AIA dokümanlarında toplantılar ile ilgili hükümler 44

Mal sahibi-yüklenici (A Serisi) ve mal sahibi-mimar (B Serisi) arasındaki sözleşmeler AIA A201 genel şartnamesine uygun olarak yürütülür. A201 genel şartnamesine ek olarak, AIA’nın farklı proje teslim sistemlerinde farklı roller

üstlenen katılımcıların sözleşmesel sorumluluklarını tanımladığı diğer standart anlaşma metinleri de yapım projelerinde sıklıkla kullanılmaktadır. Bu bölümde AIA A201 genel şartnamesinde yer aldığı şekilde mimarın sözleşme idaresinde taraflar arasındaki iletişimi kurma görevi incelenecek ve yine AIA tarafından yayınlanan diğer tip sözleşmelerde toplantılar konusu ile ilgili olan hükümler ve maddeler açıklanacaktır.

• A201 – 2007 Yapım İşleri Sözleşmesi İçin Genel Şartname

2007 yılında revize edilen AIA A201 genel şartname metninde toplantılar konusuna ayrı bir başlıkta değinilmektedir. Madde 3’te açıklanan yüklenicinin görev ve sorumluluklarından biri de süreç toplantıları düzenlemektir. Genel şartnamenin 3.19.2 maddesinde değinilen süreç toplantıları ile ilgili hükmün tam metni şu şekildedir (www.aia.org):

“Yüklenici, Mal sahibinin istediği sıklıkta ve sürede, sahada ya da başka bir mekanda haftalık süreç toplantıları düzenlemelidir. Yüklenici yapım programını referans alacak şekilde işin ilerleyişini rapor etmelidir.”

Madde 4.2.4’te, taraflar arasında Sözleşme İdaresi sürecinde iletişimin sözleşme idaresi görevi yüklenen mimar üzerinden sağlanması gerektiği şu şekilde açıklanmaktadır:

“Sözleşmede aksi belirtilmediyse ya da doğrudan iletişime özel olarak izin verilmediyse, mal sahibi ile yüklenici arasında ortaya çıkan sorunlar ya da sözleşmesel konular ile ilgili iletişim mimar aracılığı ile sağlanacaktır. Mimarın danışmanları ile iletişim de mimar aracılığı ile kurulacaktır.”

• A121/CMc – 2003 Mal sahibi – Yapım Yöneticisi Standart Anlaşma Formu

(Yapım yöneticisinin aynı zamanda yüklenici olduğu, garanti edilmiş en yüksek bedel türü sözleşmeler için)

Garanti edilmiş en yüksek bedel (Guaranteed Maximum Price) türü sözleşmelerde, yapım yöneticisinin aynı zamanda yüklenici olduğu durumlarda mal sahibi ile imzalayabileceği bu tip sözleşmede toplantılar ile ilgili aşağıdaki hükümler yer almaktadır:

Madde 2’de açıklanan yapım yöneticisinin görev ve sorumluluklarından biri de danışmanlıktır. Madde 2.1 Yapım öncesi aşaması başlığının altında, Madde 2.1.2’de açıklanan “danışma” görevinin kapsamı şu şekildedir:

“Yapım yöneticisi düzenli olarak toplantılar organize etmeli ve bu toplantılara mal sahibi ve mimar ile birlikte katılmalıdır. Yapım yöneticisi, mal sahibi ve mimara saha kullanımı,

Yapım sürecinin idaresinin açıklandığı 2.3.2 bölümünün 2.3.2.4 maddesinde işin durumunu tartışmak üzere düzenlenmesi gereken toplantılarla ilgili yapım yöneticisinin sorumlulukları şu şekilde tanımlanmıştır:

“Yapım yöneticisi mal sahibi, mimar, yapım yöneticisi ve uygun altyüklenicilerin işin durumunu tartışabileceği toplantılar düzenlemeleri ve yönetmelidir. Yapım yöneticisi toplantı tutanaklarını hazırlamalı ve en kısa zamanda dağıtımını yapmalıdır."

• A131/CMc – 2003 Mal sahibi – Yapım Yöneticisi Standart Anlaşma Formu (Yapım yöneticisinin aynı zamanda Yüklenici olduğu, maliyet+kar sözleşmeler için) A131/CMc tip sözleşmesi, yapım yöneticisinin aynı zamanda yüklenici olduğu, garanti edilmiş maliyet sınırı olmayan, maliyet+kar sözleşme tiplerinde, yapım yöneticisi ve mal sahibi arasında imzalanmaktadır. Sözleşmenin toplantılar ile ilgili hükümleri A121/CMc sözleşmesi ile benzer olup, hükümlerin hangi maddelerde bulunduğu aşağıda özetlenmektedir.

Madde 2.1.2’ye göre:

“Yapım yöneticisi düzenli olarak toplantılar organize etmeli ve bu toplantılara mal sahibi ve mimar ile birlikte katılmalıdır. Yapım yöneticisi, mal sahibi ve mimara saha kullanımı, malzeme seçimi, yapım sistemleri ve ekipmanlar konusunda danışmanlık yapmalıdır.”

Madde 2.3.2.3’e göre:

“Yapım yöneticisi, mal sahibi, mimar, yapım yöneticisi ve uygun altyüklenicilerin işin durumunu tartışabileceği toplantılar düzenlemeleri ve yönetmelidir. Yapım yöneticisi toplantı tutanaklarını hazırlamalı ve en kısa zamanda dağıtımını yapmalıdır."

• B201 – 2007 Mimarın Hizmetleri Standart Formu (Tasarım ve Sözleşme İdaresi) 2007 yılında yayınlanan B201 Mal sahibi-Mimar sözleşmesi, tasarım ve yapım sözleşme idaresi süresince mimarın mal sahibine karşı sorumlu olduğu hizmetleri tanımlamaktadır. Bu sözleşmede mimarın toplantılar ile ilgili sorumluluklarını tanımlayan hükümler aşağıda açıklanmaktadır.

