İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Mimar Beril AKKAN
Anabilim Dalı : Mimarlık
Programı : Proje ve Yapım Yönetimi
OCAK 2009
SÖZLEŞME İDARESİ VE SÖZLEŞME İDARESİNDE TOPLANTILAR
OCAK 2009
İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
YÜKSEK LİSANS TEZİ Mimar Beril AKKAN
502061504
Tezin Enstitüye Verildiği Tarih : 28 Aralık 2008 Tezin Savunulduğu Tarih : 22 Ocak 2009
Tez Danışmanı : Doç. Dr. Murat ÇIRACI (İTÜ) Diğer Jüri Üyeleri : Yrd. Doç. Dr. Hakan YAMAN (İTÜ)
Yrd. Doç. Dr. Senem DEVİREN (İTÜ) SÖZLEŞME İDARESİ VE SÖZLEŞME
ÖNSÖZ
Yüksek Lisans tez çalışmam boyunca benimle paylaştığı değerli bilgileri, önerileri ve zamanı için, lisans ve yüksek lisans eğitimim süresince Yapım Yönetimi alanına duyduğum ilgi ve merakı doğru bir şekilde değerlendirmemi sağlayan tez danışmanım Sayın Doç. Dr. Murat ÇIRACI’ya; çok değerli tecrübelerini ve desteklerini esirgemeyen Sayın Tülay HATIRNAZ ve Sayın Batuhan ERGÜNEŞ’e; sevgisini, güvenini, desteğini hep yanımda hissettiğim babam, annem, kardeşim ve Mert CIĞIZOĞLU’na herşey için sonsuz teşekkür ederim.
Şubat 2008 Beril AKKAN
İÇİNDEKİLER
Sayfa
ÖZET ... xi
SUMMARY ... xiii
1. GİRİŞ ... 1
2. SÖZLEŞME İDARESİ VE SÖZLEŞME İDARESİNDE TOPLANTILAR .... 5
2.1 Sözleşme İdaresinde Temel Görevler ... 5
2.1.1 Toplantılar ... 9
2.1.2 Saha ziyaretleri ve denetimi ... 9
2.1.3 Yüklenici teslim belgeleri ... 9
2.1.4 Kalite güvencesi ve kontrolü ... 9
2.1.5 Hak talepleri ve anlaşmazlıklar ... 10
2.1.6 Sözleşme dokümanlarının yorumlanması ... 10
2.1.7 Değişiklikler ... 10
2.1.8 Ölçüm ve hakedişler ... 10
2.1.9 Proje kapanışı ... 11
2.2 Sözleşme İdaresinde Toplantılar ... 11
2.2.1 Prosedürler ve toplantı yönetimi ... 12
2.2.1.1 Toplantı yeri ve olanaklar 14 2.2.1.2 Gündem 15 2.2.1.3 Katılımcılar 18 2.2.1.4 Toplantı yönetimi 19 2.2.1.5 Tutanaklar 21 2.2.2 Toplantı türleri ... 24
2.2.2.1 Yapım öncesi toplantısı 25 2.2.2.2 Yapım süreci toplantıları 30 2.2.2.3 Yüklenici/altyüklenici toplantıları 33 2.2.2.4 İmalat/kurulum öncesi toplantıları 34 2.2.2.5 İş bitim toplantıları 36 2.2.2.6 Diğer inşaat faaliyetlerine yönelik toplantılar 37 3. KİK VE AIA/CSI SÖZLEŞME DOKÜMANLARINDA BİR SÖZLEŞME İDARESİ GÖREVİ OLARAK TOPLANTILAR İLE İLGİLİ HÜKÜMLER .. 39
3.1 KİK Sözleşme Dokümanlarında Toplantılar İle İlgili Hükümler ... 39
3.2 AIA/CSI Sözleşme Dokümanlarında Toplantılar İle İlgili Hükümler ... 40
3.2.1 AIA dokümanlarında toplantılar ile ilgili hükümler ... 44
3.2.2 CSI dokümanlarında toplantılar ... 48
3.2.2.1 Master Format ve Division 01 General Requirements 49 3.2.2.2 Section Format 51 3.2.2.3 Yapım İşleri Sözleşme İdaresi Rehberi 55 4. KİK SÖZLEŞME DOKÜMANLARINDA SÖZLEŞME İDARESİNİN TOPLANTILAR GÖREVİ İÇİN ÖNERİ ... 59
4.1 Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nde Yer Alış Biçimine Göre Sözleşme İdaresi ve Toplantılar İle İlgili Hükümler İçin Öneriler ... 59
4.2 Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne Ek Olarak Öngörülen Sözleşme İdaresi
Kılavuzu’nda Toplantılar ile İlişkili Bölümlere Öneriler ... 62
5. SONUÇ ... 65
KAYNAKLAR ... 69
KISALTMALAR
AGC : The Associated General Contractors of America AIA : American Institute of Architects
AHPP : The Architect’s Handbook of Professional Practice ARCOM : Architectural Computer Services, Inc
CSC : Construction Specifications Canada CSI : Construction Specifications Institute
EJCDC : The Engineers Joint Contract Documents Committee FIDIC : Federation Internationale Des Ingenieurs Conseils KİK : Kamu İhale Kurumu
PRM : Project Resource Manual
TMMOB : Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği YİGŞ : Yapım İşleri Genel Şartnamesi
ÇİZELGE LİSTESİ
Sayfa Çizelge 3.1 : CSI Masterformat içeriği. ... 50 Çizelge 3.2 : CSI Masterformat Division-01 General Requirements içeriği ... 51
ŞEKİL LİSTESİ
Sayfa
Şekil 2.1 : Toplantı oturma düzeni tipleri ... 15
Şekil 2.2 : Altyüklenici yapım öncesi toplantısı gündem örneği ... 17
Şekil 2.3 : Altyüklenici toplantısı gündem örneği ... 18
Şekil 2.4 : Toplantı katılımcıları kayıt listesi... 22
Şekil 2.5 : Toplantı tutanak örneği ... 23
Şekil 2.6 : CSI tarafından yayınlanan toplantı tutanak formu ... 24
Şekil 3.1 : Division-01 General Requirements ile Section Format ilişkisi ... 42
Şekil 3.2 : CSI/AIA sözleşme dokümanları arasındaki ilişki ... 44
Şekil 3.3 : CSI tarafından yayınlanan formlar ve ilişkileri ... 49
Şekil 3.4 : CSI Section Format içeriği ... 53
Şekil 3.5 : CSI Section Format örneği ... 54
Şekil 3.6 : Spectext örneği ... 55
SÖZLEŞME İDARESİ VE SÖZLEŞME İDARESİNDE TOPLANTILAR ÖZET
İnşaat sektörü proje bazlı bir sektör olup, yarattığı istihdam açısından ülkelerin ekonomisinde önemli bir paya sahiptir. Aynı süreçlerin tekrarlanması sonucunda birbiriyle tıpatıp aynı olan ürüne ulaşılan diğer sektörlerle karşılaştırıldığında, inşaat sektöründe ulaşılan ürün benzersizdir. Dolayısıyla, her katılımcının bir defaya mahsus olarak birarada bulunduğu, her projenin ve yapım koşullarının farklı olduğu inşaat sektöründe istenilen başarının yakalanması için çok daha fazla faktör dikkate alınmalıdır. Başarıyı etkileyen faktörlerden süre, maliyet ve kalitenin önemi uzun yıllardır bilinmektedir. Bunun yanı sıra, son yıllarda geleneksel sistemin dışına çıkan farklı proje teslim sistemlerinin inşaat sektöründe yer bulması, işin birden fazla yükleniciye verilmesi, uzmanlaşmanın etkileri olarak farklı sorumlulukları olan katılımcıların yapım sürecine dahil olmaları gibi faktörler inşaat sürecinin yönetimini zorlaştırmaktadır. Günümüzde yapım sürecinin bu karmaşık ortamını yürütmekte zorlanan mal sahipleri, bu süreci kendi adlarına yönetmek üzere mimar/mühendisleri, proje yöneticilerini ya da danışman kişi veya firmaları görevlendirmektedirler.
Proje yönetimi sürecinin en önemli konularından biri olan sözleşme idaresi kapsamında, işin sözleşme dokümanlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığının denetimi yapılmaktadır. İşin tanımı, nasıl yapılacağı, katılımcıların sorumluluklarının neler olduğu gibi hususlar sözleşme dokümanlarında tanımlanmaktadır. Dolayısıyla işin başarısında sözleşme dokümanlarının yapım için yeterli nitelikte olması ve katılımcıların görev ve sorumluluklarının net bir şekilde tanımlanması birincil derecede önemlidir. Bir diğer kriter ise, sürecin sözleşme dokümanlarına göre iyi bir şekilde idare edilmesidir. Bu aşamada, sözleşme idarecilerinin temel görevlerinden biri de mal sahibi adına yapımın farklı aşamalarında, farklı nitelik ve kapsamlarda toplantılar düzenlemek ve bu toplantıların idaresini üstlenmektir. Taraflar arasındaki iletişimin etkin şekilde sağlanması ve işin doğru bir şekilde devam edebilmesi açısından toplantıların önemi büyüktür.
Tez çalışmasının birinci bölümünde, araştırma konusu olarak seçilen sözleşme idaresi görevlerinden biri olan toplantılar ile ilgili var olduğu düşünülen problemin tanımlanması, bu problemi çözmeye yönelik yapılan çalışmanın amacı ve bu amaç doğrultusunda izlenen yol açıklanmıştır.
