Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikayet
Toplantı No : 2019/030 Gündem No : 29
Karar Tarihi : 20.06.2019 Karar No : 2019/UM.II-709 BAŞVURU SAHİBİ:
Dr. Türk Tıbbi Medikal Malzemeleri İthalat İhracat San. Tic.
Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE’ye itirazen şikayet:
Manisa İl Sağlık Müdürlüğü, BAŞVURUYA KONU İHALE:
2018/417264 İhale Kayıt Numaralı “2019-2020 Yılları 18 Aylık 824 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Toplu Alımı” İhalesi (606.KISIM)
itirazen şikâyet in KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Manisa İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 22.10.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019-2020 Yılları 18 Aylık 824 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Toplu Alımı” ihalesine ilişkin olarak Dr. Türk Tıbbi Medikal Malzemeleri İthalat İhracat San. Tic. Ltd. Şti.nin 07.02.2019 tarihinde yaptığı
şikâyet başvurusunun, idarenin 18.02.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.02.2019 tarih ve 9152 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.02.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/250-01 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
İhaledeki 606 numaralı kalem için en avantajlı teklif olarak belirlenen istekli tarafından sunulan ürünün Otomatik Resüsitatör Disposable (Tek Kullanımlık) (Basınç Döngülü Disposable Ventilatör) Teknik Şartnamesi’nin 3’üncü maddesinde yer alan “Ventilatör 8 kg ve Üzeri Hastalarda Kullanıma Uygun Olmalıdır.” düzenlemesine uygun olmadığı, sunulan ürünün 10 kg ve üzeri hastalarda kullanıma uygun olduğu, bu durumun teklif edilen söz konusu ürüne ait kullanma talimatının “Teknik Özellikler” başlığı altında yer alan 1’inci maddesinde belirtilen “Kişinin vücut kitlesi için 10 kg ve üzeri kullanım için uygundur.” düzenlemesinde açıkça belirtildiği, talep edilmesi halinde temin edilebilecek olan ürüne ait teknik dosyalarda da söz konusu durumun tespit edilebileceği,
Ayrıca bahse konu uyumsuzluğun evrak üzerinde tespit edilmesi mümkün olmakla birlikte, bilirkişi incelemesi neticesinde alınan karara istinaden de söz konusu uyumsuzluk tespit edileceğinden, bilirkişi incelemesi yapılması gerektiği ve en avantajlı teklif olarak belirlenen isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak 606’ncı kısmın iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
06.03.2019 tarihli ve 2019/UM.IV-326 sayılı Kurul kararının Ankara 17. İdare Mahkemesinin 09.05.2019 tarihli ve E:2019/602, K:2019/966 sayılı kararı ile iptali üzerine alınan 23.05.2019 tarih ve 2019/MK-165 sayılı Kurul kararı ile başvuru sahibinin iddialarının esasının incelenmesine geçilmiştir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.
(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu p e r s o n e l o l m a s ı z o r u n l u d u r . İ h a l e k o m i s y o n u n u n görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.
(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.
(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından
s o r u m l u o l u p ; k a r ş ı o y k u l l a n a n k o m i s y o n ü y e l e r i , gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.
(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.”
hükmü,
Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.
(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı
İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.
57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.
57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması,
Şikâyete konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;
a) Adı: 2019-2020 YILLARI 18 AYLIK 824 KALEM TIBBİ SARF MALZEME TOPLU ALIMI
b) Varsa kodu:
c) Miktarı ve türü: 18 AYLIK 824 KALEM
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
ç) Teslim edileceği yerler: Manisa İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı Manisa Devlet Hastanesi, Manisa Ruh Sağlığı ve Hastalıkları Hastanesi, Manisa Merkez Efendi Devlet Hastanesi, Manisa Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Turgutlu Ağız ve diş Sağlığı Merkezi, Salihli Devlet Hastanesi, Salihli Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Alaşehir Devlet Hastanesi, Sarıgöl Devlet Hastanesi, Kula Devlet Hastanesi, Demirci Devlet Hastanesi, Gördes Devlet
Hastanesi, Akhisar Devlet Hastanesi, Akhisar ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Kırkağaç Devlet Hastanesi, Soma Devlet Hastanesi, Selendi Devlet Hastanesi, Saruhanlı Devlet Hastanesi, Turgutlu Devlet Hastanesi, Manisa Soma Ağız ve Diş Sağlığı, Halk Sağlığı Başkanlığı ve Bağlı Birimlere, Acil Sağlık Hizmetleri, Sağlık Hizmetleri İlaç ve Tıbbi Cihaz Başkanlığı ve bağlı birimlerine
d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.3.3.
