BAP Koordinasyon Birimi Firmalar. İlgili Öğretim Üyesi. İlgili Öğretim Üyesi. BAP Koordinasyon Birimi. Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi

(1)

3

Sıra

No Faaliyet İş Akışı Sürece Dahil Olan İç / Dış Birimler

1

Proje Yürütücüsü BAP Otomasyon Sistemine proje evraklarını yükler ve sistem üzerinden Birime gönderir.

BAP Koordinasyon Birimi Firmalar

2

Sistem tarafından oluşturulan Proje Öneri Formu"nun çıktısını alarak ıslak imzalı olarak BAP Birimine teslim eder.

İlgili Öğretim Üyesi BAP Otomasyonu

3 Projenin bütçesi incelenir. -

4

Proje başvuru evrakları incelenir ve uygun projeler Proje Destek ve Kontrol Birimine iletilir.

- BAP Otomasyonu

5 Projenin ön değerlendirmesi yapılır. -

6

Ön değerlendirme sonrası gerekli hallerde projenin yürütücüsü ile iletişime geçilir ve düzeltmeler için proje geri gönderilir.

İlgili Öğretim Üyesi

7 Ön değerlendirmeyi geçen proje komisyona

sunulur. BAP Koordinasyon Birimi

10

Komisyonun kararı "Ret" ise gerekçeli karar yazılır ve Sistem üzerinden proje yürütücüsüne bildirilir.

Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi

Proje Destek ve Kontrol Birimi BAP Otomasyonu

Proje Başvuru, İzleme ve Sonuçlandırma Süreci

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ YÖNERGESİ

-

- Komisyon İşleri ve

Arşiv Birimi

e-bap.mu.edu.tr Proje Destek ve

Kontrol Birimi

Sorumlular Doküman / Kayıt /İnternet linki

İlgili Öğretim Üyesi e-bap.mu.edu.tr

Satın Alma ve Taahhuk Birimi

TC

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi

Proje Destek ve Kontrol Birimi Toplam Sayfa

İlk Yayın Tarihi/Sayısı Revizyon Tarihi/Sayısı

BAP Otomasyonu Proje Destek ve

Kontrol Birimi

Proje Destek ve Kontrol Birimi

BAP Komisyonu Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi Proje Destek ve Kontrol Birimi

9

Komisyonun kararı "Kabul" ise proje protokolü hazırlanır ve proje yürütücüsü imza için Birime davet edilir.

BAP Komisyonu Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi İlgili Öğretim Üyesi

BAP Komisyonu Komisyonun kararı "Düzeltme" ise gerekçeli

karar yazılır ve Sistem üzerinden proje yürütücüsüne bildirilir.

8

(2)

3

Sıra

TC

11

Proje protokolünde belirtilen tarihlerde "Ara Rapor"lar Sistem üzerinden gönderilir, sistem çıktısı imzalı olarak birime ulaştırılır ve ara rapor ilgili birim tarafından ön incelemeye alınır.

12

Ara rapor ilan edilen formata uygun hazırlanmışsa Komisyona sunulur, uygun değil ise düzeltmesi için proje yürütücüsüne sistem üzerinden iade edilir.

13

Ara rapor için Komisyonun kararı "Kabul" ise proje devam eder ve sistem üzerinden proje yürütücüsüne bildirilir.

14

Ara rapor için Komisyonun kararı "Ret" ise gerekçeli karar yazılır ve Sistem üzerinden proje yürütücüsüne bildirilerek MSKÜ BAP Yönergesinin ilgili maddeleri uygulanır.

Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi Proje Destek ve Kontrol Birimi

BAP Otomasyonu

15

Kabul edilen/devam eden projelerin satın alma talepleri sistem üzerinden yapılır, sistem çıktısı imzalı olarak birime ulaştırılır.

16

Devam eden projelerin ek talepleri sistem üzerinden yapılır, sistem çıktısı imzalı olarak birime ulaştırılır.

Firmalar İlgili Öğretim Üyesi Satın Alma ve Taahhuk Birimi

BAP Otomasyonu

17

Proje protokolünde belirtilen tarihlerde

"Sonuç Raporu" Sistem üzerinden gönderilir, sistem çıktısı imzalı olarak birime ulaştırılır ve sonuç raporu ilgili birim tarafından ön incelemeye alınır.

18

Sonuç raporu ilan edilen formata uygun hazırlanmışsa Komisyona sunulur, uygun değil ise düzeltmesi için proje yürütücüsüne sistem üzerinden iade edilir.

19

Komisyonun kararı "Kabul" ise proje sonuçlandırılır ve sistem üzerinden proje yürütücüsüne bildirilir.

