V. EVRAK İŞLEMLERİ
V.3. Evrak Hazırlama, İmzaya Çıkarma ve Dağıtım İşlemleri
V.3.2. İmzaya Çıkarma
olarak değiştirildi. Başlık altındaki bilgiler güncellendi.
1.2 17.07.2009 Ekran görüntüleri ve programdaki değişiklikler eklenerek
güncelleme yapıldı.
1.3 21.09.2010 Ekran görüntülerindeki
değişiklikler eklenerek güncelleme yapıldı.
1.4 03.05.2013 Ekran görüntülerindeki
değişiklikler eklenerek güncelleme yapıldı.
© 2008 bilişim ltd Tüm hakları saklıdır. Bu belgenin hiçbir bölümü Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin izni alınmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yöntemle çoğaltılamaz ve dağıtılamaz, veri tabanı ya da başka bir sistemde saklanamaz.
I. Giriş
I.1. Amaç
Bu belgenin amacı, Belge Yönetim Sistemi’nin kullanıcılar tarafından istenen ve özlenen düzeyde, verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda, izleyen bölümlerde, kullanıcıların izleyecekleri işlem sıraları açıklanmış ve gerekli bilgiler sunulmuştur.
I.2. Kapsam
Bu belge, kullanıcıların evrak işlemlerini program aracılığı ile yürütebilmeleri için kılavuz niteliği taşımaktadır. Belge Yönetim Sistemi aşağıdaki işlevleri kapsamaktadır:
İş listesi.
Dosya işlemleri.
Evrak hazırlama, imzaya çıkarma ve dağıtım işlemleri.
Dağıtım ile gelen evrakın alınması ve dağıtılması.
Birime elden teslim edilen evrakların kayıt ve dağıtım işlemleri.
Kuruma dışarıdan gelen evrakların kayıt ve dağıtım işlemleri.
Kurum dışına gönderilen yazıların posta işlemleri.
Detaylı dağıtım işlemleri.
Gelen giden evrakın listelenmesi.
Arama işlemleri.
Dağıtım, imza, şablon planları tanımlama işlemleri.
Vekâlet işlemleri.
I.3. Kaynaklar
Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yazılımları
I.4. Kullanıcı Eğitim Belgesinin Genel Görünümü
Bu belgede, Belge Yönetim Sistemi kullanım özellikleri ilgili başlıklar altında anlatılmıştır.
Sisteme Giriş başlığı altında, Belge Yönetim Sistemi uygulamasına giriş işlemleri anlatılmıştır.
Sistemin Genel Kullanım Özellikleri başlığı altında, sistem içinde kullanılan tuşlar, simgeler ve modüllerin genel işlevleri anlatılmıştır.
II. Sisteme Giriş
Belge Yönetim Sistemi’ne giriş yapmak için öncelikle web tarayıcı uygulaması başlatılır.
Açılan sayfanın adres çubuğuna ilgili web adresi yazılır, “Enter” tuşuna basılır.
Kullanıcının, Kullanıcı adı ve Şifre bilgilerini girebileceği ekran açılır. Bu ekranda, Kullanıcı kodu bilgi alanına, kullanıcıya ait olan kullanıcı adı girilir. Her kullanıcı için tanımlanmış şifre, Şifre bilgi alanına girilir. Bu şifre, kullanıcıya ait kullanıcı kodunun başkası tarafından kullanılmaması için gizli tutulur.
Ekran 1: Kullanıcı Bağlantısı
Kullanıcı farklı birim ve/veya görevlerde birden fazla yetkiye sahip ise yetkilerden birini seçerek uygulamayı başlatır.
Ekran 2: Yetki Seçim Ekranı
III. Sistemin Genel Kullanım Özellikleri
Belge Yönetim Sistemi’nde hatasız işlem yapmak için, ekranların doğru kullanılması önemlidir. Bu bölümde ekran kullanımları hakkında bilgi verilecektir.
III.1. Belge Yönetim Sistemi Simge Açıklamaları
Ekranlar, veritabanına yeni kayıt girmek için “KAYIT MODU (Durumu)” ve daha önceden kayıt edilmiş bilgilerin sorgulanması, günlenmesi ve silinmesi amacıyla “SORGU MODU (Durumu)” olmak üzere iki durumda kullanılmaktadır.
Üzerinde çalışılan ekranının durumuna göre Komut Simgeleri Giriş ve Sorgu Simgeleri
ÇIKIŞ Programdan çıkışı sağlar.
KAYDET Girilen bilgileri
veritabanına kaydeder.
EKLE Yeni kayıt girişi için boş
satır açar.
DETAY EKLE Ekranda yeni bir detay
alanı ekler.
DETAY SİL Ekranda var olan detay
alanını siler.
