İnşaat projelerinin hedeflenen zaman, kalite ve bütçe sınırlarında bitirilebilmesinde başarılı bir sözleşme idaresinin önemi yadsınamaz. Sözleşme idaresi, işin başında aynı hedefe yönelik biraraya gelen katılımcıların, sözleşme koşullarına göre görev ve sorumluluklarını yerine getirip getirmediklerinin, mal sahibinin temsilcisi olarak görev yapan sözleşme idarecisi tarafından denetlendiği faaliyetler bütünüdür. Projenin başarısı tarafların sözleşme dokümanlarında belirtilen sorumluluklarını doğru anlayıp, doğru uygulamalarına bağlıdır. Sözleşme idaresi faaliyetlerinden, birçok sorunun çözülmesine ve proje sürecinin tüm katılımcılar tarafından değerlendirilebilmesi gibi konuların görüşülmesine ortam sağlıyor olması nedeniyle en önemlilerinden biri toplantılar görevidir.
Tezin ikinci bölümünde sözleşme idaresi görevleri kısaca açıklanmış ve bu görevlerden toplantılar konusu detaylı olarak işlenmiştir. Bu bölümde, toplantılarda kullanılan formların nasıl düzenlenmesi gerektiği, bu formların neden önemli olduğu, toplantıların nasıl organize edilmesi ve hangi katılımcıların katılımıyla gerçekleştirilmesi gerektiği gibi konulara değinilmiş ve yapım sürecinin hangi evrelerinde ne tür toplantılar düzenlenebileceği detaylı olarak incelenmiştir.
Üçüncü bölümde ise, Türkiye’de Kamu İhale Kurumu tarafından oluşturulmuş standart dokümanlar incelenmiş fakat sözleşme idarecisi, sözleşme idaresi ve sözleşme idaresinde toplantılar konularında detaylı bilgi bulunamamıştır. KİK dokümanlarından sonra incelenen AIA/CSI dokümanlarında ise sözleşme idaresinin ayrı birer başlık olarak detaylı ve sistematik bir biçimde incelendiği görülmüştür. Bu incelemeler sonucunda KİK dokümanlarındaki eksiklerin neler olduğu tespit edilerek bu eksikleri azaltmaya yönelik önerilerde bulunulması uygun görülmüştür.
KİK Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nde biçimsel olarak yüklenici görevlerine ağırlık verilmesi, idare ve yapı denetim görevlisinin sorumluluklarının detaylı bir şekilde tanımlanmamış olması, tarafların görev ve sorumluluklarının paylaşımında karışıklığa yol açmaktadır. Bu nedenle öncelikle yapılması gereken YİGŞ’de yapı
YİGŞ’de yapı denetim görevlisinin sözleşme idarecisi görevi üstlenerek, işin sözleşme dokümanlarına ve eklerine uygun yapılmasının sağlanmasından ve yüklenicinin yaptığı işlerin sözleşme dokümanlarına uygunluğunun denetlenmesiden sorumlu olduğu belirtilmelidir.
Sözleşmesel sorunlar ile ilgili iletişimin ne şekilde sağlanacağına değinilmeyen YİGŞ’de, mal sahibini yapım işinin tüm evrelerine dahil olmak zorunda bırakmamak ve sözleşme idarecisinin yetkileri doğrultusunda karar verebileceği konularda daha kısa sürede sonuca ulaşmak açısından iletişimin sözleşme idarecisi üzerinden sağlanacağına dahil bir madde eklenmesi gerekmektedir.
