BATMAN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL SİSTEMİ HALK SAĞLIĞI HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI İZLEME DEĞERLENDIRME VE İSTATISTiK

(1)

B ATMAN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL SİSTEMİ

HALK SAĞLIĞI HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

İZLEME DEĞERLENDIRME VE İSTATISTiK BİRİMİ

(2)

İŞ SÜREÇLERİ

İŞ SÜREÇLERİ

1. Aile Hhekimliği Birimi ve Aile Sağlığı Merkezi Denetimleri

2. Halk Sağliği Hizmet Birimlerinin Yerinde İzleme ve Değerlendirilmesi 3. USS Yönetim WEB/KDS

a. Kullanıcı Ekleme

b. Kullanıcı Bilgileri Güncelleme Hekim Birim Eşleştirme

c. Aile Hekimi / Kurum - Uygulama Eşleştirme Yeni Kişi Ekleme/Güncelleme d. Kişi Adres Bilgilerini Güncelleme Son Adet Tarihini Güncelleme

e. Yeni doğan/Vatandaş Birleştirme Yurtdışı İşlemleri

f. Aşı Takvimi Güncelleme Kişi Bilgilerini Gizleme Paket Silme g. Hatalı Aşı Kayıt Düzeltme

h. Cezaevi Kişi Listesi Yükleme

4. Ölüm Bildirim Sistemi (ÖBS) Ölüm Belgeleri 5. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK)

6. Halk Sağlığı Yönetim sistemi (HSYS) Form 018C Zehirlenme Formları 7. Göç İşlemleri

8. Aile Hekimliği Performans

9. Mesai/Esnek Mesai Denetimleri 12 Hizli Veri Toplama Sistemi

(3)

ÜREÇ KODU: İZD. 01

İş Süreci: Aile Hekimliği Ödeme ve Sözleşme Yönetmeliğinin “Denetim, Sözleşmenin Sona Ermesi veya erdirilmesi” başlıklı Üçüncü Bölüm 11. Maddesinde belirtilen “Aile sağlığı merkezi, aile hekimleri ve aile sağlığı elemanları, Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğinin 29 uncu maddesi hükmü çerçevesinde, olağan dışı denetimler hariç olmak üzere, altı aylık aralıklarla denetlenir.” hükmü doğrultusunda ilimiz genelinde bulunan Aile Sağlığı Merkezlerinin ve Aile Hekimliği Birimlerinin mevzuata ve sözleşme şartlarına uygunluğunu değerlendirmek üzere altı aylık aralıklarla rutin denetimler yapılır.

1- İl genelinde ASM ve AHB denetimlerine katılacak personellerin izleme değerlendirme için valilik oluru alınır ve ilgililere tebliğ edilir.

2- 6 aylık ASM ve AHB rutin izleme değerlendirme planı hazırlanır. Valilik oluru alınır.

Müdürlüğümüz web sayfasında yayınlanır. Ayrıca yazılı olarak da bildirim yapılır.

3- Planlanana ekiplerle, planlanan ASM ve AHB’lerde Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü tarafından kullanılması istenen formlarla izleme değerlendirme ziyaretleri yapılır.

4- ASM/Birimin asgari fiziki şartları ve teknik donanımı ile ilgili tespit edilen eksikliklerin tamamlanması için ilgili aile hekimlerine denetim tarihinden itibaren (10) gün süre verilir.

5- ASM/AH’nin asgari fiziki şartları ve teknik donanımı ile ilgili tespit edilen eksikliklerin verilen süre bitiminde tamamlanıp tamamlanmadığının değerlendirilmesi için, birimimiz tarafından kontrol değerlendirmesi yapılır.

6- Denetim formunda yer Alan ve diğer birimleri ilgilendiren sorular ile ilgili tespit edilen eksiklikler hakkında ilgili birimlere yazı yazılır.

7- Tespit edilen eksiklikler tamamlanmış ise yazı dosyalanır.

8- Tespit edilen eksiklikler verilen süre içinde tamamlanmamış ise ilgili aile hekimleri hakkında Yönetmelik hükümleri gereğince inceleme başlatılması için Disiplin birimine resmi yazı yazılır 9- Denetim formları TSİM ‘e girilir ve dosyalanır.

10- Altı aylık dönem sonunda denetim raporu hazırlanarak Müdürlük Makamına sunulur.

(4)

İŞ AKIŞ ŞEMASI

Aile H ekimliği Birimi ve Aile Sağlığı Merkezi Denetimleri Akış Ş emas ı

Hayır

Evet

Hayır

Evet

Hayır

(5)

Altı aylık dönem sonunda denetim raporu hazırlanarak Müdürlük

Makamına sunulur.

