyaçları göz önüne alınarak yıllık olarak planlanır, belediye birimlerinin hizmetlerini müdürlük tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

d. Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde müdürlük imkânları ve bütçe, bu çalışma yönetmeliğinde tanımlanan görev ve sorumlulukları ve paylaşımları dikkate alınır.

e. Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi müdür’ün koordinasyonu ve marifeti ile olur.

f. Müdürlük personeli işleri gereği vakıf olabilecekleri, ilgisi olmayan kişiler tarafından bilindiğinde belediyenin yada bir kurum çalışanının zarar görme olasılığı bulunan g. ve gizli kalması gereken çeşitli bilgileri gizli tutarlar (şifreler, IP adresleri, port

bilgileri, mali resmi, hukuki ve kişisel bilgiler gibi.)

h. Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan varsa personel kendisine zimmetli eşyayı veya varsa kendisinden başka kimsenin bilmediği şifre parola gibi müdürlüğe teslim etmedikçe görevinden ayrılamaz.

MADDE 15- Evrak ĠĢlemleri

a. Gelen ve giden evraklar mevzuat ve belediye başkanının verdiği yetkiye dayanılarak müdür veya imza yetkisi verilen kişi tarafından imzalanarak diğer birimlere gönderilir veya kişilere havale edilir.

(12)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 12 b. Gelen ve giden evrakların işlem görmüş suretleri dosyalarında saklanır, dış birimlere

gönderilen evrak zimmet karşılığı teslim edilir.

c. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz.

İKİNCİ KISIM Hizmet Politikaları

MADDE 16-Kurumsal Ağ ve Sistem Güvenliği ile Ġlgili Esaslar,

MADDE 18-Donanım ĠĢletim Sistemi ve Yazılım, Teknik Destek Hizmetleri Esasları a. Belediye kurumsal ağında yer alan tüm bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar ve

yazılımların envanter bilgileri takip edilmekte olup, Bilgi İşlem Müdürlüğünün bilgisi dışında, yetkisiz kişiler tarafından herhangi bir değişiklik (ekran kartı takılıp, TV kartı takılıp sökülmesi, yazılım yüklenmesi veya kaldırılması vb.) yapılamaz.

b. Bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. cihazlar sürekli enerji tükettiğinden, uzun sure kullanmamaları durumunda kapalı tutulmaları gerekmektedir. Söz konusu cihazların verimli kullanılması esas olup, cihazlar mesai sonunda mutlak suretle kapatılır. Açık bırakılan cihazların uğrayacağı zararlardan personelle birlikte birim amirleri sorumludur.

c. Ağ üzerinden kullanıcıların erişeceği servisler kısıtlanacaktır. Sınırsız ağ dolaşımı engellenecektir.

d. İzin verilen kaynak ve hedef ağlar arasındaki iletişimi aktif olarak kontrol eden teknik önlemler Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından alınacaktır.(örnek firewall).

e. Gereksiz servis ve kişisel uygulamalar kaldırılacaktır.

f. Güvenlikle ilgili Loglar sorumlu personel tarafından değerlendirilecek ve gerekli tedbirler kullanıcılara bildirilmeksizin alınacaktır.

g. Bilgisayar ağlarının ve bağlı sistemlerinin iş sürekliliğini sağlamak için özel kontroller uygulanacaktır.(uzaktan erişim yolu vb.)

h. Bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. cihazların data ve enerji kablolarının hasar görmemesi (aşırı gergin olması sebebiyle kopması, sandalye altında ezilmemesi vb.) için gerekli önlemleri almak kullanıcının sorumluluğundadır.