İkinci bölümde, önce sözleşme idaresi kapsamındaki temel görevler kısaca açıklanmış, sonra bu görevlerden toplantılar konusu detaylı olarak incelenmiştir. Bu incelemede toplantıların prosedürleri ve yönetimi başlığında toplantı yeri, katılımcıları, gündemi, tutanakları ve toplantı idaresi gibi konulara değinilmiş; toplantı türleri başlığında ise yapım süreci aşamalarına göre, yapım öncesi, yapım süreci, yüklenici/altyüklenici, kurulum/imalat, iş bitimi ve diğer türlerdeki toplantılar, içerikleri ve katılımcıları açısından incelenmiştir.
oluşturulmuş sözleşme dokümanlarında sözleşme idaresi kapsamında toplantılar konusuna nasıl değinildiği incelenmiştir.
Dördüncü bölümde ise, üçüncü bölümde yapılan incelemede KİK dokümlarında sözleşme idarecisi, sözleşme idaresi ve sözleşme idaresinde toplatılar konuları ile ilgili detaylı tanım ve açıklamalara rastlanmadığı için Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne ek olarak önerilen Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda toplantılar görevi ile ilgili yer verilmesi gereken hükümler açıklanmıştır.
CONTRACT ADMINISTRATION AND MEETINGS IN THE CONTEXT OF CONTRACT ADMINISTRATION
SUMMARY
Construction is a project-based industry that carries a key role for nation’s economy in creating employment. The product of the construction industry is unique and different from other industries, which usually repeat same processes while producing a product. In construction, industry due to each participant come together just for one time and each project has different conditions, many factors should be taken into consideration in order to achieve. Time, cost and quality are known as factors that affect the success over many years. Moreover, in recent years, using project delivery systems different from traditional methods, delivering the work to more than one contractors and having more professionals from different disciplines due to the specialization, make the management of the construction difficult. Nowadays, owners, who could not manage the complicated environment of the construction work, hire architects/engineers, project managers, consultants or consultancy companies to manage the process on behalf of them.
Contract administration is one of the most important phases of project management and it controls whether the work is done as per the contract documents. Subjects such as description of work, method, responsibilities of the participants are defined in the contract documents. Hence, having well-organized contract documents and defining the responsibilities and duties of the participants clearly hold primary importance in the success of the project. Another important criterion is the administration of the contract according to the contract documents. In this context, one of the basic duties of the contract administrator is to arrange and manage different kinds of meetings in different construction phases. Meetings are important organizations to provide effective communication between participants and to continue work properly.
In first chapter, the proposed problem about meetings in the context of contract administration is defined; aim and method of the study is explained and suggestions for solving the problem are summarized.
In second chapter, contract administration tasks are defined at first, and then, meetings task is analyzed elaborately. The scope of this analyze covers procedures and management of the meetings including venue, participants, agenda, minutes, management, and types of meetings including pre-construction, progress, contractor/subcontractor, installation, close-out and other meetings in terms of their contents and participants.
In third chapter, clauses related to meetings in the context of contract administration are searched in the construction documents issued by KİK. Then, articles in the standard forms of agreements issued by AIA and clauses in the specification formats issued by CSI are analyzed.
In forth chapter, due to not finding any clause related to contract administration, contract administrator and meetings in the context of contract administration in KİK documents, clauses, that should be included in the Yapım İşleri Genel Şartnamesi and suggested Contract Administration Guide, are explained.
1. GİRİŞ
İnşaat sektörü çok sayıda farklı disiplinden katılımcıyı içermesi, ortaya çıkan ürünün bir defaya mahsus olması ve birçok karmaşık süreci barındırması açısından diğer sektörlerden farklı konumdadır. Süre, maliyet ve kalitenin projenin başarısını doğrudan etkilediği bu karmaşık ve büyük riskler taşıyan ortamda, mal sahibinin ihtiyaçlarının sözleşme aşamasında belirlenen maliyet, süre ve kalitede karşılanabilmesi açısından sözleşme idaresi önemli bir görevdir.
Bir projenin tüm katılımcıları ile uyum ve düzen içinde ilerlemesini, aktivitelerin sözleşme koşullarına göre gerçekleşmesini ve tarafların öngördükleri risklerden fazlasını yüklenmek zorunda kalmamasını sağlamak açısından sözleşme idarecisine duyulan ihtiyaç gözardı edilmemelidir. Sözleşme idarecisi, mal sahibi adına işin sözleşme dokümanlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığını denetleyen ve taraflar arasındaki iletişimin düzgün bir şekilde sağlanmasından sorumlu kişidir.
Sözleşme idaresi görevi, proje teslim sistemine göre değişiklik göstermekle birlikte, çoğu zaman projenin müellifi olan mimar/mühendise, proje yöneticisine, danışman kişi ya da firmalara verilmektedir. Sözleşmeyi idare edecek bu kişi veya kişilerin sözleşme idaresi kapsamında gerçekleştirmeleri beklenen işler şunlardır:
• Toplantı düzenlemek ve taraflar arasındaki iletişimi sağlamak. • Yüklenicinin teslim belgelerini incelemek.
• Sahayı belirli aralıklarla ziyaret ederek denetimde bulunmak. • Kalite ile ilgili hususları denetlemek.
• Sözleşme dokümanlarını yorumlamak ve açıklamak.
• Hak taleplerini incelemek ve anlaşmazlıklara çözüm önermek. • Değişiklik taleplerini incelemek ve değerlendirmek.
• Ölçüm ve hakedişleri inceleyerek onay vermek.
Bu tezin konusu, sözleşme idaresi görevleri içinde en önemlilerinden biri olan toplantılar görevidir. Sözleşme idaresinde yapım sürecinin farklı aşamalarında, farklı içeriklerde düzenlenen ve sürecin gerektirdiği farklı katılımcıları biraraya getiren toplantılar, taraflar arası iletişimin sağlanmasında oldukça önemlidir. Mal sahibi ile yaptığı sözleşmede görev ve sorumluluklarının sınırları ve kapsamı belirlenen sözleşme idarecisi, yapımın çeşitli evrelerinde mal sahibi adına toplantılar organize eder ve bu toplantıları yönetir. Sözleşme idarecisi toplantılar ile ilgili görevlerini yerine getirirken bu konunun sözleşme dokümanlarında nasıl işlendiğini ve taraflara ne tür sorumluluklar getirdiğini de incelemelidir. Yapım sürecinde hangi sıklıkta ve kapsamda toplantılar düzenleneceği, tarafların bu konudaki sorumlulukları gibi başlıklar sözleşme dokümanlarında belirlenmelidir.
Türkiye’de kamu yapım projelerinin yürütülmesinde yetkili olan Kamu İhale Kurumu (KİK) tarafından yayınlanan standart sözleşme dokümanları yapım projelerinde sıklıkla kullanılmaktadır. Mal sahibinin kamusal bir kurum olduğu tüm yapım işlerinde kullanılması zorunlu olan bu dokümanlar, kendi formlarını oluşturamayan küçük ve orta çaplı firmalar tarafından da tercih edilmektedir. Tez kapsamında KİK tarafından yayınlanan standart sözleşme dokümanlarında sözleşme idaresinde toplantılar konusu ile ilgili hükümler araştırılmıştır. Yapılan incelemede hiçbir dokümanda taraflar arasındaki iletişimin sağlanması ve toplantıların organizasyonu, gerekliliği gibi konulara değinilmediği tespit edilmiştir.
Yurtdışında standart sözleşme dokümanları üreten kurumlardan ulaşılabilir oldukları için Construction Specifications Institute ve American Institute of Architects’in hazırladığı dokümanlar incelenmek üzere seçilmiştir. KİK’in yayınladığı Yapım İşleri Genel Şartnamesi ile aynı amaca hizmet eden A201 Genel Şartname ve AIA tarafından yayınlanan diğer anlaşma formlarında toplantılar ile ilgili bir hüküm olup olmadığı araştırılmıştır. Aynı şekilde, CSI tarafından yayınlanan şartname formatları da incelenmiş ve toplantılar konusunun nasıl ele alındığı analiz edilmiştir. Bu çalışmanın sonucunda, hem AIA hem de CSI dokümanlarında sözleşme idaresi kapsamında toplantılar konusu önemli hükümler bulunduğu tespit edilmiştir.
Bu tespitlerden yola çıkarak tez çalışmasının amacı, AIA ve CSI kaynaklarındaki toplantılar ile ilgili hükümler ve bilgiler ile literatür araştırmasından elde edilen bilgilerin incelenerek, KİK tarafından yayınlanan dokümanlara ne şekilde
uyarlanabileceğinin değerlendirilmesi ve bu konuda öneriler geliştirilmesi olarak belirlenmiştir.
Tezin amacı doğrultusunda, ikinci bölümde mal sahibi adına gerçekleştirilmesi gereken sözleşme idaresi görevleri kısaca açıklanmış ve bu görevlerden biri olan toplantılar konusu ayrıntılı olarak incelenmiştir. Bu bölümde toplantılar konusu, prosedürler ve toplantı yönetimi ile toplantı türleri başlıklarında incelenmiştir. Toplantı yeri ve olanakları, gündem, katılımcılar, toplantı yönetimi ve tutanaklar konuları prosedürler ve toplantı yönetimi başlığında açıklanırken, yapımın farklı evrelerinde hangi tip toplantılar düzenlenmesi gerektiği, bu toplantıların katılımcılarının kimler olduğu, gündemin hangi konuları kapsadığı gibi hususlara toplantı türleri başlığında değinilmiştir.
Çalışmanın üçüncü bölümünde, Türkiye’de ve yurtdışında kullanılan standart sözleşme dokümanlarında sözleşme idaresinde toplantılar konusu kapsamındaki hükümler araştırılmış ve incelenmiştir. İnşaat projelerinde özellikle Amerika Birleşik Devletleri’nde yaygın olarak kullanılması açısından AIA anlaşma formları ve CSI şartnameleri seçilmiş ve incelenmiştir. Türkiye’de ise standart sözleşme dokümanları yayınlayan tek kurum KİK olduğu için, KİK tarafından yayınlanan dokümanlarda toplantılar ile ilgili hükümler araştırılmıştır.
