Internkontroll 2015

(1)

Miljöredovisning 2015

Forskningsbokslut 2015

Hälsobokslut 2015

Divisionernas årsrapporter 2015

(2)

Uppföljning av Internkontrollplan Norrbottens läns landsting 2015

Division/Stab/verksamhet Uppgiftslämnare (namn)

Länssjukvård Per Berglund

Avser år 2015

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Implementeringen av VIS

inom Länssjukvården

Anvisningar för dokumentstyrning inom NLL och implementeringen av VIS jämförs med genomförda insatser

Löpande under året.

Intervjuer.

Resultatet:

 Kontaktperson finns för LSV i förvaltningsgrupp

 Kontaktperson inventerat rutiner, utbildning för redaktörer och områdessida VIS

 Andel VO-områden inom LSV som använder VIS helt eller delvis= 100

%

 Implementeringen inom LSV divisionsstab pågår

(3)

2 Division/Stab/verksamhet

Uppgiftslämnare (namn)

Närsjukvård Ylva Sundqvist

Avser år 2015

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Internkontroll av

beslutsprocesser gällande investeringar

Stickprov på beslutsunderlag

Tertialvis Samtliga investeringsbeslut ska effektueras av inköpsavdelningen. Av 162 ärende har 5 fall eller 3 % felaktigt hanterats under året. Orsak är att referensmärke saknas på fakturan eller att verksamheten själva har beställt möbler. I samband med divisionens årliga investeringsbeslut går det samtidigt ut information kring hur rutinen ser för investeringsprocessen. Vid

tertialuppföljning har respektive controller i uppdrag att granska att investeringar inte belastar driftsbudgeten. Felaktigheter rapporteras till investerings-handläggare för åtgärd. Förbättringsområde; att övergå från dagens excelark till ett gemensamt datorstöd inom NLL. Att samtliga inblandade (investeringshandläggare, inköpare, ansvarig för

anläggningsregister) kan följa hela flödet beställning och ”klarmarkera” varje avslutat ärende.

Följsamhet till

läkemedelskommitténs rekommendationer

Stickprov utifrån

”Handbok för läkemedelshanteri ng”

1 ggr per år Crestor; delar av länet ligger under den rekommenderade maxnivån 6 %. Östra Norrbotten samt enstaka hälsocentraler i övriga länet överskrider.

Antibiotika; ”250-målet” förskrivningen inom närsjukvården har minskat marginellt, men totalt för NLL är nivån oförändrad.

Medicinskt sakkunnig i divisionsstaben har genomfört dialogmöten i samtliga närsjukvårdsområden där läkemedelsförskrivningen har följts upp och

diskuterats.

Individuella utvecklingsplaner

Medarbetarenkät 1 ggr per år I medarbetaruppföljningen ställer vi som arbetsgivare frågan om medarbetarna upplever sig ha en kompetensutvecklingsplan/individuell utvecklingsplan. 46 % av de medarbetare i divisionen som haft medarbetarsamtal/utvecklingssamtal de senaste tolv månaderna har också en individuell kompetensutvecklingsplan/individuell utvecklingsplan. (Drygt åtta av tio medarbetare som svarat har haft

medarbetarsamtal/utvecklingssamtal).

Vi kan konstatera att vi i divisionen har en stor utvecklingspotential inom detta område. Utifrån resultatet och divisionsledningens uppfattning om vikten av att få till stånd ett större och tydligare fokus på frågan synliggörs den i

(4)

3

kortversion av divisionsplan för åren 2016-18 under rubriken ”Attraktiv arbetsgivare/Kompetensförsörjning” som en prioriterad aktivitet under 2016.

Divisionens chefer har således ett tydligt uppdrag att tillse så att medarbetarna har individuella utvecklingsplaner. HR-cheferna i divisionen har det

övergripande ansvaret för effektuering.

Rutiner, regler och arbetssätt vid schemaläggning

1 ggr per år Ett stort och krävande arbete pågår i divisionen avseende att få tillstånd en effektivare bemanningsplanering och schemaläggning i syfte att optimera bemanningen utifrån verksamhetens behov. Frågan aktualiserades redan 2014, dock har arbetet varit mer krävande och intrikat än vad divisionsledningen förutsåg.

Fokus på effektuering på tillämpliga enheter genomsyrar divisionen men mot bakgrund av bemanningsläget så har det på flera ställen varit svårt att få till en faktisk förbättring.

(5)

Folktandvård Stefan Ahrner

Avser år 2015

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Journalkvalitet

Granskningsmall för att mäta journalkvalitet

Våren 2015 Checklista under framtagning. Utförs våren 2016.

Följsamhet till rekommenderat

revisionsintervall relaterat till riskbedömning

Utveckla BO rapport

Hösten 2015

Rapporten framtagen, felsökning pågår. Väntar på Datalagerresurs för lösning av uppgiften.