20

Komisyonun kararı "Ret" ise gerekçeli karar yazılır ve Sistem üzerinden proje yürütücüsüne bildirilerek MSKÜ BAP Yönergesinin ilgili maddeleri uygulanır.

Proje Destek ve Kontrol Birimi BAP Otomasyonu

21

Projelerin tamamlanması için yayın şartı bulunan projelerde yürütücü proje yayınını BAP otomasyon sistemine yükler.

BAP Otomasyonu Proje Destek ve

Kontrol Birimi

BAP Komisyonu

Satın Alma ve

Taahhuk Birimi e-bap.mu.edu.tr

BAP Komisyonu

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ YÖNERGESİ Komisyon İşleri ve

Arşiv Birimi Proje Destek ve

Kontrol Birimi

BAP Komisyonu

(3)

3

Sıra

TC

22

Yürütücü tarafından BAP Otomasyon Sistemine yüklenen yayın, MSKÜ BAP

Yönergesine göre Projenin

tamamlanmasında için belirtilen hususlara uygun ise BAP Otomasyon Sistemi üzerinden "Kabul" edilir ve yayın şartını sağladığı sistem üzerinden yürütücüye bildirilir.

BAP Otomasyonu

23

MSKÜ BAP Yönergesine göre Projenin tamamlanmasında için belirtilen hususlara uygun değil ise yayın BAP Otomasyon Sistemi üzerinden "Ret" edilir ve sistem üzerinden yürütücüye bildirilir.

BAP Otomasyonu MUĞLA SITKI KOÇMAN

ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ YÖNERGESİ

Proje Destek ve Kontrol Birim Sorumlusu Koordinatör

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Öğr. Gör. Dr. Fatma AYDOĞMUŞ ÖZTÜRK Doç. Dr. Adem DÖNMEZ

(4)

1

Sıra

1

Komisyon tarafından kabul edilen ve devam eden bilimsel araştırma projeleri ve kaynak aktarımı desteklerine ilişkin bilgiler ile Yükseköğretim Kurulu tarafından istenen diğer bilgiler, kabul tarihini ve tamamlanan projelerin sonuç raporunun verilmesi gereken tarihi takip eden bir ay içinde YÖKSİS’e girilir.

YÖK BAP Otomasyonu

2 Bu bilgiler, BAP Otomasyon Sistemi üzerinden kamuoyuna duyurulur.

Proje Destek ve Kontrol Birim Sorumlusu

Doç. Dr. Adem DÖNMEZ Koordinatör

Öğr. Gör. Dr. Fatma AYDOĞMUŞ ÖZTÜRK TC

Doküman / Kayıt /İnternet linki Sorumlular

Toplam Sayfa YÖKSİS'e Proje Bilgisi Yükleme Süreci

Proje Destek ve Kontrol Birimi Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi

Proje Destek ve

Kontrol Birimi e-bap.mu.edu.tr

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ

YÖNERGESİ Proje Destek ve

Kontrol Birimi

(5)

1

Sıra

No Faaliyet İş Akışı Sürece Dahil Olan İç / Dış

Birimler

1

Proje önerileri BAP otomasyon sistemine girilir ve Proje Öneri Formu çıktısı BAP personeline teslim edilir

BAP Birimi

3

Eksik evrak olması durumunda proje önerisi teslim alınmaz, durum proje yürütücüsüne bildirilir ve evrakların eksiksiz bir şekilde yüklenmesi sağlanır.

Eksik evrak olmaması durumunda proje öneri formu otomasyon sistemi üzerinden teslim alınır.

Komisyon ve Arşiv İşleri Birimi / Satın Alma ve Tahakkuk İşleri Birimi

5

Proje Öneri Formu Komisyon üyeleri tarafından değerlendirildikten sonra, proje için revizyon istenmesi veya projenin reddedilmesi durumunda yürütücü sistem üzerinden bilgilendirilir. Projenin kabul edilmesi durumunda da proje sistem üzerinden kabul edilip yürütücü bilgilendirilir ve protokol hazırlanır.

Komisyon ve Arşiv İşleri Birimi/Proje Destek ve

Kontrol Birimi / BAP Komisyon Üyeleri

6 Protokolün Proje Yürütücüsü, Koordinatör ve Rektör tarafından imzalanması sağlanır.

Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi / BAP Koordinatörü

/ Rektör

Nedime YOSUNLU Komisyon ve Arşiv İşleri Birim Yetkilisi

Proje Protokolü

Doç. Dr. Adem DÖNMEZ Koordinatör Proje Ekibi /Komisyon

ve Arşiv İşleri Birimi/Proje Destek

ve Kontrol Birim Yetkilisi / BAP Komisyon Üyeleri

Proje Protokolü BAP Otomasyonu

Proje Ekibi/Komisyon İşleri ve Arşiv Birim

Yetkilisi / BAP Koordinatörü / Rektör Proje Ekibi/Komisyon

ve Arşiv İşleri Yetkilisi/ Satın Alma

Birim Yetkilisi

Proje Öneri Formu BAP Otomasyonu

BAP Otomasyonu 4

Proje Öneri Formları ilgili Akademik Personeller tarafından incelendikten sonra revizyon gerekmiyorsa ilk komisyon gündemine alınır.