Dördüncü bölümde ise, üçüncü bölümde yapılan araştırma sonucu KİK sözleşme dokümanlarında sözleşme idarecisi, sözleşme idaresi ve toplantılar ile ilgili bir hükme rastlanmadığı için ülkemizde bu eksikliğin nasıl kapatılabileceğine değinilmiş, Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nde ve bu şartnameye ek olarak oluşturulması önerilen Sözleşme İdaresi Kılavuzu’nda toplatılar ile ilgili hükümlerin ne şekilde yer alması gerektiği açıklanmıştır.
2. SÖZLEŞME İDARESİ VE SÖZLEŞME İDARESİNDE TOPLANTILAR
Sözleşme idaresi iki veya daha fazla taraf arasındaki bağlayıcı bir anlaşmayı yönetmek, uygulanmasını denetlemek ya da yürütmek anlamını taşır (Creech, 2006). Hem işveren hem de işi yapmayı taahhüt eden taraf için sözleşme idaresinin birincil hedefi tarafların sözleşmesel sorumluluklarını yerine getirdiğinden emin olunmasıdır (Garrett, 2007).
Sözleşme idaresi, yapım yöneticisi, tasarımcı, mal sahibi gibi proje katılımcılarını içeren ve projenin tüm katılımcıları arasında iletişim kurma metodu olarak çoğunlukla toplantılar ve benzeri iletişim araçlarını kullanan bir takım işidir (Gould ve Joyce, 2000).
Tezin bu bölümünde önce sözleşme idaresi kapsamında temel görevlerin neler olduğu kısaca özetlenecek daha sonra toplantılar konusu ele alınacak ve bu bağlamda;
• Toplantıların nasıl tanımlandığı • Toplantıların prosedürleri ve yönetimi
• Önemli toplantı dokümanlarının neler olduğu • Toplantıların nasıl organize edilmesi gerektiği • Toplantı katılımcılarının kimler olduğu
• Projenin hangi evresinde hangi tür toplantılar yapıldığı
• Toplantı türlerine göre gündem maddelerinin neler olduğu açıklanacaktır.
2.1 Sözleşme İdaresinde Temel Görevler
Yapım projelerinde sözleşme idaresi görevi yapım işlerinin kapsamı gereği çoğunlukla projenin müellifi olan mimar/mühendislerin sorumluluğundadır. Tasarım aşamasında bağımsız bir taraf olarak yer alan mimar/mühendis, yapım aşamasında
mal sahibinin temsilcisi konumuna geçmekte ve mal sahibinin haklarını korumaktadır (Thompson, 2006).
Sözleşme idaresi ile ilgili AIA tarafından yayınlanan A201-2007 ve AIA B201-2007 standart anlaşma metinlerinde yer alan görev, hak ve sorumluluklar şöyledir:
• A201-2007 Yapım İşleri İçin Genel Sözleşme Koşulları (General Conditions of the Contract for Construction)
1. Mal sahibi adına sözleşmede belirtilen sınırlarda karar verme yetkisi.
2. Yapım aşamasında gerekli aralıklarla saha ziyaretleri ve gözlem yapılması, işlerin sözleşmeye uygun olarak devam ettiğinin denetlenmesi.
3. Mal sahibine işin kalitesi ve tamamlanma oranı ile ilgili rapor verilmesi. 4. Yüklenici ve mal sahibi arasındaki sözleşmesel konular ile ilgili iletişimin
sağlanması.
5. Sözleşme koşullarına uygun olmayan imalatların kabul edilmemesi, yeniden yaptırılması.
6. Yüklenicinin hakediş taleplerinin değerlendirilmesi ve uygun görülürse ödeme onayının çıkarılması.
7. Yüklenicinin imalat çizimleri, ürün bilgileri ve numuneleri gibi teslimlerinin denetlenmesi.
8. Değişiklik talebi formu düzenlemek, talepleri incelemek, uygun gördüğü takdirde mal sahibinin onayına sunmak.
9. Hak taleplerini incelemek ve uygunluğunu denetlemek.
10. Projenin kapanışı ile ilgili sözleşme dokümanlarında belirtilen belgelerin yükleniciden temin edilerek mal sahibinin görüşüne sunulması.
11. Performans ile ilgili konularda sözleşme dokümanlarındaki maddelerin açıklanması ve gereklilikler ile ilgili karar verilmesi.
12. Kararların sözleşme hükümlerine göre, mal sahibi ve yüklenici açısından adil davranılarak alınması.
• B201-2007 Mimarın Hizmetleri Standart Formu: Tasarım ve Yapım Sözleşmesi İdaresi
(Standard Form of Architect’s Services: Design and Construction Contract Administration)
1. Mal sahibi ile yüklenici arasında imzalanan sözleşmenin idare edilmesi. 2. Mal sahibi adına sözleşmede belirtilen sınırlarda karar verme yetkisi.
3. Yapım aşamasında gerekli aralıklarla saha ziyaretleri ve gözlem yapılması, mal sahibine işin kalitesi ile ilgili rapor verilmesi.
4. Sözleşme koşullarına uygun olmayan imalatların kabul edilmemesi.
5. Performans ile ilgili konularda sözleşme dokümanlarındaki maddelerin açıklanması ve gereklilikler ile ilgili karar verilmesi.
6. Mal sahibi ve yüklenici tarafından başka bir kişi tayin edilmediyse, genel şartnamede açıklandığı şekilde karar vericilik görevi ve hak taleplerinin incelenmesi.
7. Yüklenicinin hakediş taleplerinin değerlendirilmesi.
8. Sözleşme dokümanları ile ilgili bilgi isteklerinin (Request for Information) cevaplandırılması.
9. Sözleşme dokümanlarının gerektirdiği şekilde yüklenici tarafından yapılmış olan teslimlerin kayıtlarının tutulması.
10. Değişiklik talebi hazırlanması, mal sahibinin onayına sunulması ve kararın uygulanması.
11. Projenin kapanışı ile ilgili sözleşme dokümanlarında belirtilen belgelerin yükleniciden temin edilerek mal sahibinin görüşüne sunulması.
12. Projenin kapanışı ile ilgili sözleşme dokümanlarında belirtilen belgelerin yükleniciden temin edilerek mal sahibinin görüşüne sunulması.
Türkiye’de mimarın görev ve sorumlulukları Türk Mühendis Mimar Odaları Birliği (TMMOB) tarafından yayınlanan “Mimarlık Hizmetleri Şartnamesi ve En Az Bedel Tarifesi” dokümanında açıklanmaktadır (http://www.mimarlarodasi.org.tr/). Mesleki uygulamalarda kamu yararını, meslek haklarını ve etiğini korumak, müelliflik
tanımlamak, mimarlık hizmetlerinin niteliğini ve bunların karşılığında ödenecek en az ücretlerin belirlenmesini sağlamak amacıyla yayınlanan bu şartnamede mimarın sözleşme idaresi kapsamına girebilecek görevleri şöyledir:
1. Yüklenici tarafından yapılan imalatların sahada kontrolü ve uygulama projesine göre uygunluğunun denetlenmesi.
2. Onaylı projelere uygun olmayan imalat ve malzemelerin kullanılmasının engellenmesi.
3. Yapının aplikasyonunun denetlenmesi.
4. Yapının aplikasyonu sonrasında vaziyet planıyla ortaya çıkan uyumsuzluk varsa bu uyuşmazlıkların düzenlenmesi.
5. Gerekli izinlerin alınması için herhangi bir engel kalmamasının sağlanması ve bu durumun yapı sahibine iletilmesi.
6. İnşaat sırasında çıkan sorunlara önlem alınmasını sağlamak.
7. İhzaratı yapılan malzemelerin özelliklerinin sözleşme eki ve şartnamelere uygunluğunu denetlemek.
8. Yüklenici ile yapı sahibi arasındaki anlaşmazlıkları yapı denetim rehberini esas alan raporlar hazırlayarak yapı sahibine sunmak.
9. Kabul için gerekli denetimleri yapmak.
10. Eksik ve kusurları belirmek. Mal sahibini ve yükleniciyi durumdan haberdar etmek.
11. Eksik ve kusurlar giderildiğinde kabul tutanağı hazırlamak.
Sözleşme idaresi kapsamında ele alınabilecek temel görevler 9 başlıkta incelenebilmektedir (PRM, 2005). Bunlar, toplantılar, yüklenici teslim belgeleri, saha ziyaretleri ve denetimi, kalite güvence ve kontrolü, sözleşme dokümanlarının yorumlanması, değişiklik talepleri, hak talepleri ve anlaşmazlıklar, ölçüm ve hakedişler ve proje kapanışıdır.
Bu bölümde sözleşme idaresi kapsamında yukarıda belirtilen görevler ile ilgili kısa açıklama verilecek, sözleşme idaresi görevlerinden toplantılar başlığı ilerleyen bölümlerde detaylı olarak incelenecektir.
2.1.1 Toplantılar
Toplantılar tasarım ve inşaat süresince karşılaşılan sorunların etkin şekilde çözülmesi, koordinasyonun sağlanması ve kararların alınması için en verimli iletişim aracıdır. Bunun yanı sıra, telefon, elektronik posta, faks gibi diğer iletişim araçları gözününde bulundurulduğunda, inşaat sektöründe yaygın olarak düzenlenen toplantılar aslında oldukça pahalı iletişim yöntemleridir. Toplantıya katılan yetkili ve deneyimli kişilerin toplantı saatleri süresince harcadıkları vakit ve bu süre zarfında başka işlere ayıramadıkları vakit gözününde bulundurulduğunda toplantıdan beklenen verimin alınması daha da önem kazanmaktadır (Holroyd, 1999). Bu nedenle mimar/mühendis toplantıların hedeflenen amaçlara ulaşmasından ve ilgili kişilerin toplantılara katılmasından sorumludur (PRM, 2005).
