Günümüz şartlarında işletmelerin rakiplerinden bir adım daha önde olmaları ve sürekliliklerini sağlayabilmeleri için yöneticilerin verecekleri kararlar önem arz
21
etmektedir. Yönetim bilişim sistemleri karar verme noktasında yöneticilere önemli derecede yardımcı olmaktadır. Teknolojik gelişmeler ile de işletmelerde yönetim bilişim sistemleri geniş bir uygulama alanına sahip olmaktadır.
Genel anlamda işletmelerde yönetim bilişim sistemlerinin 3 ana rolü vardır (O’Brien, Marakas, 2007:9). Bunlar;
• İşletme süreçlerini ve operasyonlarını desteklemek.
• Yöneticilerin ve çalışanların kararlarını desteklemek.
• Rekabette avantaj elde edebilmek için geliştirilen stratejileri desteklemek.
İşletmelerde insan kaynağından sonra gelen ikinci kaynak bilgidir. Karar vericilerin pazardaki rekabetçi pozisyonlarını geliştirmek için kullandıkları en önemli kaynak uygun ve doğru bilgidir. Gelişen özellikli bilgi sistemleri ile işletmedeki insan gücü, makineler, materyaller, para gibi kaynakların her biri yönetilir. Personel bilgi sistemi ile insan gücü kaynağına, lojistik bilgi sistemi ile makinelere, üretim bilgi sistemi ile üretime ilişkin kaynaklara ve finansal bilgi sistemi ile para kaynağına ilişkin karar vericilere bilgi sağlayarak bu kaynakların daha etkili ve verimli kullanılmasına olanak sağlar (Bidgoli, 1999:27-28).
Yönetim bilişim sistemlerinin işletme için faydalarını da şu şekilde sıralayabiliriz (Sarıhan, 1998:202-203).
• İşletme içerisindeki verimliliği arttırır.
• Müşterilere daha hızlı ve daha iyi bir hizmet sunabilme imkânı yaratır. • Bilgiye dayalı yeni ürün yaratma ve mevcut ürünleri geliştirmede yardımcı olur. Bilgi temelli ürünler üreten ya da bilgiyi pazarlayan işletmelerde yönetim bilişim sistemlerinin önemi her geçen gün daha da artmaktadır.
22
• Rekabette üstünlüğü sağlar. Bilginin en önemli rekabet unsuru haline geldiği günümüzde, bilgiyi en iyi şekilde işleyip daha sonra üretime dönüştüren işletmeler rakiplerine daha üstün konuma gelmektedirler.
• Pazardaki yeni fırsatlardan yararlanma imkânı sağlar.
• Yöneticiler ile çalışanlar arasındaki iletişim kopukluğunu giderir. Küçük işletmelerde sorunlara çözüm bulmak amacıyla yüz yüze iletişim kurmak, yapılan çalışmaları değerlendirmek mümkün olsa da büyük işletmelerde bu pek mümkün olmamaktadır. Böyle bir kopukluğun olması hem yönetici açısından, hem de çalışanların verimliliği açısından olumsuz bir etki yaratacaktır. Yönetim bilişim sistemleri ile bu kopukluk olabildiğince giderilmekte, işletme performansı artmaktadır.
• Yönetim bilişim sistemleri ile işletmeler hem zaman, hem emek tasarrufu sağlamaktadırlar.
Yönetim bilişim sistemleri, yukarıda sıralanan bu katkıları kurumlarda farklı bölümlerdeki farklı amaçlara hizmet ederek yerine getirir. Hizmet ettiği bölümler bazında yönetim bilişim sistemlerinin elemanları ise aşağıda yer almaktadır.
