BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI EĞİTİM BELGESİ

BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI EĞİTİM BELGESİ

BL_HU_EGT_BYS 03 Mayıs 2013

Sürüm 1.4

Bilişim Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.

Cyberpark, Beytepe Köyü Yolu 5/A, 06530 Bilkent/Ankara Tel: +90-312-266 11 44; Faks: +90-312-266 11 40 http://www.bilisim.com.tr e-posta : bilisim@bilisim.com.tr

Belge Yönetim Sistemi Kullanıcı Eğitim Belgesi

Özet:

Hedef:

Belge Yönetim Sistemi Kullanıcıları

Durum:

Hazırlayan:

Adı

S

Ebru Çuhacı Eğitim/Test Uzmanı

Onaylayan:

Adı Soyadı Görevi İmzası

Hüseyin Erdağ TA & SM Müdürü

İ Ç İ N D E K İ L E R

I. GİRİŞ ... 6

I.1. Amaç ... 6

I.2. Kapsam ... 6

I.3. Kaynaklar ... 6

I.4. Kullanıcı Eğitim Belgesinin Genel Görünümü ... 6

II. SİSTEME GİRİŞ ... 7

III. SİSTEMİN GENEL KULLANIM ÖZELLİKLERİ ... 8

IV. GENEL BAKIŞ ... 10

V. EVRAK İŞLEMLERİ ... 12

V.1. İş Listesi ... 12

V.2. Dosya İşlemleri ... 15

V.2.1. Dosya İşlemleri ... 16

V.2.2. Dosya Birleştirme ... 18

V.3. Evrak Hazırlama, İmzaya Çıkarma ve Dağıtım İşlemleri ... 19

V.3.1. Evrak Hazırlama ... 19

V.3.2. İmzaya Çıkarma ... 25

V.3.3. İmzalama ... 26

V.3.4. Dağıtım ... 27

V.4. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması ve Dağıtımı ... 28

V.4.1. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması ... 28

V.4.2. Teslim Alınan Evrakın Dağıtılması ... 29

V.5. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri ... 29

V.5.1. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kaydı ... 29

V.5.2. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Dağıtımı ... 30

V.6. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri ... 30

V.6.1. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kaydı ... 31

V.6.2. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Dağıtımı ... 31

V.7. Kurum Dışına Gönderilen Yazıların Posta İşlemleri... 32

V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri ... 33

V.9. Gelen ve Giden Evrakın Listelenmesi ... 35

V.10. Arama İşlemleri ... 37

V.10.1. Evrak Ara ... 37

V.10.2. Evrak Ara ... 39

V.11. Dağıtım, İmza, Şablon Planları Tanımlama İşlemleri ... 40

V.11.1. Dağıtım Planı ... 40

V.11.2. İmza Planı ... 43

V.11.3. Evrak Şablonları ... 46

V.11.4. İlgili Kişi Planı ... 48

V.12. Vekalet İşlemleri ... 51

Değişim Tarihçesi

Sürüm Tarih Değişim Tanımı

1.0 29.12.2008 Onaylı

1.1 11.06.2009 V.3.2. İmzaya Çıkarma başlığı İmzaya Çıkarma ve İmzalama olarak değiştirildi. Başlık altındaki bilgiler güncellendi.

1.2 17.07.2009 Ekran görüntüleri ve programdaki değişiklikler eklenerek

güncelleme yapıldı.

1.3 21.09.2010 Ekran görüntülerindeki

değişiklikler eklenerek güncelleme yapıldı.

1.4 03.05.2013 Ekran görüntülerindeki

değişiklikler eklenerek güncelleme yapıldı.

© 2008 bilişim ltd Tüm hakları saklıdır. Bu belgenin hiçbir bölümü Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin izni alınmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yöntemle çoğaltılamaz ve dağıtılamaz, veri tabanı ya da başka bir sistemde saklanamaz.

I. Giriş

I.1. Amaç

Bu belgenin amacı, Belge Yönetim Sistemi’nin kullanıcılar tarafından istenen ve özlenen düzeyde, verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda, izleyen bölümlerde, kullanıcıların izleyecekleri işlem sıraları açıklanmış ve gerekli bilgiler sunulmuştur.

I.2. Kapsam

Bu belge, kullanıcıların evrak işlemlerini program aracılığı ile yürütebilmeleri için kılavuz niteliği taşımaktadır. Belge Yönetim Sistemi aşağıdaki işlevleri kapsamaktadır:

 İş listesi.

 Dosya işlemleri.

 Evrak hazırlama, imzaya çıkarma ve dağıtım işlemleri.

 Dağıtım ile gelen evrakın alınması ve dağıtılması.

 Birime elden teslim edilen evrakların kayıt ve dağıtım işlemleri.

 Kuruma dışarıdan gelen evrakların kayıt ve dağıtım işlemleri.

 Kurum dışına gönderilen yazıların posta işlemleri.

 Detaylı dağıtım işlemleri.

 Gelen giden evrakın listelenmesi.

 Arama işlemleri.

 Dağıtım, imza, şablon planları tanımlama işlemleri.

 Vekâlet işlemleri.

I.3. Kaynaklar

Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yazılımları

I.4. Kullanıcı Eğitim Belgesinin Genel Görünümü

Bu belgede, Belge Yönetim Sistemi kullanım özellikleri ilgili başlıklar altında anlatılmıştır.

 Sisteme Giriş başlığı altında, Belge Yönetim Sistemi uygulamasına giriş işlemleri anlatılmıştır.

 Sistemin Genel Kullanım Özellikleri başlığı altında, sistem içinde kullanılan tuşlar, simgeler ve modüllerin genel işlevleri anlatılmıştır.

II. Sisteme Giriş

Belge Yönetim Sistemi’ne giriş yapmak için öncelikle web tarayıcı uygulaması başlatılır.

Açılan sayfanın adres çubuğuna ilgili web adresi yazılır, “Enter” tuşuna basılır.