Tespit edilen eksiklikler verilen süre içinde tamamlanmamış ise ilgili aile hekimleri hakkında Yönetmelik hükümleri gereğince inceleme başlatılması için Disiplin birimine resmi yazı yazılır

Denetim formları TSİM ‘e girilir ve dosyalanır.

Hayır

Evet

(6)

İŞ AKIŞ ŞEMASI ÜREÇ KODU: İZD.02

Bakanlığımız Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü İzleme, Değerlendirme ve İstatistik Daire Başkanlığının yazılarına istinaden, Halk Sağlığı Hizmetleri ile ilgili tüm Birimlerin (TSM ve bağlı birimler AÇSAP, KETEM, VSD, Entegre İlçe Hastaneleri, Sağlık Evi ile Halk Sağlığı Laboratuvarı’nın ilgili birimlerle iş birliği içinde yılda bir kez) yerinde izleme ve değerlendirme denetimleri yapılmaktadır.

İŞ SÜRECİ: Halk Sağliği Hizmet Birimlerinin Yerinde İzleme ve Değerlendirilmesi 1- 1. Denetim planı hazırlanır.

2. Plan doğrultusunda, Birime gidilerek yerinde izleme ve değerlendirme denetimi yapılır.

3. Birim personeli tarafından formlar incelenir.

4. Denetim esnasında tespit edilen eksikliklerin tamamlanmasının sağlanması için ilgili birimlere yazı yazılır.

5. Denetim raporu hazırlanarak Müdürlük Makamına sunulur.

6. Denetim formları, yazılar ve rapor dosyalanır.

Akış Şemas ı

Hayır Evet

(7)

İŞ AKIŞ ŞEMASI ÜREÇ KODU: İZD 03 USS YÖNETİM WEB/KDS

İŞ SÜRECİ: Kullanıcı Ekleme

1. Yönetim Web Uygulamaları” içerisinde “Kullanıcı İşlemleri” menüsü altında yer alan "Kullanıcı Ekleme" seçilir.

2. Kişi eklemek için gerekli alanları doldurulur.

3. Kullanıcı Detayları" penceresinde Hesap Bilgileri, İletişim Bilgileri, ÇKYS Görev Yeri Bilgileri, Mernis Adres Bilgileri, Beyan Adres Bilgileri ve Yetki Bilgileri sekmeleri mevcut olup ilgili alanlar doldurularak kaydet butonuna basılır.

4. Yetki Bilgileri sekmesinde kullanıcıya ait yetkilendirme işlemleri yapılır.

Kiş i eklemek için gerekli alanları doldurulur.

Kullanıcı Ekleme Akış Şeması

önetim Web

Uygulamaları”

içerisinde Kullanıcı

İşlemleri” menüsü altında yer alan

"Kullanıcı Eklem e"

seçilir.

Kullanıcı Detayları" penceres inde Hesap Bilgileri, İletiş im Bilgileri, ÇKYS Görev Yeri Bilgileri, Mernis Adres Bilgileri, Beyan Adres Bilgileri ve Yetki Bilgileri sekmeleri m evcut olup ilgili alanlar doldurularak kaydet butonuna basılır.

Yetki Bilgileri sekmesinde

kullanıcıya ait yetkilendirme

işlemleri yapılır.

(8)

İŞ SÜRECİ: Kullanıcı Bilgilerini Güncelleme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisinde “Kullanıcı İşlemleri” menüsü altında yer alan "Kullanıcı Bilgileri Güncelleme" seçilir

2. TC Kimlik No veya Kurum Kodu girilerek “sorgula” butonuna basılır.

3. "Kullanıcı Bilgileri Güncelleme" penceresinde güncellenmesi istenen sekmelerde değişiklik yapılır ve

“Kaydet” butonuna basılır.

Kullanıcı Bilgilerini Güncelleme Akış Şeması

TC Kimlik No veya Kurum Kodugirilerek “sorgula utonuna basılır.

"Kullanıcı Bilgileri Güncelleme" penceresinde

güncellenmesi istenen sekmelerde değişiklik yapılır ve “Kaydet”

butonuna basılır.

Her defasında bir grup eklenerek yetkiler birden fazla olacak

şekilde verilir.

Yönetim Web Uygulamaları

içerisinde “Kullanıcı İşlemleri menüsü altında yer alan

"Kullanıcı Bilgileri Güncelleme" seçilir

Grup Bilgisi seçimli kutusuna imleçle basıldığında yetki grubu

listeleri gelir.