Madde 2.1’de mimarın proje idaresi ile ilgili hizmetleri tanımlanmaktadır. Madde 2.1.1’e göre mimarın iletişim ve toplantılar konusundaki görevleri şu şekilde açıklanmaktadır (www.aia.org):

“Mimar, mimarlık hizmetlerini yönetmeli, mal sahibine danışmanlık yapmalı, uygulanabilir tasarım kriterleri araştırmalı, proje toplantılarına katılmalı, proje takımının üyeleriyle iletişimde bulunmalı ve süreci mal sahibine raporlamalıdır.”

Madde 2.6.6’da tanımlanan projenin tamamlanması ile ilgili hizmetler kapsamında madde 2.6.6.5’te mimarın kesin kabulden önce mal sahibi ile toplantı yapması gerekliliği şu şekilde açıklanmaktadır:

“Mal sahibinin isteğine göre, kesin kabul tarihinin bitiminden 1 yıl kadar önce mimar, bedel talep etmeden mal sahibi ile tesisin işletme ve performansının görüşüleceği bir toplantı düzenlemelidir.”

• B144/ARCH-CM Mimarın yapım yöneticisi olarak mal sahibine danışmanlık yaptığı durumlar ile ilgili düzenleme formu

B141 mal sahibi-mimar sözleşmesi ile tanımlanan mimarın hizmetlerine ek olarak, mal sahibi yapım aşamasında mimarın kendisine yapım yöneticisi olarak danışmanlık hizmeti vermesini isteyebilir. Bu durumda, B141 mal sahibi-mimar sözleşmesi, A201 Genel Şartnamesi gibi formlara ek olarak B144 düzenleme formu kullanılabilmektedir. Bu formda bulunan mimarın toplantılar ile ilgili sorumluluklarını tanımlayan hükümler aşağıda açıklanmıştır.

Madde 3’te tanımlanan mimarın yapım sürecinde vermesi gereken hizmetler kapsamında 3.4 altbaşlığına göre; mimar, yapım sürecinin farklı aşamalarında, süreçle ilgili ortaya çıkan sorun ve konuları görüşmek üzere toplantılar düzenlemeli ve tutanaklarını hazırlamalıdır. Bu konu formda şu şekilde işlenmiştir (AHPP, 2001):

“Mimar, mal sahibi ve yükleniciler ile prosedürleri, süreci ve programlama gibi konuları tartışmak üzere yapım öncesi, yapım süreci ve hakediş toplantıları düzenlemeli ve idare etmelidir. Mimar, toplantı tutanaklarını hazırlamalı ve en kısa zamanda mal sahibi ve yüklenicilere dağıtmalıdır.”

• B352 – 2000 Mimarın temsilcisinin görevleri, sorumlulukları ve yetkilerinin sınırlamaları

Proje sürecinde mimarın temsilcisi olarak görev yapacak bir katılımcının olması durumunda kullanılabilecek referans doküman olarak hazırlanmış bu formda, mimarın temsilcisinin toplantılar ile ilgili görev ve sorumluluklarını tanımlayan hükümler yer almaktadır. Bu hükümler şöyle sıralanmaktadır (AHPP, 2001):

İkinci bölümde açıklanan mimarın temsilcisinin görev ve sorumluluklarında, 2.5 maddesine göre mimarın temsilcisi mimarın yönettiği toplantılara katılmalıdır. Bu konu formda şu şekilde belirtilmiştir:

“Mimarın temsilcisi, mimar tarafından yönetilen toplantılara katılmalı ve müzakereleri mimara raporlamalıdır.”

Aynı bölümün 2.7 maddesine göre ise mimarın temsilcisi saha toplantıları raporlarını da içeren saha ile ilgili kayıtları tutmalı ve mimara iletmelidir. Bu konu şu şekilde açıklanmıştır:

“Mimarın temsilcisi, yazışmaları, sözleşme dokümanlarını, değişiklik taleplerini, değişiklik emirlerini, saha toplantı raporlarını, imalat çizimlerini, ürün verilerini ve benzer teslimleri, tamamlayıcı çizimleri, renk programını, ödeme isteklerini; yüklenicilerin, altyüklenicilerin ve

ana malzeme tedarikçilerinin, isim, adres ve telefon numaralarını içeren saha ile ilgili kayıtları düzenli olarak tutmalıdır.”

• B801/CMa Mal Sahibi – Yapım Yöneticisi Sözleşmesi

Bu doküman yapım yöneticisinin (yüklenici görevini üstlenmediği durumlarda) yapım öncesi ve yapım süresince mal sahibine karşı sorumlu olacağı hizmetleri tanımlayan standart bir sözleşmedir. Bu sözleşmede toplatılar ile ilgili yer alan hükümler aşağıda belirtilmiştir.

2.3 başlığında tanımlanan yapım yöneticisinin yapım sürecinde sözleşme idaresi ile ilgili görevleri arasında belirtilen 2.3.4 maddesine göre yapım yöneticisi çeşitli konuları görüşmek üzere toplantılar düzenlemeleri ve toplantı sonrasında tutanakları hazırlayarak ilgili kişilere dağıtmalıdır. Bu konu formda şu şekilde belirtilmiştir (AHPP, 2001):

“Yapım yöneticisi prosedürler, süreç ve programlama gibi konuları tartışmak üzere toplantılar düzenlemeli ve idaresini sağlamalıdır. Yapım yöneticisi toplantı tutanaklarını hazırlamalı ve en kısa zamanda mal sahibi, mimar ve yüklenicilere dağıtımını yapmalıdır.”