İÇİNDE Kİ LE R • Örgüt Teknolojileri ve Teknik İletişim
• Örgütlerde Elektronik İletişim
• Örgütsel İletişim Araçları
HEDE FL ER
• Bu üniteyi çalıştıktan sonra;
• Klasik örgüt yaklaşımının ve iletişim ilişkisini
açıklayabilecek
• İnsan ilişkileri yaklaşımını ve iletişim ilişkisini
açıklayabilecek
• Davranışsal karar kuramlarını ve iletişim ilişkisini
açıklayabilecek
• Sistem yaklaşımı ve iletişim ilişkisini açıklayabilecek
• Durumsallık yaklaşımı ve iletişim ilişkisini
açıklayabileceksiniz.
ÜNİ TE
4
ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM ARAÇ VE YÖNTEMLERİ
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM
ÜNİTE
6
Temel bilimlerle elde edilen ve toplumsal süreçler içinde biriken
bilgilerin uygulamalı bilimler yoluyla toplumsal üretime uygulanması sürecini içeren teknoloji, üretim
başta olmak üzere tüm toplumsal süreçlerle
yakından ilgilidir.
Dolayısıyla teknoloji toplumsal bir olgu olarak ele alınmalıdır.
GİRİŞ
Teknoloji, bir mal veya hizmeti üretmenin somutlaşmış bilgisidir. Teknik sözcüğü, Antik Yunancadan gelen “tekhne” kelimesine, bilgi anlamına gelen
“logos” son ekinin eklenmesiyle oluşmuştur. Antik Yunancada zanaat, beceri gibi anlamlarda kullanılan “tekhne” kelimesi, daha sonra Hint-Avrupa dillerinde, örneğin Sanskritçede yapmak, elde etmek, üretme becerisi anlamını kazanmıştır. Bu nedenle “teknik” kavramı, bir şeyi yapmanın, üretmenin ya da elde etmenin bilgisi, becerisi anlamına gelmektedir.
Teknolojiden bahsederken, herhangi bir şeyi elde etmenin, üretmenin bilgisinin toplumsal bir bağlamda oluştuğu ve kullanıldığı bir araç ve yöntem vurgulanmaktadır. Bilgi ve iletişim teknolojileri alanında her geçen gün büyük değişimler yaşanmaktadır. İletişim teknolojileri alanındaki gelişmeleri iki bakımdan ele alabiliriz. İletişim teknolojisindeki baş döndürücü gelişmelerin bir nedeni, transistorla başlayan ve ciplerle devam eden mikro elektronik devrimi ise öteki de hemen hemen bütün iletişim araçlarına bilgisayarın yardımıyla dijital iletim (transmission) ve işleme (processing) yöntemlerinin girmesidir.
ÖRGÜT TEKNOLOJİLERİ VE TEKNİK İLETİŞİM
Çoğu kez yanlışlıkla teknoloji kavramı “araç” kelimesiyle aynı anlamda kullanılmaktadır. Oysa araç, teknolojinin sadece bir boyutudur; teknik bilginin uygulanmasının bir sonucudur. Örneğin robotlar fiziksel yapılarından dolayı kolayca bir ileri imalat teknolojisi olarak bilinmektedirler. Bununla birlikte, robot teknolojinin sadece araçsal boyutunu ifade eder; oysa robot, etkin bir şekilde kullanmak için gerekli olan “teknik bilgiden” bağımsız olarak düşünülemez.
Teknoloji tanımlamalarında genel olarak fiziksel (maddi) unsur üzerinde durulmaktadır. Unsurlardan biri fiziksel veya maddi unsurlar, ikincisi ise teknolojiyi belirleyen teknik bilgidir. Bazı teknolojilerde, özellikle modern teknolojilerde, maddi olmayan bilgi unsurları teknolojinin hakim unsurlarıdır.
Bu modern teknolojiler, geleneksel mühendislik teknolojileri ile kıyaslanınca, yönetim teknolojileri olarak adlandırılabilirler. Başka bir ifadeye üretim Teknoloji tanımlamalarında genel olarak “teknik bilgi”nin gerekliliği kabul edilmekte, fakat üzerinde durulmamaktadır. Başka bir ifadeyle, teknolojinin fiziksel unsurlarına ağırlık verilmekle beraber, fiziksel olmayan unsurları önemsenmemektedir. Teknoloji; fiziksel, bilgi ve sosyal boyutları olan bir kavramdır. Bu açıdan konuya yaklaşılırsak, teknolojiye ilişkin olarak yapılan tanımların bu boyutların bazılarını veya tümünü kapsadığı görülmektedir. Bu tanımlardan bazıları şunlardır:
Teknoloji; üretimde kullanılan metotlardır.
Teknoloji; üretim araçlarını kullanarak, insanın çevresini değiştirmek amacıyla geliştirdiği metotlardır.
Teknoloji; araştırma ve geliştirme sonucu elde edilen tekniklerin üretime uygulanması sonucu geliştirilen süreç, metot, araç ve bilgidir.
Teknoloji; yeni bir mal ve hizmet üretilmesine veya mevcut malların daha ucuz ve kaliteli olarak üretilmesine imkân sağlayan üretim bilgisi, süreci, aracı ve tekniğidir.
Bu tanımlar çerçevesinde teknolojiyi şu şekilde tanımlamak mümkündür; teknoloji insan ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, ürün ve süreçlere bilginin, araçların ve yöntemlerin uygulanmasıdır. Teknoloji kavramını bu şekilde tanımladıktan sonra, kısmen yukarıdaki açıklamalarda ve tanımlarda vurgulanmış bulunan teknolojinin değişik sınıflandırmaları üzerinde durulabilir.
Teknoloji sınıflandırmasında bir
ayrım da “yüksek” ve
“düşük teknoloji”
sınıflandırmasıdır.
Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile
geleneksel iletişim araçlarında nitelik değişimleri olmuştur.
Bilgi teknolojileri,
“bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin birlikte
kullanılması ile oluşturulmuş sistemler”dir.
yönetimi metot ve tekniklerini yönetim teknolojileri; bilgisayar destekli teçhizatı da mühendislik teknolojileri olarak sınıflandırmak mümkündür.
Teknoloji sınıflandırmasında bir ayrım da “yüksek” ve “düşük teknoloji”
sınıflandırmasıdır. Yüksek teknoloji, yüksek miktarda araştırma geliştirme yapılmasını veya bilim adamlarının ve mühendislerin büyük miktarlarda istihdamını gerektiren teknolojidir. Teknoloji konusunda diğer bir ayrım da
“basit” ve “kompleks” teknoloji şeklindedir. Bu ayrıma göre, bir teknolojinin, bir uzman tarafından detaylı bir şekilde anlaşılmaması durumunda bu teknoloji karmaşıktır.
Bizim burada üzerinde duracağımız teknoloji, iletişim teknolojisidir.
İletişim teknolojisi, iletişim sağlamak için üretilen teknolojik araçlardır (radyo, TV, telefon, kamera, telgraf). TV veya radyo, teknolojinin bir ürünüdür, teknoloji değildir. Teknoloji bu araçları üreten makine, emek, bilgi ve ilişki düzenidir.
Teknik İletişim
Teknik iletişim, elektronik medya aracılığıyla kurulan iletişimdir. Radyo, televizyon ve çeşitli ses kayıt cihazlarında mesaj, elektronik olarak iletilir.
Elektronik teknolojideki gelişmeler, teknik iletişimin önemini arttırmaktadır.
Teknik iletişimin iletişime sağladığı yararlar şunlardır:
Yüksek hızla mesajı iletme ve alma,
Bir mesajın tam olarak ve dizayn edildiği biçimde iletilebilmesi,
Farklı ve dağınık yerlerdeki mesajın, insanlara aynı anda ve aynı biçimde gönderilebilmesi,
İnteraktif etkileşim ve çabuk geri bildirim olanağı.
Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile geleneksel iletişim araçlarında nitelik değişimleri olmuştur. Öncelikle bilgisayarın kendisi bir teknik iletişim aracı olarak fonksiyon görmeye başlamıştır. Yazılı iletişim etkinliğini arttıran bir başka faktör, mültimedya (çoklu-ortam) uygulamalarıdır.
Mültimedya; yazı, çizgi, grafik, fotoğraf, film ve ses gibi bilgileri bir araya getirerek, numaralandırılması ve hacminin küçültülerek kullanıma sunulmasıdır. Önceleri ayrı medya (ortam)lar olarak alıştığımız bilgi ögeleri, artık bir arada kullanılabilmektedir. Günümüzde özellikle iş yaşamında teknik iletişim ağı kurma ihtiyacı artmakta, buna göre yeni iletişim araçları geliştirilmektedir. Bir mesaj faksla istenilen yere telefon hatları üzerinden iletilmekte ve alınabilmektedir.