Kullanıcının, Kullanıcı adı ve Şifre bilgilerini girebileceği ekran açılır. Bu ekranda, Kullanıcı kodu bilgi alanına, kullanıcıya ait olan kullanıcı adı girilir. Her kullanıcı için tanımlanmış şifre, Şifre bilgi alanına girilir. Bu şifre, kullanıcıya ait kullanıcı kodunun başkası tarafından kullanılmaması için gizli tutulur.

Ekran 1: Kullanıcı Bağlantısı

Kullanıcı farklı birim ve/veya görevlerde birden fazla yetkiye sahip ise yetkilerden birini seçerek uygulamayı başlatır.

Ekran 2: Yetki Seçim Ekranı

III. Sistemin Genel Kullanım Özellikleri

Belge Yönetim Sistemi’nde hatasız işlem yapmak için, ekranların doğru kullanılması önemlidir. Bu bölümde ekran kullanımları hakkında bilgi verilecektir.

III.1. Belge Yönetim Sistemi Simge Açıklamaları

Ekranlar, veritabanına yeni kayıt girmek için “KAYIT MODU (Durumu)” ve daha önceden kayıt edilmiş bilgilerin sorgulanması, günlenmesi ve silinmesi amacıyla “SORGU MODU (Durumu)” olmak üzere iki durumda kullanılmaktadır.

Üzerinde çalışılan ekranının durumuna göre Komut Simgeleri Giriş ve Sorgu Simgeleri olarak kullanılmaktadır:

Kayıt Giriş Simgeleri

Kayıt Sorgu Simgeleri

Ekranlarda kullanılan komut, simge ve işlev tanımlarının tümü aşağıdaki tabloda verilmiştir.

KOMUT SİMGE İŞLEVİ

ÇIKIŞ Programdan çıkışı sağlar.

KAYDET Girilen bilgileri

veritabanına kaydeder.

EKLE Yeni kayıt girişi için boş

satır açar.

DETAY EKLE Ekranda yeni bir detay

alanı ekler.

DETAY SİL Ekranda var olan detay

alanını siler.

SORGULA Girilen kriterlere göre

bilgileri ekrana getirir.

TEMİZLE

Yanlış girilen bilgileri ekranda temizler.

(Veritabanından silmez.)

İLK KAYIT İmleci ilk kayıta taşır.

SON KAYIT İmleci son kayıta taşır.

ÖNCEKİ KAYIT İmleci varsa bir önceki

kayıta taşır.

SONRAKİ KAYIT İmleci varsa bir sonraki

kayıta taşır.

Kullanılan Simgeler Tablosu

IV. Genel Bakış

Belge Yönetimi Sistemi’nde bulunan modüller aşağıda verilmiştir:

 Dosya Modülü

 Yazışma Modülü

 Birim Evrak Modülü

 Genel Evrak Modülü

 İş Akış Modülü

 Güvenlik Modülü

 Tanımlar Modülü

 Arama Modülü

Belge Yönetim Sistemi Ekranlarının Kullanımı

Bu bölümde, sistemin menüsünde yer alan işlem seçenekleri sıradüzensel bir yapı içinde anlatılacaktır. Kullanıcılar menüde yalnızca yetkili oldukları ekranları görebilecektir.

Uygulama başlatıldığında aşağıdaki ana menü görüntülenir:

Belge Yönetim Sistemi Ekranlarının Kullanımı

Bu bölümde, sistemin menüsünde yer alan işlem seçenekleri sıradüzensel bir yapı içinde anlatılacaktır. Kullanıcılar menüde yalnızca yetkili oldukları ekranları görebilecektir.

Uygulama başlatıldığında aşağıdaki ana menü görüntülenir:

Dosya Modülü

 Dosya İşlemleri

 Dosya Birleştirme Evraklarım Modülü

 Gelen Evraklarım

 Giden Evraklarım

 Yazışma Birim Evrak Modülü

 Birim Gelen Evrak Listesi

 Birim Giden Evrak Listesi

 Evrak İşlemleri

Genel Evrak Modülü

 Gelen Evrak Kaydı

 Giden Evrak Kaydı

 Evrak Posta İşlemleri

 Gelen Evrak Listesi

 Giden Evrak Listesi İş Akış Modülü

 İş Listesi Güvenlik Modülü

 Vekalet Atama Tanımlar Modülü

 Dağıtım Planı

 İmza Planı

 Evrak Şablonları

 İlgili Kişi Planı Arama Modülü

 Evrak Ara

 Evrak Detaylı Ara

V. EVRAK İŞLEMLERİ

V.1. İş Listesi

Sisteme bağlanıldığında ilk olarak bu ekran açılır. Ayrıca İş Listesi, ana menüde İş Akışı altında yer alır. Tamamlanmayan ve yeni gelen işler listelenir.

Ekran 3: İş Listesi

 İş listesini yenilemek için, “Yenile” düğmesi kullanılır.

 İş listesine gelen bir işi işleme almak için, “Seçim” kutucuğu işaretlenir. “Başlat”

tuşuna basılarak evrak içeriği görüntülenir.

 İş listesinde işlem görmesi istenilen evraka ait “Evrak İmza”, “Evrak İade” ya da

“Evrak Dağıtım” başlıkları (Örneğin; ) üzerine tıklanarak da evrak içerikleri görüntülenebilir.

 İş listesinde belirli kayıtlara ulaşmak için, “Filtrele” tuşu kullanılır. Açılan ekranda, istenilen arama koşulları girilerek “Tamam” tuşuna basılır. İş listesinde bu koşullara uygun evrak kayıtları görüntülenir.

 Tamamlanan işler iş listesinden listelenmeye devam ederse, listeden kaldırmak için, iş seçildikten sonra “İptal” düğmesi tıklanır.

 Sistemde iş listesine gelen işler en son gelen yeni tarihli evrak en üstte olacak biçimde listelenir. İlk gelen eski tarihli evraktan başlayarak yeni tarihli evraklara doğru sıralama yapmak istenildiğinde “Eskiden Yeniye Sırala”

kutucuğu işaretlenir.

 İş listesindeki bir evrakı aramak için Görev Tanımı bilgi alanına evrakla ilgili özelliklerden biri yazılarak ya da evrak türlerinde biri seçilerek “Ara” tuşuna basılır.

