Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nde Yer Alış Biçimine Göre Sözleşme İdares

KİK Yapım İşleri Genel Şartnamesi incelendiğinde sözleşme idaresi ile ilgili uluslararası dokümanlarda tanımlanan kapsamda bir görev tanımı bulunmadığı görülmektedir. YİGŞ’de sözleşme idaresi görevleri “Yapı Denetim Hizmetleri” adı altında yer almış olup, mal sahibi yerine “idare”, sözleşme idarecisi yerine ise “yapı denetim görevlisi” tanımları kullanılmıştır. Biçimsel ve içeriksel olarak eksikleri bulunan YİGŞ’nin sözleşme idaresi sürecini, bu süreçte tarafların sorumluluklarını ve görevlerini tanımlayacak şekilde yeniden düzenlenmesi gerekmektedir. Buna göre, yapılabilecek en temel ve önemli iki düzenleme şu konularda olmalıdır:

A. Sözleşme idarecisinin tanımlanması

YİGŞ’de, AIA dokümanlarının aksine, sözleşme idaresinden sorumlu olan tarafın tanımı yapılmamaktadır. Dokümandan bu görevlerin yapı denetim görevlisi tarafından gerçekleştirileceği gibi bir izlenim alınıyor olsa bile, yapı denetim görevlisinin tanımına bakıldığında kendisine sadece kontrollük görevi verildiği görülmektedir. Tarafların görev tanımı ve sorumluluk paylaşımında karışıklık yaratabilecek bu durumun düzeltilmesi için yapı denetim görevlisinin sözleşme idaresinden de sorumlu olduğu açıkça ifade edilmelidir.

B. Sözleşme idaresi görevlerinin tanımlanması

Sözleşme idaresi görevini gerçekleştirme sorumluluğunun yapı denetim görevlisinde olduğu tanımlandıktan sonra, sözleşme idaresi görevleri de tanımlanmalı ve bu görevler kapsamında yapı denetim görevlisinin yetki ve sorumluluklarının neler olduğu açıklanmalıdır.

Sözleşme idaresi görevleri açıklanırken toplantılar ve taraflar arasında iletişimin nasıl sağlanacağı ile ilgili maddelerin bulunması yüklenici/altyüklenicilerin sorunlarını sözleşme idarecisi vasıtası ile daha kolay çözmelerini, mal sahibinin (idarenin) yapımın her sürecine dahil olmak zorunda kalmamasını ve yorum/cevap almak için beklenen sürenin kısalmasını sağlayacaktır. Ayrıca, yapımın çeşitli evrelerinde farklı türde toplantılar düzenlenmesi gerektiği de YİGŞ’de genel olarak tanımlanmalıdır. YİGŞ, yapım işleri için genel bilgileri içeren bir şartnamedir. Dolayısıyla tüm sözleşme idaresi görevlerinin bu dokümanda detaylı olarak verilmesi şartnamenin formatına ve amacına uygun olmayacaktır. Bu durumda, sözleşme idaresi ile ilgili görevleri ve tarafların bu görevler kapsamındaki sorumluluklarını detaylı olarak tanımlayacak bir “Sözleşme İdaresi Kılavuzu”nun YİGŞ’ye ek olarak oluşturulması ve YİGŞ’de sözleşme idaresi görevleri açıklanırken detaylı bilgi için Sözleşme İdaresi Kılavuzu’na atıfta bulunulması önerilmektedir. KİK Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nde yapı denetim görevlisinin sözleşme idaresi kapsamındaki görev ve sorumluluklarını tanımlayan hükümler ile ilgili öneriler şöyledir:

1. Yapı denetim görevlisi, sözleşme dokümanlarında tanımlandığı şekilde sözleşme idaresini sağlar. Yapı denetim görevlisi, mal sahibi adına işin sözleşme dokümanlarına uygun olarak yapılmasını sağlayarak sözleşmeyi idare etmekten sorumludur.

2. Sözleşme dokümanlarında aksi belirtilmedikçe, idare ile yüklenici/altyükleniciler arasındaki sözleşmesel konular ile ilgili iletişim yapı denetim görevlisi tarafından sağlanacaktır.