Komisyon üyeleri tarafından değerlendirilir.

Proje Ekibi /Komisyon ve Arşiv İşleri Birimi/Proje Destek

ve Kontrol Birim Yetkilisi / BAP Komisyon Üyeleri

Komisyon ve Arşiv İşleri Birimi/Proje Destek ve

Kontrol Birimi / BAP Komisyon Üyeleri

Proje Öneri Formu Toplam Sayfa

BAP Otomasyonu

Proje Ekibi Proje Öneri Formu BAP Otomasyonu

2 Evrak teslim alındıktan sonra BAP Birimi ilgili personelleri tarafından kontrol edilir.

Proje Ekibi/Komisyon ve Arşiv İşleri Yetkilisi/ Satın Alma

Birim Yetkilisi

Proje Öneri Formu Proje Başvurusu ve Kabulü İş Akış Süreci

TC

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ Bilimsel Arraştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi / İş Süreçleri

(6)

1

Sıra

Birimler

3

Ek talep Komisyon üyeleri tarafından değerlendirildikten sonra talep için revizyon gerekmesi veya talebin reddi durumunda proje yürütücüsünün ilgili birim sorumlusu tarafından sistem üzerinden bilgilendirilmesi sağlanır.

Kabul edilmişse talebin otomasyon sistemi üzerinden kabulü ve proje yürütücüsünün bilgilendirilmesi sağlanır.

Komisyon ve Arşiv İşleri Birimi/Proje Destek ve Kontrol Birimi / Satın Alma ve Tahakkuk İşleri Birimi / BAP Komisyon Üyeleri

BAP Otomasyonu

Doç. Dr. Adem DÖNMEZ Koordinatör Proje Yürütücüsü

/Komisyon ve Arşiv İşleri Birimi/Satın Alma Birimi / BAP Komisyon Üyeleri

Proje Ek Talepleri ve Dilekçeler 2

Ek talepler ilgili birim personeli tarafından mevzuata göre incelenir gerekli ise düzeltme istenir. Uygun olması durumunda elden ve sistem üzerinden teslim alınarak ilk BAP komisyon gündemine alınır

Proje Yürütücüsü /Komisyon ve Arşiv İşleri

Birimi/ Satın Alma Birimi

Proje Ek Talepleri ve

Dilekçeler BAP Otomasyonu Proje Ek Talepler İş Akış Süreci

1

Kabul Edilen Projeler için proje yürütücüsün ek süre, ek bütçe, iptal vs. ek talebi varsa, yürütücü tarafından BAP otomasyon sistemi üzerinden gönderilir ve çıktısı alınarak BAP Birimine teslim edilir.

Proje Yürütücüsü BAP Birimi Proje Ek Talepleri ve

Dilekçeler BAP Otomasyonu Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi / İş Süreçleri Toplam Sayfa

TC

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ İlk Yayın Tarihi/Sayısı

Bilimsel Arraştırma Projeleri Koordinatörlüğü Revizyon Tarihi/Sayısı

(7)

1

Sıra

Birimler

3 Kabul edilen sonuç raporlarının düzenli olarak arşivlenmesi sağlanır.

Komisyon İşleri ve Arşiv

Birimi Proje Sonuç Raporu

HAZIRLAYAN

ONAYLAYAN

Koordinatör Doç. Dr. Adem DÖNMEZ Komisyon İşleri ve Arşiv

Birimi

BAP Otomasyonu Proje Sonuçlandırılması İş Akış Süreci

1

Proje ekibi tarafından Proje Sonuç Raporu otomasyon sistemine yüklenir ve sistemin oluşturduğu çıktı BAP'ın ilgili birimine teslim edilir ve ilgili birim tarafından gerekli kontrolleri yapıldıktan sonra eksik varsa düzenlenmesi beklenir yoksa komisyon gündemine alınır.

Proje Ekibi / Proje Destek ve Kontrol Birimi / Satın Alma ve Tahakkuk İşleri Birim / Komisyon İşleri ve

Arşiv Birimi

Proje Destek ve Kontrol Birimi / Satın Alma ve Tahakkuk İşleri Birimi / Komisyon İşleri ve Arşiv

Birimi

Proje Sonuç Raporu BAP Otomasyonu

2

Sonuç raporu Komisyon Üyeleri tarafından incelendikten sonra gerekli ise düzeltme verilir. Kabul edilmişse otomasyon sistemi üzerinden proje tamamlama işlemi yapılır ve proje yürütücüsünün bilgilenmesi sağlanır.