Örgütlerde Bilgi ve İletişim Teknolojileri
İnsanlık tarihinde az sayıda teknoloji, bilgi ve iletişim teknolojileri kadar insan yaşamını etkilemiştir. Bilginin toplanmasını, işlenmesini, depolanmasını, ağlar aracılığıyla bir yerden bir yere iletilmesini sağlayan, iletişim ve bilgisayar teknolojilerini de kapsayan bütün teknolojiler, “bilgi teknolojisi” olarak adlandırılmaktadır. İletişim teknolojisi, mesajların bir yerden bir yere hızlı iletilmesine olanak sağlamakta, bilgisayar teknolojisi ise hesaplama ve bilgi işleme yeteneklerimizi milyonlarca kere arttırmaktadır. Bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin birleşmesiyle, insan yetenekleri kat kat artmaktadır.
Webster, makineleşme sanayi toplumu için ne kadar önemliyse, bilgisayar teknolojisinin de bilgi toplumu için o kadar önemli olduğunu vurgulamaktadır. Tarım ve sanayi toplumlarında mal ve hizmetlerin bir yerden bir yere hızla aktarılması için nasıl gelişmiş kara, hava ve deniz yollarına ihtiyaç varsa, bilgi toplumunda da bilimsel ve teknolojik bilgiler başta olmak üzere, her
İletişim teknolojileri, bilginin işlenmesine ve
iletilmesine yarayan tüm teknolojileri ve iletişim alanındaki teknolojileri kapsayan
bir kavramdır.
Yeni bilgi teknolojileri, örgütlerin bilgi ve
iletişim çevresini önemli ölçüde değiştirmektedir.
tür bilginin, kuruluşlar arasında hızla aktarılması için “bilgi otoyolları”na ihtiyaç vardır.
Bilgi teknolojileri, “bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin birlikte kullanılması ile oluşturulmuş sistemler”dir. Bilgi teknolojileri; mikro elektronik ve veri iletiminin yanında, faks makineleri, mobil telefonlar, kablolu televizyon, bilgisayarlar, bilgi ağları, videoteks, software ve online veri tabanlarını içeren teknolojilerdir. Örgütsel yazışmalarda, bilgi teknolojileri yardımıyla elde edilen veriler toplanır, sınıflandırılır, kaydedilir ve bilgiye dönüştürülecek biçimde işlenerek, karar süreçlerinde kullanılır.
Yönetimde iletişimi sağlayan bilgi ve iletişim teknolojileri, hızla gelişmektedir. Video-teyp kayıtları, telesekreter aygıtları, kapalı devre televizyon sistemleri, faksimile makineleri, yönetimde yeni iletişim esnekliği sağlayan araçlardır.
İletişim teknolojilerinin yazılı iletişime sağladığı avantajlar şunlardır:
Maliyetleri azaltır ve verimliliği arttırırlar,
Tekrarı azaltır, veri girişini kolaylaştırır ve zaman tüketimini azaltırlar,
Kâğıt kullanımının gerektirdiği fiziksel alan kullanımını daraltırlar,
Doküman yönetiminde etkinlik sağlarlar,
Ofislerde görülen işlerin maliyetlerini önemli ölçüde azaltırlar.
Bugün teknik olarak iletişimi ve bilgisayar teknolojilerini, birlikte düşünmek mümkündür. Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki hızlı gelişme, üretim için her türlü bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gibi, zaman kullanımında sağladığı avantajlarla, üretimde etkinlik ve verimliliği arttırmıştır.
İletişim teknolojileri, bilginin işlenmesine ve iletilmesine yarayan tüm teknolojileri ve iletişim alanındaki teknolojileri kapsayan bir kavramdır. Bu nedenle iletişim teknolojileri; iletim (transmission), telekomünikasyon, iletişim, enformasyon, yayım ve basım kelimeleri ile ilgili bütün teknolojileri içerir.
İletişim teknolojileri; telgraf, telefon, faks, teleks, radyo, televizyon, uydu, interaktif televizyon, kablolu televizyon, uzaktan kumanda, çağrı cihazı, GSM, telsiz, trunk telsiz, bilgisayar, modem, video çalar, video kamera, video projektör, amplifikatör, CD-ROM, DVD, matbaa, yazıcı, fotokopi gibi teknolojileri içerir.
İletişim teknolojileri, genel olarak bilgisayar yetenekleri olan kullanıcılar ya da kullanıcı ile bilgi arasında karşılıklı etkileşime imkân tanıyan teknolojilerdir. Tedesco, yeni iletişim teknolojilerini üç ana başlık altında toplamaktadır. Bunlar;
Taşıyıcı Medya (Transmission Media)
Yerel Ağ (Local Area Network-LAN)
Tümleşik Hizmetler Sayısal Şebekesi (ISDN)
Yeni iletişim teknolojilerinin en belirgin özelliği, bilgisayar yeteneklerine sahip olmalarıdır. Bunun yanında, kullanıcı grupların veya tek tek kullanıcılar arasındaki enformasyon alışverişinde karşılıklı etkileşime izin vermesi ve karşılıklı iletişimi daha çok geliştirmiş olmaları gibi özellikleri vardır.
Bilgi ve İletişim Teknolojilerinin Örgütsel Yapıya Etkileri
Bugün, gelişmiş bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde örgütlerde, elektronik iletişim yoluyla, birbirlerine bağlı çalışma grupları oluşturulmaktadır.
Elektronik iletişimin tüm örgütsel faaliyetlerde kullanılabilmektedir. Elektronik bilgi ve iletişim teknolojileriyle birbirlerine bağlanan elektronik gruplar, gerçek sosyal gruplar gibi davranır. İletişim grupları fiziksel bir alanı paylaşmazlar;
Bilgi ve iletişim teknolojileri altyapısına
bağlı olarak ortaya çıkan sanal örgütlerin en büyük dezavantajı,
güven ve gerekli koordinasyon
eksikliğidir.
Örgütler, geleneksel endüstriyel örgütsel yapılardan, bilgi çağı
örgüt yapılarına yöneldikçe, her orta ve
büyük ölçekteki örgüt, bilgi örgütüne doğru
değişmektedir. Bu değişme yerine göre yavaş, yerine göre hızlı
olmaktadır. Aynı zamanda bu dönüşüm
seçim değil, bir zorunluluktur.
üyeleri görünmezdir. Etkileşimleri eş-zamanlı (synhchronic) değildir. Bilişim teknolojileri bilgi işçilerine, asenkronize biçimde çalışma olanağı verir.
Yeni bilgi teknolojileri, örgütlerin bilgi ve iletişim çevresini önemli ölçüde değiştirmektedir; değişim süreci, dikkate değer biçimde informelliğe doğru bir eğilim göstermektedir. Bilgi akışı daha fazla kişiselleşmektedir. Ağ bileşimleri, örgütsel kontrolü, üyeler üzerinde daha etkin biçimde dağıtmaktadır. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin komponent ürünler hâlinde bir arada kullanımı, yenilikçilik ve yaratıcılığı teşvik etmekte, ortak iş yapma olanağını arttırmaktadır. Ayrı ortamlarda bulunma nedeniyle, ortaklar arasında, çatışma ve anlaşmazlıklarda bir azalma göze çarpmaktadır.
Elektronik iletişim teknolojileri, geleneksel biçimlerde tasarımlanan örgütlerdeki “zaman” ve “mesafe” gibi başlıca iletişim engellerini ortadan kaldırmaktadırlar. Bilgi teknolojilerinin gerektirdiği nitelikli ve teknik bilgi,
“bilgi işçileri”nin istihdamını gerektirmektedir. Bunlar; hiyerarşi ve ast üst ilişkilerini, emir-komuta zincirini sevmeyen, sofistike bilgiler kullanan şahıslardır. Bu sayede, örgütlerde informel ilişkiler gelişmekte, yakın ilişkiler, kurmay desteğine olan ihtiyacı azaltmaktadır. Bu durum, örgütsel yapının önce informel, sonra da biçimsel biçimde yataylaşmasını sağlayan bir başka faktördür.
Elektronik iletişim teknolojilerinin bugünkü gelişmişlik düzeyleri, bankacılık, seyahat, sigorta ve telefon şirketleri gibi, çeşitli endüstriyel örgütler arasında stratejik işbirliklerini kolaylaştırmaktadır. Söz konusu işleyiş biçimi, yeni iş yapma ve ortaklık biçimlerini ortaya çıkarmaktadır. Elektronik veri değişimi teknolojisi ile desteklenen örgütler, yönetim karmaşasını ortadan kaldırmak ve dâhili bilgi uzmanlarına olan yatırımı azaltmak amacıyla, dış kaynaklara yönelmektedirler. İş yapma da dış kaynaklardan (outsourcing) yararlanmanın getirdiği avantajlardan en önemlisi, örgütsel küçülmedir. Bu durum, aynı zamanda, bilgi teknolojilerini kullanan örgütlerin niçin küçüldüklerini de açıklar. Bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde örgütlerde sanallık arttıkça, fiziki yapıları, “içi boş yapılar” hâline gelmektedir.
İletişim teknolojileri sayesinde daha önce işletme içinde yapılan işler, işletme dışına çıkarılabilmekte, söz konusu faaliyetler, bu alandaki uzman şahıslar tarafından yerine getirilmektedir.