(13)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 13 i. Bilgisayar, yazıcı, tarayıcı vb. cihazların bağlı olduğu prizlere (güç kaynağı prizlerine) kullanımı yasak olan ısıtıcı, çaydanlık ve bunun gibi vb. özel kulanım amaçlı cihazlar kesinlikle takılamaz.

j. Bilgi işlem sistemine ilişkin talepler ve sorunlar kullanıcılar tarafından kendi birim müdürlerine iletecek, Birim Müdürleri uygun görmesi durumunda talepleri Bilgi İşlem Müdürlüğüne iletecektir.

k. Belediye birimlerinde Bilgisayar Donanımı ve yazılımı, ağ bağlantısı, internet vb.

hizmetlerle ilgili yaşanan arızalara Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli tarafından müdahale edilir. Yetkili olmayan personel veya şahıslar tarafından müdahale edilen bilgisayarların internet bağlantıları derhal kesilir. Sorunun giderilmesi halinde internet bağlantısı tekrar verilir. Bu tür müdahaleler sonucunda ortaya çıkabilecek arızalar, maddi hasarlar ya da Belediye sistem güvenliğinin ihlaline yol açan uygulamalar ilgili bilgisayar kullanıcısının sorumluluğundadır.

l. Birimlerden arıza sebebiyle Bilgi İşlem Şube Müdürlüğüne gönderilen bilgisayarlar üzerindeki verilerin yedeklenerek korunması kullanıcının sorumluluğu altındadır.

Kullanıcı tarafından alınan yedekler Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli kontörlünde geri yüklenir.

m. Yedekleme ve geri yükleme işlemleri sırasında iş bu çalışma esasları ile belirlenen ilkelere aykırı olarak kurulumu ve kullanımı yasaklanmış olan öğeler (her türlü yazılım, uygulama vb) tespit edildiğinde Bilgi İşlem Müdürlüğü teknik personeli tarafından derhal silinir.

n. Belediye demirbaşına kayıtlı olmayan, belediye personelinin şahsi bilgisayarlarına arıza bakım ve teknik destek hizmeti verilmez. Bu bilgisayarlara belediyenin lisanslı yazılımlarının yüklenmesi kesinlikle yasak olup, Bilgi İşlem Müdürlüğü personelinden bu konuda talepte bulunulamaz.

o. Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli uygulamalar, yazılımlar ve donanımların uyumları, gelişmeleri ve hatalarını tespit etmek amacıyla donanım, yazılım ve cihazları kullanırlar. Kendi bilgisayarları üzerinde tespit edebilirler.

(14)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 14 MADDE 19- Ġnternet EriĢim Esasları

a. Belediyenin ihtiyacı doğrultusunda içerik filtreleme sistemleri kullanılacaktır. Bilgi Güvenliği gereği istenilmeyen siteler (pornografik, oyun, kumar, şiddet içeren vb.) sosyal ağ siteleri (facebook, twitter vb.) ve video paylaşım siteleri (youtube vb.) yasaktır. Sadece resmi sosyal paylaşım sitelerine izin verilecektir. Sosyal paylaşım sitelerinin kullanımı Belediye Başkanının yazılı onayı ile açılacaktır.

b. Hiçbir kullanıcı peer-to-peer bağlantı yoluyla internetteki servisleri kullanmayacaktır.(örnek KaZaA, iMesh, eDonkey20000, Gnuteila, Napster, Almster, Madster, FastTrack, Audiogalaxy, MFTP, Emule, Overnet, NeoModus, Direct Connect, Acpuisition, BearShare; Gnucleus, GTK-Gnutella, LimaWire, Mactella, Morpheus, Phex, Qtell, Shareaza, xoLoX, Open, Nap, WinMXvb.)

c. Bilgisayarlar arası ağ üzerinden ICQ, MIRC, Messenger vb. mesajlaşma ve sohbet programları gibi cihat programları kullanılmayacaktır. Bu chat programları üzerinden dosya alışverişinde bulunulmayacaktır. (sadece resmi yazışmalarda olmak üzere gerekli görüldüğü durumda, ilgili Birim Müdürlerinin Bilgi İşlem Müdürlüğüne yazılı talepleri doğrultusunda, ilgili birim Müdürlerinin uygun gördüğü personellerin kullanımına izin verilecektir.)