İş Listesi ekranında, imza işlemleri için “İmza İşlemleri” simgesine tıklanır. Açılan ekranda imzalanacak evraklar listelenir. İmzalama işlemi V.3.3.İmzalama başlığı altında anlatılmıştır.

Ekran 4: İş Listesi İmza İşlemleri

İş Listesi ekranında, dağıtım işlemleri için “Dağıtım İşlemleri” simgesine tıklanır. Açılan ekranda dağıtımla ve iade gelen evraklar listelenir. Dağıtımla gelen evrakları sorgulamak için, “Dağıtımla Gelen Evrakları Sorgula” tuşuna basılır. İade gelen evrakları sorgulamak için, “İade Gelen Evrakları Sorgula” tuşuna basılır. Dağıtım İşlemleri V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

Ekran 5: İş Listesi Dağıtım İşlemleri

İŞ LİSTESİ AKIŞ ŞEMASI

BAŞLA

İş Listesi

Evrak İşlemleri Dağıtımdan gelen evrak teslim alınır. İlgili birim ya da kişiye havale edilir.

TESLİM AL

Evrak İşlemleri Dosyalanabilir, üst yazı veya cevabi yazı oluşturulabilinir.

Evrak Yazışma/Dağıtım

BİTTİ

Evrak İşlemleri İmza için gelen evrak imzalanır.

İMZALA

BİTTİ

Evrak İşlemleri İmza ret edilerek en son imza atan kullanıcıya geri döner.

İMZA RET

Evrak İşlemleri İmzayı ret edilerek evrakı hazırlayan kullanıcıya geri döner.

BİTTİ

İMZAYI ÇIKARANA

GÖNDER

BİTTİ

V.2. Dosya İşlemleri

Dosya Modülü’nde, evrakın ilişkilendirileceği dosyalar yaratılır ve sorgulanır.

Dosya Ekleme İşlemleri Şeması

BAŞLA

Dosya İşlemleri Kullanıcının, biriminde yetkili

olduğu dosyaları listeler.

Evrak/Dosya/Dosya İşlemleri

EKLE

Dosya Bilgileri Dosya tanımına ait bilgiler girilir.

KAYDET

BİTTİ

V.2.1. Dosya İşlemleri

Kullanıcının sisteme bağlandığı birimde yetkili olduğu dosyaların listelendiği ekrandır.

Ekran 6: Dosya İşlemleri Dosya Listeleme

 Yetkili olunan dosyaları listelemek için “Sorgula” tuşuna basılır. Liste “Dosya Sayısı”, “Dosya Tanımı”, “Dosya Konusu” ve “Durumu” alanlarına koşul bilgisi girilerek kısıtlanabilir.

 Listelenen dosyaları temizlemek için “Temizle” tuşuna basılır. Bu tuş ekrandaki bilgilerleri silerek işlem yapılmasına olanak tanır

 Bir dosyayı kullanımdan kaldırmak için o dosyaya ait “Seç” kutucuğu işaretlenerek

“Dosya Sil” tuşuna basılır. Yapılan işlem, Kaydet tuşuna basılarak kaydedilir.

Dosya Taşıma

 Bir dosyayı başka bir birime içindeki evraklarla birlikte taşımak için o dosyaya ait

“Seç” kutucuğu işaretlenir. İlgili dosyanın taşınacağı birim “Birim Seç”

tuşuna basılarak Taşınacak Birim bilgi alanına getirilir. Dosyayı bu birime aktarmak için “Seçili Dosyaları Taşı” tuşuna basılır. Kullanıcı, Kaydet tuşuna basarak dosyayı diğer birime taşıma işlemini tamamlar.

Dosya Ekleme

 Yeni bir dosya tanımı yapmak için, “Dosya Ekle” düğmesine basılır.

Ekran 7: Dosya Tanımlama Ekranı

 Açılan ekranda, (*) işareti ile belirtilmiş bilgi alanları veri girilmesi zorunlu alanlardır.

 Zorunlu bilgi alanları Dosya No ve Dosya Tanımı bilgileri girilir. Dosya Konusu bilgisini girmek için, bu bilgi alanının yanında bulunan liste yardımı “Arama”

tuşuna basılır.

 Birim bilgisi, Açılış Tarihi ve Açan Kullanıcı bilgileri sistem tarafından görüntülenir.

 Tanımlanan dosyaya ilişkin nitelik bilgileri Nitelik sekmesinde girilir.

 Yetki sekmesinde birimdeki tüm kullanıcılara bu dosya ile işlem yapma yetkisi verilecekse, Birimdeki Tüm Kullanıcılar kutucuğu işaretlenir.

 Kullanıcı “Kaydet” düğmesine basarak dosya tanımını gerçekleştirir.

Dosya Kapatma

 Açılan dosya kapatılacak ise Kapanış Tarihi girilerek, “Dosya Kapat”

düğmesine basılır. Kapatan Kullanıcı bilgisi otomatik gelir.

 “Kaydet” düğmesine basıldıktan sonra Dosya Durumu “Kapalı” olarak görüntülenir.

Dosya Evrakları Listeleme

 Dosya içerisindeki evrakları listelemek için “Evrakları Listele”

tıklanır (Ekran 5). İlgili dosya içinde bulunan evraklar listelenir (Ekran 8).

Ekran 8: Dosya Evrakları Listele Ekranı Dosyalar Arası Evrak Taşıma

 Bir evrakı başka bir dosyaya taşımak için o evraka ait “Seç” kutucuğu işaretlenir.

İlgili evrakın taşınacağı hedef dosya “Dosya Seç” tuşuna basılarak Hedef Dosya bilgi alanına getirilir (Ekran 8). Evrakı bu dosyaya aktarmak için “Seçili Evrakları Taşı” tuşuna basılır.

V.2.2. Dosya Birleştirme

Dosya Birleştirme ekranında, birden fazla dosya bu dosyalardan birinde birleştirilir.