Örgütlerde kullanılan iletişim teknolojileri, aslında bilgi teknolojilerinin bir uzantısı olarak ortaya çıkmaktadır. Zaman ve maliyet faydası yaratması yanında, hızlı ve çok boyutlu olarak kullanılan iletişim teknolojileri, bilgi ve düşüncelerin karşılıklı olarak tartışılmasına, paylaşılmasına olanak sağlayarak, örgütsel yapı ve işlevleri üzerine aşağıdaki etkileri yapmaktadır:
Karar almada yaygın katılımın sağlanması
Karar alma hızının artması
Yatay örgütsel yapının oluşması
Bilgi işçileri sayesinde koordinasyon ve iletişimin gelişmesi
Buraya kadar üzerinde durulan etkiler, bilgi ve iletişim teknolojilerinin, örgütler üzerine olumlu etkilerini ifade etmekteydi. Söz konusu teknolojilerin bazı örgüt yapıları üzerine bazı olumsuzlukları da vardır. Her şeyden önce, elektronik iletişimin sonuçları her zaman olumlu değildir. Gereksiz “mail”ler, aşırı bilgi yüklenme, iletişimde büyüyen hatalar, elektronik iletişimin bazı olumsuzluklarıdır.
Tecrübeler göstermiştir ki elektronik grup maillerinde, belirli bir mesajın, o grubun belirli bir çalışanı ile ilişkisi, zayıf bir ilişkidir. Bu durum, çalışanların önemli zaman kayıplarına neden olmaktadır. Ayrıca, aşırı iletişim teknolojisi
Elektronik iletişimdeki önemli gelişmeler nedeniyle, iletişim alanında gelecekte daha umut verici gelişmelerin olacağı
anlaşılmaktadır.
İletişim teknolojileri;
elektronik posta, ses gönderme (voice-mail),
faks, araba telefonu ve telekonferans ve diğer
iletişim araç ve yöntemlerini içerir.
kullanımı, bu alandaki teknolojinin hızlı değişmesi nedeniyle, kısa sürede demode olmakta, teknoloji yenileme, örgütler için yüksek bir maliyet ögesi oluşturmaktadır.
Bilgi ve iletişim teknolojileri altyapısına bağlı olarak ortaya çıkan sanal örgütlerin en büyük dezavantajı, güven ve gerekli koordinasyon eksikliğidir.
Özellikle farklı coğrafyalarda yaşayan ve farklı kültürel özelliklere sahip çalışanların iletişimleri, önemli sorun oluşturabilir. Örgütlerin ortak bir örgüt kültürü oluşturmaları da sanal örgütlerde oldukça zordur.
ÖRGÜTLERDE ELEKTRONİK İLETİŞİM
Son yıllarda yönetim ve organizasyonel iletişimin doğasında köklü değişiklikler yaşanıyor. Bir elektronik devrimin ortasında olduğumuzun herkes farkında. Bilgisayarlar, sofistike elektronik yazıcılar ve entegre edilmiş kopyalama makineleri, bilgi süreçlerinde, yönetim ve iletişim yaklaşımlarında önemli değişikliklere neden olmaktadır. Bu değişimde en önemli rol bilgisayarlara aittir.
Elektronik iletişimdeki önemli gelişmeler nedeniyle, iletişim alanında gelecekte daha umut verici gelişmelerin olacağı anlaşılmaktadır. Bugün organizasyonlar, elektronik iletişim ağlarıyla donatılarak tüm örgütsel yapıyı değiştiriyor. Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmelere bağlı olarak kurulan yeni örgütsel iletişim modelleri, bu alanda bir devrimin yaşanmasına neden olmaktadır. Bilgisayar tabanlı bilgi işleme, bilgi değişimi kapasitesi, yüz yüze iletişim kadar iletişim etkinliğini arttırmaktadır. Bugün yaşamın merkezinde, bilgi ve iletişim vardır.
Elektronik iletişim, elektronik medya aracılığıyla kurulan iletişimdir.
Radyo, televizyon ve çeşitli ses kayıt cihazlarında mesaj, elektronik olarak iletilir. Elektronik medyanın başlangıcı çok eskilere uzanır. Pioneer’in elektronik medya olarak ortaya çıktığı tarih 1800’lerin başlarıdır; fakat elektronik iletişimin geliştiği yıllar yirminci yüzyıl olmuştur. Elektronik teknolojideki gelişmeler, elektronik ve video iletişiminin önemini arttırmıştır. Elektronik iletişim; elektronik posta (e-mail), bilgisayar ağları, faks makineleri, bilgisayar ve video görüşmelerini kapsar. Gelişmiş elektronik iletişimin bazı avantajlarını aşağıdaki gibi gösterebiliriz:
Yüksek hızla mesajı iletme ve alma
Bir mesajın tam olarak ve dizayn edildiği biçimde iletilebilmesi
Farklı ve dağınık yerlerdeki mesajın, insanlara aynı anda ve biçimde gönderilebilmesi
İnteraktif etkileşim ve çabuk geri bildirim olanağı
Genellikle teknolojik iletişim ile teknik iletişim karıştırılır; ancak teknik iletişim, tek yönlü bir bilgi iletimidir. Aksine teknolojik iletişim iki yönlüdür ve geri bildirim süreci olmayan teknik iletişimden farklıdır. Teknik iletişimde gönderilen mesajlar, alıcılar tarafından alınır; fakat alıcılar mesajdan hiçbir biçimde sorumlu değillerdir. Mikro elektronikteki gelişme ile birlikte, iletişim teknolojisi de yenilenmiştir. Mikro elektronik ve iletişim birbirini tamamlayarak birlikte gelişmektedir.
Yeni iletişim teknolojileri; elektronik posta (e-mail), ses gönderme (voice- mail), faks, araba telefonu ve telekonferans ve diğer iletişim araç ve yöntemlerini içerir. Yeni iletişim teknolojileri, herhangi bir iletişim ihtiyacında, birçok görevi aynı anda görme olanağı sağlar. İletişim alanındaki dijital teknoloji, fiber optik ve lazer teknolojileri sayesinde ortaya çıkan yeniliklerle;
Örgütsel iletişim araçları, örgütlerde
biçimsel iletişim kurmada kullanılan
araçlardır.
büro araçlarında; akıllı terminal, telefon ve faks gibi çeşitli gelişmeler, aynı dönemde gelişmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin başında, bilginin yeni bir sektör olmasını sağlayan, bilgisayarlar gelmektedir.
Bilgisayarlar. Bilgisayar teknolojisinin iletişim alanına girişi ile geleneksel iletişim araçlarında nitelik değişimleri ortaya çıkmıştır.
Öncelikle bilgisayarın kendisi, bir iletişim aracı olarak fonksiyon görmeye başlamıştır. Bilginin işlenmesi, saklanması ve dağıtılması konusunda bilgisayar teknolojisinin gelişiminden edinilen bilgi ve tecrübeden yararlanılarak, daha önce genellikle analog (ses görüntü vb.) olarak kaydedilip saklanan ve dağıtılan bilgiler, artık sayısal (dijital) olarak işlenmeye başlamıştır.
Mültimedya. Resim, ses hareketli görüntü, grafik, müzik metin gibi birçok ortamın bir anda sunumuna olanak tanıyan, bu nedenle de kendi başına ayrı bir ortam yaratan teknolojiye, çoklu ortam (multi medya) adı verilmektedir. Multimedya (çoklu-ortam), yazılı metin, çizgi, grafikler, fotoğraf, film ve ses gibi bilgilerin bir araya getirilerek,
numaralandırılması ve hacminin küçültülerek kullanıma sunulduğu ortamdır.
Multimedya uygulamaları sayesinde, kâğıtsız iletişim sağlanarak, evlerde çalışma olanağı doğmuş, işgörenler, çalışmalarını multimedya teknolojileri kullanarak, istedikleri yerlere aktarabilme olanağına kavuşmuşlardır. Bu aktarma işlemlerinde, fiber optik kabloların kullanımı yerine, uydu teknolojilerinden yararlanılmaya başlanmıştır.
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI
Örgütsel iletişim araçları, örgütlerde biçimsel iletişim kurmada kullanılan araçlardır. İletişim araçları günümüzde örgütsel faaliyetlerin verimli ve etkin bir şekilde yürütülmesinin zorunlu koşulu hâline gelmiştir. Bunun için örgütler, iletişim akışını sağlayacak örgütsel iletişim araçlarına ihtiyaç duyarlar. Bu araçlar; yazılı, sözlü, visual (görsel) ve audio-visual (görsel-işitsel) iletişim araçları, çeşitli bilgi ve iletişim teknolojileri, yazı ruloları, birleşik medya ve diğer yardımcı araçlardır.
Örgütsel iletişim sürecinde, mesajların iletiminde çok sayıda araç ve ortam kullanılır. Bu araçların sayısal olarak çokluğu değil, örgütsel mesajları etkin bir şekilde iletip iletemedikleri önemlidir. Bir iletişim aracının etkinliği, mesajı en anlaşılır ve en kısa zamanda iletmesi ile çift yönlü iletişime olanak tanıyıp tanımadığına bakılarak anlaşılır. Çift yönlü iletişim, iletişim teknolojisindeki gelişmelere rağmen en etkin biçimde yüz yüze iletişimle kurulur.