Proje Destek ve Kontrol Birimi / Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi / BAP Komisyon

Üyeleri

Proje Destek ve Kontrol Birimi / Komisyon İşleri ve

Arşiv Birimi / BAP Komisyon Üyeleri / Proje

Ekibi

Proje Sonuç Raporu Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi / İş Süreçleri Toplam Sayfa

TC

(8)

İlk Yayın Tarihi/Sayısı Revizyon Tarihi/Sayısı Toplam Sayfa

Sıra

No Faaliyet İş Akışı Sürece Dahil Olan İç /

Dış Birimler 1

EBYS üzerinden gelen evrakların kabul edilmesi ve Birim içerisinde ilgili kişilere havale etmek

Yazı İşleri Birimi

2

EBYS üzerinden gelen cevap verilmesi gereken yazıları işleme alıp EBYS üzerinden imzaya sunmak

İlgili kurumlar / İlgili Birimler / Yazı İşleri

Birimi 3

EBYS üzerinden gelen ve yürütülmekte olan iç ve dış kaynaklı projelerin yazışmalarını yapmak (Görevlendirme, İzin ve bilgi belge talepleri)

İlgili kurumlar / İlgili Birimler / Yazı İşleri

Birimi / Genel Sekreterlik

4

EBYS üzerinden gelen, yürütülmekte ve yürütülecek olan iç ve dış kaynaklı projelerin poje yürütücüsünün kendi biriminden EBYS üzerinden gelen talebi üzerine, ilgili kurumlara izin yazılarını yazmak ve gelen olumlu yada olumsuz cevap yazılarını proje yürütücüsüne iletilmek üzere proje yürütücüsünün birimine EBYS üzerinden yazıyı iletmek

İİlgili kurumlar / İlgili Birimler / Yazı İşleri

Birimi / Genel Sekreterlik / Rektörlük

5

EBYS üzerinden gelen, yürütülmekte ve yürütülecek olan iç ve dış kaynaklı projelerin poje yürütücüsünün kendi biriminden EBYS üzerinden gelen talebi üzerine, ilgili kurumlara proje için veri, bilgi ve belge vs. talep yazılarını yazmak ve gelen cevap yazılarını proje yürütücüsüne iletilmek üzere proje yürütücüsünün birimine EBYS üzerinden yazıyı iletmek

İİlgili kurumlar / İlgili Birimler / Yazı İşleri

Birimi / Genel Sekreterlik / Rektörlük

6

EBYS üzerinden gelen, yürütülmekte olan iç kaynaklı projelerin poje yürütücüsünün kendi biriminden EBYS üzerinden gelen proje görevlendirme talebini Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere Genel Sekreterliğe sunmak ve çıkan Yönetim Kurul Kararına ilişkin Rektörlük onaylı üst yazı olarak proje yürütücüsüne iletilmek üzere proje yürütücüsünün birimine EBYS üzerinden yazıyı iletmek

Yazı İşleri Birimi / İlgili Talep Birimi / Genel

Sekreterlik / Rektörlük

7

EBYS üzerinden gelen, yürütülmekte olan dış kaynaklı projelerin poje yürütücüsünün kendi biriminden EBYS üzerinden gelen proje görevlendirme talebini gerekli ise Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere Genel Sekreterliğe sunmak ve çıkan Yönetim Kurul Kararına ilişkin yada talep Biriminin Yönetim Kurul Kararına ilişkin Rektörlük onaylı üst yazı olarak proje yürütücüsüne iletilmek üzere proje yürütücüsünün birimine EBYS üzerinden yazıyı iletmek

Yazı İşleri Birimi / İlgili Birim / Genel Sekreterlik / Rektörlük

1

Yazı İşleri Birim Yetkilisi

Doç. Dr. Adem DÖNMEZ Koordinatör HAZIRLAYAN

Aytaç MERSİN

Proje Yürütücüsü ve Birimi / Yazı İşleri Birim Sorumlusu

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Proje Yürütücüsü ve Birimi / Yazı İşleri Birim Sorumlusu

ONAYLAYAN Proje Yürütücüsü ve

Birimi / Yazı İşleri Birim Sorumlusu / Genel Sekreterlik

Koordinatör ve Yazı

İşleri Birim Sorumlusu Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Koordinatör ve Yazı

İşleri Birim Sorumlusu Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Koordinatör ve Yazı İşleri Birim Sorumlusu