d. Hiçbir kullanıcı internet üzerinden Multimedya Streaming yapamayacaktır.

e. E-Belediye kapsamında internet sisteminin hızlı ve sağlıklı çalışması zorunluluğu bulunduğundan çalışma saatleri içerisinde aşırı bir şekilde iş ile olmayan sitelerde gezinmek yasaktır.

f. Bilgisayarlar üzerinden genel ahlak anlayışına aykırı İnternet sitelerine girilmeyecektir ve dosya indirimi yapılmayacaktır. İş ile ilgili olmayan (müzik, video dosyaları) yüksek hacimli dosyalar göndermek (upload) ve indirmek (dodownload etmek) yasaktır.

g. Üçüncü şahısların (misafirlerin) Belediye internetini kullanmaları Belediye başkanlığının izni ve bu konudaki kurallar dâhilinde gerçekleştirebilecektir.

MADDE 19- Kullanıcıların Uyması Gereken Genel Esaslar

a. Belediyenin güvenlik sistemleri kişilere makul seviyede mahremiyet sağlamış olmakla birlikte, belediyenin bünyesinde oluşturulan tüm veriler Belediyenin mülkiyetindedir.

(15)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 15 b. Kullanıcı, herhangi bir bilginin çok kritik olduğunu düşünüyorsa o bilgi şifrelenmelidir. Kullanıcılar tarafından bilgisayar ortamında üretilecek gizli yazılarda GİZLİ ibaresi dokuman üzerine yazılacak ve kullanıcı tarafından en az 8(sekiz) karakterle şifrelenecek, ÇOK GİZLİ nitelikteki e- posta ve yazılar, internet ve internete bağlı bilgisayarlarda tutulmamalıdır.

c. Güvenlik ve ağın bakımı amacıyla Bilgi İşlem Müdürlüğünün yetkili personelleri, cihazları, sistemleri ve ağ trafiğini gözlemleyebilir. Bu nedenle kurum bünyesindeki bilgisayarların kullanıcı şifreleri Bilgi İşlem Müdürlüğü bürosunda bulunacak ve kullanıcılar tarafından bu şifreler ile bilgisayar ana kart şifreleri ve ayarları kesinlikle değiştirilmeyecektir.

d. Bilgi işlem Müdürlüğü, ağları ve sistemleri periyodik olarak denetleme hakkına sahiptir. Denetleme esnasında, Başkan, Başkan Yardımcıları ve Birim Müdürlerine ait olanlar hariç olmak üzere, bilgisayarlar Başkanın yazılı izniyle, incelenmek amacıyla kullanıcısına haber verilmeksizin Bilgi İşlem personeli tarafından alınır, yerinde veya Bilgi İşlem Müdürlüğünde incelenir.

e. Bütün bilgisayarlar mutlaka domaine login olmalıdır. Domaine bağlı olmayan bilgisayarlar yerel ağdan çıkarılmalı, yerel ağdaki cihazlar ile bu tür cihazlar arasında bilgi alışverişi yapılmamalıdır.

f. Bilgisayarlarda oyun ve eğlence amaçlı programlar çalıştırılmamalı, kopyalanmamalıdır.

g. Kurum bünyesinde bulunan İnternet ağı üzerinden canlı televizyon yayınlarının izlemesi yasaktır. Gerekli görüldüğü durumlarda (Başkanlığın yazılı onayı ile) Televizyon ve Bilgisayar üzerine takılacak TV Kartı ile izlenebilecektir.

h. Bilgisayarda resmi belgeler, programlar ve eğitim belgeleri haricinde dosya alışverişi bulundurulmamalıdır.

i. Belediyede; Bilgi İşlem Müdürlüğünün bilgisi olmadan ağ sisteminde (web hosting servisi, e-posta servisi vb.) sunucu nitelikli bilgisayar bulundurulmamalıdır.

j. Bilgi İşlem Müdürlüğü personelinin bilgisi dışında bilgisayarlar üzerindeki ağ ayarları, kullanıcı tanımları, kaynak profilleri vb. üzerinde mevcut yapılan düzenlemeler hiçbir suretle değiştirilmemelidir.