Yapı denetim görevlisinin görevleri tanımlanırken YİGŞ’de toplantılar ile ilgili bir maddeye yer verilmemiştir. Yapımın farklı evrelerinde, konu ile ilgili tarafların katılımıyla, farklı amaç ve kapsamlarda toplantılar düzenlenmesi gerekliliği de yapı denetim görevlisinin görevleri bölümünde tanımlanmalıdır. Ayrıca, kısmen bahsedilen ya da hiç sözü edilmeyen yüklenici teslim belgeleri, saha ziyaretleri ve denetimi, kalite güvence ve kontrol, hak talepleri ve anlaşmazlıklar, sözleşme dokümanlarının yorumlanması, değişiklikler, ölçüm ve hakedişler ve proje kapanışı gibi sözleşme idaresi kapsamındaki diğer görevler de YİGŞ’de kısaca açıklanmalıdır. KİK Yapım İşleri Genel Şartnamesi yapım işi ile ilgili genel bilgileri barındıran bir doküman olduğu için sözleşme idaresinin her bir konusu ile ilgili detaylı bilgili bu dokümanda vermek, şartnamenin formatına ve amacına uygun olmayacaktır. Bütün sözleşme dokümantasyon sistemini uluslararası düzeyde sıklıkla kullanılan sistemlere dönüştürmek oldukça uzun bir süreç gerektirdiği için öncelikle sözleşme idaresi görev ve sorumluluklarının tanımlanacağı YİGŞ’ye ek olacak bir Sözleşme İdaresi Kılavuzu oluşturulması önerilmektedir. Oluşturulacak bu dokümanın öncelikle tarafları ve sorumluluklarını tanımlaması ve sözleşme dokümanlarını tanıtması beklenmektedir. Böylece projenin tüm katılımcılarının proje boyunca görevlerinin neler olduğu net bir biçimde anlaşılmış olacaktır. Sözleşme dokümanlarının tanıtılması ve gerekli açıklamaların yapılması ise tüm katılımcıların bu dökümanlardan aynı şeyi anladığına emin olunması açısından önemlidir. Böyle bir bölüm oluşturmak yapım sürecinde sözleşme idarecisine gelecek yorumlama taleplerini en aza indirgeyerek tarafları gereksiz süre ve maliyet kaybından kurtarmış olacaktır. Tarafların ve dokümanların netleştirilmesinden sonra Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda tezin ikinci bölümünde de açıklanan ve YİGŞ’de birer cümleyle yer
alması önerilen dokuz temel sözleşme idaresi görevine yer verilmelidir. Her bir görev kendisini oluşturan alt görevlerle birlikte sistematik bir biçimde açıklanmalıdır.
Tezin konusu olan toplantılar görevi ile ilgili önerilen maddeler tezin ikinci bölümünde yapılan literatür araştırmasına ve tezin üçüncü bölümünde incelenen AIA/CSI dokümanlarına dayanmaktadır. Bu kapsamda önerilen maddelerde hangi tür toplantının, kimlerin katılımıyla yapılacağı, toplantının hangi katılımcı tarafından düzenleneceği, tarafların sorumlulukları, gündemin hangi konuları içeriyor olduğu ve tutanakların hangi katılımcılar tarafından hazırlanması gerektiği gibi konulara yer verilmiştir. Katılımcılar, katılımcıların sorumlulukları, gündem ve tutanaklar her toplantı için değerlendirilmesi gereken ortak noktalardır. Dolayısıyla, yapılan önerilerde bu ortak noktalar standart bir biçim olarak önerilmiştir ve her toplantı için bu konularda bilgi verilmiştir.
KİK dokümanlarında imalat bazında bilgi verilmesine olanak sağlayan bir standart bir form ya da format bulunmamaktadır. Dolayısıyla, CSI Section Format’ta olduğu gibi gerekli görüldüğünde imalatlar ile ilgili metinlere toplantılar ile ilgili bir bölüm eklenmesi KİK sisteminde mümkün değildir. İmalat bazında toplantı gereklilikleri ile ilgili bilgi vermek için Sözleşme İdaresi Kılavuzu da doğru bir doküman olmayacaktır. Yine de, Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda verilen bilgilerle çelişmemek ve bu bilgilere göre uyarlanmak koşulu ile imalat bazında projeye özgü toplantı gereklilikleri oluşturularak imalat tariflerinin yapıldığı dokümanlara eklenmesi mümkündür ve KİK dokümanlarında böyle bir sistem kullanılması önerilebilir.
Bilindiği gibi her inşaat projesi benzersizdir ve bir defaya mahsus olarak üretilmektedir. Her proje değişik koşullar, sözleşme gereklilikleri, katılımcılar ve hedefler içerdiği için standart sözleşme dokümanları projede istenecek özel koşulları sağlamakta yetersiz kalmaktadır. Bu nedenle gelecekte, önerilen Sözleşme İdaresi Kılavuzu’ndaki bilgileri ve projenin idari gerekliliklerini detaylandıracak ve projeye özgü olarak düzenlenecek CSI MasterFormat Division-01 gibi bir format oluşturulması önerilmektedir.
Son olarak, KİK dokümanlarında toplantılar ile ilgili herhangi bir standart kayıt formu da bulunmamaktadır. CSI dokümanlarında ise toplantılar ile ilgili örnek toplantı tutanağı verilmiştir. Dördüncü bölümde önerildiği üzere her bir toplantının
gündem ve tutanaklarını hazırlayacak taraf toplantının amacına ve içeriğine göre farklılık gösterebilmektedir. Gerek arşivleme gerek de takip edilebilirliği kolaylaştırma açısından en azından toplantı gündemi ve tutanağı için standart bir kayıt formu oluşturulmasının faydalı olabileceği düşünülmektedir.