SORGULA Girilen kriterlere göre
bilgileri ekrana getirir.
SON KAYIT İmleci son kayıta taşır.
ÖNCEKİ KAYIT İmleci varsa bir önceki
kayıta taşır.
SONRAKİ KAYIT İmleci varsa bir sonraki
kayıta taşır.
Kullanılan Simgeler Tablosu
IV. Genel Bakış
Belge Yönetimi Sistemi’nde bulunan modüller aşağıda verilmiştir:
Dosya Modülü
Belge Yönetim Sistemi Ekranlarının Kullanımı
Bu bölümde, sistemin menüsünde yer alan işlem seçenekleri sıradüzensel bir yapı içinde anlatılacaktır. Kullanıcılar menüde yalnızca yetkili oldukları ekranları görebilecektir.
Uygulama başlatıldığında aşağıdaki ana menü görüntülenir:
Belge Yönetim Sistemi Ekranlarının Kullanımı
Bu bölümde, sistemin menüsünde yer alan işlem seçenekleri sıradüzensel bir yapı içinde anlatılacaktır. Kullanıcılar menüde yalnızca yetkili oldukları ekranları görebilecektir.
Uygulama başlatıldığında aşağıdaki ana menü görüntülenir:
Dosya Modülü
Dosya İşlemleri
Dosya Birleştirme Evraklarım Modülü
Gelen Evraklarım
Giden Evraklarım
Yazışma Birim Evrak Modülü
Birim Gelen Evrak Listesi
Birim Giden Evrak Listesi
Evrak İşlemleri
Genel Evrak Modülü
Gelen Evrak Kaydı
Giden Evrak Kaydı
Evrak Posta İşlemleri
Gelen Evrak Listesi
Giden Evrak Listesi İş Akış Modülü
İş Listesi Güvenlik Modülü
Vekalet Atama Tanımlar Modülü
Dağıtım Planı
İmza Planı
Evrak Şablonları
İlgili Kişi Planı Arama Modülü
Evrak Ara
Evrak Detaylı Ara
V. EVRAK İŞLEMLERİ
V.1. İş Listesi
Sisteme bağlanıldığında ilk olarak bu ekran açılır. Ayrıca İş Listesi, ana menüde İş Akışı altında yer alır. Tamamlanmayan ve yeni gelen işler listelenir.
Ekran 3: İş Listesi
İş listesini yenilemek için, “Yenile” düğmesi kullanılır.
İş listesine gelen bir işi işleme almak için, “Seçim” kutucuğu işaretlenir. “Başlat”
tuşuna basılarak evrak içeriği görüntülenir.
İş listesinde işlem görmesi istenilen evraka ait “Evrak İmza”, “Evrak İade” ya da
“Evrak Dağıtım” başlıkları (Örneğin; ) üzerine tıklanarak da evrak içerikleri görüntülenebilir.
İş listesinde belirli kayıtlara ulaşmak için, “Filtrele” tuşu kullanılır. Açılan ekranda, istenilen arama koşulları girilerek “Tamam” tuşuna basılır. İş listesinde bu koşullara uygun evrak kayıtları görüntülenir.
Tamamlanan işler iş listesinden listelenmeye devam ederse, listeden kaldırmak için, iş seçildikten sonra “İptal” düğmesi tıklanır.
Sistemde iş listesine gelen işler en son gelen yeni tarihli evrak en üstte olacak biçimde listelenir. İlk gelen eski tarihli evraktan başlayarak yeni tarihli evraklara doğru sıralama yapmak istenildiğinde “Eskiden Yeniye Sırala”
kutucuğu işaretlenir.
İş listesindeki bir evrakı aramak için Görev Tanımı bilgi alanına evrakla ilgili özelliklerden biri yazılarak ya da evrak türlerinde biri seçilerek “Ara” tuşuna basılır.
İş Listesi ekranında, imza işlemleri için “İmza İşlemleri” simgesine tıklanır. Açılan ekranda imzalanacak evraklar listelenir. İmzalama işlemi V.3.3.İmzalama başlığı altında anlatılmıştır.
Ekran 4: İş Listesi İmza İşlemleri
İş Listesi ekranında, dağıtım işlemleri için “Dağıtım İşlemleri” simgesine tıklanır. Açılan ekranda dağıtımla ve iade gelen evraklar listelenir. Dağıtımla gelen evrakları sorgulamak için, “Dağıtımla Gelen Evrakları Sorgula” tuşuna basılır. İade gelen evrakları sorgulamak için, “İade Gelen Evrakları Sorgula” tuşuna basılır. Dağıtım İşlemleri V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.