(9)

İŞ SÜRECİ: Hekim Birim Eşleştirme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisinde “Birim İşlemleri” menüsü altında yer alan "Hekim Birim Eşleştirme" seçilir

2. Kuruma ataması yapılacak hekime ait hekim TC kimlik no ilgili alana girilerek “Sorgula” butonuna basıldığında hekim bilgileri ekranda görüntülenmelidir.

3. "Hekim Bilgileri", "Eşleştirilmiş Birimler" ve "Birim Ara" pencereleri ekrana gelir. Hekimin atamasının yapılacağı kurum İl ve İlçe bilgileri seçilerek veya Kurum Numarası yazılarak “Sorgula”

butonuna basılıp görüntülenir.

4. Hekimin eşleştirileceği kurum bilgileri ekranın altına doğru gelir. Hekim Görev Tipi seçilerek

"Hekimi-Birim Eşleştir" butonuna basılır.

5. Eşleştirilmiş birimler silinmek istendiğinde "Eşleştirilmiş Birimler" penceresinde ilgili birim satırında işlem sütununda "Sil" butonuna basılır.

Hekim Birim Eş leştirm e Akış Şemas ı

Yönetim Web Uygulam aları içerisinde “Birim İş lem leri menüs ü

altında yer alan

"Hekim Birim Eşleştirme"

seçilir

Kuruma ataması yapılacak hekim e

ait hekim TC kim lik no ilgili

alana girilerek

“Sorgula butonuna basıldığında hekim

bilgileri ekranda görüntülenmelidir

"Hekim Bilgileri",

"Eşleştirilm iş Birimler" ve

"Birim Ara"

pencereleri ekrana gelir.

Hekimin atamasının yapılacağı kurum İl ve İlçe bilgileri

seçilerek veya Kurum Num arası

yazılarak

“Sorgula butonuna basılıp

görüntülenir.

Hekimin eşleştirileceği kurum bilgileri

ekranın altına doğru gelir. Hekim Görev Tipi

seçilerek

"Hekimi-Birim Eşleştir"

butonuna basılır.

Eşleştirilm iş birimler silinm ek

istendiğinde

"Eşleştirilm iş Birimler"

penceres inde ilgili birim satırında işlem

sütununda

"Sil" butonuna basılır.

(10)

İŞ SÜRECİ: Aile Hekimlerine Kurum/Uygulama Eşleştirmesi

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisinde “Kullanıcı İşlemleri” menüsü altında yer alan "Aile Hekimi/Kurum-Uygulama Eşleştirme" seçilir.

2. "Yazılım Eşleştirme" penceresinde "Hekim TC" girilir ve sorgula butonuna basılır

3. Hekim bilgileri ve Firma seçimli listesi ekrana gelir. Varsa "Mevcut Firma Bilgileri" de ekranın altına doğru gelir. Listeden firma seçilir ve "Eşleştir" butonuna basilar.

Aile H ekimlerine Ku ru m/Uygulama Eşleştirmesi Akış Şemas ı

(11)

İŞ SÜRECİ: Yeni Kişi Ekleme/Güncelleme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan “Yeni Kişi Ekle/Güncelle” seçilir.

2. Mernis Hasta Bilgileri ekranında “Kimlik Bilgileri”, “Güncellenebilir Bilgiler” pencereleri ve

“Kaydet” butonu bulunur.

3. Mernisten Sorgula butonuna basılarak kişinin güncel adres bilgilerinin alınması sağlanır. Güncelle butonuna basıldığında yapılan değişiklikler kaydedilmiş olur.

4. Beyan doğum tarihi ekrandan girilmezse, beyan doğum tarihi bilgisi resmi doğum tarihi bilgisi ile aynı Kabul edilir ve öyle kaydedilir. Beyan Doğum tarihi en fazla 2 kez güncellenebilir.

Yeni Kişi Ekleme/Güncelleme Akış Şeması

Yö netim Web

Uygulamaları ” içerisindeki Kişi İşlemleri” menüs ü altında yer alan Yeni Kişi

Ekle/Güncelle” seçilir.

Mernis Hasta Bilgil eri ekranında

Kimlik Bilgi leri”, Güncellenebilir Bilg iler”

pencereleri ve

Kaydet” butonu bulunur.

Mernisten Sorgula buto nuna bas ılarak kişi nin

güncel adres bilgilerinin alı nması sağlanır.

Güncelle butonuna bas ıldığında yapılan değişiklikl er kaydedilmiş

olur.

Beyan doğ um tarihi ekrandan girilmezse, beyan doğum tarihi bilgisi

resmi doğ um tarihi bilgis i ile aynı kabul edi lir ve öyle

kaydedilir. Beyan D oğum tarihi en

faz la 2 kez güncellenebilir.