Bu değerlendirmeler ve öneriler ışığında, KİK’in AIA/CSI sistemi kadar düzgün işleyebilmesi için öncelikle proje ve katılımcıları ile ilgili kavramların yeniden düzenlenmesi ve daha net bir biçimde ifade edilmesi gerekmektedir. Bu açıdan, tez kapsamında önerilen sözleşme idaresi ve idarecisi kavramlarının tanımlanması, sözleşme idaresinde toplantılar ile ilgili hükümlerin YİGŞ’ye eklenmesi ve YİGŞ’ye ek olacak bir Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nun oluşturulması fikirleri hem içeriksel hem de biçimsel olarak KİK’in düzenlenmesine fayda sağlayabilecek önerilerdir. Türkiye’deki mevzuatın kısa sürede gelişmesi için yapılacak bu gibi kritik düzenlemelerin ve eklenecek bazı kilit dokümanların önemi büyüktür.
KAYNAKLAR
AIA, 2001. The Architect’s Handbook of Professional Practice, Washington D.C. Altuğ, G. G., 2007. Sözleşme idaresinde hak talepleri ve KİK yapım işleri genel
şartnamesindeki hak talebi hükümlerinin değerlendirilmesi, Yüksek Lisans Tezi, İ.T.Ü. Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul.
Arup, 2000. Project management manual, UK.
Ashworth, A., 2005. Contractual procedures in the construction industry, Pearson Education, UK.
AWWA, 1997. Construction contract administration – AWWA manual M47, American Water Works Associations, USA.
Aydoğmuş, A., 2008. Sözleşme idaresinde kalite güvencesi ve kalite kontrol ile KİK yapım işleri genel şartnamesi ve AIA'de yer alan ilgili hükümlerin karşılaştırılması, Yüksek Lisans Tezi, İ.T.Ü. Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul.
Collier, K., 2001. Construction contracts, Merrill/Prentice Hall, New Jersey.
Creech, D.W, 2006. Financial administration of construction contracts by owners, AACE International Transactions, 1.1-1.5.
Emmitt, S. ve Gorse, C., 2003. Construction communication, Blackwell Publishing, UK.
Emmitt, S. ve Gorse, C., 2007. Communication in construction teams, Taylor&Francis, New York.
Fradin, S.R., 2007. Properly drafted construction contracts can limit development risks, Real Estate Finance, 24, 19-23.
Franks, J., 1991. Building contract administration and practice, B T Batsford, London.
Garrett, A.G, 2007. Contract Administration and Closeout, Management Concepts, Vienna.
Gould, F.E. ve Joyce,N., 2000. Construction project management, Prentice Hall, New Jersey.
Harmon, K.M.J. ve Stephan, B.M., 2001. Claims avoidance techniques: best practices for contract administration, AACE International Transactions, s.1-7.
Holroyd, T.M., 1999. Site management for engineers, Thomas Telford, London. Klinger, M., ve Susong, M., 2006. The construction project: phases, people, terms,
Köseoğlu, D., 2007. Sözleşme idaresinde ölçüm ve hakedişler: AIA ve KİK götürü bedel sözleşmelerindeki hüküm ve prosedürlerin karşılaştırılması, Yüksek Lisans Tezi, İ.T.Ü. Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul.
Levy, S.M., 2003. Construction superintendent’s operations manual, McGraw-Hill Professional, USA.
Mincks, W.R. ve Johnston, H., 2003. Construction jobsite management, Thomson Delmar Learning, USA.
Morgan, D.B., 2005. International construction contract management, RIBA Enterprises, London.
Poage W.S., 2000. The building professional’s guide to contract documents, RS Means Company, Kingston.
Ritz, G.J., 1993. Total construction project management, McGraw-Hill Professional, New York.
Shears, M., 1996. Guidelines for meetings, Arup Refence Note:7, UK.
Taylor, J., 2006. A survival guide for project managers, American Management Association, USA.
The Construction Specifications Institute, 2005. The project resource manual, McGraw Hill Company, Westford.
Thompson, R.M., 2006. An investigation of change to key provisions in the AIA 201 and its impact on perceptions of the value-added benefit of the design professional during construction, Doktora Tezi, Virginia Polytechnic Institute, USA.
Turgut, N., 2008. Sözleşme idaresinde saha ziyaretleri, gözlem ve denetimi ile KİK yapım işleri genel şartnamesindeki ilgili hükümlerin değerlendirilmesi, Yüksek Lisans Tezi, İ.T.Ü. Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul.
EKLER
EK A : CSI Division 01-General Requirements İçeriği
EK B : Masterformat Division 01 Section 01 31 19 Örnek Yazılı Metin EK C : CSI Sectionformat’a Uygun Olarak Hazırlanmış Örnek Şartname EK D : Yapım Sözleşme İdaresi Rehberi
ÖZGEÇMİŞ
Ad Soyad: Beril AKKAN
Doğum Yeri ve Tarihi: İstanbul / 1984