Ekran 9: Dosya Birleştirme Ekranı

 Birleştirilecek olan dosya bilgisi, liste yardımı için “Arama” tuşuna basılarak açılan listeden seçilir. Birleştirilecek olan dosya bilgisi bu biçimde seçildiğinde, Birleşilen Dosya Tanımı ve Birleşilen Dosya Sayısı bilgileri otomatik gelir.

 Birleştirme Tarihi bilgisini girmek için, bu bilgi alanının yanında bulunan tarih düğmesine tıklanır ve tarih seçilir.

 Birleşen Dosyanın içerisine dosya eklemek için “Detay Ekle” düğmesine basılır. Açılan satırda Sayısı bilgi alanında bulunan “Arama” tuşu ile açılan liste yardımından, birleşecek olan dosya seçilir. “Kaydet” düğmesine basılır.

V.3. Evrak Hazırlama, İmzaya Çıkarma ve Dağıtım İşlemleri

Yazışma Modülü’nde, iç ve dış yazışma için evraklar hazırlanarak, diğer evrak işlemleri yapılır.

V.3.1. Evrak Hazırlama

Evraklarım Modülü Yazışma ekranı ilk açıldığında sorgulama durumunda açılır. Bu ekranda yeni bir evrak oluşturmak için “Evrak Ekle” tuşuna basılır (Ekran 10).

Ekran 10: Evrak Yazışma İşlemleri Ekranı

Evrak Yazışma Şeması

BAŞLA

Microsoft Office (Word,Excel vb.)

)

Belge, Word, Excel vb. biçimde hazırlanır.

Bilgisayarınız (Word, Excel vb.)

EKLE

Evrak Yazışma Evraka ilişkin bilgiler girilir.

Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma

KAYDET

Evrak Yazışma Evraka ait üst yazı ve yazıya ait

ekler sisteme eklenir.

Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma/Yazı ve Ekler

Evrak Yazışma Evraka imza atacak kişiler

eklenir.

Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma/İmza

İMZAYA ÇIKART

BİTTİ EKLE

“Evrak Ekle” tuşuna basıldığında evrak kayıt ekranı açılır.

Bilgiler

Ekran 11: Evrak Yazışma İşlemleri Bilgiler Ekranı

 Evraka ait yazışma tipi dış yazışma için dış , iç yazışma için ise iç olarak seçilir. Bir dış yazışma evrakı oluştururken, Bilgiler sekmesinde dosya bilgisini seçmek için bu bilgi alanının yanında bulunan “Dosya Seç” tuşuna basılır.

Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu, Konusu bilgi alanına girilir.

 Bilgiler girilip kaydedildiğinde sistem “Referans numarası”nı otomatik verir.

 Evraka ilişkin diğer bilgiler de istenirse bu sekmede girilir. “Kaydet”

düğmesine basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir.

Yazı/Ek

Ekran 12: Evrak Yazışma İşlemleri Yazı / Ek Ekranı

 İlgili yazıyı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan

“Tarayıcıdan” , “Bilgisayarımdan” ya da “Metin

Düzenleyiciden” seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır.

Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından “Ekle” düğmesine basılır. Metin Editörü’nden yazı eklemek için ise, Bilgiler sekmesinde Metin Editörü’ne tıklanır ve açılan editörde evrak içeriği yazılarak kaydedilir.

Belge Ekleme (Bilgisayarımdan)

Ekran 13: Belge Ekleme Ekranı (Bilgisayarımdan)

 Açılan ekranda, düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir.

 Bu belge düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir. Belge sisteme yüklendiğinde Ekran 12’de görüntülenir.

Ek Bilgi

Ekran 14: Evrak Yazışma İşlemleri Ek Bilgi Ekranı

 Ek Bilgi sekmesinde Evrak türü seçilerek, evraka ait nitelikler girilir. “Kaydet”

düğmesine basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir.

V.3.2. İmzaya Çıkarma

Evrakı elektronik ortamda imzalayacak olan kişiler “İmza” sekmesinde belirlenir. İmza listesine eklenecek kullanıcılar arama koşulu girilerek sorgulanır. Listelenen kullanıcılar imza türüne (Onay, Olur, Paraf vb.) göre ilgili alana sürüklenir ve bırakılır.

Ekran 15: Evrak Yazışma İşlemleri İmza Ekranı

İmzalayacak kişileri belirlemenin diğer bir yöntemi ise, Tanımlar Modülü İmza Planı ekranında tanımlanan imza planlarından birini seçerek tabloya aktarmaktır.

Düzenlenen evrakın elektronik olarak imzalanabilmesi için, kişiler belirlendikten sonra

“İmzaya Çıkart” düğmesine basılır. Evrak imzaya çıkartıldığında, evrakı imzalayacak ilk kişinin iş listesine düşer.

V.3.3. İmzalama

İş listesinden imzaya gelen evrak seçildiğinde evrak özet ekranı açılır.

Ekran 16: Evrak Yazışma İşlemleri Özet Ekranı

Evrak herhangi bir nedenle imzalanmayacaksa, “Önceki İmzaya Çıkarana İade” ya da

“İmzaya Çıkarana İade” tuşuna basılarak iade nedeni girilir ve evrak geldiği yere onaylanmadan geri döner.

Evrakı imzalayacak kişinin elektronik imza kullanma yetkisi bulunmuyorsa, evrakı imzalamak için evrak içeriği kontrol edildikten sonra “İmzala” tuşuna basılır.

Evrak, imzalayacak olan diğer kişinin iş listesine düşer.

Evrakı imzalayacak kişinin elektronik imza kullanma yetkisi bulunuyorsa, evrakı imzalamak için evrak içeriği kontrol edilerek, evrak imzalanacaksa “e-İmza” tuşuna basılır ve elektronik imza ekranı açılır.

Ekran 17: Elektronik İmza Ekranı

Bu ekranda “İmzala” tuşuna basılır. Açılan pencerede kart şifresi girilir. “Tamam” tuşuna basılarak imzalama işlemi bitene kadar beklenir. İşlem bittiğinde “Kaydet” tuşuna basılır.

“Belge üzerindeki imzalar” sekmesinde elektronik imza atacak kişinin adı, soyadı ve unvanı görüntülenir.