Ekran 5: İş Listesi Dağıtım İşlemleri
İŞ LİSTESİ AKIŞ ŞEMASI
BAŞLA
İş Listesi
Evrak İşlemleri Dağıtımdan gelen evrak teslim alınır. İlgili birim ya da kişiye havale edilir.
TESLİM AL İmza için gelen evrak imzalanır.
İMZALA
BİTTİ
Evrak İşlemleri İmza ret edilerek en son imza atan kullanıcıya geri döner.
İMZA RET
Evrak İşlemleri İmzayı ret edilerek evrakı hazırlayan kullanıcıya
V.2. Dosya İşlemleri
Dosya Modülü’nde, evrakın ilişkilendirileceği dosyalar yaratılır ve sorgulanır.
Dosya Ekleme İşlemleri Şeması
BAŞLA
Dosya İşlemleri Kullanıcının, biriminde yetkili
olduğu dosyaları listeler.
Evrak/Dosya/Dosya İşlemleri
EKLE
Dosya Bilgileri Dosya tanımına ait bilgiler girilir.
KAYDET
BİTTİ
V.2.1. Dosya İşlemleri
Kullanıcının sisteme bağlandığı birimde yetkili olduğu dosyaların listelendiği ekrandır.
Ekran 6: Dosya İşlemleri Dosya Listeleme
Yetkili olunan dosyaları listelemek için “Sorgula” tuşuna basılır. Liste “Dosya Sayısı”, “Dosya Tanımı”, “Dosya Konusu” ve “Durumu” alanlarına koşul bilgisi girilerek kısıtlanabilir.
Listelenen dosyaları temizlemek için “Temizle” tuşuna basılır. Bu tuş ekrandaki bilgilerleri silerek işlem yapılmasına olanak tanır
Bir dosyayı kullanımdan kaldırmak için o dosyaya ait “Seç” kutucuğu işaretlenerek
“Dosya Sil” tuşuna basılır. Yapılan işlem, Kaydet tuşuna basılarak kaydedilir.
Dosya Taşıma
Bir dosyayı başka bir birime içindeki evraklarla birlikte taşımak için o dosyaya ait
“Seç” kutucuğu işaretlenir. İlgili dosyanın taşınacağı birim “Birim Seç”
tuşuna basılarak Taşınacak Birim bilgi alanına getirilir. Dosyayı bu birime aktarmak için “Seçili Dosyaları Taşı” tuşuna basılır. Kullanıcı, Kaydet tuşuna basarak dosyayı diğer birime taşıma işlemini tamamlar.
Dosya Ekleme
Yeni bir dosya tanımı yapmak için, “Dosya Ekle” düğmesine basılır.
Ekran 7: Dosya Tanımlama Ekranı
Açılan ekranda, (*) işareti ile belirtilmiş bilgi alanları veri girilmesi zorunlu alanlardır.
Zorunlu bilgi alanları Dosya No ve Dosya Tanımı bilgileri girilir. Dosya Konusu bilgisini girmek için, bu bilgi alanının yanında bulunan liste yardımı “Arama”
tuşuna basılır.
Birim bilgisi, Açılış Tarihi ve Açan Kullanıcı bilgileri sistem tarafından görüntülenir.
Tanımlanan dosyaya ilişkin nitelik bilgileri Nitelik sekmesinde girilir.
Yetki sekmesinde birimdeki tüm kullanıcılara bu dosya ile işlem yapma yetkisi verilecekse, Birimdeki Tüm Kullanıcılar kutucuğu işaretlenir.
Kullanıcı “Kaydet” düğmesine basarak dosya tanımını gerçekleştirir.
Dosya Kapatma
Açılan dosya kapatılacak ise Kapanış Tarihi girilerek, “Dosya Kapat”
düğmesine basılır. Kapatan Kullanıcı bilgisi otomatik gelir.
“Kaydet” düğmesine basıldıktan sonra Dosya Durumu “Kapalı” olarak görüntülenir.
Dosya Evrakları Listeleme
Dosya içerisindeki evrakları listelemek için “Evrakları Listele”
tıklanır (Ekran 5). İlgili dosya içinde bulunan evraklar listelenir (Ekran 8).
Ekran 8: Dosya Evrakları Listele Ekranı Dosyalar Arası Evrak Taşıma
Bir evrakı başka bir dosyaya taşımak için o evraka ait “Seç” kutucuğu işaretlenir.
İlgili evrakın taşınacağı hedef dosya “Dosya Seç” tuşuna basılarak Hedef Dosya bilgi alanına getirilir (Ekran 8). Evrakı bu dosyaya aktarmak için “Seçili Evrakları Taşı” tuşuna basılır.
V.2.2. Dosya Birleştirme
Dosya Birleştirme ekranında, birden fazla dosya bu dosyalardan birinde birleştirilir.