2.1.2 Saha ziyaretleri ve denetimi
Mimar/mühendis işin sözleşme dokümanlarına uygun olarak ilermesinden sorumludur. Bu nedenle, tasarım ve yapım arasındaki koordinasyonun sağlandığından, sözleşme dokümanlarının doğru yorumlandığından ve işlerin bu dokümanlarda belirtildiği şekilde ilerlediğinden emin olmak için detayları mal sahibi ile yapmış olduğu sözleşmede belirtilen aralıklarda saha ziyaretlerinde bulunmalıdır (PRM, 2005, Turgut, 2008).
2.1.3 Yüklenici teslim belgeleri
Mimar/mühendis, tasarımcının onayını almak için hazırlanmış detay çizimleri, ürün bilgileri, koordinasyon çizimleri, sertifikalar, yapım fotoğrafları, örnekler - numuneler, kalite ile ilgili dokümanlar ve test raporları gibi bilgileri içeren yüklenici teslim belgelerini kontrol etmekle ve iş bitiminde işverene iletmeden önce gözden geçirmekle yükümlüdür. Mimar/mühendisin bu belgeleri kabul etme, reddetme, ek belge ya da düzeltme isteme hakkı bulunmaktadır (PRM, 2005).
2.1.4 Kalite güvencesi ve kontrolü
Mimar/mühendis projenin teknik şartnamelerde ve sözleşmelerde belirtilen kalite koşullarını sağlamasından ve mal sahibini işteki olası zararlara karşı haberdar etmek ve korumaktan sorumludur. Saha ziyaretlerinde bulunarak ve imalat öncesi yüklenicinin teslim ettiği belgeleri, örnek ve numuneleri inceleyerek işin
sözleşmeleri inceleyerek yüklenici tarafından bu dokümanların yanlış yorumlanmasını engellemelidir (PRM, 2005, Aydoğmuş, 2008).
2.1.5 Hak talepleri ve anlaşmazlıklar
Amerikan Mimarlar Birliği (AIA)’nin yayınladığı A201 Genel Şartnamesi’ne göre hak talepleri genellikle sözleşme maddelerinin yorumlanması, ödemeler, süre uzatımı gibi konuları içermektedir. Mimar/mühendise böyle bir talep geldiğinde görevi, talebin içeriğine bağlı olarak sunulan kanıtları, açıklamaları ve sözleşme şartlarını gözden geçirerek talebe onay vermek, daha çok kanıt istemek ya da talebi reddetmektir. Mimar/mühendisin bu değerlendirme için A201 Genel Şartnamesi’ne göre aksi belirtilmedikçe 21 gün süresi vardır (PRM, 2005, Altuğ, 2007).
2.1.6 Sözleşme dokümanlarının yorumlanması
Yapım sırasında yükleniciye açıklanması gereken konular ortaya çıkabilir. Bu durumda, mimar/mühendisin görevi sözleşme dokümanlarını tarafsız ve doğru bir şekilde yorumlamaktır (PRM, 2005).
2.1.7 Değişiklikler
İşin sözleşme aşamasında yapılan tanımında ya da kapsamında yapılmak istenilen değişikilikler çoğunlukla proje katılımcıları arasında anlaşmazlıklar yaratmaktadır. Özellikle götürü bedel sözleşmelerde işveren tarafından yapılması istenilen değişiklikler ya da yüklenicinin sözleşmede belirttiği kalite/performans koşullarında yapmak istediği düzenlemeler taraflar arasında sorunlar çıkmasına sebep olmaktadır. Yüklenicinin değişiklik talepleri mimar/mühendis tarafından incelenmeli ve uygun bulunması halinde işverenin onayına sunulmalıdır. İşverenin değişiklik talebinin yüklenici tarafından kabul edilmek istenmediği durumlarda mimar/mühendisin görevi taraflar arasında arabuluculuk yaparak sorunların çözümüne yardımcı olmaktır (Collier, 2001, PRM, 2005).
2.1.8 Ölçüm ve hakedişler
Ölçüm, ödeme yapılacak gerçekleşen iş miktarının belirlenmesi demektir. Hakediş ise, toplam ödeme miktarından gerçekleşen iş miktarına denk gelen tutarın yükleniciye ödenmesidir. Mimar/mühendis, yüklenicinin işi ve ölçümleri sözleşmelerde ve şartnamelerde taahhüt ettiği şekilde yapmasını denetlemekten
sorumludur. Yüklenicinin sorumluluklarını yerine getirdiği tespit edilirse yükleniciye hakediş ödemesi yapılabilmesi için onay verilir (PRM, 2005, Köseoğlu, 2007). 2.1.9 Proje kapanışı
Proje kapanışı yüklenicinin son hakediş ödemesini ve teslim ettiği dokümanların onayını almasıyla tamamlanmaktadır. Mimar/mühendis yüklenicinin geçici kabul ve kesin kabul için gerekli görevleri yerine getirip getirmediğini, hazırladığı dokümanları, teslim sertifikalarını, işletim ve bakım verilerini ve son hakediş başvurusunu inceler. Varsa eksiklerin tamamlanmasını sağlar ve sonra yüklenicinin son hakedişini onaylar. Böylece mimar/mühendisin sözleşme idaresi görevleri de sona erer (PRM, 2005).
2.2 Sözleşme İdaresinde Toplantılar
İnşaat sektöründe bir çok farklı bilgi düzeyinde, farklı meslek grubuna ait, farklı sorumlulukları bulunan katılımcılar vardır. Projenin başarısında projenin tüm katılımcılarının iyi ilişkiler içinde olmasının ve proje süreci hakkında doğru bilgi sahibi olunmasının önemi büyüktür. Yükleniciyle yapılan sözleşme kapsamında mal sahibinin sözleşmesel haklarını korumakla görevli mimar/mühendisin bu kapsamdaki en temel görevleriden biri projenin farklı aşamalarında, farklı amaçlarla toplantılar düzenlemek ve toplantıların öncesinde ve sonrasında gündem hazırlamak, tutanak yayınlamak gibi üzerine düşen sorumlulukları yerine getirmektir.
Toplantılar yapım sözleşme idaresinin önemli bir bölümüdür. Katılımcılara bilgi paylaşımı, fikir alışverişi ve kararlar alma fırsatı verirler. Toplantılar, işteki koordinasyonun sağlanmasını ve sorunların çözülmesini kolaylaştırır ve problemleri önlemeye ve çözmeye yardımcı olur. Yayınlanmış gündem, konuyla ilişkili görüşmeler, programa bağlı kalınarak zamanında başlayan ve biten etkin olarak yönetilmiş toplantılar, yapımda takım yaklaşımı oluşturmaya katkıda bulunurlar (PRM, 2005).
Toplantılar katılımcılar arasında iletişim kurmak için oldukça etkili yöntemler olmalarına rağmen bazı durumlarda yetersiz kalabilmektedirler. Verimli bir toplantı ile verimsiz bir toplantı arasındaki en temel fark toplantının idaresindeki başarı ve başarısızlıktır (AWWA, 1999).
Bu bölümde önce toplantı prosedürleri ve idaresi kapsamında toplantı yer ve olanakları, gündem, katılımcılar, toplantı yönetimi ve tutanaklar konuları açıklanacak, daha sonra toplantıların temel türleri olan yapım öncesi toplantıları, yapım süreci toplantıları, yüklenici/altyüklenici toplantıları, imalat/kurulum öncesi toplantıları, iş bitim toplantıları ve diğer inşaat faaliyetlerine yönelik toplantılar incelenecek ve açıklanacaktır.
2.2.1 Prosedürler ve toplantı yönetimi
Toplantılar küçük ve basit projeler gibi düşünülerek düzenlenmelidirler. Başarılı ve etkili bir toplantı için planlama, organizasyon ve kontrol unsurları gözardı edilmemelidir (Ritz, 1993).
Planlama evresinde toplantıyı düzenleyen katılımcının gözönünde bulundurması gereken sorular şunlardır (Franks, 1991):
1. Toplantının amacı nedir?
2. Bu amaca ulaşmak için en etkili yol toplantı yapmak mıdır? Toplantının amacı belirlenirken;
1. Hedefler net bir biçimde ortaya konulmalıdır.
2. Toplantının amacına göre hangi konuların görüşülmesi gerektiği de düşünülerek toplantıya mutlaka katılması gereken kişiler belirlenmelidir. 3. Yaklaşık ne kadar sürede hedefe ulaşılabileceği düşünülmelidir (Arup, 2000). 4. Toplantının amacı belirlendikten sonra bu amaca ulaşmak için gerçekten
toplantı düzenlemeye ihtiyaç olup olmadığı sorgulanmalıdır. Taraflar arasında yapılabilecek bir telekonferans sorunları çözmeye ve gerekli bilgi akışını sağlamaya yetiyorsa, daha ekonomik olan ve daha az zaman harcanmasına neden olan bu yöntem tercih edilmelidir (Ritz, 1993).
5. Planlama aşamasında hedeflenen verimi sağlayacak bir toplantı düzenleyebilmek için gözönünde bulundurulması gereken noktalar şunlardır: 6. Detaylı bir toplantı planı hazırlanmalıdır. Kimlerin toplantıya hangi
konularda katkı sağlayabileceği belirlenmelidir. 7. Toplantı gündemi hazırlanmalıdır.
8. Toplantıda mutlaka bulunması gereken kilit katılımcılardan katılım onayı alınmalıdır.
9. Toplantının tarihi, başlangıç ve bitiş saati belirlenmeli ve katılımcılara mümkün olan en kısa sürede bildirilmelidir.
10. Gündem ve referans olabilecek dokümanlar katılımcılara önceden dağıtılmalı, katılımcılardan beklenen bilgiler varsa önceden belirtilmelidir.