İmzalama işlemi kısa yol olarak İmza İşlemleri iş listesinden de yapılır. Evrak imzalanacaksa iş listesinde evraka ait satırda “İmzala” tuşuna basılır. İş listesindeki evrak herhangi bir nedenle imzalanmayacaksa, “Önceki İmzaya Çıkarana İade” ya da “İmzaya Çıkarana İade” tuşuna basılarak evrak reddedilir.

V.3.4. Dağıtım

İmzadan gelen evrakın dağıtımı, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatılmıştır.

V.4. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması ve Dağıtımı

V.4.1. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması

Evrak dağıtıldığında, dağıtımı alan kişinin iş listesine düşer. İş listesindeki evrak seçilince özet ekranı açılır.

Ekran 18: Evrak Yazışma İşlemleri Özet Ekranı

 Evrak kabul edilmeyerek iade edilmek istenirse, “İade Et” tuşuna basılarak iade nedeni girilir ve evrak gönderen birimin iş listesine gönderilir.

 Evrak “Teslim Al” tuşu ile teslim alınır. Evrak teslim alınınca sistem birim gelen evrak defterinden kayıt numarası verir.

 Teslim alınan evraka üst yazı yazılacaksa “Üst Yazı Hazırla” tuşuna basılır ve yeni bir evrak hazırlanır.

 Teslim alınan evraka cevabi yazı yazılacaksa “Cevabi Yazı Hazırla” tuşuna basılır ve yeni bir evrak hazırlanır.

 Cevabi Yazı hazırlanan evrak sorgulandığında, ilişkilendirilen evrak yani teslim alınan evrak “İlgi” olarak görüntülenir.

Ekran 19: Evrak Yazışma İşlemleri İlgi / Cevabi Yazı Ekranı V.4.2. Teslim Alınan Evrakın Dağıtılması

Teslim alınan evrak V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

V.5. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri

Birime elden edilen evrakların kaydı ve dağıtım işlemleri Birim Evrak Modülü’nde yapılır.

V.5.1. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kaydı

Birime elden gelen bir evrakı sisteme kayıt eklemek için, Birim Evrak Modülü Gelen Evrak İşlemleri ekranında “ Evrak Ekle” düğmesine basılır.

Ekran 20: Birim Gelen Evrak İşlemleri Ekranı

Evraka ait yazışma tipi dış yazışma için dış, iç yazışma için ise iç olarak seçilir. Bilgiler sekmesinde dış yazışma yapılacak ise Sahibi bilgisi manüel (elle) girilir. İç yazışma ise Sahibi bilgisi “Birim Seç” tuşu kullanılarak bu bilgi alanına getirilir. Dosya bilgisini seçmek için bu bilgi alanının yanında bulunan “Dosya Seç” tuşu ile açılan Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu ve tarihi bilgileri girilir. “Bilgiler”

sekmesinde diğer alanlar zorunlu olmamakla birlikte girilir. Yapılan değişiklikler “Kaydet”

düğmesine basılarak kaydedilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde, sistem tarafından

“Referans No” ve “Kayıt No” otomatik verilir.

İlgili yazıyı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan

“Tarayıcıdan” , “Bilgisayarımdan” ya da “Metin

Düzenleyiciden” seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır.

Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından “Ekle” düğmesine basılır.

Açılan ekranda, “Gözat” düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir. Bu belge düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir.

V.5.2. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Dağıtımı

Birime elden gelen evrakın kaydı yapıldıktan sonra, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

V.6. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri

Kuruma dışarıdan gelen evrakların kaydı ve dağıtım işlemleri Genel Evrak Modülü’nde yapılır.

V.6.1. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kaydı

Genel Evrak Modülü Gelen Evrak Kaydı ekranı sorgulama durumunda açılır. Yeni bir kayıt eklemek için, “Evrak Ekle” düğmesine basılır.

Ekran 21: Gelen Evrak Kaydı Ekranı

Bilgiler sekmesinde; zorunlu bilgi alanları Geldiği Yer, Kayıt Tarihi ve Evrakın Tarihi bilgileri girilir. Zorunlu veri girilecek alanlar (*) işaretiyle belirtilmiştir. Evrakı bir dosya ile ilişkilendirmek için “Dosya Seç” tuşuna basılır. Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu, “Konusu” bilgi alanına girilir. “Bilgiler” sekmesinde diğer alanlar zorunlu olmamakla birlikte girilir. Yapılan değişiklikler “Kaydet” düğmesine basılarak kaydedilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde, sistem tarafından “Referans No” ve “Kayıt No”

otomatik verilir.

Gelen evrakı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan

“Tarayıcıdan” , “Bilgisayarımdan” ya da “Metin

Düzenleyiciden” seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır.

Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından “Ekle” düğmesine basılır.

Açılan ekranda, , “Gözat” düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir.

Bu belge “Belge Yükle” düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir.

V.6.2. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Dağıtımı

Kuruma dışarıdan gelen evrakın kaydı yapıldıktan sonra, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

V.7. Kurum Dışına Gönderilen Yazıların Posta İşlemleri

Evrak Posta İşlemleri ekranında, gönderilen evraka ait posta bilgileri girilir ya da ilgili evrak merkezi, belirlenen tarih ve seçilen posta türüne göre sorgulama yapılır. Ekran ilk olarak sorgu durumunda açılır

Ekran 22: Evrak Posta İşlemleri Ekranı

Evrak Merkezi, Posta Türü ve Posta Tarihi bilgileri girilir. “Sorgula” düğmesine basılır.

Bir evraka ait posta bilgisi girmek için “Detay Ekle” tuşuna basılır. Evrak Merkezi, Posta Türü ve Posta Tarihi bilgileri ile Evrak Numarası, Gönderilen Yer, Açıklama, Gramaj, Adres, Ücret vb. bilgiler girilir. “Kaydet” düğmesine basılarak kaydedilir. Bir posta bilgisini silmek için “Seç” kutucuğu işaretlenir. Kaydı silmek için “Detay Sil”

tuşuna basılır. “Kaydet” düğmesine basılarak kaydedilir. Rapor dökümü almak için,

“Raporla” tuşuna basılır.

