SEKRETERİN NİTELİKLERİ
ÖĞRETİM GÖREVLİSİ
MERAL GÜNEŞ ERGİN
ÖĞRETİM GÖREVLİSİ
MERAL GÜNEŞ
ERGİN
SEKRETERİN NİTELİKLERİ
Kişisel Nitelikler
Dış Görünüş
Karakter ve Davranış
Mesleki Nitelikler
1. DIŞ GÖRÜNÜŞ
Sekreter çalıştığı kurumun vitrinidir.
İnsanların birbirleriyle ilişkilerinde
öncelikle dikkat ettikleri şey dış görünüştür.
Gerek giyinme şekli gerekse vücudun
sağlıklı görünüşü insanlar üzerinde önemli bir etki bırakır. Bu nedenle temiz bir giyim, iyi bir oturuş ve duruş, gösterişe kaçmayan ağır başlı nazik hareketler ve olgun
davranış, insana çevresinde büyük değer kazandırır.
Bir sekreterin dış görünüşü kişilik
özelliklerinin algılanmasında belirleyici bir rol oynar. Sekreterin giyimi, temizliği,
bulunduğu büronun derli toplu olması ve
temiz oluşuyla sekreterin kişilik özellikleri
hakkında ilk bilgi alınmış olur. Bu nedenle
bir büronun vizyonu sayılan sekreterlerin,
bütün bu ayrıntıları dikkat etmesi büroya
gelen insanlar üzerinde olumlu bir etki
bırakacaktır.
a) Kıyafet
Güzel giyinmek fazla masraflı, lüks kıyafetler giymek
anlamına gelmeyip, zarif, mütevazı ve kendinize
yakıştırmayı bildiğiniz
kıyafetlerdir. Güzel giyinmek demek: temiz, sade, nerede, ne zaman, ne giyileceğini
bilmek demektir.
Resmi iş ve ilişkilerde, resmi ziyaretlerde ve görüşmelerde, toplantılarda, bayramlarda, törenlerde, üstlerle, önemli kişilerle, hanımlarla ve
yabancılarla olan ilişkilerde,
kokteyllerde, resmikabullerde ve resmi akşam yemeklerinde koyu renk takım elbise, düz beyaz
gömlek, uygun kravat, siyah çorap ve bağcıklı ayakkabı giymek uygun olur.
Hanımlar da rahatsız edecek ve dikkat çekecek şekilde fazla
aksesuar takmamalı, ağır parfüm kullanmamalı, aşırı makyaj
yapmamalı, daima bakımlı ve sade
olmalıdır.
Birçok kişi aslında zevkli olduklarını, fakat bunu gösterebilmek için yeteri kadar
paraları ve zamanları olmadığını ileri sürerler. Şık olmak, zarif gözükmek, her şeyden evvel kendine yakıştırma sanatı
olarak kabul edilir. Sahip olduğumuz zevkte, yaşantımızın ve bulunduğumuz çevrenin
büyük rolü vardır. Bundan dolayıdır ki, zarafet anlayışı herkes için aynı değildir.
Birinin beğendiğini bir diğeri
beğenmeyebilir. Bununla beraber, giyim zevkinin değişmeyen ortak ilkeleri vardır.
Örneğin; aşırılık, uyumsuzluk,
düşünülmeden seçilen renkler gibi.
Zarif ve şık giyim bir oran, uyum ve
bütünlük ister. Zevk konusunda bireyler arasındaki ayrılık, çevreden çevreye yıldan yıla değişebilir. Bir mevsim için zevkli
sayılan diğeri için tam tersi olarak kabul
edilebilir. Sekreterlerin kendilerini olanaklar
ölçüsünde bu akışa adapte etmeli gerekir.
b) Uygun Makyaj
Sekreter giyimine olduğu kadar makyajına da dikkat etmesi ve özen göstermesi gerekli özelliklerden biridir. Bazı insanlar aşırı
makyaj yapmaktan ve takı takmaktan hoşlanır ve sonuçta abartılı ve çalıştığı
kurumun yapısına tamamen ters bir görünüş sergiler. Bu nedenle yapılan makyaj
abartıdan uzak sade ve gösterişsiz olmalıdır.