Örgütsel iletişim, çift yönlü araç ve yöntemlerin yanında, tek yönlü, özellikle yukarıdan aşağıya doğru iletişim kurma amacıyla kullanılır. Tek yönlü iletişim araçları, işgörenleri, örgütsel konularda bilgilendiren, ilettikleri mesajlara ilişkin işgörenlerin tepkilerini, başka bir deyimle geribildirimlerini
Tartışma •İnternetin örgütlerin sanallaşmasındaki etkisini örnekler vererek forumda tartışabilirsiniz.
•Düşüncelerinizi sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “tartışma forumu” bölümünde paylaşabilirsiniz.
Yazılı iletişim, yönetsel faaliyetlerin büyük bir kısmını meydana getirir.
Yazılı iletişim, özellikle resmi ilişkilerde ve
resmi örgüt modellerinde çok sık
kullanılır.
almaya yarayan araçlardır. Örgütsel iletişim araç ve yöntemleri tek ve çift yönlü olmak üzere ikiye ayrılır.
Tek yönlü iletişim araç ve yöntemleri; örgüt içi süreli yayınlar, broşür, bülten, el kitapları, mektuplar, afişler ve duyuru panoları, dilek kutuları, eğitsel faaliyetler, konferans ve seminerler, telefon enformasyonu, kapalı devre radyo ve televizyon gibi araçlardır. Çift yönlü iletişim araç ve yöntemleri ise; danışma ve işgörenlerle ilişki örgütleri, üst düzey yönetici ziyaretleri, işgörenlerin aile ve dostlarına yönelik bilgi aktarımlarıdır. Örgütsel ve özel yaşamda farklı iletişim araçları kullanılır. Bu araçların başlıcaları; yazılı iletişim araçları, sözlü iletişim araçları ve elektronik iletişim araçlarıdır. Bunları kısaca aşağıdaki gibi açıklayabiliriz.
Örgütlerde Yazılı İletişim Araçları
Yazılı iletişim, yönetsel faaliyetlerin büyük bir kısmını meydana getirir.
Bazı mesajların daha sonra kontrol edilmek ya da bilgi edinilmek üzere, nispeten kalıcı olarak düzenlenmeleri gerekir. Aynı şekilde yazılı iletişime, yazıların hukuksal anlamda belge olması nedeniyle başvurulur. Örgütlerde politikalar ve prosedürler yazılı olarak düzenlenir. İlan tahtaları, yıllık raporlar ve organizasyon el kitapları da örgütlerde iletişim aracı olarak kullanılır.
Örgütlerde kullanılan yazılı iletişim araçları; örgütsel ve yönetsel fonksiyonların yerine getirilmesini sağlayan ve örgütlerde çalışanların yetki ve sorumluluklarını belirten örgüt şema ve kılavuzları, çalışma raporları, örgütlerde mal ve hizmet tanıtımı amacıyla düzenlenen broşürler, örgütlerin örgüt üyeleri ve diğer örgütlerle veya kamu kurumları ile yaptıkları yazılı iş anlaşmaları, iş mektupları ve formlar, yazılı iletişimin önemli araçlarıdır.
Yazılı iletişim, özellikle örgütlerde, iletişim sürecinin işleyişinde önemli bir rol oynar. Üst yönetim kademelerinden gelen emirler, talimatlar, politika ve prosedür gibi örgütsel yazılar, yazılı olmak durumundadır. Yazılı iletişimin mesajın resmî olması, kalıcı olması, gönderilen bilginin içeriğini kaybetmemesi, işgören sorumluluğu açısından güven vermesi gibi avantajları vardır.
Yazılı iletişim, özellikle resmî ilişkilerde ve resmî örgüt modellerinde çok sık kullanılır. Yazılı iletişimin hangi araçlarla ve yöntemlerle yapılacağı, resmî kurallara bağlanmıştır. Örgütlerde “form” kullanımı ve “stok numarası”, belli evrakların kullanılması, resmi iletişimin bir gereğidir. Yazılı iletişim araçları, aynı zamanda hukuksal içeriği olan iletişim araçlarıdır ve kanıt niteliği taşır; ancak günümüzde iletişimin elektronik aletlerle yapılması, yazılı iletişimin şeklini ve içeriğini değiştirmiştir.
Son zamanlarda elektronik medya, bireylere ve kitlelere ulaşmak için etkin bir yazılı iletişim aracı olan e-maili devreye soktu. Bir zamanlar sayısız telefon görüşmeleri veya elden dağıtılan bilgi notları ile büyük zaman kaybı ile kurulan iletişim, bugün bir tuşa basmakla kurulabiliyor. Örgüt çalışanlarının web sayfalarında, örgütle ilgili bazı rutin bilgileri hazır bulundurmaları, iş yazışmalarının etkinliğini önemli ölçüde artırmaktadır.
Genel anlamda örgüt iletişiminde; örgüt gazetesi/dergisi, bültenler, tartışma gruplarının toplantıları, duyuru panosu, dâhili radyo ve TV yayınları, personele ve hissedarlara yönelik telefon mesaj servisleri, video gösterileri, mektuplar, duyurular, mülâkatlar gibi çeşitli iletişim araçları ve yöntemleri kullanılır. Örgütler, yapmış oldukları faaliyetin türüne göre çeşitli yazılı iletişim araçları kullanmaktadırlar.
Örgütlerde kullanılan yazılı iletişim araçlarını şu başlıklar altında toplayabiliriz:
Bültenler örgüt içi olduğu kadar, örgütün
dış çevresiyle olan iletişimini sağlayan önemli yazılı iletişim
araçlarıdır.
Yazılı raporlar da özellikle aşağıdan
yukarı biçimsel iletişimin yazılı aracıdır.
Araştırma ve çalışmalardan elde edilen bilgileri içerirler.
Yazılı genelgeler ve belgeler: Örgütlerde biçimsel iletişim kanallarının, özellikle yukarıdan aşağıya dikey iletişimin en önemli araçları yazılı genelgeler, emirler, duyurular ve benzeri belgelerdir. Bu belgeler gizlilik derecelerine göre sınıflandırılırlar ve akış yönleri, kurumun örgüt şemasında belirtilmektedir. Bu nedenle kurumların organizasyon şemaları kurumsal iletişim açısından son derece önemlidir.
Mesaj çok sayıda kademeden geçmek durumundaysa, yazılı olarak kodlanmış olması biçim ve içeriğin korunmasını sağlar. Sorumluluk yüklenmesi için işgörenin mesajı yeterince ciddiye alması açısından bu tür yazılı araçlar çok etkilidir. Ancak, mesajların içeriği alıcıların anlayacağı özellikte hazırlanmalıdır.
Farklı alıcılarda farklı algılamalara ve yorumlamalara yol açmamalıdır. Alıcılar yazılı mesajları anlamakta güçlük çekerlerse uygulamalarda yanlışlıklar ortaya çıkabilir.
Raporlar: Örgütlerin faaliyet gösterdikleri sektörün sorunları, ülke ekonomisi, işsizlik ya da işçi-işveren ilişkileri gibi konularla ilgili görüşlerin ve araştırmaların yer aldığı bir yazılı iletişim aracıdır.
Örgütlerin sosyal sorumluluk anlayışı çerçevesinde geliştirdiği çalışmaların bir uzantısı olan raporlar, örgütsel iletişim aracı olduğu kadar, bir halkla ilişkiler aracı olarak da kullanılır.
Yazılı raporlar da özellikle aşağıdan yukarı biçimsel iletişimin yazılı aracıdır. Araştırma ve çalışmalardan elde edilen bilgileri içerirler. Kolay anlaşılır bir dille, karmaşıklıktan uzak, basit, kısa, tam ve doğru hazırlandıkları zaman geribildirim (yansıma) açısından son derece önemlidirler. Yazışma yoluyla iletişim kırtasiyeciliği arttırması ve mesajın kurumun yönetsel basamaklarını genellikle sırasıyla geçmek zorunda olması nedeniyle zaman ve ekonomi açısından maliyeti yükseltebilir. Örgüt içi kurye sistemi uygulanması sirkülasyonu hızlandırıcı bir önlemdir.
Yazılı yayın organı: Kurum tarafından yayınlanmakta olan bülten, gazete ve dergi kurumsal iletişimin resmî ve açık yönlerini bütünleştirebilen önemli yazılı iletişim araçlarıdır. Bu tür yayınlar kanalıyla kurum çalışanları kurumun ekonomik, sosyal, bilimsel ve teknik yönleri hakkında ve kendilerini ilgilendiren konularda bilgi alma olanağına kavuşurlar. İşgörenin boş zamanını değerlendirmesi, eğitilmesi, eğlendirilmesi ve bir kısım becerilerini ortaya koyması için ortam sağlanır. Bu yayınların çalışanların ilgisini çekmesi için onların beklentileri doğrultusunda bilgilere yer verilmelidir. Kurum
yöneticilerini destekleyen yayınlardan kaçınılmalıdır.
Bülten: Özel veya resmî kurum ve kuruluşlar veya yetkililerce herhangi bir konuyla ilgili olarak süreli veya süresiz yayınlanan yayınlardır.
Bültenler, örgütün faaliyetlerinden, işgörenleri bilgilendirmek amacıyla, belirli periyotlarla yayımlanır. Bültenler örgüt içi olduğu kadar, örgütün dış çevresiyle olan iletişimini sağlayan önemli yazılı iletişim araçlarıdır.