V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri

Dağıtım sekmesinde evrakın gönderileceği kişi ya da birimler seçilir. Bu sekmede Birim Dağıtım Planı, Birim Sorgulama, Kişi Dağıtım Planı ve Kişi Sorgulama bilgi alanları yer alır. Dağıtım Planları, Tanımlar Modülü’nde Dağıtım Planı ekranında tanımlanır. Birim Dağıtım Planı bilgi alanında tanımlı tüm dağıtım planları listelenir. Kişisel birim dağıtım planları listelenmek istenirse bu alandaki “Kişisel” tuşuna basılır. Dağıtım planlarının tümünü görüntülemek için “Tümü” tuşuna basılabilir.

Ekran 23: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Ekranı

İlgili dağıtım planı ve/veya sorgulanmış birim ya da kişiler, Birim Dağıtım Listesi alanına sürüklenerek bırakılır. İlgili birim ve kişilere ait bilgi alanlarında Dağıtım Türü, Bitiş Tarihi ve Dağıtım Not bilgileri girilir. Dağıtım yapılacak evraklar “Seç” kutucuğu seçilerek, “Seçili Kayıtları Dağıt” tuşuna basılarak ilgili kişi ya da birimlere ulaştırılır.

Diğer bir dağıtım yöntemi ise dağıtım yapılacak kişi ve yerleri seçmeden “Tüm Kayıtları Dağıt” tuşuna basmaktır. Bu kişi ve birimlere ait dağıtım durumu “Dağıtıldı” olarak görüntülenir.

Ekran 24: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Ekranı

Dağıtım yapılacak birim ya da kişiler yanlış girildiyse, ilgili kaydın karşısındaki “Seç”

kutucuğu işaretlenerek “Sil” tuşuna basılır.

Dağıtım yapılan birim ya da kişilere yapılan dağıtım hatalı ise, evrakın gönderildiği kişi ya da birimlerin iş listesinden evrakı geri çekmek için, “Seç” kutucuğu işaretlenerek “Seçili Dağıtımları İptal Et” tuşuna basılır. Bir evrakın, ilgili kişi ya da birimin iş listesinden geri çekilebilmesi için, o evrakın işlem görmemiş olması gerekmektedir. İşlem gören evraklar için sistem uyarı mesajı vermektedir. Dağıtım Durumu “İptal edildi” olarak görüntülenir.

Dağıtım İşlemleri iş listesinden de kullanıcılar kısa yol kullanarak dağıtım yapabilirler.

Dağıtım yapmak için birim ya da kullanıcı sorgulanarak, Dağıtım listesine taşınır ve

“Dağıt” tuşuna basılır.

Ekran 25: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Listesi

V.9. Gelen ve Giden Evrakın Listelenmesi

Gelen ve giden evraka ait listeler; Genel Evrak Modülü’nde Gelen Evrak Listesi ve Giden Evrak Listesi ekranlarında, Birim Evrak Modülü’nde Birim Gelen Evrak Listesi ve Birim Giden Evrak Listesi ekranlarında ve Yazışma Modülü’nde Gelen Evraklarım ve Giden Evraklarım ekranlarında görüntülenir.

Gelen Evrakların Listelenmesi

 Evrakın Sayısı, Kurum Kayıt No/Tarihi, Evrak Tarih Aralığı, Kayıt Tarih Aralığı, Konu, Referans No, Geldiği/Gittiği Yer vb. arama koşullarından herhangi biri girilerek “Sorgula” düğmesine basılır. Arama Sonuçları bölümünde kriterlere uyan evraklar listelenir.

Ekran 26: Gelen Evrak Listesi Ekranı

 Evrakların içerikleri görülmek istenirse, evraka ait satırın başında bulunan “Seç”

kutucuğu işaretlenir. “Seçilenleri Aç” düğmesi tıklanır ve böylelikle evrak içerikleri görüntülenir.

 İlgili evraka ait “Referans No” (Örneğin; ) üzerine tıklanarak da evrak içeriği görüntülenebilir.

Giden Evrakların Listelenmesi

 Evrakın Sayısı, Kurum Kayıt No/Tarihi, Evrak Tarih Aralığı, Kayıt Tarih Aralığı, Konu, Referans No, Birim Kayıt No aralığı, Geliş Tarih Aralığı vb. arama koşullarından herhangi biri girilerek “Sorgula” düğmesine basılır. Arama Sonuçları bölümünde kriterlere uyan evraklar listelenir.

Ekran 27: Giden Evrak Listesi Ekranı

 Evrakların içerikleri görülmek istenirse, evraka ait satırın başında bulunan “Seç”

kutucuğu işaretlenir. “Seçilenleri Aç” düğmesi tıklanır ve böylelikle evrak içerikleri görüntülenir.

 İlgili evraka ait “Referans No” (Örneğin; ) üzerine tıklanarak da evrak içeriği görüntülenebilir.

V.10. Arama İşlemleri

Arama Modülü’nde, dosyalara ait evrak listeleri ve evrak hareketleri izlenir. Bu ekranlar bilgi amaçlı çalışır, kayıt girişi yapılamaz. Bu modüldeki ekranlar yardımıyla, bir evrakın hangi tarihte kimde olduğu bilgisi edinilir.

V.10.1. Evrak Ara

Evrak Ara ekranında, ulaşılmak istenen evrak, evraka ait özellikler ile sorgulanarak ekranda görüntülenir.

Ekran 28: Evrak Ara Ekranı

 Evrak aramak için Referans No, Evrakın Sayısı, Evrakın Birimi, Geldiği/Gittiği Yer, Evrak Tarih Aralığı, Kurum Tarih Aralığı vb. arama koşullarından herhangi biri girilir. “Sorgula” tuşuna basılır. Arama Sonuçları bölümünde kriterlere uyan evraklar listelenir.

Evraka ait bilgileri görüntülemek için, “Referans No” üzerine tıklanır. Evrak Detayları ekranı açılır. Bu ekranda evraka ait Bilgiler, Evrak Hareketleri, Ek Bilgi, Dağıtım, İlgi, Yazı ve Ekler ve Cevabi Yazılar sekmeleri yer alır.