1.10. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİNİN ELEMANLARI
Yönetim bilişim sistemleri, işletmelerin uygulamalarında birçok değişiklik meydana getirmiştir. Bu değişikliklere bağlı olarak da ortaya çıkan yeni istekler işletmelerin bilgi gereksinimlerinin de çeşitlenmesini sağlamıştır. Bilgi gereksinimlerinde meydana gelen çeşitlilik, bilgi sistemlerinin de çeşitlenmesi zorunluluğunun doğurmuştur. İşletme içerisindeki her birimin kendine özel gereksinimleri ve bu gereksinimleri karşılayacak özellikte bilişim sistemleri olmak zorundadır. Uygulama alanlarına ve sorumluluk düzeylerine göre sınıflandırılan bu sistemler maliyetleri azaltmak, ürün ve hizmet kalitesinin artırılması, verilecek kararların daha doğru kararlarla desteklenmesini sağlamaktadır. Aslında işletmelerin kullanmış oldukları bilişim sistemlerini sınıflandırmanın bir zorunluluğu yoktur. Çünkü işletmelerde asıl olan bilgi sistemlerinin gereksinimleri karşılıyor olabilmesidir. Ancak bilgi sistemlerinin çeşitli sınıflara ayrılması özellikle birbirleri ile ilişkilerini anlamak acısından önemlidir (Aktan ve Vural, 2005:137)
23
Bu kapsamda düşünüldüğünde yönetim bilişim sistemleri aşağıdaki gibi belirli kategorilere ayrılmıştır.
• Atomik İş İşleme Sistemleri (Transaction Processing Systems) • Yönetim Raporlama Sistemleri (Management Reporting Systems) • Karar Destek Sistemleri ( Decision Support Systems)
• İletişim Destek Sistemleri (Communication Support Systems) • Yönetici Destek Sistemleri (Executive Support Systems) • Uzman Bilgi İş Sistemleri ( Knowledge Work Systems) • Ofis Otomasyon Sistemi (Office Automation Systems)
24
Tablo-1: Yönetim Bilişim Sistemi Elemanları
Sistemin Tipi Bilgi Girişi İşleme Bilgi Çıkışları Kullanıcılar
Atomik İş İşleme Sistemleri (TPS) Atomik işler, olaylar Sıralama, listeme, kaynaştırma, güncelleme Ayrıntılı raporlar, listeler, özetler Operasyon personeli, denetçiler Yönetim Raporlama Sistemleri (MRS)
Özet Atomik iş verisi, yüksek hacimde veri, basit modeller
Rutin raporlar, basit modeller, düşük düzeyli analiz
Özet ve raporlar Orta düzey
yöneticiler Karar Destek Sistemleri (DSS) Düşük hacimde veri, analitik modeller Karşılıklı etkileşim, simülasyonlar, analiz Özel raporlar, karar analizleri, sorgulara cevaplar üretmek Profesyoneller, Personel yöneticileri İletişim Destek Sistemleri (CSS) Belgeler, bilgi
tabanı İletişim, sunum
Kelime işlemci, elektronik konferans Büro çalışanları Yönetici Destek Sistemleri (ESS) Veri toplamak. (içsel ve dışsal) Grafikler, simülasyonlar, karşılıklı etkileşim Projeksiyonlar, sorgulara cevaplar üretmek Tepe Yöneticiler Uzman Bilgi İş Sistemleri (KWS) Tasarım spesifikasyonları, bilgi tabanı Modelleme, simülasyon Modeller, grafikler Profesyoneller, teknik personel Ofis Otomasyon Sistemleri (OAS) Belgeler, çizelgeler Belge, yönetim, çizelge, iletişim Belgeler, çizelge,
posta Büro çalışanları
Kaynak: Laudon ve Laudon, 1995:246
1.10.1. Atomik İş İşleme Sistemleri (Transaction Processing Systems-TPS) İşletmenin işlemsel seviyesine servis veren sistemdir. TPS işlerin yönetilmesi için günlük işlemlerin kayıtlarını tutan bilgisayarlarla donatılmış sistemlerdir. Örneğin, bordro işlemleri, personellere ait tüm bilgilerin kayıtlarının tutulması, satışların sipariş girişleri, otel rezervasyon işlemleri buna örnek olarak verilebilir (Özcan, 2006:49-50).
Operasyonel seviyede yapılacak işlemler, kaynaklar ve hedefler önceden belirlenmiştir ve yapısaldır. Operasyonel seviyede çalışan bazı işlemsel bilgi
25
sistemleri, yeri geldiğinde işletmeler için o kadar önemli olabilir ki sistemdeki en ufak bir aksaklık, hem işletmenin kendisine hem de ilişkide olduğu diğer işletmelere oldukça fazla zarar verebilir (Laudon ve Laudon, 2000:40).
TPS; karar vericilere işletme içerinde sistemin işleyişi ve genel durumu hakkında bilgi verdiği gibi dış çevre ile ilgili olarak da bilgi verir.