a) İstekli Mevzuat gereği, İstekli firmanın ve ürünlerinin TİTUBB (T.C. İlaç Ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası) kaydı olduğuna dair belge ile onaylanmış ürün numarası (barkodu) sunacaklardır. Ancak teklif edilen ürünlerden Tıbbi Cihaz Yönetmenliği kapsamına girmeyen var ise bu durum firma tarafından belgelendirilecektir.
b) İstekliler teklif etmiş oldukları her bir kalem için UBB listesi düzenleyecek, Düzenlenen listenin ekine sırası ile UBB çıktısı ve Bayi Bilgi Formu eklenerek teklif sıra numarasına göre numaralandırılmış bir şekilde hangi kaleme ait olduğu belirtilerek, ihale dosyalarında sunacaklardır. EKSİKLİĞİ HALİNDE TEKLİF İLGİLİ KALEMLERDE DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILACAKTIR.
c) İstekliler teklif etmiş oldukları kalemlere ilişkin varsa S u t K o d u l i s t e s i d ü z e n l e y e r e k i h a l e d o s y a l a r ı n d a sunacaklardır. EKSİKLİĞİ HALİNDE TEKLİF İLGİLİ KALEMLERDE DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILACAKTIR.
d) İstekliler Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği kapsamında Satış Merkezi Yetki belgesini teklif dosyasında sunacaklardır.
* Yukarıda istenilen belgeler ıslak imzalı kaşeli bir şekilde ihale dosyasında sunulacaktır. Sunulmaması durumda teklif
değerlendirme dışı bırakılacaktır.
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.
…
7.5.6. a-)İstekliler Teknik Şartnameye birebir uygun olduklarına dair Teknik Şartnameye cevap yazısını yazarak imzalı olarak teklif dosyasında sunacaklardır.
b) İstekliler teklif edecekleri ürünlere ait, ihale sıra numarası, firma adını yazarak 1 (bir) adet numuneyi ihale saatinden önce idareye teslim edip, ihale dosyasına teslim tutanağını koymak zorundadır. İhale dosyasında teslim tutanağı olmayan, numune üzerinde firma adı, sıra numarası yazılı olmayan kalemler değerlendirme dışı bırakılacaktır.
c-) İhale Komisyonundaki uzman üyeler, ihaledeki numuneleri Manisa Merkezdeki Hastanenin özellikli birimlerinde ( Ameliyathane, servis v.b ) teknik şartnameye uygun olup olmadığı deneyerek karar verilecek olup verilen numuneler geri iade edilmeyecektir.
c) Teklif edilen ürüne ait net ve anlaşılır ürün fotoğrafı dijital ortamda cd içerisinde teklif dosyasında sunacaklardır.
Fotoğrafın adı ihalede yer alan ürün sıra no-adı-ubb kodu şeklinde olacaktır. Bu şekilde CD’yi sunmayan isteklilerin ilgili kalemleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.
d) Teklif edilen ürünlere ait excel formatında, Teklif listesindeki sıra ile Ürün adı, marka, ambalaj şekli, ubb ürün kodu, ubb bayi kodu, sut kodu, yazılarak firma tarafından ıslak imzalı olarak teklif dosyasında sunacaklardır. Bu şekilde sunmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.
e) Yerli Malı Belgesi sunacak olan istekliler, İlgili belgenin
ihale listesinde yer alan hangi kalemleri kapsadığını ilgi belge ekinde teklif sırasına göre liste olarak beyan edeceklerdir. Bu liste ürün sıra no-adı-yerli malı belge numarası şeklinde hazırlanacaktır. Liste ekine teklif sırası ile yerli malı belgeleri konulacak belgelerin üzerine hangi kaleme ait olduğu belirtilecektir. Bu şekilde sunulmayan belge sunmayan isteklilerin ilgili kalemlerinde yerli malı uygulaması yapılmayacaktır.
* Yukarıda istenilen belgeler ıslak imzalı kaşeli bir şekilde ihale doyasında sunulacaktır. Sunulmaması durumda teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,
606. OTOMATİK RESÜSİTATÖR DİSPOSABLE (TEK KULLANIMLIK) (BASINÇ DÖNGÜLÜ DİSPOSABLE VENTİLATÖR) Teknik Şartnamesi’nin 3’üncü maddesinde “Ventilatör 8 kg ve Üzeri Hastalarda Kullanıma Uygun Olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.
İdari Şartname’nin yukarıda aktarılan 7.5.6’ncı maddesine göre isteklilerin teklifleri kapsamında sundukları ürünlerin Teknik Şartname’ye birebir uygun olduğuna dair Teknik Şartnameye cevap yazısını ve ürün numunelerini teklifleriyle birlikte sunmaları gerektiği, bu yolla teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının idarece değerlendirileceği anlaşılmıştır.