(12)

İŞ SÜRECİ: Kişi Adres Bilgilerini Güncelleme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan “Kişi Adres Bilgileri Güncelleme” seçilir.

2. T.C. Kimlik No alanına ilgili kişiye ait TC Kimlik Numarası yazılarak Sorgula butonuna

basıldığında Mevcut Hasta Mernis Bilgileri altında kişiye ait adres bilgileri görüntülenmektedir.

3. Kişinin adres bilgilerini güncellemek için “Mernisten Sorgula” butonuna tıklanmalıdır. Gelen sorgu sonucunda “Güncelle” butonuna tıklandığında yapılan değişiklikler kaydedilir.

Kişi Adres Bilgilerini Güncellem e Akış Şem ası

“Yönetim Web Uygulamaları içerisindek i

“Kişi İşlemleri menüs ü altında yer alan “Kişi

Adres Bi lgileri Güncelleme seçilir.

T.C. Kimlik No alanına ilgili kişiye ai t TC Kimlik Numarası yazılarak Sorgula

buto nuna bas ıldığında Mevcut Hasta Mernis Bilg ileri altında kişiye ait

adres bilgileri görüntülenmektedir.

Kişinin adres bilg ilerini güncellemek için

Mernisten Sorgula” butonuna tı klanmalıdır. Gelen sorgu sonucunda

Güncelle” butonuna tık landığında yapıl an değişiklikl er kaydedilir

(13)

İŞ SÜRECİ: Son Adet Tarihini Güncelleme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan Son Adet Tarihi Düzenleme seçilir.

2. Açılan ekranda TC Kimlik No yazılarak sorgula butonuna basıldığında kişiye ait bilgiler görüntülenecektir.

3. Yeni Son Adet Tarihi alanına yeni tarih bilgisi girilerek Son Adet Tarihi Güncelle butonuna basılmalıdır. Böylece düzenleme işlemi tamamlanacak ve bilgi mesajı ekrana gelecektir.

Son Adet Tarihini Güncelleme Akış Şeması

Açılan ekranda TC Kimlik

(14)

İŞ SÜRECİ: Yeni doğan/Vatandaşı Birleştirme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan Yenidoğan/Vatandaş Birleştirme seçilir.

2. Yeni Doğan/Vatandaş Eşleme penceresinde Anne TC Kimlik Numarası, Doğum Sırası ve Doğum Tarihi bilgileri girilerek Sorgula butonuna basılmalıdır. Böylece Yeni Doğan’a ait bilgiler görüntülenecektir.

3. Onay seçimli kutucuğu seçili hale getirilir ve “Eşleştir" butonuna basılarak Yenidoğan/Vatandaş Birleştirme işlemi tamamlanmalıdır.

Yeni doğan/Vatandaşı Birleştirme Akış Şeması

(15)

İŞ SÜRECİ: Yurtdışı İşlemleri

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan "Yurt Dışı İşlemleri" seçilir.

2. Hasta Sorgula penceresinde TC Kimlik Numarası girilir ve Sorgula butonuna basılır.

3. Sorgu neticesinde ekrana Hasta Bilgileri gelir. Onay penceresinde Resmi Yazı No, Resmi Yazı Tarihi ve Açıklama alanları doldurulur.

4. Akabinde bilgilendirme yazısının altında "Okudum Kabul Ediyorum" kutucuğu seçildikten sonra

"Kişi Yurtdışında" butonuna basılır. "Hastanın durumu yurt dışı olarak güncellenmiştir." başarı mesajı ekrana gelir. (Eğer sorgulanan hasta Yurtdışında ise Onay penceresinde bulunan onaylama butonu 'Kişi Yurda Döndü' olarak görülür.)

5. Yurtdışındaki bir hastanın yurda dönme işlemeni yapabilmek için; Onay penceresinde Resmi Yazı No, Resmi Yazı Tarihi ve Açıklama alanları doldurulur.

6. Akabinde bilgilendirme yazısının altında "Okudum Kabul Ediyorum" kutucuğu seçildikten sonra

"Kişi Yurda Döndü" butonuna basılır.

Yurtdışı İşlemleri Akış Şeması

Yö netim Web Uygulamaları ” içerisindeki Kişi

İş lemleri”

menüs ü altı nda yer alan "Yu rt Dışı İş lemleri" seçi lir.

Sorgu neticesinde ekrana Hasta Bilg ileri gelir.

Onay penceres inde Resmi Yazı No,

Resmi Yazı Tarihi ve Açıklama Alanları doldurulur

Akabinde bilgilendirme yaz ısının al tında "Okudum Kabul Ediyorum" kutucuğu

seçi ldikten sonra "Kişi Yu rtdışında" buto nuna bas ılır.