Sekreterlerin yalnızca bayanlardan
oluşmadığı dikkate alınırsa, erkeklerinde bu konuda duyarlı ve titiz davranmaları
gerekmektedir. Örneğin saç ve sakalı uzamış ve dağınık bir görünümde olmamak
gerekiyorsa günlük sakal tıraşının yapılması
bir zorunluluktur.
Cildinin yapısını uygun olan bakımı düzenli olarak
yapmalıdır. Makyaj yaparken kıyafetine uygun tonları
seçmeli, ağır renklerden
kaçınmalı, eskiyen makyajını mutlaka yenilemeli ama
bunu çalışma
masasında mesai
saatleri içerisinde
yapmamalıdır.
c) Temizlik ve Düzen
Bir sekreterin büroya gelen insanlar üzerinde bırakacağı etkiyi olumlu hale getiren özelliklerden biri de temizlik ve düzenli olmasıdır. Çalıştığı büronun temiz olmaması ve dağınık olması,
aranılan evrakın veya dosyanın
bulunamaması ve dolayısıyla işlerin aksamamasına neden olacağı için bu durum verimliliği de azaltan bir
faktördür. Bundan dolayı; sekreterin, çalıştığı büronun temizliğine ve
düzenine özen göstermesi gerekmektedir.
Sekreter vücudunun temizliğine de dikkat etmeli, gerek görüntü gerekse koku olarak insanları asla rahatsız
etmemelidir. Parfüm seçiminde
dikkatli olmalı etrafı rahatsız edecek
ağır kokulardan uzak durmalıdır.
d) Oturuş, Ayakta Duruş
ve Yürüyüş
Sekreter her zaman dik durmalı, beden dilini iyi kullanmalıdır. Oturup kalkarken temkinli olmalı, kıyafetlerini de
düşünerek davranmalıdır. Örneğin; etek giymiş bir sekreter koltukta oturuşuna dikkat etmeli derli toplu yavaş
hareketlerle oturmalıdır. Yürürken adım aralıklarını ayarlamalı, bir bayana
yakışacak ahenkle yürümelidir.
Büronun vizyonu kabul edilen sekreterin genel görgü kuralları çerçevesinde
hareket etmesi diğer insanların da
kurallara uymasında etkili olur.
e) Jest ve mimikler
Jest ve mimikler; iletişimin etkileyici olabilmesi için, sık
başvurulan, bazen de konuşmanın akışına göre refleks halinde el, kol ve yüz ile yapılan, duyguları ve
davranışları belirleyen hareketlerdir.
Karşılıklı iletişim ve etkileşim
sırasında tüm bireyler verdikleri
mesajların inandırıcı olmasını ister.
İyi bir sekreter karşısındakiyle
güler yüzü, etkileyici ve inandırıcı anlatımıyla, yapmacık jest ve
mimiklerden, el ve kol
hareketlerinden kaçınarak iletişimini etkili bir biçim de tamamlamalıdır.
Yapılan bilimsel araştırmalara göre konuşurken insanları
etkileyen faktörlerin % 38’inini ses tonu, %7’sinin kullanılan sözcükler olmasıyla birlikte,
%55’inini vücut dili ( jest ve
mimikler) olduğu belirtilmiştir.
f) Zarafet ve Estetik
Zarafet, kişinin sosyal yaşamındaki tutum ve davranışlarıyla çevresinde bıraktığı hoş etkidir. Başka bir tanıma göre zarafet herhangi bir zorunluluk olmadan, karşılık beklemeden,
geleneklere uygun, güvenli, ölçülü,
hoşgörülü, yakışık alan, sadelik içinde
rahat, akıcı söz ve davranışlarıyla kişinin yarattığı bir etkidir.