11. Organizasyon yaparken toplantının amacına ve süresine bağlı olarak katılımcıların ihtiyaç duyabileceği konfor koşulları dikkate alınmalıdır. Toplantı süreci iyi bir şekilde organize edilmeli ve yönetilmelidir. Toplantı öncesinde dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır (Ritz, 1993) :
12. Uygun bir toplantı yeri belirlenmesi 13. Toplantı yerinin katılımcılara duyurulması
14. Düzenlenen toplantı çok resmi bir toplantı olacaksa ya da çok fazla katılımcı bulunacaksa oturma düzeninin belirlenmesi
15. Kayıt tutmak için kalem, kağıt ya da kayıt cihazı tedarik edilmesi 16. Toplantı süresine bağlı olarak yiyecek, içecek tedarik edilmesi
17. Görsel iletişim araçları kullanılacaksa bunların kurulumu ve çalıştığına emin olunması.
Toplantı saatinin de toplantıda alınan kararlara ya da toplantının etkinliğine olan etkisi indirekt de olsa önemlidir. Mesai saatlerinin bitimine yakın yapılan toplantılar katılımıcıların yorgun olması, tam anlamıyla konsantre olamamaları, toplantıyı en kısa sürede sonlandırmak istemeleri gibi sebeplerle amacına ulaşamadan bitebilir ve gündem maddelerinin hepsinin üzerinden geçilememiş olunabilir. Aynı şekilde sabahın erken saatlerinde yapılan toplantılar ya da katılımcıların sosyal hayatlarına ayıracakları vakitlerden alınarak düzenlenmiş toplantılar da bazı katılımcılar için huzursuzluk verici olabilmektedir. Kısacası, toplantı katılımcılarının tamamen gündeme odaklanamayacağı zaman dilimlerinde düzenlenen toplantılardan maksimum verimin alınması mümkün değildir (Emmitt ve Gorse, 2003).
Verimli bir toplantı gerçekleştirmek için planlama ve organizasyon kadar kontrol de önemli bir unsurdur. Başlangıçtan bitişe kadar düzgün olarak idare edilmeyen
toplantılar, hedeflenen verimin elde edilememesi ile birlikte sonraki toplantılar açısından da motivasyon kırıcı olabilirler (Ritz, 1993). Bu nedenle toplantı idaresi mimar/mühendis tarafından özen gösterilmesi gereken bir unsurdur. Bu kapsamda, toplantı idaresinde dikkate alınması gereken önemli başlıklar toplantı idaresi başlığında detaylı olarak açıklanacaktır.
2.2.1.1 Toplantı yeri ve olanaklar
Toplantılar genellikle sahada ya da sahaya yakın bir yerde yapılır. Toplantılarda gerekli görülen olanaklar projenin kapsamı ve toplantının amacı ile bağlantılı olarak düşünülmelidir. Bazı toplantılar sahadaki küçük bir alanda yapılabilse de bazıları için büyük bir toplantı odası ayarlamak gerekebilmektedir (PRM, 2005).
Toplantı yerinin büyüklük, aydınlatma, görsel iletişim araçları gibi fiziksel imkanları katılımcıların dikkatinin dağılmaması açısından önemlidir. Kritik konuların görüşüleceği toplantılar sahanın gürültüsü nedeniyle yeterli verim alınamayacağı düşünülerek başka bir yerde düzenlenmelidir.
Görsel iletişim araçları bilgi alışverişi yapılacak toplantılarda tüm katılımcıların konuya daha kolay hakim olmalarını sağlamak açısından önemlidir. Bu konuda dikkat edilmesi gereken nokta görsel iletişim araçlarının tüm katılımcılar tarafından görülebilir olmasıdır. Aksi durumda bu araçlar toplantıya fayda yerine zarar getirecektir (Ritz, 1993).
Katılımcıların oturma düzenin belirlenmesine çoğu zaman gerek duyulmamaktadır. Fakat yine de toplantı düzenlenirken toplantının amacına ve katılımcılarına göre kimin nereye oturabileceğinin düşünülmesinde fayda vardır.
Bazı araştırmacılara göre toplantılarda bir masanın etrafında oturulması katılımcılar arasında bariyer oluşturmaktadır. Şekil 2.1’de görülen, masayı kaldırarak oluşturulmuş dairenin daha verimli bir fikir alışverişi ortamı yarattığı düşünülse de yapım işleri ile ilgili toplantılarda katılımcıların hazırladıkları dokümanları koymaları, not almaları, projenin üzerinde konuşmaları açısından masanın kaldırılması pek söz konusu olamamaktadır. Toplantı odası tipi masalarda ise çoğunlukla en üst düzey kişinin masanın başına oturduğu bir hiyerarşik düzen vardır. Fakat düzenli olarak yapılan süreç toplantıları gibi bilgi paylaşımını amaçlayan toplantılarda bu tür bir hiyerarşik düzen kurulmasına gerek yoktur. Bu tür toplantılarda standart toplantı oturma düzeni tercih edilebilir (Emmitt ve Gorse,
2003). Aynı şirketten veya departmandan olan katılımcıları birlikte oturtmak ve yönetim kardosunu aynı grupta oturtmak olası huzursuzlukları engellemek açısından faydalı olabilir. Özellikle farklı ülkelerden gelen katılımcıların olduğu toplantılarda her ülkenin kendi kültürü gözönünde bulundurulmalı ve oturma düzenine dikkat edilmelidir.
Şekil 2.1: Toplantı oturma düzeni tipleri (Emmitt ve Gorse, 2003).
Toplantıların normalden daha uzun süreceği öngörülmeyen durumlarda yiyecek-içecek servisine gerek yoktur. Uzun süren toplantılarda ise yiyecek-yiyecek-içecek arası mutlaka programda belirlendiği saatte ve uzunlukta yapılmalıdır (Ritz, 1993). Toplantı masasında ya da masaya yakın katılımcıların kolaylıkla erişebileeceği bir alanda su ve bardak bulunması olası toplantı bölünmelerini engellemek açısından faydalı olabilmektedir.
2.2.1.2 Gündem
Toplantılar katılımcıların toplantıya hazırlanabilmeleri için yeterli süreye sahip olabilecekleri şekilde planlanmalıdır. Her toplantının resmi bir amacı ve gündemi olmalıdır. Toplantı için ayrılacak süre konunun karmaşıklığına ve amacına uygun
Toplantı gündemi hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır: 1. Sade ve anlaşılır bir dil kullanılması.
2. Toplantıya katılacak taraflarla iletişime geçilerek toplantının amacının açıklanması ve bu amaç doğrultusunda değinmek isteyecekleri konuların neler olduğunun öğrenilmesi.
3. Katılımcıların hazırlıklı gelmeleri ya da toplantı sırasında açıklama yapmaları beklenen gündem maddeleri varsa, bu maddelerin Şekil 2.2 yapım öncesi toplantısı örneğinde görüldüğü şekilde açıkça belirtilmesi (Emmitt ve Gorse, 2003).
4. Belirli bir doküman veya kaynak üzerinden konuşulacak maddeler varsa ilgili dokümanların gündeme eklenmesi.
5. Toplantının yeri, başlangıç ve bitiş saati, diğer katılımcıların kimler olduğu gibi bilgilerin açıklanması (Holroyd, 1999).
6. Katılamayacak kişilerin katılamama nedenlerinin toplantı gündeminde belirtilmesi (Franks, 1991).
7. Hangi gündem maddesi üzerinde yaklaşık ne kadar durulacağının belirlenmesi (AWWA, 1999).
8. Önceki toplantı kararların hatırlanması açısından bir önceki toplantı tutanaklarının gündeme eklenmesi (Franks, 1991).
Daha kolay uygulanabilir bir gündem oluşturmak için:
1. Gündemin kolay anlaşılabilir ve üzerinde kolaylıkla mutabakata varılabilir maddelerle başlamasına,
2. Konsantrasyon gerektirecek ve karar verilmesi zor maddelerin gündemin ve dolayısıyla toplantının ortalarına denk getirilmesine,
3. Toplantı süresinin yetmemesi ve üzerinde konuşulmaya zaman kalmaması ihtimali de düşünülerek Şekil 2.3 süreç toplantısı örneğinde görüldüğü üzere, aciliyeti olan maddelerin gündemin sonuna konulmamasına, onun yerine çok önemli olmayacak, başka iletişim yolları ile de çözülmesi mümkün olan maddelerin konuşulmasına dikkat edilmesinde toplantının başarısı açısından fayda vardır (Holroyd, 1999).
Şekil 2.2: Altyüklenici yapım öncesi toplantısı gündem örneği (Mincks ve Johnston, 2003). Toplantının istenen verimi sağlaması için gündemdeki konulara uygun katılımcıların katılmasının sağlanması önemlidir. İdeal olarak, tarafları temsil edecek toplantı katılımcılarının şahsi fikirlerini ifade edecek yetkiye sahip olmaları gerekmektedir. Toplantıda alınan kararların ve aksiyonların bağlayıcı etkisi olması nedeniyle yetki sahibi olmayan kişilerin karar verme sürecinde sorumluluk almamaları gerekmektedir. Toplantılarda varılan mutabakatlar ve alınan kararlar mutlaka tutanaklara işlenmeli, katılımcılara ve ilgili diğer kişilere, üst düzey yöneticilere gönderilmelidir (PRM, 2005).
Şekil 2.3: Altyüklenici toplantısı gündem örneği (Holroyd, 1999) 2.2.1.3 Katılımcılar
Toplantıların katılımcıları toplantıların amacına, projenin gereksinimlerine ve proje teslim sistemine bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Küçük ve karmaşık olmayan projelerde toplantılar ihtiyaç olduğu zamanlarda, mal sahibi, mimar/mühendis ve yüklenicinin katılımıyla gerçekleştirilebilir. Kamu tarafından finanse edilen, geleneksel sistem projelerde toplantıların düzenlenme tarihleri belirlidir. Bu tip projelerde genellikle haftalık olarak düzenlenen toplantılar, mimar/mühendisin idaresinde, mal sahibi, danışmanlar, yüklenici, altyükleniciler ve malzeme tedarikçilerinin katılımıyla düzenlenirler. Geleneksel proje teslim sisteminde toplantı idaresi yüklenici ya da yapım yöneticisinin sorumluluğunda olabilmektedir. Tasarım-yapım proje teslim sisteminde ise toplantılar periyodik olarak tasarım Tasarım-yapımcının idaresinde düzenlenir. Bu toplantıların katılımcıları ise mal sahibi, tasarım-yapımcı, mimar/mühendis, danışmanlar, altyükleniciler ve tedarikçilerdir (PRM, 2005).