"Hastanın durumu yurt dış ı olarak güncellenmiştir ."

baş arı mesajı ekrana gelir.

(Eğer sorgulanan hasta Yu rtdışında is e Onay penceresinde bulunan onayl ama butonu 'Kişi Yurda

Döndü' olarak görülür.) Akabinde

bilgil endirme yaz ısının al tında

"Okudum Kabul Ediyorum"

kutucuğu seçi ldikten sonra "Kişi

Yu rda Döndü" buto

nuna basılır

Yu rtdışındaki bi r has tanı n yurda dönme iş lemeni yapabilmek için;

Onay penceresinde Resmi Yazı No,

Resmi Yazı Tarihi ve Açıkl ama alanları doldurulur.

Hasta Sorgula penceresind e

TC Kimlik Numarası girilir ve Sorg ula buto

nuna basılır

(16)

İŞ SÜRECİ: Aşı Takvimi Güncelleme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan "Aşı Takvimi Güncelleme" seçilir.

2. Kişinin "TC Kimlik Numarası" girilir ve "Sorgula" butonuna basılır

3. Beyan Doğum Tarihine göre oluşmuş olan yeni Aşı Takvimini görebilmek için "Aşı Takvimi Göster"

butonuna basılır.

4. Ekrana "Takvimin güncel hali aşağıdadır. Takvimin güncelleştirmesini sağlamak için kaydet tuşuna basmanız gerekmektedir." yazılı bilgilendirme penceresi gelir.

Aşı Takvimi Güncelleme Akış Şeması

(17)

İŞ SÜRECİ: Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğünden, Mahkemelerden, diğer İl Sağlık Müdürlüklerinden ve Sağlık Bakanlığı Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğünden kişilerin ve diğer aile bireylerinin kimlik bilgileri ve adreslerinin gizli tutulması ile ilgili Gizlilik Kararı yazıları gelir.

Müdürlüğümüze gelen gizlilik kararları yazısı gizlilik esasına riayet edilerek işleme alınır.

1- Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Kişi İşlemleri” menüsü altında yer alan "Kişi Bilgileri Gizleme" seçilir.

2- Bilgileri gizlenecek kişinin "TC Kimlik Numarası" girilir ve "Sorgula" butonuna basılır.

3- Sorgu neticesinde ekrana Hasta Bilgileri gelir. "Kişi Bilgileri Gizleme" penceresinde Resmi Yazı No, Resmi Yazı Tarihi doldurulur ve gizlilik seviyeleri seçilir. "Kaydet" butonuna basılarak işlem tamamlanır. Ekrana "İşlem başarıyla gerçekleşmiştir." yazılı işlem başarı penceresi gelir. Kişi bilgileri başarıyla kaydedilmiş olur.

NOT: Gizleme işlemi yapılan kişilerin bilgileri gizleme seviyelerine göre USS Yönetim Uygulaması ekranlarında görünmeyecektir.

(18)

İŞ SÜRECİ: Paket Silme

1. “Yönetim Web Uygulamaları” içerisindeki “Paket İşlemleri” menüsü altında yer alan "Paket Silme"

seçilir.

2. Silinmek istenen pakete ait SYS TAKİP NO veya PROTOKOL NO girilir ve "Sorgula" butonuna basılır.

3. "Resmi Yazı Tarihi" , "Resmi Yazı No" girilir ve "Silme Nedeni" seçilir.

4. Akabinde bilgilendirme yazısının altında "Okudum Kabul Ediyorum" kutucuğu seçildikten sonra listelenen paketlerden silinmek istenen paketin satırındaki "Sil" butonuna basılır.

5. "Onayla" butonuna basılarak paket silme işlemi tamamlanır.

6. SysTakipNo/ProtokolNo ile gelen paketler silinmek isteniyorsa "Tüm Paketi Sil" butonuna basılarak işlem gerçekleştirilir.

Paket Silme Akış Şeması

(19)

İŞ SÜRECİ: Hatalı Aşı Kayıt Düzeltme

1. Sağlık Bakanlığı Aşı İle Önlenebilir Hastalıklar Dairesi Başkanlığının yazı ve Şube Müdürümüzün onayına istinaden süreç başlar.

2. İlgili kurumdan, birimden konu hakkında bilgi ve belge talep edilir. 3- Kurum ve birimler konu hakkında taleplerini yazılı olarak bildirir. 4- Hazırlanan belgeler komisyona sunulur.