Ekran 29: Evrak Detayları Ekranı

 Evraka ilişkin işlem adımları, Evrak Hareketleri sekmesinde görülür.

V.10.2. Evrak Ara

Evrak detaylı olarak sorgulanmak istenirse, bu işlem Evrak Detaylı Ara ekranında yapılabilir. Bu ekranda Arama Koşulları, İçerik Arama ve Nitelik Arama sekmeleri ile evrak ayrıntılı olarak sorgulanabilir.

Ekran 30: Evrak Detaylı Ara Ekranı

V.11. Dağıtım, İmza, Şablon Planları Tanımlama İşlemleri

Belge Yönetim Sistemi’nde kullanılan Dağıtım, imza, evrak şablon vb. tanımlar, Tanımlar Modülü’nde yapılır.

V.11.1. Dağıtım Planı

Dağıtım Planı ekranında, birimlere gönderilecek evrakların dağıtımının yapılabilmesi için, dağıtım listeleri hazırlanarak sisteme tanıtılır. Evrakların standart dağıtım yerleri belli gruplar halinde dağıtım planlarında tanımlanır. Dağıtım sekmesinde; oluşturulan dağıtım planı seçilerek, evrak bu dağıtım planı altındaki tanımlı yerlere dağıtılır.

Ekran 31: Dağıtım Planları Ekranı

Dağıtım Planı Şeması

 Yeni bir dağıtım planı oluşturmak için “Ekle” düğmesine basılır.

BAŞLA

Dağıtım Planı Dağıtım planında oluşturulan

birimlerin otomatik gelmesi sağlanır.

Evrak/Tanımlar/Dağıtım Planı

EKLE

Dağıtım Planı Dağıtım planına ait tanım yapılır.

Evrak/Tanımlar/Dağıtım Planı

KAYDET Dağıtım Planı Tanımı yapılan dağıtım biriminde, otomatik gelmesi istenen birimler seçilir.

Evrak/Tanımlar/Dağıtım Planı/Dağıtım Yapılacak Birimler

EKLE

BİTTİ

Ekran 32: Dağıtım Plan Sihirbazı Ekranı

 Açılan 1.Tanım ekranında, “Tanım” bilgi alanına dağıtım planı ile ilgili tanım girilir. “Kaydet” tuşuna basılır

 Dağıtım planı tanımı yapıldıktan sonra, bu plan tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Yetkili Birimler ekranında, Dağıtım planının tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi

yer alır.

 Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4.Konular ekranında, dağıtım planının tüm konular için geçerli olacağı bilgisi

yer alır.

 Kişisel Planım kutucuğu işaretlendiğinde, bu dağıtım planı sadece kullanıcı tarafından görülebilir.

 Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, bu dağıtım planı sistem içinde etkin olarak kullanılır.

 Dış Dağıtım kutucuğu işaretlendiğinde, 2. Dağıtım Yerleri ekranı etkinleşir. Evrakın kurum dışına gönderileceği yerleri tanımlamak için, “Ekle” tuşuna basılır. Açılan satırda Yer, Adres ve Dağıtım Türü bilgileri girilerek kaydedilir.

 Bu dağıtım planında kurum içindeki birimleri tanımlamak için, 2. Dağıtım Yapılacak Birimler ekranında “Ekle” tuşuna basılır. Açılan satırda Birim bilgisi sorgulanarak Birim bilgi alanına getirilir. Dağıtım Türü bilgileri girilerek kaydedilir.

 Dağıtım planını görüntüleyebilecek birimleri tanımlamak için, 3. Yetkili Birimler ekranında, sol bilgi alanında tanımlı birimler sağ yön oku yardımıyla sağ bilgi alanına taşınır. Yapılan değişiklikler kaydedilir.

 Dağıtım planının geçerli olacağı konuları tanımlamak için, 4.Konular

ekranında, “Ekle” tuşuna basılır. Açılan satırda konu bilgisi sorgulanarak Konu

Tanımı bilgi alanına getirilir. “Kaydet” düğmesine basılarak girilen veriler kaydedilir.

 1. Tanım, 2. Dağıtım Yapılacak Birimler (Dış Dağıtım için; Dağıtım Yerleri), 3.

Yetkili Birimler ve 4. Konular ekranları arasında “Önceki Adım” ve

“Sonraki Adım” tuşlarını kullanılarak da geçiş sağlanabilir.

V.11.2. İmza Planı

İmza Planı ekranında, evraka paraf, koordine, olur, onay ve imza atacak kişiler sisteme tanıtılır.

Ekran 33: İmza Planları Ekranı

 Yeni bir imza planı oluşturmak için “Ekle” düğmesine basılır.

İmza Planı Şeması

 Açılan 1.Tanım ekranında, “Tanım” bilgi alanına imza planı ile ilgili tanım girilir. “Kaydet” tuşuna basılır.

 İmza Planı tanımı yapıldıktan sonra, bu imza planı tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Birimler

ekranında, imza planının tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır.

 Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4.Konular ekranında, bu imza planının tüm konular için geçerli olacağı bilgisi

yer alır.

 Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, bu imza planı sistem içinde etkin olarak kullanılır.

BAŞLA

İmza Planı İmza planında oluşturulan kullanıcıların otomatik gelmesi

sağlanır.

Evrak/Tanımlar/İmza Planı

EKLE

İmza Planı İmza planına ait tanım yapılır.

Evrak/Tanımlar/İmza Planı

KAYDET İmza Planı Tanımı yapılan imza planında, otomatik gelmesi istenen kullanıcılar seçilir.

Evrak/Tanımlar/İmza Planı/Kullanıcılar

EKLE

BİTTİ

Ekran 34: İmza Plan Sihirbazı Ekranı

 İmza planına kullanıcı eklemek için, Kullanıcılar ekranında Kullanıcı Sorgulama ile ilgili kullanıcı ekrana getirilir. Kullanıcıya ait Birimi, Görevi ve Adı Soyadı koşullarından biri girilerek tuşuna basılır. Listelenen kullanıcılar imza türüne (Onay, Olur, Paraf vb.) göre ilgili alana sürüklenir ve bırakılır.