Toplantılarda bazı katılımcıların toplantının tümüne iştirak etmesi gerekmeyebilir. Bu kişiler toplantının kendileri ile ilgili bölümlerine katılır ve ilgili gündem maddelerini tartıştıktan sonra toplantıdan ayrılırlar. Toplantının tümünde bulunmayacak katılımcılar önceden bilinmeli, gündem sırası ve tutanaklarda katılan kişilerin kaydı gibi belirlemeler ona göre yapılmalıdır (Ritz, 1993).
Katılımı gerekli olan tüm tarafların toplantıda yer alabilmesi için:
1. Davet edilen katılımcılara katılımlarının neden önemli olduğunun, toplantıya hangi aşamada ve konuda katkıda bulunabileceklerinin açıklanması.
2. Toplantı günü ve saatinin mümkün olduğu kadar erken belirlenip katılımcılara bildirilmesi ve çok gerekli olmadığı sürece değiştirilmemesi. 3. Katılımcılara farklı zamanlarda toplantıyı hatırlatacak ve kendileri ile ilgili
kısımları gözden geçirmek için zaman ayırmalarını sağlayacak hatırlatmaların yapılması., örneğin toplantı davetiyesinin elektronik posta yoluyla gönderilmesi, gündemin dağıtılması, katılımcılara özel olarak kendileri ile ilgili hazırlıklı gelmeleri gerekecek gündem maddelerinin iletilmesi ya da yüz yüze konuşmalarda toplantının neden önemli olduğu gibi konulardan bahsedilmesi katılımcıların ilgisini ve dikkatini arttırmak açısından faydalı olabilmektedir (Emmitt ve Gorse, 2003).
2.2.1.4 Toplantı yönetimi
Toplantılar proje katılımcılarının proje ile ilgili konuları görüşmek üzere bir araya geldiği, direkt ve indirekt maliyeti yüksek organizayonlardır. Toplantıda bir araya gelen üst düzey proje katılımcılarının toplantı süresince harcadıkları zamanın verimli geçmesi oldukça önemlidir. Konunun dağılmaması, odak noktasının ve gündemin korunması için toplantıya başkanlık edecek bir katılımcı belirlenmelidir. Bu katılımcının görevi gündemi oluşturmak, oluşturduğu gündemi tüm katılımcılara toplantıdan önce dağıtmak, toplantıyı zamanında başlatıp zamanında sonlandırmak ve tutanakları katılımcılara zamanında dağıtmaktır. Bu görevi yerine getirecek katılımcının kim olduğu genellikle sözleşme dokümanlarında belirlenmiştir.
Toplantı sırasında her katılımcıya eşit söz hakkı tanınması, karışıklıkların önlenmesi ve anlaşmazlıkların çözülmesi toplantı başkanının görevidir. Toplantı başkanı toplantı sırasında alınan aksiyon kararlarının orada bulunan katılımcıları
ilgilendirdiğine ve toplantıya katılmamış bir katılımcıya aksiyon verilmediğine emin olmalıdır. Ayrıca aksiyonları özetlemek ve herkes tarafından aynı şekilde ve kapsamda anlaşıldığına emin olmak da toplantı başkanının sorumluluğundadır (Shears, 1996).
Toplantının daha verimli geçmesi için toplantı başkanının gözönünde bulundurması gereken konular şunlardır:
1. Toplantıya toplantının amacını ve toplantı katılımcılarının kısaca kimler olduğunu belirterek başlamak.
2. Henüz gelmeyen katılımcılar olsa dahi toplantıyı zamanında başlatmak ve zamanında tamamlanmasını sağlamak.
3. Katılımcıların ruh hallerinin toplantıyı etkilemesinin önüne geçmek, fazla sinirli katılımcıların ya da fazla baskın kişilerin kontrolünü sağlamak.
4. Gündeme bağlı kalmak, gündem maddelerinden sapma ya da varılmak istenen sonuçlardan uzaklaşma durumlarında konunun toparlanmasını sağlamak.
5. Öğle yemeği, kahve molası gibi önceden belirlenmiş aralara sadık kalmak. Bu araları zamanında başlatıp zamanında bitirerek vakit kayıplarının ve toplantının ciddiyetini kaybetmesinin önüne geçmek.
6. Toplantı sonunda gündem maddeleri ile ilgili alınan kararları özetlemek. 7. Gündemdeki her madde hakkında konuşulduğuna emin olmak ve her madde
ile ilgili bir karara varılmasını sağlamak. Mümkün olduğunca gündem konularının çözümünü bir sonraki toplantıya bırakmamak için özen göstermek.
8. Katılımcıları yorum yapmak, fikir belirtmek için desteklemek. Alınan kararda tüm katılımcıların hem fikir olduğundan ve kararı kabul ettiğinden emin olmak.
9. Hangi katılımcının hangi gündem maddesiyle ilgili aksiyonu olduğunu hatırlatmak.
Toplantı yönetimi insan ilişkilerinin iyi bir şekilde kurulmasını gerektirir. Bu nedenle toplantıya başkanlık eden kişi her toplantı sonrasında kendini değerlendirmeli ve yetersiz kaldığı durumları gözden geçirmelidir.
Diğer bir toplantı yönetimi aracı ise gerilimi azaltma yöntemidir. Katılımcılar arasında alınacak herhangi bir kararda fayda/zarar ilişkisinin katılımcılar açısından denk olmadığı durumlarda gerilim yükselir ve anlaşmazlıklar ortaya çıkmaya başlar. Bu durumda toplantı başkanı katılımcıları yatıştırmalı ve kararların öngörülen süre zarfında alınmasını sağlamalıdır (Ritz, 1993).
Toplantı süresi belirlenenden daha uzun sürdüğünde katılımcılar dikkatlerini kaybedebilir ve toplantıyı sonlandırmak isteyebilirler. Toplantı başkanı, gündem maddelerinde tartışılmamış çok küçük noktalar kaldıysa sadece onlar için yeni bir toplantı düzenlemek yerine katılımcıları ikna ederek toplantıyı biraz daha uzatmalı ve tüm gündem maddelerinin değerlendirilmiş olmasını sağlamalıdır (Ritz, 1993). 2.2.1.5 Tutanaklar
Tutanaklar, toplantılarda sözleşme taraflarının arasında geçen fikir alışverişinin, tartışmaların, alınan kararların ve üstlenilen sorumlulukların kaydının doğru bir şekilde tutulduğu dokümanlardır (Morgan, 2005). Toplantının konusu, gündem maddeleri ya da toplantı ortamı toplantıyı yöneten kişinin aynı zamanda toplantı tutanaklarını kaydetmesini zorlaştırabilir (PRM, 2005). Genellikle sözleşmelerde tutanaklar yüklenicinin sorumluluğunda olarak gözükse de, toplantının amacına ve kapsamına bağlı olarak başka bir ana katılımcı da bu görev için seçilebilir (Fradin, 2007).
Kelime kelime kayıt gerekli olmasa da görüşülen konunun özü, alınan kararlar, üstlenilen sorumluluklar belgelenmelidir. Başka katılımcılar tarafından hazırlanan toplantı tutanaklarının doğruluğu ve açıklığı dikkatle incelenmelidir. Toplantı tutanaklarının gerçekten konuşulanları yansıttığına ve hiçbirşeyin atlanmadığına emin olmak için iki kişinin not tutmasında ve notlar birleştirilerek tutanak hazırlanmasında fayda vardır (Morgan, 2005). Tutanaklar resmi belge niteliğinde olduğu için yanlış anlaşılmalara sebep olabilecek durumlar mutlaka düzeltilmelidir (Harmon ve Stephan, 2001).
Tutanaklarda verilebilecek bilgiler şunlardır (Emmitt ve Gorse, 2003): 1. Projenin adı
2. Toplantının türü
3. Toplantı numarası (Toplantı numarası çoğu durumda tutanak numarası yerine de geçtiği için belitilmesinde fayda vardır.)
4. Toplantı katılımcıları (Toplantı tutanaklarında katılımcılar temsil ettikleri firmalar ve telefon numaralarıyla listelenir. Fax numaraları ve elektronik posta adresleri de eklenebilir. Bu iş, örneği Şekil 2.4’te verilen toplantı katılımcıları kayıt listesi dolaştırılarak kolaylıkla yapılabilir. Geç katılım ve toplantıdan erken ayrılma durumları not edilmelidir.)
5. Hangi katılımcının hangi aksiyondan sorumlu olduğu ve ne zaman tamamlaması gerektiği (Ashworth, 2005)
6. Gelecek toplantının tarihi (Periyodik olarak yapılan bir toplantı değilse gelecek toplantı tarihin daha sonra belirleneceği not olarak düşülebilir.) 7. Toplantı tutanaklarının hangi katılımcı tarafından hazırlandığı, kimlere ve ne
zaman dağıtıldığı (Franks, 1991).
Toplantı tutanakları toplantının tamamlanmasından en geç 24 saat sonra yayınlanmalıdır (Ashworth, 2005). Tutanaklar gündemi takip etmeli ve her katılımcının yapması gereken işi kolaylıkla ayırdedebilmesini sağlayan bir formatta olmalıdır (Fradin, 2007). Tutanaklarda maddelerin yazıldığı satırların karşısına alınan kararlar ve aksiyonlarla ilgili Şekil 2.5 ve 2.6’da verilen örneklerdeki gibi bir bölüm açılarak aksiyonu hangi tarafın aldığı ve ne zamana kadar tamamlaması gerektiğinin yazılması toplantıda alınan kararların takip edilmesini kolaylaştıracaktır. Tutanaklar, aksiyonları listelemenin yanı sıra toplantıda alınan kararların kayıtlarının tutulduğu dokümanlardır ve proje kaydı olarak proje dosyasına eklenmelerinde fayda vardır (Ritz, 1993).