1.10.2. Yönetim Raporlama Sistemleri (Management Reporting Systems- MRS)
Yönetim raporlama sistemleri, düzenli ve önceden belirlenmiş raporları veritabanından sağlayan bir sistemdir (Haag, Cummings ve Dawkins, 1998: 52). MRS düzenli, özet ve istisnai olarak sağlamış olduğu raporlar ile planlama, kontrol ve karar verme işlevlerine hizmet eden bir sistemdir. (Jaiswal ve Mital, 2004: 12):
MRS, işlerin yönetilmesine destek olmak amacıyla rapor hazırlar. Yönetim raporlama sisteminin hazırlamış olduğu raporlar günlük raporlardan ziyade operasyonlardaki kaynakların yönetimini ilgilendirir. Bu kaynaklar işçileri, parayı, malzemeyi, ekipmanları vb.leri içerir (Karahoca ve Karahoca, 1998:28).
MRS üç çeşit rapor sağlar. Bunlar: detaylı raporlar, özet raporlar ve istisnai raporlardır. Detaylı raporlar, bölümlerin operasyonlarını günlük olarak izlemelerinde yöneticilere bilgi sağlar. Özet raporlar, zaman, personel, ürünler, satışlar, bazı etkinliklere ait toplamlar, ortalamalar, maksimumlar, minimumlar ve bunlara benzer istatistikî verileri gösterirler (Gordon, Gordon 1996:325- 327). İstisnai raporlar ise aşırı bilgi yüklenmesini engellemenin bir başka aracıdır. Bu raporlar önceden belirlenmemiş “sınırlar-dışı” koşulların meydana gelmesi durumunda oluşturulur ve sadece bu koşullara ilişkin bilgiler içerir (Zwass, 1992:90).
TPS, bir işletmenin bayilerinin günlük satış siparişlerini kayıt altına alınmasında ve sipariş listelerinin yazılmasında kullanılır. MRS ise her bir bayinin performansının ölçülmesi ya da raporlanması için kullanılır. Bu sistem sayesinde her bir bayi tarafından yapılan satışların sayılarını ve bedellerinin izlenmesini ve bayi etkinliği hakkında düzenli raporların hazırlanmasını sağlar.
26
1.10.3. Karar Destek Sistemleri ( Decision Support Systems-DSS)
En genel anlamıyla Karar Destek Sistemleri, yönetici konumundaki kişilerin karar vermelerinde yardımcı olan sistemlerdir. Diğer bir ifade ile DSS, verilmesi gereken kararlara ilişkin veriyi daha iyi çözümleyerek daha etkin karar alma, alternatifler belirleme ve değerlendirme işlevlerinde destek sağlayan ve verilecek kararlardaki hata oranını en aza indiren sistemlerdir (Öz ve Alp, 2010:12).
DSS; donanım, yazılım, veri, matematiksel ve istatistikî modeller ve insan unsurunu da içine alan bilgisayar destekli bir yönetim bilişim sistemidir. İşletmedeki herhangi bir karar vericiye yardımcı olmak için tasarlanmış olan bu sistemler, yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış sorunlara ilişkin kararlar üzerinde odaklanmaktadır (Bidgoli, 1999:368).
Yönetim bilişim sistemi, daha çok değişik karar durumları için ihtiyaç olan bilgiyi sağlamakta, DSS ise verilecek kararlara yönelik farklı alternatifleri üretmeye yönelik olarak tasarlanmıştır. Bu sistemler karar vericilere tanımlanmış, süzülmüş ve özetlenmiş veri ve bilgiler sağlamaktadır. Bankacılık sektöründe finansal planlama, fon yönetimi, bütçelerne ve buna benzer konularda DSS uygulamalarına rastlanmaktadır (Parasız, 2007:351).
1.10.4. İletişim Destek Sistemleri (Communication Support Systems-CSS) İletişim destek sistemleri işletme içerisindeki insanlar arasında iletişim sağlamak amacıyla bilgisayarlardan yararlanır. Sistem, işletme içerisindeki iletişimde haberleşmenin tüm çeşidiyle birbirine bağlanmış olan insanlar tarafından kullanılır. İletişim destek sistemleri, tek başına basit bir sistem değildir, diğer sistemler gibi genellikle bilgisayarlarla bir bütünlük içerisinde çalışmaktadır (Parker ve Case, 1993:516). Elektronik konferans, e-posta, masa üstü ilanları, grafikler ve bunlara benzer sistemler şeklinde kullanılmaktadırlar.