Elektronik Belge

Yönetim Sistemi BAP Otomasyonu

Proje Yürütücüsü ve Birimi / Yazı İşleri Birim Sorumlusu / Genel Sekreterlik

Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS üzerinden gelen evrakların İş Akış Süreci

TC

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ Bilimsel Arraştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Yazi İşleri Birimi / İş Süreçleri

(9)

1

Sıra

Birimler

1

EBYS üzerinden Üniversitemiz Birimlerine Akademik Teşvik Başvuru ve birim komisyon duyuru yazılarını yazmak

İlgili Birim / Yazı İşleri Birimi / Genel Sekreterlik / Rektörlük

2

EBYS üzerinden Üniversitemiz Birimlerinden gelen birim komisyon üyeleri bildirim yazılarını gerekliyse Üniversitemiz Yönetim Kurulunda görüşmek üzere Genel Sekreterliğe sunmak ve çıkan Yönetim Kurul Kararını ilgili birimlere iletmek

İlgili Birim / Yazı İşleri Birimi / Genel Sekreterlik / Rektörlük

Aytaç MERSİN Doç. Dr. Adem DÖNMEZ

Yazı İşleri Birim Yetkilisi Koordinatör

Koordinatör ve Yazı İşleri

Birim Sorumlusu Elektronik Belge Yönetim Sistemi

TC

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Revizyon Tarihi/Sayısı

Yazi İşleri Birimi / İş Süreçleri Toplam Sayfa

Akademik Teşvik Yazışmaları İş Akış Süreci

Koordinatör ve Yazı İşleri

Birim Sorumlusu Elektronik Belge Yönetim Sistemi

(10)

1

Sıra

Birimler

HAZIRLAYAN

Aytaç MERSİN Yazı İşleri Birim Yetkilisi

ONAYLAYAN

Doç. Dr. Adem DÖNMEZ Koordinatör Personel Özlük İşleri İş Akış Süreci

1

Personel Bilgi Sistemi üzerinden Birim personelinin izin, rapor vs. özlük işlerini işlemek ve takibini ve arşivlenmesini sağlamak

Talep Eden İlgili Personel / Yazı İşleri

Birim Sorumlusu / Koordinatör

Yazi İşleri Birimi Personel Bilgi Sistemi

Yazi İşleri Birimi / İş Süreçleri Toplam Sayfa

TC

(11)

1

Sıra

Birimler 1

Avans Açma talebinde bulunacak proje yürütücüsünden “Avans Açma Talep Formu”nun ıslak imzalı olarak elden teslim alınır.

3

MYS Sistemi üzerinden ödeme emri belgesi oluşturulur,Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır.

TÜBİTAK ve AB Projeleri için Avans Açma İş Akış Süreci

Merve Gökçen SÖNMEZ Doç. Dr. Adem DÖNMEZ

Proje Yürütücüsü Avans Açma Talep Formu

2 TTS sisteminde bütçenin kontrolü ve avans açma fişi

oluşturulur. (Sadece TÜBİTAK Projeleri için) Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi TTS

Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi TC

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Satın Alma ve Tahakkuk Birimi Toplam Sayfa

Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi Koordinatör

MYS

4

Gerekli belgelerin ıslak imzalı olarak BAP birimine tesliminden sonra kontrol edilip bir nüshası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi

Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığı Ödeme Evrakları

(12)

1

Sıra

Birimler

3

Sarf\Demirbaş malzelerin kayıt altına alınması ve kontrolünün sağlanması amacıyla Muayene Komisyonunca onay ve tarih alınıp, faturalar Taşınır Kayıt Yetkilisine ulaştırılır.

Muayene Kabul Komisyonu

4 Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından satın alınan Sarf\Demirbaş malzemelere ilişkin Taşınır

kayıt işlemini yapılır. Muayene Kabul Komisyonu

6 MYS Sistemi üzerinden ödeme emri belgesi oluşturulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır.

HAZIRLAYAN

Merve Gökçen SÖNMEZ

ONAYLAYAN

Doç. Dr. Adem DÖNMEZ TÜBİTAK ve AB Projeleri için Avans Kapatma İş Akış Süreci

1 Avans Kapatma talebinde bulunan proje yürütücüsünden “Avans Mahsup Talep

Formu” nun ıslak imzalı olarak elden teslim alınır. Proje Yürütücüsü Avans Mahsup Talep Formu

Muayene Kabul Komisyon Üyeleri Sorumlular TC

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü Revizyon Tarihi/Sayısı

Doküman / Kayıt /İnternet linki

2 İlgili faturaların kontrol edilir, uygun olmayan faturaların firmalara iadesi sağlanır ve yeni fatura işlemleri için gerekli yönlendirmeler yapılır.