(16)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 16 k. Bilgisayarlara resmi nitelikte olmayan herhangi bir lisansız bir program

yüklenmemeli, kullanılmamalıdır.

l. Gerekmedikçe bilgisayar kaynakları paylaşıma açılmamalıdır. Kaynakların paylaşıma açılması halinde mutlaka şifre kullanıma kurallarına göre hareket etmelidir.

m. Bütün kullanıcılar kendi bilgisayar sisteminin güvenliğinden sorumludur. Kullanıcı hatası veya ihmalı neticesinde, Kuruma veya kişiye yönelik saldırılardan (örnek:

elektronik bankacılık vs.) ilgili kullanıcı sorumludur.

n. Çalışanlar kurumla ilgili yazışmalarda birimlerine ait e-posta adreslerini kullanmalıdır.

Özel e-posta hesapları (Hotmail, yahoo, mynet vs.) zaruri olmadıkça kullanılmamalıdır.

MADDE 20- AĢağıdaki aktiviteler hiçbir istisna olmadan kesinlikle yasaklanmıĢtır.

a. Herhangi bir kişinin veya kurumun izinsiz kopyalama, ticari sır, patEnt veya diğer şirket bilgileri yazılım lisansları vs. haklarını çiğnemek, Lisanssız program kurmak ve kullanmak. İzinsiz bir şekilde kullanılan lisansız programlara ilişkin ceza ve sorumluluklar kullanıcıya aittir.

b. Kitapların izinsiz kopyalaması, magazinlerdeki fotoğrafların dijital formata dönüştürülmesi, lisans gerektiren yazılımların kopyalanması.

c. Zararlı programların (virüs, solucan, Truva atı, e-mail bombaları vs.) ağ veya sunuculara bulaştırılması,

d. Kendi hesabınızın şifresini başkalarına vermek veya kendi hesabınızı kullandırmak, e. Belediyenin bilgisayarlarını kullanarak taciz veya yasadışı olaylara karışmak,

f. Ağ güvenliğini etkilemek (örnek bir kişinin yetkili olmadığı halde sunuculara erişmek istemesi) veya ağ haberleşmesini bozmak,

g. Port veya ağ taraması yasak,

h. Kullanıcı kimlik tarama yöntemlerinden kaçmak,

i. Program/script/ komut kullanarak kullanıcının bağlantısını etkilemek, j. Kurum bilgilerini kurum dışından üçüncü şahıslara iletmek,

k. Kullanıcıların kişisel bilgisayarları üzerinde Bilgi İşlem Müdürlüğünün onayı alınmaksızın herhangi bir çevre birimi bağlantısı yapması,

(17)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Sayfa 17 l. Cihaz, yazılım ve verinin izinsiz olarak kurum dışına çıkarılması, yerlerinin

değiştirilmesi,

m. Kurumun belirlediği programlar dışında kaynağı belirsiz olan programları (internetten indirilen programlar, portable programlar vs.) kurmak ve kullanmak,

n. Herhangi bir kullanıcı, kurumun kaynaklarını kullanarak hiçbir şart altında herhangi bir yasadışı aktivite bulunması,

(18)

T.C.

TUŞBA BELEDİYESİ Bilgi İşlem Müdürlüğü

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

ÇeĢitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 12 - (1) İş bu çalışma usul ve esaslarında yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

MADDE 13 - (1) Bu çalışma usul ve esasları hükümleri Belediye Meclisinin kabulü ve yayınlanması ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 14 - (1) Bu çalışma usul ve esasları hükümlerini Belediye Başkanı ve Bilgi İşlem Müdürü yürütür.