Ekran 9: Dosya Birleştirme Ekranı
Birleştirilecek olan dosya bilgisi, liste yardımı için “Arama” tuşuna basılarak açılan listeden seçilir. Birleştirilecek olan dosya bilgisi bu biçimde seçildiğinde, Birleşilen Dosya Tanımı ve Birleşilen Dosya Sayısı bilgileri otomatik gelir.
Birleştirme Tarihi bilgisini girmek için, bu bilgi alanının yanında bulunan tarih düğmesine tıklanır ve tarih seçilir.
Birleşen Dosyanın içerisine dosya eklemek için “Detay Ekle” düğmesine basılır. Açılan satırda Sayısı bilgi alanında bulunan “Arama” tuşu ile açılan liste yardımından, birleşecek olan dosya seçilir. “Kaydet” düğmesine basılır.
V.3. Evrak Hazırlama, İmzaya Çıkarma ve Dağıtım İşlemleri
Yazışma Modülü’nde, iç ve dış yazışma için evraklar hazırlanarak, diğer evrak işlemleri yapılır.
V.3.1. Evrak Hazırlama
Evraklarım Modülü Yazışma ekranı ilk açıldığında sorgulama durumunda açılır. Bu ekranda yeni bir evrak oluşturmak için “Evrak Ekle” tuşuna basılır (Ekran 10).
Ekran 10: Evrak Yazışma İşlemleri Ekranı
Evrak Yazışma Şeması
BAŞLA
Microsoft Office (Word,Excel vb.)
)
Belge, Word, Excel vb. biçimde hazırlanır.
Bilgisayarınız (Word, Excel vb.)
EKLE
Evrak Yazışma Evraka ilişkin bilgiler girilir.
Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma
KAYDET
Evrak Yazışma Evraka ait üst yazı ve yazıya ait
ekler sisteme eklenir.
Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma/Yazı ve Ekler
Evrak Yazışma Evraka imza atacak kişiler
eklenir.
“Evrak Ekle” tuşuna basıldığında evrak kayıt ekranı açılır.
Bilgiler
Ekran 11: Evrak Yazışma İşlemleri Bilgiler Ekranı
Evraka ait yazışma tipi dış yazışma için dış , iç yazışma için ise iç olarak seçilir. Bir dış yazışma evrakı oluştururken, Bilgiler sekmesinde dosya bilgisini seçmek için bu bilgi alanının yanında bulunan “Dosya Seç” tuşuna basılır.
Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu, Konusu bilgi alanına girilir.
Bilgiler girilip kaydedildiğinde sistem “Referans numarası”nı otomatik verir.
Evraka ilişkin diğer bilgiler de istenirse bu sekmede girilir. “Kaydet”
düğmesine basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir.
Yazı/Ek
Ekran 12: Evrak Yazışma İşlemleri Yazı / Ek Ekranı
İlgili yazıyı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan
“Tarayıcıdan” , “Bilgisayarımdan” ya da “Metin
Düzenleyiciden” seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır.
Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından “Ekle” düğmesine basılır. Metin Editörü’nden yazı eklemek için ise, Bilgiler sekmesinde Metin Editörü’ne tıklanır ve açılan editörde evrak içeriği yazılarak kaydedilir.
Belge Ekleme (Bilgisayarımdan)
Ekran 13: Belge Ekleme Ekranı (Bilgisayarımdan)
Açılan ekranda, düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir.
Bu belge düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir. Belge sisteme yüklendiğinde Ekran 12’de görüntülenir.
Ek Bilgi
Ekran 14: Evrak Yazışma İşlemleri Ek Bilgi Ekranı
Ek Bilgi sekmesinde Evrak türü seçilerek, evraka ait nitelikler girilir. “Kaydet”
düğmesine basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir.
V.3.2. İmzaya Çıkarma
Evrakı elektronik ortamda imzalayacak olan kişiler “İmza” sekmesinde belirlenir. İmza listesine eklenecek kullanıcılar arama koşulu girilerek sorgulanır. Listelenen kullanıcılar imza türüne (Onay, Olur, Paraf vb.) göre ilgili alana sürüklenir ve bırakılır.
Ekran 15: Evrak Yazışma İşlemleri İmza Ekranı
İmzalayacak kişileri belirlemenin diğer bir yöntemi ise, Tanımlar Modülü İmza Planı ekranında tanımlanan imza planlarından birini seçerek tabloya aktarmaktır.
Düzenlenen evrakın elektronik olarak imzalanabilmesi için, kişiler belirlendikten sonra
“İmzaya Çıkart” düğmesine basılır. Evrak imzaya çıkartıldığında, evrakı imzalayacak ilk kişinin iş listesine düşer.