Bültenlerin dergilerden farkı, bültenler daha çok haber ve fotoğraf ağırlıklı iken, dergiler yazı ağırlıklıdır ve konular bilimsel olarak incelenir. Diğer bir fark, bültenlerin asıl hedefi örgüt içi iken, dergilerinki örgüt dışıdır.
Gazete: Çalışanların örgütteki gelişmeleri, öğrenme ve kendileri için önemli olan haberleri okumaları amacıyla çıkarılan yazılı iletişim aracıdır. Örgüt gazetesi hazırlanırken, çalışanları ilgilendiren ve onların ilgilerini çekecek nitelikteki bilgilere yer verilmeli; dil anlaşılır olmalıdır.
Tanıtım broşürlerinde tanıtılan ürünlerin resimlerine de yer
verilir.
Afiş, poster ve duvar tabloları, uygun yerleştirdikleri zaman kurumun atmosferinin
pozitif yönde değişmesine de katkıda
bulunurlar.
Dergi: Sanat, siyaset, edebiyat, yönetim, ekonomi gibi çeşitli bilim dallarıyla ilgili olarak çıkan ve ele aldığı konuları ayrıntılı olarak inceleyen süreli yayınlardır. Kurum veya kuruluşlar, bir konunun bilimsel olarak incelenmesini ve o konuda kamuoyu oluşturmak isterlerse, bu isteklerini dergi çıkararak karşılarlar.
Broşürler: Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak hazırlanan broşürler, genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, örgüt için olumlu imaj yaratmaya yönelik, örgütün tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları etkili bir şekilde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise, belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik olarak, örgütün ihracat hacmi, üretim teknolojisi ve yeni ürün çeşitleri gibi daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar.
Broşürler, kurum ve kuruluşların ürünlerini tanıtmak amacıyla, söz konusu ürünlerin fiyatlarını, modellerini, markalarını, üretim/basım yerlerini, tarih vb. bilgilerin yer aldığı dokümanlardır. Tanıtım broşürlerinde tanıtılan ürünlerin resimlerine de yer verilir. Resimler ürünlerin daha iyi tanınmasını sağlar. Tanıtım broşürlerinde ürünlerin sınıflandırılarak sunulması yararlı olur.
Broşürler, kurumu hem çalışanlara hem de kurum dışına tanıtmak amacıyla kullanılan, genellikle az sayfalı, çok renkli ve küçük boyutlu basılı iletişim araçlarıdır. Kolay okunan ve resimlerle desteklenmiş metinlerden oluşurlar. Önemli bilgi kaynağı niteliğindedirler. Kurumun organizasyon şemasının ayrıntılı olarak bu yayınlarda yer alabilir. Bu yayınların dağıtımı da ücretsiz yapılmalıdır.
El kitapları: El kitapları, örgütün uğraş alanlarıyla ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık veren yayınlardır. El kitapları, her an başvurulabilecek bir kaynak olma özelliği nedeniyle, elden geldiğince yalın ve herkesin anlayabileceği bir dille yazılmalıdır. Kitaplar, örgütün kuruluş
yıldönümlerinde, örgütün tarihçesini, kurucuların hayatlarını anlatan türde hazırlanabileceği gibi, örgütün ürettiği mal veya hizmetlerin tanıtımı da yapılabilir.
Afişler, posterler ve duvar tabloları: Kurumun çeşitli yerlerine asılan bu iletişim araçları, içerdikleri yazılı ve resimli mesajlarla hem çalışanları hem de müşteri konumunda olanları bilgilendirici, yönlendirici ve hatırlatıcı etkiye sahiptirler. Renk, çizim ve slogan özellikleriyle hedef grubun ilgisini çekmek durumundadırlar. İlettikleri mesajların ayrıntı özellikleri içerdikleri konuya göre değişmektedir.
İlan (Duyuru) tahtaları: Biçimsel ve açık iletişimin geliştirilmesinin yanı sıra doğal iletişimin belli düzeylerde denetlenmesi için ilan tahtaları en kullanılışlı iletişim araçlarıdır. Kurumun resmî duyuruları için kullanılan ilan tahtalarının yanı sıra çalışanların kendi duyurularını asabilecekleri ilan tahtaları kurum içi iletişimi önemli ölçüde destekler. Doğal iletişim hakkında bilgi, en azından ipucu verir. İlân tahtaları kurumun herkesçe ulaşılabilir yerlerine asılmalıdır.
İlan tahtaları, örgütlerde örgüt içi haberleşme amacıyla kullanılır. Örgüt çalışanlarına bir mesaj iletilecek, bir bilgi veya haber verilecek ise, kolay görülebilir bir yere ilan tahtası veya pano asılır ve iletilecek olan mesaj burada teşhir edilir. Duyuru panoları, az masraflı ve hızlı bir örgüt içi iletişim olanağı sağlar. Duyuru panolarındaki yazılar güncel yazılar olmalıdır. Uzun süre asılı, kirli ve yıpranmış kâğıtlar, örgüt hakkında olumsuz bir imajın doğmasına neden olur.
Sözlü iletişim araçları, bir iletinin sözlü olarak
iletilmesini sağlayan araçlardır.
Yıllıklar: Örgütün bir yıl içinde yürüttüğü faaliyetlerin anlatıldığı bir yayın türüdür. Örgütün açıklık politikası bağlamında bilançosu, kâr ve zarar tablosu gibi muhasebe kayıtlarının yanında, tarihçesi, yöneticileri, üretim teknolojisi gibi kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler yer alır.
Örgütün ilişkide bulunduğu kişi ve kurumlara, ücretsiz olarak
gönderilen yıllıklar, aynı zamanda basın kuruluşları için de önemli bir haber kaynağıdır.
Afişler: Afiş, genel olarak insanların bir bakışta görebilecekleri ve mesajı alıp, etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanan bir yazılı iletişim aracıdır. Afişler genelde resimli olurlar. Afişlerin en önemli özelliği, ilgili- ilgisiz herkesin dikkatini çekebilmektir. Bu nedenle, bir afişte yazıdan çok, fotoğraf ve resim gibi görsel ögelere ağırlık verilir. Afişteki görsel ögeler, konuyla ilişkili olmalı, sözlerle görsel öge birbirini
desteklemelidir.
Örgütlerde Sözlü İletişim Araçları
Sözlü iletişim araçları, bir iletinin sözlü olarak iletilmesini sağlayan araçlardır. Konferanslar, sözlü açıklamalar, telefon konuşmaları, sözle verilen emirler, duyurular vb. sözlü iletişim araçlarıdır. İletişim araçları diğer bir şekilde aşağıdan yukarıya, yukarıdan aşağıya ve yatay iletişim araçları olarak da sınıflandırılabilir. Bu sınıflandırmayı aşağıdaki gibi gösterebiliriz.
Tablo 6.1. Yukarıdan Aşağıya, Aşağıdan Yukarıya ve Yatay İletişim Araçları ve Yönleri Yukarıdan Aşağıya İletişim Araçları
Sözlü Yazılı
- Kişisel yönergeler, - Açıklamalar, konferanslar, - Komite toplantıları, - Telefon görüşmeleri, - Sendikal faaliyetler, - Gizli haberler.
- Yönergeler,
- Mektuplar ve yazılı notlar, - Örgüt yayınları, bildiriler, - Resimler, grafikler,
- İlan tahtası, faaliyet raporları, - Sendikal yayınlar.
Aşağıdan Yukarıya İletişim Araçları
Sözlü Yazılı
- Söyleşiler ve yüz yüze rapor verme - Görüşler, düşüneler,
- Telefon görüşmeleri, - Toplantılar, konferanslar, - Gizli bilgiler,
- Raporlar, - Kişisel mektuplar, - Anlaşmalar,
- Davranış ve bilgi araştırmaları, - Sendika yayınları,
Yatay İletişim Araçları
Sözlü Yazılı
- Açıklamalar, konferanslar, komite toplantıları, raporlar,
- Telefon görüşmeleri, örgüt içi İletişim sistemleri, filmler,
- Sendikal faaliyetler, sosyal işler, - Gizli bilgiler.
- Mektuplar, yazılı notlar, - Örgüt yayınları,
- İlan tahtası ve büyük boy resimler, - El kitabı ve temel kitaplar, - Yıllık faaliyet raporları, - Sendika yayınları.
Örgütlerde Teknik İletişim Araçları
Bilgisayarlar, elektronik yazıcılar ve entegre edilmiş kopyalama makineleri, bilgi süreçlerinde, yönetim ve iletişim yaklaşımlarında önemli değişikliklere neden olmaktadır. Bu değişimde en önemli rol, bilgisayarlara aittir.
Rogers, yeni iletişim teknolojilerinin en belirgin özelliklerini üç başlık altında toplamaktadır.
Bilgisayarlar, elektronik yazıcılar ve entegre
edilmiş kopyalama makineleri, bilgi süreçlerinde, yönetim
ve iletişim yaklaşımlarında önemli
değişikliklere neden olmaktadır.
Simge, görüntü ile nesne arasındaki ilişkiyi
gösterir. Bu ilişkiler sosyo-kültürel koşullara
bağlıdır.