3. Yapı denetim görevlisi, idare ve yüklenici/altyükleniciler ile yapım evrelerinin gerektirdiği kapsam ve sıklıkta, prosedürleri, süreci ve programlama gibi konuları görüşmek üzere toplantılar düzenlemeli, toplantı öncesinde gündemin, sonrasında tutanakların yayınlanmasını sağlamalıdır. Yapı denetim görevlisi, toplantılar görevini Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtildiği şekilde yerine getirmelidir.

4. Yapı denetim görevlisi uygun aralıklarla sahayı ziyaret etmeli, işin sözleşme dokümanlarına göre yürütüp yürütülmediğini denetlemeli ve mal sahibini(idareyi) süreçten haberdar etmelidir. Yapı denetim görevlisi, saha ziyaretleri ve denetimi görevini Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtildiği şekilde yerine getirmelidir.

5. Yapı denetim görevlisi, imalat çizimleri, ürün bilgileri gibi yüklenici teslim belgelerini gözden geçirmeli, Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtilen şekilde onay vermeli ya da düzeltilmesini talep etmelidir.

6. Yapı denetim görevlisi, Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtildiği şekil ve kapsamda mal sahibinin direktiflerini hazırlamalıdır. Yüklenicinin değişiklik taleplerini değerlendirmeli, uygun bulduğu takdirde mal sahibinin onayına sunmalıdır.

7. Yapı denetim görevlisi, yüklenici ya da malsahibinden gelen sözleşme dokümanlarının yorumlanması talebini değerlendirmeli ve 15 gün içinde Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtildiği şekilde yazılı olarak cevap vermelidir.

8. Yapı denetim görevlisi, işin sözleşme dokümanlarında belirtilen kalite ve performans koşullarında gerçekleştirildiğini detayları Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda tanmlandığı şekilde denetlemelidir.

9. Yapı denetim görevlisi, hak talepleri ve anlaşmazlıkların nedenini, kanıtlarını ve açıklamalarını incelemeli, sözleşme şartlarını gözden geçirerek Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtilen süre ve şekilde onay vermeli, reddetmeli ya da

10. Yapı denetim görevlisi, yüklenicinin hakedişini incelemeli, yapılan işin miktarını sözleşme dokümanlarındai ölçüm esaslarına göre kontrol etmeli ve uygun gördüğünde hakediş ödemesini onaylamalıdır. Yapı denetim görevlisi, ölçüm ve hakediş görevini Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtildiği şekilde yerine getirmelidir.

11. Yapı denetim görevlisi, yüklenicinin geçici kabul ve kesin kabul için gerekli görevleri yerine getirip getirmediğini Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda belirtilen kapsamda denetlemeli ve proje kapanışı için sözleşme dokümanlarında belirtilen belgelerin tamamlanmasını sağlamalıdır.

12. Sözleşme idaresi görevleri, Sözleşme İdaresi Kılavuzu’na uygun olarak gerçekleştirilmelidir.

4.2 Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne Ek Olarak Öngörülen Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda Toplantılar ile İlişkili Bölümlere Öneriler

Türkiye’de sözleşme dokümanları hazırlanırken kullanılabilecek AIA’nın anlaşma metinleri ve CSI’nın şartname formatları gibi dokümanlar bulunmamaktadır. KİK dokümanlarına bakıldığında sözleşme idaresi görevlerini açıklayan ve gereklilikleri düzenleyen bir form ya da bölüm olmadığı görülmektedir. Standart sözleşme dokümanlarının oluşturulması ve sahip olunan deneyimlerle daha etkin ve yararlı hale getirilmesi uzun bir süreçtir. Dolayısıyla, AIA/CSI sistemi gibi bir sisteme sahip olabilmek için alınması gereken çok yol vardır. Şu aşamada, tüm formların düzenlenmesi ve yeni formlar oluşturulmasını beklemek yerine, YİGŞ’yi düzenleyerek ve bu dokümana ekler üreterek daha kısa zamanda daha doğru sözleşme dokümanları oluşturulabilir. Bu açıdan, yapılabilecek en etkili değişikliğin YİGŞ’ye ek olarak yayınlanması önerilen Sözleşme İdaresi Kılavuzu olduğu düşünülmektedir.

Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nun öncelikle sözleşme ile ilgili sözleşme idaresi nedir, katılımcılar kimlerdir, katılımcılar arası iletişim nasıl sağlanacaktır gibi genel konuları tanımlaması önerilmektedir. Bu tanım bölümünden sonra anlaşma metni, birim fiyatlar gibi sözleşme ile ilgili form ve dokümanların açıklanması, tüm katılımcıların bu dokümanlardan anladıklarının aynı olması ve yapım aşamasında ek bilgi talebinde bulunulmasına gerek kalmaması açısından önemlidir. Sözleşme

idaresi ve sözleşme dokümanları ile ilgili bu genel açıklamalardan sonra sözleşme idaresinin dokuz temel görevinin tek tek detaylı bir şekilde açıklanması önerilmektedir. Sözleşme idaresi ana başlıklarından toplantılar başlığında yapım sürecinde hangi tür toplantılara yer verilmesi gerektiği açıklanmalıdır. Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda yer verilmesi önerilen ana başlıklar ve toplantılar ile ilgili altbaşlıklar şöyledir:

1. Genel Tanımlar

2. Sözleşme Dokümanları 3. Toplantılar

a. Yapım Öncesi Toplantıları (1) Prosedür Toplantıları (2) Mobilizasyon Toplantıları

(3) Altyapı Tesisleri Koordinasyon Toplantıları b. Yapım Süreci Toplantıları

c. Yüklenici/Altyüklenici Toplantıları d. İmalat/Kurulum Öncesi Toplantıları e. İş Bitimi Toplantıları

f. Diğer İnşaat Faaliyetlerine Yönelik Toplantılar 4. Yüklenici Teslim Belgeleri

5. Saha Ziyaretleri ve Denetimi 6. Kalite Güvencesi ve Kontrolü 7. Hak Talepleri ve Anlaşmazlıklar

8. Sözleşme Dokümanlarının Yorumlanması 9. Değişiklikler

10. Ölçüm ve Hakedişler 11. Proje Kapanışı

Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda listelenen toplantı türleri ile ilgili bilgi verilirken her toplantıda düşünülmesi gereken katılımcılar, katılımcıların sorumlulukları, gündem ve tutanaklar gibi ortak başlıkların tüm toplantı türlerinde kullanılması önerilmektedir.

KİK tarafından yayınlanan dokümanlarda imalat bazında bilgi vermeye yarayan bir format ya da doküman bulunmamaktadır. Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda tek tek her

bilgilerinin Sözleşme İdaresi Kılavuzu’ndaki maddelere aykırı düşmeyecek şekilde, her imalat için projeye özgü olarak geliştirilmesi ve imalat ile ilgili tariflerin yer aldığı dokümana eklenmesi önerilmektedir.

KİK Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne ek olarak hazırlaması ve sözleşme idaresi görev ve sorumluluklarını tanımlaması önerilen Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda toplantılar ile ilgili yer verilmesi öngörülen hükümler Ek-E’de verilmektedir.

Hazırlanması önerilen Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nun tüm projeler için kullanılacak standart bir form olması ve Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nin eki olması öngörülmektedir. Bilindiği üzere, inşaat sektöründe her projenin kapsamı, katılımcıları, koşulları ve şartları birbirinden farklıdır ve her proje bir defaya mahsus üretilmektedir. Dolayısıyla, standart bir metinden oluşan Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nun tek başına tüm projelerde kullanılması bir çok açığı kapatıyor olsa da doğru değildir. Bu nedenle gelecek çalışmalarda, CSI MasterFormat Division-01’de olduğu gibi her projeye özgü düzenlenebilecek ve özel idari gereklilikleri tanımlayacak bir doküman hazırlanması gereklidir. Bu dokümanın hükümleri Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nun detaylandırılması ile oluşturulmalı, Sözleşme İdaresi Kılavuzu ve Yapım İşleri Genel Şartnamesi ile çelişecek hükümler bulundurmamalıdır. Ayrıca, gelecekte sözleşme dokümanlarının iyi işleyen bir sistem haline gelebilmesi için, imalat bazında idari ve teknik gerekliliklere yer verilebilecek CSI Section Format gibi bir format oluşturulması da gerekli ve önemlidir.