3. Komisyonda alınan kararlar değerlendirildikten sonra Sağlık Bakanlığının yazısı doğrultusunda karar hazırlanır.

4. Alınan karar Sağlık Bakanlığına bildirilir

5. Olumsuz yönde alınan kararlar ilgili birime bildirilir.

(20)

ÜREÇ KODU: İZD.16

İŞ SÜRECİ: Cezaevi Kişi Listesi Yükleme

1. Her ayın sonunda ilimizde bulunan cezaevinden (açık-kapalı) tutuklu ve hükümlü listeleri birimimize liste halinde bildirilir.

2. Gelen listeler TC ve isimler doğrulanarak Excel tablosu hazırlanır.

3. Oluşturulan listeler Aile hekimliği hizmeti veren birim koduna göre ayrıştırılır.

4. Maaşa esas olmak üzere Sağlık Net2 sistemi üzerinden birim nüfuslarına yüklenir.

5. Sistem üzerinden listelerin ilgili birimlere yüklenip yüklenmediği kontrol edilir.

(21)

İŞ SÜRECİ: Ölüm Bildirim Sistemi (ÖBS)

Türkiye Halk Sağlığı Kurumunun 2012/5 no’lu ölüm bildirim sistemi konulu genelgesi

doğrultusunda ilimizde ölen kişilere ait bilgilerin elektronik ortama aktarılmasını sağlamak üzere kullanıcı tanımlama, kurum tanımlama ve kurum değişikliği olmak üzere işlemler gerçekleştirilir.

1. Kurum Tanımlama: Yeni açılan veya isim değişikliği yapılan kurumların bilgisi sisteme kayıt edilir.

Sistem kaydı yapılan kurum çalışanları (hekim) tanımlanan kurum kodunu kullanarak ölüm bildirimlerini gerçekleştirirler.

2. Kullanıcı Tanımlama: Yeni ataması yapılan hekimlerin bilgileri kurum veya şahsi beyanları doğrultusunda alınarak kullanıcı tanımlaması yapılır.

3. Kurum değişikliği: hekimlerin kurum/il değişikliği gerçekleştirmesi halinde kurum bilgileri değiştirilerek kişi bilgileri güncellenir.

Kurum değişikliği: hekimlerin kurum/il değişikliği gerçekleştirmes i halinde kurum bilgileri değiştirilerek kişi bilgileri güncellenir.

(22)

İŞ SÜRECİ: Ölüm Belgeleri

1. İl bazında (Adli Vakalar hariç) birimimize gönderilen bütün ölüm belgelerinin kontrolünü yapmak.

(2 asıl nüsha olması, barkod no, kimlik kontrolü vs.)

2. Eksiksiz gönderilen ölüm belgelerini resmi yazı ile İl Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlüğü’ne bildirmek.

3. Belgelerde eksik olduğu takdirde ilgili kurum ve birimlerle iletişime geçip eksiğin giderilmesini sağlamak.

Hayır

Evet

(23)

İŞ SÜRECİ: Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK)

1. Göreve yeni başlayan TSM hekimleri, vatani görevini yapmakta olan askeri hekimler ve aile hekimlerinin SGK kayıt işlemleri yapılır.

2. Hastaneden ve diğer kurumlardan Aile Hekimliğine geçen personelin SGK kayıt işlemleri yapılır.

3. Sisteme kaydı yapılan hekimler kurum onaylı SGK Rapor Formu ile SGK ya yönlendirilir ve rapor şifresi alır.

4. Uyum Eğitimi alan aile hekimlerinin sertifika bilgileri sisteme eklenir.

5. Görevden ayrılan hekimlerin görevden ayrılış tarihleri sisteme kaydedilir.

Hastaneden ve diğer kurumlardan Aile Hekimliğine geçen personelin SGK kayıt işlemleri yapılır.

Sisteme kaydı yapılan hekimler kurum onaylı SGK Rapor Formu ile SGK ya yönlendirilir ve rapor ş ifresi alır.

Görevden ayrılan hekimlerin görevden

ayrılış tarihleri sisteme kaydedilir.

Uyum Eğitimi alan aile hekimlerinin sertifika bilgileri sisteme eklenir.

(24)

İŞ SÜRECİ: Halk Sağliği Yönetim Sistemi (HSYS)

1. HSM/TSM personellerinin HSYS kullanıcı tanımlaması yapılır.

2. Sisteme tanımlı personellerin bilgi güncellemesi yapılır.

3. Personellerin görev tanımlarına uygun olan rol grupları ( MBYS, Bağışıklama, Kanser, Laboratuvar vs.) eklenir.

4. Kişilerin e postalarına gelen şifre ile sisteme girişleri sağlanır.

5. Görevden ayrılan personellerin HSYS kayıtları pasife alınır veya silinir.

HSM/TS M pers onellerinin

HSYS kullanıcı tanımlaması

yapıl ır.