Görsel iletişim araçları, mesajların insanın gözüne hitap ettiği,
slayt, tepegöz, projektör, grafik, üç boyutlu modeller ve fotoğraf gibi araçlardır.
Karşılıklı etkileşim: Buna göre iletişim sürecinde “zeka”nın katıldığı karşılıklı bir etkileşimin varlığı gerekmektedir. Bu durum, yeni iletişim teknolojilerinin, klâsik iletişim araçlarının tek yönlü işleyişlerine karşı en önemli avantajını oluşturmaktadır.
Kitlesizleştirme: İletişim teknolojileri, tek tek bireylere özel mesajlar iletme veya alma şeklinde mesaj değişimi sağlayacak özelliktedirler. Bu nedenle iletişimde denetim, kaynak yerine, alıcıya veya iletişim
sürecinde tüketiciye geçmektedir.
Asenkron olabilme: Yeni iletişim teknolojilerini kullananlar, iletişimi istedikleri zaman başlatabilmekte, dondurmakta ya da
bitirebilmektedirler. Zamanlama ve iletişim sürecinde etkin olma kontrolü kaynaktan alıcıya doğru kaydırmaktadır.
Bu tanımların da ortaya koyduğu gibi yeni iletişim teknolojilerinin belirleyici özelliği, iletişim aracının kullanımının ve yeteneklerinin bilgisayar yardımıyla genişleyebilmesi ve genişletilebilirlik potansiyelini her zaman için taşıyor olmalarıdır.
Örgütlerde Görsel (Visual) ve İşitsel-Görsel (Audio-Visual) İletişim Araçları
İnsanlar, hayvanlar fotografik görüntülerle ve resimlerle de iletişim kurabilirler. Bunların hepsi birer göstergedir. Dahası dil de bir göstergeler sistemidir. Göstergebilim, nesneler, melodik sesler, jestler, görüntüler gibi özünden bağımsız olarak tüm göstergeler sistemini içerir. Göstergeler;
işaretler, ikonlar ve simgeler şeklinde sınıflandırılmaktadır. İşaret, temsil ettiği nesneyle bitişik bir ilişki içindedir. Ateşle duman arasındaki ilişki, buna örnektir.
İkon, nesneyle benzerliği desteklemektedir. Portre buna örnektir. Simge, görüntü ile nesne arasındaki ilişkiyi gösterir. Bu ilişkiler sosyokültürel koşullara bağlıdır. Örneğin terazi adaletin simgesidir. Bütün kültürler çok çeşitli simgelere sahiptir, ama onu izleyen kültürlere göre bazı simgeler değişmektedir.
Sözgelimi siyah renk, batı toplumlarında yasın simgesidir; ama Asya’da yas, beyaz renge yüklenen yan anlamdır. Dilbilimsel bir çözümleme için çok önemli olan bu farklılıklara rağmen, iletişimde simge, işaret ve ikon ikonik iletiler taşıyan göstergeler olarak kabul edilmektedir. Bu kullanım, sözle ifade edildiği kadar, kültürel koşullara da bağlıdır.
Görsel iletişim, iletişim ve eğitim alanında kullanılan, ses ve resim prodüksiyonlarını içerir. Görsel iletişim, işitsel iletişim tekniğine (radyo, teyp, vb), sadece görsel (sessiz film), sesli ve resimli (sesli film, TV vb.) olmak üzere çeşitli tekniklere uygulanmaktadır. Bunların dışında plan, kroki, maket, fotoğraf, model ve grafik gibi tekniklerde görsel-işitsel yöntemler olarak değerlendirilebilir.
Görsel iletişim araçları, mesajların insanın gözüne hitap ettiği, slayt, tepegöz, projektör, grafik, üç boyutlu modeller ve fotoğraf gibi araçlardır.
Görsel-işitsel yardımcı araçlar ise, mesajın aynı anda hem göze, hem de kulağa hitap ettiği, film, video, kayıt ve gösterim cihazı gibi araçlardır. Bu yardımcı araçlar, tanıtım etkinliklerine algısal, belleksel ve duyusal yönde katkı yaparak iletişim etkinliğini arttırırlar.
Yazılı/basılı mesajlar, göze yönelik, elektronik mesajlar ise kulağa veya hem göze hem de kulağa yöneliktir. İki farklı tür medya için üretilen mesajlar, üslup ve düzenleme açılarından farklı olmalıdırlar. Mesajın karmaşık özellikler göstermesi, okuyucu açısından farklılıklar gösterir. Yazılı İletişim araçlarında okuyucuların geriye dönerek metni tekrar okuyup anlaması mümkündür.
Telgraflarda maniple kullanılarak elektrik hatları üzerinde uzun
mesafelere mesaj gönderme yöntemi
bugün artık terk edilmiştir.
Bilgisayarların yalnız iki değişik durumu algılayabilen elektronik
aletler olması nedeniyle, yaygın olarak kullanıldıkları iki
tabanlı sayı sistemine bağlı olarak ortaya
çıkan elektronik iletişimin, ilkel hâliyle
de olsa gerçekte telgrafla başladığını
söyleyebiliriz.
Tüm kurum ve kuruluşların, dünyadaki teknolojik gelişmeleri yakından takip etmelerinin yanı sıra, yöneticilerin görsel ve işitsel iletişim teknolojilerini başarılı bir şekilde uyarlamaları gerekir. Bugün her kademedeki yöneticinin ve çalışanın en büyük yarışı zamana karşıdır. Rekabet nedeniyle her geçen gün işletmelerde yapılacak işlerin artmasına karşı, zamanın yetersiz ve sınırlı olması, tüm çalışanların teknik iletişim araçlarını daha fazla takip etmelerini ve kullanmalarını gerektirmektedir.
Örgütlerde Elektronik İletişim Araçları
Yarı iletkenlerin kullanımıyla hızlı bir gelişim gösteren elektronik teknolojileri, bilgisayar teknolojisiyle birleşince, çok sayıda elektronik iletişim aracı ve bu araçların sunduğu iletişim ortamları, günlük hayatımıza girmiştir.
Gelişim o kadar hızlı olmaktadır ki kullanıma sunulan araç ve ortamların hem anlamlı bir sınıflandırılması, hem de bütün yeni araç ve ortamları içeren bir listenin hazırlanması giderek olanaksız hâle gelmektedir. Yapılan her liste kısa zaman sonra eskimekte, yapılacak her sınıflandırma da çok işlevliliğin giderek artması nedeniyle, yeni iletişim araç ve ortamlarının yalnızca bir ya da birkaç yönünü dikkate almak açısından kolayca eleştirilebilmektedir.
Telgraf: Amerikalı Samuel Morse tarafından icat edilen telgrafın ilk kez 1837’de İngiltere’de kullanılmaya başlanması, birçok bakımdan iletişim tarihinde bir dönüm noktasıdır. Telgrafta kullanılan noktalar ve
çizgilerden ibaret bir alfabe aracılığıyla işleyen iletişim, bugün dijital dönemin en önemli unsuru olan iki tabanlı (binary) sayı sistemiyle işleyen ilk iletişim sistemidir.
Telgraflarda maniple kullanılarak elektrik hatları üzerinde uzun mesafelere mesaj gönderme yöntemi bugün artık terk edilmiştir. Ancak yine de Mors Alfabesi bu kez, bilgisayar klavyesi ve radyo dalgaları üzerinde çok uzun mesafelere mesaj göndermekte kullanmaya devam etmektedir. Kodlu mesaj iletiminin en kolay yolu olması nedeniyle, Mors Alfabesi güncelliğini korumaktadır.
Teleks: Göreli olarak eski, ancak hâlâ kullanılan iletişim araçlarından bir diğeri de telekstir. Maniplenin yerine bu kez, insan-alet etkileşiminin en bilinen yöntemi olan klavye kullanılarak, telgrafta olduğu gibi, yine tel hatları üzerinden ve iki tabanlı sayı sistemine uygun olarak uzun mesafelere mesajların gönderilmesi amacıyla geliştirilen bir
teknolojidir. 1950’li yıllardan itibaren ticari alanda geniş kullanım alanı bulan teleks, haber ajanslarının ve basın kuruluşlarının da demirbaş aracı olarak uzun yıllar kullanıldı. Günümüzde bazı haber ajansları hâlâ özel hatlar üzerinden teleks hizmeti vermektedir.
Teleks, 1960’lı yıllardan sonra teleks mesajları, haber ajansları tarafından radyo dalgaları üzerinden (RTTY) yayınlanmış, daha sonra da bu yöntem tekrar edilerek, uydu frekansları kullanılmaya başlanmıştır. Bugün artık büyük ajanslar yayınlarını uydu frekanslarına taşımıştır. Özellikle denizcilik alanında RTTY, ARQ, FEC, SITOR ve NAVTEX gibi kodlama yöntemleriyle radyo dalgaları üzerinden mesaj iletimi kullanılmaya devam etmektedir.
Örnek • Google’nin aynı zamanda bir firma olduğunu düşünmek geleneksel işletme, iş ve iş yapma modellerinden sanal örgütlerin ne ölçüde farklılaştığı anlaşılmaktadır.
Bilgisayarlardan ve iletişim ağlarından yararlanarak örgütsel iletişimin etkinliği faks otomasyonu yoluyla
artırılmaktadır.