Şekil 2.6: CSI tarafından yayınlanan toplantı tutanak formu. 2.2.2 Toplantı türleri
İnşaat sektöründe toplantılar önemli rol oynar. Tasarım ve yapım sürecinde amaçları ve katılımcıları birbirinden farklı bir çok toplantı organize edilir (Emmitt ve Gorse,
2007). Yapım öncesi toplantılarından iş bitim toplantılarına kadar düzenlenen farklı işlevlerdeki toplantıların düzenlenme aralıkları da projenin büyüklüğüne, proje teslim sistemine ve projenin kapsamına bağlı olarak değişebilmektedir. Yapım süresince sadece bir kere düzenlenen toplantılar olabileceği gibi düzenli aralıklarla yapılan toplantılar da bulunmaktadır (PRM, 2005).
CSI Project Resource Manual’a göre bir inşaat projesinde düzenlenebilecek olan toplantı tipleri şu başlıklar altında toplanabilmektedir:
• Yapım öncesi toplantıları Prosedür toplantıları Mobilizasyon toplantıları
Altyapı tesisleri koordinasyon toplantıları • Yapım süreci toplantıları
• Yüklenici/altyüklenici toplantıları • İmalat kurulum öncesi toplantıları • İş bitimi toplantıları
• Diğer inşaat faaliyetlerine yönelik toplantılar 2.2.2.1 Yapım öncesi toplantısı
Proje taraflarının sözleşmenin imzalanmasıyla kesinlik kazanmasının ardından yapım öncesi toplantısı düzenlenir. Bu toplantının amacı proje katılımcılarının etkin bir şekilde iletişiminin ve koordinasyonunun nasıl sağlanacağını tartışmak ve proje katılımcılarının birbirlerini tanımalarını sağlamaktır (PRM, 2005).
Yapım öncesi toplantısının çoğu durumda bir kere düzenlenmesi yeterliyken, karmaşık ve çok yüklenicili projelerde daha fazla toplantı yapmak gerekebilmektedir. Toplantıya mal sahibi, yapım yöneticisi, her yüklenicinin ve altyüklenicilerin proje yöneticileri katılır. Projenin kapsamına ve büyüklüğüne göre toplantı katılımcılarının sayısı artabilmektedir.
Yapım öncesi toplantıların gündeminde genellikle aşağıdaki maddeler bulunur:
1. Tüm proje katılımcılarının tanıştırılması ve sorumluluklarının gözden geçirilmesi.
3. Risklerin neler olduğu ve etkilerinin hangi yollarla azaltılabileceğinin değerlendirilmesi (Taylor, 2006).
4. Sözleşmenin gözden geçirilmesi ve tarafların sözleşmelerde belirtilen sorumluluklarını hatırlamalarının sağlanması.
5. Ön iş programının değerlendirilmesi ve bu programa göre dikkat edilmesi gereken ya da uyulması zor olan kısımların gözden geçirilmesi.
6. Projede ulaşılmak istenen amacın gözden geçirilmesi (Taylor, 2006).
7. Mal sahibinin saha ile ilgili kısıtlamalarının gözdem geçirilmesi (trafik, gürültü, çalışma saatleri gibi) (Mincks ve Johnston, 2003).
8. Doküman kontrolü, toplantı organizasyonu, teslimler, günlük raporlama, onay süreçleri gibi konuların idaresinin nasıl yapılacağının netleştirilmesi (Klinger ve Susong, 2006).
9. Yüklenicinin mobilizasyon için ayıracağı zaman diliminin belirlenmesi ve yüklenicinin uyması gereken iş güvenliği kurallarının netleştirilmesi (Morgan, 2005).
Yapım öncesi toplantıları çoğunlukla mal sahibinin temsilcisi tarafından organize edilir ve yönetilirler. Toplantı sonrasında tutanakları hazırlamak ve mal sahibinin onayına sunmak da mal sahibinin temsilcisinin sorumluluğundadır. Mal sahibi tarafından onaylanan tutanak mal sahibinin temsilcisi tarafından katılımcılara ve gündem ile doğrudan ilgisi bulunan taraflara yayınlanır (Klinger ve Susong, 2006). Yapım öncesi toplantıları, prosedür, saha mobilizasyon ve altyapı tesisleri koordinasyon toplantılarını içerebilmektedir.
• Prosedür Toplantıları
Yapım başlamadan önce yapılan toplantılardır. Çoğunlukla yapım öncesi toplantılar olarak ifade edilirler. Bu toplantılar yapım aşamasının tamamında istenen tutum ve yönetimin sağlanması açısından önemlidir. Prosedür toplantılarının amacı aşağıdaki konuları gözden geçirmek ve açığa kavuşturmaktır:
1. Sözleşmelerde tarafları temsil edecek bireylerin kimler olduğunun belirlenmesi.
2. Değişiklik kararlarını imzalayacak ve bağlayıcı kararlar alacak sözleşmesel yetkiye sahip bireylerin belirlenmesi.
3. Tarafların sözleşme sorumluluklarının gözden geçirilmesi.
4. İletişim metodu olarak hangi amaçlarla hangi aracın kullanılacağının belirlenmesi.
5. Proje katılımcılarının ve çalışanlarının görevleri. 6. Sözleşme dokümanlarının dağıtılması.
7. Alt yüklenici, malzeme, ekipman ve diğer ürünler listesi için teslimat koşullarının gözden geçirilmesi.
8. Hakediş başvuruları, hakediş ödemeleri, ölçüm ve ödeme prosedürlerinin gözden geçirilmesi.
9. Ek talimalatlar, saha işleri, değişiklik talepleri, teklif istekleri gibi konuları içeren sözleşme değişiklik prosedürlerinin değerlendirilmesi. 10. Ön iş programı, yapım evresi iş programı ve yüklenici teslim belgeleri
programının belirlenmesi.
11. Kritik sorunların değerlendirilmesi ve çözüm yolları bulunması.
12. Uzun süreli işler ve bu işlerin kritik tarihlerle olan ilişkilerinin gözden geçirilmesi, gerekli durumlarda önlem alınması.
13. Sözleşme dokümanlarının açıklama isteği prosedürlerinin belirlenmesi. 14. Uygulama çizimleri, ürün bilgileri ve numunelerinin teslim prosedürleri. 15. Kalite kontrol, kalite güvence ve bilgilendirici teslim koşulları.
16. İş bitimi yüklenici teslim belgeleri şartları.
17. Ürün seçenekleri ve kabul edilen ikameleri, ve bunlarla ilgili temel kuralların ve prosedürlerin açıklanması.
18. İşin test ve inceleme için hazır olduğunu zamanında haber vermeyi de içeren, test ve inceleme prosedürlerinin belirlenmesi.
19. İnceleme servisi ya da laboratuarının sorumlulukları, sınırlamaları ve raporların dağıtımı konularının açıklanması.
20. Dokümanların kayıt prosedürlerinin belirlenmesi ve tüm katılımcılar tarafından uyulmasının sağlanması.
21. Periyodik olarak yapılması düşünülen ya da önceden tarihinin belirlenmesi gereken toplantıların planlamasının yapılması.
22. İşin başlama ve bitiş tarihleri ile ilgili konuların netleştirilmesi.
Prosedürle ilgili toplantılar genellikle mal sahibi, yüklenici ve mimar/mühendise ek olarak, yapım aşamasıyla ilgili, danışmanlar, test ajansları, yüklenicinin proje yöneticisi, kontrolör ya da ustabaşı gibi destek personeli de içermektedir (PRM, 2005).
• Saha Mobilizasyon Toplantısı
Bazı projelerde, saha mobilizasyon toplantısı yapım öncesi toplantısından ayrı olarak düzenlenmektedir. Genellikle sahada gerçekleşen bu toplantılarda tarafların saha kullanımıyla ilgili konulara değilir. Projede yeniden biçimlendirme, yenileme, değişim ya da varolan tesise ek ve komşu tesisler gibi dikkate alınması gereken hususlar varsa bunların tartışılması için saha mobilizasyon toplantısı yapılması yerinde bir karar olacaktır. Mal sahibinin ya da kiracıların var olan tesisi kullanmak istiyor olmaları ya da yapımdan etkilenecek alanı kullanmaya devam etmeleri, bu alanlara erişim ve kamu tarafından kullanım koşulları gibi kritik konuların görüşülmesini zorunlu kılabilir. Saha mobilizasyon toplantılarında genellikle görüşülen konular şunlardır (PRM, 2005):
1. Şantiye girişleri, park sınırlanmaları ve güveliği de içeren yapım giriş ve çıkış yerleri,
2. Çevresel emniyet ve önlemler,
3. Yüklenici ve altyüklenicilerin saha ofisleri ve römorkleri için malzeme depolama ve yerleştirme alanları,
4. Keşif ve iş planını da içeren veri ve ölçütlerin tanımlanması,
5. Bina ve alana giriş, asansörlerin kullanımı, yangın çıkışlarının bakımını da içeren, yüklenici ve mal sahibi tarafından sahanın ve varolan tesislerin kullanımı. Kamu altyapı projeleri için, trafik kontrolü, geçici yol ve bariyerleri de içerebilmektdir.