Sisteme tanımlı pers onellerin bilgi güncellemesi yapılır.

Personelleri n g örev tanımlarına uyg un ol an rol grupları ( MB YS, Bağışıklama, Kans er, Laboratuvar vs.) eklenir.

Görevden ayrılan

pers onellerin HSYS kayı tları pas ife alını r veya silini r.

Kişilerin e postalarına gelen şif re il e sisteme giri şleri sağlanır.

(25)

İŞ SÜRECİ: Form 018C Zehirlenme Formları

1. İl ve ilçe bazında gerçekleşen bütün zehirlenme vakaları 018C formuna işlenerek birimimize gönderilir.

2. Gelen formlarda bilgilerin doğruluğu ve eksikliği kontrol edilir.

3. Bilgilerde herhangi bir eksiklik olduğu takdirde ilgili kurum ile iletişime geçilerek eksikliğin giderilmesi sağlanır.

4. Gelen formlar Temel Sağlık İstatistikleri Modülüne (TSİM) kaydedilir.

Bilgilerde herhangi bir eksiklik olduğu takdirde ilgili kurum ile iletişime geçilerek eks ikliğin giderilmesi sağlanır.

İl ve ilçe bazında gerçekleşen bütün zehirlenme vakaları 018C formuna

işlenerek birimimize gönderilir.

Gelen formlarda bilgilerin doğruluğu ve eksikliği kontrol edilir.

Forml ar tamam mı Evet

Hayır

(26)

İŞ SÜRECİ: Göç İşlemleri

1. İl içi, İl dışı, yurt içi, yurt dışı olmak üzere tüm göç formları işleme alınır.

2. Aile hekimlerinden ve il dışından göç bildirimi gelir.

3. Sağlık Net Sisteminden kişilerin kayıtlı olduğu ikametgâh adresleri araştırılır.

4. İkametgâh adreslerine göre ilgili yerlere resmi yazı ile göç bildirimi yapılır.

5. Yurt dışı göçlerde Sağlık Net Sisteminden Kişi İşlemleri-Yurtdışı İşlemleri sekmesinden gelen evrağın tarih ve sayı bilgileri girilerek “Kişi Yurt Dışında” butonu seçilir.

6. Yurt dışına göç eden bu hastalar dönüş yapıp aile hekimlerine başvurduklarında ise aynı işlem “Kişi Yurda Döndü” butonu seçilerek yapılır.

İkametgah adreslerine göre ilgil i yerlere resmi yaz ı ile g öç bildirimi yapılır.

Aile hekimlerinde n ve il dışından göç bildirimi gelir.

İl içi, İl dış ı, yurt içi, yurt dışı olmak üzere tüm g öç formları işleme alınır.

Sağlık Net Sisteminden kişilerin kayıtlı

olduğu ik ametgah adresleri araştırılır.

(27)

İŞ SÜRECİ: Aile Hekimliği Performans

1. Bakanlık tarafından her ayın 3’ünü 4’üne bağlayan gece ve sabitlenen USS-KDS Performans raporlarının sonucunda ÇKYS üzerinden Müdürlüğümüz Maaş Birimine aktarılır.

2. Aile Hekimleri ve Aile Sağlığı Elemanları ayın son iş günü içinde itiraz dilekçelerini ve eklerini bağlı bulundukları İlçe Sağlık Müdürlükleri ve Toplum Sağlığı Merkezlerine ulaştırırlar

3. İlçe Sağlık Müdürlükleri ve Toplum Sağlığı Merkezleri tarafından incelenen belgelere görüş ve detaylı raporlar da eklenerek 2 (iki) iş günü içerisinde Birimimize gönderir

4. Müdürlüğümüz Aile Hekimliği İtiraz Komisyonu tarafından incelenen belgeler 2 (iki) iş günü içerisinde karara bağlanır.

5. İtirazlarla ilgili komisyon kararı ilgili birimlere itirazların sonuçlandığı gün iletilir. Herhangi bir nedenle belirlenen tarihten sonra yapılan itiraz başvuruları bir sonraki komisyon toplantısında değerlendirilir.

6. İtiraz başvurusu için en geç süre kesintisinin maaşa yansımasından sonraki 60 (altmış) gündür.

7. Aile Hekimi ve Aile Sağlığı Elemanlarının itiraz formunda (EK-2) istenen belgeler eksiksiz olarak gönderilmelidir.

8. Komisyonda alınan kararlar Müdürlüğün resmi internet sayfasında ilan edilir ve ilgililere tebliğ edilmiş sayılır.

9. Komisyon kararları karar tarihinden en geç 15 (on beş) gün içerisinde elektronik ortamda Halk Sağlığı Genel Müdürlüğüne bildirilir.