Telefon: 19. yüzyıldan beri kullanılan ve geçirdiği evrim sayesinde günümüzde de hâlâ çok yaygın olarak kullanılan bir iletişim aracıdır.
Bugün kullandığımız telefon, telefonun mucidi Graham Bell’in telefonundan çok farklı işlev ve yeteneklere sahiptir. Dijital hatlar sayesinde telefon cihazı üzerindeki tuşlarla dâhili hat numaralarına bağlanabilme ve ayrı hatları tek numarayla birlikte kullanabilme olanağı veren PBX sistemleri ile otomatik mesaj bırakma, otomatik yanıt verme, cevapsız çağrıları istenilen numaraya yönlendirme gibi birçok dijital santral hizmetleri geliştirilmiştir.
Faks: Örgütlerin, her geçen gün iletişim ağının genişleme ihtiyacı artmakta, bunu bugün ve gelecekte karşılayabilmek için yeni teknolojiler uygulanmaya başlanmıştır. Bunun sonucunda günümüz örgüt ve yöneticileri için en kısa sürede telefon hatları üzerinden istedikleri herhangi bir yere gönderebilmektedirler. Bugün faks ve modemlerin bilgisayarlara eklenmesiyle birlikte karşı tarafta modemi olan bir bilgisayar varsa, bilgiler karşıdaki bilgisayara
aktarılabilmektedir.
Bilgisayarlardan ve iletişim ağlarından yararlanarak örgütsel iletişimin etkinliği faks otomasyonu yoluyla arttırılmaktadır. Fax otomasyonu, faksla görülen tüm manuel işlemleri ortadan kaldırarak, bunların elektronik ortamda masa başından yönetilmesine imkân veren bir teknolojidir.
Faks otomasyonu, kurumların bilgi yönetimine yaklaştırmada ilk adım olarak düşünülebilir. Günlük hayatta yoğun olarak kullanılan iletişim kanalını, işlenen ve paylaşılan bir bilgi kaynağına dönüştüren mekanizma olması itibariyle faks otomasyonu, bilgi ve belge yönetimini kolaylaştıran bir araçtır.
Faks otomasyonunu oluşturan altı bileşen bulunmaktadır:
Faks istemci (faks client): Bu bileşen, kullanıcıların sunucuya ulaşarak, fakslar üzerinde görüntüleme, rotasyon, işaret ekleme, akıllı karakter tarama tarzı basit işlemleri yapabilmelerini sağlar.
Rendering motor: Rendering işlemi, bir dokümanı fakslanabilir formata getiren mekanizmadır. Faks sunucularında bulunan rendering
fonksiyonu, genellikle word, excel gibi uygulamaların çıktılarını, postscricpt, PCL tarzı çeşitli format çevrimleri sonucunda faksa uygun hâle getirir.
Network ve telekomünikasyon ara yüzü: Faks sunucusuyla iletişim medyası arsında bağlantı, faks kartları ve analog ve dijital telefonlar ve LAN/WAN ara yüzleri ile sağlanır.
Bununla birlikte birçok faks otomasyon yazılımı, bağımsız faks kartlarını desteklemek üzerine tasarlanmıştır. Faks kartları, faks sunucusunu analog, dijital veya PBX hatlara bağlar. Bu durumda faks sunucusunda aranması gereken özellik, en yaygın faks markalarını desteklemesidir.
Gelen/giden faks iletilerinde kuyruk yöntemi: Gelen faksların yönlendirme tanımlarına uygun olarak ilgili kişilere iletilmesi, giden faksların başarıya gönderilip gönderilmediğinin takibi, hatalı
durumlarda baştan deneme, gelen/giden kuyruklarında yük sıkışması
Bireysel Etkinlik •İnternetin en önemli yararlarından biri de e-devlet kapsamında bürokratik işlemlerin internet üzerinden yapılabilmesidir. Internet üzerinden
yaptığınız bürokratik işlemleriniz oldu mu? Düşününüz.
Sanal faks çözümleriyle, kolay ulaşılan, kolay kullanılabilir, arama yapılabilir bir faks arşivi
de sağlanabilmektedir.
olması durumunda kapasite dengeleme gibi işlemler, kuyruk yönetimi bileşeni tarafından yerine getirilmektedir.
Admin. Kullanıcıların ve grupların, gerekli güvenlik seviyelerinde yaratılması, hareket kayıtlarının (log) tutulması, mesaj yönlendirme yapısının kurulumu ve bakımı gibi işlemlerin yürütüleceği admin fonksiyonları ve ilgili ara yüzler, faks sunucularının sağlaması gereken kritik bileşenlerden biridir.
Mesajlaşma ve uygulama entegrasyonu. Faks sunucularının iş
süreçlerine getireceği artı değer, bu yazılımların kurum içinde kullanılan çeşitli mesajlaşma sistemleri (muhasebe, finans, insan kaynakları uygulamaları) ile entegre olmaları durumunda söz konusu olmaktadır.
Doküman yönetimi uygulamalarının önemli bir parçası olan kurumun faks trafiğinin elektronik ortama taşınmasına ve yine kâğıt üzerinde saklanan faks belgelerinin dijital arşivlerde saklanmasına olanak sağlamaktadır. Sanal faks sistemleri zaman ve işgücünde önemli tasarruf sağlamaktadır.
Internet telefonu: Internet telefonu, sayısallaştırılmış sesin, Internet telefonu geçitleri arasında IP paketleri içinde taşınması esasına dayanır.
Ağ üzerinde Internet telefonu yeteneğine sahip ağ cihazlarına (yönlendiricilere bütünleşik olabilir) doğrudan telefon setlerinin veya yerel santrallerin analog veya sayısal olarak bağlanmasıyla, yerel telefon bağlantıları gerçekleştirilir.
Video konferans (Videoconferencing): Günümüzde en popüler iletişim şekillerinden biri de video konferanstır. Video konferans sağladığı görüntülü iletişim imkânı sayesinde, eğitim ve tıp gibi, birçok sahada faydalı olmaktadır. Bugün görüntülü iletim için gerekli bant genişliği garantisini uçtan uca sağlandığı ISDN ve ATM gibi ortamlarda kullanılan çözümler mevcuttur.
Video konferans sistemleri sayesinde dünyanın herhangi bir noktasında bulunan bir kişi ile rahatlıkla karşılıklı görüşmeler yapılabilmekte, online toplantılar organize edilebilmektedir. Firmalar bu sistemi kullanarak rutin olarak yaptıkları, ülkenin değişik bölgelerine yayılmış yüzlerce çalışanı bir noktada toplamak yerine, neredeyse hiçbir harcama yapmadan ve özellikle insanların vakit kaybını ortadan kaldırarak, gerekli her türlü görüşmeyi hem de yüz yüze rahatlıkla yapabilmektedirler.
Video konferans sistemleri sayesinde dünyanın herhangi bir noktasında bulunan bir kişi ile rahatlıkla karşılıklı görüşmeler yapılabilmekte, online toplantılar organize edilebilmektedir. Firmalar bu sistemi kullanarak rutin olarak yaptıkları, ülkenin değişik bölgelerine yayılmış yüzlerce çalışanı bir noktada toplamak yerine, neredeyse hiçbir harcama yapmadan ve özellikle insanların vakit kaybını ortadan kaldırarak, gerekli her türlü görüşmeyi hem de yüz yüze rahatlıkla yapabilmektedirler.
Kapalı devre televizyon yayınları: Tek yönlü fakat hem görsel hem işitsel iletişim aracıdır. Pahalı fakat etkilidir. Yöneticilerin görüntülü ve hızlı mesaj iletmelerine olanak sağlar. Ancak, bu işlevin çok kullanılması yöneticilerle çalışanlar arasındaki uzaklığı artırabilir.
Elektronik veri ağı: Bilgisayarlar yoluyla iletişim daha çok kurum içi verilerin, bilgilerin ve haberlerin paylaşılması açısından uygundur.
Bilgisayar ağının avantajı, kurum çalışanlarına, fazla çaba göstermelerine gerek kalmadan ve oldukça hızlı bir biçimde kullanılabilir ve ulaşılabilir bilgileri sağlamasıdır. Ancak, burada da tek yönlü ve etkileşimsiz bir iletişim söz konusudur.
Öz et
•Genel olarak teknoloji kavramı, ürün ya da süreç teknolojisi şeklinde sınıflandırılabilir. Ürün teknolojisi, yeni ürün ya da hizmetlerin geliştirilmesi amacıyla yapılan işlemleri ve araçları kapsar. Ürün teknolojileri mühendis veya tasarımcı tarafından ürünün içine tasarlanan teknolojilerdir. Süreç teknolojileri,
işletmelerin ürün ya da hizmetlerinin üretiminde kullanılan makine, araç ve gereçlerdir. Burada örgütsel iletişim bir hizmet üretimi olduğu için, örgütsel iletişimde kullanılan her tür araç ve teknolojiyi süreç teknolojisi olarak değerlendirmek gerekir. Süreç teknolojileri mal veya hizmet üretim sürecini yürütmek veya desteklemek için geliştirilen teknolojilerdir.