(6)

Kultur och utbildning Lena Lövgren

Avser år 2015

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Särskild granskning av

några av Division kultur- och utbildnings

bidragstagare för att säkerställa att uppnådda resultat sammanfaller med angivna mål och syften samt att eventuella uppdrag i projekt och verksamheter.

Varje vår sker en granskning/genomgång av samtliga bidragstagare vid divisionen. Det är ett personligt möte där årsrapport och verksamhetsplan för nästa år presenteras. Divisionen ser därför inte att detta skulle vara någon särskilt stor risk inom vår division. Det finns redan idag en väl säkerställd rutin för detta.

Granskning av större inköp för att säkerställa att upphandling sker enligt gällande regler

Detta är ett moment som ska kontrollers. Med anledning av många

nyanställda medarbetare vid staben har denna uppgift inte prioriterats under 2015, men kommer att genomföras 2016.

(7)

Service Teija Joona

Avser år 2015

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat

Hur säkerställer vi att vi tar betalt för lämnade tjänster

Kontroll av debitering av lab- besök och vissa övriga besök för utomlänspatienter

2 ggr/år Resultatet visar att 898 besök till ett värde av 1 mkr hittades som hade registrerats fel i VAS-kassan och därför ej fakturerats hemlandstinget. Hela summan är fakturerad i efterskott. För att förhindra felaktiga registreringar har ett ärende initierats om behov av förändring i regelverk och IT-system. Fortsättningsvis kommer manuell kontroll att göras två gånger per år eftersom landstinget har rätt enligt riksavtalet för utomlänsvård att efterdebitera inom sex månader.

Användning av SAM- checklistan

Intervjuer med chefer

December Internkontrollen visar att 76 procent har behandlat området gemensamt med medarbetarna. 60 procent har använt det framtagna materialet. 93 procent har ställt direkt fråga vid medarbetarsamtalen och 90 procent av cheferna uppger att deras medarbetare känner till och vet vilka rutiner/instruktioner som gäller. Det betyder att den rutin som finns när det gäller enskilda dialoger fungerar bäst. Gemensam aktivitet vid arbetsplatsträffar har färre använt. Vid genomgång av mallarna för medarbetarsamtal visar det sig att mallen för samtal med chefer saknar ett avsnitt om kränkande särbehandling och trakasserier. Detta kommer att ändras till kommande omgång av medarbetarsamtal.

Uppföljning av kännedom om och efterlevnad av ledningsrutiner

Ej klart December I anslutning till ISO-certifiering har både intern och extern revision gjort av kännedom och efterlevnad av ledningsrutiner inom högsta ledningen. Resultatet av revisionerna har tagits om hand och förändringar i rutinerna har gjorts. Förnyad intern respektive extern revision kommer att göras under första halvåret 2016 med sikte på certifiering av hela divisionen enligt ISO 9001:2015.

Säkerställa att de nya vårdavgifterna tas ut i kassorna

Alla besök i öppenvården

Hösten 2015 41 felaktiga fakturor upptäcktes. Dubbeldebitering är ett problem då merparten av vårdpersonal inte ser den andra registrerade besök än den egna mottagningen.

Utbetald ersättning för sjukresor till NUS

Kontroll av samlingsfakturor

September 2015

Resultatet visar att 3 714 kr var felaktigt utbetalda sjukresor samt att två patienter nyttjat taxi och buss trots att giltig remiss saknades. Beställningscentralen har infört en ny rutin för att fråga om remiss finns innan bokningen sker.

(8)

Länsteknik Per-Arne Öhman

Avser år 2015

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Uppföljning av förfallna

fakturor

Genom kontroll av kostnader för dröjsmålsräntor år 2014 och 2015

December 2015

För Länstekniks del är det flera fakturor med dröjsmålsränta 2015 än 2014 men genomsnittsbeloppet är avsevärt lägre.

När det gäller den slutligt bokförda kostnaden i ekonomisystemet, har utfallet förbättrats från 9 500 kr till 2 713 kr.

Bedömningen är att hanteringen av fakturor sköts på ett bra sätt och att en märkbar förbättring har skett sedan förra året.

Kontrollera att samtliga datorer har uppgift om fysisk placering i Medusa

Genom utplock av samtliga datorer från Medusa och sedan kontroll om fältet för fysisk placering är ifyllt

Oktober 2015

Endast 57 datorer eller 0,65 % saknar uppgift om placering. Resultatet visar att rutinerna följs på ett bra sätt.

En förteckning över de 57 datorer som saknar uppgift har sänts till ansvarig verksamhetschef med krav på komplettering av fältet Rum/Lab.