Zarafet estetik anlayışını da birlikte getirir. Nezaket ve zarafette aşırılığa kaçmamak, görünüş ve davranışlarla çevreyi rahatsız etmemek en doğru
davranış şeklidir. Gerçekten görgülü ve terbiyeli olmanın ilk ve önde gelen
koşulu budur.
2) KARAKTER VE DAVRANIŞ
Sekreter dış görünüşü yanında
karakter ve davranışlarıyla da çalıştığı büroda olumlu bir etki bırakmalıdır.
Mesleğinde başarılı olabilmek için
örnek karakter ve olumlu davranışlar
sergilemesi gereklidir.
Sekreterin örnek karakter ve uygun davranış sergilemesi için gereken nitelikler şunlardır.
Zamana önem vermeli, iş yerine gidiş gelişleri düzenli olmalıdır.
İş birliğine gönüllü olmalı, çekişmelere kapılmamalıdır.
Nazik ve hoşgörülü olmalıdır.
Doğruluğu ilke edinmiş, güvenilir bir kişi olmalıdır.
Hatalı olduğunda karşısındakinden özür dileyebilmelidir. Ön yargılı ve fazla
alıngan olmamalıdır.
Teşekkür etmekten kaçınmamalıdır.
Kimseyi küçüksememeli, kötülememeli ya da aşırıya kaçan şekilde övmemelidir.
Yapmacık davranışlar sergilememeli, doğal olmalıdır.
Az konuşup çok düşünmelidir,
Her doğruyu her yerde söylememelidir.
Bilgili ve ilgili olmadığı konularda yorum yapmaktan kaçınmalıdır.
Temkinli ve dikkatli olmalıdır.
Sorumluluk almaktan kaçınmamalı ve
sorumluluğunun bilincinde olmalıdır.
a) Güler Yüzl ü Olma
b) Neza ket ve Görgü
Kurallar ına
Uyma
c) Kendine
Güvern Duyma
d) Sorum luluk
Sahibi O lma
e) Sabırlı ve Hoşgörülü
Olma
f) Sempa tik ve
Ağırbaşlı Olma
g) Yar atıcı v e Yenilik lere
Açık O lma
h) Baş
kaların ı
Dinley ebilm e
Dinleme becerisini geliştirmek için;
Cevap vermeden önce, konuşanların sözlerini bitirmelerini bekleyin
Dinlerken sakin olun, sinirlerinizin bozuk olmamasına özen gösterin
Konuşanın söylediklerine yoğunlaşın, beden dilini ve ses tonunu da inceleyin
Konuşma sırasında ilgiyi dağıtan dış kaynakları yok etmeye çalışın
Vereceğiniz kararlarda ve yapacağınız işlerde iyi dinlemenin olumlu etkisi olacağını unutmayın
Dinlerken asla tartışmaya girmeyin
Dinlerken işinize yarayacak kısımları seçerek dinleyin
Dinlediğinizi karşınızdakine hissettirmek için başınızı sallayın.
Doğru duyduğunuzdan emin olmak ve verilen
mesajı aldığınızı göstermek için, konuşmacının
sözlerini başka sözcüklerle açıklamaya çalışın
ı) İkna
Edebilm e
Öncelikle alışılmış sözcükleri doğru ve uygun anlamda kullanmaya özen göstermeli
Argo kelimeler kullanmamalı
Özellikle teknik terimlere ve mesleki dile günlük konuşmada yer verilmemeli.
Konuşurken negatif cümlelere yer verilmemeli. Pozitif olunmalı.
Belirsizliklere yer verilmemeli. Kesin konuşmalı bu
anlattığınız konudan emin olduğunuzu gösterir. Böylece karşınızdakinin sizi can kulağıyla dinlemesini sağlarsınız.
Karmaşaya yer vermemeli, Konu kısa ve öz olarak anlatılmalı.
Uzun cümleler kurulmamalı ki dinleyici anlatmaya çalıştığınız noktadan uzaklaşmasın