1.10.5. Yönetici Destek Sistemleri (Executive Support Systems-ESS)
Yönetici destek sistemleri, işletmenin karar veren kademesinde kararların verilmesini, gelişmiş grafikler ve iletişim sayesinde belirlemeyi amaç edinmiş bilişim
27
sistemleridir. Bu sistemler belirli bir uygulama ya da herhangi bir yetenek sağlamaktan ziyade, hesaplama ve iletişim ortamı oluştururlar (Gökçen, 2005: 69).
Yönetici destek sistemleri, MRS, DSS ve diğer kaynaklardan sağlamış olduğu bilgiyi yöneticilerin bilgi ihtiyaçları doğrultusunda uyarlamaktadır (O’Brien ve Marakas, 2007:15). ESS çok miktardaki verilerin analiz edilmesi, izlenmesi, özetlenmesi ve dağıtılmasına yardımcı olan diğer sistemlerle birlikte çalışır. ESS, yöneticilerin bu verilere hızlı, etkili ve güvenli bir biçimde erişmelerine yardımcı olmak için, renkli grafikler, dokunma duyarlı ekranlar, sesli komutlar ve doğal dil arayüzü gibi araçlar ve tekniklerden yararlanır (Gupta, 2000:279).
Bu sistemlerin önemli karakteristikleri ise şunlardır (Jaiswal ve Mital, 2004: 13):
• Tepe yöneticilerine hizmet eder.
• Öncelikle son kullanıcılar ile bilişim sistemi uzmanlarından yardım alınarak tasarımlanmıştır.
• Çizgesel yönelimleri gösterir.
• İşletme içi veri akışını (gelirler, giderler vb.) kullandığı kadar işletme dışı veri akışını da (ekonomi, rakipler, endüstri hakkında bilgi) kullanır.
• Hızla değişen, dinamik ve yapılandırılmamış kararların alınmasında kullanılır.
• Analitik olarak gelişmiştir, modeller, algoritmalar vb. içerir. • İleriye yöneliktir.
• Esnek, uyarlanabilen ve genişleyebilen bir sistemdir. • Kullanışlı ara yüz sağlar.
• Veri analizi için kullanışlı metotlar sunar.
• Yönetimsel karar vermeye yardımcı olur ve destekler.
1.10.6. Uzman Bilgi İş Sistemleri (Knowledge Work Systems-KWS)
Uzman bilgi iş sistemleri, belirli bir sorunun çözümünde, uzmanların bilgisini ve çıkartım sürecini taklit etmeyi amaçlayan danışman programlardır. Uzman sistemlerin oluşturulması sırasında tanımlama, kavramsallaştırma, yazılım, test etme
28
ve değerlendirme gibi aşamalar mevcuttur. Bu sistemin çalışma mantığı bir problemin, sistem tarafından belleğindeki veri tabanını doğru sonuca ulaşıncaya kadar tarayarak analiz edip sonuca varmasıdır. Uzman sistemlerin başlıca amacı, yöneticiler için farklı alanlardaki uzmanların deneyimlerini ve bilgilerini işe yarar hale getirmektir. Bugün özellikle mali analiz, denetim, vergileme teknikleri vb. alanlarda kullanılan özel programlardır (Sevim ve Öncel, 1999:56).
İşletmelerdeki kimi bireysel kararların işletmenin genelini etkilemesi nedeniyle bu kararların alanında uzmanlaşmış kişiler tarafından verilmesi gerekmektedir. Bu tür kararlar; geleneksel programlamaya uygun olmayan kararlardır. Bu bağlamda bu tür kararların çözümleri belirli yöntemlere dayanmayıp bir defaya mahsustur, karmaşık yapıdadır ve risk taşımaktadırlar. Bu tür üst yönetim kararları, bilgi sistemlerinde önemli gelişmelerden biri olarak kabul edilen uzman sistemlerden yararlanılarak alınmaktadır (Bilginoğlu, 1993:11).