(9)

Landstingsgemensamt Ekonomidirektör

Avser år 2015

Avser avdelning Ekonomi- och planering

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Följsamhet till rutin för

beviljande av attesträtt för läkemedelsbeställningar

Stickprov November

2015

45 st. slumpvis valda användarkonton kontrolleras varje halvår, vilket på årsbasis utgör ca 10% av de användare som har attestantroll i

Beställningsportalen.

Resultat på stickprovet som utförder i november 2015:

Endast en avvikelse hittades, avseende en användare som tilldelats rätt attesträtt, men inte rätt roll, vilket inte innebär någon risk annat än att användaren får svårare att arbeta i systemet. Korrigering gjordes direkt för berörd användare, och den person på E-handelskontoret som utfört

registreringen vidtalas för att säkerställa att det endast är ett misstag och inte p.g.a. att kunskap saknas (då resursen är ganska nyanställd på enheten).

De dokument som E-handelskontoret arbetar efter för internkontroll finns i VIS Dokument+ och hittas genom att söka på ordet ”Internkontroll” och sedan filtrera resultatet på nyckelorden EHK och Internkontroll.

(10)

Landstingsgemensamt HR-direktören

Avser år 2015

Avser avdelning HR

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Följsamhet till riktlinje

gällande studierförmåner för studier på högskole-/

universitetsnivå.

Uppföljningen görs i samverkan med divisionernas HR- chefer

Divisionerna bedömer att de flesta arbetar inom sitt specialistområde efter avslutade studier. En förbättring har skett på detta område i och med att ett avtal upprättas med varje medarbetare som får studieförmån.

Avtalet har följts gällande heltidsstudier, men efter jämförelse med andra landsting kan vi konstatera att våra förmåner ligger lågt. Utifrån den omvärldsbevakningen och utifrån landstingets fortsatta behov av specialistutbildad personal kommer ett förslag att läggas till (styrelsen) landstingsdirektören där en höjning från 16 000:- till 20 000 :- för heltidsstudier föreslås.

För studier på halvfart har vissa avsteg gjorts till förmån både för den som studerar och verksamheten. Detta gäller även i de fall där någon arbetar deltid, då tillämpas avtalet med ersättningsgrund för heltid. Därför kommer skrivningen gällande deltidsarbetande att tas bort, med motiveringen att även om man har en deltidsanställning så studerar man på heltid och bör då ha samma förmåner som heltidsarbetande. När det gäller studier på halvfart kommer avtalets skrivning att förändras något för att förenkla för

verksamheten och den enskilda medarbetaren.

Riktlinjens del gällande att ett avtal ska upprättas med de medarbetare som får studieförmån har följts. Verksamheterna bedömer även att detta har gett positiva effekter genom att betydligt fler arbetar inom sin specialist/

utbildningsområde efter avslutade studier.

(11)

Landstingsgemensamt

Regionala utvecklingsdirektör

Avser år 2015

Avser avdelning Regionala

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Styrning av

Kollektivtrafikmyndigheten

 Hur kan ekonomiska konsekvenser av beslut av RKM fångas upp tidigare och om möjligt

påverkas/minskas?

Hösten 2015  Ökad medvetenhet om eventuella ekonomiska konsekvenser av beslut fattade av RKM:s direktion och AU.

 Ökad framförhållning och handlingsutrymme att påverka eventuell kostnadsutveckling för länets kollektivtrafik.

Förbättringsförslag:

 Tjänstemannaberedning inför RKM:s direktions- och AU-möten för avstämning med landstingets planerings- och budgetprocess samt att tjänsteman deltar på RKM:s möten.

 Att beslut i RKM som medför ökade kostnader för landstinget som finansiär föregås av beslut av landstingsstyrelsen.

 Därutöver ska analys av prognostiserade underskott/överskott efterfrågas av landstinget.

(12)

Landstingsgemensamt Verksamhetsdirektör

Avser år 2015

Avser avdelning Verksamhet

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Följsamhet till

ledningssystemet för patientsäkerhet

- - Uppföljning av nuvarande ledningssystem patientsäkerhet har inte kunnat slutföras.

(13)

Landstingsgemensamt Kommunikationsdirektör

Avser år 2015

Avser avdelning Kommunikation

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat Minska mängden trycksaker

(volym och kostnader)

- - Internkontrollen har inte genomförts p.g.a. nyrekrytering av

kommunikationsdirektör. Internkontrollpunkten tas med till år 2016.

Medieplanering av rekryteringsannonser.

- - Internkontrollen har inte genomförts p.g.a. nyrekrytering av

kommunikationsdirektör. Internkontrollpunkten tas med till år 2016.

(14)

Landstingsgemensamt MT/IT direktör

Avser år 2015

Avser avdelning MT/IT

Kontrollaktivitet Kontrollmetod Frekvens Uppföljning/resultat

MT-investeringsprocessen - - Internkontrollen har inte genomförts. Internkontrollpunkten tas med till år 2016.