Detaylı Dağıtım İşlemleri

V.4. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması ve Dağıtımı

V.4.1. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması

Evrak dağıtıldığında, dağıtımı alan kişinin iş listesine düşer. İş listesindeki evrak seçilince özet ekranı açılır.

Ekran 18: Evrak Yazışma İşlemleri Özet Ekranı

 Evrak kabul edilmeyerek iade edilmek istenirse, “İade Et” tuşuna basılarak iade nedeni girilir ve evrak gönderen birimin iş listesine gönderilir.

 Evrak “Teslim Al” tuşu ile teslim alınır. Evrak teslim alınınca sistem birim gelen evrak defterinden kayıt numarası verir.

 Teslim alınan evraka üst yazı yazılacaksa “Üst Yazı Hazırla” tuşuna basılır ve yeni bir evrak hazırlanır.

 Teslim alınan evraka cevabi yazı yazılacaksa “Cevabi Yazı Hazırla” tuşuna basılır ve yeni bir evrak hazırlanır.

 Cevabi Yazı hazırlanan evrak sorgulandığında, ilişkilendirilen evrak yani teslim alınan evrak “İlgi” olarak görüntülenir.

Ekran 19: Evrak Yazışma İşlemleri İlgi / Cevabi Yazı Ekranı V.4.2. Teslim Alınan Evrakın Dağıtılması

Teslim alınan evrak V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

V.5. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri

Birime elden edilen evrakların kaydı ve dağıtım işlemleri Birim Evrak Modülü’nde yapılır.

V.5.1. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kaydı

Birime elden gelen bir evrakı sisteme kayıt eklemek için, Birim Evrak Modülü Gelen Evrak İşlemleri ekranında “ Evrak Ekle” düğmesine basılır.

Ekran 20: Birim Gelen Evrak İşlemleri Ekranı

Evraka ait yazışma tipi dış yazışma için dış, iç yazışma için ise iç olarak seçilir. Bilgiler sekmesinde dış yazışma yapılacak ise Sahibi bilgisi manüel (elle) girilir. İç yazışma ise Sahibi bilgisi “Birim Seç” tuşu kullanılarak bu bilgi alanına getirilir. Dosya bilgisini seçmek için bu bilgi alanının yanında bulunan “Dosya Seç” tuşu ile açılan Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu ve tarihi bilgileri girilir. “Bilgiler”

sekmesinde diğer alanlar zorunlu olmamakla birlikte girilir. Yapılan değişiklikler “Kaydet”

düğmesine basılarak kaydedilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde, sistem tarafından

“Referans No” ve “Kayıt No” otomatik verilir.

İlgili yazıyı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan

“Tarayıcıdan” , “Bilgisayarımdan” ya da “Metin

Düzenleyiciden” seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır.

Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından “Ekle” düğmesine basılır.

Açılan ekranda, “Gözat” düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir. Bu belge düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir.

V.5.2. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Dağıtımı

Birime elden gelen evrakın kaydı yapıldıktan sonra, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

V.6. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri

Kuruma dışarıdan gelen evrakların kaydı ve dağıtım işlemleri Genel Evrak Modülü’nde yapılır.

V.6.1. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kaydı

Genel Evrak Modülü Gelen Evrak Kaydı ekranı sorgulama durumunda açılır. Yeni bir kayıt eklemek için, “Evrak Ekle” düğmesine basılır.

Ekran 21: Gelen Evrak Kaydı Ekranı

Bilgiler sekmesinde; zorunlu bilgi alanları Geldiği Yer, Kayıt Tarihi ve Evrakın Tarihi bilgileri girilir. Zorunlu veri girilecek alanlar (*) işaretiyle belirtilmiştir. Evrakı bir dosya ile ilişkilendirmek için “Dosya Seç” tuşuna basılır. Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu, “Konusu” bilgi alanına girilir. “Bilgiler” sekmesinde diğer alanlar zorunlu olmamakla birlikte girilir. Yapılan değişiklikler “Kaydet” düğmesine basılarak kaydedilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde, sistem tarafından “Referans No” ve “Kayıt No”

otomatik verilir.

Gelen evrakı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan

“Tarayıcıdan” , “Bilgisayarımdan” ya da “Metin

Düzenleyiciden” seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır.

Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından “Ekle” düğmesine basılır.

Açılan ekranda, , “Gözat” düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir.

Bu belge “Belge Yükle” düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir.

V.6.2. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Dağıtımı

Kuruma dışarıdan gelen evrakın kaydı yapıldıktan sonra, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

V.7. Kurum Dışına Gönderilen Yazıların Posta İşlemleri

Evrak Posta İşlemleri ekranında, gönderilen evraka ait posta bilgileri girilir ya da ilgili evrak merkezi, belirlenen tarih ve seçilen posta türüne göre sorgulama yapılır. Ekran ilk olarak sorgu durumunda açılır

Ekran 22: Evrak Posta İşlemleri Ekranı

Evrak Merkezi, Posta Türü ve Posta Tarihi bilgileri girilir. “Sorgula” düğmesine basılır.

Bir evraka ait posta bilgisi girmek için “Detay Ekle” tuşuna basılır. Evrak Merkezi, Posta Türü ve Posta Tarihi bilgileri ile Evrak Numarası, Gönderilen Yer, Açıklama, Gramaj, Adres, Ücret vb. bilgiler girilir. “Kaydet” düğmesine basılarak kaydedilir. Bir posta bilgisini silmek için “Seç” kutucuğu işaretlenir. Kaydı silmek için “Detay Sil”

tuşuna basılır. “Kaydet” düğmesine basılarak kaydedilir. Rapor dökümü almak için,

“Raporla” tuşuna basılır.

V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri

Dağıtım sekmesinde evrakın gönderileceği kişi ya da birimler seçilir. Bu sekmede Birim Dağıtım Planı, Birim Sorgulama, Kişi Dağıtım Planı ve Kişi Sorgulama bilgi alanları yer alır. Dağıtım Planları, Tanımlar Modülü’nde Dağıtım Planı ekranında tanımlanır. Birim Dağıtım Planı bilgi alanında tanımlı tüm dağıtım planları listelenir. Kişisel birim dağıtım planları listelenmek istenirse bu alandaki “Kişisel” tuşuna basılır. Dağıtım planlarının tümünü görüntülemek için “Tümü” tuşuna basılabilir.

Ekran 23: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Ekranı

İlgili dağıtım planı ve/veya sorgulanmış birim ya da kişiler, Birim Dağıtım Listesi alanına sürüklenerek bırakılır. İlgili birim ve kişilere ait bilgi alanlarında Dağıtım Türü, Bitiş Tarihi ve Dağıtım Not bilgileri girilir. Dağıtım yapılacak evraklar “Seç” kutucuğu seçilerek, “Seçili Kayıtları Dağıt” tuşuna basılarak ilgili kişi ya da birimlere ulaştırılır.

Diğer bir dağıtım yöntemi ise dağıtım yapılacak kişi ve yerleri seçmeden “Tüm Kayıtları Dağıt” tuşuna basmaktır. Bu kişi ve birimlere ait dağıtım durumu “Dağıtıldı” olarak görüntülenir.

Ekran 24: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Ekranı

Dağıtım yapılacak birim ya da kişiler yanlış girildiyse, ilgili kaydın karşısındaki “Seç”

kutucuğu işaretlenerek “Sil” tuşuna basılır.

Dağıtım yapılan birim ya da kişilere yapılan dağıtım hatalı ise, evrakın gönderildiği kişi ya da birimlerin iş listesinden evrakı geri çekmek için, “Seç” kutucuğu işaretlenerek “Seçili Dağıtımları İptal Et” tuşuna basılır. Bir evrakın, ilgili kişi ya da birimin iş listesinden geri çekilebilmesi için, o evrakın işlem görmemiş olması gerekmektedir. İşlem gören evraklar için sistem uyarı mesajı vermektedir. Dağıtım Durumu “İptal edildi” olarak görüntülenir.

Dağıtım İşlemleri iş listesinden de kullanıcılar kısa yol kullanarak dağıtım yapabilirler.

Dağıtım yapmak için birim ya da kullanıcı sorgulanarak, Dağıtım listesine taşınır ve

“Dağıt” tuşuna basılır.

Ekran 25: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Listesi