(28)

Hayır

Evet

(29)

İŞ SÜRECİ: Mesai/Esnek Mesai Denetimleri

Bakanlığımız (Mülga) Türkiye Halk Sağlığı Hizmetleri Aile Hekimliği İzleme ve Değerlendirme Daire Başkanlığının 27.01.2014 tarih ve 900 sayılı yazılarına istinaden İlimizde hizmet veren Aile Hekimlerinin ve Aile Sağlığı Elemanlarının mesailerini hassasiyetle takip etmelerinin sağlanması amacı ile her ay en az %10 unun rastgele seçilerek mesaiye riayetlerinin yerinde denetleme usulü ile kontrolleri yapılmaktadır. Ayrıca ilimizde esnek mesai uygulaması yapılan tüm Aile Hekimliği Birimlerinde, esnek mesai çizelgesine uyulup uyulmadığını değerlendirmek üzere her ay ayda en az bir defa yerinde denetleme usulü ile kontrolleri yapılmaktadır

1. Her ayın ilk haftası bir önceki aya ait mesai/esnek mesai denetim tutanakları Birimimize iletilir.

2. Birim personeli tarafından tutanaklar incelenir.

3. Denetim tutanakları Excel tablosuna işlenir.

4. Denetimlerde görevi başında bulunduğu tespit edilen personeller ile ilgili tutulan tutanaklar dosyalanır.

5. Denetimlerde görevliri başında bulundmadığı tespit edilen personellerin resmi mazeretli olup olmasığının araştırılması, yapılan araştırma sonucunda resimi mazeretli olanların belgelerinin birimimize gönderilmesi sağlanır.

6. Resmi mazereti olmayanlar Disiplin Birimine Bildirilir. Yönetmelik hükümleri gereğince Kaymakamlık takdiri doğrultusunda görevlendirilecek incelemeci veya soruşturmacı raporu hazırlanması için Disiplin birimi tarafından ilgili İlçe SM/TSM’ ye yazı yazılır.

7. İlgili Yönetmelik hükümleri gereğince ihtar ceza puanı uygulanan Aile Hekimi/Aile Sağlığı Elemanlarının ihtar ceza puanı yazıları Disiplin Biriminden gelir.

8. İhtar ceza puanı alan Aile Hekimleri ve Aile Sağlığı Elemanları Excel Tablosuna kaydedilir.

9. Her ayın 20 sinde bir önceki ay yapılan mesai denetim sayıları ve ihtar alan personel sayıları tablo haline getirilerek Bakanlığımız İzleme, Değerlendirme ve İstatistik Daire Başkanlığına sunulur.

(30)

İhtar ceza puanı alan Aile Hekimleri ve Aile Sağlığı Elemanları Excel Tablosuna

kaydedilir.

Hayır

Evet

(31)

İŞ SÜRECİ: Hizli Veri Toplama Sistemi

1. Halk Sağlığı Hizmetleri Başkanlığı’Na bağlı birimlerden Hızlı Veri Toplama Sistemi ile ilgili şifre talepleri gelir.

2. Şifre işlemleri talebi olan kullanıcının kimlik numarası, cep telefonu ve elektronik posta adresi ile sisteme kaydı gerçekleştirilir.

3. Tanımlanan kullanıcının elektronik posta adresine yeni şifre bilgisi sistem tarafından otomatik olarak gönderilir.

4. Tanımlanan kullanıcı elektronik postayı aldıktan sisteme giriş yapar 5. Bakanlık tarafından HTS soruları açılır.

6. Sistemin günlük kontrolü yapılır ve Daire Başkanlığımıza düşen sorular toplanan veriler doğrultusunda belirtilen sürede cevaplandırılır.

Bakanlık tarafından HT S s oruları açılır Halk S ağlığı Hizmetleri

Başkanlığı’na bağlı birimlerden Hızlı Veri Toplama Sistemi ile ilgili şifre talepleri gelir.

Şifre işlemleri talebi olan kullanıcının kim lik

num aras ı, cep telefonu ve elektronik posta adresi ile sisteme kaydı

gerçekleştirilir.

Tanım lanan kullanıcının

elektronik posta adresine yeni şifre bilgis i sistem tarafından otomatik olarak gönderilir.

Tanım lanan kullanıcı elektronik postayı aldıktan sisteme giriş yapar

Sistemin günlük kontrolü yapılır ve Daire Başkanlığımıza düşen

sorular toplanan veriler doğrultusunda belirtilen sürede

cevaplandırılır.

(32)

(33)