Proje Yürütücüsü,İlgili

Firma Sorumlusu İlgili Firmalar İlgili Faturalar

Muayene Kabul Komisyon

Üyeleri TKYS

5 Mevcut tüm faturalar için TTS sisteminde bütçenin kontrolü yapılır ve avans kapatma fişi oluşturulur. (Sadece TÜBİTAK Projeleri için)

Satın Alma ve Tahakkuk

Birim Yetkilisi TTS

Gerçekleştirme Görevlisi,

Harcama Yetkilisi MYS

7 Gerekli belgelerin ıslak imzalı olarak BAP birimine tesliminden sonra kontrol edilip bir nüshası Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

(13)

1

Sıra

Birimler

3 Harcama talimatı düzenlenerek, gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanır.

3

Doğrudan teminle alımına karar verilen mal\hizmet için piyasa fiyat araştırma komisyonu tarafından fiyat araştırması yapılır.

4

Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonunun ilgili firmalardan teklif alınır ve Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı hazırlanır.

Firmalar

6 Yüklenici firma faturası ile birlikte mal veya hizmeti

teslim eder/yerine getirir. Yüklenici Firma

7

Mal\hizmet teknik şartnameye uygun ise Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağı düzenlenir.

Muayene Kabul Komisyonu 8 Mal alımı ise fatura Taşınır Kayıt Yetkilisine teslim

edilir,taşınır işlem fişi oluşturulur. Muayene Kabul Komisyonu

9

MYS Sistemi üzerinden ödeme emri belgesi oluşturulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır.

11 Eğer TÜSEB projesi ise ödeme emri evrakı ile faturanın TÜSEB portalına eklenir.

Dış Kaynaklı Projeler Doğrudan Teminle Satın Alma İşlemleri

1

Proje yürütücüsü tarafından satın alınmak istenilen mal\hizmetin varsa teknik şartnamesinin ve talep formunun ıslak imzalı olarak elden teslim alınır.

Proje Yürütücüsü Mal\Hizmet Talep Listesi/Formu-Teknik

Şartname

Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama

Yetkilisi Harcama Onay Belgesi

2

TC

Proje Yürütüsü tarafından satın alınmak istenen mal\hizmetin tutarının Doğrudan Teminle alıma uygun olduğunun belirlenir.

Proje Yürütücüsü, Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi

Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu Üyeleri

Piyasa Fiyat Araştırma Komisyon Üyeleri

Teklifler ve Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı

5

En uygun teklifi veren ve istenilen şartları sağlayan firma ile irtibata geçilerek alım işlemleri başlatılır ve süreç takip edilir.

Proje Personelleri, Satın Alma ve

Tahakkuk Birim Yetkilisi Yüklenici Firma

Proje Yetkilisi\Yüklenici Firma Mal ya da hizmet alımı faturası

Muayene Kabul Komisyon Üyeleri Mal\Hizmet Muayene Kabul Tutanağı

Satın Alma ve Tahakkuk Birim

Yetkilisi,Muayene Kabul Komisyon TKYS

10

Satın Alma ve Tahakkuk Birim

Yetkilisi TÜSEB

(14)

1

Sıra

No Faaliyet İş Akışı Sürece Dahil Olan İç /

Dış Birimler

3

MYS Sistemi üzerinden ödeme emri belgesi oluşturulur,Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır.

TC

Harcama Yetkilisi MYS

Avrupa Birliği (AB) Projeleri İçin Personel Ödemesi İş Akış Süreci

1

Proje yürütücüsünün Personel ödemesi talebine ilişkin BAP birimine gerekli belgeler (dilekçe, yapılan işle ilgili belgeler,ilgili personellere ait son maaş bordroları) ile başvurur.

Proje Yürütücüsü

Dilekçe İş belgeleri Maaş bordroları

2

Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi tarafından belgelerin kontrol edilir ve ödenek bilgisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından sorgulanır.

Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

4

Harcama Yetkilisi Ödeme Evrakları

5

Personel ödemesi yapılacak proje personellerinin kadrolarının bulunduğu akademik birimlere, MYS Ödeme emri resmi yazı ile gönderilir.

Yazı İşleri Birim Yetkilisi İlgili Akademik Birimler

(15)

Toplam Sayfa 1

Sıra

No Faaliyet İş Akışı Sorumlular Sürece Dahil Olan İç / Dış

Birimler

1

Projede kabul edilen mal/hizmete ilişkin BAP otomasyon sisteminden satın alma talebi oluşturulur. Talep dilekçesi ıslak imzalı olarak BAP birimine teslim edilir.

Proje Yürütücüsü BAP Otomasyonu

2

Talep BAP birimi tarafından değerlendirilir.