 Hatalı eklenen satır veya satırları silmek için, “Sil” düğmesi tıklanır. İmza planındaki kullanıcılara ait satırlar, “Yukarı” ve “Aşağı” yön tuşları kullanılarak aşağı ya da yukarı taşınabilir. Yapılan değişiklikler “Kaydet”

düğmesine basılarak kaydedilir.

 1. Tanım, 2. Kullanıcılar, 3. Birimler ve 4. Konular ekranları arasında “Önceki

Adım” ve “Sonraki Adım” tuşlarını kullanılarak da

geçiş sağlanabilir.

V.11.3. Evrak Şablonları

Evrak Şablonları ekranında, sistemde kullanılan evraka ilişkin şablonlar hazırlanır

Ekran 35: Evrak Şablonları Ekranı

 Yeni bir evrak şablonu oluşturmak için “Ekle” düğmesine basılır.

Ekran 36: Evrak Şablon Sihirbazı Ekranı

Evrak Şablonu Şeması

 Açılan 1.Tanım ekranında, “Tanım” bilgi alanına evrak şablonu ile ilgili tanım girilir. “Kaydet” tuşuna basılır.

 Evrak Şablonu tanımı yapıldıktan sonra, bu şablonun tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Birimler

ekranında, evrak şablonunun tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır.

 Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4. Konular ekranında, bu şablonun

tüm konular için geçerli olacağı bilgisi yer alır.

 Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, bu imza planı sistem içinde etkin olarak kullanılır.

 Şablon hazırlamak için 2.Şablon ekranında, istenilen özelliklerde şablon hazırlanır.

 “Kaydet” düğmesine basılarak girilen veriler kaydedilir.

BAŞLA

Evrak Şablonu Evrak Şablonlarında oluşturulan

şablonların otomatik gelmesi sağlanır.

Evrak/Tanımlar/Evrak Şablonları

EKLE

Evrak Şablonu Evrak Şablonuna ait tanım yapılır.

Evrak/Tanımlar/ Evrak Şablonları

KAYDET Evrak Şablonu Tanımı yapılan evrak şablonunda, otomatik gelmesi istenen kullanıcılar seçilir.

Evrak/Tanımlar/Evrak Şablonu/Kullanıcılar

EKLE

BİTTİ

V.11.4. İlgili Kişi Planı

İlgili kişi Planı ekranında, kişilere gönderilecek evrakların dağıtımının yapılabilmesi için, bu kişiler tanımlanarak sisteme tanıtılır.

Ekran 37: İlgili Kişi Planları Ekranı

 Yeni bir ilgili kişi planı oluşturmak için “Ekle” düğmesine basılır.

İlgili Kişi Planı Şeması

 Açılan 1.Tanım ekranında, “Tanım” bilgi alanına ilgili kişi planı ile ilgili tanım girilir. “Kaydet” tuşuna basılır.

 İlgili Kişi Planı tanımı yapıldıktan sonra, bu plan tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Birimler

ekranında, ilgili kişi planının tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır.

 Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4.Konular ekranında, bu planın tüm konular için geçerli olacağı bilgisi yer alır.

 Kişisel Planım kutucuğu işaretlendiğinde, bu ilgili kişi planı sadece kullanıcı tarafından görülebilir.

BAŞLA

İlgili Kişi Planı İlgili kişi oluşturulan kullanıcıların otomatik gelmesi

sağlanır.

Evrak/Tanımlar/ İlgili Kişi Planı

EKLE

İlgili Kişi Planı İlgili Kişi Planı ait tanım yapılır.

Evrak/Tanımlar/ İlgili Kişi Planı

KAYDET İlgili Kişi Planı Tanımı yapılan ilgili kişi planında, otomatik gelmesi istenen kullanıcılar seçilir.

Evrak/Tanımlar/İlgili Kişi Planı/Kullanıcılar

EKLE

BİTTİ

Ekran 38: İlgili Kişi Plan Sihirbazı Ekranı

 Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, ilgili kişi planı sistem içinde etkin olarak kullanılır.

 İlgili kişi planında ilgili kullanıcıları tanımlamak için, 2. Kullanıcılar

ekranında “Ekle” tuşuna basılır. Açılan satırda kullanıcı bilgisi sorgulanarak kullanıcı bilgi alanına getirilir. Dağıtım Türü bilgisi girilerek kaydedilir.

 İlgili kişi planını görüntüleyebilecek birimleri tanımlamak için, 3. Birimler

ekranında, sol bilgi alanında tanımlı birimler sağ yön oku yardımıyla sağ bilgi alanına taşınır. Yapılan değişiklikler kaydedilir.

 İlgili kişi planının geçerli olacağı konuları tanımlamak için, 4. Konular

ekranında, “Ekle” tuşuna basılır. Açılan satırda konu bilgisi sorgulanarak Konu Tanımı bilgi alanına getirilir. “Kaydet” düğmesine basılarak girilen veriler kaydedilir.

 1. Tanım, 2. Kullanıcılar, 3. Birimler ve 4. Konular ekranları arasında “Önceki Adım” ve “Sonraki Adım” tuşlarını kullanılarak da geçiş sağlanabilir.

V.12. Vekalet İşlemleri

Kullanıcıların kendi yetkilerini başka kullanıcılara devretme işlemini Güvenlik Menüsü Vekalet Atama ekranında gerçekleştirirler.

Ekran 39: Vekalet Atama Ekranı

 Vekalet veren kullanıcı sistem tarafından görüntülenmektedir. Vekalet verilen kullanıcıyı eklemek için, “Ekle” tuşuna basılır.

 Açılan satırda vekalet verilecek kullanıcı liste yardımıyla seçilir. Başlama ve Bitiş Tarihleri ile saatleri girildikten sonra kaydedilir.

 Girilen vekalet kaydı silinemez ancak vekalet süresi bitmeden vekalet geri alınabilir.

Vekaleti geri almak için “Sonlandır” tuşuna basılır.