Yöneticiler bilgi sistemlerinin etkisiz ya da yetersiz çalıştığı durumlarda, karşılaştığı herhangi bir sorun hakkında uzmanlara başvurarak, sorun hakkında ayrıntılı bilgi elde etmektedir. Ancak bu şekilde sağlanan çözümün hem maliyeti hem de harcanan zamanı; problemlerin boyutu ve çözüm önerisinin sayısı arttıkça artmaktadır. İşte bu yüzden de işletmeler bilgisayar destekli uzman bilgi sistemleri kurmaya yönelmişlerdir (Aktan ve Vural, 2005:160).
Genel olarak uzman bilgi sistemlerini sağladıkları yararları dört başlık altında toplayabiliriz (Şahin, 2000:134).
• Alınan kararların doğruluğunu ve güvenilirliğini artırmak.
• Karar sürecine hız kazandırarak, yöneticilerin zamanında karar almasını sağlamak.
• Uzman elemanların verimliliğini artırmak.
• Karar alma noktasında ihtiyaç olan bilgileri belge desteği sağlayarak vermektedir.
29
1.10.7. Ofis Otomasyon Sistemi (Office Automation Systems-OAS)
Ofis otomasyon sistemi bir ofisin bilgi iletişim fonksiyonuna bilgisayar teknolojisinin uygulanmasıdır. OAS, bireyler, çalışma grupları ve işletmeler arasında elektronik dokümanları toplayan, işleyen, depolayan ve aktaran bilişim sistemleridir (Tekin, Güleş ve Öğüt, 2003:186). Bu sistemlerinin bileşenleri ve bunların önemli işlevleri ise aşağıdaki gibidir:
Tablo-2: Ofis Otomasyon Sistemlerinin Bileşenleri
Bileşenler Önemli İşlevleri
Kelime İşlem Yazılan belgelerin hazırlanmasını kolaylaştırır
Ses postası Sesli mesajların elektronik olarak gönderilmesini sağlar
Telekonferans Coğrafi olarak birbirinden uzak yerlerde bulunan
katılımcıların arasında iletişim kurulmasını sağlamaktadır Elektronik posta Yazılan mesajların elektronik olarak gönderilmesini sağlar Faks Belgelerin elektronik olarak gönderilmesini sağlar
Bilgisayar
terminali Otomatikleşmiş ofisin diğer bileşenlerine ulaşmayı sağlar EPABX Telefonun dijital modda çalışması, görüntülü konuşma vb. Mikro grafikler Bilgi saklama ve bilgi çekme kolaylığı için mikrofilm
üzerindeki belgeleri toplarlar
Tele-çalışma İş görenlerin evlerinden çalışmasını sağlar Kaynak: (Narayan, 1998:55-56)
Yukarıdaki sistem bileşenlerinin yaygınlaşması, tüm ofis çalışanlarının kullandıkları araçların ve çalışma şekillerinin değişmesine neden olmuştur.
Bu tür sistemler, ihtiyaç olan formların üretilmesinde erişilebilir hale gelinceye kadar geçen zamanı önemli oranda azaltarak yöneticilerin ve diğer personelin verimliliğinin arttırmaktadır (Güleş ve Bülbül, 2004:236).
Yönetim bilişim sistemlerinin elemanlarına yönelik tanımlamaları yaptıktan sonra aralarındaki bağıntıyı Şekil-2’deki gibi gösterebiliriz.
30
Şekil-2: Bir Sistemden Diğerine İlişkiler (Entegrasyon)
Kaynak: (Laudon ve Laudon, 1995:48)
Şekil-1’ den de anlaşılacağı üzere işletme içerisinde yapılacak işleme ait günlük bilgiler atomik iş işleme sistemlerine girilerek ilk adımda diğer bilişim sistemlerine kaynak oluşturulmuş olur. Karar destek sistemleri, bilgi sistemleri ve yönetim bilgi sistemleri kaynağını ilk olarak atomik iş işleme sistemlerinden alırlar ve buradan aldıkları veriler işleyerek kullanırlar. Karar destek sistemleri ve yönetim bilgi sistemleri ise direk olarak yönetici destek sistemlerine hizmet etmektedir. Yalnız burada dikkat edilmesi gereken bir husus daha vardır yönetim bilgi sistemleri ile bilgi sistemleri sürekli olarak birbirinin bilgilerine gereksinim duyduğu için sürekli etkileşim içerisinde çalışmaktadır. Karar destek sistemleri de atomik iş işleme sistemlerinden elde edilen verileri kullandığı gibi zaman zaman da bilgi sistemlerinden elde edilen verilere ihtiyaç duymaktadır.