Ayrıca, yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince numune değerlendirmesi yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup,
teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait
olduğu anlaşılmaktadır. İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde bulunan düzenleme gereğince ise ihale komisyonunda yer alan uzman üyeler ihaledeki numunelerin Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığı deneyerek karar vereceğinden, İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesi hükmüne uygun olarak, ihale k o m i s y o n u n u n u z m a n ü y e l e r i t a r a f ı n d a n n u m u n e değerlendirilmesinin yapılması, yapılan değerlendirmelerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması önem arz etmektedir.
24.01.2019 tarihli kesinleşen ihale komisyonu kararına göre, şikâyete konu ihalenin 606’ncı kısmına (1) bir isteklinin (Kurtbaş Medikal San. Tic. Ltd. Şti.) teklif verdiği ve ihalenin 606’ncı kısmının bu istekli üzerinde bırakıldığı görülmüştür.
İhale işlem dosyasında yer alan belgeler incelendiğinde, ihalenin şikâyete konu 606’ncı kısım üzerinde bırakılan Kurtbaş Medikal San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyası kapsamında sunduğu Teknik Şartname’ye cevap yazısında
“Ventilatör 8 kg ve Üzeri Hastalarda Kullanıma Uygundur.”
ifadesinin yer aldığı 14.01.2019 tarih ve 67427165-949 sayılı numune değerlendirme yazı ekinde ise,
şikayete konu edilen 606’ncı kısım için Kurtbaş Medikal San.
Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan ürüne ilişkin idare tarafından numune değerlendirmesinin yapıldığı, numune değerlendirmesinin ihale komisyonu üyesi olmayan kişi tarafından yapıldığı ve anılan kişi tarafından numunenin Teknik Şartname’ye uygun olduğunun belirtildiği ve aynı tutanakta ihale komisyonu üyesi bir eczacıya ait kaşe ve imzanın yer aldığı görülmüştür.
Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece numune ile ilgili işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında
uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde numunede yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün değildir.
Bu kapsamda yapılan incelemede, numune değerlendirmesinin i h a l e k o m i s y o n u ü y e s i o l m a y a n b i r k i ş i t a r a f ı n d a n yapılamayacağı, İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde numune değerlendirmesinin uzman üye tarafından yapılması gerektiğinin a y r ı c a b e l i r t i l d i ğ i , b u n e d e n l e y a p ı l a n n u m u n e değerlendirmesinin ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından yapılmasının zorunlu olduğu anlaşılmış olup, şikâyete konu olayda numune değerlendirmesinin ihale komisyonu üyesi olmayan bir kişi tarafından yapıldığı, numune değerlendirme tutanağında ihale komisyon üyesi bir eczacıya ait kaşe ve imza o l m a k l a b i r l i k t e , a n ı l a n k i ş i n i n f i i l e n n u m u n e değerlendirmesinde bulunmadığı ve ihale komisyonu kararında yer alan “Manisa Şehir Hastanesi Manisa Merkez Efendi Devlet Hastanesi, Manisa Turgutlu Devlet, Manisa Soma Devlet Hastanesi, Manisa Salihli Devlet Hastanesi, Manisa Ruh Sağlığı ve Hastalıkları Hastanesi, Manisa Alaşehir Devlet Hastanelerine değerlendirmek üzere gönderilen numuneler görevli uzman üyelerce teknik şartnamede belirtilen özellikleri ile karşılaştırılarak Numune Değerlendirme Tutanakları oluşturulmuştur.
Teknik şartnameye ve düzenlenen
zeyilnameye göre değerlendirilmiş, Numune
Değerlendirme tutanakları tarafımıza gönderilmiştir.
Yapılan değerlendirmeler sonucuna göre aşağıda belirtilen kararlar alınmıştır.” ifadelerden numune değerlendirmesinin yukarıda adı geçen hastanelerde görevli uzman üyelerce yapıldığının açıkça ifade edildiği, numune değerlendirme tutanağında itirazen şikâyete konu edilen 606’ncı kısma ilişkin numune değerlendirmesinin ihale komisyonu üyesi olmayan kişi tarafından yapıldığının anlaşıldığı, dolayısıyla anılan kişi tarafından yapılan numune değerlendirmesine ilişkin alınacak kararların mevzuat hükümleri ve İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesi uyarınca uygun olmayacağı anlaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, şikâyete konu kısımda numune değerlendirmesinin ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,Oybirliği ile karar verildi.