(Bütçesi var mı, şartnamesi yüklü mü, şartname mevzuat hükümlerine uygun hazırlanmış mı?).

Satınalma ve Tahakkuk Birim

Yetkilisi

3

Harcama talimatı düzenlenerek gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanır.

4

İlgili satın almanın BAP otomasyon sistemi üzerinden firma tekliflerine açılır piyasa fiyat araştırması yapılır.

Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu

Üyeleri

Firmalar ve Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu

5

Firmalardan alınan tekliflerin Proje Yürütücüsü ve Araştırmacıları tarafından değerlendirilir. İlgili mal/hizmet şartnameye uygun en avantajlı fiyat sahibi firmaya sipariş geçilir.

Proje Ekibi, Satınalma ve Tahakkuk Birim

Yetkilisi

6

Yüklenici firma tarafından teslim edilen mal/hizmet Muayene Kabul Komisyonu tarafından talebe uygunluğu kontrol edilerek fatura ile birlikte teslim alınır.

Muayene ve Kabul Komisyonu

Üyeleri

Yüklenici Firma ve Muayene ve Kabul Komisyonu

7

Teslim alınan mallar Taşınır Kayıt Yetkilisi Tarafından Taşınır İşlem Fişi Düzenlenerek kayıt altına alınır.

Taşınır Kayıt

Yetkilisi TKYS

8

MYS sistemi üzerinden düzenlenen Ödeme Emri Belgesi Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Tarafından onaylanır, düzenlenen diğer belgeler ile birlikte ödemenin gerçekleştirilmesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

Başkanlığı MYS

Şenol KARDAŞ Öğr. Gör. Adem DÖNMEZ

BAP Projeleri Satın Alma İş Akış Süreci

Muayene Kabul ve Komisyonu Tutanağı

Taşınır İşlem Fişi

Doküman / Kayıt /İnternet linki

Malzeme İstek Formu

Harcama talimatı (Satın Alma Onay Belgesi)

Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı TC

Satın Alma ve Tahakkuk Birimi

(16)

Toplam Sayfa 1

Sıra

Birimler

1

Proje Yürütücüsü saha çalışması yada kongreye gidecek proje personelleri için bağlı bulunduğu Bölüm Başkanlığı aracılığı ile görevlendirme talebinde bulunur. İlgili talep akademik birimler kanalı ile BAP birimine ulaştırılır. (Söz konusu talebin göreve gidilecek olan tarihten yurtiçi için en az 15 gün, yurtdışı için en az 30 gün önce yapılması önerilir.)

Proje Yürütücüsü İlgili Akademik Birimler

2 Talep BAP birimi tarafından değerlendirilir.

Koordinatör ve Yazı İşleri Birim

Yetkilisi

Yazı İşleri Birim Yetkilisi

3 Talep BAP Birimi tarafından Üniversite Yönetim Kurulu onayına sunulur.

Yazı İşleri Birim

Yetkilisi Üniversite Yönetim Kurulu

4 Yönetim Kurulu Kararı, göreve gidecek personellere tebliğ edilmesi için ilgili birimlere üst yazı ile bildirilir.

Yazı İşleri Birim

Yetkilisi İlgili Akademik Birimler

5

Göreve giden proje personelleri görev bitiminde Yolluk Bildirim Formunu doldurup; ilgili akademik birim yetkilisi imzalı, olarak, kanıtlayıcı belgeler (konaklama faturası, kongre katılım belgesi ve faturası, otobüs bileti, uçak bileti ve faturası akaryakıt fişi vb.) ile birlikte BAP Satın Alma ve Tahakkuk Birimine teslim eder.

İlgili Proje Personelleri

6

Yolluk Bildirim Formu ve ekleri BAP Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi tarafından kontrol edilir.

(hesaplama doğru mu, kanıtlayıcı belgelerde hata var mı vb?).

Yetkilisi

7

MYS sistemi üzerinden düzenlenen Ödeme Emri Belgesi Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanarak kanıtlayıcı belgeler ile birlikte ödemenin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

Başkanlığı MYS

Yolluk Ödeme İş Akış Süreci

Görevlendirme Listesi ve Dilekçesi

Üniversite Yönetim Kurulu Kararı

Yolluk Bildirim Formu ve Kanıtlayıcı Belgeler (konaklama faturası, kongre katılım belgesi ve faturası, otobüs bileti, uçak bileti ve faturası

akaryakıt fişi vb.)

Doküman / Kayıt /İnternet linki TC

(17)

Toplam Sayfa 1

Sıra

Birimler 1

Projede kabul edilen mal/hizmete ilişkin BAP otomasyon sisteminden avans/kredi talebi oluşturulur. Talep dilekçesi ıslak imzalı olarak BAP birimine teslim edilir.