6. Tamamlanmış işin, yapım evresi süresince, mal sahibi, kiracıları ve kamu tarafından kısmen kullanımı ve işgalini de içeren kullanım ve işgaller, ve bunlarla ilişkili sigorta koşullarının koordinasyonu,
7. İş alanlarının ayrımı, bariyerler ve toz kontrolü,
8. Trafik kontrolü, temizlik, çöp atılması ve kar kaldırılmasını da içeren saha bakımı,
9. Ses kontrolü koşullarını içeren çalışma saatleri,
10. Varolan malzeme ve ekipmanların bulundukları yerde korunması, 11. Proje evreleme ve sıralama.
Saha mobilizasyon toplantıları çoğunlukla yüklenici, alt yükleniciler ve onların saha kullanımına odaklanırken, yapım öncesi toplantılar çoğunlukla yüklenici proje yönetimi ve yapım sözleşme yönetimi prosedürlerine odaklanırlar (PRM, 2005). • Altyapı tesisleri koordinasyon toplantısı
İnşaat projeleri kapsamları gereği birçok altyapı tesisi içermektedir. Bu tesislerinin neredeyse herbirinin birbiriyle ve projedeki binalarla ilişki içinde olduğu gözönünde bulundurulduğunda sistemin doğru çalışması için koordinasyon konularının görüşüleceği bir altyapı tesisleri koordinasyon toplantısı yapılması önem kazanmaktadır. Çoğunlukla yapım öncesi toplantılardan kısa bir süre sonra düzenlenen bu toplantıların başlıca katılımcıları malsahibi, mimar/mühendis, yüklenici ve projeye altyapı hizmeti veren servis sağlayıcılarının temsilcileridir. Diğer toplantılarda olduğu gibi, katılımcıların toplantıya altyapı tesisi sorunlarıyla ilgili hazırlanarak gelebilmeleri için, detaylı bir toplantı gündemi katılımcılara zamanında dağıtılmalıdır.
Altyapı tesisleri toplantısında ele alınabilecek konular şunlardır: 1. Altyapı çalışmaları için en uygun zamanın belirlenmesi.
2. Eşzamanlı gerçekleşecek işlerin diğer altyapı tesisleriyle olan ilişkisinin tanımlanması.
3. Altyapı çalışmalarının ne kadar süreceğinin belirlenmesi.
5. Mobilize olmak için her tesis sağlayıcının ne kadar teslim süresine ihtiyaç duyacağının belirlenmesi.
6. Tanımlanmamış ilgili başka maliyetler varsa onların tanımlanması ve bu konuyla ilgili kabullerin yapılması.
7. Altyapı tesisleri işlerinin kimler tarafından yapılacağının belirlenmesi 8. Özel kontrol koşullarının tanımlanması.
2.2.2.2 Yapım süreci toplantıları
Projenin büyüklüğüne ve kapsamına göre, inşaat süresince günlük, haftalık, aylık periyodlarda olmak üzere ya da özel amaçlarla birçok yapım süreci toplantıları düzenlenir. Bu toplantılar, hakediş başvurularının ve ödemelerinin, işin tamamlanma yüzdelerinin, mal sahibi ve tasarımcıların öngörü ve uyarılarının tartışılması ve değerlendirilmesi açısından katılımcılar için iyi bir ortam oluşturmaktadır (Poage, 2000). Kısacası, yapım süreci toplantıları işin ilerleyişinin gözden geçirildiği, idare ve koordinasyon sorunlarının karara bağlandığı, yapım işinde yer alan tüm katılımcıları ilgilendiren toplantılardır (Ashworth, 2005). Çoğunlukla mal sahibinin temsilcisi tarafından organize edilen yapım süreci toplantılarının gündemi, idaresi ve tutanak yayını da mal sahibinin temsilcisi tarafından yapılmaktadır. (Klinger ve Susong, 2006).
Yapım süreci toplantıları genellikle yüklenicinin aylık hakediş talebinde bulunmasından sonra gerçekleştirilir ve hakediş başvurusu da bu toplantılarda gözden geçirilir. Yapım süreci toplantılarının katılımcıları genellikle şunlardır (PRM, 2005):
1. Malsahibi
2. Yapım yöneticisi 3. Tasarım-yapımcı 4. Mimar/mühendis
5. Mimar/mühendisin danışmanları, gündeme uygunsa 6. Yüklenicinin proje yöneticisi
8. Alt yükleniciler, gündeme uygunsa 9. Tedarikçiler, gündeme uygunsa
10. Test ve denetleme servisleri, gündeme uygunsa
Gündem, genellikle yapım süreci için uygun olan aşağıdaki konuların çoğunu içermektedir (PRM, 2005):
1. Önceki toplantı tutanaklarının gözden geçirilmesi.
2. Tutanaklara yapılacak itirazların değerlendirilmesi ve tutanakların onaylanması.
3. Toplantı gündemine yapılacak itiraz, değişiklik talebi ya da ek maddeler konulması gibi isteklerin değerlendirilmesi.
4. Önceki toplantıdan beri devam eden, tamamlanan ve başlayacak olan iş kalemlerinin durumu, iş programının incelenmesi ve varsa gecikmelerin tespit edilmesi, iş programının revize edilmesi ve onaylanması gibi konular.
5. İş programına göre kritik hat üzerinde görülen aktiviteler ve varsa öngörülen gecikmeler ve sorunlar ile ilgili çözüm yolları bulunması.
6. Yapım aşaması programı ve bu programı değiştirebilecek maddelerin gözden geçirilmesi.
7. Saha dışında üretilen ve teslim süreleri uzun olan malzemelerin temin programının gözden geçirilmesi.
8. Yüklenici teslim belgeleri ile ilgili teslim programının gözden geçirilmesi. 9. Farklı ekiplerin iş programlarının koordinasyonunun yapılması.
10. Malzeme ve ekipmanlar ile ilgili sorunlar varsa belirlenmesi ve gözden geçirilmesi.
11. Teslim isteklerinin açıklanması.
12. Sözleşmede belirtilen malzemeler yerine kullanılabilecek ikameler ile ilgili konuların görüşülmesi ve kabullerin yapılması.
13. Sipariş durumunun gözden geçirilmesi. 14. Dağıtım konularının açığa kavuşturulması.
15. Saha içi ve dışında, malzeme ve ekipmanların depolanması ve korunması. 16. Biten veya devam eden imalatların bakım prosedürlerinin açıklanması. 17. Eksikliklerin belirlenmesi ve tamamlanma yöntemlerine karar verilmesi. 18. Varsa işteki düzeltme ve yeniden yapım isteklerinin gözden geçirilmesi ve
karara bağlanması.
19. Saha izlenimleri, problemler ve anlaşmazlıklar konularının gözden geçirilmesi.
20. Yorum istekleri.
21. Yüklenicinin hakediş raporunun gözden geçirilmesi ve hakediş ödemeleri ile ilgili konuların görüşülmesi.
22. Bitiş yüzdesi ile ilgili konuların görüşülmesi.
23. Kesilen cezalar ile ilgili görüşülmek istenilen konular varsa görüşülmesi. 24. Depolanmış malzemeler.
25. İşte yapılması gereken değişiklik ve modifikasyonların görüşülmesi ve prosedürün nasıl işleyeceğinin belirlenmesi.
26. Varsa ek talimatlar ya da saha kuralları konusunun açıklanması ve her katılımcı için durumun netleşmesinin sağlanması.
27. Teklif isteklerinin durumu, ne zaman değerlendirileceği ve karara bağlanacağının belirlenmesi.
28. Karara bağlanmamış değişikliklerin görüşülmesi, bu değişikliklerin programa etkilerinin neler olacağının tartışılması ve tarafların bu değişiklikler ile ilgili sorumluluklarının belirlenmesi.
29. Karara bağlanmamış hak talepleri ve anlaşmazlıklar hakkında görüş alışverişi yapılması ve bu konuların karar bağlanması.
30. Kayıt dokümanları ve bu dokümanların depolanmasının kimin sorumluluğunda olduğunun ve nasıl yapılacağının belirlenmesi.
31. Görevlerin kararlaştırılması. 32. Diğer yeni konular.
2.2.2.3 Yüklenici/altyüklenici toplantıları
Yüklenici/altyüklenici toplantıları, ana yüklenici ve altyükleniciler arasındaki koordinasyona değinir. Bu toplantıların gündeminde genellikle şu maddeler bulunur (Poage, 2000; PRM, 2005):
1. İş programı ve aşamaları. İşin ilerleyişiyle ilgili durum değerlendirmesi yapılması ve gerekli görülürse alınması gereken önlemlerin belirlenmesi 2. Farklı altyüklenicilerin imalatlarının başlangıç ve bitiş tarihleri. İmalatların
koordinasyonun sağlanması ve sürecin doğru işlemesi için birbirini takip etmesi gereken imalatların başlangıç ve bitiş tarihlerinin değerlendirilmesi. 3. Hakediş başvuruları ve değerlendirmeleri. Hakediş ile ilgili ölçümlerin ve
yapılan ödemelerin gözden geçirilmesi.
4. Varsa yorum isteklerinin ve soruların cevaplanması.
5. Sözleşmelerle ilgili modifikasyon isteklerinin değerlendirilmesi ve karara bağlanması.
Yüklenci/altyüklenici toplantıları yapım süreci toplantıları ile birleştirilebilirler ya da ayrı toplantılar olarak düzenlenebilirler. Yüklenici ve altyüklenicilerin görüşmek istedikleri gündem maddeleri içerik olarak ayrı bir toplantı yapılması için yeterliyle, bu toplantıların yapım süreci toplantılarından ayrı düzenlenmeleri daha etkili olacaktır. Sadece yüklenici ve altyüklenicileri ilgilendiren koordinasyon konularının konuşulması yapım süreci toplantılarının verimi azaltacağı için bu konuları görüşmek üzere yüklenici/altyüklenici toplantıları düzenlemekte fayda vardır.
Genellikle yüklenici/altyüklenici toplantılarına katılan bazı katılımcılar şunlardır: 1. Yüklenicinin proje yöneticisi
2. Yüklenicinin proje denetmeni ya da ustabaşı 3. Altyüklenicinin proje yöneticileri
4. Altyüklenicinin denetmeni ya da ustabaşı 5. İmalatçının temsilcileri, gündeme uygunsa 6. Mal sahibi