•Bilgi akış hızının artması ve bunun sonucu olarak karar verme sürecinin kısaltılması, “bilgi toplumu”nda yaşamanın bir ön koşulu haline gelmiştir. Aynı şekilde bilginin hızlı akışı, gereksinim duyulan bilgilerin isteyenlere anında ulaştırılması, yeni fikirlerin, yeni buluşların daha hızlı yapılmasına ve yayılmasına olanak sağlamaktadır. Bu da “bilim-teknoloji-üretim” çevrimini hızlandırmaktadır. Yeni bilgi ve iletişim teknolojileri ekonomik gelişmenin motoru görevini görmektedir.
•Çağdaş toplum ve onu meydana getiren örgütler, birer teknolojik süreç ve yenilik kaynağıdırlar. Bu nedenle, teknolojik
değişme/gelişme ile sosyal ve kurumsal yapıdaki değişme arasında bir sebep-sonuç ilişkisi vardır. Bugün bilgi ve hizmet sektörünün önem kazandığı bir toplumsal yapıya doğru hızlı bir değişim yaşanmaktadır. Örgütsel düzeyde, insan profilinde değişim, aynı zamanda elektronik bilgi ve iletişim teknolojileri sayesinde, yatay örgüt yapılarının ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Diğer taraftan, bilgi ve iletişim teknolojileri kullanımının gerektirdiği çok fonksiyonellik, işlerin ve örgütlerin sanallaşmasına neden
olmaktadır.
• Bir zamanlar telefon görüşmeleri, ya da elden dağıtılan bilgi notları ile büyük zaman ve enerji kaybı ile kurulan iletişim, bugün
elektronik ortamda bir tuşa basmakla kurulabilmektedir. Kişisel web sayfaları oluşturularak, yazılı iletişimin etkinliği artırılmakta;
organizasyon içinde “intranet” (lokal Internet) veya örgütler arasında Internet ortamında, kişisel web sayfası açılarak, iletişimin daha hızlı ve etkin biçimde kurulması mümkün olabilmektedir.
Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “bölüm sonu testi”
bölümünde etkileşimli olarak
cevaplayabilirsiniz.
DEĞERLENDİRME SORULARI
1. Aşağıdakilerden hangisi iletişim araçlarının örgütsel iletişime etkilerinden biri değildir?
a) İletişimde gecikmelerin ortadan kalkması b) Örgütsel faaliyetlerde verimliliğin artması c) İletişimin maliyetinin artması
d) Bilgi paylaşımının kolaylaşması e) İşlerin yürütülmesinin hızlanması
2. Aşağıdakilerden hangisi örgütlerde elektronik iletişim araçlarından biri değildir?
a) İnternet telefonu b) Video konferans c) Elektronik veri ağı d) Faks istemci e) Elektronik mesaj
3. Aşağıdakilerden hangisi bilgi ve iletişim teknolojilerinin desteklediği yeni medyayı önemli kılan özelliklerden biri değildir?
a) Tek bir işleve sahip olması b) Hızlı olması
c) İleti kontrolünü üretici lehine artırması d) Program yapımcılarının kontrolünü artırması e) Tek yönlü ileti akışının olması
4. Aşağıdakilerden hangisi elektronik iletişimin avantajlarından biri değildir?
a) Mesajın hızı artmıştır.
b) Mesajın bozulmadan iletilme yeteneği artmıştır.
c) İletişimin tek boyutlu olma özelliği devam etmektedir.
d) İnteraktif (etkileşim) ve çabuk geribildirim olanağı artmıştır.
e) Mesajın insanlara aynı anda ve aynı biçimde gönderilebilmesi mümkün olmuştur.
5. Aşağıdakilerden hangisi iletişim teknolojilerinin yazılı iletişime sağladığı avantajlardan biri değildir?
a) Maliyetleri azaltır ve verimliliği arttırırlar.
b) İletişim güvenliğini azaltırlar.
c) Zaman tüketimini azaltırlar.
d) Doküman yönetiminde etkinlik sağlarlar.
e) Ofislerde görülen işlerin maliyetlerini önemli ölçüde azaltırlar.
6. Birbirinden uzakta kişilerin iletişim kurmalarına olanak sağlayan sistem aşağıdakilerden hangisidir?
a) Etkileşimli video b) Kapalı devre televizyon c) Sayısal kütüphane d) Video konferans e) Tele konferans
7. Aşağıdakilerden hangisi teknoloji tanımlarında kullanılacak unsurlardan biri değildir?
a) Fiziksel ve maddî unsurlar b) Teknik bilgiler
c) Yönetim teknolojileri d) İletişim kanalları
e) Mühendislik teknolojileri.
8. Aşağıdakilerden hangisi yukarıdan aşağıya sözlü iletişim araçlarından biri değildir?
a) Kişisel yönergeler b) Komite toplantıları c) Telefon görüşmeleri d) Gizli haberler
e) Raporlar ve dilekçeler
9. Aşağıdakilerden hangisi bilgi ve iletişim teknolojilerinin toplumların ekonomik, kültürel, politik ve sosyal yaşamlarında önemli değişikliklere neden
olmamıştır?
a) Elde edilen enformasyon miktarı artmıştır b) Etkileşim kapasitesi azalmıştır
c) İletişim süreci hızlanmıştır d) İnteraktif (etkileşim ) artmıştır e) Kitle iletişimin etkisi artmıştır
10. Aşağıdakilerden hangisi bilgi ve iletişim teknolojilerinin örgütsel yapı ve işlevleri üzerine etkilerinden biri değildir?
a) Karar almada katılımın sağlanması b) Karar alma hızının artması
c) Örgütsel problemlerin çabuk tanımlanması d) Yatay örgütsel yapının oluşması
e) Örgütün merkezileşmesinin artması
Cevap Anahtarı 1.C, 2.E, 3.A, 4.C, 5.B, 6.E,7.D, 8.E, 9.B, 10.E
YARARLANILAN KAYNAKLAR
Atabek, Ü. (2001). İletişim ve Teknoloji. Ankara: Seçkin.
Çoban, H. (1996). Bilgi Toplumuna Plânlı Geçiş. Ankara: DPT Yayınları.
Dale, Y. (1962). Personnel Management And Industrial Relations, Englewood Cliffs. New Jersey: Prentice-Hall.
Erkan, H.(1997). Bilgi Toplumu ve Ekonomik Gelişme. İş Bankası Kültür Yayınları.
Fleet, D. D. V. (1988). Contemporary Management. Boston: Houghton Mifflin Com.
Grainer, R. and Metes, G. (1995). Going Virtual,Upper Saddle River. New Jersey:
Prentice-Hall.
Griffin. R. W. (1993). Management, International Student Edition. London: Houghton Mifflin Com.
Gürgen, H. (1997); Örgütlerde İletişim Kalitesi. İstanbul: Der.
Miles. R. E. and Snow. C. C. (1986). “Organizations: New Concepts for New Forms.”
California Management Review,18 (3), p., 62-73.
Nelson, D. L., Quick, J. C. and Livingston, L. P. (1994). Organizational Behavior. New York: West Pub.
Penley, L. E., Alexander, E. R., Jernigan, I. E. and Henwood, C. I. (1991).
“Communication Abilities of Managers: The Relationship of Performance”.
Journal of Management, 17 (1), 57-76.
Pettinger, R. (1994). Introduction To Management. London: Macmillan Press.
Preston, P. (1989). Communication for Managers. New Jersey: Prentice-Hall.
Tony, M. (1996). Principles Of Management. UK: McGraw-Hill.
Torrington, D. and Hall, L. (1987). Personel Management A New Approach. UK:
Prentice-Hall.
Turban, E. and Wang, P. (1995). “Telecommuting Management: A Comprehensive Overview”.Human Systems Management 14, p., 227.
Tutar, H. (2010). Örgütsel İletişim, Ankara: Seçkin.
Tutar, H. and Yılmaz, M. K. (2010). Genel İletişim Kavramlar ve Modeller, Ankara:
Seçkin.
Vinod, C.(1992). “A Perspective on Linking Multimedia Digital Libraries.” Information Technology and Libraries 11(1): 1992, pp, 41-42.
Wood, D. (1990). “Types of Media”, The Practice of Public Relations, Oxford:
Heinemann Pub.
Yoder, D. ( 1962). Personnel Management And Industrial Relations. New Jersey:
Englewood Cliffs, Prentice-Hall.
BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR
Chapeaux, J. E. (1996). Organizational Behavior. New York: West Publishing Com.
Fletcher, K. (1995). Marketing Management and Information Technology. London:
Prentice-Hall.
Fulk, J. and Sanctis, G.(1995). “Electronic Communication and Changing Organizational Forms”. Organizational Science, 6,p.,337.
Meier, J. (1995). “The Importance Of Relationship Management In Establishing Successful Interorganizational Systems”.Journal of Strategic Information Systems 4, p., 135.
Özçağlayan, M. (1998). Yeni İletişim Teknolojileri ve Değişim. İstanbul: Alfa.
Tekin, Mahmut., Güleş, H. K. and Burgess, T. (2000). Değişen Dünyada Teknoloji Yönetimi, Bilişim Teknolojileri. Konya: Damla.
Vivian, J. and Simon, A.(1991). The Media of Mass Communication. Boston: Schuster Com.