2 Talep BAP birimi tarafından değerlendirilir. (bütçesi var mı, talep mevzuat hükümlerine uygun mu?).

Yetkilisi

3

Harcama talimatının onaylanmasına ve Harcama Yetkilisince Mutemet tayin edilmesine müteakip Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır ve ödemenin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Avans/Kredi Açma İş Akış Süreci

Malzeme İstek Formu

5018 Sayılı Kanun'un 35. maddesi, Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Yükseköğretim Kurumları

Harcama talimatı (Satın Alma Onay Belgesi) ve Ödeme Emri Belgesi

(18)

Toplam Sayfa 1

Sıra

Birimler 1

Mutemet tarafından harcamanın yapılarak avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeler BAP birimine teslim edilir.

Mutemet

2

Alımı yapılan mal/ hizmete ilişkin muayene ve kabul işlemleri, mallara ilişkin taşınır kayıt işlemleri yapılır.

Muayene ve Kabul Komisyonu

Üyeleri, Taşınır Kayıt Yetkilisi

TKYS

3

MYS sistemi üzerinden düzenlenen Ödeme Emri Belgesi Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanarak düzenlenen diğer belgeler ile birlikte avansın / kredinin kapatılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

Başkanlığı MYS

Avans/Kredi Kapatma İş Akış Süreci

Fatura, Yolluk Bildirim Formu ve Kanıtlayıcı Belgeler (konaklama faturası,

kongre katılım belgesi ve faturası,

Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı, Taşınır İşlem Fişi

(19)

Toplam Sayfa 1

Sıra

Birimler 1

BAP projesine ilişkin BAP otomasyon sisteminden talep oluşturulur. Talep dilekçesi ıslak imzalı olarak BAP birimine teslim edilir.

Söz konusu talebin mevzuat hükümlerine uygun olup, olmadığı kontrol edilir.

Yetkilisi, Komisyon ve Arşiv İşleri Birim

Yetkilisi 2 Mevzuat hükümlerine uygun olan talep BAP

Komisyonu'na sunulur.

Komisyon İşleri Birim Yetkilisi 3 BAP Komisyonu talebi görüşüp karara bağlar. BAP Komisyon

Üyeleri BAP Komisyonu

4 Alınan karar BAP Otomasyonuna işlenerek Proje Yürütücüsüne tebliğ edilir.

Komisyon ve Arşiv İşleri Birim

Yetkilisi

BAP Otomasyonu

Ek Talep Formu

BAP Komisyon Kararı

Doküman / Kayıt /İnternet linki Ek Talep İş Akış Süreci

TC

(20)

BAP Koordinasyon Birimi Firmalar. İlgili Öğretim Üyesi. İlgili Öğretim Üyesi. BAP Koordinasyon Birimi. Komisyon İşleri ve Arşiv Birimi

İlk Yayın Tarihi/Sayısı Revizyon Tarihi/Sayısı

1

Sıra

No Faaliyet İş Akışı Sürece Dahil Olan İç / Dış

Birimler

1 Bursiyer, Yardımcı Personel veya Geçici İşçi'nin SGK işlemleri (işe başlama) için dilekçe verilir.

10

Proje Bursiyeri, Yardımcı Personeli veya Geçici İşçinin durumlarını belgeleyici ervrakları BAP birimine teslim edilir.

11 Ay sonunda çalışmalara ait ödeme belgeleri

hazırlanır. TÜBİTAK MYS TUSEB BAP

Otomasyonu

12

MYS Sisteminde gerekli bilgilerin girilerek ödeme emirleri oluşturulur, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanır.

13

Gerekli belgelerin ıslak imzalı bir şekilde BAP birimine tesliminden sonra kontrol edilip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

14 Bursiyer, Yardımcı Personel veya Geçici İşçi'nin SGK prim(e-beyanname) işlemleri tamamlanır.

Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Dairesi Başkanlığı

Satın Alma ve Tahakkuk Birim Yetkilisi Koordinatör

Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi

Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama

Yetkilisi

Ödeme Emri Belgesi

Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama

Yetkilisi

Ödeme Evrakları

Satıalma ve Tahakkuk Birim

Yetkilisi

https://ebeyanname.gib.gov.tr/index.html

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Eşref Barış ALTAN Doç.Dr. Adem DÖNMEZ

İlgili Proje Personelleri

Öğrenci Belgesi, Kimlik Fotokopi, SPAS belgesi ve İkametgah Belgesi

TC

MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Satın Alma ve Tahakkuk Birimi Toplam Sayfa

Bursiyer/Geçici İşçi/Yardımcı Personel İş Akış Süreci

Sorumlular Doküman / Kayıt /İnternet linki

Proje Yürütücüsü Dilekçe